Rozdział 9 Własny warsztat pracy Poważną niedogodnością Excela 2007 była niemożność przygotowania własnego paska narzędziowego, czyli według nowej wstążkowej nomenklatury własnego panelu Wstążki. Każdy używający Excela zawodowo, a przynajmniej większość takich osób, często korzysta z wybranego zestawu narzędzi i chce je mieć pod ręką, a nie ciągle ich szukać, biegając tam i z powrotem po różnych panelach. Excel 2007 umożliwiał jedynie modyfikację Paska szybkiego dostępu, którego ograniczona pojemność pozwalała na umieszczenie tylko kilku najpotrzebniejszych przycisków. Od razu pojawiły się rozwiązania uzupełniające pisane przez niezależnych programistów i taki połatany Excel lepiej służył użytkownikom. Na szczęście Microsoft wyciągnął z tego wnioski i w nowej wersji poprawił funkcjonalność interfejsu. W Excelu 2010 można: jak w poprzedniej wersji 2007 umieszczać przyciski narzędziowe na Pasku szybkiego dostępu, rozbudowywać standardowe panele Wstążki, dodając nowe grupy przycisków dodane grupy można potem modyfikować i usuwać, zaś standardowych grup nie można ani zmienić, ani usunąć, tworzyć na Wstążce własne panele z dowolnie wybranymi i pogrupowanymi przyciskami (własne panele można potem modyfikować i usuwać), włączać i wyłączać wyświetlanie wszystkich paneli (standardowych i utworzonych przez użytkownika). Zastosowane rozwiązanie jest bardzo sensowne, gdyż pozwala na elastyczne dostosowywanie interfejsu programu do własnych potrzeb, uniemożliwiając zniszczenie interfejsu standardowego. Można utworzyć kilka paneli służących różnym rodzajom pracy i w miarę potrzeby włączać i wyłączać ich wyświetlanie, zachowując przy tym możliwość powrotu do standardowego układu poleceń. 225
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik Modyfikacja Paska szybkiego dostępu W najprostszy sposób skorzystaliśmy z tej możliwości w rozdziale 1. (patrz rysunek 1.4). Teraz przyjrzymy się dokładniej możliwościom modyfikacji Paska szybkiego dostępu. 1. Rozwiń listę poleceń modyfikujących Pasek szybkiego dostępu (rysunek 9.1). Rysunek 9.1. Dostosowywanie Paska szybkiego dostępu 2. Poćwicz włączanie i wyłączanie wyświetlania na pasku kilku poleceń z listy (porównaj rysunek 1.4 z rozdziału 1.). 3. Wybierz z listy polecenie Pokaż poniżej Wstążki. Pasek szybkiego dostępu zostanie wyświetlony pod Wstążką (rysunek 9.2). Na tak umieszczonym pasku jest więcej miejsca na umieszczanie dodatkowych przycisków. 4. Kliknij na rozwiniętej liście przycisk Pokaż powyżej Wstążki (rysunek 9.2), aby powrócić do wyświetlania Paska szybkiego dostępu na pasku tytułowym okna Excela. 5. Na rozwiniętej liście kliknij polecenie Więcej poleceń, co spowoduje wyświetlenie okna dialogowego z rysunku 9.3. 226
Własny warsztat pracy Rysunek 9.2. Dodawanie do Paska szybkiego dostępu nowych poleceń spoza listy rozwijanej Rysunek 9.3. Dodawanie do Paska szybkiego dostępu nowych poleceń spoza listy rozwijanej (cd.) 6. Z domyślnie wyświetlanej listy poleceń Popularne polecenia wybierz Utwórz wykres i kliknij przycisk Dodaj. Ikona wybranego polecenia zostanie umieszczona w prawym polu przycisków Paska szybkiego dostępu. 7. Kliknij OK na dole okna dialogowego. Zobaczysz ikonę Utwórz wykres na Pasku szybkiego dostępu, jak na rysunku 9.4. 227
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik Rysunek 9.4. Dowolnie wybrana ikona dodana do Paska szybkiego dostępu W s k a z ó w k a Kliknięcie ikony Utwórz wykres powoduje wyświetlenie okna: Wstawianie wykresu gdy jest zaznaczony zakres danych, które mają być przedstawione na wykresie, co pozwala szybko wybrać typ wykresu i utworzyć wykres, Zmienianie typu wykresu gdy jest aktywny wykres, co pozwala szybko zmienić typ wykresu. Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki Jeżeli często używasz kilku poleceń, które dla wygody chcesz zebrać razem, możesz utworzyć własną grupę przycisków na jednym z istniejących już paneli. W takiej grupie możesz umieścić przyciski dostępne standardowo na różnych panelach oraz takie, których nie ma na żadnym panelu. Załóżmy, że nową grupę chcesz umieścić na prawym skraju panelu Narzędzia główne. 1. Na Wstążce wybierz panel Narzędzia główne i kliknij go prawym przyciskiem myszy. 2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Zobaczysz okno dialogowe pokazane na rysunku 9.5. 3. Po prawej stronie okna kliknij kolejno grupę Narzędzia główne/edytowanie, przycisk Nowa grupa i przycisk Zmień nazwę. Kliknięcie Nowa grupa utworzy nową grupę o standardowej nazwie, a kliknięcie Zmień nazwę otworzy okno Zmienianie nazwy, pozwalające nadać nazwę własną. 4. W polu Nazwa wyświetlana okna Zmienianie nazwy wpisz nazwę własną Pomocnik i kliknij w tym oknie przycisk OK. Zostanie utworzona nowa grupa Pomocnik, jak na rysunku 9.6. 5. W lewym panelu wybierz polecenie Wklej specjalnie i kliknij Dodaj. Przycisk tego polecenia zostanie umieszczony w utworzonej grupie (rysunek 9.7). 228
Własny warsztat pracy Rysunek 9.5. Panel Dostosowywanie Wstążki w oknie Opcje programu Excel Rysunek 9.6. Dodawanie polecenia do wybranej grupy poleceń Rysunek 9.7. Przycisk nowego polecenia został dodany do grupy Pomocnik 229
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik 6. Z listy w polu Wybierz polecenia z: wybierz Polecenia, których nie ma na Wstążce (rysunek 9.7). Jest to grupa poleceń, których nie znajdziesz na żadnym standardowym panelu Wstążki. 7. Z tej grupy wybierz kolejno Aparat fotograficzny i Kalkulator. Każde wybrane polecenie umieszczaj w grupie naciśnięciem Dodaj. 8. Kliknij OK na dole okna Opcje programu Excel. Nowa grupa z trzema wybranymi poleceniami pojawi się po prawej stronie panelu Narzędzia główne, co widać na rysunku 9.8. Rysunek 9.8. Nowa grupa Pomocnik na panelu Narzędzia główne Krótka informacja o poleceniach dodanych do panelu Home Polecenie Wklej specjalnie otwiera okno dialogowe pokazane na rysunku 9.9, które pozwala wybrać, które elementy skopiowane do schowka mają zostać wklejone w wybranym miejscu arkusza. Można wklejać tylko formaty bez wartości zapisanych w komórkach źródłowych lub wartości zamiast formuł skopiowanych do schowka ze źródła. Kopiowania wartości zamiast formuł użyliśmy w rozdziale 8., w ćwiczeniu pokazanym na rysunkach 8.7 8.9, lecz wtedy zamiast okna Paste Special użyliśmy przycisku pokazanego na rysunku 8.9. Okno Wklejanie specjalne daje więcej możliwości wklejania niż przyciski pokazane na rysunku 8.9, między innymi pozwala na wykonywanie prostych działań arytmetycznych, czego niestety z powodu braku miejsca nie omówimy. Polecenie Kalkulator uruchamia prosty kalkulator systemowy. Wystarczy kliknąć, aby to sprawdzić. Polecenie Aparat fotograficzny jest pomocne przy przygotowywaniu prezentacji lub papierowych dokumentów, na których chcemy pokazać fragmenty arkuszy Excela. 1. Przygotuj przykładowy arkusz z prostym wykresem, np. taki jak na rysunku 9.10, i zaznacz zakres, który chcesz sfotografować. 230
Własny warsztat pracy Rysunek 9.9. Różne możliwości wklejania Rysunek 9.10. Wynik użycia polecenia Camera 2. Kliknij przycisk Narzędzia główne/pomocnik/aparat fotograficzny, a następnie miejsce, w którym ma się znaleźć lewy górny róg zdjęcia. Na rysunku 9.10 była to komórka I2. Otrzymane zdjęcie to obiekt graficzny, który możesz przesuwać, rozciągać, kopiować do schowka i wklejać np. w dokumentach Worda. Tworzenie własnego panelu na Wstążce W grupie dodanej do standardowego panelu (patrz poprzedni podrozdział Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki ) można umieścić kilka 231
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik często używanych poleceń. Jeżeli chcesz zbudować własny warsztat pracy z wieloma poleceniami, lepszym wyjściem jest utworzenie na Wstążce własnego panelu. Chcemy utworzyć panel Warsztat umieszczony na Wstążce za panelem Wstawianie. 1. Kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Zobaczysz okno pokazane na rysunku 9.5. 2. W prawym polu okna kliknij nazwę panelu Wstawianie, a potem przycisk Nowa karta. Zostanie utworzony nowy panel Nowa karta z nową pustą grupą Nowa grupa, jak na rysunku 9.11. Rysunek 9.11. Utworzenie nowego panelu z nową grupą poleceń 3. Standardowe nazwy nowego panelu i grupy możesz zmienić, wybierając je kliknięciem i korzystając z przycisku Zmień nazwę. 4. Umieszczanie przycisków poleceń w grupach i tworzenie nowych grup zostało opisane w poprzednim podrozdziale, Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki. Włączanie i wyłączanie wyświetlania paneli na Wstążce Można w każdej chwili włączyć lub wyłączyć wyświetlanie na Wstążce dowolnego panelu nie tylko własnego, lecz również standardowego. 1. Kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. 2. Kliknięciem usuń ptaszka obok nazwy panelu Narzędzia główne, jak na rysunku 9.12. Po zatwierdzeniu zmiany kliknięciem OK na dole okna Opcje programu Excel, zostanie wyłączone wyświetlanie podstawowego panelu poleceń Narzędzia główne. 232
Własny warsztat pracy Rysunek 9.12. Wyłączanie wyświetlania panelu Narzędzia główne 3. Powtórzenie działań opisanych w punktach 1. i 2. ponownie włączy wyświetlanie wygaszonego panelu. W s k a z ó w k a Wybranie nazwy panelu lub grupy i kliknięcie przycisku Usuń (patrz rysunek 9.) powoduje usunięcie wybranego obiektu. Można usuwać tylko panele i grupy utworzone przez użytkownika. 233
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik 234
Dodatek Tabele przestawne W firmie transportowej jest prowadzona ewidencja samochodów likwidowanych (sprzedawanych lub oddawanych na złom) rysunek 8.21. Można ją wykorzystać do oceny liczby samochodów różnego rodzaju i czasu ich eksploatacji. Użyjemy do tego celu tablic przestawnych. Rysunek 8.21. Spis skasowanych samochodów 235
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik Po przejściu do dowolnej komórki zakresu danych kliknij ikonę w górnej części przycisku Wstawianie/Tabela przestawna (kliknięcie napisu pod ikoną rozwija menu z dwoma poleceniami: Tabela przestawna i Wykres przestawny). W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej (rysunek 8.22) pole Tabela/zakres zostanie wypełnione automatycznie. Wybierz opcję Istniejący arkusz i podaj adres tabeli w polu Lokalizacja w trzecim lub jednym z następnych wierszy arkusza powód wybrania niższych wierszy stanie się zrozumiały po utworzeniu pełnej tabeli. Rysunek 8.22. Rozpoczynamy tworzenie tabeli przestawnej Wybrane pola raportu przeciągnij do pól w dolnej części okna Lista pól tabeli przestawnej, tak jak na rysunku 8.23. Kliknij pole Σ Wartości i z wyświetlonego menu podręcznego wybierz polecenie Ustawienia pola wartości, po czym w oknie dialogowym Ustawienia pola wartości (rysunek 8.24) wybierz opcję Średnia i kliknij OK. Rysunek 8.23. Rozmieszczanie pól w tabeli przestawnej 236
Dodatek Rysunek 8.24. Określanie wartości, która ma być wyliczana Wynik został pokazany na rysunku 8.25. Etykieta Suma końcowa jest myląca. Jak wskazuje objaśnienie wyświetlone po naprowadzeniu wskaźnika myszy na komórkę H10, w wierszu podsumowującym (kolumnie podsumowującej) wyświetlana jest nie suma, lecz średnia wartość wieku kasowanych pojazdów, gdyż tak zdecydowaliśmy w oknie dialogowym pokazanym na rysunku 8.24. Rysunek 8.25. Gotowa tabela przestawna 237
Excel 2010 PL. Ilustrowany przewodnik U w a g a Etykieta Suma końcowa jest myląca, gdyż pojawia się zawsze niezależnie od tego, czy w tabeli wyliczane są sumy, średnie (jak na rysunku 8.25), czy inne wartości wybierane w oknie pokazanym na rysunku 8.24. Rozwijając listy nagłówków tabeli przestawnej, możemy otrzymywać różne zestawienia, jak np. na rysunku 8.26 (tylko dla samochodów ciężarowych i osobowych (bez autobusów) z silnikami benzynowymi). Rysunek 8.26. Tabela przestawna pozwala łatwo odfiltrować wybrane dane U w a g a Tabele przestawne nie są dynamicznie powiązane z danymi. Po zmianie danych w komórkach arkusza należy ręcznie odświeżyć tabelę, najpierw klikając dowolną komórkę tabeli przestawnej, a potem przycisk Narzędzia tabel przestawnych/ Opcje/Odśwież. 238