Inwentaryzacja okresowa w systemie ToyDMS Proszę o zapoznanie się z całością opisu oraz schematu jeszcze przed rozpoczęciem inwentaryzacji. UWAGA: Po ustaleniu terminu inwentaryzacji należy skontaktować się z działem HD w celu wyłączenia natępującej w godzinach nocnych aktualizacji systemu na serwerze. Datę palnowanej inwentaryzacji należy potwierdzić wysyłając wiadomość email kilka dni wcześniej a następnie kontaktując się telefonicznie na dzień przed inwenturą. Pojęcia używane w dokumencie Indeks indeks wg dostawcy. Inwentaryzacja dotyczy tylko magazynów części zamiennych. Opis procesu Kolejność wykonywanych operacji jest określona w schemacie blokowym na ostatniej stronie tego dokumentu. Inwentaryzacja (karty spisowe) jest przygotowywana na podstawie aktualnego (w momencie generowania inwentury) stanu magazynowego. Należy tak przygotować termin inwentury, aby rozpoczęcie inwentury nastąpiło jednego dnia a zakończenie (zatwierdzenie) inwentury następowało najwcześniej w następnym dniu roboczym. Umożliwi to odtworzenie wydruku OTH-100 wg stanu na początek inwentury. Jeśli rozpoczęcie i zakończenie inwentury nastąpi tego samego dnia, niemożliwe będzie ponowne wygenerowanie OTH-100 wg stanu na moment rozpoczęcia inwentury. Wygenerowanie nowej inwentaryzacji blokuje wszelkie ruchy na magazynie, na którym utworzono inwentaryzację. 1. Z menu Moduły otwieramy moduł Inwentaryzacja. 2. Wybieramy Dodaj, określamy parametry wg jakich chcemy przygotować karty spisu np. stany indeksów zerowe lub niezerowe, sortowanie wg indeksów, lokalizacji, nazw. 3. Po wygenerowaniu kart spisu drukujemy je korzystając z funkcji Wydruki -> Drukuj karty spisu lub Drukuj kartę spisu dla pojedynczej karty. 4. Na wydrukowanych kartach przeprowadzamy spis z natury. 5. Kolejnym krokiem jest zarejestrowanie ilości towarów poprzez modyfikację Inwentury a następnie każdej z pozycji. 6. Zatwierdzamy wszystkie karty spisu poprzez wybranie z menu Karty funkcji Zatwierdź wszystkie karty. 7. Po zatwierdzeniu przygotowujemy wycenę inwentury wybierając z menu Inwentura opcję Przygotuj wycenę inwentury. 8. Kolejnym krokiem jest próbne rozliczenie inwentaryzacji poprzez przygotowanie wydruków RI-001 Różnice inwentaryzacyjne, OTH-900 Wycena inwentaryzacji oraz OTH-100 Stan towarów handlowych na dzień. Należy zweryfikować wartości stanu magazynowego oraz wartości wyceny i różnic inwentaryzacyjnych. Nie trzeba drukować raportów wystarczy na podglądzie odczytać i zanotować wartości sumaryczne. Weryfikację przeprowadzamy wg. następującego wzoru: OTH-100 OTH-900 - niedobory + nadwyżki = 0.
9. Jeżeli próbne rozliczenie ujawni nieścisłości należy wycofać zatwierdzenie określonych karty spisu i zmodyfikować ilości. Wycofanie zatwierdzenia karty możliwe jest z menu Karty funkcja Wycofaj zatwierdzenie karty. 10. Zmienione karty zatwierdzamy a następnie ponownie wykonujemy Wycenę inwentaryzacji. 11. Ponownie przygotowujemy wydruki RI-001 oraz OTH-900 i kontrolujemy wartości jak w punkcie 8. 12. Kolejnym krokiem jest wygenerowanie dokumentów różnic inwentaryzacyjnych poprzez wybranie z menu Funkcje funkcji Generuj dokumenty różnicowe. 13. Otrzymujemy raport generowania dokumentów IN+ i IN-, który zawiera wskazówki dotyczące dalszego postępowania. Jeżeli system nie odnajdzie wolnych towarów należy z nich zdjąć rezerwacje. Można to zrobić automatycznie w menu głównym okna Magazyn inwentaryzacja wybieramy z menu Funkcje -> Usuń rezerwacje dla indeksów przewidzianych do IN- 14. Po usunięciu wszelkich niezgodności uniemożliwiających utworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych wybieramy raz jeszcze opcję Generuj dokumenty różnicowe. 15. Po poprawnym wygenerowaniu dokumentów różnicowych należy zweryfikować ich wartość z wartością nadwyżek i niedoborów z wydruku RI-001. Dokumenty różnicowe IN+/IN- są wygenerowane jako dokumenty niezatwierdzone, dostępne IN+ w Magazynie - przyjęcia oraz IN- w Magazynie wydania. 16. Jeśli rozliczenie inwentaryzacji (jak w punkcie 8) jest poprawne wartości dokumentów różnicowych są prawidłowe, można wykonać próbę zatwierdzenia inwentaryzacji. Jeśli jedyną informacją podczas zatwierdzania jest informacja o istnieniu niezatwierdzonych dokumentów IN+/IN-, należy je zatwierdzić i ponownie wykonać zatwierdzenie inwentaryzacji. 17. Po wykonaniu powyższych czynności ruchy magazynowe mogą być wykonywane. Przyczyny rozbieżności wydruków OTH-100 i OTH-400 Wynika ona z faktu, że w wydruku OTH-400 stan magazynowy wyliczany jest na podstawie dokumentów magazynowych (suma dokumentów przychodowych minus suma dokumentów rozchodowych), natomiast w wydruku OTH-100 stan magazynowy wyliczany jest stan ilościowy pomnożony przez cenę ewidencyjną (zakupu) zaokrąglony do pełnych groszy. Ilustruje to poniższa tabelka: Rodzaj obrotu magazynowego Ilość (w litrach) Cena (w zł) Wartość (w zł) Przychód dokument PZ 2,000 10,01 20,02 Rozchód dokument RwZ -0,500 10,01-5,01 Rozchód dokument RwZ -0,500 10,01-5,01 Po powyższych obrotach stan wg wydruku OTH-100 wynosi: ilość 1,000 * cena 10,01 = 10,01 natomiast wg wydruku OTH-400: PZ 20,02 RwZ 5,01 RwZ 5,01 = 10,00
Wprowadzanie stanów przy pomocy czytnika kodów kreskowych Jeśli stacja posiada czytnik kodów krestowych, to możemy pominąć punkty 3,4 i 5 powyższej instrukcji i stany magazynowe towarów wprowadzać bezpośrednio. Robimy to postępując wg. poniższych punktów. 1. Z menu Moduły otwieramy moduł Inwentaryzacja. 2. Wybieramy utworzoną inwenturę i klikamy przycisk Modyfikuj. 3. W oknie przeglądania pozycji kart spisowych w łatwy sposób możemy odszukać spisywany towar odczytując kod kreskowy towaru czytnikiem. 4. Po odczytaniu kodu kreskowego towaru otwiera się okno edycji pozycji kart spisowej, gdzie wprowadzamy ilość. Odczytując po raz drugi w tym samym oknie kod towaru czytnikiem, akceptujemy wprowadzoną ilość i zamykamy okno edycji. 5. Czynność powtarzamy dla kolejnych towarów na magazynie. Okno przeglądu pozycji kart spisowych
Okno edycji ilości towaru W przypadku gdy odczytany numer katalogowy nie istnieje na żadnej z kart spisowych zostanie otworzone okno wprowadzania nowego asortymentu. Okno wprowadzania nowego asortymentu
Schemat blokowy inwentury w ToyDMS