. WOJEWODA OPOLSKI NK.IV.1611.3.2016.RCh Opole, dnia 20 czerwca 2016 r. Pan insp. Jarosław Kaleta Komendant Wojewódzki Policji w Opolu ul. Korfantego 2 45 077 Opole WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Komenda Wojewódzka Policji w Opolu (dalej: KWP), ul. Korfantego 2, 45-077 Opole. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 51 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1. 3) Zakres kontroli: a) Przedmiot kontroli: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. b) Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2015 r. 29 kwietnia 2016 r. 4) Rodzaj kontroli: problemowa. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: 20 i 23-25 maja 2016 r. 7) Skład zespołu kontrolnego: Radosław Chodziński inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu (dalej: Komendant), w okresie objętym kontrolą, pełnili: a) Do dnia 15 marca 2016 r.: nadinsp. Irena Doroszkiewicz powołana na ww. stanowisko z dniem 18 grudnia 2013 r. b) Od dnia 16 marca 2016 r.: insp. Jacek Tomczak p.o. Komendanta. [Dowód: akta kontroli, s. 1-2 i 4] Z dniem 24 maja 2016 r. na stanowisko Komendanta powołany został: insp. Jarosław Kaleta. [Dowód: akta kontroli, s. 3] 9) Merytoryczny nadzór nad procedurą naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej sprawuje Naczelnik Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: a) Do dnia 31 marca 2015 r.: mł. insp. Gabriela Brewka-Chudoba, mianowana na ww. stanowisko w dniu 18 grudnia 2013 r. b) Od dnia 1 kwietnia 2015 r. 2 do nadal: podinsp. Renata Worek. [Dowód: akta kontroli, s. 4] 1 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm. 2 P.o. Naczelnika, a mianowana na to stanowisko od dnia 1 maja 2015 r. Strona 1 z 7
II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie od 1 stycznia 2015 r. do 29 kwietnia 2016 r. w KWP, pod kątem formalno-prawnym, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami 3. Powyższą ocenę oparto na wynikach badania kontrolnego, któremu poddano dokumentację 14 naborów 4 (10 zewnętrznych i 4 wewnętrznych) ogłoszonych i przeprowadzonych w KWP w okresie objętym kontrolą. [Dowód: akta kontroli, s. 5-8] Badaniu kontrolnemu poddano dokumentację naboru zewnętrznego nr 5 : 1) 166087 na stanowisko starszego specjalisty ds. funduszy pomocowych w Zespole ds. Funduszy Pomocowych. 2) 168150 na stanowisko starszego inspektora ds. płac w Zespole Wydatków Osobowych Wydziału Finansów. 3) 171209 na stanowisko głównego specjalisty ds. nadzoru inwestycyjno-budowlanego branży elektrycznej w Zespole ds. Inwestycji i Remontów Wydziału Zaopatrzenia. 4) 171713 na stanowisko referenta ds. wprowadzania danych w Wydziale Ruchu Drogowego. 5) 173233 na stanowisko starszego inspektora ds. płac w Zespole Wydatków Osobowych Wydziału Finansów. 6) 175132 na stanowisko głównego specjalisty ds. nadzoru inwestycyjno-remontowego branży budowlanej w Zespole ds. Inwestycji i Remontów Wydziału Zaopatrzenia. 7) 175539 na stanowisko inspektora ds. kancelaryjnych w Wydziale Kryminalnym. 8) 176157 na stanowisko inspektora ds. analityczno-ocennych w Zespole Ogólnym Wydziału Komunikacji Społecznej. 9) 177816 na stanowisko specjalisty ds. osobowych w Zespole Spraw Osobowych Wydziału Kadr i Szkolenia. 10) 179246 na stanowisko starszego inspektora ds. eksploatacji i rozliczeń za media w Wydziale Zaopatrzenia. Badaniu kontrolnemu poddano dokumentację naboru wewnętrznego nr: 1) KS.1112.25.2015 na stanowisko inspektora w Sekcji III Wydziału Techniki Operacyjnej. 2) KS.1112.1.2016 na stanowisko specjalisty ds. nadzorczych i naprawczych urządzeń zasilania awaryjnego, sieci teleinformatycznych oraz urządzeń telekomunikacyjnych i telekomutacyjnych w Wydziale Łączności i Informatyki. 3) KS.1112.15.2016 na stanowisko inspektora w Kancelarii Tajnej Wydziału Ochrony Informacji Niejawnych. 4) KS.1112.16.2016 na stanowisko starszego specjalisty ds. pozwolenia na broń w Wydziale Postępowań Administracyjnych. 3 Służby kontrolne Wojewody Opolskiego stosują czterostopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna z uchybieniami, pozytywna z nieprawidłowościami i negatywna. 4 Wylosowanych z ogólnej liczby 24 naborów. Skontrolowano więc 58 % spraw. 5 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (dalej: KPRM). Patrz: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj. Strona 2 z 7
W wyniku przeprowadzonego badania spraw naborów zewnętrznych, kontrolujący ustalił, co następuje: 1) Ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej 6 (dalej: u.s.c.) w: BIP KPRM. Zgodnie z wyjaśnieniami Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: ( ) wszystkie ogłoszenia dot. naboru do służby cywilnej są publikowane w BIP KWP ( ) w okresie od dnia umieszczenia ogłoszenia do dnia upływu terminu składania dokumentów (...). [Dowód: akta kontroli, s. 9-10] Zaznaczenia wymaga, że z uwagi na fakt zakończenia badanych spraw, kontrolujący nie miał możliwości zweryfikowania wypełnienia obowiązku umieszczania w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie KWP ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska pracy, z postępowań poddanych kontroli. 2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c., a więc: a) Nazwę i adres urzędu. b) Określenie stanowiska pracy. c) Wymagania związane ze stanowiskiem pracy (w zakresie zgodności z opisem danego stanowiska patrz pkt 3) ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. d) Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy. e) Informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy. f) Informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%. g) Wskazanie wymaganych dokumentów. h) Termin i miejsce składania dokumentów. Kontrolujący stwierdził jednakże, w ogłoszeniu o naborze nr 177816, na stanowisko specjalisty, nieprawidłowość polegającą na określeniu nieadekwatnego do tego stanowiska pracy poziomu wymaganego wykształcenia (jako niezbędne wykształcenie wpisano: wyższe). Zaznaczyć tu należy, że na stanowisko specjalisty zgodnie z Tabelą IV załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej 7 wymagane jest wykształcenie średnie 8. [Dowód: akta kontroli, s. 64-68] Zgodnie z wyjaśnieniami Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: ( ) pomyłka ta związana była z wdrażanymi zmianami w nazewnictwie etatu od dnia 01.04.2016 r. i nie miała na celu wprowadzenia w błąd kandydatów ( ). [Dowód: akta kontroli, s. 77] 3) Wymagania niezbędne oraz dodatkowe ujęte w ogłoszeniach o naborze były zgodne co do zasady z opisem danego stanowiska. Wymóg ten określa art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c. Kontrolujący stwierdził następujące odstępstwa od powyższej zasady: 6 j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm. 7 Dz. U. z 2016 r. poz. 125. 8 Taki sam poziom wykształcenia na stanowisko specjalisty, był także określony we wcześniej obowiązującym uchylonym z dniem 2 lutego 2016 r. rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630 ze zm.). Strona 3 z 7
a) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 171209, w wymogach niezbędnych określono m.in.: Znajomość programu do kosztorysowania Norma. Podstawowa znajomość obsługi programu Auto Cad, znajomość programu Microsoft Office Word i Microsoft Office Excel, prawo jazdy kategorii B. W ogłoszeniu o naborze nie podano powyższych wymogów niezbędnych. b) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 171713: jako wymóg niezbędny określono wykształcenie: średnie ogólnokształcące, a w ogłoszeniu o naborze podano: wykształcenie średnie. jako wymóg dodatkowy określono: szkolenie z obsługi programu KSIP RD, a w ogłoszeniu o naborze podano: umiejętność obsługi komputera. c) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 177816, jednym z wymogów dodatkowych jest znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym, a w ogłoszeniu o naborze nie sformułowano takiego wymogu. [Dowód: akta kontroli, s. 21-29, 32-37, 64-72] 4) Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniach o naborze, był zgodny z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c., tj. nie krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej 5 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP KPRM. 5) Spełnianie przez kandydatów wymogów formalnych było dokumentowane w aktach naborów. 6) W toku naboru komisja wyłaniała najlepszych kandydatów w myśl art. 29a ust. 1 u.s.c. 7) Kontrolujący nie stwierdził zastosowania w przypadku żadnego z badanych naborów dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., zgodnie z którą, jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie najlepszych kandydatów. 8) Z przeprowadzonych naborów sporządzono protokoły. Zgodnie z art. 30 ust. 2 u.s.c., protokół z naboru zawiera: a) Określenie stanowiska pracy, na które był przeprowadzany nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, przedstawianych dyrektorowi generalnemu. b) Liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych. c) Informację o zastosowanych metodach i technikach naboru. d) Uzasadnienie dokonanego wyboru. e) Skład komisji przeprowadzającej nabór. W trakcie analizy badanych protokołów pod kątem poprawności ich sporządzenia, zastrzeżenia kontrolującego, wzbudziły następujące kwestie: a) Nieokreślanie (we wszystkich badanych protokołach) miejsc zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego najlepszych kandydatów. Najczęściej w protokołach zamieszczano pełne adresy kandydatów, co stoi w sprzeczności z art. 30 ust. 2 pkt 1 u.s.c. [Dowód: akta kontroli, s. 14-16, 17-18, 30-31, 38-43, 44-46, 47-48, 53-55, 56-62, 73-74 i 82-84] b) Zapis umieszczany w protokołach, o brzmieniu: Komisja po przeanalizowaniu nadesłanych materiałów wybrała ofert osób spełniających wymagania formalne i zaprosiła je na kolejny etap postępowania kwalifikacyjnego (...). W zakresie sformułowania dotyczącego wyboru ofert, nie jest to zapis poprawny, bowiem każdy kandydat spełniający Strona 4 z 7
wymagania formalne, winien mieć zapewniony udział w kolejnym etapie naboru. Dotyczy to protokołu z naboru nr: 166087, 168150, 171713, 173233, 175132, 175539, 176157, 177816 i 179246. [Dowód: akta kontroli, s. 14, 17, 38, 44, 47, 53, 59, 73 i 82] c) Nieokreślanie wprost liczby ofert niespełniających wymogów formalnych. Liczbę tę możemy otrzymać dopiero po odjęciu od liczby nadesłanych ofert liczby wybranych przez komisję ofert osób spełniających wymogi formalne. Dotyczy to protokołu z naboru nr: 166087, 168150, 171713, 173233, 175132, 175539, 176157, 177816 i 179246. [Dowód: akta kontroli, s. 14, 17, 38, 44, 47, 53, 59, 73 i 82] W powyższym kontekście (pkt b i c) podkreślić wypada, że w protokole należy używać zwrotów (zapisów) nie budzących żadnych wątpliwości. To, ile ofert nie spełniło wymogów formalnych, winno zostać podane wprost. 9) Zgodnie z art. 31 ust. 1 u.s.c., informacje o wynikach naborów były umieszczane niezwłocznie po przeprowadzonym naborze w: BIP KWP oraz BIP KPRM. Zaznaczenia wymaga, że z uwagi na fakt zakończenia badanych spraw, kontrolujący nie miał możliwości zweryfikowania wypełnienia obowiązku umieszczania w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie KWP informacji o wynikach naborów, z postępowań poddanych kontroli. 10) Informacje o wynikach naborów zawierały co do zasady elementy wyliczone w art. 31 ust. 2 u.s.c., tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Kontrolujący stwierdził odstępstwa od powyższej zasady, mające charakter uchybień; mianowicie, informacje o wyniku naboru nr: 176157 i 177816, opublikowane w BIP KWP nie zawierają adresu KWP. [Dowód: akta kontroli, s. 63 i 76] Ponadto kontrolujący ujawnił w informacji o wyniku naboru nr 168150, opublikowanej w BIP KWP, niewłaściwe imię i nazwisko wybranego kandydata. [Dowód: akta kontroli, s. 19] W myśl oświadczenia odnoszącego się do powyższej nieprawidłowości złożonego przez Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: Przyczyna powstałego błędu leży po stronie osoby wprowadzającej informację na BIP KWP ( ), tj. po stronie pracownika Wydziału Komunikacji Społecznej KWP ( ). [Dowód: akta kontroli, s. 20] W wyniku przeprowadzonego badania spraw naborów wewnętrznych, kontrolujący po analizie dokumentacji czterech naborów, w tym protokołów z naboru, nie wnosi uwag formalno-prawnych, co do ich przeprowadzenia. Uwagę kontrolującego zwróciły opisy stanowisk pracy, przedłożone do następujących badanych naborów: 166087, 171713, 177816, 179246, KS.1112.15.2016, na których w rubryce nazwa stanowiska pracy / aktualne stanowisko pracy, została dokonana pismem odręcznym zmiana nazwy stanowiska (w niektórych przypadkach z podpisem i pieczątką pracownika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP). W analogiczny sposób dokonana została zmiana nazwy komórki organizacyjnej urzędu, w opisie stanowiska pracy do naboru nr 175539. W ocenie kontrolującego, niniejsze opisy stanowisk pracy powinny zostać sporządzone na nowych formularzach. [Dowód: akta kontroli, s. 11, 36, 69, 78, 93 i 49] Strona 5 z 7
Ponadto w opisie stanowiska pracy do naboru nr: KS.1112.1.2016, w zakresie niezbędnego wykształcenia, wpisano: Zgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16.01.2007 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych ( ) 9. Z jednej strony, błąd polega tu na niewpisaniu wprost o jakie wykształcenie chodzi. Z drugiej zaś strony, opis stanowiska pracy należało w takim przypadku zaktualizować najpóźniej przed ogłoszeniem naboru, tym bardziej, że ww. akt prawny choć aktualny na dzień sporządzenia przedmiotowego opisu stanowiska pracy (21 stycznia 2008 r.) od 1 stycznia 2010 r. już nie obowiązuje. [Dowód: akta kontroli, s. 87-92] III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W wyniku kontroli ujawniono uchybienia i nieprawidłowości, polegające na: 1) Określeniu w ogłoszeniu o naborze, nieadekwatnego do stanowiska pracy, poziomu wymaganego wykształcenia (1 przypadek). 2) Niezgodności między ogłoszeniem o naborze, a opisem danego stanowiska pracy, w określeniu wymagań związanych ze stanowiskiem pracy (3 przypadki). 3) Nieokreśleniu w protokole z naboru, miejsc zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego najlepszych kandydatów. Najczęściej podawano pełne adresy kandydatów (10 przypadków). 4) Stosowaniu w protokole z naboru niepoprawnych zapisów (9 przypadków). 5) Nieokreśleniu wprost, w protokole z naboru, liczby ofert niespełniających wymogów formalnych (9 przypadków). 6) Niezamieszczeniu w informacji o wyniku naboru, jednego z jej obligatoryjnych elementów adresu urzędu (2 przypadki). 7) Zamieszczeniu w informacji o wyniku naboru, niewłaściwego imienia i nazwiska wybranego kandydata (1 przypadek). 8) Niedysponowaniu aktualnym opisem stanowiska pracy (7 przypadków). Przyczyną ujawnionych uchybień i nieprawidłowości był niewystarczający nadzór nad realizacją kontrolowanego zadania. Skutkiem stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości jest odstępstwo od stanu pożądanego, w kontrolowanym zakresie. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. nr 3/2016. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń: Kierownik jednostki kontrolowanej, nie zgłosił zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: W związku z ustaleniami kontroli, zalecam zwiększenie nadzoru nad przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej oraz sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy. 9 Dz. U. Nr 12, poz. 79. Strona 6 z 7
VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. Wojewody Opolskiego Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli Strona 7 z 7