Zamawiający przekazuje treść pytań do zapytania ofertowego wraz z odpowiedziami.

Transkrypt

1 Centrum Hewelianum ul. Gradowa Gdańsk Gdańsk, dn. 6 marca 2018 r. Dot. Zapytania ofertowego na promocję produktu turystycznego - Wozowni Artyleryjskiej, w ramach projektu pt. Rewaloryzacja i adaptacja Wozowni Artyleryjskiej wraz z otoczeniem, na potrzeby Centrum Hewelianum w Gdańsku, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Zamawiający przekazuje treść pytań do zapytania ofertowego wraz z odpowiedziami. lp Pytania wykonawców Odpowiedzi zamawiającego 1 Dotyczy grupa docelowa- Proszę o doprecyzowanie grupy docelowej w kategorii wieku. Sądząc po Państwa opisie są to osoby zarówno młode ( dzieci, młodzież ) ale również dorośli opiekunowie dzieci czy np emeryci ( też zwiedzają takie miejsca ). Doprecyzowanie wieku pozwoli na lepszy dobór mediów. Z drugiej strony zbyt szeroka grupa docelowa będzie utrudniała prawidłowy wybór narzędzi. ( zupełnie inne media muszą być dobrane do np dzieci a jeszcze inne dla agencji eventowych) Centrum Hewelianum jest centrum nauki położonym w centrum Gdańska. Oferta kulturalna centrum skierowana jest więc do szerokiej grupy docelowej odbiorców od dzieci po dorosłych, tj. rodziców z dziećmi, młodzieży i studentów, grup szkolnych a także osoby dorosłe, które w sposób aktywny i interaktywny planują spędzać wolny czas. Wozownia Artyleryjska to jeden z obiektów znajdujący się na terenie Centrum Hewelianum, który będzie miejscem umożliwiającym organizację szkoleń, konferencji czy spotkań integracyjnych. W związku z powyższym, główną grupą docelową promocji Wozowni Artyleryjskiej będą osoby zainteresowane organizacją lub udziałem w wydarzeniach w Centrum oraz grupa zainteresowana wynajmem pomieszczeń i szczegółami oferty wynajmu, czyli np. agencje eventowe i turystyczne, działy HR 2 Dotyczy kampania outdoor- Zamawiający wskazał w tej części zadania iż oczekuje minimalnie 12 nośników citylight w czterech miastach. jednocześnie jako kryterium dodatkowe określił, możliwość zaproponowania dodatkowych nośników w innych miastach. Bardzo proszę o doprecyzowanie za jaką dodatkową ilość nośników/ miast konkretnie będzie odpowiadała dodatkowa ilość punktów. np. dwa dodatkowe miast z trzema nośnikami -...punktów, trzy i operacyjne firmy. W ramach kryterium liczba lokalizacji nośników reklamy zewnętrznej oceniana będzie liczba lokalizacji nośników reklamy zewnętrznej tj. liczba miejscowości z 3 nośnikami reklamy. Zamawiający będzie przyznawał dodatkowe punkty za oferowanie liczby lokalizacji przekraczającej wymagane minimum tj. 4 lokalizacje (miasta), zgodnie z poniższym kluczem: 1 dodatkowa lokalizacja 1 pkt. 2 dodatkowe lokalizacje 2 pkt. 3 i więcej dodatkowych lokalizacji

2 dodatkowe miasta z trzema nośnikami -...punktów. Proszę wskazać górną granicę ilości miast i nośników. Ponadto warto byłby wskazać jakie miasta preferuje Zamawiający. Tak przygotowane kryteria pozwolą na profesjonalne wycenienie tej części zamówienia. Proszę też o dookreślenie w jakim miesiącu Zamawiający preferuje wystartować z kampanią. Nośniki city są bardzo popularne a szczególnie wiosną. I w związku z tym może być problem ze znalezieniem dobrych lokalizacji. 3 Dotyczy kampania w radio - Zamawiający wskazał w tym zadaniu, że oczekuje rozgłośni ogólnopolskiej która znajduje się w 10 tce rozgłośni o najwyżej słuchalności. Jednak Zamawiający nie określił ani grupy docelowej ( wiekowo) ani rodzaju słuchalności jaką ma na myśli. Słuchalność może być dzienna lub tygodniowa. Zamawiający może też kierować się np udziałem w rynku. Każdy z tych rankingów może być różny w różnej grupie docelowej. Proszę o doprecyzowanie kryterium wyboru stacji. 4 Prosimy również o doprecyzowanie kryterium wyboru w zakresie dodatkowych wagi 15 % - czyli dookreślenie konkretnej punktacji tak jak w przypadku citylightów odpowiadającej za konkretną dodatkową ilość dni/spotów. Proszę też określenie górnej granicy ilości dni/spotów i ewentualnego preferowanego miesiąca emisji spotu. Tylko przy takim 3 pkt. Szczegółowy harmonogram promocji zostanie ustalony po podpisaniu umowy z Wykonawcą, z uwzględnieniem założenia, że wszystkie działania promocyjne powinny zakończyć się do dnia 8 czerwca 2018 r. Preferowane przez Zamawiającego miasta, w których należy przeprowadzić kampanię outdorową, powinny przekraczać liczbę 100 tyś. mieszkańców, do takich miast zaliczają się min. Gdańsk, Olsztyn, Elbląg, Koszalin, Warszawa, Wrocław, Poznań, Toruń, Kraków itd. Grupę docelową, do której Zamawiający kieruje reklamę w formie spotu radiowego, stanowią: 1) osoby zainteresowane organizacją lub udziałem w wydarzeniach w Centrum; 2) grupa zainteresowana wynajmem pomieszczeń i szczegółami oferty wynajmu, czyli np. agencje eventowe i turystyczne, działy HR i operacyjne firmy. Emisja spotów odbędzie się w jednej z ogólnopolskich rozgłośni radiowych o najwyższej słuchalności (pierwsze 10 miejsc dla rozgłośni o zasięgu ogólnopolskim), w okresie miesiąca poprzedzającego realizację kampanii, według niezależnego raportu podawanego do wiadomości publicznej, dla obszaru aglomeracji Trójmiasta, wg raportu Radio Track Millward Brown: nosc-radia-w-trojmiescie-sierpien styczen-2018 Szczegółowy harmonogram promocji zostanie ustalony po podpisaniu umowy z Wykonawcą, z uwzględnieniem założenia, że wszystkie działania promocyjne powinny zakończyć się do dnia 8 czerwca 2018 r. W ramach kryterium czas spotów w kampanii radiowej oceniany będzie oferowany czas emisji spotów w kampanii radiowej. Punkty będą przyznane za

3 przygotowaniu kryterium jest możliwe przygotowanie profesjonalnej wyceny, a przede wszystkim zgodnej z zasadami uczciwej konkurencji. 5 Dotyczy wykonanie folderu- Czy Zamawiający dostarczy Wykonawcy zawartość merytoryczną potrzebną do opracowania folderu. Wykonawca nie jest bowiem specjalistą od Hewelianum i na ma wiedzy merytorycznej na temat inwestycji i jej możliwości. Czy Zamawiający dostarczy również zdjęcia do przedmiotowego projektu folderu. 6 Dotyczy wykonanie filmu promocyjnego- Czy Zamawiający wskaże osobę do pomocy merytorycznej potrzebnej do przygotowania zarówno scenariusza jak i docelowego filmu. 7 Dotyczy kampania internetowa- Zamawiający napisał, że oczekuje reklamy w postaci artykułu sponsorowanego na trzech portalach parentingowych oraz czasu wolnego. Prosimy o doprecyzowanie kryterium wyboru portali. Portale parentigowe to zupełnie inna grupa docelowa niż portale czasu wolnego. Ponieważ mają być trzy portale łącznie proszę o doprecyzowanie w jakich ilościach Wykonawca ma zaproponować konkretnych portali. np. Dwa parentingowe jeden czasu wolnego czy też w jeszcze innej konfiguracji. Prosimy też o precyzyjniejsze określenie grupy docelowej tych artykułów ( wiek ), gdyż to pozwoli na odpowiedni dobór portali. 8 Zamawiający napisał, że oczekuje aby wybrane portale były z listy Top 15 portali parentingowych oraz z listy oferowanie czasu emisji przekraczającej wymagane minimum tj. 7 dni, zgodnie z poniższym kluczem: 1 dodatkowy dzień emisji 1 pkt. 2 dodatkowe dni emisji 2 pkt. 3 i więcej dodatkowych dni emisji 3 pkt. Zamawiający dysponuje wiedzą merytoryczną dotyczącą Centrum Hewelianum i udostępni ją na potrzeby wykonania folderu. Folder informacyjny zostanie opracowany na podstawie wstępnych wytycznych Zamawiającego. Pełna koncepcja folderu, w tym teksty oraz materiały graficzne zostaną opracowane i dostarczone przez Wykonawcę. Zamawiający dysponuje wiedzą merytoryczną dotyczącą Centrum Hewelianum i udostępni ją Wykonawcy na potrzeby realizacji filmu promocyjnego. Zamawiający dostarczy również Wykonawcy, w miarę potrzeb, dokumentację fotograficzną wykonywaną przez Zamawiającego, podczas robót budowlanych prowadzonych w Wozowni Artyleryjskiej. Zazwyczaj adresatami portali parentingowych i czasu wolnego są dorośli, którzy poszukują ciekawych i oryginalnych rozwiązań na spędzenie czasu czy to w grupie czy z dziećmi. W związku z powyższym grupą docelową reklamy w postaci artykułu sponsorowanego są dorośli, którzy chcą spędzić czas sami, z dziećmi lub z gronem innych osób dorosłych. Konfiguracja portali jest dowolna, przy założeniu wymaganej ilości 3 portali i obydwu rodzajów portali. Wyboru portali parentingowych należy dokonywać posiłkując się raportem Gemius/PBI, tj.:

4 najpopularniejszych witryn tematycznych wg. najnowszych badań Megapanelu. Prosimy jednak o doprecyzowanie które kryterium jest ważniejsze czy TOP 15 portali parentowych czy też lista najpopularniejszych portali tematycznych. Gdyż bycie np na 5 pozycji w TOP 15 portali parentingowych nie oznacza tej samej pozycji w rankingu najpopularniejszych witryn. Wg. którego badania Megapanelu ( konkretna data) Wykonawca ma dokonać wyboru. Wg. którego konkretnego badania portal ma mieć co najmniej 3 mln UU. Badania Megapanelu wykonywane są w sekwencjach kwartalnych. Prosimy o wskazanie konkretnego kwartału. Czy Zamawiający ma na myśli w tym miejscu grupę serwisów np. grupa onet, czy Wp? Ale ilość UU portalu parentingowego nie jest tożsama z ilością UU grupy np onet czy wp. Rozumiemy też, że podane parametry dotyczą zasięgu ogólnopolskiego? Proszę o potwierdzenie. 9 Czy Zamawiający dostarczy zawartość merytoryczną potrzebną do przygotowania artykułu. Wykonawca nie ma bowiem takiej wiedzy na temat tej inwestycji i jej możliwości. 10 Dotyczy dzień otwarty- prosimy o dookreślenie zakresu prac, usług jakie ma wykonać Wykonawca w tym punkcie zamówienia. Opis tego przedmiotu zamówienia jest zbyt ogólny i trudno nam to wycenić, nie znając szczegółów. content/uploads/2017/01/01-raport- Serwisy-parentingowe-2016.pdf Wyboru portali czasu wolnego należy dokonywać posiłkując się zestawieniem najpopularniejszych witryn tematycznych wykonanym przez PBI/Gemius, tj.: ularniejsze-serwisy-tematyczne-w-grudniu roku/page:4 Zamawiający potwierdza, że podane parametry dotyczą zasięgu ogólnopolskiego. Zamawiający dysponuje pełną wiedzą merytoryczną dotyczącą Centrum Hewelianum i udostępni ją Wykonawcy na potrzeby realizacji artykułu. Zakres zamówienia obejmuje organizację i obsługę na terenie Zamawiającego tzw. dnia otwartego. W programie dnia otwartego obligatoryjnie powinny znaleźć się następujące działania: wykład popularnonaukowy dot. historii Wozowni Artyleryjskiej prezentowanej w kontekście historii Fortu Góry Gradowej oraz działalności Centrum Hewelianum - jeden wykład w ciągu dnia otwartego, trwający ok 1 h, dla min. 100 osób. zwiedzanie z przewodnikiem tzw. wycieczka historyczna po terenie Góry Gradowej wraz ze szczególnym uwzględnieniem obiektu Wozowni

5 Artyleryjskiej - zorganizowane zwiedzanie dla co najmniej czterech grup, liczących po ok. 40 osób każda, czas trwania zwiedzania ok. 40 minut. 11 Reklama prasowa- Zamawiający napisał, że oczekuje umieszczenie reklamy w wydawnictwie w czasopiśmie skierowanym do agencji eventowych. Jaki zasięg ma mieć wydawnictwo? ogólnopolski czy regionalny? 12 Czy jest możliwość składania ofert częściowych? 13 Czy kampania radiowa dotyczy tylko i wyłącznie stacji ogólnopolskich czy może też dotyczyć sieci stacji lokalnych (wtedy w jakich miastach emisje)? 14 Jaki jest (chociaż ramowy) budżet na całość tej kampanii (to ma wpływ na m.inn. jakość produkcji filmu promocyjnego)? 15 Czy na produkcję spotów reklamowych wystarczy Państwu licencja na okres np. kilku lat czy konieczne jest przekazanie praw autorskich (to też ma wpływ na cenę)? Wykonawca zobowiązany jest do: zapewnienia udziału prelegenta do poprowadzenia wykładu; zapewnienia przewodnika wycieczek po terenie Góry Gradowej; przygotowania materiałów promujących wydarzenie oraz przeprowadzenia kampanii informacyjnej wydarzenia w mediach lokalnych, co najmniej tydzień przed planowanym terminem jego odbywania się; wykonania dokumentacji fotograficznej dnia otwartego - min. 30 zdjęć o wysokiej jakości; przygotowania notatki z wydarzenia w formie raportu. Wydawnictwo powinno mieć zasięg ogólnopolski. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Kampania radiowa dotyczy stacji o zasięgu ogólnopolskim. Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację całej kampanii promocyjnej kwotę ,00 zł brutto (sto tysięcy brutto). Zamawiający wymaga przekazania praw autorskich do wszystkich utworów zgodnie z umową stanowiąca załącznik do zapytania ofertowego.