Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna Załącznik do SIWZ DOA-IV. 272.50.2011 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA REALIZACJA SPOTKAŃ WARSZTATOWYCH RPO WO 2007-2013, PO KL i PO PT W ramach realizacji działań informacyjnych i edukacyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 (RPO WO 2007-2013), Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz Narodowej Strategii Spójności [Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (PO PT)], Zamawiający planuje zrealizować 12 spotkań warsztatowych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL i PO PT w podziale na 3 zadania: A. 7 spotkań warsztatowych z zakresu przygotowania wniosków o płatność w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 (RPO WO 2007-2013), według harmonogramu przygotowanego przez Zamawiającego, stanowiącego załącznik nr 7 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. B. 3 spotkania warsztatowe z zakresu polityki horyzontalnej dot. równości płci w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, według harmonogramu przygotowanego przez Zamawiającego, stanowiącego załącznik nr 7 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. C. 2 spotkania warsztatowe z zakresu rozliczania (spotkanie 2-dniowe z noclegiem) i kontroli (spotkanie 1-dniowe) projektów w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, PO IG i PO IiŚ, zgodnie ze specyfikacją wskazaną przez Zamawiającego oraz według harmonogramu przygotowanego przez Zamawiającego, stanowiącego załącznik nr 7 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Zadanie A): 1. Cel spotkań warsztatowych: Celem spotkań warsztatowych jest przekazanie niezbędnej wiedzy, a w szczególności umiejętności praktycznych, w zakresie rozliczania projektów inwestycyjnych współfinansowanych ze środków RPO WO 2007-2013. Warsztaty służą wskazaniu najczęstszych problemów i błędów popełnianych przez beneficjentów w procesie rozliczania inwestycji zgodnie z obowiązującymi wytycznymi. Spotkanie obejmuje zagadnienia teoretyczne oraz praktyczne z zakresu zasad rozliczania dotacji finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), w oparciu o dotychczasowe doświadczenia w realizacji RPO WO 2007-2013. 1
2. Zakres spotkań warsztatowych: 1) Wprowadzenie do zasad obowiązujących przy rozliczaniu projektów. Vademecum dla beneficjentów RPO WO 2007-2013, T. III. 2) Umowa o dofinansowanie realizacji projektu: Najważniejsze elementy umowy o dofinansowanie projektu. Aneksowanie umów. Granice możliwości dokonywania zmian w zakresie rzeczowo-finansowym umowy o dofinansowanie. 3) Omówienie i praktyczne wypełnianie załączników do umowy (warsztaty). 4) Kwalifikowalność wydatków, prawidłowość ich udokumentowania i ewidencjonowania. 5) Wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji. 6) Wniosek o płatność (teoria + warsztaty): Terminy i rodzaje wniosków o płatność. Omówienie formularza wniosku o płatność. Wypełnienie wniosku o płatność przez uczestników spotkania w oparciu o dowody księgowe. Weryfikacja wniosku o płatność. Dokumentowanie poniesionych wydatków. Opis na dokumentach pokazujących ich związek z projektem, dokumenty dodatkowe niezbędne do zatwierdzenia wydatku. 7) Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów we wnioskach o płatność. 8) Pytania, dyskusja, konsultacje. 3. Metodyka spotkań warsztatowych: Interaktywne metody nauczania, w tym: prezentacja trenerska, indywidualne i grupowe ćwiczenia, dyskusja, praca z Generatorem Wniosków RPO WO 2007-2013, analiza przypadków. 4. Wymagania techniczne dot. organizacji spotkań: Spotkania warsztatowe zorganizowane zostaną w Opolu. Każde spotkanie warsztatowe zostanie zorganizowane w ciągu jednego dnia i potrwa nie krócej niż 5 godzin zegarowych, plus dwie przerwy: jedna przerwa kawowa (ok. 15 minut w trakcie spotkania), jedna przerwa lunchowa (w połowie spotkania). Spotkania warsztatowe powinny rozpocząć się nie wcześniej niż o godz. 9.00, a kończyć się nie później niż o godz. 16.00. Spotkania warsztatowe powinny być przeprowadzone w dni robocze od poniedziałku do piątku. W trakcie przerw dla uczestników (według listy obecności) przygotowany zostanie catering, w wydzielonym pomieszczeniu, w pobliżu sali. Sale wykładowe powinny zapewnić naukę w przyjaznych warunkach wymaganych przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. np. dostęp dziennego światła, świeżego powietrza lub klimatyzacja), w tym: pojemność sali na min. 20 osób (miejsca siedzące), 2
wyposażenie sali w min. 20 stanowisk komputerowych (każde stanowisko wyposażone w komputer stacjonarny lub przenośny; dostęp do Internetu, oprogramowanie biurowe MS Office lub równoważne oraz aplikacje umożliwiające uruchomienie i korzystanie z Generatora Wniosków RPO WO 2007-2013), wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz ewentualnie system nagłośnieniowy (mikrofony), wyposażenie sali w flipchart lub tablicę suchościeralną oraz markery w różnych kolorach, położenie sali oraz infrastruktura towarzysząca powinna umożliwiać samodzielny dostęp dla osób niepełnosprawnych. Powinien zostać zapewniony uczestnikom dostęp do pomieszczeń sanitarnych, tj. toalet, w tym samym obiekcie, w którym znajduje się sala. Każde spotkanie zorganizowane zostanie w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych. 5. Do zadań Wykonawcy należy: Przedstawienie szczegółowego harmonogramu spotkań warsztatowych. Przygotowanie listy uczestników spotkań warsztatowych RPO WO 2007-2013, tj. przedstawicieli podmiotów beneficjentów RPO WO 2007-2013 z obszaru województwa opolskiego. Zapewnienie informacji i promocji spotkań warsztatowych na terenie województwa Opolskiego. Powiadomienie o spotkaniach warsztatowych i wysłanie zaproszeń do potencjalnych beneficjentów RPO WO 2007-2013 w wersji papierowej (poczta lub kurier) oraz w wersji elektronicznej (poczta elektroniczna), zgodnie z listą zaakceptowaną przez Zamawiającego. Rekrutacja uczestników oraz zorganizowanie systemu zgłoszeń na spotkania, przy założeniu, że o udziale w warsztatach decydować będzie kolejność zgłoszeń. Zgłoszenia na spotkanie powinny być dokonywane na formularzu zgłoszeniowym. Przygotowanie listy obecności uczestników spotkania, przy założeniu, że w każdym spotkaniu warsztatowym weźmie udział co najmniej 15 osób, a maksymalnie 20 osób. Nie więcej niż 20% uczestników spotkań warsztatowych stanowić mogą przedstawiciele firm consultingowych. Przekazanie potwierdzonej listy obecności uczestników, na 2 dni przed spotkaniem warsztatowym, do akceptacji Zamawiającego. Przygotowanie zestawu materiałów na spotkanie dla uczestników (1 zestaw dla 1 uczestnika). Każdy zestaw składać się będzie z: teczki, długopisu, notesu oraz wydrukowanych przez Wykonawcę: programu spotkania, prezentacji oraz ankiety ewaluacyjnej. Odbiór materiałów uczestnicy kwitować będą podpisem na liście obecności. Wykonawca zorganizuje na miejscu spotkań warsztatowych sekretariat oraz zapewni co najmniej jedną osobę do jego obsługi. Zadaniem sekretariatu będzie: ewidencjonowanie uczestników na liście obecności, wydawanie materiałów na spotkanie, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu spotkania oraz innych sprawach organizacyjnych. Przygotowanie dokumentacji fotograficznej ze spotkań warsztatowych (min. 10 zdj. w wersji papierowej na papierze fotograficznym w formacie min. 10x15 i na płycie CD z każdego spotkania). Zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali i jej otoczenia w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym, z wykorzystaniem materiałów własnych oraz należących do Zamawiającego. 3
Zapewnienie wizualizacji spotkań warsztatowych zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów zawartymi w Vademecum dla beneficjentów RPO WO 2007-2013, T. III, rozdz. dot. informacji i promocji: www.rpo.opolskie.pl, w tym informowanie, że spotkanie organizowane jest na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Przeprowadzenie ewaluacji spotkań warsztatowych wśród 100% uczestników każdego spotkania. Na podstawie wypełnionych ankiet przygotowanie raportu ewaluacyjnego z każdego spotkania warsztatowego, zawierający co najmniej tabelaryczne zestawienie wyników ankiet oraz średnie wartości wyliczone na ich podstawie, w tym średnią ocenę spotkania, dokona analizy wyników ankiet oraz wnioski w zakresie zapotrzebowania na spotkania (pyt. 8 ankiety). Zapewnienie oznaczenia dodatkowych materiałów związanych z spotkaniami warsztatowymi następującymi logotypami: logo Program Regionalny, logo Opolskie Kwitnące, flaga Unii Europejskiej z opisem Unia Europejska oraz Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz oznaczeniami i opisami dotyczącymi współfinansowania spotkań warsztatowych przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013. Wykonawca jest zobowiązany do odbioru wszelkich materiałów warsztatowych z siedziby Zamawiającego i przewiezienia ich na miejsce spotkania warsztatowego. 6. Do zadań Zamawiającego należy: Wyznaczenie osoby do kontaktów Wykonawcy z Zamawiającym oraz współpracy przy realizacji spotkań. Przygotowanie i przekazanie wzoru formularza zgłoszeniowego, który stanowi załącznik nr 1 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w wersji elektronicznej. Przygotowanie i przekazanie wzoru listy obecności, który stanowi załącznik nr 2 do Przygotowanie i przekazanie wzoru zaproszenia, który stanowi załącznik nr 3 do Przygotowanie i przekazanie wzoru oznaczenia sali, który stanowi załącznik nr 4 do Przygotowanie i przekazanie wzoru programu, który stanowi załącznik nr 5 do Przygotowanie i przekazanie wzoru ankiety ewaluacyjnej, który stanowi załącznik nr 6 do Przygotowanie i przekazanie wzoru Wstępnego harmonogramu spotkań warsztatowych, który stanowi załącznik nr 7 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w wersji elektronicznej. Akceptacja listy uczestników spotkań warsztatowych RPO WO 2007-2013, tj. przedstawicieli podmiotów beneficjentów RPO WO 2007-2013 z obszaru województwa opolskiego, przygotowanej przez Wykonawcę i przesłanej w wersji elektronicznej do Zamawiającego. Zapewnienie trenerów spotkań warsztatowych (pracowników Zamawiającego). Przygotowanie i przekazanie Wykonawcy materiałów dla uczestników spotkań warsztatowych tj. teczki, notesy, długopisy. Przygotowanie i przekazanie treści prezentacji trenerskiej, w wersji elektronicznej. Zadanie B): 4
1. Cel spotkań warsztatowych: Celem spotkań warsztatowych jest przekazanie niezbędnej wiedzy, a w szczególności umiejętności praktycznych, w zakresie przygotowania wniosku aplikacyjnego i realizacji projektów zgodnych z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn, obowiązującą wszystkich wnioskodawców od 1 kwietnia 2009 r. w PO KL. Podczas warsztatów uczestnicy powinni zapoznać się z obowiązującymi wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (m.in. standardem minimum) oraz nabyć umiejętności w zakresie analizy problemu i grupy docelowej projektu, projektowania wsparcia i monitorowania rezultatów pod kątem płci. Spotkania warsztatowe mają za zadanie przybliżyć pojęcie równości szans kobiet i mężczyzn, a poprzez wskazanie przykładów dobrych praktyk stanowić źródło inspiracji w procesie przygotowania i realizacji równościowych projektów. Spotkania warsztatowe powinny obejmować zagadnienia teoretyczne oraz praktyczne z zakresu równości szans, w oparciu o dotychczasowe doświadczenia w realizacji PO KL. 2. Zakres spotkań warsztatowych: 1) Pojęcie równości szans, zasada równości szans w Unii Europejskiej i Polsce. 2) Sytuacja kobiet i mężczyzn w wybranych sferach życia społecznego objętych interwencją PO KL, przyczyny i obszary nierówności. 3) Wymagania dotyczące równości szans kobiet i mężczyzn w prawodawstwie polskim i europejskim, standard minimum. 4) Przygotowanie wniosku aplikacyjnego zgodnie z zasadą równości kobiet i mężczyzn, włączenie zasady równości szans płci do projektów (ćwiczenia +studia przypadków). 5) Wpływ i metodologia konstruowania budżetów wrażliwych na płeć (ćwiczenia + studia przypadków). 6) Monitoring i ewaluacja. 7) Ocena projektu w aspekcie równości płci (studia przypadków). 8) Działania sprzyjające równości płci w trakcie realizacji projektu rekomendacje i praktyczne przykłady: równościowe cele; równościowe działania; równościowe rezultaty; równościowe zarządzanie projektem. 9) Pytania, dyskusja, konsultacje. 3. Metodyka spotkań warsztatowych: Interaktywne metody nauczania, w tym: prezentacja trenerska, indywidualne i grupowe ćwiczenia, dyskusja, praca z wnioskiem aplikacyjnym PO KL, analiza przypadków. 4. Wymagania techniczne dot. organizacji spotkań: Spotkania warsztatowe zorganizowane zostaną w Opolu. Każde spotkanie warsztatowe zostanie zorganizowane w ciągu jednego dnia i potrwa nie krócej niż 6 godzin zegarowych, plus dwie przerwy: jedna przerwa kawowa (ok. 15 minut w trakcie spotkania), jedna przerwa lunchowa (w połowie spotkania). Spotkania warsztatowe powinny rozpocząć się nie wcześniej niż o godz. 9.00, a kończyć się nie później niż o godz. 16.00. 5
Spotkania warsztatowe powinny być przeprowadzone w dni robocze od poniedziałku do piątku. W trakcie przerw dla uczestników (według listy obecności) przygotowany zostanie catering, w wydzielonym pomieszczeniu, w pobliżu sali. Sale wykładowe powinny zapewnić naukę w przyjaznych warunkach wymaganych przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. np. dostęp dziennego światła, świeżego powietrza lub klimatyzacja), w tym: pojemność sali na min. 20 osób (miejsca siedzące), wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz ewentualnie system nagłośnieniowy (mikrofony), wyposażenie sali w flipchart lub tablicę suchościeralną oraz markery w różnych kolorach, położenie sali oraz infrastruktura towarzysząca powinna umożliwiać samodzielny dostęp dla osób niepełnosprawnych. Powinien zostać zapewniony uczestnikom dostęp do pomieszczeń sanitarnych, tj. toalet, w tym samym obiekcie, w którym znajduje się sala. Każde spotkanie zorganizowane zostanie w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych. 5. Do zadań Wykonawcy należy: Przedstawienie szczegółowego harmonogramu spotkań warsztatowych. Przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji programu spotkań warsztatowych, przygotowanego na podstawie wskazanego przez Zamawiającego zakresu merytorycznego. Przygotowanie listy uczestników spotkań warsztatowych PO KL, tj. przedstawicieli podmiotów beneficjentów PO KL z obszaru województwa opolskiego. Zapewnienie informacji i promocji spotkań warsztatowych na terenie województwa opolskiego (np. na swoich stronach internetowych). Powiadomienie o spotkaniach warsztatowych i wysłanie zaproszeń do potencjalnych beneficjentów PO KL w wersji papierowej (poczta lub kurier) oraz w wersji elektronicznej (poczta elektroniczna), zgodnie z listą zaakceptowaną przez Zamawiającego. Rekrutacja uczestników oraz zorganizowanie systemu zgłoszeń na spotkania, przy założeniu, że o udziale w warsztatach decydować będzie kolejność zgłoszeń. Zgłoszenia na spotkanie powinny być dokonywane na formularzu zgłoszeniowym. Przygotowanie listy obecności uczestników spotkania, przy założeniu, że w każdym spotkaniu warsztatowym weźmie udział co najmniej 15 osób, a maksymalnie 20 osób. Nie więcej niż 20% uczestników spotkania warsztatowego stanowić mogą przedstawiciele firm consultingowych. Przekazanie potwierdzonej listy obecności uczestników, na 2 dni przed spotkaniem warsztatowym, do akceptacji Zamawiającego. Przygotowanie zestawu materiałów na spotkanie dla uczestników (1 zestaw dla 1 uczestnika). Każdy zestaw składać się będzie z: teczki, długopisu, notesu oraz wydrukowanych przez Wykonawcę: programu spotkania, prezentacji oraz ankiety ewaluacyjnej. Odbiór materiałów uczestnicy kwitować będą podpisem na liście obecności. Wykonawca zorganizuje na miejscu spotkania warsztatowego sekretariat oraz zapewni co najmniej jedną osobę do jego obsługi. Zadaniem sekretariatu będzie: ewidencjonowanie uczestników na liście obecności, wydawanie materiałów na spotkanie, 6
potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu spotkania oraz innych sprawach organizacyjnych. Przygotowanie dokumentacji fotograficznej ze spotkań warsztatowych (min. 10 zdj. w wersji papierowej na papierze fotograficznym w formacie min. 10x15 i na płycie CD z każdego spotkania). Zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali i jej otoczenia w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym, z wykorzystaniem materiałów własnych oraz należących do Zamawiającego. Zapewnienie wizualizacji spotkań warsztatowych zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów PO KL, dostępnymi na stronie internetowej www.pokl.opolskie.pl, w tym informowanie, że spotkanie organizowane jest na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Przeprowadzenie ewaluacji spotkań warsztatowych wśród 100% uczestników każdego spotkania. Na podstawie wypełnionych ankiet przygotowanie raportu ewaluacyjnego ze spotkania warsztatowego, zawierający co najmniej tabelaryczne zestawienie wyników ankiet oraz średnie wartości wyliczone na ich podstawie, w tym średnią ocenę spotkania, dokona analizy wyników ankiet oraz wnioski w zakresie zapotrzebowania na spotkania (pyt. 8 ankiety). Zapewnienie oznaczenia dodatkowych materiałów związanych z spotkaniami warsztatowymi następującymi logotypami: logo Kapitał Ludzki, logo Opolskie Kwitnące, flaga Unii Europejskiej z opisem Unia Europejska oraz Europejski Fundusz Społeczny oraz oznaczeniami i opisami dotyczącymi współfinansowania spotkania warsztatowego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wykonawca jest zobowiązany do odbioru wszelkich materiałów warsztatowych z siedziby Zamawiającego i przewiezienia ich na miejsce spotkania warsztatowego. Przygotowanie treści prezentacji trenerskiej. 6. Do zadań Zamawiającego należy: Wyznaczenie osoby do kontaktów Wykonawcy z Zamawiającym oraz współpracy przy realizacji spotkań. Przygotowanie i przekazanie wzoru formularza zgłoszeniowego, który stanowi załącznik nr 1 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w wersji elektronicznej. Przygotowanie i przekazanie wzoru listy obecności, który stanowi załącznik nr 2 do Przygotowanie i przekazanie wzoru zaproszenia, który stanowi załącznik nr 3 do Przygotowanie i przekazanie wzoru oznaczenia sali, który stanowi załącznik nr 4 do Przygotowanie i przekazanie wzoru programu, który stanowi załącznik nr 5 do Przygotowanie i przekazanie wzoru ankiety ewaluacyjnej, który stanowi załącznik nr 6 do Przygotowanie i przekazanie wzoru Wstępnego harmonogramu spotkań warsztatowych, który stanowi załącznik nr 7 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w wersji elektronicznej. 7
Akceptacja programu spotkań warsztatowych, przygotowanego na podstawie wskazanego przez Zamawiającego zakresu merytorycznego, przesłanego w wersji elektronicznej do Zamawiającego. Akceptacja listy proponowanych trenerów i wybór trenera. Akceptacja listy uczestników spotkań warsztatowych PO KL, tj. przedstawicieli podmiotów beneficjentów PO KL z obszaru województwa opolskiego, przygotowanej przez Wykonawcę i przesłanej w wersji elektronicznej do Zamawiającego. Przygotowanie i przekazanie Wykonawcy materiałów dla uczestników spotkań warsztatowych tj. teczki, notesy, długopisy. Zadanie C): 1. Cel spotkań warsztatowych: Celem spotkań warsztatowych jest przekazanie konsultantom Punktów informacyjnych o Funduszach Europejskich funkcjonujących w ramach Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim niezbędnej wiedzy, a w szczególności umiejętności praktycznych, w zakresie rozliczania oraz kontroli projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych: Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 (RPO WO 2007-2013), Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka(PO IG). 2. Zakres spotkań warsztatowych: 2.1. Zakres spotkania dotyczącego rozliczania projektów realizowanych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, POI G i PO IiŚ 1) Wprowadzenie do zasad obowiązujących przy rozliczaniu projektów realizowanych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, PO IG i PO IiŚ 2) Umowa o dofinansowanie realizacji projektu: Najważniejsze elementy umowy o dofinansowanie projektu. Aneksowanie umów. Granice możliwości dokonywania zmian w zakresie rzeczowo-finansowym umowy o dofinansowanie. 3) Kwalifikowalność wydatków, prawidłowość ich udokumentowania i ewidencjonowania. 4) Wniosek o płatność (teoria + warsztaty): Terminy i rodzaje wniosków o płatność. Omówienie formularza wniosku o płatność. Wypełnienie wniosku o płatność przez uczestników spotkania w oparciu o dowody księgowe. Weryfikacja wniosku o płatność. Dokumentowanie poniesionych wydatków. Opis na dokumentach pokazujących ich związek z projektem, dokumenty dodatkowe niezbędne do zatwierdzenia wydatku. 7) Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów we wnioskach o płatność. 8) Pytania, dyskusja, konsultacje. 2.2. Zakres spotkania dotyczącego kontroli projektów realizowanych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, POI G i PO IiŚ 8
1) Ogólne zasady kontroli projektów realizowanych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, PO IG i PO IiŚ, 2) Podstawy prawne dokonywania kontroli, 3) Obowiązki beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie, 4) Zasady kontroli, rodzaje kontroli, 5) Instancje kontrolne i ich uprawnienia, 6) Weryfikacja wydatków i kontrola projektów, 7) Kontrola projektów realizowanych w ramach RPOWO 2007-2013, PO KL, PO IG i PO IiŚ praktyczne wskazówki, 8) Newralgiczne elementy projektu podlegające kontroli, 9) Przebieg czynności kontrolnych, 10) Zalecenia pokontrolne i weryfikacja ich wdrożenia, 11) Unijne i krajowe akty prawne regulujące definiowanie nieprawidłowości i ich usuwanie. 3. Metodyka spotkań warsztatowych: Interaktywne metody nauczania, w tym: prezentacja trenerska, indywidualne i grupowe ćwiczenia, dyskusja, analiza przypadków. 4. Wymagania techniczne dot. organizacji spotkania z zakresu rozliczania projektów realizowanych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, POI G i PO IŚ Spotkanie zorganizowane zostanie w hotelu/ośrodku konferencyjnym w Opolu, znajdującym się w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych. Położenie hotelu/ośrodku oraz infrastruktura towarzysząca powinny umożliwiać samodzielny dostęp dla osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni jeden nocleg w hotelu/ośrodku konferencyjnym w Opolu, w którym będzie zorganizowane spotkanie, dla uczestników, którzy potwierdzili korzystanie z noclegu (zgodnie z informacją podaną w formularzu zgłoszeniowym). Standard pokoi dwuosobowych (2 osoby w pokoju) z węzłem sanitarnym, odpowiadającym obiektom hotelowym o min. kat. ***. Spotkanie zostanie zorganizowane w przeciągu 2 dni roboczych i potrwa nie krócej niż 12 godzin zegarowych łącznie (min. 6 godzin każdego dnia), plus przerwy, w tym: 1 dnia: cztery przerwy: trzy przerwy kawowe (ok. 15 minut w trakcie spotkania warsztatowego) oraz jedna przerwa lunchowa - zgodnie z programem spotkania warsztatowego, 2 dnia: trzy przerwy: dwie przerwy kawowe (ok. 15 minut w trakcie spotkania warsztatowego) oraz jedna przerwa lunchowa - zgodnie z programem spotkania warsztatowego, Ponadto dla uczestników, którzy potwierdzili korzystanie z noclegu (zgodnie z informacją podaną w formularzu zgłoszeniowym) zapewniona powinna zostać kolacja w pierwszym dniu oraz śniadanie w drugim dniu spotkania. Spotkanie powinno rozpocząć się nie wcześniej niż o godz. 10.00 pierwszego dnia, a kończyć się nie później niż o godz. 16 drugiego dnia. Spotkania warsztatowe powinny być przeprowadzone w dni robocze od poniedziałku do piątku. Sala wykładowa powinna zapewnić naukę w przyjaznych warunkach wymaganych przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. np. dostęp dziennego światła, świeżego powietrza lub klimatyzacja), w tym: pojemność sali na min. 20 osób (miejsca siedzące), 9
wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz ewentualnie system nagłośnieniowy (mikrofony), wyposażenie sali w flipchart lub tablicę suchościeralną oraz markery w różnych kolorach, położenie sali oraz infrastruktura towarzysząca powinna umożliwiać samodzielny dostęp dla osób niepełnosprawnych. 5. Wymagania techniczne dot. organizacji spotkania z zakresu kontroli projektów realizowanych w ramach RPO WO 2007-2013, PO KL, POI G i PO IiŚ Spotkanie warsztatowe zorganizowane zostanie w Opolu. Spotkanie warsztatowe zostanie zorganizowane w ciągu jednego dnia i potrwa nie krócej niż 6 godzin zegarowych, plus dwie przerwy: jedna przerwa kawowa (ok. 15 minut w trakcie spotkania), jedna przerwa lunchowa (ok. 15 minut na zakończenie spotkania). Spotkanie warsztatowe powinno rozpocząć się nie wcześniej niż o godz. 9.00, a kończyć się nie później niż o godz. 16.00. Spotkanie warsztatowe powinno być przeprowadzone w dni robocze od poniedziałku do piątku. W trakcie przerw dla uczestników (według listy obecności) przygotowany zostanie catering, w wydzielonym pomieszczeniu, w pobliżu sali. Sala wykładowa powinny zapewnić naukę w przyjaznych warunkach wymaganych przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. np. dostęp dziennego światła, świeżego powietrza lub klimatyzacja), w tym: pojemność sali na min. 20 osób (miejsca siedzące), wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz ewentualnie system nagłośnieniowy (mikrofony), wyposażenie sali w flipchart lub tablicę suchościeralną oraz markery w różnych kolorach, położenie sali oraz infrastruktura towarzysząca powinna umożliwiać samodzielny dostęp dla osób niepełnosprawnych. Powinien zostać zapewniony uczestnikom dostęp do pomieszczeń sanitarnych, tj. toalet, w tym samym obiekcie, w którym znajduje się sala. Każde spotkanie zorganizowane zostanie w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych. 6. Do zadań Wykonawcy należy: Przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji miejsca i terminu spotkania. Przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji szczegółowego programu spotkania, przygotowanego na podstawie wskazanego przez Zamawiającego zakresu merytorycznego. Wykonawca zobowiązuje się powiadomić o spotkaniu i wysłać zaproszenia do Punktów informacyjnych o funduszach europejskich funkcjonujących w ramach Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim, według listy przygotowanej przez Zamawiającego. Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników. Zgłoszenia na spotkanie warsztatowe uczestnicy dokonywać będą na formularzu zgłoszeniowym. 10
W spotkaniu weźmie udział co najmniej 15 konsultantów punktów informacyjnych o funduszach europejskich funkcjonujących w ramach Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim. Przygotowanie listy obecności uczestników spotkania. Przekazanie potwierdzonej listy obecności uczestników, na 2 dni przed spotkaniem warsztatowym, do akceptacji Zamawiającego. Przygotowanie zestawu materiałów na spotkanie dla uczestników (1 zestaw dla 1 uczestnika). Każdy zestaw składać się będzie z: teczki, długopisu, notesu, oraz wydrukowanych przez Wykonawcę: programu spotkania, prezentacji oraz ankiety ewaluacyjnej. Odbiór materiałów uczestnicy kwitować będą podpisem na liście obecności. Wykonawca zorganizuje na miejscu spotkań warsztatowych sekretariat oraz zapewni co najmniej jedną osobę do jego obsługi. Zadaniem sekretariatu będzie: ewidencjonowanie uczestników na liście obecności, wydawanie materiałów na spotkanie, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu spotkania oraz innych sprawach organizacyjnych. Przygotowanie dokumentacji fotograficznej ze spotkań warsztatowych (min. 10 zdj. w wersji papierowej na papierze fotograficznym w formacie min. 10x15 i na płycie CD z każdego spotkania). Zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali i jej otoczenia w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym, z wykorzystaniem materiałów własnych oraz należących do Zamawiającego. Zapewnienie wizualizacji spotkań i pozostałych materiałów warsztatowych następującymi logotypami: znak Punkt Informacyjny, logo Opolskie Kwitnące, flaga Unii Europejskiej z opisem Unia Europejska oraz Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz oznaczeniami i opisami dotyczącymi współfinansowania przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, Przeprowadzenie ewaluacji spotkań warsztatowych wśród 100% uczestników każdego spotkania. Na podstawie wypełnionych ankiet przygotowanie raportu ewaluacyjnego ze spotkania warsztatowego, zawierający co najmniej tabelaryczne zestawienie wyników ankiet oraz średnie wartości wyliczone na ich podstawie, w tym średnią ocenę spotkania, dokona analizy wyników ankiet oraz wnioski w zakresie zapotrzebowania na spotkania (pyt. 8 ankiety). Wykonawca jest zobowiązany do odbioru wszelkich materiałów warsztatowych z siedziby Zamawiającego i przewiezienia ich na miejsce spotkania warsztatowego. Przygotowanie treści prezentacji trenerskiej. 7. Do zadań Zamawiającego należy: Wyznaczenie osoby do kontaktów Wykonawcy z Zamawiającym oraz współpracy przy realizacji spotkań. Przygotowanie i przekazanie wzoru formularza zgłoszeniowego, który stanowi załącznik nr 1 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w wersji elektronicznej. Przygotowanie i przekazanie wzoru listy obecności, który stanowi załącznik nr 2 do Przygotowanie i przekazanie wzoru zaproszenia, który stanowi załącznik nr 3 do Przygotowanie i przekazanie wzoru oznaczenia sali, który stanowi załącznik nr 4 do 11
Przygotowanie i przekazanie wzoru programu, który stanowi załącznik nr 5 do Przygotowanie i przekazanie wzoru ankiety ewaluacyjnej, który stanowi załącznik nr 6 do Przygotowanie i przekazanie wzoru Wstępnego harmonogramu spotkań warsztatowych, który stanowi załącznik nr 7 do Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w wersji elektronicznej. Akceptacja terminu i szczegółowego programu spotkań, przygotowanych na podstawie wskazanego przez Zamawiającego zakresu merytorycznego, przesłanego w wersji elektronicznej do Zamawiającego. Akceptacja listy proponowanych trenerów i wybór trenera. Przygotowanie i przekazanie Wykonawcy materiałów dla uczestników spotkań warsztatowych tj. teczki, notesy, długopisy. Załącznik nr 1 Wzór formularza zgłoszeniowego Załącznik nr 2 Wzór listy obecności Załącznik nr 3 Wzór zaproszenia Załącznik nr 4 Wzór oznaczenia sali informacji Załącznik nr 5 Wzór programu spotkania Załącznik nr 6 Wzór ankiety ewaluacyjnej Załącznik nr 7 Wstępny harmonogram spotkań warsztatowych 12
Załącznik nr 1 Wzór formularza zgłoszeniowego Właściwe logo oraz informacja o współfinansowaniu FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY Temat spotkania warsztatowego:... Miejsce i data spotkania warsztatowego:... Uprzejmie prosimy o odesłanie formularza do dnia. pod numer faksu:. Imię i nazwisko... Instytucja...... Stanowisko... Tel./faks... będę korzystać z noclegu** nie będę korzystać z noclegu** Adres podmiotu organizującego spotkanie warsztatowe:... Zebrane dane będą przetwarzane i wykorzystane przez (tu wpisać nazwę firmy organizującej szkolenie specjalistyczne) oraz Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego w Opolu do celów rekrutacji, monitoringu oraz ewaluacji w ramach realizacji działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013/Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki/Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna*. Dane są przekazywane dobrowolnie. Informujemy także o prawie do dostępu oraz możliwości poprawienia danych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.).. Data i podpis 13
Załącznik nr 2 Wzór listy obecności na spotkaniu Właściwe logo oraz informacja o współfinansowaniu Lista Obecności Spotkanie warsztatowe pt Data, miejsce... L.p. Imię i nazwisko Instytucja/Stanowisko Podpis*/** 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. *Kwituję odbiór materiałów promocyjnych, ** wyrażam zgodę na robienie dokumentacji fotograficznej podczas spotkania *Właściwe zostawić 14
Załącznik nr 3 Wzór zaproszenia na spotkanie Właściwe logo Szanowni Państwo, Uprzejmie informuję, iż na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego organizuje spotkanie warsztatowe pt... Powyższe spotkanie będzie miało miejsce w.., przy ul... w w terminie.. W spotkaniach powinny uczestniczyć w szczególności osoby odpowiedzialne za przygotowanie i kierowanie projektem, rozliczanie i sprawozdawczość. Proszę o zgłoszenie uczestników na załączonym formularzu zgłoszeniowym do dnia.. O udziale w spotkaniu decyduje kolejność zgłoszeń. Z poważaniem Właściwa informacja o współfinansowaniu. *Właściwe zostawić 15
Załącznik nr 4 Wzór oznaczenia sali Właściwe logo Spotkanie warsztatowe pt.. Miejsce spotkania, data *Właściwe zostawić Właściwa informacja o współfinansowaniu 16
Załącznik nr 5 Wzór programu spotkania Właściwe logo Właściwa informacja o współfinansowaniu PROGRAM SPOTKANIA WARSZTATOWEGO Temat:.. Data i miejsce spotkania: Organizator:.. 9.00 9.30 Rejestracja uczestników spotkania 9.30 11.15 Blok I: Wprowadzenie do zasad obowiązujących przy rozliczaniu projektów. Vademecum dla beneficjentów RPO WO 2007-2013, T. III. Umowa o dofinansowanie realizacji projektu: Najważniejsze elementy umowy o dofinansowanie projektu. Aneksowanie umów. Granice możliwości dokonywania zmian w zakresie rzeczowofinansowym umowy o dofinansowanie. 11.15 11.30 Przerwa kawowa 11.30 14.00 Blok II: Omówienie i praktyczne wypełnianie załączników do umowy. Kwalifikowalność wydatków, dokumentowanie i ewidencjonowanie. Wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji. Wniosek o płatność (teoria + warsztaty): Terminy i rodzaje wniosków o płatność. Omówienie formularza wniosku o płatność. Wypełnienie wniosku o płatność w oparciu o dowody księgowe. Weryfikacja wniosku o płatność. Dokumentowanie poniesionych wydatków. Opis na dokumentach pokazujących ich związek z projektem, dokumenty dodatkowe niezbędne do zatwierdzenia wydatku. Najczęściej popełniane błędy. 14.00 15.00 Blok III: Pytania / dyskusja / konsultacje 15.00 15.15 Przerwa lunchowa 15.15 Zakończenie spotkania 17
Załącznik nr 6 Wzór ankiety ewaluacyjnej Temat: Data: Miejsce: Właściwe logo inwestujemy w Twoją przyszłość dla RPO WO 2007-2013* Człowiek najlepsza inwestycja dla PO KL* Dla rozwoju Polski - dla PO PT* Szanowni Państwo, ANKIETA EWALUACYJNA SPOTKANIA WARSZTATOWEGO Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego, jako Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Opolskiego na lata 2007-2013/Instytucja Pośrednicząca Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki/beneficjent Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna*, zwraca się z uprzejmą prośbą o wypełnienie krótkiej ankiety, której wyniki posłużą właściwej organizacji różnego typu spotkań informacyjnych i szkoleniowych o tematyce związanej z funduszami strukturalnymi Unii Europejskiej. Zebrane informacje pozwolą określić Państwa potrzeby oraz podnieść jakość i efektywność spotkań. Ankieta jest anonimowa, co oznacza, że na żadnym etapie analizy danych nie będą ujawniane podane przez Państwa odpowiedzi. 1. W jakim stopniu spotkanie/szkolenie spełniło Państwa oczekiwania? (w skali od 1 nie spełniło oczekiwań do 5 przerosło oczekiwania): 2. Jak oceniają Państwo organizację spotkania/szkolenia? (w skali od 1 niezadowalające do 5 bardzo dobre): sala wykładowa sprzęt wyżywienie (jeśli dotyczy) zakwaterowanie (jeśli dotyczy) 3. Jak Państwo oceniają program i metody prowadzenia spotkania/szkolenia pod kątem: (w skali od 1 nisko do 5 bardzo wysoko): zdobycia nowej wiedzy? uzyskania nowych umiejętności? metod, rytmu pracy, środków dydaktycznych? przydatności na obecnym stanowisku pracy? 18
4. Jak oceniają Państwo materiały otrzymane w czasie spotkania/ szkolenia? (w skali od 1 niezadowalające do 5 bardzo dobre): 5. Jak oceniają Państwo wykładowcę/ wykładowców prowadzących spotkania/szkolenie? (w skali od 1 - nisko do 5 bardzo wysoko): P. P. 6. Które z wystąpień/prezentacji przedstawionych w czasie spotkania/szkolenia były Państwa zdaniem: 1.Najbardziej przydatne?. 2.Najmniej przydatne?.. 7. Zagadnienia, o które powinno zostać poszerzone lub skrócone spotkanie/szkolenie? 1. 2. 8. W spotkaniach/szkoleniach o jakiej tematyce chcieliby Państwo dodatkowo uczestniczyć? Zarządzanie projektem RPO WO 2007-2013/PO KL/PO PT Studium wykonalności projektów RPO WO 2007-2013 Zasady udzielania pomocy publicznej Ocena oddziaływania na środowisko w kontekście RPO WO 2007-2013 Przygotowanie i realizacja projektów partnerskich Rozliczanie projektów, w tym księgowanie i kwalifikowalność kosztów Zastosowanie ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o podatku VAT Zamówienia publiczne finansowane ze środków unijnych Promocja projektów unijnych przy wykorzystaniu różnorodnych kanałów komunikacji Kontrola oraz audyt projektów, w tym nieprawidłowości i nadużycia finansowe 9. Jaka jest Państwa ogólna ocena spotkania/szkolenia? (w skali od 1 niska do 5 bardzo wysoka): Dziękujemy za wypełnienie ankiety! Właściwa informacja o współfinansowaniu *Właściwe zostawić 19
Załącznik nr 7 Wstępny harmonogram spotkań warsztatowych RPO WO 2007-2013, PO KL, NSS Tabela 1. Wstępny harmonogram spotkań warsztatowych RPO WO 2007-2013, PO KL, NSS w 2011 r. Lp. Zakres warsztatów Termin warsztatów 2011 r. Uwagi 1. Lipiec 2. Sierpień 3. 4. 5. Spotkania warsztatowe z zakresu przygotowania wniosków o płatność w ramach RPO WO 2007-2013 I połowa września II połowa września I połowa października 6. II połowa października 7. Listopad 8. Spotkania warsztatowe Lipiec 9. z zakresu polityki horyzontalnej dot. Wrzesień 10. równości płci w ramach Październik 11. 12. Spotkania warsztatowe z zakresu rozliczania i kontroli projektów w ramach Narodowej Strategii Spójności Lipiec Wrzesień Spotkanie warsztatowe z zakresu rozliczania wniosków o płatność Spotkanie warsztatowe z zakresu kontroli projektów 20