WEBTRUCKER INSTRUKCJA OBSŁUGI V.2.6

WEBTRUCKER INSTRUKCJA OBSŁUGI V.2.6

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 2 Spis treści: Uruchamianie... 3 1 wprowadzenie przesyłki... 4 1.1. Dodaj przesyłkę kurierską... 4 1.2. Szablon przesyłek... 7 1.3. Importuj przesyłki... 7 1.5 Przesyłka z Allegro... 10 2. Przesyłki do nadania... 12 2.1. Edycja listu niewydrukowanego... 13 3. Zamów kuriera... 13 4. Monitoring... 14 5. Konto... 14 5.1. Faktury... 15 5.2. Historia płatności... 15 5.3. Twój profil... 15 5.4. Odbiorcy... 16 5.5. Szablony... 16 5.6. Dokumenty do pobrania... 16 6. Administracja... 17 6.1. Użytkownicy... 17 6.2. MPK... 18 7. Zarządzanie listingiem... 18 7.1. Sposoby wyszukiwania danych na listach... 18 7.2. Sortowanie danych... 18 7.3. Filtrowanie za pomocą wiersza filtrującego... 19 7.4. Grupowanie kolumn... 19 7.5. Zmiana kolejności kolumn... 20 7.6. Dodawanie kolumn... 20 7.7. Usuwanie kolumn... 20

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 3 URUCHAMIANIE System dostępny jest przez przeglądarkę internetową pod linkiem: http://pds2.patronservice.pl/ Do zalogowania się, wymagane jest konto użytkownika i hasło, które należy uzyskać od Patron Service. Po poprawnym zalogowaniu, system zostanie uruchomiony. W górnej części okna, dostępne będzie menu z funkcjami, które zostały opisane poniżej.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 4 1 WPROWADZENIE PRZESYŁKI Aby wprowadzić przesyłkę, należy kliknąć na menu Dodaj przesyłkę. 1.1. DODAJ PRZESYŁKĘ KURIERSKĄ Domyślnie zakładka Płatnik oraz Nadawca są zwinięte. Dane w tych zakładkach są zdefiniowane w systemie Trucker. Przy dodawaniu zlecenia zaciągają się automatycznie z systemu. MPK w zależności od ustawień albo jest w formie wyboru, albo możemy je dowolnie edytować. Ubezpieczenie domyślnie nie jest zaznaczone. W Rodzaj opakowania można wybrać Kopertę, Paczkę Paletę lub Dłużycę, jednak nie można w jednym zamówieniu zamówić obu tych rodzajów. Po wypełnieniu tabeli z rodzajem opakowania, wagą i wymiarami, należy kliknąć przycisk Dodaj.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 5 Po wypełnieniu pól mamy możliwość zapisania zlecenia, bądź zapisania oraz wydrukowania listu.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 6 W oby przypadkach, system przeniesie nas do strony z potwierdzeniem zamówienia. Z tego poziomu można drukować etykietę, lub przejść dalej do zamówienia kuriera.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 7 1.2. SZABLON PRZESYŁEK Na stronie Dodaj przesyłkę można wypełnić szybko wszystkie pola, wybierając zapisany wcześniej szablon. Można zapisać nowy szablon lub edytować istniejący, wybierz odpowiednie ustawienia, zaznacz check box Zapisz jako szablon i wpisując dowolną, wybraną przez siebie nazwę. Szablon ten będzie później dostępny w polu wyboru szablonu. W szablonie można zamieścić: przesyłki i ich dane, wybrać serwis, usługi dodatkowe, oraz opis. 1.3. IMPORTUJ PRZESYŁKI Domyślnie zakładka Płatnik i Nadawca są zwinięte. Dane w tych zakładkach są zdefiniowane w systemie Trucker. Przy dodawaniu zlecenia zaciągają się automatycznie z systemu. MPK można wybrać z dostępnych, lub dowolnie edytować w zależności od ustawionych opcji.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 8 Najpierw należy wybrać rodzaj pliku. W zależności od wyboru, pojawią się opcje przedstawione poniżej: Standard Pobierz wzór Mój indywidualny plik importu Pobierz wzór Paczka niestandardowa oznacza podstawowy plik Excela w układzie zaproponowanym przez Patron Service przyciskiem, można pobrać wzór dokumentu do wypełnienia bez zmiany nazw kolumn stosuje się, gdy jest w Truckerze ustawiony indywidualny plik importu. przyciskiem, można pobrać wzór dokumentu do wypełnienia bez zmiany nazw kolumn stosuje się w przypadku przesyłki niestandardowej Po zapisaniu gotowego pliku, należy go wgrać przyciskając Wybierz plik. Następnie należy wybierać serwis i zaakceptować przyciskiem Importuj.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 9 Jeżeli plik jest wypełniony poprawnie, system przejdzie do strony z podsumowaniem. W tym miejscu można jeszcze poprawić szczegóły przesyłek klikając Popraw. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć Zapisz.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 10 Następnie możemy wysłać zamówienie, lub je anulować. Poprawne wysłanie przenosi na stronę Przesyłki do nadania z komunikatem Przesyłki zostały zaimportowane. Wszystkie zaimportowane przesyłki są zaznaczone na liście ciemniejszym kolorem. 1.5 PRZESYŁKA Z ALLEGRO DANE INTEGRACJI Po wybraniu Przesyłka z Allegro należy powiązać nasze konto allegro z systemem. W tym celu wybieramy zmień dane integracji, oraz wpisujemy dane z allegro: login i hasło. Następnie należy wybrać przycisk Integruj. Po zalogowaniu dostępne są sprzedane przedmioty, które posiadają wypełniony formularz dostawy. WAŻNE! System nie przechowuje archiwalnych aukcji.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 11 Po zaznaczeniu poszczególnych aukcji dostępne są dwie możliwości Zapisz i drukuj etykiety, oraz Zapisz i drukuj etykiety A4. Po wybraniu jednej z wymienionych opcji dostępna będzie tabelka z możliwością zaznaczenia serwisu. Jeżeli przesyłka nie została już wysłana, system przejdzie do zakładki Dodaj przesyłkę z odpowiednio wypełnionymi danymi. Należy uzupełnić niezbędne pola i wybrać przycisk Zapisz. Po zakończeniu dodawania paczki należy przejść do Zamów Kuriera.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 12 2. PRZESYŁKI DO NADANIA Na stronie Przesyłki do nadania znajdują się wszystkie przesyłki nieodebrane przez kuriera. Listę można filtrować po parametrach: niewydrukowane / wydrukowane. lub Wszystkie, Lokalne, Krajowe, Międzynarodowe. Po prawej stronie istnieje możliwość wydruku. Na stronie istnieje możliwość zaznaczenia kilku zamówień i wydrukowa manifestu nadania, etykiet, oraz anulowania, lub eksportowania masowo. Dostępne opcje: Drukuj Manifest Wydania Drukuj Etykiety Drukuj Etykiety (A4) Anuluj wybrane Export PDF, Export XLS pozwala wydrukować manifest. Jeżeli przesyłka została już wcześniej zawarta w jakimś manifeście, nie ma już możliwości zmiany wydruk etykiet zaznaczonych przesyłek (można zmienić rozmiar etykiet w zakładce Konto -> Twój profil -> Domyślny format wydruku) wydruk etykiet zaznaczonych przesyłek w formacie A4 opcja ta pozwala na anulowanie przesyłki, jednak tylko ze statusem Przygotowana przez nadawcę. Jeżeli status zostanie zmieniony, anulowanie jej już nie będzie możliwe. eksport zawiera aktualnie wyświetlaną treść tabeli (uwzględniając filtry, sortowania, etc.)

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 13 2.1. EDYCJA LISTU NIEWYDRUKOWANEGO W zakładce Do nadania, jeśli list przewozowy nie został jeszcze wydrukowany (puste w kolumnie Numer listu przewozowego), mamy możliwość wprowadzenia zmian. 3. ZAMÓW KURIERA Aby zamówić kuriera do wcześniej utworzonych przesyłek należy wejść w menu Zamów kuriera. Aby zamówić kuriera, po dodaniu wszystkich przesyłek, należy wybrać zakładkę Zamów kuriera.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 14 Dane nadawcy zostają uzupełniane automatycznie. Możemy je edytować klikając przycisk Zmień. Należy wybrać przedział czasowy przyjazdu kuriera. Konieczne jest też wpisanie informacji o ilości wysyłanych paczek, oraz ich łącznej wadze. Ostatnią czynnością jest wybranie przycisku Zamów kuriera. Następuje jednoczesne poinformowanie Patron Service o gotowości przesyłek do odbioru. Na ekranie wyświetlone poniższe okno potwierdzające przyjęcie zlecenia. Aby powrócić do aktualnego zlecenia, należy wybrać z menu Monitoring. 4. MONITORING Zawiera wszystkie zlecenia, które są w trakcie realizacji. 5. KONTO

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 15 5.1. FAKTURY W tym miejscu znajdują się informacje dotyczące wszystkich faktur użytkownika. Istnieje możliwość exportu zestawienia faktur do pliku PDF lub XLS 5.2. HISTORIA PŁATNOŚCI W tym miejscu znajduje się historia opłat. Istnieje możliwość exportu historii do pliku PDF lub XLS. 5.3. TWÓJ PROFIL Służy do: nadania nowego hasło do konta wpisania konta bankowego do zwrotu pobrań

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 16 5.4. ODBIORCY Lista zawiera zdefiniowanych przez użytkownika odbiorców. Istnieje możliwość importu odbiorców. 5.5. SZABLONY Zakładka zawiera zdefiniowaną przez użytkownika listę szablonów przesyłek. 5.6. DOKUMENTY DO POBRANIA Zakładka zawiera listę formularzy do pobrania.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 17 6. ADMINISTRACJA 6.1. UŻYTKOWNICY W tym miejscu, możliwe jest zarządzanie kontami użytkowników, w obrębie firmy płatnika. (dostęp do tej funkcji mają tylko użytkownicy, którzy posiadają uprawnienia administratora) W oknie edycji konta, oprócz standardowych informacji, możliwe jest przypisanie domyślnego nr MPK oraz dodatkowych uprawnień.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 18 Zakres uprawnień: Admin Faktury i płatności Zablokuj składanie zleceń Widok wszystkich zleceń (bez prawa do wydrukowania manifestu) pełne uprawnienia umożliwiające edycję wszelkich list, tworzenie kont oraz wgląd w rozliczenia. uprawnienia pozwalające na wgląd w dane dotyczące rozliczeń uprawnienia uniemożliwiające składanie zleceń przez użytkownika Uprawnienia pozwalające przeglądać zlecenia bez możliwości wydruku manifestu 6.2. MPK W tym miejscu istnieje możliwość zdefiniowania listy numerów MPK, co ułatwia późniejsze rozdzielenie kosztów wewnątrz firmy. Numery MPK oznaczone, jako nieaktywne, nie będą dostępne w listach rozwijanych podczas tworzenia np. nowego zlecenia. 7. ZARZĄDZANIE LISTINGIEM 7.1. SPOSOBY WYSZUKIWANIA DANYCH NA LISTACH Dane w systemie prezentowane są w formie tabeli/listy. Możliwości wyszukiwania danych za pomocą wbudowanych w tabelę funkcji, zostały opisane poniżej. 7.2. SORTOWANIE DANYCH Aby posortować zawartość tabeli zgodnie z wybraną kolumną, wystarczy na nią kliknąć. O tym czy dane są sortowane wedle którejś z kolumn, oraz jaki jest kierunek sortowania, będzie świadczyć ikona trójkąta obok nazwy kolumny.

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 19 7.3. FILTROWANIE ZA POMOCĄ WIERSZA FILTRUJĄCEGO Nad kolumnami, których zawartość nie jest wybierana ze słownika (np. adres nadawcy) dostępne jest pole, za pomocą, którego można filtrować zawarte w tabeli dane. Aby wyświetlić interesujące nas wiersze, należy wpisać w pole filtrujące ciąg znaków, a następnie wybrać sposób filtrowania I tak, wpisując np. słowo test w kolumnie Adres i wybierając Zaczyna się od (Begins with), na liście pozostaną tylko te zlecenia, w których nazwa adresu zaczyna się od wyrażenia test (wielkość liter nie ma znaczenia). Dodatkowo, w lewym dolnym rogu, pojawi się informacja dotycząca sposobu filtrowania. 7.4. GRUPOWANIE KOLUMN Aby pogrupować zawartość tabeli wedle którejś z kolumn, należy przeciągnąć wybraną kolumnę w obszar grupowania (pole ponad wierszem z nagłówkami kolumn). Lista może być grupowana po wielu kolumnach jednocześnie. Przykładowa lista zaprezentowana poniżej:

WebTrucker instrukcja obsługi v. 2.5 20 7.5. ZMIANA KOLEJNOŚCI KOLUMN Aby zmienić kolejność kolumn, należy przeciągnąć wybraną kolumnę na pożądaną pozycję. 7.6. DODAWANIE KOLUMN Aby dodać kolumnę, należy wybrać przycisk Modyfikuj widok, znajdujący się w prawym, górnym rogu tabeli. Ukaże się okienko z listą dostępnych kolumn. Kolumnę dodajemy przeciągając ją z okienka z listą dostępnych kolumn na pożądaną pozycję. 7.7. USUWANIE KOLUMN Aby usunąć kolumnę, należy wybrać przycisk Modyfikuj widok, znajdujący się w prawym, górnym rogu tabeli. Ukaże się okienko z listą dostępnych kolumn. Kolumnę usuwamy przeciągając ją do okienka z listą dostępnych kolumn.