20 Wskazówek dla Prezenterów www.clickmeeting.pl
Teraz, gdy wiesz już, jak obsługiwać platformę ClickMeeting, jesteś gotowy, aby przeprowadzić swoje pierwsze spotkanie lub webinar. Poniżej znajdziesz kilka porad na temat tego, jak skutecznie przeprowadzić prezentację. Potraktuj nasze rady jako listę kroków, o których powinieneś pamiętać, zanim rozpoczniesz swoje pierwsze spotkanie. Kiedy nabierzesz doświadczenia, po jednym lub dwóch spotkaniach opanujesz je do perfekcji. A interfejs i narzędzia ClickMeeting Ci to ułatwią! Spis Treści Przygotowanie spotkania Jak skutecznie przeprowadzić prezentację? Podsumowanie Pomoc i wsparcie 2
Przygotowanie do spotkania 1. Wyślij zaproszenia do wszystkich uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, tak, aby mogli uwzględnić spotkanie w swoich terminarzach. Dzięki temu możesz liczyć na większą frekwencję, a odpowiednia liczba odbiorców pomoże osiągnąć zamierzony cel Twojego wydarzenia. 2. Przygotuj materiały do spotkania (prezentacje, dokumenty oraz inne pliki), którymi chcesz się podzielić ze swoimi gośćmi i dodaj je do biblioteki plików w panelu administracyjnym swojego konta ClickMeeting. Warto zrobić to nieco wcześniej, tak, aby materiały przez Ciebie użyte zdążyły skonwertować się do odpowiedniego formatu, dzięki czemu poprawnie wyświetlą się na ekranach uczestników. W ten sposób unikniesz niepotrzebnej straty czasu podczas spotkania. 3. Przeprowadź próbne spotkanie w celu zaznajomienia się z jego przebiegiem i z samym narzędziem. To też świetny sposób na przećwiczenie tonu głosu i odpowiedniej artykulacji oraz sposobu przekazywania komunikatu odbiorcom. 4. Ustaw neutralne tło pulpitu i usuń z niego niepotrzebne ikony, jeśli planujesz współdzielenie ekranu, tak, żeby nie rozpraszać odbiorców. 5. Zamknij wszelkie aplikacje i komunikatory, które uruchomione są w tle nie chcesz przecież, aby prywatna wiadomość pojawiła się nagle podczas Twojej prezentacji! 6. Wyłącz wszelkie programy, z których nie korzystasz, by zwiększyć wydajność procesora i przepustowość łącza internetowego. 7. Zredukuj wszelkie odgłosy w tle. Mikrofony wychwytują dźwięki z całego pomieszczenia, z którego nadajesz, takie jak np. kaszel czy szelest kartek. Wyeliminuj je, na ile jest to możliwe, by nie powodować zakłóceń w odbiorze Twojego spotkania. 8. Przetestuj swój sprzęt. Sprawdź funkcjonowanie mikrofonu, słuchawek i kamery. Zminimalizujesz w ten sposób wszelkie techniczne usterki, które mogą przyczynić się do zaburzenia płynności Twojego wystąpienia. 9. Spersonalizuj swój wirtualny pokój. Zastosuj firmowe barwy i wstaw logo zmiany graficzne łatwo wprowadzisz bezpośrednio w swoim koncie ClickMeeting. 3
10. Pilnuj czasu. Spotkania online/webinary są najbardziej efektywne, kiedy czas ich trwania oscyluje między 60 a 90 minut. Jeżeli z góry jednak wiesz, że będziesz potrzebować więcej czasu, po prostu podziel swoją prezentację na kilka sesji, które zrealizujesz w kilkudniowych odstępach. Jak skutecznie przeprowadzić prezentację? 12. Przedstaw agendę spotkania. Na samym początku spotkania przywitaj uczestników i zaprezentuj plan konferencji. Uwzględnij przerwy, jeśli spotkanie potrwa więcej niż 2 godziny. 13. Przejdź do meritum. Nie przedłużaj wstępu do wydarzenia. Przechodząc szybciej do sedna sprawy, podtrzymasz zainteresowanie uczestników oraz ich chęć do interakcji i ewentualnej dyskusji 14. Wygospodaruj czas na ewentualne pytania od uczestników. To sprawdzony sposób na zachęcenie uczestników do dyskusji, a także uzyskanie informacji zwrotnej dotyczącej przebiegu spotkania. Jeśli spotkanie oparte jest tylko o Twoją prelekcję czy wykład, warto poprosić o pomoc osobę, która zajmie się moderacją czatu, odpowiadaniem na ewentualne pytania czy też przeprowadzaniem ankiet wśród uczestników. 15. Unikaj długich pauz. Twoi goście mogą odnieść wrażenie, że nie wiesz, o czym tak naprawdę mówisz. 16. Bądź pewny siebie. Nieznajomość tematu, który przedstawiamy, bardzo szkodzi. Jeśli jesteś pewien tego, co mówisz, stajesz się bardziej wiarygodny w oczach odbiorców. 17. Nie skupiaj się na ewentualnych potknięciach. Od czasu do czasu mogą zdarzyć się drobne usterki techniczne czy przejęzyczenia. Nie skupiaj się na nich, odpręż się i kontynuuj spotkanie. Twoi goście szybko o tym zapomną. 4
Podsumowanie 18. Podsumuj spotkanie i pożegnaj gości. Kiedy spotkanie zbliża się ku końcowi, jasno poinformuj o tym uczestników, dziękując przy tym za ich obecność oraz poświęcony czas. 19. Uzyskaj informację zwrotną. Dowiedz się, jak uczestnicy ocenili przebieg spotkania. Dokonaj także analizy odpowiedzi uzyskanych podczas przeprowadzonych ankiet. Tego typu informacje pomogą Ci stale udoskonalać nie tylko swoje wystąpienia, ale także jakość materiałów, które je uzupełniają. 20. Wyciągnij odpowiednie wnioski po spotkaniu. Odpowiedz sobie na poniższe pytania: Czy zdołałeś omówić wszystkie zaplanowane zagadnienia? Czy odczułeś brak zainteresowania ze strony swoich odbiorców? Czy napotkałeś jakiekolwiek problemy (począwszy od własnej tremy aż po usterki techniczne)? Czy zmieściłeś się w zaplanowanym czasie? Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci na zweryfikowanie, czy spotkanie powiodło się. Pomoc i wsparcie ClickMeeting dostarcza narzędzia oraz materiały edukacyjne, które pomogą Ci osiągnąć zamierzone cele podczas spotkań online. Nasz zespół konsultantów telefonicznych pomoże Ci w razie jakichkolwiek problemów lub wątpliwości. Wystarczy skierować się do sekcji Pomoc, by uzyskać potrzebne informacje oraz wsparcie. Zapoznaj się także z naszymi materiałami edukacyjnymi oraz instrukcjami, które krok po kroku poprowadzą Cię przez proces obsługi naszej platformy. Jesteśmy dostępni 6 dni w tygodniu pod numerem telefonu: (58) 735 65 45. Nasi konsultanci dostępni są również na czacie oraz pod adresem mailowym dostępnym na naszej stronie internetowej. 5