GCI.400-15/2014 ZAŁĄCZNIK NR 7 DO SIWZ I. Informacje ogólne Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia 1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa opracowania i wykonania kampanii informacyjno-promocyjnej festiwalu Gdynia Design Days realizowanego w Gdyni w dniach 4-13 lipca 2014 r., na którą składa się obsługa PR, media relations, reklama oraz obsługa kanałów w mediach społecznościowych. 1.2. Główne założenia, które należy uwzględnić w ofercie: spójność wszystkich elementów oraz nowatorskie podejście. Kampania informacyjno-promocyjna ma pozycjonować festiwal Gdynia Design Days 2014 jako wydarzenie z bogatą ofertą merytoryczną w zakresie szeroko rozumianego designu. 1.3. Marka Gdynia Design Days ma być kojarzona i promowana jako najważniejszy letni festiwal designu w Polsce i jedyny festiwal designu w Polsce, na potrzeby którego powstają unikalne prototypy. 1.4. Kampania informacyjno-promocyjna festiwalu Gdynia Design Days 2014 ma być zgodna z celami wydarzenia oraz skierowana do grupy docelowej określonej przez Zamawiającego w załączniku 8 do Siwz - Opis Festiwalu GDD 2014, szczegółowe założenia i cele kampanii informacyjno-promocyjnej festiwal. Kampania swoim zasięgiem obejmie Trójmiasto i okolice, jak również inne duże miasta w Polsce. 1.5. Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 233.700,00 zł brutto. 1.6. Czas trwania kampanii od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2014r. w tym: a. produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych do dnia 30 czerwca 2014r. b. realizacja kampanii informacyjno-promocyjnej do dnia 31 lipca 2014 r. c. obsługa kont społecznościowych festiwalu do dnia 31 grudnia 2014 r. II. Obowiązki Wykonawcy w zakresie wszystkich czynności w ramach kampanii: 2.1. Realizacja cotygodniowych spotkań zespołu wykonawczego z Zamawiającym w celu omawiania bieżącego przebiegu kampanii; 2.2. Bieżąca produkcja i redakcja informacji prasowych, tekstów na stronę internetową festiwalu, tekstów informacyjno-promocyjnych; 2.3. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia profesjonalnego, poprawnego wykonywania tłumaczeń w języku angielskim. W sytuacji stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonywania tłumaczeń, w szczególności pod względem poprawności językowej itp. Zamawiający wymaga zapewnienia usług translatoryjnych przez osoby posiadające kwalifikacje w zakresie tłumaczeń, potwierdzone stosownymi dokumentami uprawniającymi do przedmiotowych czynności. 2.4. Udzielanie odpowiedzi na zapytania Zamawiającego (w tym: tworzenie tekstów) w terminie: a. w okresie: od podpisania umowy- maj do 48 godzin od momentu zgłoszenia (w formie e- mail, kontakt telefoniczny), b. w okresie: czerwiec-lipiec do 24 godzin od momentu zgłoszenia (w formie e- mail, kontakt telefoniczny). 2.5. Kompleksowy nadzór nad realizacją kampanii; 2.6. Realizacja kampanii zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem działań i strategią komunikacji i kampanii informacyjno-promocyjnej; Strona 1 z 11
2.7. Ścisła współpraca z Zamawiającym w celu zapewnienia spójności i akceptacji modyfikowanych materiałów graficznych; 2.8. Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy przedstawić Zamawiającemu kosztorys dla zamówienia, dla którego złożył ofertę (suma wartości poszczególnych pozycji kosztorysu musi być równa wartości podanej w ofercie dla zamówienia). Ceny jednostkowe przedmiotu umowy określone w kosztorysie są ostateczne i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Wycena w kosztorysie winna obejmować poszczególne elementy zawarte w kampanii informacyjno-promocyjnej z wyszczególnieniem elementów zawartych w pkt. V niniejszego załącznika. Wycena zostanie przygotowana w formacie xls. Zamawiający zastrzega, że ilości podane w niniejszej SIWZ poszczególnych materiałów promocyjnych, które zostały wskazane do produkcji, są ilościami szacunkowymi. W trakcie obowiązywania Umowy mogą dla poszczególnych pozycji różnić się ilościowo od podanych ilości szacunkowych (zarówno mogą być większe lub mniejsze), jednak łączna wartość Umowy nie przekroczy całkowitej wartości umowy wynikającej z oferty. III. Obsługa PR i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej 3.1. Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie do 5 dni roboczych od podpisania umowy opracuje, dostarczy dokumenty tj.: szczegółową strategię kampanii informacyjnopromocyjnej, media plan, harmonogram działań w ramach przedmiotowej kampanii, oraz uzyska ich ostateczną akceptacje przez Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji zadań określonych w przedmiotowych dokumentach po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. 3.2. Wykonawca opracuje szczegółową strategię informacyjno-promocyjną (format doc), która będzie uwzględniała wszystkie wymagania znajdujące się w niniejszym Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, wytyczne Zamawiającego i jednocześnie będzie stanowiła rozszerzenie wstępnej strategii komunikacji i kampanii informacyjno-promocyjnej załączonej do złożonej oferty w postępowaniu. 3.3. Opracowanie szczegółowego media planu. Media plan ma zawierać listę poszczególnych mediów wraz z proponowanym harmonogramem publikacji reklam oraz ich formatu (format exc.). Media plan ma precyzyjnie określić nośniki wybrane do kampanii, formaty reklam (długości spotów, wymiary reklam prasowych), terminy emisji, miejsca zamieszczenia reklam, koszty, terminy dostarczenia materiałów do mediów, parametry kampanii (GRP, zasięg, częstotliwość, koszty dotarcia). 3.4. Harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę (format: diagram Gantta/ plik xls.). 3.5. Wykonawca każdorazowo uwzględni zalecenia, wytyczne Zamawiającego w zakresie dokumentów, o których mowa w pkt. 3.1-3.4 niniejszego rozdziału. 3.6. Ostateczny wybór patronów medialnych, listy dziennikarzy, blogerów, stacji radiowych, gazet oraz innych podmiotów uczestniczących w realizacji kampanii wymaga akceptacji przez Zamawiającego. IV. OBSŁUGA PR, w tym: 4.1. Zorganizowanie media relations, polegające na: a. prowadzeniu biura prasowego; b. monitoringu hasła Gdynia Design Days (prasa + Internet) wraz z przygotowaniem raportu końcowego; c. bieżącego kontaktu z dziennikarzami i blogerami; d. przygotowanie aktualnej listy dziennikarzy i blogerów, do których wysyłane będą komunikaty oraz nawiązanie czynnej relacji w celu prowadzenia efektywnej komunikacji. Strona 2 z 11
Lista ta powinna zawierać dziennikarzy zajmujących się tematyką designu, kultury, sztuki, jak również reprezentantów mediów ogólnopolskich i regionalnych. Na liście powinny znaleźć się kontakty do dziennikarzy z magazynów wnętrzarskich, takich jak: Design Alive, Dobre Wnętrze, Elle Decoration, Dom i Wnętrze, M jak mieszkanie itp. (format.xls) min. 100 pozycji; e. przygotowaniu i dystrybucji materiałów prasowych, w tym wysyłce co najmniej 6 informacji prasowych; tematy informacji prasowych wraz z harmonogramem zostaną uzgodnione z Zamawiającym; treści informacji prasowych będą dostosowywane do różnych grup docelowych festiwalu oraz do specyfiki mediów, z którymi Wykonawca będzie się komunikował; f. pozyskaniu głównych patronów medialnych docierających do profesjonalnego grona odbiorców oraz lokalnej społeczności (rozpoznawalne media branżowe, lokalne, ogólnopolskie) oraz rozgłośni radiowych. W skład patronów medialnych wchodzą: - min. 1 ogólnopolska rozgłośnia radiowa; - min. 3 magazyny z branży designu należące do największych magazynów branżowych w Polsce w branży wnętrzarskiej; - min. 3 branżowe portale internetowe należące do 5 portali z największą ilością odsłon; - lokalne media: radio/prasa/portal internetowy. g. kompleksowej organizacji i przeprowadzeniu study tour dla dziennikarzy i blogerów w weekend rozpoczynający festiwal. Organizacja uwzględnia zapewnienie noclegu i transportu dla co najmniej 15-20 osób oraz realizacji wszystkich elementów programu opisanych w programie wizyty. Wizyta może być podzielona na grupę blogerów i grupę dziennikarzy, jeśli Wykonawca uzna to za zasadne; Program wizyty dziennikarzy i blogerów winien być na tyle zróżnicowany, aby umożliwiał zapoznanie się z wystawami i wydarzeniami festiwalowymi, sprzyjał integracji, zdobyciu wiedzy, nowych umiejętności oraz stanowił inspirację do ciekawych publikacji Program wizyty zostanie przedstawiony przez Wykonawcę w ofercie natomiast po podpisaniu umowy zostanie uszczegółowiony zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. h. kompleksowej organizacji i przeprowadzeniu 1 konferencji prasowej w dniu inauguracji festiwalu w formie śniadania prasowego oraz udziale w 2 konferencjach prasowych organizowanych przez Urząd Miasta Gdyni przed wydarzeniem, w tym przygotowaniu i produkcji teczek prasowych dla dziennikarzy. 4.2. Aktywne działania w mediach społecznościowych: a. prowadzenie kont m.in. Facebook, Vimeo, Youtube, Instagram, Pinterest i innych zasadnych dla osiągnięcia celów kampanii (szczegółowy opis zadania znajduje się w rozdziale X niniejszego załącznika); b. prowadzenie kont na portalach społecznościowych w sposób zaplanowany, zgodny z tegorocznym hasłem festiwalu; c. tworzenie treści skierowanych do różnych grup docelowych festiwalu; d. angażowanie użytkowników i zwiększanie ich aktywności na portalach; e. Wykonawca zaproponuje w ofercie 3 kampanie w mediach społecznościowych, które zamierza zrealizować w ramach działań promocyjnych. Propozycja działań w mediach społecznościowych ma prowadzić do zaangażowania użytkowników i osiągnięcia znacznego wzrostu ilości polubieni profilu Gdynia Design Days. Działania mają uwzględniać promocję wydarzeń realizowanych w ramach festiwalu, podkreślać unikalność festiwalu jako wydarzenia, które prezentuje prototypy stworzone specjalnie na potrzeby festiwalu, promować projektantów i kuratorów realizujących festiwalowe projekty. W propozycjach działań winny się znaleźć ogólne założenia, propozycje działań, konkursów, akcji promocyjnych itp. zaplanowanych do końca 2014 roku. Strona 3 z 11
Po podpisaniu umowy przedmiotowe kampanie zostaną uszczegółowione zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. Wdrożenie realizacji przedmiotowych kampanii w mediach społecznościowych nastąpi po akceptacji przez Zamawiającego. f. Wykonawca może zaproponować inne media społecznościowe oraz krótką propozycję działania, jeśli uzna to za zasadne dla kampanii. 4.3. Aktywność w radiu: Wykonawca zaproponuje działania w radiu, które pozwolą dotrzeć do odbiorców festiwalu. Należy uwzględnić co najmniej jedną ogólnopolską i co najmniej dwie regionalne stacje radiowe. Wykonawca zaproponuje reklamę radiową i/lub inne aktywności w radiu. 4.3.1. W przypadku reklamy radiowej Wykonawca uwzględni: a. wyprodukowanie i emisję dynamicznego spotu radiowego zapraszającego do udziału w festiwalu oraz przedstawiającego program wydarzenia; 4.3.2. Wymagania w zakresie SPOTU radiowego są następujące: a. długość spotu nie mniej niż 30 sek., emisja co najmniej w 2 stacjach regionalnych i 1 stacji ogólnopolskiej, nadających na terenie województwa pomorskiego; można uwzględnić stacje ogólnopolskie; b. dobór stacji należy zaplanować w taki sposób, aby uzyskać zasięg pokrywający teren całego województwa (minimum 90%), wybór stacji ogólnopolskiej o największej słuchalności i docierającej do grupy docelowej (na podstawie aktualnych badań/statystyk); c. spot nadawany ma być przed i w trakcie wydarzenia; d. przedział czasu emisji spotów radiowych to pasmo 07:00-09:00 oraz pasmo 15:00-18:00 w każdej wybranej stacji; e. minimum 50 emisji spotów łącznie. 4.3.3. W przypadku innych działań radiowych W przypadku, gdy Wykonawca nie będzie w stanie zrealizować propozycji innej aktywności w radiu planowanej w punkcie 4.3., wymagana będzie realizacja założeń przedstawionych w punkcie 4.3.1. i 4.3.2. Wykonawca zaproponuje na etapie składania oferty we Wstępnej strategii komunikacji i kampanii informacyjno-promocyjnej stanowiącej załącznik do oferty - wybraną formę aktywności w stacjach radiowych oraz jej minimalny opis w ramach przedmiotowej kampanii. Wykonawca po podpisaniu umowy dokona uszczegółowienia strategii wybranej formy aktywności w stacjach radiowych, zaproponuje ostateczne nazwy stacji radiowych odpowiednich do promocji festiwalu. Wdrożenie realizacji przedmiotowej strategii wybranej formy aktywności w stacjach radiowych nastąpi po jej akceptacji przez Zamawiającego. V. Produkcja materiałów promocyjnych i informacyjnych. 5.1. Przygotowanie projektu do druku, produkcja i emisja/ekspozycja/rozpowszechnienie/ dystrybucja do poszczególnych lokalizacji poszczególnych materiałów promocyjnych spójnych z identyfikacją wizualną. 5.2. Produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych nastąpi do dnia 30 czerwca 2014r. 5.3. Zamawiający wymaga, by materiały promocyjne zawierały: a. Foldery z mapką lokalizującą wszelkie wydarzenia organizowane w ramach festiwalu wraz z programem, 10 000 szt.; Strona 4 z 11
b. Drukowana wersja zaproszeń na festiwal / produkcja i wysyłka drukowanej wersji zaproszeń na festiwal / 2000 szt.; format: DL / grubość papieru minimum: 250 g c. T-shirty Gdynia Design Days / 300 szt. / nadruk 3 kolory / model damski i męski / kolor czarny lub-i biały / rozmar S-XL / 100% wysokogatunkowej bawełny / gramatura: min.155 g / szycie: szwy boczne, rękawki bez ściągaczy / rodzaj: męskie - klasyczny T-shirt; damskie: klasyczny T-shirt lub tank top. d. Identyfikatory Gdynia Design Days / 50 sztuk wraz z obudową i smyczą; e. Plakaty w pociągach SKM zgodnie z parametrami SKM / 200 sztuk; f. Plakaty A1/B1, 2 000 sztuk / po 1000 szt. dla każdego formatu do promocji na terenie Trójmiasta tj. w przestrzeni publicznej Gdyni, Sopotu i Gdańska oraz na terenie trójmiejskich uczelni, pubów i innych miejsc zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie, spójnych z przesłaniem kampanii i grupą docelową festiwalu; do promocji na słupach ogłoszeniowych w strategicznych punktach Gdyni, Sopotu i Gdańska zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie; g. Płócienne torby z bawełny / 3 tys. sztuk, w tym: ściągane sznurkiem wym. 38 x 42 (min. 200 sztuk); pozostałe: 35 x 37 ucho 110 x 6 / specyfikacja: min. 250 g/m2, nadruk 2- strony, min. 3-4 kolory; h. Przypinki: średnica: 44 mm, min 6000 sztuk wg 5 wzorów zaprojektowanych w identyfikacji wizualnej; i. Citylighty na przystankach autobusowych w Gdyni zawierające program i mapę festiwalu; j. Niestandardową przesyłkę-zaproszenie dla dziennikarzy i gości VIP łącznie z propozycją, produkcją i wysyłką / 150 szt. k. Ogłoszenia prasowe reklama prasowa (funkcja zapowiadająca GDD i zapowiadająca konkretne wydarzenia w trakcie trwania imprezy), min. 6 szt., w tym 2 szt. w magazynach poświęconych designowi (np. Design Alive, 2+3D, f5); l. Wkładkę do lokalnej gazety codziennej: min 50 tys. sztuk pokrywającą nakład wydania Gazety Wyborczej 3 lipca 2014, min. 30 tys. szt.; dodatkowo należy uwzględnić dystrybucję wkładki w dniach: 4-6 lipca oraz 11-13 lipca w 6 lokalizacjach Gdyni, Gdańska i Sopotu i/lub dystrybucję wkładki w SKM; Wykonawca może zaproponować inne kanały dystrybucji docierające do grupy docelowej festiwalu, przy czym uwzględnienie wkładki do gazety codziennej ukazującej się na terenie Trójmiasta w nakładzie minimum 30 tys. egzemplarzy jest obligatoryjne; wkładka do gazety codziennej uwzględnia przygotowanie tekstów w języku polskim (również na podstawie materiałów przesłanych przez Zamawiającego) oraz skrótów dla wszystkich artykułów w języku angielskim. m. Niskobudżetowy gadżet identyfikujący festiwal dla masowego odbiorcy (w tym dzieci), min.30 tys. szt. lub kilka wariantów gadżetów o łącznej ilości 30 tys. szt. n. Baner na budynek (4,5 x 3,5 m, sitodruk). o. Flagi poliestrowe na słupy, m.in. na ul. Świętojańskiej w Gdyni, 60 sztuk w dniach 6-14 lipca Zamawiający posiada uniwersalne flagi poliestrowe, ok. 30 sztuk wymagające wyprania, które mogą być wykorzystane do ekspozycji tylko w przypadku, jeżeli po wypraniu nie stracą na jakości tj. zmiana kształtu, koloru, wielkości. Pozostałe flagi należy wyprodukować. W przypadku, gdy wyprane flagi nie będą nadawały się do ekspozycji należy wyprodukować taką ilość, aby zagospodarować wszystkie nośniki. p. Profesjonalna sesja foto wyprodukowanych gadżetów promocyjnych ; zdjęcia 300dpi 10 zdjęć. q. Plakaty do gablot miejskich:/ 8 sztuk / parametry plakatu: wymiar plakatu: 68 x 118 cm; pole widoczne: 64 x 114 cm lub/i wymiary plakatu na ekran on media 95,5x172,5 cm, pole widoczne: 91,5 x 168,5 cm; format przygotowania do druku: CMYK, PDF, TIF; rozdzielczość: 300 dpi / produkcja uwzględnia ekspozycję plakatów w terminie od 1 lipca Strona 5 z 11
do 13 lipca włącznie. Wykonawca uzyska wszelkie pozwolenia wymagane do ekspozycji plakatów. r. Nerka na pas o klasycznym kształcie / 250 szt./ Wykonana z poliestrowego materiału z nadrukowaną grafiką festiwalu. Wewnątrz podszewka, dodatkowo taśma wzmacniająca, czarna nitka, kolorowy lub czarny suwak, tylna kieszonka na suwak. Na czarnym pasku żakardowa metka z logo Gdynia Design Days. /Dopuszcza się alternatywnie realizację uniwersalnej nerki z materiału Tyvek, bez podszewki, z czarnym lub kolorowym suwakiem // Wymiary orientacyjne: szer: 25 cm, wys. 15 cm, Pasek regulowany (min. 80 cm). 5.4. Wymagania w zakresie wykonania oraz dostawy materiałów promocyjnych w ramach zamówienia. a. Zamawiający wymaga, by zaoferowane materiały promocyjne były nowe, pełnowartościowe, dobrej jakości, a także charakteryzowały się estetyką oraz starannością wykonania. b. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów promocyjnych w opakowaniach zbiorczych do wszystkich lokalizacji festiwalu według harmonogramu ustalonego z Zamawiającym oraz do zabezpieczenia niniejszych materiałów do momentu odbioru końcowego przez Zamawiającego, na własny koszt i ryzyko. Sposób transportu oraz opakowanie muszą zapewniać należyte zabezpieczenie materiałów promocyjnych przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe w wyniku nienależytego opakowania oraz/lub transportu winę ponosi Wykonawca. c. Na każdym opakowaniu zbiorczym Wykonawca zaznaczy rodzaj i liczbę materiałów promocyjnych w opakowaniu. d. Wykonawca dostarczy i rozładuje materiały promocyjne miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę/osoby do rozładunku materiałów promocyjnych. e. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie projekty graficzne wykonane w ramach niniejszej umowy w plikach JPG i PDF oraz z plikach otwartych na nośniku cyfrowym (CD, DVD, pen-drive itp.) VI. Promocja festiwalu w okresie od podpisania umowy do czerwca na polskich uczelniach związanych z projektowaniem, m.in.: a. ASP w Gdańsku, b. ASP Kraków, c. ASP w Katowicach, d. ASP w Warszawie, e. ASP w Łodzi, f. ASP we Wrocławiu, g. ASP w Katowicach, h. UMK Toruń Wydziału Sztuk Pięknych, i. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie Wydział Sztuki, j. Wydział Architektury Politechniki Gdańskiej, k. Wydział Architektury Politechniki Poznańskiej, l. Wydział Architektury Politechniki Wrocławskiej, m. Wydział Architektury Politechniki Warszawskiej, n. Wydział Budownictwa i Architektury ZUT w Szczecinie, o. Wydział Architektury Politechniki Białostockiej, p. Wydział Architektury Politechniki Krakowskiej, q. Wydział Architektury Politechniki Śląskiej w Gliwicach, r. Instytut Architektury i Urbanistyki w Łodzi Wydział Architektury i Inżynierii Środowiska, Strona 6 z 11
s. Wydział Artystyczny Uniwersytetu Śląskiego w Cieszynie, t. School of Form w Poznaniu. Wykonawca zaproponuje w ofercie (według załącznika 1 A) sposób dotarcia do studentów i kadry naukowej powyższych uczelni. VII. Odświeżenie istniejącej strony internetowej: 7.1. W skład systemu wchodzą następujące moduły a. Moduł systemu zarządzania treścią CMS. b. Moduł strona główna. c. Moduł aktualności. d. Moduł program. e. Moduł wydarzenia. f. Moduł wyszukiwarka. g. Moduł rejestracji uczestników festiwalu, w tym rejestracji na poszczególne wydarzenia. h. Moduł newsletter. i. Moduł galeria. j. Moduł dla prasy. k. Moduł partnerzy. l. Moduł polecane miejsca. m. Moduł mapa 7.2. Zakres działań w ramach usługi: a. Zmiana struktury z aktualnie obowiązujących 3 kolumn i stworzenie nowej strony głównej uwzględniającej sprawne poruszanie się po programie i mapie festiwalu oraz umożliwiające wyróżnianie kilku najważniejszych wydarzeń; b. Moduł program moduł program ma być intuicyjny dla użytkownika i umożliwiać wyszukiwanie elementów programu poprzez filtry: data/miejsce/wydarzenie: wystawy, warsztaty, wykłady, filmy, akcje ambientowe, inne/miejsce/inne (jeśli wykonawca uzna za zasadne dodanie innej kategorii); c. Moduł mapa moduł musi uwzględniać możliwość modyfikacji mapy na poziomie CMS dodawanie lokalizacji, usuwanie, nadawanie nazw, oraz rozróżnić główne lokalizacje festiwalu i lokalizacje z wydarzeniami towarzyszącymi; d. Moduł aktualności intuicyjne wstawianie aktualności; wyświetlanie chronologiczne; możliwość wyróżniania najważniejszych aktualności; e. Integracja modułów zintegrowanie modułów mapa i program w taki sposób, aby użytkownik mógł sprawnie i intuicyjnie odnaleźć zarówno miejsce wydarzenia jak i szczegółowe informacje na temat terminu, prowadzącego; f. Zmiana szaty graficznej ma być możliwa na poziomie CMS; g. Wykonawca, za zgodą Zamawiającego, może zaproponować wprowadzenie nowych elementów, służących wzbogaceniu i uatrakcyjnieniu strony internetowej. h. Wykonawca nie może ograniczać treści ani zawartości strony bez zgody Zamawiającego. i. Wykonawca zapewni w ramach zamówienia wsparcie techniczne i pomoc w administrowaniu stroną internetową, w tym: wsparcie techniczne w ciągu okresu obowiązywania umowy, Strona 7 z 11
bieżącą obsługę strony internetowej w zakresie wprowadzonych nowych funkcjonalności, także po zakończeniu jej wdrożenia, zarówno w zakresie usuwania błędów, które mogą się pojawić, np. w działaniu strony w zakresie administrowania treścią, itp. przywracanie strony internetowej do pełnej sprawności po ewentualnych błędach popełnionych podczas bieżącego administrowania stroną, j. Wykonawca w ramach zamówienia, po wdrożeniu nowych funkcjonalności strony internetowej, będzie zobowiązany do zapewnienia serwisu gwarancyjnego, przez okres 12 miesięcy od daty wykonania przedmiotu umowy potwierdzonej protokołem odbioru. k. Wykonawca zobowiązuje się w sytuacji określonej w ppkt. i oraz j niniejszego punktu, do reakcji na zgłoszenie Zamawiającego z prośbą o pomoc techniczną, w ciągu 48 godzin, oraz do niezwłocznego usunięcia nieprawidłowości w działaniu, awarii. l. Wykonawca przekaże pełną dokumentację wykonawczą w zakresie wprowadzonych zmian do istniejącej strony internetowej tj.: w szczególności kodu źródłowego, innych plików źródłowych, plików graficznych, plików konfiguracyjnych, instrukcji uruchomienia nowych funkcjonalności strony oraz instrukcji dla administratora strony, m. Wykonawca przekaże dokumentację związaną z CMS, tj. ilustrowaną instrukcje obsługi (szczególnie do zainstalowanych odświeżonych komponentów, modułów, pluginów), listę odświeżonych zainstalowanych komponentów, modułów, pluginów wraz z licencjami wykupionymi, gdy takie są potrzebne, szczegółową listę zmian wprowadzonych w/w dodatków. Instrukcja zostanie dostarczona w formie papierowej (szt. 1) oraz elektronicznej na płycie CD w formacie PDF. VIII. IX. Pozycjonowanie strony www wraz z doborem słów kluczowych Administracja strony www.gdyniadesigndays.eu oraz konta Facebook, Instagram, Pinterest, Vimeo, Youtube w terminie od dnia podpisania umowy 31 grudzień 2014, polegająca na: a. przygotowaniu i wprowadzaniu treści w porozumieniu z Zamawiającym, zgodnej ze strategią informacyjno-promocyjną oraz harmonogramem działań; Treści zamieszczane na stronie www oraz facebooku muszą być przedstawiane Zamawiającemu do akceptacji przed publikacją; b. wprowadzeniu nowej szaty graficznej dostarczonej przez Zamawiającego do istniejącego systemu CMS; c. aktualizacji treści na stronie www oraz na profilu Facebook, Instagram, Pinteres, Vimeo, Youtube, w czasie kampanii ze wzmożoną aktywnością w trakcie trwania festiwalu. Za koniec kampanii uznaje się 31 grudnia 2014 r. X. Działania w Internecie, polegające na: a. prowadzeniu aktywnych działań promocyjnych w Internecie. Zamawiający preferuje nieintruzyjne formy reklamy w Internecie; b. aktualizacji konta Gdynia Design Days na portalu Youtube, Vimeo, Instagram, Pinterest, Facebook oraz zamieszczenie na FB wszystkich materiałów filmowych z wydarzenia. Każdy zamieszczony materiał filmowy powinien zawierać spójną nazwę, opis, tagi; c. administrowaniu kanału Youtube, Vimeo, Instagram, Pinterest, Facebook do momentu zakończenia kampanii informacyjno-promocyjnej. Nie wyklucza się dodatkowej aktywności Zamawiającego przy zamieszczaniu materiałów dodatkowych, nie uwzględnionych w kampanii informacyjno-promocyjnej (np. filmy z wcześniejszych edycji); d. emisji reklamy banerowej w serwisach/sekcjach/witrynach istniejących portali co najmniej 8 serwisów/sekcji/witryn. Należy wybrać takie serwisy/sekcje/witryny, które generują największą ilość odsłon, geotargetowanie na województwo pomorskie i inne Strona 8 z 11
duże miasta, w szczególności Warszawę, Łódź, Katowice. Przed przygotowaniem projektów reklamy internetowej Wykonawca musi wziąć pod uwagę rozwiązania techniczne oraz parametry, które umożliwią Zamawiającemu pełne wykorzystanie reklamy internetowej. Zamawiający musi zaakceptować serwisy/sekcje/witryny, w których mają zostać zamieszczone banery. Wszystkie formy reklamy muszą być podlinkowane do strony internetowej Zamawiającego: www.gdyniadesigndays.eu. XI. OUTDOOR / DZIAŁANIA W PRZESTRZENI MIEJSKIEJ 11.1. Przeprowadzenie kampanii w przestrzeni miejskiej outdoor. Kampania odnosi się do dwóch przedziałów czasowych: przed rozpoczęciem festiwalu oraz w trakcie trwania festiwalu; Kampania polega na: a. zakupie mediów wraz z nośnikami: zaproponowaniu rodzajów nośników wraz z ich lokalizacją i najkorzystniejszą liczbą nośników dla danej lokalizacji, z założeniem, że np. citylighty będą umieszczone przy/- blisko głównych ciągów komunikacyjnych (np. centrum miasta, drogi dojazdowe/wylotowe, mosty, obwodnice), główne ulice i skrzyżowania w miastach, itp. Zaproponowane lokalizacje powinny częściowo uwzględniać strategiczne miejsca poza Trójmiastem, w największych miastach Polski tj.: Szczecin, Warszawa, Łódź, Poznań, Kielce, Katowice, Wrocław, Kraków, z dużym naciskiem na Gdańsk, Sopot i Gdynię; b. zapewnieniu pełnej obsługi kampanii, w tym zakup nośników, modyfikacja projektu graficznego, przygotowanie do produkcji, druk plakatów, wyklejenie, ekspozycja, montaż i demontaż nośników outdoorowych, dostosowanie layoutu reklamy do wybranego przez Wykonawcę formatu nośnika, przeprowadzanie stałej kontroli jakości wyeksponowanych nośników outdorowych. W przypadku zniszczenia lub uszkodzenia ekspozycji na nośnikach, Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania ponownej ekspozycji na własny koszt; c. kampania outdoorowa ma być spójna wizerunkowo z pozostałymi działaniami promocyjnymi odbywającymi się w mediach oraz z całą identyfikacją wizualną imprezy. Realizacja kampanii obejmuje: przygotowanie do produkcji, produkcję, zakup nośników; d. outdoor uwzględnia: słupy, citilighty, baner na budynek. e. Wykonawca po podpisaniu umowy określi ilość cityligt, które zostaną wykorzystane w ramach kampanii. XII. Oznakowanie przestrzeni miejskiej i lokalizacji głównych festiwalu. 12.1. Większość wydarzeń składających się na program festiwalu odbywa się w różnych lokalizacjach miasta, tj. a. Centrum Designu Gdynia/Technologiczny, b. Plac Kaszubski, c. Gdynia Info Box, d. Skwer Kościuszki, e. Plaża Śródmieście, f. Park Rady Europy, g. Informacja Miejska w Gdyni, h. Dworzec Główny w Gdyni, i. inne punkty w centrum Gdyni (4-5) 12.2. Wszystkie miejsca, w których odbywają się wydarzenia wpisane do programu festiwalu muszą być oznaczone w taki sposób, aby uczestnicy festiwalu nie mieli problemu z trafieniem oraz Strona 9 z 11
prawidłową identyfikacją poszczególnych miejsc. Zamawiający wymaga by były to drogowskazy (format: min. 500 mm x 707 mm) i tablice informacyjne (format docelowy min. 1800 mm x 900 mm). Tablice muszą prezentować informacje z co najmniej 3 stron i być bardzo dobrze widoczne z większej odległości. 12.3. Centralnym punktem festiwalu jest Terminal Designu zlokalizowany na Placu Kaszubskim w Gdyni oraz Centrum Designu Gdynia / Technologiczny. W celu przyciągnięcia jak największej liczby odbiorców należy zaproponować system naprowadzający zamontowany w przestrzeni miejskiej, który pokieruje uczestników z centrum miasta oraz pozostałych lokalizacji, w których odbywają się wydarzenia festiwalowe, do wszystkich punktów na festiwalowej mapie. 12.4. Zamawiający wymaga zamieszczenia minimum 12 tablic informacyjnych w kluczowych punktach przy stacjach SKM tj. a. Dworzec Główny w Gdyni / SKM Gdynia Główna; b. SKM Wzgórze Świętego Maksymiliana; c. SKM Sopot; d. SKM Gdańsk Wrzeszcz; e. Dworzec Główny w Gdańsku / SKM Gdańsk Główny; f. skrzyżowanie ulic: 10 lutego/ul. Świętojańska; g. skrzyżowanie ulic: 10 lutego/ul. Piłsudskiego; h. skrzyżowanie ulic: Al. Zwycięstwa/ul. Redłowska; i. Molo Południowe przy Skwerze Kościuszki; j. 2 inne lokalizacje zaproponowane przez Zamawiającego. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. Kampania niestandardowa Przeprowadzenie 2 niestandardowych kampanii promocyjnych na terenie Trójmiasta i Polski. Kampania niestandardowa - ambientowa: a. Zaproponowane kampanie powinny być spójne z linią kreatywną kampanii oraz efektywne kosztowo; b. Grupa docelowa kampanii trójmiejskiej: uczestnicy Heineken Opener, studenci, turyści odwiedzający Trójmiasto, mieszkańcy Gdyni; c. Grupa docelowa kampanii ogólnopolskiej: mieszkańcy Warszawy, Łodzi, Krakowa, Wrocławia i Katowic. Wysyłka zaproszeń oraz dystrybucja materiałów promocyjnych do wszystkich lokalizacji festiwalu: a. przygotowanie gotowych pakietów materiałów promocyjnych (torby, gadżety, foldery i inne wskazane przez Zamawiającego); b. dystrybucja materiałów promocyjnych do wszystkich lokalizacji festiwalu w trakcie trwania całego wydarzenia; c. wysyłka zaproszeń do odbiorców wskazanych przez Zamawiającego (drogą pocztową oraz poprzez e-mail). Koordynacja procesu rejestracji na wydarzenia odbywające się w ramach festiwalu prowadzonego na stronie Zamawiającego. Pozyskanie sponsorów (opcjonalne) i koordynacja działań sponsorskich (obligatoryjne). Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię: a. raport zawiera wszystkie materiały z kampanii; b. raport zawierać będzie analizę SWOT z kampanii wraz z rekomendacjami. Imprezy okolicznościowe 18.1. Kompleksowe przygotowanie imprezy otwierającej festiwal w dniu 4 lipca 2014 r., z uwzględnieniem: Strona 10 z 11
a. cateringu w postaci finger food na słodko i słono np. tartinki, kanapeczki, tortille, babeczki 4-5 sztuk na osobę zestawy do akceptacji Zamawiającego i napojów orzeźwiających dla 150 osób 0,25 l 100% soku na osobę oraz drink powitalny (ok. 200 ml półwytrawnego wina białego i/lub czerwonego, szampan lub inny - do uzgodniania z Zamawiającym wraz z obsługą barmańską i kelnerską; b. realizacji koncertu otwierającego festiwal; zespół występujący podczas otwarcia musi być wykonawcą polskim, młodym na rynku muzycznym (np. The Dumplings, Rebeka). Wybór zespołu przez Wykonawcę wymaga akceptacji Zamawiającego. Koncert musi trwać minimum 1 godzinę. Bezpośrednio przed koncertem i bezpośrednio po koncercie zostanie zapewniona oprawa muzyczna DJ rodzaj muzyki do uzgodnienia z Zamawiającym (łącznie około4-5 godzin). c. dekoracji przestrzeni; d. obsługi technicznej (rider oraz sprzęt potrzebny do przemówień); e. oświetlenia. 18.2. Kompleksowe przygotowanie wernisażu w Terminalu Designu w dniu 5 lipca 2014 r., z uwzględnieniem: a. Cateringu w postaci finger food na słodko i słono np. tartinki, kanapeczki, tortille, babeczki 4-5 sztuk na osobę zestaw inny niż serwowany podczas imprezy 4 lipca - zestawy do akceptacji Zamawiającego i napojów orzeźwiających - ok. 200 ml półwytrawnego wina białego i/lub czerwonego wino i/lub 0,5 l piwa dla 150 osób wraz z obsługą barmańską; b. obsługi DJ a i muzycznej w Terminalu w dniach 6-13 lipca 2014 r.; (DJ w terminie 4,5,6, lipca oraz 11,12,13 lipca); obsługa muzyczna w pozostałych dniach festiwalu; c. w przypadku puszczania muzyki Wykonawca zapewni wszelkie pozwolenia; d. obsługi technicznej; e. nagłośnienia. Strona 11 z 11