W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E

Transkrypt

1 WOJEWODA OPOLSKI 1) NK.IV RCh Opole, dnia 12 października 2015 roku Pan Krystian WALKOWIAK Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Opolu ul. Ozimska OPOLE W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, w związku z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, w dniach września br., Pan Radosław Chodziński inspektor wojewódzki oraz Pani Aneta Wencel inspektor, pracownicy Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, przeprowadzili kontrolę problemową w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Opolu (WINB) 3 w zakresie: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 sierpnia 2015 r. Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan Krystian Walkowiak Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Opolu 4. Imię i nazwisko pracownika wykonującego zadania na kontrolowanym stanowisku: Pani Ewa Słychan - Specjalista ds. Kadr i BHP (od dnia 26 maja 2008 r. do nadal) 5. 1 Dz. U. Nr 185, poz. 1092; dalej: ustawa o kontroli w administracji rządowej. 2 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz Adres WINB: ul. Ozimska 19, Opole. 4 Powołany na stanowisko Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Opolu z dniem 26 kwietnia 1999 r. W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody I, s. 30.

2 Ocena skontrolowanego zakresu działalności Mając na uwadze wszystkie ustalenia dokonane w wyniku kontroli, przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Opolu, oceniono p o z y t y w n i e z n i e p r a w i d ł o w o ś c i a m i. Ustalenia kontroli I. Analiza dokumentacji z zakresu poddanego kontroli 6, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości (biorąc pod uwagę ich rodzaj i zakres występowania), pozwala na przyjęcie ogólnego wniosku, że w WINB przestrzegano ustawowych zasad otwartości i konkurencyjności naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej 7. II. W WINB w okresie objętym kontrolą obowiązywały procedury naboru do służby cywilnej wprowadzone zarządzeniami Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Opolu: - Nr 2/11 z dnia 3 lutego 2011 r. w sprawie organizacji naboru do korpusu służby cywilnej w WINB ze zm. 8 ; - Nr 6/2014 z dnia 22 kwietnia 2014 r. w sprawie ustalenia programu zarządzania zasobami ludzkimi w korpusie służby cywilnej w WINB 9. III. Kontroli poddano: A. 7 naborów zewnętrznych (100%) na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej, realizowanych w WINB w okresie objętym kontrolą, a mianowicie nabór nr 10 : 1) na stanowisko: starszy inspektor nadzoru budowlanego ds. inspekcji budowlanej w Wydziale Inspekcji Budowlanej; 2) na stanowisko: specjalista ds. kontroli wyrobów budowlanych w Wydziale Wyrobów Budowlanych; 3) na stanowisko: starszy inspektor nadzoru budowlanego ds. inspekcji budowlanej w Wydziale Inspekcji Budowlanej; 4) na stanowisko: starszy inspektor ds. kontroli wyrobów budowlanych w Wydziale Wyrobów Budowlanych; 5) na stanowisko: starszy inspektor ds. kontroli wyrobów budowlanych w Wydziale Wyrobów Budowlanych; 6) na stanowisko: starszy inspektor nadzoru budowlanego ds. budownictwa drogowego w Wydziale Nadzoru i Kontroli; 7) na stanowisko: starszy specjalista ds. orzecznictwa w Wydziale Orzecznictwa Administracyjnego. B. 1 nabór wewnętrzny (100%) na wolne stanowisko pracy w służbie cywilnej, realizowany w WINB w okresie objętym kontrolą (2014 r.), a mianowicie nabór: 2 6 Przede wszystkim pod kątem legalności. 7 Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz ze zm.) u.s.c., nabór do służby cywilnej jest otwarty oraz konkurencyjny. 8 Zmienione zarządzeniem Nr 18/2012 Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Opolu z dnia 10 lipca 2012 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 2/2011 w sprawie organizacji naboru do korpusu służby cywilnej w WINB. Patrz: w systemie EZD - Zarządzenie 2011.(14821 _18733).pdf; Zarządzenie 2012.(14822_18734).pdf (w:) Dot. kontroli problemowej w WINB w Opolu, część 1 (epuap)_nr pisma NK.IV RCh. 9 Procedurę naboru do służby cywilnej ujęto w załączniku do niniejszego zarządzenia w TYTULE III. Nabór do korpusu służby cywilnej. Dział 1. Nabór na wolne stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej z wyłączeniem wyższych stanowisk w służbie cywilnej ( 8-20). Patrz: w systemie EZD Dowody I, s. 8-9, i Niniejsza wewnętrzna procedura naboru jest bardziej szczegółowa od poprzedniej przede wszystkim w zakresie realizacji postanowień określonych w zarządzeniu Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej obowiązuje jednak dopiero od 22 kwietnia 2014 r. 10 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Patrz: pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj.

3 1) na stanowisko: Naczelnik Wydziału Nadzoru i Kontroli. IV. W wyniku przeprowadzonej kontroli ww. naborów, stwierdzono następujący stan faktyczny: A. w zakresie dotyczącym naborów zewnętrznych: 1) Ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z art. 28 ust. 1 u.s.c. w: BIP KPRM, BIP WINB, oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WINB 11 ; 2) Ogłoszenia o naborze zawierały elementy określone w art. 28 ust. 2 u.s.c. 12 ; 3) Terminy do składania dokumentów, określone w ogłoszeniach o naborze, były zgodne z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c. 13. Wszystkie dopuszczone oferty kandydatów złożono / nadano w terminie; 4) Kwestia spełniania przez kandydatów wymogów formalnych była odpowiednio udokumentowana w aktach naborów 14. Nie stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowości; 5) W toku naboru komisja wyłaniała najlepszych kandydatów w myśl art. 29a ust. 1 u.s.c. 15 ; 6) Nie stwierdzono konieczności zastosowania dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., dotyczącej pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego osobie niepełnosprawnej; 7) Z przeprowadzonych naborów sporządzono protokoły zgodnie z art. 30 ust. 1 i art. 30 ust. 2 u.s.c.; 8) Informacje o wyniku naboru zostały umieszczone niezwłocznie po przeprowadzonym naborze, w myśl art. 31 ust. 1 u.s.c. w: BIP KPRM, BIP WINB oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WINB 16 ; 9) Informacje o wyniku naboru sporządzono zgodnie z art. 31 ust. 2 u.s.c.; 10) Stwierdzono następujące nieprawidłowości: 3 a) W ogłoszeniu o naborze nr jako wymagany niezbędny poziom wykształcenia na stanowisko specjalista, podano wykształcenie wyższe 17, co jest niezgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej 18. Powyższe rozporządzenie jako wymagane kwalifikacje na stanowisko specjalista przewiduje wykształcenie średnie 19. Istotne w tym miejscu jest to, że zgodnie z zarządzeniem Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej 20, w objaśnieniach do wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie 11 Na podstawie oświadczenia Pani E. Słychan. W systemie EZD Dowody I, s Z wyjątkiem nieprawidłowości przedstawionych w poniższym pkt Dot. terminu nie krótszego niż 10 dni, od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP KPRM. 14 W systemie EZD Dowody II, np.: s Dotyczy naborów : i (z wyjątkiem nieprawidłowości przy wyłanianiu kandydatów opisanej w poniższym pkt. 10f). Pozostałe nabory zewnętrzne nie zakończyły się wyłonieniem najlepszych kandydatów. 16 Na podstawie oświadczenia Pani E. Słychan. W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody II, s. 53 i Dowody III, s Dz. U. Nr 211, poz ze zm. 19 Patrz: w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, w tabeli IV. Tabela grup stanowisk urzędniczych, wykazów stanowisk w poszczególnych grupach oraz kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na stanowiskach urzędniczych w komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, w punkcie I. Wszystkie komendy, inspektoraty i inne jednostki organizacyjne stanowiące aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, w grupie stanowisk: Stanowiska specjalistyczne w służbie cywilnej. 20 M.P. Nr 5, poz. 61 ze zm.

4 4 cywilnej, zawartego w załączniku nr 1 do tego zarządzenia, stwierdzono jednoznacznie, iż nie można podwyższać poziomu wykształcenia musi on być zgodny z poziomem wykształcenia wskazanym dla danego stanowiska pracy w przepisach wspomnianego wyżej rozporządzenia w sprawie określenia stanowisk urzędniczych (...) 21. Wyjaśnienia Pani E. Słychan: W związku z podniesioną nieścisłością wyjaśniam, że powstała ona przy wprowadzaniu ogłoszenia do bazy danych 22. b) W ogłoszeniach o naborze nr: ; ; i podano odmienne (niezgodne ze sobą) informacje, na temat tego, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w WINB, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6 %. Niezgodność ta występuje pomiędzy ogłoszeniami zamieszczonymi w BIP WINB a ogłoszeniami zamieszczonymi w BIP KPRM 23. Wyjaśnienia Pani E. Słychan: Nr ogłoszenia wskaźnik prawdziwy to jest niższy niż 6%, Nr ogłoszenia wskaźnik prawdziwy to jest niższy niż 6%, Nr ogłoszenia wskaźnik prawdziwy to jest niższy niż 6%, Nr ogłoszenia wskaźnik prawdziwy to jest niższy niż 6%. W związku z podniesionymi nieścisłościami wyjaśniam, że w odniesieniu do treści zamieszczonych w bazie ogłoszeń Kancelarii Prezesa Rady Ministrów błędnie wybrano wskaźnik (wybór z dostępnej w bazie ogłoszeń listy) zatrudnienia osób niepełnosprawnych w tut. urzędzie, wskazując że wynosi co najmniej 6%. Natomiast w odniesieniu do błędnie podanego wskaźnika w Biuletynie Informacji Publicznej tut. Inspektoratu uprzejmie wyjaśniam, że omyłka powstała w wyniku błędu w posługiwaniu się edytorem tekstu, gdzie podczas wprowadzania danych błędnie użyto funkcji kopiuj/wklej 24. c) W ogłoszeniu o naborze nr zamieszczonym w BIP KPRM stwierdzono brak pięciu punktów określających wymagania niezbędne związane ze stanowiskiem pracy, oraz podano inne wymagania dodatkowe co ustalono dokonując porównania w tym zakresie z ogłoszeniem zamieszczonym w BIP WINB 25. Wyjaśnienia Pani E. Słychan: Niezgodność w zapisach podyktowana jest wadliwą obsługą edytora tekstu i błędnym zastosowaniem funkcji kopiuj/wklej. W odstępie jednodniowym prowadzone były nabory na dwa stanowiska (...), z których do każdego przypisany był inny zakres zadań 26. d) Na przedłożonych kontrolującym opisach stanowisk pracy, do ogłoszeń o naborze nr: ; ; i widnieje późniejsza data ich zatwierdzenia przez kierownika kontrolowanej jednostki niż data znajdująca się na ogłoszeniach o naborze. Natomiast na przedłożonym w toku kontroli opisie stanowiska pracy do ogłoszenia nr , w ogóle nie widnieje żaden podpis świadczący o jego zatwierdzeniu. 21 Z kolei stosownie do art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c., ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. 22 W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody III, s W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody III, s W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody I i Dowody II. Por. odpowiednio na s. 36 (Dowody I) i s. 45 (Dowody II). 28 W systemie EZD Dowody I i Dowody II. Por. odpowiednio na s. 36 (Dowody I) i s. 59 (Dowody II). 29 W systemie EZD Dowody I i Dowody II. Por. odpowiednio na s. 38 (Dowody I) i s. 64 (Dowody II). 30 W systemie EZD Dowody I i Dowody II. Por. odpowiednio na s. 38 (Dowody I) i s. 70 (Dowody II). 31 W systemie EZD Dowody I, s. 37.

5 Wyjaśnienia Pani E. Słychan: Wszystkie opisy stanowisk pracy dotyczące stanowisk objętych w/w nr ogłoszeń zostały przygotowane i sporządzone przez Naczelników Wydziałów przed zamieszczeniem ogłoszeń zarówno w bazie ogłoszeń Kancelarii Prezesa Rady Ministrów jak i w Biuletynie Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Opolu (teczka dot. opisów stanowisk pracy i określenia zakresu kompetencji i zadań: SKB.2003). Również przed zamieszczeniem ogłoszeń zarówno w bazie ogłoszeń Kancelarii Prezesa Rady Ministrów jak i w Biuletynie Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Opolu, Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego Krystian Walkowiak w formie ustnej zgody, akceptował i zatwierdzał opisy stanowisk pracy. Dopiero po uzyskaniu akceptacji Dyrektora Jednostki przygotowywano ogłoszenia o naborze i zamieszczano je w bazie ogłoszeń i na stronach Biuletynu Informacji Publicznej. Po zatrudnieniu nowego pracownika opis stanowiska, na które został pracownik przyjęty był personalizowany, tj. sporządzano wydruk komputerowy opisu z wpisaniem (komputerowym lub odręcznym) imienia i nazwiska osoby, której dotyczy, imienia i nazwiska bezpośredniego przełożonego oraz imienia i nazwiska Dyrektora Jednostki. Następnie opis był podpisywany przez kierującego komórką organizacyjną, osobę zatwierdzającą opis stanowiska pracy (w dniu faktycznego przekazania pracownikowi) oraz osobę zatrudnioną (po zapoznaniu się z opisem stanowiska pracy) (...). Odpowiadając na pytanie kontrolujących co do istnienia dowodów świadczących o ustnej akceptacji opisów stanowisk pracy przez Dyrektora Jednostki wyjaśniam, że pragmatyka obowiązująca w tym zakresie w Inspektoracie przewiduje ustną akceptację opisów, która jest warunkiem do zamieszczenia ogłoszeń w bazie ogłoszeń Kancelarii Prezesa Rady Ministrów jak i w Biuletynie Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Opolu. Tym samym nie sporządza się innych dowodów świadczących o ustnej akceptacji opisów stanowisk pracy przez Dyrektora Jednostki 32. Stanowisko kontrolujących: Powyższe wyjaśnienia w zakresie tzw. ustnej formy zatwierdzania (akceptacji) opisów stanowisk pracy, nie znajdują żadnego uzasadnienia w świetle uregulowań wspomnianego już wcześniej zarządzenia Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej. Zgodnie z 2 ust. 1 powyższego aktu prawnego, opis każdego nowo utworzonego stanowiska pracy sporządza się niezwłocznie po jego utworzeniu. A we wzorze opisu stanowiska pracy przewidziane są odpowiednie miejsca do wpisania daty i złożenia podpisu przez osobę zatwierdzającą ten dokument. e) Rozbieżności w określeniu wymagań niezbędnych i dodatkowych, po porównaniu w tym zakresie zapisów widniejących w ogłoszeniu o naborze z zapisami ujętymi w opisie stanowiska pracy - w ogłoszeniu o naborze nr : w ogłoszeniu o naborze SPOŚRÓD WYMAGAŃ NIEZBĘDNYCH w opisie stanowiska pracy wykształcenie wyższe budowlane wykształcenie wyższe techniczne 34 w ogłoszeniu o naborze brak takiego zapisu SPOŚRÓD WYMAGAŃ DODATKOWYCH w opisie stanowiska pracy wykształcenie wyższe prawnicze lub administracyjne albo podyplomowe z zakresu prawa administracyjnego Stosownie do art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c., ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Przed ogłoszeniem naboru, powinno się zweryfikować (przeanalizować) opis stanowiska pracy i w razie konieczności dokonać jego aktualizacji. f) W naborze nr , dopuszczono do III etapu (rozmowa kwalifikacyjna) trzech kandydatów, którzy nie osiągnęli minimalnej liczby punktów (14,5 pkt) w II etapie (test wiedzy i kompetencji) 35. Postępowanie takie należy uznać za nieprawidłowe. Podkreślić jednakże trzeba, iż żaden z tych trzech kandydatów nie został w wyniku niniejszego naboru zatrudniony. 32 W systemie EZD Dowody I, s W systemie EZD Dowody I, s. 42 i Dowody II, s Pojęcie wykształcenie wyższe techniczne obejmuje wiele specjalności, jest więc znacznie szersze znaczeniowo, niż pojęcie wykształcenie wyższe budowlane. 35 W systemie EZD Dowody II, s

6 B. w zakresie dotyczącym naboru wewnętrznego: 6 Po analizie przedłożonej do kontroli dokumentacji z przeprowadzonego w roku 2014 naboru wewnętrznego na stanowisko: Naczelnik Wydziału Nadzoru i Kontroli można stwierdzić, iż nabór ten przeprowadzono w myśl zasad określonych we wspomnianej już procedurze, wprowadzonej zarządzeniem Nr 6/2014 Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Opolu z dnia 22 kwietnia 2014 r. w sprawie ustalenia programu zarządzania zasobami ludzkimi w korpusie służby cywilnej w WINB. Wobec powyższego kontrolujący nie wnoszą uwag do sposobu jego realizacji. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Opolu, pod poz. nr 4/2015. Projekt wystąpienia pokontrolnego przekazano w dniu 30 września 2015 r. na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownikowi jednostki kontrolowanej (Opolskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Opolu), wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia, stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego, zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, sporządzono niniejsze wystąpienie pokontrolne, które uzupełniono o zalecenia. Mając na uwadze ustalenia kontroli, z a l e c a m: 1) Określać poprawnie w ogłoszeniu o naborze wymagany niezbędny poziom wykształcenia. 2) Zapewnić tożsamość i rzetelność treści ogłoszenia o naborze umieszczanego w: BIP KPRM, BIP WINB oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WINB. 3) Sporządzać, aktualizować i zatwierdzać w formie pisemnej opisy stanowisk pracy, stosownie do postanowień 2 ust. 1-4 zarządzenia Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, oraz zgodnie z wymogami określonymi we wzorze opisu stanowiska pracy ujętym w załączniku do powyższego zarządzenia. 4) Określać w ogłoszeniu o naborze w myśl art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c. wymagania związane ze stanowiskiem pracy (niezbędne i dodatkowe), zgodnie z opisem danego stanowiska. 5) Nie dopuszczać do udziału w III etapie postępowania kwalifikacyjnego kandydatów, którzy w wyniku II etapu tego postępowania, nie osiągnęli wymaganej, minimalnej liczby punktów.

7 7 Na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o poinformowanie Wojewody Opolskiego w formie podpisanego elektronicznie pisma, przesłanego poprzez epuap o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji, albo o przyczynach niepodjęcia takich działań, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. Wojewody Opolskiego mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli Otrzymuje do wiadomości: Pan Robert Dziwiński Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego ul. Krucza 38/ WARSZAWA