Podręcznik użytkownika

Podręcznik użytkownika Obsługa procesu: Obsługa faktury zakupu. Opracowany na potrzeby wdrożenia dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Tabela 1 Metryka dokumentu Autor Dokumentu: Michał Sołowiej Zamawiający: Warszawski Uniwersytet Medyczny Wersja Dokumentu: 01 Data utworzenia: 2016-08-16 Data ostatniej modyfikacji: 2016-08-16 1

1 Spis treści 1 Wstęp... 6 2 Proces obsługi faktury zakupu... 6 2.1 Uruchomienie procesu... 7 2.1.1 Szczegóły procesu obsługi faktury zakupu... 7 2.2 KROK 1 Rejestracja faktury zakupu... 8 2.2.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 8 2.2.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z fakturą zakupu... 8 2.2.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 9 2.2.4 Uzupełnienie danych szczegółowych w ramach opisu faktury zakupu przez pracownika rejestrującego proces... 9 2.2.5 Potwierdzenie wprowadzonych danych... 15 2.3 KROK 2 Weryfikacja faktury przez Dział Finansowy (opcja)... 15 2.3.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 16 2.3.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z weryfikacją faktury zakupu przez Dział Finansowy... 16 2.3.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 16 2.3.4 Weryfikacja faktury zakupu przez Dział Finansowy... 16 2.4 KROK 3 Wskazanie pracownika opisującego fakturę merytorycznie (opcja)... 19 2.4.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 19 2.4.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 19 2.4.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 19 2.4.4 Wskazanie pracownika działu kompetencyjnego opisującego fakturę merytorycznie... 20 2.4.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 21 2.5 KROK 4 Opis merytoryczny faktury zakupu przez dział kompetencyjny... 21 2.5.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 21 2.5.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z opisem merytorycznym faktury zakupu 21 2.5.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 22 2.5.4 Opis merytoryczny faktury zakupu... 22 2.5.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 24 2

2.6 KROK 5 Zatwierdzenie merytoryczne faktury zakupu (opcja)... 24 2.6.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 24 2.6.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 24 2.6.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 24 2.6.4 Zatwierdzenie merytoryczne faktury zakupu... 25 2.6.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 26 2.7 KROK 6 Uzupełnienie danych projektowych przez Biuro projektów (opcja)... 26 2.7.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 26 2.7.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 26 2.7.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 27 2.7.4 Uzupełnienie danych projektowych na fakturze... 27 2.7.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 29 2.8 KROK 7 Akceptacja Kierowników projektów (opcja)... 29 2.8.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 29 2.8.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 29 2.8.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 29 2.8.4 Zatwierdzenie faktury pod kątem projektowym... 30 2.8.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 31 2.9 KROK 8 Odpis środków przez Dział Kontroli i Analizy Kosztów... 31 2.9.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 31 2.9.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 31 2.9.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 32 2.9.4 Odpis środków faktury... 32 2.9.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 33 2.10 KROK 9 Uzupełnienie kompensaty przez Dział Księgowości (opcja)... 33 2.10.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 33 2.10.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 34 2.10.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 34 2.10.4 Uzupełnienie kompensaty... 34 2.10.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 35 2.11 KROK 10 Zatwierdzenie faktury przez Kierownika Działu kompetencyjnego (opcja)... 36 2.12 KROK 11 Zatwierdzenie faktury przez Kwestora... 36 3

2.12.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 36 2.12.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 36 2.12.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 36 2.12.4 Zatwierdzenie Kwestora... 37 2.12.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 38 2.13 KROK 12 Zatwierdzenie faktury przez Kanclerza (opcja)... 38 2.13.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 38 2.13.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 38 2.13.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 39 2.13.4 Zatwierdzenie Kanclerza... 39 2.13.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 40 2.14 KROK 13 Automatyczne utworzenie dokumentu RDP w SIMPLE.ERP (opcja)... 40 2.15 KROK 14 Automatyczne zatwierdzenie dokumentu RDP w SIMPLE.ERP (opcja)... 40 2.16 KROK 15 Automatyczne utworzenie zobowiązania w SIMPLE.ERP... 41 2.17 KROK 16 Automatyczne utworzenie przelewu w SIMPLE.ERP... 41 2.18 KROK 17 Informacja o wygenerowanym przelewie dla Działu Finansowego... 41 2.18.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 41 2.18.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 41 2.18.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 42 2.18.4 Realizacja zadania informacyjnego... 42 2.19 KROK 18 Weryfikacja faktury przez Dział Księgowości... 43 2.19.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 43 2.19.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 43 2.19.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 43 2.19.4 Weryfikacja faktury... 43 2.19.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia... 45 2.20 KROK 19 Automatyczne utworzenie / uaktualnienie faktury w SIMPLE.ERP... 45 2.21 KROK 20 Uzupełnienie numeru dokumentu OT (opcja)... 45 2.21.1 Wybór sekcji zadań do wykonania... 45 2.21.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu... 46 2.21.3 Rozpoczęcie wykonania zadania... 46 2.21.4 Uzupełnienie numeru dokumentu OT... 46 4

2.21.5 Potwierdzenie wprowadzonych danych... 47 2.22 KROK 21 Zatwierdzenie faktury przez Kierowników projektów (opcja)... 47 2.23 Model BPMN procesu... 49 5

1 Wstęp Obsługa faktury zakupu jest zamodelowanym procesem przepływu pracy, polegającym na wykonywaniu czynności (zadań) przez odpowiednie osoby występujące w procesie. 2 Proces obsługi faktury zakupu Proces obsługi faktury zakupu został zrealizowany w dwóch wariantach i odbywa się w ścisłej integracji systemów SIMPLE.ERP i ChiliWorkflow (EOD): a) Wariant I: Faktury rejestrowane w SIMPLE.ERP, dla których zostały wcześniej zarejestrowane wnioski o rezerwację lub zamówienia do dostawców. Dane takich faktur rejestrowane są w całości w SIMPLE.ERP a następnie faktura przekazywana jest do systemu ChiliWorkflow celem obsługi obiegu akceptacyjnego. W ramach obiegu akceptacyjnego w EOD, istnieje możliwość edycji okrojonego zakresu danych (szczegóły w opisie poszczególnych kroków procesu). Po uzyskaniu odpowiednich akceptacji, następuje automatyczne wygenerowanie zobowiązania i przelewu w SIMPLE.ERP do procesowanej faktury. Przelew należy zrealizować manualnie w SIMPLE.ERP. Po zakończeniu obiegu, faktura zostaje uaktualniona w SIMPLE.ERP zgodnie z danymi uzupełnionymi w systemie ChiliWorkflow. b) Wariant II: Faktury rejestrowane bezpośrednio w systemie ChiliWorkflow, które nie są wynikiem zamówień do dostawców lub wniosków o rezerwację środków. W tym wariancie fakturę rejestruje się w całości w systemie ChiliWorkflow a następnie przekazuje do obiegu akceptacyjnego. Po uzyskaniu odpowiednich akceptacji, automatycznie tworzone są następujące dokumenty w SIMPLE.ERP: dokument przychodzący a następnie zobowiązanie i przelew. Analogicznie jak w wariancie I, przelew należy zrealizować manualnie w SIMPLE.ERP. Po zakończeniu obiegu, faktura zostaje automatycznie utworzona w SIMPLE.ERP zgodnie z danymi uzupełnionymi w systemie ChiliWorkflow. Wariant I: W celu rejestracji faktury w SIMPLE.ERP i przekazania jej do obiegu należy wykonać następujące czynności: a) Dodać dokument przychodzący (nagłówek faktury), na podstawie którego zostanie wygenerowana faktura w SIMPLE.ERP. b) Zatwierdzić dodany dokument przychodzący. c) Wygenerować dokument zakupu z poziomu zatwierdzonego dokumentu przychodzącego. Należy pamiętać o określeniu odpowiedniego typu dokumentu zakupu: MFZ_K (faktury krajowe) lub MFZ_Z (faktury walutowe). d) Przekazać dokument do obiegu (zmienić stan na PRZEK_DO_EOD). Wariant II: W celu rejestracji faktury w systemie ChiliWorkflow należy manualnie uruchomić proces obsługi faktury zakupu i postępować wg poniższych wytycznych. 6

2.1 Uruchomienie procesu W przypadku faktur rejestrowanych w SIMPLE.ERP i przekazanych do obiegu EOD (stan PRZEK_DO_EOD) system automatycznie uruchomi proces obiegu faktury i wygeneruje zadanie weryfikacji danych faktury dla Działu Finansowego (opis w ramach Kroku 2 Weryfikacja faktury przez Dział Finansowy). W przypadku gdy faktura ma zostać zarejestrowana bezpośrednio w systemie ChiliWrokflow należy proces obsługi faktury zainicjować manualnie. Uruchomienie procesu obsługi faktury zakupu inicjowane jest z poziomu modułu Obieg dokumentów. W tym celu należy uruchomić moduł Obieg dokumentów, przejść na listę procesów (domyślnie lista procesów Obsługi faktury zakupu) i kliknąć guzik Rozpocznij. System automatycznie uruchomi proces obsługi faktury zakupu oraz wygeneruje pierwsze zadanie w procesie (KROK 1 Rejestracja faktury zakupu) polegający na rejestracji danych szczegółowych opisujących fakturę. Rysunek 1 Uruchomienie procesu w module Obieg dokumentów 2.1.1 Szczegóły procesu obsługi faktury zakupu Po uruchomieniu procesu obsługi faktury zakupu istnieje możliwość podglądu szczegółów i śledzenia ścieżki obiegu procesu w ramach modułu Obsługa procesów zakładki Procesy Rysunek 2 Okno listy procesów obsługi faktury zakupu Po wyborze żądanego procesu i użycia akcji aktywowane zostaje okno szczegółów wybranego procesu w ramach którego możliwy jest podgląd danych opisujących nagłówek faktury, 7

listę zadań do wykonania, listę operacji wykonanych w ramach procesu oraz możliwość podglądu przebiegu procesu. Rysunek 3 Okno szczegółów procesu obsługi faktury zakupu 2.2 KROK 1 Rejestracja faktury zakupu Po uruchomieniu procesu obsługi faktury zakupu system w sposób automatyczny wygeneruje pierwsze zadanie w procesie dedykowane dla pracownika uruchamiającego proces. System automatycznie uruchomi formularz rejestracji danych faktury. W celu opisania faktury zakupu pracownik zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.2.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.2.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z fakturą zakupu W zakładce Moje zadania odszukujemy zadanie związane z rejestracją faktury zakupu przez pracownika i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 8

2.2.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 4 Okno Moje zadania Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.2.4 Uzupełnienie danych szczegółowych w ramach opisu faktury zakupu przez pracownika rejestrującego proces Na tym etapie procesu pracownik rejestrujący fakturę w systemie EOD uzupełnia dane szczegółowe dla nagłówka faktury oraz może zarejestrować pozycje faktury. Pola formularza oznaczone symbolem * z pogrubioną etykietą są obligatoryjne pozostałe opcjonalne. Pracownik uzupełnia następujące dane: 2.2.4.1 Dane nagłówkowe faktury Faktura wewnętrzna określenie czy rejestrowana faktura jest fakturą wewnętrzną. Dostawca referencja do kontrahenta znajdującego się na fakturze. Słownik kontrahentów z SIMPLE.ERP. Numer konta możliwość wyboru jednego z istniejących kont bankowych powiązanych z wybranym dostawcą. Jeżeli na rejestrowanej fakturze widnieje nr konta, którego jeszcze nie ma w systemie, należy taki nr konta dodać najpierw w SIMPLE.ERP a następnie wybrać go w systemie ChiliWorkflow. Stanowisko dostaw miejsce docelowe dla dostawy towarów/usług zakupionych w ramach danej faktury Numer faktury numer dokumentu faktury wystawionej przez dostawcę Data faktury data faktury widniejąca na dokumencie Data sprzedaży data sprzedaży widniejąca na dokumencie Data wpływu faktury data wpływu dokumentu faktury 9

Data płatności data płatności faktury widniejąca na dokumencie Treść zwięzły opis faktury (z reguły treść pozycji lub tekst odzwierciedlający charakter Dział rejestrujący fakturę jednostka organizacyjna pracownika rejestrującego fakturę Dział kompetencyjny jednostka organizacyjna odzwierciedlająca komórkę opisującą fakturę pod kątem merytorycznym. UWAGA: jeżeli osobą rejestrującą fakturę jest pracownik Działu Finansowego powinien uzupełnić to pole. Pracownik opisujący fakturę merytorycznie wskazany pracownik Działu kompetencyjnego, do którego zostanie przydzielone zadanie opisu merytorycznego faktury. Jeżeli nie zostanie wskazany na etapie rejestracji faktury bądź weryfikacji przez Dział Finansowy, to system wygeneruje zadanie dla Kierownika Działu kompetencyjnego celem wskazania pracownika opisującego fakturę. Faktura dot. pracownika dane pracownika, którego dot. faktura (jeżeli dotyczy) Załączniki atrybut ten umożliwia dodanie dowolnej ilości załączników do faktury, które mogą być przydatne w kolejnych krokach procesu, np. skan faktury Typ faktury księgowej rodzaj dokumentu faktury (wg słownika typów dokumentów z SIMPLE.ERP) UWAGA: jeżeli osobą rejestrującą fakturę jest pracownik Działu Finansowego powinien uzupełnić to pole. Waluta waluta w której wystawiono fakturę. Domyślnie jest to polski złoty Wartość Netto wartość netto całej faktury (kwota winna odzwierciedlać wartość sumaryczną znajdującą się na fakturze) Wartość VAT wartość VAT faktury (kwota winna odzwierciedlać wartość sumaryczną znajdującą się na fakturze) Wartość Brutto wartość brutto faktury (kwota winna odzwierciedlać wartość sumaryczną znajdującą się na fakturze) Pozostało wartości prezentowane w tych polach są tylko do odczytu i przedstawiają wartości netto oraz brutto faktury, które nie zostały rozpisane na pozycjach faktury, np. jeżeli wartość netto faktury wynosi 1000 PLN a w polu Pozostało znajduje się wartość 300 PLN to oznacza, że na dotychczas wprowadzonych pozycjach dla tej faktury łączna ich kwota wynosi 700 PLN. Nadal powinny zostać wprowadzone pozycje faktury w kwocie 300 PLN. Analogicznie należy rozumować w przypadku wartości brutto Sposób płatności sposób płatności określony na dokumencie faktury Rodzaj zobowiązania typ dokumentu zobowiązania wygenerowanego automatycznie w SIMPLE.ERP UWAGA: jeżeli osobą rejestrującą fakturę jest pracownik Działu Finansowego powinien uzupełnić to pole. 10

Termin płatności uzależniony od protokołu odbioru prac jeżeli termin płatności jest uzależniony od protokołu odbioru prac należy odnotować ten fakt zaznaczając to pole i uzupełnić pole Data protokołu Czy generować fakturę wewnętrzną Czy generować odwrotne obciążenie Do faktury zostanie wygenerowany dokument OT w ERP jeżeli po zakończeniu procesu obiegu faktury zostanie utworzony dokument OT do faktury w SIMPLE.ERP, należy zaznaczyć to pole. Będzie to skutkowało koniecznością uzupełnienie numeru dokumentu OT na fakturze przez pracownika Działu kompetencyjnego, po zakończeniu procesu obiegu faktury. Faktura powiązana z wnioskami o rezerwację środków / Faktura powiązana z zamówieniem / Brak powiązania (domyślnie) opcjonalna możliwość wskazania zamówienia do dostawcy lub wniosków o rezerwację środków z systemu SIMPLE.ERP, z którymi powiązana jest rejestrowana faktura. Wybór zamówienia lub wniosków skutkuje automatycznym wygenerowaniem pozycji na fakturze odpowiadające pozycjom wybranego zamówienia lub wniosków, przy czym ilość towaru dla każdej z wygenerowanych pozycji wynosi zero. Dane księgowe lista danych dodatkowych, którymi w SIMPLE.ERP opisywany jest na nagłówku typ dokumentu określony w ramach pola Typ faktury księgowej Czy kary umowne - atrybut określający czy w ramach rozliczenia z dostawcą naliczane są kary umowne Ilość dni opóźnienia pole dot. ilości dni opóźnienia w ramach, których naliczane są kary umowne; dostępne w przypadku zaznaczenia atrybutu Czy kary umowne. Uwagi dot. kar umownych pole opisowe dot. podstawy naliczenia kar umownych (np. paragraf umowy regulujący tę kwestię; pole dostępne w przypadku zaznaczenia atrybutu Czy kary umowne. Sposób płatności możliwość rozbicia formy płatności na kilka sposobów. Każdy nowo dodawany sposób płatności należy zatwierdzić guzikiem Zapisz. Suma kwot sposobów płatności musi być równa wartości faktury a podział procentowy poszczególnych pozycji musi w sumie być równy 100%. 11

Rysunek 5 Formularz nagłówka faktury zakupu Poza danymi na poziomie nagłówka faktury możliwe jest na typ etapie również określenie pozycji faktury. Lista pozycji faktury winna wprost wynikać z pozycji widniejących na dokumencie faktury. W przypadku gdy faktura została zarejestrowana w SIMPLE.ERP i przekazana do systemu ChiliWorkflow, dane pozycji będą już uzupełnione. Do zarządzania pozycjami faktury służą trzy akcje skupione na poziomie listy pozycji faktury: Dodaj akcja służąca do rejestracji nowej pozycji faktury. Użycie akcji skutkuje uruchomieniem formularza w ramach którego należy wprowadzić dane opisujące pozycję faktury. Szczegółowy wykaz atrybutów definiujących pozycję faktury opisano w kolejnym podrozdziale. Edytuj akcja służąca do modyfikacji istniejącej pozycji faktury. Użycie akcji skutkuje uruchomieniem formularza w ramach którego należy uzupełnić dane opisujące pozycję faktury. Szczegółowy wykaz atrybutów definiujących pozycję faktury opisano w kolejnym podrozdziale. Usuń akcja służąca do usunięcia pozycji faktury. W celu podglądu danych opisujących konkretną pozycję faktury (bez możliwości zmiany wartości atrybutów) należy użyć akcji Szczegóły. Użycie akcji skutkuje uruchomieniem formularza w ramach którego prezentowane są wszystkie dane opisujące pozycję faktury 12

2.2.4.2 Dane pozycji faktury Rysunek 6 Pozycje faktury Treść transakcji opis pozycji faktury, który widnieje na pozycji faktury Towar produkt z bazy towarów SIMPLE.ERP UWAGA: Przynajmniej jeden z atrybutów Treść transakcji lub Towar musi być uzupełniony Cena jednostkowa cena jednostkowa netto dla danej pozycji Ilość ilość jednostek miary zakupionego towaru/usługi Jednostka miary kod jednostki miary w której dokonano zakupu danej pozycji faktury. Lista dostępnych pozycji wynika z definicji słownika jednostek miar w systemie SIMPLE.ERP Wartość netto wartość netto pozycji faktury wynikająca z iloczynu ceny jednostkowej i ilości Stawka VAT kod stawki VAT którą objęty został zakup towaru/usługi w ramach danej pozycji. Lista dostępnych pozycji wynika z definicji słownika stawek VAT w systemie SIMPLE.ERP Wartość VAT wartość VAT pozycji faktury wynikający z iloczynu wartości netto i stawki VAT z możliwością modyfikacji Wartość Brutto wartość brutto pozycji faktury wynikająca z sumy wartości netto i wartości VAT z możliwością modyfikacji Dane Księgowe zestaw danych dodatkowych, zdefiniowanych w SIMPLE.ERP, zależny od typu dokumentu określonego w polu nagłówka Typ faktury księgowej Wniosek o rezerwację środków wniosek o rezerwację środków z SIMPLE.ERP, z którego została wygenerowana pozycja faktury Pozycja wniosku o rezerwację środków pozycja wniosku o rezerwację środków z SIMPLE.ERP, której odpowiada pozycja faktury Projekt - projekt z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Budżet projektu - budżet projektu z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Etap budżet projektu etap budżetu projektu z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Zasób etapu budżetu projektu zasób etapu budżetu projektu z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury 13

Źródła księgowe - lista źródeł finansowania pozycji faktury. Suma kwot źródeł finansowania musi być równa wartości pozycji faktury netto / brutto (w zależności od konfiguracji zadania w procesie) a suma podziału procentowego poszczególnych źródeł powinna być równa 100%. Źródła kontrollingowe - lista zadań finansowych dla pozycji faktury. Suma kwot zadań finansowych musi być równa wartości pozycji faktury netto / brutto (w zależności od konfiguracji zadania w procesie) a suma podziału procentowego poszczególnych zadań powinna być równa 100%. Ponadto suma ilości poszczególnych zadań powinna być równa ilości jedn. miary pozycji faktury. 2.2.4.3 Lista pozycji faktury Rysunek 7 Formularz rejestracji/edycji pozycji faktury W ramach poszczególnych kroków związanych z obsługą faktury zakupu prezentowana jest lista pozycji faktury. Lista ta zawiera następujące kolumny: Lp numer kolejny pozycji w ramach faktury Towar treść transakcji opisującej pozycję. W przypadku gdy określono towar na pozycji faktury wówczas prezentuje kod towaru w połączeniu z jego nazwą Cena cena jednostkowa dla pozycji faktury Ilość ilość jednostek miary zakupionego w ramach pozycji towaru J.M. kod jednostki miary dla pozycji. W ramach podpowiedzi dla kolumny ( dymka ) prezentowany jest opis jednostki miary, np. sztuka 14

Netto wartość netto pozycji %VAT wartość procentowa wybranej stawki VAT, np. 23. W ramach podpowiedzi dla kolumny ( dymka ) prezentowany jest opis stawki VAT oraz wartość VAT dla pozycji Brutto wartość brutto pozycji Budżet kod budżetu komórki określonego na pozycji faktury. W ramach podpowiedzi dla kolumny ( dymka ) prezentowane są: wersja budżetu, budżet komórki, pozycja budżetu komórki (pole nie wykorzystywane) Projekt kod projektu określonego na pozycji faktury. W ramach podpowiedzi dla kolumny ( dymka ) prezentowane są: nazwa projektu, budżet projektu, etap projektu, zasób projektu Rysunek 8 Lista pozycji faktury 2.2.5 Potwierdzenie wprowadzonych danych Po uzupełnieniu formularza z danymi nagłówkowymi faktury oraz wprowadzeniu pozycji na fakturze należy kliknąć przycisk co spowoduje uruchomienie dalszej części procesu (przekazanie zadania opisu faktury do kolejnego działu). W zależności od miejsca i sposobu rejestracji faktury kolejnym krokiem w procesie będzie: Weryfikacja faktury przez Dział Finansowy: w przypadku gdy faktura została zarejestrowana w systemie ChiliWorkflow przez pracownika działu innego niż Dział finansowy lub gdy faktura była zarejestrowana w SIMPLE.ERP. W tym przypadku będzie to również pierwszy krok procesu w systemie ChiliWorkflow. Opis merytoryczny faktury przez Dział kompetencyjny: w przypadku gdy faktura została zarejestrowana w systemie ChiliWorkflow przez Dział Finansowy i pracownik rejestrujący fakturę wskazał osobę z działu kompetencyjnego opisującą fakturę merytorycznie. Wskazanie pracownika opisującego fakturę merytorycznie przez Kierownika Działu kompetencyjnego: w przypadku gdy faktura została zarejestrowana w systemie ChiliWorkflow przez Dział Finansowy i pracownik rejestrujący nie wskazał osoby opisującej fakturę w dziale kompetencyjnym. 2.3 KROK 2 Weryfikacja faktury przez Dział Finansowy (opcja) W przypadku gdy faktura została zarejestrowana w systemie ChiliWorkflow przez pracownika działu innego niż Dział finansowy lub gdy faktura była zarejestrowana w SIMPLE.ERP i została przekazana 15

automatycznie do systemu ChiliWorkflow, system wygeneruje zadanie weryfikacji wprowadzonych danych faktury przez Dział Finansowy. W celu rozpoczęcia weryfikacji faktury przez Dział Finansowy pracownik zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.3.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.3.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z weryfikacją faktury zakupu przez Dział Finansowy W zakładce Moje zadania odszukujemy zadanie związane z weryfikacją faktury zakupu przez Dział Finansowy i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 2.3.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 9 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.3.4 Weryfikacja faktury zakupu przez Dział Finansowy Na tym etapie pracownik Działu Finansowego dokonuje weryfikacji wprowadzonych danych oraz uzupełnia je o niezbędne atrybuty. Opis faktury przez jednostkę realizującą obejmuje w szczególności: 16

2.3.4.1 Dane nagłówkowe faktury W kroku weryfikacji faktury przez Dział Finansowy, pracownik realizujący zadanie uzupełnia następujące atrybuty: Typ faktury księgowej należy określić typ dokumentu faktury Rodzaj zobowiązania należy określić rodzaj zobowiązania, które zostanie wygenerowane w SIMPLE.ERP na podstawie opisywanej faktury Dział kompetencyjny należy wskazać Dział kompetencyjny, który odpowiada merytorycznie za opis faktury Pracownik opisujący fakturę merytorycznie jeżeli pracownik Działu Finansowego opisujący fakturę wie do kogo skierować fakturę w Dziale kompetencyjnym może taką osobę wskazać. Jeżeli tego nie zrobi, to system wygeneruje kolejne zadanie dla Kierownika Działu kompetencyjnego celem wskazania osoby opisującej fakturę merytorycznie Ponadto, pracownik Działu Finansowego może uzupełnić / zmienić następujące atrybuty: Sposób płatności Załączniki Dane księgowe Określenie kar umownych i uzależnienia terminu płatności od protokołu odbioru prac 17

Rysunek 10 Formularz nagłówka faktury zakupu 2.3.4.2 Dane pozycji faktury W przypadku weryfikacji faktury przez Dział Finansowy istnieje możliwość definiowania i edycji pełnych danych dla pozycji faktury analogicznie jak w przypadku kroku rejestracji faktury w systemie ChiliWorkflow. Wyjątkiem są faktury rejestrowane w SIMPLE.ERP, dla których można modyfikować jedynie następujące atrybuty: Dane księgowe (dodatkowe) zależne od typu faktury określonego na nagłówku Źródła księgowe Źródła kontrollingowe 2.3.4.3 Potwierdzenie wprowadzonych danych Po uzupełnieniu formularza z niezbędnymi danymi nagłówkowymi oraz weryfikacji faktury należy kliknąć przycisk kolejnej osoby / działu. co spowoduje przekazanie zadania opisu faktury do W zależności od dotychczasowej ścieżki obsługi faktury kolejnym krokiem w procesie będzie: 18

Wskazanie pracownika opisującego fakturę merytorycznie przez Kierownika Działu kompetencyjnego: w przypadku gdy pracownik Działu Finansowego nie wskazał osoby z działu kompetencyjnego opisującej fakturę merytorycznie. Opis merytoryczny faktury przez Dział kompetencyjny: w przypadku gdy pracownik Działu Finansowego wskazał osobę z działu kompetencyjnego do merytorycznego opisu faktury. 2.4 KROK 3 Wskazanie pracownika opisującego fakturę merytorycznie (opcja) Krok będzie miał miejsce w przypadku gdy pracownik Działu finansowego weryfikujący fakturę w poprzednim kroku, nie wskaże osoby opisującej fakturę zakupu w ramach działu kompetencyjnego. W takim wypadku, zadanie to spadnie na Kierownika działu kompetencyjnego. W celu rozpoczęcia zadania należy wykonać następujące czynności: 2.4.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.4.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z obsługą faktury zakupu przez Kierownika działu kompetencyjnego i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 2.4.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 11 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 19

2.4.4 Wskazanie pracownika działu kompetencyjnego opisującego fakturę merytorycznie Na tym etapie procesu, Kierownik działu kompetencyjnego zobligowany jest do określenia pracownika opisującego fakturę pod kątem merytorycznym. W tym celu należy uzupełnić pole Pracownik opisujący fakturę merytorycznie na nagłówku faktury. Ponadto, Kierownik może również odrzucić fakturę jeżeli wie, że została ona błędnie skierowana do jego działu. W takim przypadku faktura wróci do Działu Finansowego z odpowiednim komentarzem. Na dole formularza system udostępnia opcję, która służy do podjęcia decyzji o akceptacji bądź odrzuceniu faktury. Rysunek 12 Wskazanie pracownika opisującego fakturę pod kątem merytorycznym Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ) - czynność nieobowiązkowa. Potwierdzenie akceptacji przez Kierownika spowoduje wygenerowanie kolejnego zadania w procesie. 20

Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji) Kierownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Potwierdzenie faktu odrzucenia (braku) akceptacji spowoduje cofnięcie faktury na poziom Działu finansowego celem naniesienia zmian zgodnie z informacją przekazaną w uzasadnieniu. 2.4.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez pracownika, faktura zostaje przekazana do dalszego procesowania. 2.5 KROK 4 Opis merytoryczny faktury zakupu przez dział kompetencyjny Po wskazaniu przez Kierownika pracownika do opisu merytorycznego, system w sposób automatyczny wygeneruje zadanie w procesie dedykowane do wskazanego pracownika. W celu rozpoczęcia zadania, pracownik działu kompetencyjnego zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.5.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.5.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z opisem merytorycznym faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z opisem merytorycznym faktury i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 21

2.5.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 13 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.5.4 Opis merytoryczny faktury zakupu Na tym etapie procesu pracownik działu kompetencyjnego ma możliwość zapoznania się z już uzupełnionym opisem faktury zakupu. Dodatkowo system umożliwia określenie Kierownika zatwierdzającego fakturę merytorycznie (domyślnie są to dane Kierownika działu kompetencyjnego z możliwością zmiany). Ponadto system udostępnia do edycji pełne dane dla pozycji faktury analogicznie jak w przypadku kroku rejestracji faktury w systemie ChiliWorkflow. Wyjątkiem są faktury rejestrowane w SIMPLE.ERP, dla których można modyfikować jedynie następujące atrybuty: Dane księgowe (dodatkowe) zależne od typu faktury określonego na nagłówku Źródła księgowe Źródła kontrollingowe Na dole formularza system udostępnia opcję, która służy do podjęcia decyzji o akceptacji bądź odrzuceniu faktury. 22

Rysunek 14 Opis merytoryczny faktury Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji, pracownik działu kompetencyjnego zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ) - czynność nieobowiązkowa. Potwierdzenie akceptacji przez pracownika działu kompetencyjnego spowoduje wygenerowanie kolejnego zadania w procesie. Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji) pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Potwierdzenie faktu odrzucenia (braku) akceptacji spowoduje cofnięcie faktury na poziom Działu Finansowego celem naniesienia zmian zgodnie z informacją przekazaną w uzasadnieniu. 23

2.5.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez pracownika faktura zostaje przekazana do dalszego procesowania. 2.6 KROK 5 Zatwierdzenie merytoryczne faktury zakupu (opcja) Po uzupełnieniu opisu faktury przez pracownika działu kompetencyjnego, system w sposób automatyczny wygeneruje zadanie dedykowane dla Kierownika działu kompetencyjnego celem zatwierdzenia merytorycznego opisywanej faktury. Zadanie to pojawi się w procesie obsługi faktury tylko w sytuacji gdy wskazany Kierownik nie ma upoważnienia do finansowego zatwierdzania faktur na ich późniejszym etapie obiegu (przed Kwestorem). W celu rozpoczęcia weryfikacji faktury należy wykonać następujące czynności: 2.6.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.6.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z zatwierdzeniem faktury i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 2.6.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 15 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: 24

rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.6.4 Zatwierdzenie merytoryczne faktury zakupu Na tym etapie procesu Kierownik działu kompetencyjnego nie ma możliwości modyfikacji danych faktury, natomiast zobligowany jest do: zapoznania się z uzupełnionym opisem faktury zakupu, podjęcia decyzji o dalszym procesowaniu faktury (zatwierdzenie lub odrzucenie) Na dole formularza system udostępnia opcję zatwierdzenia / odrzucenia faktury. Rysunek 16 Zatwierdzenie faktury przez Kierownika działu kompetencyjnego Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji, Kierownik działu kompetencyjnego zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ) - czynność nieobowiązkowa. Potwierdzenie akceptacji przez Kierownika działu kompetencyjnego spowoduje wygenerowanie kolejnego zadania w procesie. Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji) pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Dodatkowo system 25

udostępnia Kierownikowi możliwość wskazania działu, do którego ma być zwrotnie skierowana faktura. Są to: Dział kompetencyjny lub Dział Finansowy. 2.6.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez pracownika faktura zostaje przekazana do dalszego procesowania. 2.7 KROK 6 Uzupełnienie danych projektowych przez Biuro projektów (opcja) Po zatwierdzeniu faktury przez Kierownika Działu kompetencyjnego, system sprawdzi źródła finansowania dla wszystkich pozycji faktury pod kątem ich powiązania z projektami. Jeżeli którekolwiek z nich będzie powiązane z projektem, system wygeneruje w sposób automatyczny zadanie w procesie dedykowane do pracowników Biura projektów celem uzupełnienia danych projektowych. W celu rozpoczęcia zadania, pracownik Biura projektów zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.7.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.7.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z uzupełnieniem danych projektowych i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. Rysunek 17 Wybór zadania do realizacji 26

2.7.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.7.4 Uzupełnienie danych projektowych na fakturze Na tym etapie procesu pracownik Biura projektów zobligowany jest do uzupełnienia danych projektowych na pozycjach faktury. Dla poszczególnych pozycji faktury, pracownik weryfikuje następujące dane: Projekt - projekt z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Budżet projektu - budżet projektu z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Etap budżet projektu etap budżetu projektu z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Zasób etapu budżetu projektu zasób etapu budżetu projektu z SIMPLE.ERP, którego dotyczy pozycja faktury Źródła księgowe - lista źródeł finansowania pozycji faktury. Suma kwot źródeł finansowania musi być równa wartości pozycji faktury netto / brutto (w zależności od konfiguracji zadania w procesie) a suma podziału procentowego poszczególnych źródeł powinna być równa 100%. Dodatkowo, system udostępnia pracownikowi następujące pola pozycji faktury umożliwiające podjęcie decyzji dot. poszczególnych akceptacji Kierowników projektów: Kierownik projektu nieobecny w przypadku gdy pracownik Biura projektów wie o nieobecności Kierownika projektu i niemożności akceptacji faktury przez niego w najbliższym czasie, system udostępnia atrybut umożliwiający pominięcie akceptacji Kierownika na tym etapie. W przypadku zaznaczenia tego pola, system przesunie wymagalność kroku akceptacji Kierownika projektu na koniec procesu (po dokonaniu płatności i zatwierdzeniu faktury w SIMPLE.ERP). Nieobecność Kierownika projektu do dnia możliwość określenia daty końca nieobecności Kierownika projektu Akceptacja w imieniu Kierownika projektu w przypadku posiadania przez pracownika Biura projektów upoważnienia do akceptacji faktury w imieniu danego Kierownika, pracownik może zaznaczyć tę opcję. System pomija wtedy krok akceptacji Kierownika projektu w imieniu którego taka akceptacja nastąpiła. 27

Rysunek 18 Określenie danych projektowych dla pozycji faktury Pod formularzem danych faktury, system udostępnia sekcję zatwierdzenia bądź odrzucenia faktury. Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji pracownik Biura projektów zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ), który będzie prezentowany w dalszym etapie procesu (jest to czynność nieobowiązkowa). Potwierdzenie akceptacji przez pracownika Biura projektów spowoduje wygenerowanie kolejnego zadania w procesie. Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji) pracownik Biura projektów zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Potwierdzenie faktu odrzucenia (braku) akceptacji spowoduje cofnięcie faktury na poziom określony w polu Przekaż do. 28

2.7.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez pracownika Biura projektów, faktura zostaje przekazana do dalszego procesowania. 2.8 KROK 7 Akceptacja Kierowników projektów (opcja) Po uzupełnieniu danych projektowych dla pozycji faktury, system automatycznie sprawdzi dane projektów i dla każdego projektu, którego Kierownik powinien akceptować na tym etapie (jego akceptacja nie została pominięta przez Biuro projektów), wygeneruje zadanie akceptacyjne. Kierownicy projektów zobligowani są do zapoznania się z opisaną fakturą oraz podjęcia decyzji o zatwierdzeniu bądź odrzuceniu faktury. Dodatkowo mają możliwość zmiany danych projektowych w obrębie budżetu, etapu i zasobu etapu projektu. W celu rozpoczęcia zadania, Kierownik zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.8.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.8.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z zatwierdzeniem faktury i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 2.8.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 19 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której 29

klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.8.4 Zatwierdzenie faktury pod kątem projektowym Na tym etapie procesu Kierownik projektu zobligowany jest do podjęcia decyzji o akceptacji bądź odrzuceniu faktury. Rysunek 20 Zatwierdzanie faktury przez Kierownika projektu Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji, Kierownik projektu zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ), który będzie prezentowany w dalszym etapie procesu (jest to czynność nieobowiązkowa). 30

System oczekuje na akceptacje wszystkich Kierowników projektów przypisanych do zadań akceptacyjnych. Dopiero po zatwierdzeniu faktury przez wszystkich Kierowników, system wygeneruje kolejne zadanie w procesie. W przypadku braku akceptacji chociażby jednego z Kierowników, system zwróci fakturę do Biura projektów. Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji), Kierownik projektu zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Potwierdzenie faktu odrzucenia (braku) akceptacji spowoduje cofnięcie faktury do Biura projektów. 2.8.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez wszystkich Kierowników projektów akceptujących na tym etapie, faktura zostaje przekazana do dalszego procesowania. 2.9 KROK 8 Odpis środków przez Dział Kontroli i Analizy Kosztów Po zatwierdzeniu faktury przez Dział kompetencyjny a w przypadku faktur projektowych, przez Biuro projektów i poszczególnych Kierowników projektów, system w sposób automatyczny wygeneruje zadanie dedykowane dla pracowników Działu Kontroli i Analizy Kosztów celem dokonania odpisu środków. W celu rozpoczęcia zadania, pracownik Działu Kontroli i Analizy Kosztów obsługujący fakturę zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.9.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów rozdział: Panel Moje zadania 2.9.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z odpisem środków i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 31

2.9.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 21 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.9.4 Odpis środków faktury Na tym etapie procesu pracownik Działu Kontroli i Analizy Kosztów zobligowany jest do weryfikacji i uzupełnienia źródeł kontrollingowych (zadań finansowych) dla pozycji faktury. W tym celu, dla każdej pozycji faktury, należy uruchomić formularz edycji (poprzez guzik Edytuj) i uzupełnić odpowiednie źródła. Rysunek 22 Odpis środków pozycji faktury 32

Po uzupełnieniu danych, system udostępnia opcje zatwierdzenia / odrzucenia faktury. Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji, pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ) - czynność nieobowiązkowa. Potwierdzenie akceptacji przez pracownika spowoduje wygenerowanie kolejnego zadania w procesie. Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji), pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Potwierdzenie faktu odrzucenia (braku) akceptacji spowoduje cofnięcie faktury na poziom określony w ramach opcji Przekaż do. 2.9.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez pracownika Działu Kontroli i Analizy Kosztów, system wygeneruje kolejne zadanie w procesie obsługi faktury. 2.10 KROK 9 Uzupełnienie kompensaty przez Dział Księgowości (opcja) W przypadku gdy na etapie rejestracji faktury lub jej weryfikacji przez Dział Finansowy, lub opisu merytorycznego przez Dział kompetencyjny została zaznaczona opcja Faktura kierowana do Działu Księgowości (kompensata), system wygeneruje automatycznie zadanie dla Działu Księgowości celem uzupełnienia danych dot. kompensaty. W celu rozpoczęcia zadania, pracownik Działu Finansowego obsługujący fakturę zobligowany jest do wykonania następujących czynności: 2.10.1 Wybór sekcji zadań do wykonania Wybór i obsługa sekcji zadań do wykonania został szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Główny formularz modułu Obsługa dokumentów 33

rozdział: Panel Moje zadania 2.10.2 Odszukanie zadania do wykonania, związanego z obsługą faktury zakupu W zakładce moje zadania odszukujemy zadanie związane z uzupełnieniem kompensaty i dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszki w dowolnym miejscu zadania. 2.10.3 Rozpoczęcie wykonania zadania Rysunek 23 Wybór zadania do realizacji Po wykonaniu czynności odszukania i uruchomienia szczegółów zadania (dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki) system w sposób automatyczny uruchomi nową zakładkę zadania na której klikamy przycisk Rozpocznij. Szczegółowy sposób rozpoczynania zadania został opisany w podręczniku użytkownika: rozdział: Opis ogólnych funkcjonalności wykorzystywanych w zadaniach i procesach 2.10.4 Uzupełnienie kompensaty W ramach zadania, pracownik Działu Księgowości zobligowany jest do uzupełnienia następujących pól: Kwota kompensaty brutto kwota o jaką wartość brutto faktury ma zostać skompensowana Kwota do zapłaty brutto wartość wyliczana automatycznie na podst. kwot w polach Wartość brutto i Kwota kompensaty brutto. Dodatkowo, pracownik może uzupełnić pole opisowe Opis kompensaty. 34

Rysunek 24 Uzupełnienie kompensaty Po uzupełnieniu danych, system udostępnia formularz zatwierdzenia / odrzucenia faktury. Domyślnie zaznaczona jest opcja akceptacji z możliwością jej zmiany. Akceptacja W celu akceptacji, pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Akceptuję (o ile już nie jest zaznaczone). Dodatkowo istnieje opcja wpisania komentarza do akceptacji (w polu Uzasadnienie ) - czynność nieobowiązkowa. Potwierdzenie akceptacji przez pracownika spowoduje wygenerowanie kolejnego zadania w procesie. Odrzucenie (brak akceptacji) W celu odrzucenia (brak akceptacji), pracownik zobligowany jest do zaznaczenia opcji Nie akceptuję. W przypadku braku akceptacji wprowadzenie uzasadnienia jest obowiązkowe (zaznaczenie opcji Nie akceptuję powoduje również automatyczną podpowiedź przez system treści uzasadnienia Brak akceptacji z możliwością jej zmiany). Potwierdzenie faktu odrzucenia (braku) akceptacji spowoduje cofnięcie faktury na poziom określony w ramach opcji Przekaż do. 2.10.5 Potwierdzenie akceptacji / odrzucenia Po wyborze odpowiedniej opcji (akceptacja lub brak akceptacji) celem dalszego procesowania należy potwierdzić dokonany wybór służy do tego przycisk Po potwierdzeniu przez pracownika Działu Księgowości, system wygeneruje kolejne zadanie w procesie obsługi faktury. 35