Warszawa, 06 luty 2015 r. Szanowni Państwo, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, 00-529 Warszawa (NIP: 7010014467, REGON: 140533156), zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego w procedurze, do której nie stosuje się przepisów ustawy pzp. na organizację dwudniowego szkolenia w Warszawie. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się poniżej. W związku z powyższym, w przypadku zainteresowania wykonaniem usługi, prosimy o przedstawienie oferty zawierającej następujące elementy: 1) Nazwa firmy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne), 2) Termin ważności oferty, 3) Cena całkowita oferty netto i brutto, 4) Cena cateringu na jedną osobę brutto, 5) Cena noclegu dla jednej osoby brutto 6) Cena za obsługę techniczno-organizacyjną brutto. oraz wypełnienie poniższej tabeli cenowej Miejsce szkolenia/liczba osób Całkowita wartość usługi netto Całkowita wartość usługi brutto Cena cateringu na jedną osobę brutto Cena noclegu dla jednej osoby brutto Cena brutto za obsługę techniczno - organizacyjną szkolenia Warszawa 30 osób Oferty należy przesłać na adres e-mail: monika.wysocka@mnisw.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do 13 lutego 2015 r. do godziny 12.00 W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Moniką Wysocką: adres e-mail monika.wysocka@mnisw.gov.pl, telefon 22 529 24 84 Zamawiający zastrzega sobie prawo o odstąpieniu od realizacji zamówienia bez konieczności podania przyczyny. 1
Szczegółowy opis zamówienia Zamówienie dotyczy następujących usług związanych z organizacją dwudniowego szkolenia w Warszawie: 1. Obsługa organizacyjno-techniczna obejmuje: wynajęcie sali na 2 dni wraz z odpowiednim wyposażeniem oraz zapleczem, obsługę recepcyjną przez min. 1 osobę, obsługę techniczną sprzętu wykonywaną przez min. 1 osobę (osoba ta nie może jednocześnie obsługiwać recepcji spotkania), w tym kontrolę jego jakości wraz z możliwością naprawy ewentualnych usterek, zapewnienie wizualizacji działań wg wskazań usługodawcy zgodnej z zasadami i wymaganiami obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Wizualizacja polegać będzie na przygotowaniu w programie Power Point slajdu tytułowego spotkania, który powinien być opatrzony logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego w wersji elektronicznej oraz ustawieniu rollup przekazanego przez Zamawiającego i dostarczonego na spotkanie przez Wykonawcę. Po spotkaniu roll-up powinien zostać dostarczony do siedziby Zamawiającego. Dodatkowo przygotowanie strzałek informacyjnych, oznakowujących drogę do sali spotkania, przygotowanie formularza listy obecności (zawierającej na każdej stronie datę i miejsce spotkania oraz logotypy i informacje o współfinansowaniu ze środków EFRR, imię i nazwisko uczestnika oraz instytucję jaką reprezentuje), przygotowanie tabliczek imiennych na stół prezydialny, a. wymagania dotyczące sali: zlokalizowana w centrum, z wygodnym dojazdem i dojściem (dobre połączenie z dworca PKP środkami komunikacji publicznej, oddalonej od Dworca Głównego/Centralnego PKP - maksymalnie do 1,5 km pieszo oraz maksymalnie do 2 km środkami komunikacji publicznej), odpowiedni standard tzn. przestronna, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, wyposażona w stół prezydialny, sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego oraz mikrofony dla uczestników spotkania biorących udział w dyskusjach), ponadto zapewnienie osoby do przekazywania mikrofonów między uczestnikami, teatralny układ krzeseł, 2
2. Catering: zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, rzutnik folii, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu, zaplecze sanitarne, szatnie, rezerwacja przynajmniej jednego miejsca parkingowego. a. wymagania dot. cateringu: catering dla uczestników: 4 przerwy kawowe, 2 x lunch oraz 1 kolacja, przerwy kawowe oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego, b. catering obejmuje w czasie: przerw kawowych (gramatura przedstawiona dla 1 przerwy kawowej): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min. 3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), kanapki koktajlowe (3 szt. na osobę), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; w czasie lunchu: którego menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu): zupę (2 rodzaje w tym jedna jarska), danie mięsne (1 rodzaj), danie wegetariańskie (1 rodzaj), dodatki do wyboru (2 rodzaje: np. ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix. lub np. brokuły), sałatki (3 rodzaje), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 3
100% soki owocowe (min. 3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), owoce, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, jeśli tego wymaga podanie filetowane (min. 3 rodzaje), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; w czasie kolacji, której menu będzie obejmować (zestaw przedstawiony dla 1 kolacji): dwa dania podawane na ciepło (jedno danie jarskie, drugie składające się z mięs, jarzyn i dodatków), pieczywo (co najmniej 2 rodzaje), masło, wybór wędlin (co najmniej 2 rodzaje), wybór serów (co najmniej 2 rodzaje), napoje gorące (kawę czarną, herbatę, mleko), c. sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, d. zapewnienie obsługi kelnerskiej, e. zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku co sala konferencyjna oraz umożliwienie ich spożywania na siedząco. 3. Zapewnienie noclegu uczestnikom szkolenia: a. wymagania dotyczące noclegu: zapewnienie jednego noclegu dla każdego z uczestników, noclegi muszą mieć miejsce w tym samym budynku co sala konferencyjna, nocleg dla uczestników w pokojach jednoosobowych wraz ze śniadaniem, w hotelu minimum 3-gwiazdkowym. Informacja dodatkowa: 4
Zamawiający informuje, iż powyższa usługa nie jest usługą turystyczną. Przewidywany termin szkolenia: marzec 2015 r. Termin szkolenia zostanie potwierdzony Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej (e-mail) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. Harmonogram szkolenia zostanie podany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej (e-mail) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. Miejsce szkolenia: Warszawa Przewidywana maksymalna liczba osób: 30 Dodatkowo proszę o udzielenie informacji na poniższe pytanie (Odpowiedź negatywna nie wykluczy Państwa z udziału w postępowaniu): Czy spełniają Państwo wymagania określone w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r., Nr 127 poz. 721 oraz Dz. U. z 2013 r. poz. 675), celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON? Tak/Nie. Kryteria wyboru Wykonawcy usługi: 100 % cena Istotne postanowienia umowy 1 1. Przedmiotem umowy są usługi związane z organizacją szkolenia w Warszawie dla 30 osób, w ramach projektu systemowego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego pt. Wsparcie systemu zarządzania badaniami naukowymi oraz ich wynikami zwanego dalej szkoleniem, zgodnie z Ofertą wykonawcy z dnia. 2015 r. stanowiącą załącznik Nr 1 do umowy oraz Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy. 2. Przewiduje się, iż szkolenie odbędzie się w marcu 2015 r. 3. Termin wraz z harmonogramem szkolenia zostanie podany wykonawcy przez zamawiającego w formie elektronicznej (e-mail) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. 4. Zamawiający najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia szkolenia przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej (e-mail), ostateczną liczbę osób korzystających z noclegu. 5. Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia szkolenia przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej (e-mail), ostateczną liczbę osób korzystających z cateringu. 5
6. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania e-maila, o którym mowa w ust. 3, 4 i 5. 2 1. Z zastrzeżeniem ust. 4, 5 i 6 z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy wykonawcy będzie przysługiwało łączne wynagrodzenie w kwocie:.. zł brutto (słownie złotych: ), w tym podatek VAT zł (słownie złotych: ), w tym: 1) za usługę cateringową dla 30 osób kwota brutto, 2) za usługę noclegową dla 30 osób kwota brutto., 3) za usługę organizacyjno techniczną, kwota brutto...; 2. Płatność za usługę realizowana będzie przelewem na rachunek wykonawcy.., w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT po zakończeniu szkolenia. 3. Wynagrodzenie zostanie wypłacone wykonawcy z dwóch źródeł finansowania, 85% z BGK- środki unijne oraz 15% z budżetu państwa z rachunku zamawiającego. 4. Ostateczna kwota wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, zostanie określona z uwzględnieniem ostatecznej liczby uczestników szkolenia, wskazanej przez zamawiającego zgodnie z 1 ust. 7 i 8 z zastrzeżeniem, iż w przypadku uczestnictwa mniejszej liczby osób, niż liczba wskazana w 1 ust. 1 umowy, kwota wynagrodzenia wskazana w ust. 1 zostanie obniżona o 1/30 kwoty wskazanej w ust. 1 pkt 1 za każdą osobę nie korzystającą z cateringu oraz o 1/30 kwoty wskazanej w ust. 1 pkt 2 za każdą osobę nie korzystającą z noclegu; 5. Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z cateringu podczas szkolenia o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę cateringową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę na szkoleniu, przez co należy rozumieć, że niezależnie od liczby osób korzystających z cateringu podczas szkolenia, wykonawcy należne będzie wynagrodzenie nie niższe, niż 50% kwoty przewidzianej niniejszą umową za usługę cateringową na szkoleniu ( 2 ust. 1 pkt 1). 6. Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z noclegu podczas szkolenia o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę noclegową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę na szkoleniu, przez co należy rozumieć, że niezależnie od liczby osób korzystających z noclegu podczas szkolenia, wykonawcy należne będzie wynagrodzenie nie niższe, niż 50% kwoty przewidzianej niniejszą umową za usługę noclegową na szkoleniu ( 2 ust. 1 pkt 2). 7. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień wydania przez zamawiającego dyspozycji przelewu z rachunku zamawiającego. 8. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru bez zastrzeżeń sporządzony po realizacji usługi na szkoleniu. 9. Zamawiający sporządzi protokół odbioru w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi. 6
10. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 8 i 9 powinien zawierać w szczególności: 1) dzień i miejsce wykonania usługi; 2) oświadczenie o braku lub istnieniu wad w wykonanej usłudze. 11. Kwota podana w ust. 1 pokrywa wszelkie koszty jakie poniesie wykonawca w związku z realizacją umowy. 3 Wierzytelności wynikające z niniejszej umowy bez zgody zamawiającego nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić zamawiającemu kary umowne w wysokości: 4 1) 30% kwoty łącznej wynagrodzenia brutto, określonej w 2 ust. 1 w razie niewykonania umowy; 2) 10% kwoty łącznego wynagrodzenia brutto, określonej w 2 ust. 1, w razie nienależytego wykonania umowy, zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszej umowie, w tym w Załącznikach nr 1 i 2 do umowy za każdy przypadek nienależytego wykonania umowy; 3) 10% kwoty łącznego wynagrodzenia brutto określonej w 2 ust. 1 w przypadku, gdy zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada wykonawca. 2. W przypadku, gdy suma kar umownych naliczonych na podstawie ust. 1 pkt 2 będzie równa bądź przekroczy 30% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 2 ust. 1, zamawiający może niezwłocznie odstąpić od umowy, zawiadamiając o tym pisemnie wykonawcę i żądać kary umownej, o której mowa w ust. 1 pkt 3. Uprawnienie zamawiającego do odstąpienia od umowy pozostaje aktualne w całym okresie obowiązywania umowy. 3. Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przekracza wysokość kary umownej. 5 Wykonawca oświadcza, że ma odpowiednie doświadczenie do wykonania umowy i zobowiązuje się do starannego jej wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu. 6 W sprawach nieuregulowanych w umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych. 7 7
Ewentualne spory wynikające na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez strony w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez strony porozumienia wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby zamawiającego. 8 1. Strony postanawiają, że do kontaktów pomiędzy stronami oraz do podejmowania bieżących uzgodnień związanych z realizacją niniejszej umowy upoważnione są: ze strony zamawiającego - e-mail: ze strony wykonawcy e-mail: 2. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej umowy. 9 1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Przewiduje się możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie: 1) miejsca realizacji szkolenia, gdy konieczność jej dokonania wynika z przyczyn losowych, niezależnych od zamawiającego; 2) terminu realizacji szkolenia, w uzasadnionych przypadkach z przyczyn niezależnych od zamawiającego. 3. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Zamawiający może odstąpić od umowy w całości lub w części w stosunku do świadczenia usług na szkoleniu. Prawo odstąpienia zamawiający może wykonać najpóźniej na 10 dni przed końcem okresu, w którym usługi mają być świadczone. Wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego jakiekolwiek roszczenia w związku z wykonaniem prawa odstąpienia. 10 1. Umowę sporządzono w trzech egzemplarzach dwa dla zamawiającego oraz jeden dla wykonawcy. 2. Załączniki do umowy: Załącznik nr 1 Oferta wykonawcy z dnia (kopia), Załącznik nr 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (kopia). WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 8