Łódź, dnia 03.07.2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Zleceniodawca Zleceniodawcą jest: APLA Sp. z o.o. 93-231 Łódź, ul. Dąbrowskiego 207/225 Osobami upoważnionymi do prowadzenia postępowania ofertowego i udzielania informacji dodatkowych są: Łukasz Chojnacki - sprawy organizacyjne i finansowe (tel.: +48 669-971-406) Piotr Fijałkowski - sprawy techniczne (tel.: +48 669-971-363) 2. Tryb udzielenia Zamówienia Postępowanie o udzielenie Zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego bez stosowania zasad określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2008 nr 171 poz. 1058). 3. Opis przedmiotu zapytania ofertowego 3.1. Apla Sp. z o.o. zaprasza do złożenia oferty na: Wykonanie i wdrożenie dedykowanego systemu B2B. W ramach aplikacji B2B automatyzacji poddane zostaną procesy biznesowe, przypisane poszczególnym partnerom projektu. Procesy biznesowe realizowane we współpracy z hurtowaniami. Składanie zamówień. W ramach procesu firma APLA złoży zamówienie w danej hurtowni z poziomu panelu aplikacji B2B. Po określeniu rodzaju materiału planowanego do zakupu nastąpi automatyczne uzupełnienie pól formularza zamówienia zgodnie z parametrami technicznymi produktu. Formularz ten zostanie automatycznie sprawdzony pod kątem poprawności wprowadzonych danych oraz dostępności wybranego produktu w magazynie dostawcy a następnie przekazany do systemu informatycznego partnera. W sytuacji pełnej dostępności towaru z zamówienia nastąpi jego rezerwacja oraz rozpoczęcie procesu realizacji zamówienia. Wdrożona aplikacja będzie ewidencjonowała zamówienia wysłane do dostawców, co pozwoli na bieżące śledzenie statusu zamówień oraz wykonywanie raportów i zestawień w tym zakresie. Aplikacja będzie posiadać funkcjonalność automatycznego rozróżniania dostawcy danego materiału, do którego ma zostać wysłane zamówienie oraz podpowiadania zamienników. Strona 1 z 11
Kontrola realizacji zamówienia. W ramach procesu w momencie rozpoczęcia realizacji zamówienia przez dostawcę uzyskamy informację o statusie realizacji zamówienia oraz czasie pozostałym do wysyłki towaru i momencie jego wysyłki, w tym także informacje o ewentualnych zaistniałych brakach w procesie kompletacji dostawy. Możliwe będzie również przeprowadzenie procesu kontrolingu dostaw pod względem zgodności ze złożonym zamówieniem przez firmę APLA (potwierdzenie zgodności lub niezgodności przyjętego towaru w przypadku niezgodności moduł automatycznie wygeneruje protokół reklamacyjny do dostawcy oraz zwrotu towaru). Rozliczanie. W ramach tego procesu generowane będą raporty, rozliczenia z uwzględnieniem przysługujących nam rabatów wstecznych lub logistycznych, promocji, itp. oraz wystawiane będą na ich podstawie faktury. Za pomocą systemu B2B możliwe będzie również pobranie elektronicznej postaci faktury wraz jej zawartością. Możliwy będzie również podgląd stanów finansowych zestawienia stanów zadłużenia, terminów płatności, itp. Procesy biznesowe realizowane we współpracy z podwykonawcami. Proces gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania danych. W ramach aplikacji B2B stworzona zostanie baza danych, w której będą przechowywane wszystkie informacje związane ze zleceniem (montażem reklam), w tym zdjęcia z poszczególnych etapów montażu, zdjęcia pomontażowe, protokoły odbioru. W sposób znaczący przyśpieszy to proces odbioru prac przez klientów firmy APLA, a także umożliwia sprawną kontrolę nad zewnętrznymi firmami montażowymi. Przyspiesza także, proces rozliczenia podwykonawców z powierzonych prac. Zastosowana wyszukiwarka danych pozwoli na szybkie odnalezienie informacji/danych według określonych parametrów. Dostęp do stworzonej bazy danych poprzez aplikację B2B będą posiadać wszyscy uprawnieni pracownicy Partnerów oraz naszej firmy (przypisywanie kompetencji i uprawnień w systemie). Rozbudowa bazy będzie następować poprzez dodawanie nowych pozycji przez poszczególnych Partnerów poprzez określony format wymiany informacji. Dostęp do bazy danych z poziomu przeglądarki internetowej pozwoli na korzystanie z niej przez podwykonawców w dowolnym czasie i miejscu. Poprzez to działanie wprowadzone dane u któregokolwiek z partnerów automatycznie pojawią się w bazie danych aplikacji B2B (replikacja danych). Korzystanie z udostępnionych rozwiązań znacząco skróci czas, który obecnie jest poświęcany na pozyskanie danych. Firmy montażowe podczas przeprowadzonych prac uzyskają dostęp do przygotowanych oraz zaakceptowanych przez zleceniodawcę wzorów montażu. Zleceniodawcy dzięki automatyzacji tego procesu we współpracy z podwykonawcami uzyskają dostęp do informacji na jakim etapie jest montaż jego placówki (wygenerowanie lokalizacji po kodzie mapy punktów i wizualizacji możliwość oceny przebiegu akcji). Zleceniodawcy będą mogli ściągać z poziomu systemu protokoły oraz pełne dokumentacje udostępnione przez podwykonawców. Narzędzia te z punktu widzenia praktycznego pozwolą nam osiągnąć skrócenie czasu rozliczeniowego. Zarządzanie harmonogramem prac. Aplikacja B2B pozwoli na usprawnienie procesu związanego z ustalaniem harmonogramu montażu reklam przez danego podwykonawcę poprzez możliwość automatycznego sprawdzania dostępnych terminów u poszczególnych partnerów zdefiniowanych w stworzonej bazie danych. Na podstawie zdefiniowanych wolnych terminów i zasobów w określonej lokalizacji aplikacja automatycznie zaproponuje termin wykonania zlecenia i dokona jego rezerwacji. Aplikacja odpowiedzialna będzie również za automatyczną aktualizację harmonogramów w zakresie zaznaczenia danego terminu jako zarezerwowany oraz określenia czasu rezerwacji. Zarządzanie pracami montażowymi. Aplikacja B2B pozwoli na usprawnienie obszaru związanego z zarządzaniem poszczególnymi zleceniami przydzielanie zadań pomiędzy poszczególnych podwykonawców oraz zdefiniowane przedmiotu zamówienia bezpośrednio w aplikacji. W efekcie partner przydzielony do montażu danej reklamy będzie posiadał wszystkie niezbędne informacje do wykonania prac w formie elektronicznej. Przydzielanie prac poprzedzone zostanie weryfikacją geolokalizacji partnera, czyli skojarzenie informacji o miejscu ich dostępności. Strona 2 z 11
Proces monitoringu realizacji zlecenia. Po wprowadzeniu zlecenia montażu reklamy do aplikacji B2B wraz z harmonogramem prac podzielonym na etapy partnerzy będą na bieżąco notyfikować w systemie aktualny postęp prac wraz z odnotowywaniem odchyleń w zakresie zaplanowanego zakresu i harmonogramu oraz odnotowywać zakończenie każdego etapu. W ten sposób nasza firma będzie miała możliwość monitorowania prac wykonywanych przez podwykonawców poprzez wgląd do aplikacji B2B, w którym będą wyświetlane kolejno komunikaty dotyczące statusu ukończenia zlecenia. Możliwe będzie także przypisanie każdemu zadaniu terminu jego realizacji i aktywacji funkcji alertów w związku z nieterminową realizacją zadań przewidzianych w umowach. Rozliczanie. Aplikacja B2B poprawi efektywność wykonywanych działań związanych z rozliczaniem wykonanego zlecenia poprzez generowanie faktur i protokołów potwierdzających zrealizowanie danej usługi. Rozliczanie dokonane zostanie na podstawie prowadzonej rejestracji w aplikacji B2B wykonanych prac w zakresie liczby godzin, wykorzystanych zasobów osobowych, wykorzystanych materiałów, itp. Definiowane będą tutaj i wyceniane prace dodatkowe. Procesy biznesowe realizowane we współpracy z zleceniodawcami. Złożenie zapytania ofertowego. Za pośrednictwem aplikacji B2B zleceniodawca będzie mógł złożyć zamówienie, poprzez wypełnienie udostępnionego formularza w zakresie parametrów realizacji zlecenia. Zamówienie to zostanie przekazane do firmy APLA. Przekazane zostanie ono m.in. do działu projektowego, gdzie przygotowany zostanie wstępny projekt produktu, działu technicznego gdzie przygotowany będzie wstępny kosztorys produktu, działu montażowego, gdzie określony zostanie zakres prac związanych z montażem danego produktu, działu administracyjnego, gdzie przeprowadzona zostanie wycena zlecenia. W odpowiedzi na otrzymane zamówienie przekazana zostanie partnerowi za pośrednictwem systemu B2B oferta wykonania zlecenia. Wskazana funkcjonalność pozwoli ograniczyć ilość zapytań ofertowych kierowanych do naszej firmy drogą tradycyjną. Po otrzymaniu takiego zapytania zobowiązani jesteśmy do przetworzenia danych w nich zawartych oraz przekazania go do poszczególnych działów w celu przygotowania oferty. Proces ten znacznie wydłużał czas jej przygotowania, w szczególności w przypadku otrzymania od partnera niepełnych danych, wymagających ich uszczegółowienia drogą telefoniczną. Akceptacja projektu zamówienia oraz wyceny. Aplikacja B2B znacznie przyśpieszy działania związane z akceptacją zamówienia (projektu produktu). Dział projektowy po przygotowaniu projektu wizualnego produktu, którym zainteresowany jest partner, a także opisu technologii w jakiej może zostać wykonany określony produkt (2-3 wersje) prześle go za pomocą aplikacji B2B do partnera. Zleceniodawca, poziomu udostępnionego panelu klienta będzie mógł pobrać dokumentację techniczną oraz dokonać jej akceptacji, odrzucenia, zasugerowania zmian bezpośrednio w aplikacji. Zaakceptowanie projektu przez klienta wiązać będzie się z automatycznym przesłaniem informacji do działu produkcyjnego i pozwoli na rozpoczęcie prac produkcyjnych. Takie same działania nastąpią podczas akceptacji wyceny zlecenia przygotowanej przez dział administracyjny. Po akceptacji przez klienta zamówienia/projektu przekazany zostanie on do działu produkcji. Istotnym elementem jest uzyskanie dokładnych wyliczeń zapotrzebowania materiałowego pod projekt oraz zasymulowanie jego zapotrzebowania pod kątem dostawców. Ważnym elementem będzie system zarządzania produkcja, w którym znajdą się procesy produkcyjne, fakturowanie, windykacyjna, rozliczanie. Aktualnie przekazujemy partnerowi projekt w formie tradycyjnej. Tą samą drogą zleceniodawca dokonuje jego akceptacji lub odrzucenia. Kontakt telefoniczny lub email znacznie dezorganizuje pracę naszego działu projektowego. Obecna forma współpracy i sposób akceptacji projektów graficznych oraz wnoszenia przez Strona 3 z 11
klientów uwag jest powodem wielu nieporozumień powodem tego jest brak systemu do weryfikowania przydzielonych uprawnień dla osób kontaktujących się z nami ze strony Zleceniodawców w efekcie często pomimo wykonania zaleceń od klienta rezultat ostateczny jest kwestionowany i podnoszony jest zarzut wniesienia uwag przez osobę nieuprawnioną bądź uprawnioną w innym obszarze. Naszym celem jest poprzez rozwiązanie systemowe zastosowanie metody przydzielania uprawnień przez przedstawiciela Zleceniodawcy własnemu personelowi wówczas sytuacja ta ulegnie zmianie a system pozwoli prześledzić poprzez rejestr czynności proces uzgadniania ze Zleceniodawcę oraz czas, uwagi i akceptacje ze strony zamawiającego. Monitorowanie przebiegu prac produkcyjnych. Zleceniodawca po akceptacji projektu otrzyma zwrotną informację, iż projekt jest w fazie oczekującej na rozpoczęcie prac produkcyjnych oraz o zamówionych materiałach produkcyjnych u naszych dostawców. Zlecenie uzyskuje status oczekujące na produkcję do momentu zaopatrzenia poprzez dział Magazynowy dostawy wszystkich elementów niezbędnych do produkcji danego zlecenia. Klient widzi status, a także otrzymuje informacje na temat asortymentu dostępnego w naszym magazynie. System odnotowywał będzie poszczególne etapy wejścia i wyjścia danego produktu z kolejnych działów produkcyjnych i informował o tych krokach zleceniodawcę. Partner będzie otrzymywał za pomocą aplikacji informacje o pomyślnym lub negatywnym odbiorze produktu oraz ostateczny termin zakończenia produkcji. Wskazana funkcjonalność pozwoli odejść od klasycznych metod w zakresie informowania partnera o przebiegu prac produkcyjnych, co ma istotne znaczenie poprzez wyeliminowanie czynnika ludzkiego oraz automatyzacje w tym zakresie - zmniejszy się też poziom zaangażowania naszych pracowników oraz koszty związane z komunikowaniem się. Monitorowanie przebiegu realizacji prac montażowych. Zleceniodawca z poziomu systemu B2B uzyska dostęp do informacji opisujących przebieg realizacji prac. Partner poprzez zdefiniowanie odpowiednich parametrów będzie mógł wygenerować wszystkie lokalizacje i sprawdzić na jakim etapie jest jego zamówienie informacje te będą pobierane z bazy danych, gdzie firmy montażowe umieściły zdjęcia, protokoły montażowe, itp. Automatyzacja tego procesu jest szczególnie istotna w przypadku dużych akcji rebrandingowych, podczas których firma wykonuje np. 370 montaży placówek w okresie 14 dni. Poprzez aplikację klient każdego dnia będzie widzi postępy w pracach montażowych, uzyska dostęp do protokołów odbioru, a także pełną dokumentację w ten sposób skróci się proces rozliczania kontraktu. Rejestracja reklamacji i serwisów. W związku z otrzymywaniem zgłoszeń reklamacyjnych oraz dotyczących usterek, wad materiałowych niezbędne jest zautomatyzowanie tego procesu. W systemie udostępniony zostanie moduł logowania się dla zgłaszających formularz zostanie ustandaryzowany i będzie wymuszał wprowadzenie kompletnych i istotnych z naszego i naszego podwykonawcy danych. Formularz ten będzie następnie analizowany przez naszego pracownika i przekazywany do odpowiedniego podwykonawcy obsługującego ten obszar. Jednocześnie nasz Pracownik będzie miał wgląd do bazy danych i informacji w zakresie wykonanego zlecenia. Pozwoli to na szybką identyfikację informacji dotyczących przykładowo: podwykonawcy, warunków gwarancji, warunków umowy i umownym czasie usunięcia usterki. Reorganizacja tego procesu zapewni naszemu pracownikowi szybsze niż dotychczas przygotowanie zlecenie oraz odszukanie wszystkich niezbędnych informacji w celu określenia przykładowo czy dana usługa powinna być płatna czy nie. Ponadto aplikacja B2B będzie automatycznie tworzyć ewidencję przesłanych zleceń nadając im odpowiedni status i wpisując do bazy danych przypisując do danego zlecenia. Wszystkie zgłoszenia będą automatycznie archiwizowane i posłużą do budowy bazy wiedzy w zakresie powtarzających się usterek, metod ich usuwania oraz zapobiegania ich powstawaniu. Strona 4 z 11
Aplikacja B2B będzie składać się z następujących modułów: Moduł zamówień - moduł ten obejmie zagadnienia związane z tworzeniem dokumentu zamówień i konstruowaniem ich powiązania z innymi obszarami systemowymi. Moduł ten usprawni procesy związane z zarządzaniem gospodarką magazynową oraz zautomatyzuje generowanie dokumentów zamówień. Moduł ten będzie również powiązany z fakturowaniem i logistyką systemową. Moduł umożliwi zdefiniowanie parametrów rotacji towarów, liczby dni obsługi zamówień, itp. Moduł ten udostępni formularz składania zamówień oraz katalog materiałów. Moduł w ramach funkcjonalności będzie posiadał opcję eksportu pliku z danymi bezpośrednio do systemu dostawcy. Moduł skomunikowany zostanie z modułem kontroli stanów magazynowych odpowiedzialnym za prowadzenie ewidencji stanów magazynowych w oparciu o określone wskaźniki stanu minimalnego. Moduł kontroli magazynu - moduł ten będzie odpowiedzialny za ewidencję stanów magazynowych (automatyczne sprawdzanie i wyświetlanie stanów magazynowych materiałów). W przypadku niedostępności surowców/materiałów, które powinny zostać wykorzystane w procesie produkcji moduł magazynowy przekaże komunikat do modułu zamówień na podstawie którego możliwe będzie wygenerowanie zamówienia do dostawcy z uwzględnieniem minimów logistycznych. Dzięki temu modułowi będziemy mieć pełną kontrolę nad zamówieniami, stanami magazynowymi oraz logistyką realizacji zamówień. Moduł ten będzie posiadał funkcjonalność automatycznego rozróżniania dostawcy danego produktu, do którego ma zostać wysłane zamówienie. Moduł ten będzie również automatycznie pobierał i importował stany magazynowe w pliku XML do aplikacji B2B łączącej firmę APLA z firmami partnerskimi. W systemie znajdować będą się stany magazynowe, co zapewni bezpośredni do nich dostęp zainteresowanym stronom. Moduł rozliczeń w przypadku współpracy z dostawcami materiałów/surowców za pomocą tego modułu będzie możliwa korelacja dokumentu zamówienia z dokumentem faktury zakupu. Po otrzymaniu zamówienia moduł ten będzie pozwalał na pobranie dokumentu faktury, korelację z zamówieniem i zapisanie do bazy z pliku faktury (jego nr, dane adresowe, NIP, wartość zakupów, data). Kolejno moduł zapisze fakturę (zostanie pobrany nr na podstawie wcześniej zdefiniowanej maski numeracji dokumentu). W trakcie korelacji i pobrania faktury, zamówienie zmienia swój status i w polu uwag otrzymuje numer faktury celem szybkiej identyfikacji. Z kolei faktura otrzymuje w polu uwag numer zamówienia jako wzajemna zależność. Pozwoli to w późniejszym etapie na prowadzenie szczegółowych analiz i raportów. Proces ten ułatwi nam rozliczanie z partnerem w zakresie należnych rabatów wstecznych, osiągniętych stanów sprzedaży, które obecnie, przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi jest uciążliwe. Za jego pomocą będzie możliwe tworzenie zestawień, które wspomogą procesy decyzyjne w naszej firmie i firmie partnera. W przypadku współpracy z podwykonawcami moduł ten pozwoli na generowanie raportów rozliczeniowych z wykonywanych prac montażowych dotyczących zrealizowanych zadań, liczby godzin, prac dodatkowych, które zostały przeznaczone oraz wykorzystanych zasobów. Generowanie przez system raportu nastąpi po zmianie statusu na wykonane. Będzie to możliwe poprzez zintegrowanie z modułem harmonogramowania i koordynacji działań APLA i partnerów. Moduł ten zapewni także możliwość przepływu danych dotyczących ilość i wartość zrealizowanych prac montażowych, przychodu i marży uzyskanej przy współpracy z danym Partnerem, co ułatwi rozliczanie oraz ich wykorzystanie do automatycznego generowania raportów w procesie obsługi posprzedażowej i raportowania wyników (poprzez współpracę z modułami obsługi posprzedażowej). Ponadto moduł ten będzie odpowiadał za generowanie innych raportów dotyczących zrealizowanych zadań (na podstawie dostępnych danych ilościowych i jakościowych). Moduł ten jest niezbędny do przeprowadzania procesu rozliczeń. Jego wykluczenie byłoby ryzykowne z punktu widzenia prawidłowej realizacji projektu. Moduł harmonogramowania prac montażowych i ich zarządzania - moduł ten będzie przeznaczony do przeprowadzania efektywnego harmonogramowania. Poprzez moduł harmonogramowania i koordynacji działań APLA i partnerów będzie możliwe uzyskanie dostępów do aktualnych harmonogramów prac wszystkich zaangażowanych podwykonawców w zakresie wolnych i zajętych terminów, ich lokalizacji. Moduł ten będzie także umożliwiał zlecenie pracy konkretnemu partnerowi, po czym po akceptacji dokona automatycznej aktualizacji danych w harmonogramie. Ten element aplikacji będzie także odpowiedzialny za wysyłanie powiadomień o zleconych pracach do wszystkich użytkowników oraz sugerowanie innego terminu w przypadku Strona 5 z 11
odmowy bądź zmianach w harmonogramie poprzez weryfikację dostępnych danych. Podczas przydzielania prac montażowych pod uwagę będą brane również takie czynniki jak lokalizacja podwykonawcy, uprawnienia, posiadane zasoby, itp. Podstawą realizacji tego procesu będą dane wprowadzone przez partnera do bazy danych. Po wytypowaniu partnera do wykonania prac montażowych otrzyma on bezpośrednio w aplikacji szczegółowe informacje o przedmiocie zamówienia. Moduł monitoringu moduł będzie odpowiadał w systemie za przeprowadzanie kontroli nad postępami prac montażowych (monitorowanie poszczególnych etapów prac). Moduł ten będzie sygnalizował także niedopełnienie poszczególnych warunków po stronie Partnera (np. oznaczenie danego etapu prac jako zrealizowany będzie wymagało dołączenia protokołu odbioru lub raportu okresowo zadaniowego). Moduł umożliwi także przypisanie każdemu zadaniu terminu jego realizacji i aktywacji funkcji alertów w związku z nieterminową realizacją zadań przewidzianych w umowach. Zakładamy także wykorzystanie tego modułu w procesie usuwania usterek. Każdemu zleceniu zostanie przypisany status, stąd będziemy mieć wiedzę o etapie jego realizacji. Wybrane funkcjonalności modułu udostępnione zostaną również zleceniodawcom w celu uzyskania dostępu do informacji opisujących przebieg realizacji prac. Partner poprzez zdefiniowanie odpowiednich parametrów będzie mógł wygenerować wszystkie lokalizacje i sprawdzić na jakim etapie jest jego zamówienie informacje te będą pobierane z bazy danych, gdzie firmy montażowe umieściły zdjęcia, protokoły montażowe, itp. Możliwe będzie również w ramach modułu monitorowanie przebiegu prac produkcyjnych moduł ten będzie pobierał informacje na temat przebiegu prac z naszego systemu i przekazywał jej do panelu klienta (moduł odnotowywał będzie poszczególne etapy wejścia i wyjścia danego produktu z kolejnych działów produkcyjnych i informował o tych krokach zleceniodawcę). Moduł zapytań ofertowych oraz akceptacji zamówienia moduł ten udostępni formularz za pomocą, którego zleceniodawcy będą mogli złożyć zapytanie ofertowe. Zapytanie to zostanie odpowiednio przetworzone i rozdysponowane do poszczególnych działów firmy APLA odpowiedzialnych za przygotowanie poszczególnych elementów oferty (projektu, wyceny). Tą samą drogą partner otrzyma odpowiedź na złożone zapytanie pobranie dokumentacji technicznej i wyceny. Moduł ten będzie również odpowiedzialny za pobieranie akceptacji, odrzucenia, zdefiniowanych zmian bezpośrednio oraz ponowne przekazanie tych informacji do poszczególnych działów. Po zaakceptowaniu projektu moduł automatycznie przekaże informację do działu produkcyjnego, co pozwali na rozpoczęcie prac produkcyjnych. Moduł reklamacji moduł ten udostępni formularz za pomocą, którego zleceniodawcy będą mogli składać reklamacje. Formularz zostanie ustandaryzowany i będzie wymuszał wprowadzenie kompletnych i istotnych danych. Moduł ten będzie automatycznie tworzył ewidencję przesłanych zleceń nadając im odpowiedni status i wpisując do bazy danych przypisując do danego zlecenia. Wszystkie zgłoszenia będą automatycznie archiwizowane przez moduł i posłużą do budowy bazy wiedzy w zakresie powtarzających się usterek oraz metod ich usuwania oraz zapobiegania ich powstawaniu. Moduł baz danych - moduł ten zapewni obsługę stworzonej oraz na bieżąco poszerzanej bazy danych aplikacji. Będzie on odpowiedzialny za przeprowadzanie procesu gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania danych. Moduł ten zapewni możliwość wykorzystania przez nasz personel i pracowników partnerów bazy danych w codziennej pracy, które dotyczą każdej z realizowanych bądź zrealizowanych prac montażowych. Moduł ten zapewni możliwość udostępniania poszczególnych informacji oraz dokumentów (protokołów odbioru, zdjęć, innych dokumentów). Moduł bazy danych będzie udostępniał wyszukiwarkę danych, która wskaże odpowiedzi spełniające kryteria zapytania (poprzez wskazanie odpowiednich parametrów). Moduł zarządzający - moduł ten będzie odpowiadał za realizację wszystkich procesów biznesowych w sposób pośredni. Zapewni on możliwość logowania do aplikacji B2B (panel klienta) oraz zapewni algorytm, który będzie odpowiedzialny za przydział loginów, haseł, definiowanie poziomów uprawnień. Moduł ten będzie przeprowadzał weryfikację danych, a także obsługiwał bazę danych aplikacji B2B. Moduł będzie stanowił silnik aplikacji. Będzie on pełnił funkcje kontrole w stosunku do pozostałych modułów oraz zapewni możliwość udostępniania informacji i plików dla partnerów. Główną funkcją modułu będzie jednak udostępnianie wszystkich danych i dokumentów dla partnerów poprzez panel klienta. Strona 6 z 11
Moduł integracji - moduł ten jest niezbędny w celu umożliwienia wymiany kluczowych danych pomiędzy zintegrowanymi systemami informatycznym. Jest to rozwiązanie pozwalające na pełne zintegrowanie i wdrożenie rozwiązań opartych o elektroniczny przepływ danych. Integracja ta będzie realizowana przez wprowadzanie migracji danych i odpowiednio przygotowane pliki XML. Moduł komunikacji będzie pobierał i odpowiednio przetwarzał dane oraz przekazywał w relacji system informatyczny dostawcy system informatyczny firmy APLA. Moduł integracji będzie spełniał wszystkie zasady niezbędne do prawidłowego działania: Zapewni odpowiedni przepływ informacji między systemami. Umożliwi skorelowanie informacji przechowywanych w różnych systemach. Zsynchronizuje przepływ danych i dokumentów. Moduł ten będzie odpowiadał również za realizację wszystkich procesów biznesowych w sposób pośredni. Będzie on spełniał funkcje integracyjne w stosunku do innych modułów. Poprzez moduł integracji będą dostarczane wszelkie dane, informacje i komunikaty pomiędzy poszczególnymi modułami, między innymi w zakresie: zamówień, protokołów, komunikatów, faktur. Moduł komunikacji - moduł ten składał będzie się z narzędzi łączących różne elementy komunikowania się firmy APLA z partnerami w zakresie zarządzania przebiegiem realizacji poszczególnych procesów. Moduł ten będzie realizował dwukierunkową komunikację pomiędzy naszą firmą a partnerami pozwoli to na sprawne przekazywanie informacji drogą elektroniczną. Będzie miał on na celu wsparcie wszystkich procesów biznesowych ogółem, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji z partnerami, przyczyniając się bezpośrednio do wzmocnienia współpracy biznesowej. Dzięki niemu będzie możliwy swobodny przepływ informacji. Przygotowanie modelu funkcjonalnego aplikacji B2B. Z uwagi, że personel naszej firmy nie posiada wiedzy technicznej i kompetencji w zakresie planowanym do wsparcia poprzez usługę doradczą w zakresie opracowania modelu funkcjonalnego. Dla właściwego i profesjonalnego zaprojektowania modelu funkcjonalnego aplikacji postanowiliśmy zaangażować do tego celu doświadczoną w tym zakresie firmę zewnętrzną. Projekt jest specyficzny i dostosowany do potrzeb tej konkretnej organizacji i jej Partnerów, dlatego też niezbędne jest w pierwszej kolejności przeprowadzenie prac projektowych (celem precyzyjnego określenia wszystkich wymagań i funkcjonalności). Wykonanie modelu funkcjonalnego systemu B2B jest konieczne z uwagi na złożoność projektu aspekt integracji kilku systemów wykorzystywanych przez naszą firmę z różnymi systemami po stronie partnerów dostawców oraz określenie współzależności. Wydatek jest niezbędny w celu prawidłowej realizacji projektu, którego koniecznym elementem jest wykonanie użytecznej aplikacji B2B przez wykonawcę zewnętrznego. Opracowanie modelu funkcjonalnego aplikacji B2B pozwoli szczegółowo określić technologię wykonania aplikacji, ramy i schematy funkcjonalne, a tym samym przedstawić potencjalnym wykonawcom materiał pozwalający oszacować konieczny zakres prac i przedstawić wyceny. Przyczyni się to do racjonalnego wydatkowania środków finansowych na aplikację B2B Wymagane kryteria dla systemu B2B: baza danych PostgreSQL, zintegrowany moduł raportowania/tworzenia raportów, zintegrowany system terminalowy producenta systemu B2B. Przedmiot zapytania stanowi część projektu: Wdrożenie aplikacji B2B optymalizującej współpracę ze zleceniodawcami, dostawcami i podwykonawcami w zakresie organizacji akcji brandingowych i rebrandingowych, który jest przedmiotem wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 8.2 (Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B). Strona 7 z 11
3.2. Od Oferenta oczekuje się przygotowania: Oferty cenowej na: przygotowanie modelu funkcjonalnego aplikacji B2B, wykonanie aplikacji B2B 4. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta musi zawierać następujące informacje: Forma oferty: a. Pełna nazwa oferenta; b. Adres lub siedziba oferenta, numer telefonu osoby/osób upoważnionych do kontaktu; c. Profil działalności oferenta; d. Cennik oferty wyrażony w PLN - w rozbiciu na cenę modelu funkcjonalnego aplikacji B2B oraz cenę aplikacji B2B, e. Lista referencji; f. Termin związania ofertą 30 dni od terminu składania ofert; g. Proponowane podejście do realizacji projektu - opis koncepcji realizacji projektu; h. Opis metodyki i technologii proponowanej do realizacji projektu; i. Struktura zespołu projektowego, kompetencje i doświadczenie kluczowych członków zespołu w zakresie istotnym dla projektu w szczególności kompetencje i doświadczenie: pracownika z doświadczeniem na stanowisku kierowniczym w dziale produkcyjnym, technologa, j. Wymagania sprzętowe dla oferowanego rozwiązania. k. Propozycja opieki powdrożeniowej i usług serwisowych (zakres, ceny). a. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej. b. Oferta powinna mieć postać dokumentu w formacie DOC lub PDF; c. Objętość dokumentu: do 50 stron standardowego tekstu. d. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez uprawnionego przedstawiciela(i) Wykonawcy. Apla Sp. z o.o. nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Każdy Oferent przystępujący do udziału w postępowaniu powinien spełniać następujące warunki: Strona 8 z 11
1. Oferent jest zarejestrowanym podmiotem gospodarczym działającym w branży IT minimum 48 miesięcy odpis z KRS. 2. Posiada doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego w określonych poniżej ramach terminowych. 3. Posiada doświadczenie jako dostawca prac o zbliżonej złożoności i wartości do przedmiotu zamówienia zrealizowanych dla firm produkcyjnych oraz wykaże się listą referencyjną kompleksowych wdrożeń systemu ERP (z modułem produkcja) w co najmniej 30 przedsiębiorstwach produkcyjnych od 1 stycznia 2009r do końca czerwca 2013r. 4. Nie znajduje się w likwidacji, upadłości, lub w sytuacji ekonomicznej uniemożliwiającej rzetelne wykonanie zamówienia. 5. Gwarantuje spełnienie wymagań co do wymaganego zakresu i terminu wdrożenia systemu B2B zgodnie z przedstawionymi poniżej terminami etapów wdrożenia. 6. Zapewni bezterminową licencję, serwis pogwarancyjny, przyszłe modyfikacje i unowocześnienia po okresie wdrożenia, zwłaszcza dotyczące zmieniających się przepisów w prawa oraz zmieniających się wymagań Zamawiającego i wymagań współpracy z Dostawcą, również zmieniających się w przyszłości wymogów technicznych dotyczących utrzymania wdrożonego systemu. 7. Zapewni aktualizację oferowanego systemu B2B nie rzadziej niż co 60 dni kalendarzowych, 8. Po Starcie Produktywnym funkcji Oprogramowania strony mogą podpisać umowę wsparcia serwisowego. 9. Wdrażany System B2B obejmie procesy zarówno wewnątrz firmy Zamawiającego jak i wobec jej Klientów i Dostawców w celu przygotowania i zapewnienia najwyższej jakości danych i dokumentów przekazywanych Klientom i Dostawcom i danych i dokumentów implementowanych do systemu Kupującego po ich otrzymaniu od Klientów i Dostawców. 10. Dołoży należytej staranności we wprowadzaniu zmian w funkcjach realizowanych w systemie, a związanych ze zmianami bezwzględnie obowiązujących przepisów. 11. Wykonawca musi oddelegować dwóch pracowników w miejsce realizacji projektu (Łódź, ul. Dąbrowskiego 207/225) na czas jego realizacji: Pracownik z doświadczeniem na stanowisku kierowniczym w dziale produkcyjnym minimum 3 letnie, udokumentowane doświadczenie, Technolog minimum 3 letnie, udokumentowane doświadczenie, 12. Wykonawca musi zrealizować przedmiot zamówienia w terminie nie późniejszym niż 15 kwietnia 2014r. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń. 6. Miejsce oraz termin składania ofert a. Ofertę należy przesłać e-mailem na adres: lukasz.chojnacki@libertymotors.pl lub złożyć w siedzibie Apla Sp. z o.o. w formie pisemnej, do 17 lipca 2013r. do godz. 16.00. b. Pisemną ofertę, o ile nie została przesłana mailem, należy złożyć w zamkniętej kopercie. Koperta winna być opatrzona nazwą i adresem Oferenta, zaadresowana na adres Zamawiającego i oznakowana następująco: Oferta na wykonanie i wdrożenie systemu B2B, Strona 9 z 11
c. Apla Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odrzucenia, bez rozpatrywania, ofert złożonych po terminie wskazanym powyżej. 7. Harmonogram: a. Termin skałą dania ofert 17.07.2013r. b. Termin wyboru oferenta 18.07.2013r. 8. Ocena i kryteria wyboru oferty Kryteria oceny ofert. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium przypisując mu odpowiednia wagę procentową. l.p. Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium 1. Cena netto za realizację Zamówienia( C ) 2. Koszty upgrade ów programu w kolejnych latach 3. Dodatkowe doświadczenie przy wdrażaniu systemów klasy ERP w firmach produkcyjnych 50 % 50 punktów 20 % 20 punktów 30% 30 punktów Sposób przyznawania punktacji a. Zasady oceny ofert wg kryterium "Cena": W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: Pi (C) = Cmin/Ci X 100 ( C) X 50 % gdzie: Pi(C) ilość punktów jakie otrzyma oferta za kryterium "Cena"; Cmin cena najniższej oferty ; Ci C cena oferty rozpatrywanej; znaczenie kryterium "Cena". b. Zasady oceny ofert wg kryterium Koszty upgrade ów w kolejnych latach : 20 pkt koszty upgradu rocznego programu w kolejnych latach nie przekroczą 15 000,00 PLN, Strona 10 z 11
10 pkt koszty upgrade ów programu w kolejnych latach nie będą wyższe niż 20 000,00 PLN wartości nabytych licencji, 0 pkt koszty upgrade ów programu w kolejnych latach będą wyższe niż 20 000,00 PLN wartości nabytych licencji Wykonawca zobowiązuje się do upgrade owania systemu B2B przez okres minimum 10 lat, aktualizacja systemu B2B zostanie udostępniona APLA nie rzadziej niż co 60 dni kalendarzowych. c. Zasady oceny ofert wg kryterium Dodatkowe doświadczenie przy wdrażaniu systemów klasy ERP w firmach produkcyjnych. 30 pkt - firma posiada doświadczenie jako dostawca prac o zbliżonej złożoności i wartości do przedmiotu zamówienia zrealizowanych dla firm produkcyjnych oraz wykaże się listą referencyjną kompleksowych wdrożeń systemu ERP (z modułem produkcja) w co najmniej 50 przedsiębiorstwach produkcyjnych od 1 stycznia 2009r do końca czerwca 2013r. 15 - firma posiada doświadczenie jako dostawca prac o zbliżonej złożoności i wartości do przedmiotu zamówienia zrealizowanych dla firm produkcyjnych oraz wykaże się listą referencyjną kompleksowych wdrożeń systemu ERP (z modułem produkcja) w co najmniej 40 przedsiębiorstwach produkcyjnych od 1 stycznia 2009r do końca czerwca 2013r. 0 pkt - firma posiada doświadczenie jako dostawca prac o zbliżonej złożoności i wartości do przedmiotu zamówienia zrealizowanych dla firm produkcyjnych oraz wykaże się listą referencyjną kompleksowych wdrożeń systemu ERP (z modułem produkcja) w 30-39 przedsiębiorstwach produkcyjnych od 1 stycznia 2009r do końca czerwca 2013r. \ Minimalny wymóg dla wszystkich oferentów, którzy chcą uczestniczyć w postępowaniu to 30 kompleksowych wdrożeń (punkt 5 zapytania). Apla Sp. z o.o. niezwłocznie powiadomi Oferentów o wyniku postępowania ofertowego albo o jego zamknięciu bez dokonania wyboru. Apla Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania (zamknięcia) procesu wyboru Oferenta i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Apla Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art.66 i n. k.c. Strona 11 z 11