W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E

Transkrypt

1 WOJEWODA OPOLSKI NK.IV RCh Opole, dnia 8 czerwca 2015 roku Pan Karol STĘPIEŃ Opolski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej ul. Budowlanych OPOLE W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, w związku z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, w dniach maja br., Pan Radosław Chodziński inspektor wojewódzki, pracownik Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, przeprowadził kontrolę problemową w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu (KWPSP) 3 w zakresie: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2012 r. do 30 kwietnia 2015 r. Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan Karol Stępień Opolski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej (OKWPSP) 4. Zastępcami Opolskiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej są: Pan Jerzy Paluch 5 oraz Pan Marek Matczak 6. Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej: Pani Aldona Wikowska 7 : od r. do r. Naczelnik Wydziału Organizacji, Nadzoru i Kadr, od r. do nadal Naczelnik Wydziału Kadr. 1 Dz. U. Nr 185, poz. 1092; dalej: ustawa o kontroli w administracji rządowej. 2 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz Adres KWPSP: ul. Budowlanych 1, Opole. 4 Powołany na to stanowisko z dniem 16 kwietnia 2000 r. W systemie EZD Dowody I, s Powołany na to stanowisko od dnia 1 lutego 2008 r. W systemie EZD Dowody I, s Powołany na to stanowisko od dnia 1 marca 2011 r. W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD KW PSP OPOLE_Odp na pismo NK.IV pdf, s. 2 (w:) Odp. KW PSP w OPOLU dot. analizy przedkontrolnej (epuap) i Dowody I, s. 4-9.

2 Ocena skontrolowanego zakresu działalności Mając na uwadze wszystkie ustalenia dokonane w wyniku kontroli, przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, oceniono p o z y t y w n i e. Ustalenia kontroli I. Analiza dokumentacji z zakresu poddanego kontroli, nie wykazała naruszenia w KWPSP ustawowych zasad otwartości i konkurencyjności naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej 8. II. W KWPSP obowiązuje procedura naboru do służby cywilnej wprowadzona zarządzeniem nr 7/2013 OKWPSP z dnia 9 maja 2013 r. w sprawie określenia procedury postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do pracy w korpusie służby cywilnej oraz wprowadzenia do pracy po zatrudnieniu w Komendzie Wojewódzkiej PSP w Opolu 9. Wcześniej zaś obowiązywało zarządzenie nr 21/2011 OKWPSP z dnia 30 grudnia 2011 r. w sprawie: przeprowadzania naborów kandydatów do służby w PSP i pracy w korpusie służby cywilnej w Komendzie Wojewódzkiej PSP w Opolu 10. Wspomnieć w tym miejscu należy, że skonkretyzowane przez Szefa Służby Cywilnej zarządzeniem Nr 3 z dnia 30 maja 2012 r. 11 Standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej 12 w rozdziale III. pt. Nabór i wprowadzenie do pracy, w ust. 1, przewidywały określenie w terminie 6 miesięcy od dnia ich wejścia w życie (tj. do 30 listopada 2012 r.) wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w urzędzie lub taką modyfikację już istniejących procedur, aby uwzględniały wytyczne zawarte w ust. 1 (pkt 1-12) ww. rozdziału. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez Panią A. Wikowską Naczelnika Wydziału Kadr: Mając na uwadze informacje z Komendy Głównej PSP, że zmianie mają ulec procedury dotyczące postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do osób ubiegających się o przyjęcie do służby w Państwowej Straży Pożarnej wstrzymaliśmy się z aktualizacją procedur wprowadzonych zarządzeniem Nr 21/2011 OKWPSP z dnia 30 grudnia 2011 r. Wytyczne Komendanta Głównego PSP dotyczące procesu postępowania kwalifikacyjnego do służby przygotowawczej w Państwowej Straży Pożarnej wprowadzone zostały pismem Nr BK-I-100/18-2/2012 z dnia 28 grudnia 2012 r. Z uwagi na dużą ilość spraw służbowych w wydziale, procedury naboru do pracy w korpusie służby cywilnej w Komendzie Wojewódzkiej PSP w Opolu w oparciu o wytyczne Szefa Służby Cywilnej zostały wprowadzone w dniu 9 maja 2013 r. 13. Przedmiotowa regulacja OKWPSP 14 wymaga aktualizacji (nowelizacji), polegającej na zmianie występującej w niej nazwy nieistniejącego już w strukturze KWPSP Wydziału Organizacji, Nadzoru i Kadr, na Wydział Kadr (lub ewentualnie wydział właściwy ds. kadr). Już w trakcie czynności kontrolnych w KWPSP, kontrolującemu zostało przedłożone wyjaśnienie, zgodnie z którym: ( ) niezwłocznie zaktualizowane zostanie zarządzenie Nr 7/2013 OKWPSP z dnia 9 maja 2013 r. w zakresie zapisów dotyczących nazwy wydziału, który zajmuje się procesem naboru do pracy w korpusie służby cywilnej Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.) u.s.c., nabór do służby cywilnej jest otwarty oraz konkurencyjny. 9 W systemie EZD - KW PSP OPOLE_Zarządzenie pdf (w:) Odp. KW PSP w OPOLU dot. analizy przedkontrolnej (epuap). Dalej: Zarządzenie nr 7/2013 OKWPSP. 10 W systemie EZD - KW PSP OPOLE_Zarządzenie pdf (w:) Odp. KW PSP w OPOLU dot. analizy przedkontrolnej (epuap). 11 Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. W systemie EZD - Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej.pdf. 12 Stanowią załącznik do ww. zarządzenia Szefa Służby Cywilnej. 13 W systemie EZD Dowody I, s Zarządzenie nr 7/2013 OKWPSP.

3 Ponadto, jako dobrą praktykę można polecić, aby procedura naboru do służby cywilnej w KWPSP 16, przewidywała umieszczanie w ogłoszeniu o naborze informacji o wysokości proponowanego wynagrodzenia zasadniczego co może zapobiec sytuacji, w której po przeprowadzeniu naboru zostanie wybrana osoba do zatrudnienia, jednak zrezygnuje ona z podjęcia pracy z uwagi na warunki finansowe oferowane przez KWPSP 17. III. Analizie poddano wszystkie 5 naborów (100%) na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej, realizowanych w KWPSP w okresie objętym kontrolą, a mianowicie nabór nr 18 : 1) na stanowisko: starszy specjalista ds. organizacji w Wydziale Organizacji, Nadzoru i Kadr; 2) na stanowisko: starszy specjalista ds. organizacji w Wydziale Organizacji, Nadzoru i Kadr; 3) na stanowisko: starszy specjalista ds. kształcenia z ratownictwa medycznego w Ośrodku Szkolenia; 4) na stanowisko: starszy specjalista ds. kadr w Wydziale Kadr; 5) na stanowisko: starszy specjalista ds. analiz w Wydziale Organizacji i Nadzoru. IV. W wyniku przeprowadzonej kontroli ww. naborów, stwierdzono następujący stan faktyczny: 1) Ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z art. 28 ust. 1 u.s.c. w: BIP KPRM, BIP KWPSP, oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie KWPSP 19 ; 3 2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c., z wyjątkiem ogłoszeń zamieszczonych na BIP KWPSP, w których stwierdzono brak informacji, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6% 20. Za przyczynę powyższego braku Pani A. Wikowska Naczelnik Wydziału Kadr, uznała: niedopatrzenie 21. Zaznaczyć także trzeba, że w dwóch ogłoszeniach o naborze 22, do wymaganych dokumentów i oświadczeń zaliczono oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wyników poszczególnych etapów postępowania na BIP PSP i w siedzibie KWPSP, co nie znajduje uzasadnienia ani w obowiązujących przepisach prawa ani w dobrej praktyce z zakresu przeprowadzania naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Odstąpienie od formułowania obowiązku złożenia ww. oświadczenia, wiąże się jednak z koniecznością zapewnienia takiej formy komunikacji z kandydatami, która zapewni realizację standardu 23 dotyczącego informowania kandydatów, na równych zasadach, o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na tym etapie, co zalecił także Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów W systemie EZD Dowody I, s Zarządzenie nr 7/2013 OKWPSP. 17 Zalecenie to wynika ze Standardów zrządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej (rozdział III ust. 2 pkt 2). 18 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Patrz: 19 Na podstawie oświadczenia Pani A. Wikowskiej - Naczelnika Wydziału Kadr. W systemie EZD Dowody I, s Dot. naborów: ; ; ; ; W systemie EZD Dowody II, s W systemie EZD Dowody I, s Dot. naborów: i W systemie EZD Dowody I, s. 30 i Zawartego w rozdziale III ust. 1 pkt 11 Standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 24 W piśmie z 10 października 2014 r., znak: DSC (7)/14/MR.DS, skierowanym do OKWPSP, w związku ze złożoną skargą dot. naborów: i ; dalej: pismo DSC (7)/14/MR.DS. W systemie EZD Dowody I, s

4 Ponadto, nie znajduje żadnego uzasadnienia patrząc przede wszystkim przez pryzmat przepisów u.s.c. umieszczanie w części ogłoszenia o naborze wymagane dokumenty i oświadczenia, zapisu: Wymagane oświadczenia należy wypełnić wg wzoru określonego w zał. nr 1 do ogłoszenia o naborze zamieszczonego na BIP-ie Państwowej Straży Pożarnej woj. opolskiego 25 ; 3) Terminy do składania dokumentów, określone w ogłoszeniach o naborze, były zgodne z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c. 26. Wszystkie dopuszczone oferty kandydatów, złożono / nadano w terminie; 4) Oferty kandydatów niezatrudnionych (które nie zostały odebrane), podlegały komisyjnemu zniszczeniu. Z czynności tej sporządzono protokoły 27. Podkreślić należy, że postępowanie takie, z uwagi na ochronę danych osobowych, jest zgodne ze stanowiskiem prezentowanym w tej sprawie przez Departament Służby Cywilnej KPRM 28. Z uwagi jednak na powyższe, kontrolujący nie może obiektywnie, tj. na podstawie materiału źródłowego, odnieść się do kwestii spełniania wymogów formalnych przez wszystkich kandydatów; 5) Nie stwierdzono konieczności zastosowania dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., dotyczącej pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego osobie niepełnosprawnej; 6) Z każdego przeprowadzonego naboru sporządzono protokół zgodnie z art. 30 ust. 1 i art. 30 ust. 2 u.s.c. Niemniej zgodzić należy się z oceną przedstawioną przez Departament Służby Cywilnej KPRM, w myśl której: ( ) komisja powinna jedynie wyłonić najlepszych kandydatów bez dokonywania rekomendacji osoby do zatrudnienia, gdyż wybór osoby do zatrudnienia spośród wyłonionych kandydatów, po zapoznaniu się z dokumentacją z przeprowadzonego naboru, leży w wyłącznej kompetencji dyrektora generalnego urzędu 29 działającego w charakterze pracodawcy 30. Wskazać w tym miejscu należy, że w protokołach wszystkich kontrolowanych naborów występują zapisy świadczące o tym, że komisja rekrutacyjna (kwalifikacyjna) proponuje do zatrudnienia na obsadzane stanowisko, konkretnego kandydata, który uzyskał najwyższą ilość punktów 31, co w świetle powyższego uznać należy za niewłaściwą praktykę; 7) Informacje o wyniku naboru zostały umieszczone niezwłocznie po przeprowadzonym naborze, w myśl art. 31 ust. 1 u.s.c. w: BIP KPRM, BIP KWPSP oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie KWPSP 32 ; 8) Informacje o wyniku naboru sporządzono zgodnie z art. 31 ust. 2 u.s.c., z wyjątkiem trzech przypadków braku w informacji o wyniku naboru zamieszczonej na BIP KWPSP: a) adresu KWPSP 33, b) miejsca zamieszkania wybranego kandydata w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego Powyższe braki zdaniem Pani A. Wikowskej Naczelnika Wydziału Kadr: wynikają z niedopatrzenia Dot. naborów: i W systemie EZD Dowody I, s. 30 i 37. Szczegółowe propozycje rozwiązań w tym zakresie przedstawił DSC KPRM, w piśmie DSC (7)/14/MR.DS. W systemie EZD Dowody I, s Dot. terminu nie krótszego niż 10 dni, od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP KPRM. 27 W systemie EZD Dowody I, s. 16, 22, 28, 35 i Patrz np.: Odpowiedź Szefa Służby Cywilnej - z upoważnienia Prezesa Rady Ministrów - na interpelację nr 20976; dostępna na stronie internetowej: data dostępu: r. 29 W tym przypadku: OKWPSP. 30 Co wynika z art. 29a ust. 1 u.s.c. Patrz: pismo DSC (7)/14/MR.DS. W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody I, s. 14, 20, 26, 33 i Na podstawie oświadczenia Pani A. Wikowskiej - Naczelnika Wydziału Kadr. W systemie EZD Dowody I, s Dot. naborów: ; i W systemie EZD Dowody III, s Dot. naborów: ; i W systemie EZD Dowody III, s. 2, 4 i W systemie EZD Dowody I, s. 8.

5 Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu, pod poz. nr 87/2015. Projekt wystąpienia pokontrolnego przekazano w dniu 26 maja 2015 r. na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownikowi jednostki kontrolowanej (Opolskiemu Komendantowi Wojewódzkiemu Państwowej Straży Pożarnej), wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia, stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego, zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, sporządzono niniejsze wystąpienie pokontrolne, które uzupełniono o zalecenia. 5 Mając na uwadze ustalenia kontroli, z a l e c a m: 1) przestrzegać Standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej; 2) znowelizować Zarządzenie nr 7/2013 OKWPSP w zakresie: a) aktualizacji zapisów dotyczących nazwy wydziału, który zajmuje się procesem naboru do pracy w korpusie służby cywilnej, b) wprowadzenia zapisu zapewniającego umieszczanie w ogłoszeniu o naborze informacji o wysokości proponowanego wynagrodzenia zasadniczego; 3) we wszystkich ogłoszeniach o naborze zgodnie z art. 28 ust. 2 pkt 4b u.s.c. zamieszczać informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%; 4) stosować się do uwag i zaleceń Departamentu Służby Cywilnej KPRM ujętych w piśmie DSC (7)/14/MR.DS; 5) we wszystkich informacjach o wyniku naboru zgodnie z art. 31 ust. 2 pkt 1 i 3 u.s.c. podawać adres KWPSP, oraz w przypadku dokonania wyboru kandydata, jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o poinformowanie Wojewody Opolskiego w formie podpisanego elektronicznie pisma, przesłanego poprzez epuap o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji, albo o przyczynach niepodjęcia takich działań, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. Wojewody Opolskiego Otrzymuje do wiadomości: Pan Wiesław Leśniakiewicz Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej ul. Podchorążych WARSZAWA mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli