SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Transkrypt

1 . WOJEWODA OPOLSKI PN.II RCh Opole, dnia 27 marca 2017 r. Pan Henryk Lakwa Starosta Opolski ul. 1 Maja Opole SPRAWOZDANIE Z KONTROLI I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Starostwo Powiatowe w Opolu (SP w Opolu), ul. 1 Maja 29, Opole. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: a) art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm.), b) art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092); dalej: ustawa o kontroli, c) art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2015 r. poz ze zm.); dalej: u.n.p.p. 3) Zakres kontroli: a) Przedmiot kontroli: Realizacja zadania nieodpłatnej pomocy prawnej, b) Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2017 r. do dnia rozpoczęcia kontroli (z uwzględnieniem okresu wcześniejszego i późniejszego w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli). 4) Rodzaj kontroli: problemowa. 5) Tryb kontroli: uproszczony. 6) Termin kontroli: marca 2017 r. 7) Skład zespołu kontrolnego: a) Radosław Chodziński Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg w Wydziale Prawnym i Nadzoru OUW (przewodniczący zespołu kontrolnego), b) Sebastian Judycki Kierownik Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Prawnym i Nadzoru OUW (członek zespołu kontrolnego). 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Funkcję Starosty Opolskiego pełni pan Henryk Lakwa, od dnia 9 listopada 1998 r. [Dowód: akta kontroli, s. 1] 9) Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. nr: 1/2017. Strona 1 z 5

2 II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: Realizację zadania nieodpłatnej pomocy prawnej przez Powiat Opolski, pod względem formalno-prawnym, ocenia się pozytywnie z uchybieniami 1. Powyższa ocena wynika z ocen cząstkowych obszarów objętych kontrolą. W wyniku kontroli stwierdzono pojedyncze uchybienia o charakterze formalnym (wynikające przede wszystkim z błędnej interpretacji przepisów prawa), nie mające wpływu na efektywność kontrolowanego zadania. Ustalenia kontroli: 1) Przygotowanie podstaw (systemowych) udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oceniono pozytywnie. Na terenie Powiatu Opolskiego funkcjonuje 5 punktów nieodpłatnej pomocy prawnej. Prowadzenie 3 punktów powierzono organizacjom pozarządowym 2. Natomiast Okręgowa Rada Adwokacka w Opolu (ORA) oraz Rada Okręgowej Izby Radców Prawnych w Opolu (OIRP), prowadzą po 1 punkcie. [Dowód: akta kontroli, s. 2-3] W skład ww. punktów wchodzi łącznie 14 lokali usytuowanych w zasobach: Gmin (11) i Powiatu Opolskiego (3). W celu realizacji zadania, Powiat Opolski zawarł porozumienie z Gminą: Ozimek, Dąbrowa, Łubniany, Dobrzeń Wielki, Prószków, Komprachcice, Turawa, Popielów, Tułowice, Chrząstowice i Tarnów Opolski. [Dowód: akta kontroli, s. 5] Analiza przedmiotowych porozumień wykazała ich zgodność z formalnymi wymogami określonymi w art. 9 ust. 1 u.n.p.p. Kontrolujący nie wnoszą uwag, co do prawidłowości przygotowania podstaw (systemowych) udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej w Powiecie Opolskim. 2) Przygotowanie nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej przez adwokatów i radców prawnych oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia. Powiat Opolski zawarł porozumienia z ORA i OIRP w sprawie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej w 2017 r. Analiza niniejszych porozumień wykazała ich zgodność z wymogami formalnymi określonymi w art. 10 ust. 1 u.n.p.p. z jednym wyjątkiem. Ujawniono bowiem brak określenia liczby adwokatów i radców prawnych (wymóg art. 10 ust. 1 pkt 1 u.n.p.p.). Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez Naczelnika Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych SP w Opolu, przyczyna powyższego braku wynika z faktu, że ORA i OIRP: ( ) nie podały do porozumień liczby adwokatów i radców prawnych, ponieważ listy adwokatów i radców prawnych wyznaczonych do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej na terenie Powiatu Opolskiego zostały uchwalone przez te samorządy już po zawarciu porozumień ( ). Dlatego wprowadzono zapis stanowiący, że ORA i OIRP przedłożą Powiatowi imienny wykaz odpowiednio: adwokatów i radców prawnych w terminie do dnia 15 listopada 2016 r.. [Dowód: akta kontroli, s. 5-13, 29] Powyższy brak należy uznać za uchybienie (którego przyczyna w dużym stopniu leżała poza SP w Opolu), nie mające wpływu na efektywność kontrolowanego zadania. 1 Służby kontrolne Wojewody Opolskiego stosują czterostopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna z uchybieniami, pozytywna z nieprawidłowościami i negatywna. 2 Fundacji TOGATUS PRO BONO (2 punkty) i Stowarzyszeniu OPPEN Obywatel, Prawo, Pomoc, Edukacja, Nowatorstwo (1 punkt). Strona 2 z 5

3 O fakcie zawarcia niniejszych porozumień został niezwłocznie zawiadomiony Wojewoda Opolski, w myśl art. 10 ust. 3 u.n.p.p. [Dowód: akta kontroli, s. 14] Na podstawie art. 6 ust. 1 u.n.p.p. Powiat Opolski zawarł umowy z adwokatami i radcami prawnymi, o świadczenie usług nieodpłatnej pomocy prawnej. Ich analiza nie wykazała uchybień. [Dowód: akta kontroli, s. 5-6] 3) Przygotowanie nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej przez organizacje pozarządowe, prowadzące działalność pożytku publicznego oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień. Organizacje pozarządowe prowadzące działalność pożytku publicznego, którym Powiat Opolski powierzył prowadzenie punktów nieodpłatnej pomocy prawnej, zostały wyłonione w myśl art. 11 ust. 2 u.n.p.p. w otwartym konkursie ofert, o którym mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 3 (dalej: u.d.p.p.). W wyniku analizy dokumentacji konkursów, w ogłoszeniach otwartych konkursów ofert, ujawniono brak informacji wymaganej przepisem art. 13 ust. 2 pkt 7 u.d.p.p. o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert (...), zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym (...). Zgodnie z wyjaśnieniami Naczelnika Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych SP w Opolu, powyższe informacje zostaną z całą starannością uwzględnione w ogłoszeniach w latach następnych. [Dowód: akta kontroli, s. 6, 15-23, 29] Ponadto Zarząd Powiatu Opolskiego rozstrzygnął wyniki otwartych konkursów ofert na realizację zadania w zakresie prowadzenia punktu nieodpłatnej pomocy prawnej, w dniu 7 grudnia 2016 r. Stoi to jednak w sprzeczności z dyspozycją art. 11 ust. 12 pkt 1 u.n.p.p., z którego wynika, że organizacje pozarządowe powinny zostać wyłonione do 30 listopada 2016 r. [Dowód: akta kontroli, s. 29] Przedstawione wyżej uchybienia, nie wpływają na efektywność kontrolowanego zadania. Do pozostałego zakresu przygotowania nieodpłatnej pomocy prawnej udzielanej przez organizacje pozarządowe, kontrolujący nie wnoszą uwag. Zaznaczyć w tym miejscu także należy, że zgodnie z wyjaśnieniami Naczelnika Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych SP w Opolu, Starosta Opolski kontroluje wykonywanie umów (na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej) przez organizacje pozarządowe. Jest to w szczególności: kontrola kart nieodpłatnej pomocy prawnej wraz z oświadczeniami pod względem zgodności dat wykonywania zadania, kontakt telefoniczny w godzinach pracy punktu, niezapowiedziane osobiste wyjazdy do punktów n.p.p. bez uprzedniego informowania zleceniobiorców raz na kwartał. [Dowód: akta kontroli, s. 29] 4) Udostępnianie informacji o nieodpłatnej pomocy prawnej w BIP oceniono pozytywnie. Starosta Opolski zgodnie z art. 9 ust. 3 u.n.p.p. udostępnił w Biuletynie Informacji Publicznej SP w Opolu, informację o lokalach i harmonogramie wskazującym dni i godziny, udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej. Powyższa informacja została także zamieszczona w BIP Gmin, na terenie których funkcjonują lokale nieodpłatnej pomocy prawnej. [Dowód: akta kontroli, s. 2-3] 3 Dz.U. z 2016 r., poz ze zm. Strona 3 z 5

4 5) Przygotowanie lokali do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień. W toku kontroli dokonano oględzin 5 lokali (po 1 z każdego punktu) w których jest udzielana nieodpłatna pomoc prawna, tj. w: Dąbrowie (1), Turawie (1), Ozimku (1) i Opolu (2). Z przeprowadzonych oględzin sporządzono protokoły. Ponadto w trakcie oględzin dokumentowano stan faktyczny za pomocą cyfrowego aparatu fotograficznego. Z wykonanych zdjęć, sporządzono Materiał poglądowy. [Dowód: akta kontroli, s ; Materiał poglądowy, s. 1-20] W wyniku przeprowadzonych oględzin stwierdzić można, że ww. lokale spełniają wymogi określone w 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu udzielania i dokumentowania nieodpłatnej pomocy prawnej 4 ; dalej: rozporządzenie MS. Uwagę kontrolujących zwrócił jedynie lokal w Dąbrowie, który usytuowano na pierwszym piętrze Urzędu Gminy (pok. 110). Urząd ten nie jest jednak wyposażony w windę dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z wyjaśnieniem uczestniczącego w oględzinach pracownika SP w Opolu, osoby niepełnosprawne są przyjmowane w pok. 10 oraz w gabinecie Sekretarza Gminy. Ponadto w miejscu przeznaczonym dla osób oczekujących na udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej nie udostępniono informacji nt. nieodpłatnej pomocy prawnej, o których stanowi 5 ust. 5 rozporządzenia MS. Informacja w tym zakresie znajduje się na parterze budynku Urzędu, co nie jest zgodne z literalnym brzmieniem ww. przepisu. [Dowód: akta kontroli, s ; Materiał poglądowy, s. 4; fot ] 6) Wymiar i dokumentowanie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oceniono pozytywnie. Nieodpłatna pomoc prawna zgodnie z harmonogramem udzielana jest na terenie Powiatu Opolskiego w 5 punktach, i w myśl art. 8 ust. 3 u.n.p.p., w przeciętnym wymiarze 5 dni w tygodniu, przez co najmniej 4 godziny dziennie (w każdym punkcie). [Dowód: akta kontroli, s. 2-3 i 50] Udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej jest dokumentowane przez wypełnienie karty nieodpłatnej pomocy prawnej, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia MS w tym zakresie. Starosta Opolski w celu umożliwienia kontroli prawidłowości udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, przechowuje oświadczenia osób uprawnionych do otrzymania nieodpłatnej pomocy prawnej, w myśl art. 4 ust. 8 u.n.p.p. Kontrolujący nie stwierdzili uchybień w tym obszarze. [Dowód: akta kontroli, s ] 7) Dodatkowo wskazać należy, że w SP w Opolu, został przeprowadzony w roku bieżącym audyt (wewnętrzny) prawidłowości realizacji przez Powiat zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej w 2016 r., co ocenia się pozytywnie. W Sprawozdaniu z ww. audytu wskazano na niską efektywność realizacji zadania, bowiem w 2016 r. koszt 1 udzielonej porady prawnej wyniósł 786,25 zł (ogółem udzielono 393 porady prawne). Mając powyższe na uwadze, audytor zalecił m.in.: ( ) wzmocnienie działań informacyjno-promocyjnych nieodpłatnej pomocy prawnej (np. poprzez zewnętrzne stojaki promujące usługę przed budynkami ( ), celem zwiększenia efektywności realizacji zadania. [Dowód: akta kontroli, s ] W myśl wyjaśnień udzielonych przez Starostę Opolskiego, w kontekście realizacji zaleceń z audytu, a w szczególności podjętych działań na rzecz zwiększenia efektywności realizowanego zadania: w bieżącym roku zwiększono liczbę lokali - w ramach 5 punktów - o 9. Oprócz tego oddano do publikacji w Tygodniku Ziemi Opolskiej informację o zasadach korzystania z nieodpłatnej pomocy prawnej. Nadto zaplanowano zakup zewnętrznych stojaków promujących usługę przed budynkami. [Dowód: akta kontroli, s ] 4 Dz.U. z 2015 r., poz ze zm. Strona 4 z 5

5 III. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości (uchybień) lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: W związku z ustaleniami kontroli, zalecam: 1) Zapewnić uwzględnianie, w: porozumieniach z ORA i OIRP oraz ogłoszeniach otwartych konkursów ofert wszystkich elementów formalno-prawnych, wymaganych przepisami prawa w tym zakresie; 2) Przestrzegać terminu wyłonienia organizacji pozarządowych do prowadzenia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej (tj. do 30 listopada roku poprzedzającego realizację zadania); 3) Rozważyć możliwość przeniesienia lokalu w Urzędzie Gminy Dąbrowa na parter budynku, a także zapewnić w miejscu przeznaczonym dla osób oczekujących na udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej (tj. bezpośrednio obok pokoju w którym jest udzielana), udostępnienie informacji nt. nieodpłatnej pomocy prawnej, o których stanowi 5 ust. 5 rozporządzenia MS; 4) Dokonać przeglądu lokali nieobjętych oględzinami podczas niniejszej kontroli, pod kątem spełniania wszystkich wymogów 5 rozporządzenia MS. W razie stwierdzenia odstępstw od ww. przepisu, podjąć odpowiednie działania w celu ich eliminacji; 5) Podjąć stosowne działania na rzecz rozpowszechnienia w większym zakresie informacji o lokalizacji punktów, harmonogramie i zasadach udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, na terenie Powiatu Opolskiego. Na przykład, proszę rozważyć możliwość cyklicznego zamieszczania stosownych informacji w tym zakresie w gminnych gazetach (czasopismach), lub podać je do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty (stosownie do 4 rozporządzenia MS), np. w formie plakatów. IV. Na podstawie art. 49 w związku z art. 52 ust. 1 ustawy o kontroli, proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości (uchybień), w terminie 20 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. V. Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Przedstawienie stanowiska nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli. Z up. Wojewody Opolskiego Anna Karwot Kierująca Zespołem Audytu Wewnętrznego Do wiadomości: 1. Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia (Oddział Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej) OUW. 2. Ministerstwo Sprawiedliwości (Departament Zawodów Prawniczych i Dostępu do Pomocy Prawnej Wydział Nieodpłatnej Pomocy Prawnej), Aleje Ujazdowskie 11, Warszawa. Strona 5 z 5