Kielce, dnia 22.04.2015 roku Nettelekom GK Sp. z o.o. ul. Poleska 44 lok. 13 25-325 Kielce Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie POIG 8.2. Tytuł projektu: Zakup i wdrożenie elektronicznej platformy wymiany danych B2B usprawniającej procesy biznesowe pomiędzy wnioskodawcą a jego partnerami handlowymi. Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-26-002/14-00 ZAPYTANIE OFERTOWE Celem niniejszego Zapytania Ofertowego jest wybór Wykonawcy, zwanego również Oferentem w zakresie realizacji usług doradczych i eksperckich koniecznych do stworzenia innowacyjnego systemu informatycznego - elektronicznej platformy wymiany danych B2B, usprawniającej procesy biznesowe pomiędzy firmą Nettelekom GK Sp. z o.o. a jej partnerami handlowymi. 1. Przedmiot zakupu - realizacja następujących działań z kategorii DOR do II Etapu Projektu: a. Realizacja działania nr 2 do II Etapu Projektu: Zakup usług paszportyzacji. Termin realizacji działania: do 23.06.2015 roku. b. Realizacja działania nr 3 do II Etapu Projektu: Konwersja dokumentacji technicznej obecnie obsługiwanych obiektów do postaci cyfrowej. Termin realizacji działania: do 23.06.2015 roku. c. Realizacja działania nr 4 do II Etapu Projektu: Informatyczna analiza integracji partnerów w ramach systemu B2B. Termin realizacji działania: do 23.06.2015 roku. str. 1
2. Zakres merytoryczny:. a. Usystematyzowanie wszystkich danych dotyczących obiektów stanowiących elementy sieci telekomunikacyjnej zamawiającego oraz przedstawienie ich w postaci cyfrowej; b. Przeniesienie (konwersja) dokumentacji technicznej obiektów sieci telekomunikacyjnej zamawiającego do postaci cyfrowej; c. Opracowanie sposobu integracji komponentów udostępnianych przez nowy system informatyczny - elektroniczną platformę wymiany danych B2B z infrastrukturą informatyczną partnerów; d. Opracowanie wymagań funkcjonalnych i technologicznych dla modułu integracyjnego oraz określenie zakresu procesów biznesowych wspieranych poprzez integrację elektronicznej platformy wymiany danych B2B z systemami informatycznymi partnerów. 3. Usługi paszportyzacji, które muszą zostać wykonane w wyniku realizacji działania stanowiącego Przedmiot Zakupu (określonego w punkcie 1a), polegające w szczególności na: a. Sporządzeniu rejestru obiektów (artefaktów) będących elementami sieci telekomunikacyjnej, takich jak: budynki, serwerownie, punkty adresowe, szafy, mufy, studnie (własne i dzierżawione), przełącznice, medium (kabel światłowodowy), urządzenia ONU, b. Przedstawieniu powyżej wymienionych elementów sieci telekomunikacyjnej w postaci cyfrowej; c. Określeniu geograficznego położenia powyżej wymienionych elementów sieci telekomunikacyjnej; d. Określeniu danych technicznych powyżej wymienionych elementów sieci telekomunikacyjnej; e. Nadaniu każdemu z powyżej wymienionych elementów sieci telekomunikacyjnej, odpowiedniego numeru ewidencyjnego, zrozumiałego do interpretacji w nowym systemie informatycznym; str. 2
f. Określeniu połączeń logicznych, pomiędzy obiektami stanowiącymi elementy sieci telekomunikacyjnej, zgonie z poniżej opisaną strukturą: Główne punkty dystrybucyjne: o główne serwerownie z urządzeniami OLT Pośrednie punkt dystrybucyjne: o mufy światłowodowe - ODF, o przełącznice, o szafy światłowodowe, o mufy napowietrzne (na słupach) o urządzenia aktywne Relacje (tory światłowodowe ) o tor światłowodowy od studni do studni o odcinki medium - szkieletowego kabla światłowodowego od mufy do mufy, od mufy do przełącznicy. g. Uwzględnieniu kodów TERYT (Krajowego Rejestru Urzędowego Podziału Terytorialnego Kraju) w celu identyfikacji punktów adresowych sieci telekomunikacyjnej; Usługi paszportyzacji o charakterystyce opisanej powyżej, muszą zostać wykonane przynajmniej dla 1850 obiektów własnych w sieci telekomunikacyjnej zamawiającego. 4. Usługi konwersji dokumentacji technicznej obecnie obsługiwanych obiektów do postaci cyfrowej, które muszą zostać wykonane w wyniku realizacji działania stanowiącego Przedmiot Zakupu, (określonego w punkcie 1b), polegające w szczególności na: a. Skanowaniu dokumentacji przeniesieniu dokumentacji technicznej obiektów sieci telekomunikacyjnej zamawiającego do postaci cyfrowej; b. Kalibracji dokumentacji - przywróceniu wymiarów zeskanowanego dokumentu do oryginalnych wymiarów rysunku, zgodnych z dokumentem papierowym; c. Czyszczeniu dokumentacji z zabrudzeń i zanieczyszczeń oraz poprawieniu czytelności linii i tekstów; d. Wektoryzacji dokumentacji przeniesieniu dokumentacji z postaci grafiki rastrowej do postaci grafiki wektorowej, zapisanej w formacie *.dwg, edytowalnej w formie CAD. str. 3
Efektem prawidłowego wykonania powyżej wymienionych usług konwersji dokumentacji technicznej obecnie obsługiwanych obiektów do postaci cyfrowej, musi być zapewnienie możliwości implementacji (wprowadzenia w formie CAD) skonwertowanej dokumentacji do nowego systemu informatycznego - elektronicznej platformy wymiany danych B2B. Usługi konwersji o charakterystyce opisanej powyżej, muszą zostać wykonane przynajmniej dla 5500 stron dokumentacji dotyczącej obiektów sieci telekomunikacyjnej zamawiającego. 5. Dokument informatycznej analizy integracji partnerów w ramach systemu B2B, który musi zostać dostarczony w wyniku realizacji działania stanowiącego Przedmiot Zakupu (określonego w punkcie 1c) powinien zawierać charakterystykę następujących zagadnień: a. Opracowanie i dostosowanie harmonogramu wdrożenia nowego systemu informatycznego do wymagań formalnych; b. Wymodelowaniu procesów biznesowych w formie zrozumiałej dla programistów tworzących system, tj. w formie zawierającej czytelne diagramy stanów, osób odpowiedzialnych za każdy stan, możliwe przejścia między stanami, warunki oraz zdarzenia zachodzące w związku z przejściem pomiędzy stanami każdego z procesów biznesowych; c. Budowa wszelkich formularzy związanych z procesami biznesowymi zachodzącymi w firmie zamawiającego, obsługiwanymi przez nowy system informatyczny. Szczegółowe zaprojektowanie tych formularzy, ustalenie obowiązkowych i opcjonalnych pól dla formularzy, osób odpowiedzialnych za przekazywanie ich do kolejnych kroków, poszczególnych procesów biznesowych; d. Analiza hierarchii firmy zamawiającego oraz firm partnerów, jak również zależności pomiędzy nimi, a także uprawnień dostępu do nowego systemu informatycznego dla każdej osoby w firmie zamawiającego, firmach partnerów oraz klientów końcowych; e. Wymodelowanie i zaprojektowanie funkcjonalności nowego systemu potrzebnych do realizacji wszystkich zdefiniowanych w projekcie procesów biznesowych; f. Specyfikacja modułu integracyjnego, który będzie zastosowany pomiędzy nowym systemem informatycznym - elektroniczną platformą wymiany danych B2B a systemami informatycznymi partnerów. Specyfikacja powinna opisywać technologię wykonania modułu integracyjnego, sposób jego konfiguracji oraz strukturę aplikacji tworzącej moduł integracyjny; g. Określenie zastosowania elementów tworzących unormowane protokoły elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI podczas realizacji procesów biznesowych w integrowanych systemach. Opis powinien w szczególności uwzględniać implementację podpisu elektronicznego oraz zabezpieczeń certyfikatem SSL; str. 4
h. Weryfikacja poprawności sporządzonej analizy przy pomocy określenia zaleceń dla przestawienia części firmy zamawiającego na kilkutygodniowy okres czasu w tryb pracy oparty o sporządzone modele procesów biznesowych z wykorzystaniem zbudowanych formularzy. 6. Termin składania ofert: 06.05.2015 roku (w przypadku ofert wysyłanych pocztą tradycyjną, decyduje data wpływu oferty do siedziby Nettelekom GK Sp. z o.o.). 7. Zasady przekazania odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe w postaci oferty: a. Oferta powinna być ważna co najmniej 90 dni; b. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim; c. Koszty przygotowania i przedłożenia oferty pokrywa Oferent; d. Pisemną odpowiedź należy przekazać za pośrednictwem poczty lub osobiście na adres: Nettelekom GK Sp. z o.o., ul. Poleska 44 lok. 13, 25-325 Kielce, lub drogą elektroniczną na adres e-mail:: dofinansowanie@nettelekom.pl 8. Oferta powinna zawierać: a. Nazwę i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające jego status prawny - aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub aktualny odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG); b. Datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do występowania w imieniu Oferenta; c. Osobną i niezależną cenę netto (bez VAT) dla każdego z działań określonych jako Przedmiot Zakupu. d. Cenę łączną netto (bez VAT) za realizację całości wszystkich działań określonych jako Przedmiot Zakupu. e. Stwierdzenie o następującej treści: Akceptujemy warunki w zakresie terminu realizacji wszystkich działań stanowiących Przedmiot Oferty, określonych jako Przedmiot Zakupu w Zapytaniu Ofertowym z dnia 22.04.2015 roku i zobowiązujemy się do realizacji w tych terminach usług oraz dostarczenia dokumentacji, będących efektem wykonania w/w działań. f. Harmonogram płatności zaliczki w przypadku gdy oferent będzie wymagał wpłaty zaliczki na poczet realizacji poszczególnych działań określonych jako Przedmiot Zakupu. str. 5
g. Ponadto oferta na wykonanie działań określonych jako Przedmiot Zakupu powinna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.. 9. Kryteria oceny ofert: a. Kryterium ceny 100%. b. Warunkami bezwzględnymi dla rozpatrywania złożonych ofert będą: Przedstawiona przez Oferentów cena musi uwzględniać całkowitą realizację zakresu merytorycznego, określonego w punkcie 2 niniejszego Zapytania Ofertowego oraz kompletne wykonanie usług i dostarczenie dokumentacji, opisanych w punktach 3,4,5 niniejszego Zapytania Ofertowego; Oferenci są zobowiązani do akceptacji terminów realizacji poszczególnych działań określonych jako Przedmiot Zakupu. 10. Zaliczka na dostarczenie Przedmiotu Zakupu: Zamawiający dopuszcza wpłatę zaliczki dla na poczet realizacji każdego z działań określonych jako Przedmiot Zakupu, do maksymalnej wysokości 90% ceny netto danego działania. 11. Zastrzeżenia: a. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe. b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia Postępowania Przetargowego bez podania przyczyn a w szczególności gdy najniższa cenowo ze złożonych ofert będzie znacząco wyższa od kwoty zaplanowanej przez Zamawiającego na realizację działań określonych jako Przedmiot Zakupu. Unieważnienie Postępowania Przetargowego pozostaje bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych przez Zamawiającego. c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia Postępowania Przetargowego bez podania przyczyn. d. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty, która zawierać będzie rażąco niską cenę w stosunku do wartości Przedmiotu Zakupu. str. 6
e. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. f. Zamawiający zastrzega sobie prawo prowadzenia rokowań z wybranym oferentem w zakresie obniżenia ceny najkorzystniejszej oferty poprzez negocjację cen poszczególnych działań. g. Oferty złożone po terminie, o którym mowa w punkcie 6 powyżej, nie będą rozpatrywane; h. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych - rozpatrywane będą tylko oferty kompletne. 12. Informacje dodatkowe: a. Zamawiający zobowiązuje oferentów do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji otrzymanych w związku z zaproszeniem do wzięcia udziału w niniejszym Postępowaniu Przetargowym i wykorzystania ich tylko dla celów złożenia oferty w ramach niniejszego Zapytania Ofertowego; b. W przypadku, gdy oferent podejmie decyzję o nie składaniu oferty w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe, jest on proszony o poinformowanie o zaistniałym fakcie Zamawiającego; c. Każdy z Oferentów, proszony jest o jak najszybsze potwierdzenie (drogą elektroniczną) dostarczenia treści niniejszego Zapytania Ofertowego; d. Wszelkie pytania dotyczące niniejszego Zapytania Ofertowego powinny być kierowane na e-mail: dofinansowanie@nettelekom.pl lub pod numer telefonu: 41 333 55 30; e. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem www.nettelekom.pl, dodatkowo oferent, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego do realizacji zostanie poinformowany o tym fakcie drogą mailową lub telefonicznie. 13. Załączniki: a. Załącznik nr 1 - Architektura logiczna (z podziałem na moduły logiczne) elektronicznej platformy wymiany danych B2B; b. Załącznik nr 2 - Najważniejsze wymagania funkcjonalne elektronicznej platformy wymiany danych B2B; c. Załącznik nr 3 - Możliwości integracyjne elektronicznej platformy wymiany danych B2B z systemami informatycznymi partnerów. d. Załącznik nr 4 - wzór formularza ofertowego do przedstawienia oferty na wykonanie działań określonych jako Przedmiot Zakupu w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. str. 7