Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Dodawanie nowego wniosku (przeglądarka internetowa) Spis treści: 1. Plan roczny 1 2. Zapotrzebowanie bieżące planowane 2 3. Wniosek o udzielenie postępowania przetargowego planowany 4 4. Zapotrzebowanie bieżące - nieplanowane lub awaryjne 5 5. Wniosek o udzielenie postępowania przetargowego nieplanowany 7 6. Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy 8 Szczegółowy opis procedury składania wniosków dostępny jest w głównej instrukcji modułu. 1. Plan roczny Rodzaj wniosku Plan roczny Przyczyna pozostawiamy wartość domyślną Planowany Rodzaj zamówienia: o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. o Pozostałe koszty budżetowe dla potrzeb kierowanych do Realizatora Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor. Realizator: o Dział Zamówień Publicznych jeżeli plan roczny dotyczy potrzeb ujmowanych w planie zamówień publicznych o Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor jeżeli plan roczny dotyczy potrzeb nie ujmowanych w planie zamówień publicznych, ale wchodzących do budżetu. Przedmiot pozostawiamy wartość domyślną Plan roczny Uzasadnienie pozostawiamy wartość domyślną Plan roczny
3. W bloku Pozycje towarowe klikamy w przycisk. 4. W wyświetlonym oknie Pozycje towarowe klikamy przycisk. 5. Następnie wybieramy cennik zgodny z uzupełnionym w nagłówku rodzajem zamówienia, np. Cennik Dostawy realizowane przez KZ i klikamy w interesującą nas pozycję cennika. Wybór konkretnej pozycji z cennika, po jej podświetleniu na kolor zielony, potwierdzamy przyciskiem. 6. Po wybraniu danego towaru z cennika uzupełniamy jego ilość i cenę. Po wprowadzeniu danych klikamy na przycisk. 7. Wyświetli się okno informacje dodatkowe w którym można opcjonalnie uzupełnić datę realizacji wybranej pozycji. Następnie klikamy na przycisk 8. Po wprowadzeniu wszystkich planowanych pozycji towarowych klikamy na ikonę następny status, a następnie zmieniamy status na Akceptacja dysponentów 2. Zapotrzebowanie bieżące planowane Rodzaj wniosku Zapotrzebowanie bieżące planowane Przyczyna pozostawiamy wartość domyślną Planowany Podstawa prawna Rodzaj zamówienia: o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. o Pozostałe koszty budżetowe dla potrzeb kierowanych do Realizatora Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor. Realizator Pozycja planu Przedmiot Uzasadnienie 2
Kontrahent (pole opisowe) Termin realizacji (pole obowiązkowe) Warunki zapłaty Grupa towarowa 4. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. W bloku Zadania klikamy w przycisk edytuj Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. 5. Otworzy się okno Informacje dodatkowe. W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk 6. Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk zadania (podświetlenie na zielono). 7. W nowo otworzonym oknie Źródła finansowania dla zadań należy wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego Weryfikujemy przypisanie źródła finansowania i w razie potrzeby dokonujemy niezbędnych zmian. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła 8. Kolejnym krokiem jest podanie źródeł wniosku, czyli wskazanie pozycji źródłowych wniosków stanowiących plany roczne, w których zaplanowano dany zakup. W celu wprowadzenia źródeł wniosku przewijamy stronę do bloku Źródła wniosków.. Aby dodać pozycję źródłową wybieramy przycisk. 9. Otwarta zostanie lista wyboru pozycji, z której należy wybrać pozycję planu rocznego, w którym zaplanowaliśmy zakup. Zaznaczoną pozycję dodajemy przyciskiem. 10. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj. klikamy na ikonę następny status 3
3. Wniosek o udzielenie postępowania przetargowego planowany Rodzaj wniosku Wniosek o udz. postęp. przetarg. - planowany Przyczyna pozostawiamy wartość domyślną Planowany Rodzaj zamówienia: o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. o Pozostałe koszty budżetowe dla potrzeb kierowanych do Realizatora Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor. Realizator Pozycja planu Przedmiot Uzasadnienie Data szacowania podawana w formacie daty DD-MM-RRRR Termin realizacji w formie opisowej. Osoba koordynująca osoba koordynująca postępowanie. Wybór z listy pracowników. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Telefon os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. E-mail os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. 4. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. W bloku Zadania klikamy w przycisk edytuj Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN 4
opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. 5. Otworzy się okno Informacje dodatkowe. W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk 6. Po dodaniu/zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk (podświetlenie na zielono). 7. W nowo otworzonym oknie Źródła finansowania dla zadań należy wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania Weryfikujemy przypisanie źródła finansowania i w razie potrzeby dokonujemy niezbędnych zmian. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk. Nastąpi powrót do okna Źródła finansowania dla zadań. 8. Kolejnym krokiem jest podanie źródeł wniosku, czyli wskazanie pozycji źródłowych wniosków stanowiących plany roczne, w których zaplanowano dany zakup. W celu wprowadzenia źródeł wniosku przewijamy stronę do bloku Źródła wniosków. Aby dodać pozycję źródłową wybieramy przycisk. 9. Otwarta zostanie lista wyboru pozycji, z której należy wybrać pozycję planu rocznego, w którym zaplanowaliśmy zakup. Zaznaczoną pozycję dodajemy przyciskiem. 10. Do wniosków o udzielenie postępowania przetargowego rodzaju W i W-B należy dołączyć załącznik jako dokument specyfikacji i nazwać go w systemie SPECYFIKACJA. Specyfikację jako dokument przygotowujemy poza systemem w aplikacji np. MS WORD. Załącznik dodajemy w głównym oknie wybierając przycisk dla wybranego (podświetlonego) wniosku. W otwartym oknie Załączniki wybieramy przycisk. W otwartym oknie wpisujemy w wolnym wierszu nazwę SPECYFIKACJA. Dodajemy opis i wybieramy plik przyciskiem Wybierz plik. Po wprowadzeniu informacji i wskazaniu pliku wybieramy przycisk. 11. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj. klikamy na ikonę następny status 4. Zapotrzebowanie bieżące - nieplanowane lub awaryjne 5
Rodzaj wniosku Zapotrzebowanie bieżące nieplanowane lub awaryjne Przyczyna Rodzaj zamówienia Realizator wybieramy pozycję Dział Zamówień Publicznych Przedmiot Uzasadnienie Kontrahent (pole opisowe) pole nie wymagalne. Uzupełniane dowolnym tekstem dane kontrahenta, do którego wysyłane jest zamówienie a kontrahenta nie udało się wybrać z listy w polu Kontrahent w zakładce Nagłówek. Termin realizacji w formie opisowej. Warunki zapłaty w formie opisowej. Grupa towarowa lista wyboru 4. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. W bloku Zadania klikamy w przycisk edytuj Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. 5. Otworzy się okno Informacje dodatkowe. W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk 6. Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk (podświetlenie na zielono). 7. W nowo otworzonym oknie Źródła finansowania dla zadań należy wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania Weryfikujemy przypisanie źródła finansowania i w razie potrzeby dokonujemy niezbędnych zmian. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła 6
8. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj. klikamy na ikonę następny status 5. Wniosek o udzielenie postępowania przetargowego nieplanowany Rodzaj wniosku Wniosek o udz. postęp. przetarg. nieplanowany Przyczyna Rodzaj zamówienia Realizator wybieramy pozycję Dział Zamówień Publicznych Przedmiot Uzasadnienie Data szacowania podawana w formacie daty DD-MM-RRRR Termin realizacji w formie opisowej. Osoba koordynująca osoba koordynująca postępowanie. Wybór z listy pracowników. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Telefon os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. E-mail os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. Grupa towarowa lista wyboru 4. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. W bloku Zadania klikamy w przycisk edytuj Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN 7
opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. 5. Otworzy się okno Informacje dodatkowe. W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk 6. Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk zadania (podświetlenie na zielono). 7. W nowo otworzonym oknie Źródła finansowania dla zadań należy wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego Weryfikujemy przypisanie źródła finansowania i w razie potrzeby dokonujemy niezbędnych zmian. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła 8. Do wniosków o udzielenie postępowania przetargowego rodzaju WAN i WAN-B należy dołączyć załącznik jako dokument specyfikacji i nazwać go w systemie SPECYFIKACJA. Specyfikację jako dokument przygotowujemy poza systemem w aplikacji np. MS WORD. Załącznik dodajemy w głównym oknie wybierając przycisk dla wybranego (podświetlonego) wniosku. W otwartym oknie Załączniki wybieramy przycisk. W otwartym oknie wpisujemy w wolnym wierszu nazwę SPECYFIKACJA. Dodajemy opis i wybieramy plik przyciskiem Wybierz plik. Po wprowadzeniu informacji i wskazaniu pliku wybieramy przycisk. 9. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj. klikamy na ikonę następny status 6. Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy Rodzaj wniosku Realizacja umowy Przyczyna Rodzaj zamówienia 8
Realizator wybieramy pozycję Dział Zamówień Publicznych Pozycja planu Przedmiot pozostawiamy wartość domyślną Realizacja umowy Uzasadnienie pozostawiamy wartość domyślną Realizacja umowy Kontrahent Umowa Miejsce dostawy w formie opisowej. 4. W bloku Pozycje towarowe klikamy w przycisk 5. W wyświetlonym oknie klikamy przycisk Następnie wybieramy umowę i klikamy w interesującą nas pozycję umowy. Wybór pozycji po jej podświetleniu na kolor zielony potwierdzamy przyciskiem 6. Po wybraniu danego towaru z cennika uzupełniamy jego ilość i cenę. Po wprowadzeniu danych klikamy na przycisk. 7. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj. klikamy na ikonę następny status 9