WEBTRUCKER INSTRUKCJA OBSŁUGI V.2.4

Transkrypt

1 WEBTRUCKER INSTRUKCJA OBSŁUGI V.2.4

2 WebTrucker instrukcja obsługi v Spis treści: 1 Uruchamianie Dodaj przesyłkę Dodaj przesyłkę kurierską Szablon przesyłek Importuj przesyłki Przesyłka z Allegro Dane integracji Przesyłki do nadania Edycja listu niewydrukowanego Zamów kuriera Monitoring Konto Twój profil Odbiorcy Szablony Administracja Użytkownicy Zakres uprawnień Sposób wyboru MPK Dostęp do kont bankowych MPK Numery kont bankowych Zarządzanie listingiem Sposoby wyszukiwania danych na listach Sortowanie danych Filtrowanie za pomocą wiersza filtrującego Grupowanie kolumn Zmiana kolejności kolumn Dodawanie kolumn Usuwanie kolumn... 26

3 WebTrucker instrukcja obsługi v URUCHAMIANIE System dostępny jest przez przeglądarkę internetową pod linkiem: Do zalogowania się, wymagane jest konto użytkownika i hasło, które należy uzyskać od nazwa Kuriera Po poprawnym zalogowaniu się, system uruchomi się, a w górnej części okna, dostępne będzie menu z funkcjami, które zostały opisane poniżej.

4 WebTrucker instrukcja obsługi v DODAJ PRZESYŁKĘ Aby dodać przesyłkę, należy kliknąć na menu Dodaj przesyłkę. 2.1 DODAJ PRZESYŁKĘ KURIERSKĄ Domyślnie zakładka Płatnik oraz Nadawca są zwinięte. Dane w tych zakładkach są zdefiniowane w systemie Trucker. Przy dodawaniu zlecenia zaciągają się automatycznie z systemu. Dodając przesyłkę kurierską trzeba wybrać jedną z trzech rodzajów: Dodaj przesyłkę miejską Dodaj przesyłkę krajową Dodaj przesyłkę międzynarodową MPK w zależności od ustawień albo jest w formie wyboru, albo możemy je dowolnie edytować. Ubezpieczenie domyślnie jest zaznaczone na kwotę zł. W Rodzaj opakowania można wybrać Kopertę, Paczkę Paletę lub Dłużycę, jednak nie można w jednym zamówieniu zamówić obu tych rodzajów. Po wypełnieniu tabeli z rodzajem opakowania wagą i wymiarami należy kliknąć przycisk Dodaj.

5 WebTrucker instrukcja obsługi v Po wypełnieniu pól mamy możliwość zapisania zlecenia bądź zapisania oraz wydrukowania listu. W oby przypadkach system przeniesie nas do strony z potwierdzeniem zamówienia.

6 WebTrucker instrukcja obsługi v Z tego poziomu można drukować etykietę, drukować list przewozowy lub przejść dalej do zamówienia kuriera. Utworzony list przewozowy jeżeli nie został jeszcze wydrukowany można edytować (Do nadania). Po kliknięciu Zamów kuriera przechodzi się do podsumowania danego zamówienia, gdzie można ustawić dane odbiorcy i czas odbioru.

7 WebTrucker instrukcja obsługi v SZABLON PRZESYŁEK Na stronie Dodaj przesyłkę można wypełnić szybko wszystkie pola, wybierając zapisany wcześniej szablon. Można zapisać nowy szablon lub edytować istniejący, wybierz odpowiednie ustawienia, zaznacz check box Zapisz jako szablon i wpisując dowolną, wybraną przez siebie nazwę. Szablon ten będzie później dostępny w polu wyboru szablonu. W szablonie można zamieścić: przesyłki i ich dane, wybrać serwis, usługi dodatkowe, numer rachunku do zwrotu pobrania oraz opis. Jeżeli użytkownik straci w późniejszym czasie dostęp do ustawionego konta, system ustawi konto domyślne.

8 WebTrucker instrukcja obsługi v IMPORTUJ PRZESYŁKI Domyślnie zakładka Płatnik i Nadawca są zwinięte. Dane w tych zakładkach są zdefiniowane w systemie Trucker. Przy dodawaniu zlecenia zaciągają się automatycznie z systemu. MPK można wybrać z dostępnych, lub dowolnie edytować w zależności od ustawionych opcji.

9 WebTrucker instrukcja obsługi v Najpierw wybiera się rodzaj pliku. W zależności od wyboru, pojawiają się poniżej różne opcje. Standard Mój indywidualny plik importu Manager Allegro (XML) oznacza podstawowy plik Excela w układzie zaproponowanym przez Patron Service. Przyciskiem Pobierz wzór, można pobrać wzór dokumentu, po czym go wypełnić, zostawiając nie zmienione nazwy kolumn. wybiera się, gdy jest w Truckerze ustawiony indywidualny plik importu. Przyciskiem Pobierz wzór, można pobrać wzór dokumentu, po czym go wypełnić, zostawiając nie zmienione nazwy kolumn. to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną opcję Manager sprzedaży w Allegro. System przyjmuje pliki XML. Klikając Sprawdź ustawienia pojawi się pop up ze screenem z Managera sprzedaży, mówiący jakie pola można zaznaczyć w systemie, aby wygenerował się odpowiedni plik. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek, wybierając pozycje zapisywane do pola uwagi/opis zawartości, zakres importu aukcji, oraz opcję dostawy..

10 WebTrucker instrukcja obsługi v RedCart (CSV) RedCart (XML) IAI (CSV) Selly Shop (CSV) Optima (XML) Shoplo (CSV) to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną usługę w RedCart. System przyjmuje pliki CSV. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek wagę, kształt, pobranie, ubezpieczenie. to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną usługę w RedCart. System przyjmuje pliki XML. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek wagę, kształt, ubezpieczenie. to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną usługę w IAI. System przyjmuje pliki CSV. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek, wybierając pozycje zapisywane do pola uwagi/opis zawartości, oraz opcję dostawy i status. to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną usługę w Selly Shop. System przyjmuje pliki CSV. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek. to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną usługę w Optima. System przyjmuje pliki CSV. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek. to ustawienia przeznaczone dla firm, które mają wykupioną usługę w Shoplo. System przyjmuje pliki CSV. Po wgraniu pliku trzeba uzupełnić formularz wpisując dane paczek, wybierając pozycje zapisywane do pola uwagi/opis zawartości, zakres importu aukcji, oraz opcję dostawy. Po zapisaniu gotowego pliku, trzeba go wgrać przyciskając Wybierz plik, po czym wybierając serwis i akceptując przyciskiem Importuj.

11 WebTrucker instrukcja obsługi v Jeżeli plik jest poprawny, system przejdzie do strony z podsumowaniem. W tym miejscu można jeszcze poprawić szczegóły przesyłek klikając Popraw. Po poprawieniu danych trzeba kliknąć Zapisz.

12 WebTrucker instrukcja obsługi v Następnie możemy Wysłać zamówienie, albo je anulować. Poprawne wysłanie przenosi na stronę Przesyłki do nadania z komunikatem Przesyłki zostały zaimportowane. Wszystkie zaimportowane przesyłki są zaznaczone na liście ciemniejszym kolorem.

13 WebTrucker instrukcja obsługi v PRZESYŁKA Z ALLEGRO DANE INTEGRACJI Po wejściu na Przesyłka z Allegro należy powiązać nasze konto allegro z systemem. W tym celu klika się na Zarządzaj kontami, oraz wpisuje dane z allegro: login i hasło. Następnie klika przycisk Integruj.

14 WebTrucker instrukcja obsługi v Po zalogowaniu widać wszystkie sprzedane przedmioty, które posiadają wypełniony formularz dostawy. WAŻNE! System nie przechowuje archiwalnych aukcji. Po zaznaczeniu poszczególnych aukcji są dwie możliwości Zapisz i drukuj etykiety, oraz Zapisz i drukuj etykiety A4. Po kliknięciu dowolnej opcji pokazuje się tabelka z możliwością zaznaczenia serwisu, do wyboru. Jeżeli przesyłka nie została już wysłana, to system przechodzi do zakładki Dodaj przesyłkę z wypełnionymi odpowiednio danymi. Uzupełniamy niezbędne pola i naciska się przycisk Zapisz. Gdy skończy się dodawać paczki należy przejść do Zamów Kuriera.

15 WebTrucker instrukcja obsługi v

16 WebTrucker instrukcja obsługi v PRZESYŁKI DO NADANIA Na stronie Przesyłki do nadania znajdują się wszystkie przesyłki nie odebrane przez kuriera. Można zaznaczyć wszystkie niewydrukowane / wydrukowane. Można także zaznaczyć przesyłki: Wszystkie, Lokalne, Krajowe, Międzynarodowe. Po prawej jest możliwość wydruku i edycji listu niewydrukowanego. Na stronie można zaznaczyć parę zamówień i wydrukować manifest nadania, etykiety, anulować, lub eksportować masowo. Dostępne są opcje: Drukuj Manifest Wydania Drukuj Etykiety Drukuj Etykiety (A4) Drukuj listy przewozowe Anuluj wybrane Export PDF, Export XLS pozwala wydrukować manifest. Jeżeli przesyłka została już wcześniej zawarta w jakimś manifeście, to nie ma już możliwości zmiany wydruk etykiet zaznaczonych przesyłek (można zmienić rozmiar etykiet w Konto -> Twój profil -> Domyślny format wydruku) wydruk etykiet zaznaczonych przesyłek na kartce A4 Wydruk listów przewozowych dla zaznaczonych przesyłek opcja ta pozwala na anulowanie przesyłki, jednak tylko ze statusem Przygotowana przez nadawcę. Jeżeli status zostanie zmieniony, anulowanie jej już nie będzie możliwe. eksport będzie zawierał aktualnie wyświetlaną zawartość tabeli (uwzględniając filtry, sortowania, etc.)

17 WebTrucker instrukcja obsługi v EDYCJA LISTU NIEWYDRUKOWANEGO W zakładce Do nadania, jeśli list przewozowy nie został jeszcze wydrukowany (puste w kolumnie Numer listu przewozowego), mamy możliwość wprowadzenia zmian. 4 ZAMÓW KURIERA Aby zamówić kuriera do wcześniej utworzonych przesyłek należy wejść w menu Zamów kuriera. Aby zamówić kuriera, po dodaniu wszystkich przesyłek, należy wejść na zakładkę Zamów kuriera.

18 WebTrucker instrukcja obsługi v Dane nadawcy uzupełniane są automatycznie z systemu. Można zmienić niektóre dane. Należy wybrać kiedy i od której godziny kurier może przyjechać, a następnie nacisnąć Zamów kuriera. W tym momencie Delta Kurier został poinformowany o gotowości paczki do odbioru a na ekranie pokaże się poniższe okno potwierdzające przyjęcie zlecenia. Aby powrócić w późniejszym terminie do aktualnego zlecenia należy wybrać z menu Monitoring. 5 MONITORING Zawiera wszystkie zlecenia, które są w trakcie realizacji.

19 WebTrucker instrukcja obsługi v KONTO 6.1 TWÓJ PROFIL Użytkownik może na tej stronie: Zmienić swoje hasło wybrać konto domyślne które będzie ładowane do kontrolki "numer rachunku do zwrotu pobrania" w formularzu/allegro i imporcie. Jeżeli konto nie zostanie wybrane, system będzie ustawiał konto domyślne dla tego użytkownika. Jeżeli użytkownik nie ma przypasanych żadnych numerów kont, system nie wyświetli ww. kontrolki. Przy rozliczaniu będzie brane konto "najlepiej dopasowane". 6.2 ODBIORCY Lista zawierająca zdefiniowanych przez użytkownika odbiorców. Istnieje możliwość importu.

20 WebTrucker instrukcja obsługi v SZABLONY Zakładka zawierająca zdefiniowaną przez użytkownika listę szablonów przesyłek. 7 ADMINISTRACJA 7.1 UŻYTKOWNICY W tym miejscu, możliwe jest zarządzanie kontami użytkowników, w obrębie firmy. (dostęp do tej funkcji możliwy jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają uprawnienia administratora)

21 WebTrucker instrukcja obsługi v W oknie edycji konta, oprócz standardowych informacji, możliwe jest przypisanie domyślnego nr MPK oraz uprawnień ZAKRES UPRAWNIEŃ Admin Faktury i płatności Zablokuj składanie zleceń Widok wszystkich zleceń (bez prawa do wydrukowania manifestu) pełne uprawnienia w systemie. Umożliwiające edycję wszelkich list, tworzenie kont oraz wgląd w rozliczenia. uprawnienie pozwalające na wgląd w dane dotyczące rozliczeń, zobaczyć cenę przesyłki ( w odpowiedniej kolumnie w zakładkach Do nadania i Monitoring) oraz uzyskać raport pobrań. użytkownik nie może składać zleceń w systemie użytkownik może przeglądać zlecenia, ale nie może wydrukować manifestu SPOSÓB WYBORU MPK W konfiguracji można także wpisać domyślny MPK do którego użytkownik jest przypisany, oraz sposób wyboru MPK. Zmiany tych ustawień będą widoczne dopiero po kolejnym zalogowaniu.

22 WebTrucker instrukcja obsługi v Tylko MPK wybrane z listy Podczas dodawania przesyłki jest możliwość wyboru tylko z przypisanych MPK. Tylko MPK wybrane z listy + edycja Podczas dodawania przesyłki jest możliwość wyboru z przypisanych MPK + można zmienić na dowolny numer. Tylko przypisany MPK Podczas dodawania przesyłki jest przypisany konkretny MPK bez możliwości zmiany DOSTĘP DO KONT BANKOWYCH Po kliknięciu Konfiguruj w kolumnie Dostęp do kont bankowych jest możliwość przypisania użytkownikowi dostępu do określonego konta bankowego (formularz nie wymaga zapisywania) oraz wskazania które konto będzie jego domyślnym. 7.2 MPK W systemie, jest możliwość zdefiniowania listy numerów MPK, co ułatwia późniejsze rozdzielenie kosztów wewnątrz firmy. MPK to miejsce powstawania kosztów. Jest to informacja dla nadawcy przydatna do rozliczenia kosztów.

23 WebTrucker instrukcja obsługi v Numery MPK oznaczone, jako nieaktywne, nie będą dostępne w listach rozwijanych podczas tworzenia np. nowego zlecenia. 7.3 NUMERY KONT BANKOWYCH Administrator na tej stronie może zarządzać/dodawać lub usuwać konta bankowe. 8 ZARZĄDZANIE LISTINGIEM 8.1 SPOSOBY WYSZUKIWANIA DANYCH NA LISTACH Dane w systemie prezentowane są w formie tabeli/listy. Możliwości wyszukiwania danych za pomocą wbudowanych w tabelę funkcji, zostały opisane poniżej. 8.2 SORTOWANIE DANYCH Aby posortować zawartość tabeli zgodnie z wybraną kolumną, wystarczy na nią kliknąć. O tym czy dane są sortowane wedle którejś z kolumn oraz jaki jest kierunek sortowania, będzie świadczyć ikona trójkąta obok nazwy kolumny.

24 WebTrucker instrukcja obsługi v FILTROWANIE ZA POMOCĄ WIERSZA FILTRUJĄCEGO Nad kolumnami, których zawartość nie jest wybierana ze słownika (np. adres nadawcy) dostępne jest pole, za pomocą, którego można filtrować zawarte w tabeli dane. Aby wyfiltrować interesujące nas wiersze, należy wpisać w pole filtrujące ciąg znaków, a następnie wybrać sposób filtrowania I tak, wpisując np. słowo test w kolumnie Adres i wybierając Zaczyna się od (Begins with), na liście pozostaną tylko te zlecenia, w których nazwa adresu zaczyna się od wyrażenia test (wielkość liter nie ma znaczenia). Dodatkowo, w lewym górnym rogu, pojawi się informacja dotycząca sposobu filtrowania. 8.4 GRUPOWANIE KOLUMN Aby pogrupować zawartość tabeli wedle którejś z kolumn, należy przeciągnąć wybraną kolumnę w obszar grupowania (pole ponad wierszem z nagłówkami kolumn). Lista może być grupowana po wielu kolumnach jednocześnie, jak to widać np. na poniższym obrazku.

25 WebTrucker instrukcja obsługi v ZMIANA KOLEJNOŚCI KOLUMN Aby zmienić kolejność kolumn, należy przeciągnąć wybraną kolumnę na pożądaną pozycję.

26 WebTrucker instrukcja obsługi v DODAWANIE KOLUMN Aby dodać kolumnę, należy kliknąć przycisk Modyfikuj widok, znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli. Ukaże się okienko z listą dostępnych kolumn. Kolumnę dodajemy przeciągając ją z okienka z listą dostępnych kolumn na pożądaną pozycję. 8.7 USUWANIE KOLUMN Aby usunąć kolumnę, należy kliknąć przycisk Modyfikuj widok, znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli. Ukaże się okienko z listą dostępnych kolumn. Kolumnę usuwamy przeciągając ją do okienka z listą dostępnych kolumn.