Załącznik nr 3a do siwz Część 1 zamówienia U M O W A N R ( w z ó r ) Zawarta w dniu... 2016 r. pomiędzy: Województwem Małopolskim z siedzibą: ul. Basztowa 22, 31 156 Kraków, adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, 30 017 Kraków, REGON 351-554-287, NIP 676-21-78-337, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działa:... zwanym dalej "Zamawiającym" a.., REGON:, NIP:.., reprezentowanym przez:... zwaną dalej "Wykonawcą" Wykonawca został wyłoniony w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) znak postępowania: PS-IV.272.5.2016 1 Przedmiotem umowy jest wykonanie usługi hotelarskiej i restauracyjnej na potrzeby realizacji 3- dniowej konferencji szkoleniowej dla policjantów realizujących projekt pn. Zagrożenia w Sieci. Profilaktyka, reagowanie w dniach 3-5 październik 2016 r. w hotelu w granicach administracyjnych: gminy Zakopane lub gminy Bukowina Tatrzańska lub gminy Kościelsko lub gminy Poronin lub gminy Krynica Zdrój dla Województwa Małopolskiego. 1. W ramach realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązuje zapewnić: 2 a) Usługę noclegową w dniach od 3 do 5 października 2016 r. (tj. 2 noclegi ) przy zapewnieniu min. 15 pokoi jednoosobowych lub do pojedynczego wykorzystania i min. 10 pokoi dwuosobowych lub do wykorzystania przez dwie osoby. Nie dopuszcza się kwaterowania w pokojach większej ilości osób niż 3. Każda osoba ma mieć zapewnione osobne łóżko. Śniadanie hotelowe ma być wliczone w cenę noclegu. Każdy z pokoi musi być zamykany na klucz oraz wyposażony w TV, oraz łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym. Konferencja przewidziana jest dla 135 osób (wszyscy uczestnicy będą nocować). b) Przerwy kawowe dla wszystkich uczestników (135 osób) w dniach 3-5 października 2016 r. w trakcie trwania warsztatów w godzinach zgodnych z ramowym Programem Konferencji stanowiącym załącznik do wzoru umowy. Przerwa kawowa składać się ma z: gorącej kawy rozpuszczalnej/ z ekspresu z dodatkami: mleko, cukier; herbaty, cytryny bez ograniczeń, wody mineralnej niegazowanej lub soków, mieszanki kruchych ciasteczek (co najmniej 2 rodzaje), w ilości nie mniejszej niż 50 g z każdego rodzaju na osobę oraz ciasta domowego po min. 2 kawałki na osobę (min. 2 rodzaje). c) Obiady dwudaniowe dla 135 osób w każdym dniu trwania konferencji w godzinach zgodnych z Programem Konferencji stanowiącym załącznik do wzoru umowy, zgodnie z poniższym opisem: zupa 250 g, ciepłe danie główne (mięso lub ryba, z wykluczeniem pangi) 150 g, dodatki (ziemniaki
w różnych postaciach, kasza lub ryż) 150 g, 3 rodzaje surówek lub warzywa gotowane 100 g, 2 rodzaje soków w sumie 200 ml, woda mineralna 200 ml /podana w dzbankach. Przykładowy zestaw: zupa cebulowa z grzankami 250 g, filet drobiowy de volaille lub miruna pieczona z sosem śmietankowo-koperkowym (150 g), ziemniaki opiekane 150 g, 3 rodzaje surówek 100 g, sok 200 ml, woda mineralna 200 ml /podana w dzbankach. Podane wagi dotyczą minimalnych ilości dla 1 osoby. Szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji przedstawiciela Zamawiającego. Uzgodnienie szczegółowego menu nastąpi przed podpisaniem umowy. d) Kolacje (w dniu 3 i 4 października) dla wszystkich uczestników konferencji w trakcie trwania konferencji (tj. 2 kolacje) w godzinach zgodnych z Programem Konferencji stanowiącym załącznik do wzoru umowy, z zastrzeżeniem lit. e. Kolacja ma składać się z: przystawki w postaci przekąsek zimnych min 30 g/os, gorącego dania głównego z dodatkami min. 200 g/os, słodkiego deseru min. 30 g/os, napojów bezalkoholowych min. 200 ml/os. tj. kawa, herbata, soki. Kolacja będzie przygotowana w formie bufetu (np. jajka na twardo w majonezie, wędliny różne, sery żółte różne, masło, dżemy, sałatka wielowarzywna, parówki, pomidory, ogórki, pieczywo mieszane, herbata (i cytryna do herbaty), woda mineralna, dania ciepłe min. 2 do wyboru). e) W sprzyjających warunkach pogodowych kolacja w dniu 3 października 2016 r. zostanie zorganizowana w formie ogniska lub grilla (np. bigos, kiełbaski pieczone/grillowane, szaszłyki, 3 rodzaje surówek, pieczywo jasne, ciemne, bagietki, napoje ciepłe i zimne: herbata z cytryną, soki owocowe). W takim przypadku postanowień zawartych pod literą d dotyczących formy i składników kolacji w dniu 3 października 2016 r. nie stosuje się. f) 1 sali konferencyjnej dla 135 osób w dniach 3-5 października 2016 r., w godzinach zgodnych z Programem Konferencji, stanowiącym załącznik do wzoru umowy. Sala wykładowa z oknami oraz bez filarów utrudniających kontakt wzrokowy prowadzących z uczestnikami. Ponadto sala ma posiadać krzesła dla wszystkich uczestników, tablicę flipchart, nagłośnienie, rzutnik multimedialny oraz ekran projekcyjny. Krzesła mogą być z rozkładaną podkładką. Wymagana jest w hotelu 1 osoba potrzebna do pomocy przy obsłudze technicznej. g) Co najmniej 40 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w dniach 3-5 października 2016 r. Szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji Zamawiającego. W tym celu Wykonawca do 26 września 2016 r. przedstawi Zamawiającemu szczegółową propozycje menu. Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych zaakceptuje propozycje menu lub zgłosi swoje zastrzeżenia. 2. Pozostałe postanowienia przedmiotu umowy: a) Usługi objęte niniejszym zamówieniem mają być wykonywane w jednym budynku lub w budynku zlokalizowanym maksymalnie do 300 metrów. b) Udostępnienie pokoi w obiektach od godz. 10:00, w przypadku niemożności udostępnienia pokojów uczestnikom w ww. godzinach, hotel musi udostępnić pomieszczenie zamykane na klucz, w którym możliwe będzie pozostawienie bagaży przez osoby, które korzystać będą z noclegu podczas trwania konferencji. c) Usługa wykonywana będzie w granicach administracyjnych gminy Zakopane lub gminy Bukowina Tatrzańska lub gminy Kościelisko lub gminy Poronin lub gminy Krynica Zdrój w hotelu z nadaną przez marszałka województwa kategorią, co najmniej trzygwiazdkową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tj. Dz. U. z 2016 poz. 187). 3 1. Z tytułu realizacji umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości.. brutto (słownie:.), zawierające podatek VAT według stawki... %. 2. Zmiana stawki podatku VAT w trakcie realizacji umowy nie powoduje wzrostu kwoty wynagrodzenia brutto. 3. Zamawiający dokona zapłaty kwoty, o której mowa w ust. 1, w terminie do 30 dni od daty doręczenia poprawnie wystawionej faktury VAT (zgodnej z treścią umowy) przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Departament Zdrowia i Polityki Społecznej, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków, adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Faktura winna być wystawiona na: Województwo Małopolskie UMWM Department PS Ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków NIP: 676 21 78 337
4. Podstawą wystawienia faktury jest podpisany protokół odbioru stwierdzający zrealizowanie przedmiotu umowy. 5. Zapłata nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy: Nazwa banku:.. Nr rachunku bankowego:.. 6. Osobami upoważnionymi do podpisania protokołu odbioru są: a) po stronie Zamawiającego:.. - lub osoba przez nią upoważniona b) po stronie Wykonawcy:.. 7. Datą zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 8. Zamawiający jest podatnikiem podatku VAT. 9. Kwota wskazana w ust. 1 obejmuje wynagrodzenie za wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania umowy. Wykonawca, mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków związanych z realizacją umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet, jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej umowy. 4 1. Za nienależyte wykonanie umowy Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy kary umownej w wysokości 5 % kwoty wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 niniejszej umowy. 2. Przez nienależyte wykonanie umowy rozumie się m.in. udostępnienie pokoi hotelowych niezgodnych z umową, ograniczenia w wyposażeniu sal warsztatowych lub sali wykładowej, ograniczenia menu, ich samodzielne zmiany przez Wykonawcę lub niewłaściwe wywiązanie się z innych elementów umowy określonych w 2 niniejszej umowy, z winy lub przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 3. Kara umowna z tytułu nienależytego wykonania umowy może być naliczona za każdy przypadek nienależytego wykonania umowy opisany powyżej. 4. W przypadku niewykonania umowy przez Wykonawcę, z winy lub przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 niniejszej umowy. 5. Kary umowne zostaną potrącone z przedłożonej do zapłaty faktury lub są płatne na wezwanie w terminie 14 dni od dnia jego dokonania. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli kwota kary umownej nie pokryje w pełni wysokości poniesionej szkody. 1. Osobą odpowiedzialną za realizację niniejszej umowy: a) ze strony Zamawiającego jest: - lub osoba przez nią upoważniona b) ze strony Wykonawcy jest:. 2. Strony wskazują następujące osoby do kontaktów: a) Ze strony Zamawiającego:., e-mail: telefon: b) Ze strony Wykonawcy: e-mail:. telefon:.. 3. W trakcie trwania konferencji pracownicy Zamawiającego będą się kontaktować z Wykonawcą także osobiście. 5 6 Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o dniach roboczych należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 7 Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonane, pod rygorem nieważności, w formie pisemnych aneksów, z zastrzeżeniem że załącznik ma charakter ramowy i jego zmiana nie wymaga zawarcia aneksu, lecz złożenia przez strony zgodnych oświadczeń na piśmie.
8 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają w szczególności zastosowanie przepisy ustawy - Kodeks Cywilny oraz ustawy - Prawo zamówień publicznych. 9 Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy rozstrzygać będzie Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego 10 Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden egzemplarz dla Zamawiającego, a drugi egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Zał. do wzoru umowy Wstępny Program Konferencji Szkoleniowej w ramach projektu Zagrożenia w sieci- profilaktyka, reagowanie w dniach 3-5 październik 2016 r. Dzień pierwszy 3 październik 11.00-12.00 Przyjazd i zakwaterowanie uczestników 12.00 12.30 Otwarcie konferencji przywitanie uczestników 12.30-14.00 Wykład otwierający 14.00 15.00 Obiad 15.30 17.00 Warsztat I 19.00 Uroczysta kolacja - wieczór integracyjny 8.00 09.00 Śniadanie 9.30 11.00 Warsztat II 11.00 11.30 Przerwa kawowa 11.30 13.00 Warsztat III 13.30 15.00 Obiad 15.00 17.00 Warsztat IV 18.00 Kolacja 8.00 9.00 Śniadanie 9.30 11.00 Warsztat V 11.00 11.30 Przerwa kawowa 11.30 13.00 Warsztat VI 13.00 14.00 Obiad 14.00 15.00 Zakończenie konferencji Dzień drugi 4 październik Dzień trzeci 5 październik