Załącznik do Decyzji nr 4 Prezesa Zarządu Fundacji Edukacji i Dialogu Społecznego Pro Civis z dn. 20.05.2014 r. REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG AUDYTU W ZAKRESIE GOTOŚCI FIRM DO WDROŻENIA ZMIAN w ramach Projektu: Wsparcie współpracy firm i B+R w specjalizacjach innowacyjnych województwa warmińsko-mazurskiego 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin określa warunki świadczenia usług audytu w zakresie gotowości firm do wdrożenia zmian (dalej: audytu ) w ramach Projektu: Wsparcie współpracy firm i B+R w specjalizacjach innowacyjnych województwa warmińsko-mazurskiego (dalej: Projekt ), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 Transfer wiedzy, Poddziałanie 8.2.1 Wsparcie dla współpracy sfery nauki i przedsiębiorstw, objętego Umową nr POKL.08.02.01-28-023/13-00. 2. Projekt realizowany jest od 01.09.2013 r. do 30.06.2015 r. w partnerstwie pomiędzy Fundacją Edukacji i Dialogu Społecznego Pro Civis (dalej: Fundacja ) a EPRD Biuro Polityki Gospodarczej i Rozwoju Regionalnego Sp. z o.o. 2 Słownik pojęć 1. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają: 1) Biuro Projektu biuro w Olsztynie (10-416) przy ul. Towarowej 1. 2) Biuro Fundacji biuro w Warszawie (02-528) przy ul. Kazimierzowskiej 81/18. 3) Broker pracownik Projektu wyznaczony do przeprowadzenia konsultacji z Przedsiębiorcą i udzielający kompleksowego wsparcia Przedsiębiorcy w ramach usług oferowanych w Projekcie. 4) Menadżer ds. Zarządzania Zmianą (dalej: Menadżer) pracownik Projektu nadzorujący merytoryczny przebieg realizacji konsultacji z Przedsiębiorcami oraz realizacji usług w zakresie audytu w ramach Projektu.
5) Przedsiębiorca beneficjent pomocy udzielanej w ramach Projektu, spełniający kryteria dopuszczenia do skorzystania z oferty usług w zakresie audytu. 6) Strona internetowa Projektu strona dostępna pod adresem: www.olsztyn.procivis.org.pl 7) Zespół oceniający ds. audytów zespół powołany decyzją Prezesa Zarządu Fundacji w celu oceny możliwości pozyskania przez Przedsiębiorstwo nieodpłatnego wsparcia w zakresie usługi audytu. 3 Założenia i organizacja usług audytu 1. W ramach Projektu świadczone będą usługi audytu dla 30 Przedsiębiorstw. 2. Audyty w wytypowanych Przedsiębiorstwach prowadzi Menadżer oraz Brokerzy we współpracy, w oparciu o wytyczne Metodyki audytu gotowości do zmian opracowanej w ramach Projektu na potrzeby realizacji oferty audytu dotyczącego systemów zarządzania w badanych Przedsiębiorstwach. 3. Fundacja do przeprowadzenia audytów może, za zgodą Przedsiębiorcy, zaprosić ekspertów/doradców technologicznych lub branżowych w sytuacji, gdy dla osiągnięcia końcowego efektu audytu niezbędne jest dokonanie analiz/pozyskanie opinii o charakterze technicznym/technologicznym lub branżowym. 4. Usługa w zakresie audytu świadczona jest na rzecz Przedsiębiorcy nieodpłatanie w formie pomocy de minimis. 5. Prowadzony w Przedsiębiorstwie audyt powinien stwierdzić, na ile badana firma dysponuje zasobami, pozytywnym doświadczeniem i kulturą organizacyjną, które pozwolą jej na: 1) identyfikację potencjału zmiany, 2) ustalenie kluczowych czynników jej sukcesu, 3) ustalenie celów i mierników oceny zamierzonej zmiany, 4) terminowe podejmowanie decyzji o zmianie i jej zaplanowanie, 5) przeprowadzenie zmian, w tym zgromadzenie potrzebnych zasobów oraz zdobycie niezbędnego know-how i/lub pozyskanie kompetencji, 6) ocenę efektywności i skuteczności zmian tak. 6. Zgodnie z metodyką, o której mowa w ust. 2, ramowy zakres działań w zakresie audytów realizowanych w Projekcie obejmuje m.in.: 1) wyznaczenie przez Menadżera zespołu audytorskiego zapewniającego kompetencje i bezstronność, 2) wstępną propozycję terminu audytu uzgodnienia z Przedsiębiorcą, 3) przegląd zidentyfikowanych w czasie wywiadów problemów firmy dla doprecyzowania celu i zakresu audytu, w tym określenia potrzeby udziału ekspertów technologicznych i branżowych, których wsparcie podczas audytu jest niezbędne, 4) określenie informacji stanowiących tajemnicę Przedsiębiorstwa, ew. uzyskanie
zdalnego dostępu do danych (dokumentacji) dotyczących systemu zarządzania w firmie, 5) przegląd dokumentacji systemu zarządzania np.: dokumentacja rejestrowa, struktura organizacyjna, opis ról lub kluczowych stanowisk w kontekście procesów/projektów: innowacyjnych, pozyskania źródeł finansowania oraz pozyskania i utrzymywania relacji z klientami, w tym referencji, 6) przegląd informacji dostępnych publicznie w kontekście dokumentacji systemu zarządzania, doprecyzowanie listy pytań audytowych, 7) zaplanowanie audytu na miejscu przekazanie szczegółowego planu audytu, arkuszy pytań oraz listy osób (stanowisk), z którymi audytorzy i/lub eksperci mają zamiar przeprowadzić wywiady, 8) przeprowadzenie audytu na miejscu (spotkanie otwierające, wizja lokalna, wywiady, uzgodnienie obserwacji, spotkanie zamykające), 9) uzupełnienie raportu Brokerów o opinię eksperta, 10) opracowanie raportu z audytu (ew. uzupełniający kontakt z badaną firmą), 11) przekazanie wyniku audytu Przedsiębiorcy. 4 Procedura rekrutacji 1. Przedsiębiorca wyrażający wolę skorzystania z usługi w zakresie audytu wypełnia Formularz oceny firmy dostępny w Biurze Projektu i Biurze Fundacji oraz na stronie internetowej Projektu. 2. Przedsiębiorca deklaruje wolę skorzystania z usługi w zakresie audytu, wypełniając przede wszystkim cześć IV ww. formularza pn.: Określenie potrzeb dokonania audytu gotowości do zmiany. 3. Broker udziela konsultacji Przedsiębiorcy na etapie wypełniania ww. formularza. 4. W oparciu o wytyczne Algorytmu oceny firm w zakresie gotowości do zmiany, opracowane w ramach Projektu, Menadżer dokonuje oceny odpowiedzi Przedsiębiorcy na pytania zawarte w ramach ww. formularza. 5. Ocena odpowiedzi Przedsiębiorcy, o której mowa w ust. 4, pozwala na wyznaczenie Syntetycznego wskaźnika gotowości firmy do wprowadzenia zmiany. 6. Przedsiębiorcy, o których mowa w ust. 1, umieszczeni zostaną na liście rankingowej według wartości syntetycznych wskaźników, od najniższego (bardzo wysoka ocena) do najwyższego (gorsza ocena), o których mowa w ust. 5, przy czym Menadżer w toku realizacji Projektu utworzy ogółem 2 listy rankingowe (na każdej z nich według wartości ww. wskaźnika umieszczonych będzie 30 Przedsiębiorców). 7. Listy rankingowe utworzone w sposób opisany powyżej podlegają zatwierdzeniu przez Zespół oceniający ds. audytów, który w podjęciu decyzji o przyznaniu Przedsiębiorcy wsparcia w zakresie audytu bierze pod uwagę: 1) wartość wyznaczonego dla Przedsiębiorcy syntetycznego wskaźnika (pozycję na
liście rankingowej), o którym mowa w ust. 5, 2) opinie Brokerów zebrane podczas indywidualnych konsultacji z Przedsiębiorcą, 3) inne informacje, zawarte przez Przedsiębiorcę w formularzu, o którym mowa w ust. 1, mające istotne znaczenie dla oceny potrzeb firmy w zakresie wdrożenia zmian. 8. Do wytypowanych Przedsiębiorców (zgodnie z ust. 7) Broker wysyła informację o możliwości skorzystania z usługi audytu w ramach Projektu. W sytuacji, gdy: 1) Przedsiębiorca podtrzymuje wolę skorzystania z usługi audytu Broker wysyła informacje dodatkowe dot. organizacji i przebiegu usługi audytu, 2) Przedsiębiorca zrezygnuje z możliwości skorzystania z usługi audytu Broker przekazuje stosowną informację do Zespołu oceniającego ds. audytu, który wytypuje kolejnego Przedsiębiorcę do skorzystania z usługi audytu wg metodologii opisanej w ust. 7. 9. Do wytypowanego Przedsiębiorcy (vide: ust. 7), który podtrzymał wolę skorzystania z usługi audytu (ust. 8.1), Menadżer/Broker wysyła drogą elektroniczną Umowę na wykonanie usługi audytu wraz z dokumentami towarzyszącymi. Menadżer/Broker udziela Przedsiębiorcy niezbędnych konsultacji mających na celu prawidłowe wypełnienie przez Przedsiębiorcę otrzymanej dokumentacji. Przedsiębiorca przekazuje oryginały poprawnie wypełnionych i podpisanych dokumentów Menadżerowi /Brokerowi podczas wizyty audytowej. 10. W sytuacji, gdy zakres zaplanowanej usługi w zakresie audytu wymaga wsparcia ze strony eksperta ds. technologii, lub eksperta branżowego, Menadżer/Broker w konsultacji z Przedsiębiorcą dokonuje wyboru ww. eksperta, z którym zawierana jest Umowa na świadczenie usługi audytu. 11. Ekspert, o którym mowa w ust. 10, otrzymuje w wersji elektronicznej od Menadżera/Brokera umowę i towarzyszące jej dokumenty przed rozpoczęciem usługi audytu. Ekspert przekazuje oryginały poprawnie wypełnionych i podpisanych dokumentów Menadżerowi/Brokerowi podczas wizyty audytowej. 5 Warunki skorzystania z usługi w zakresie audytu Z usługi w zakresie audytu może skorzystać Przedsiębiorca, którzy spełnia łącznie następujące warunki: 1. prowadzi działalność w ramach przynajmniej jednego z trzech obszarów inteligentnych specjalizacji dla Warmii i Mazur, co weryfikowane jest na podstawie danych zwartych w Formularzu oceny firmy, 2. w Formularzu oceny firmy wyraził wolę skorzystania z usługi audytu poprzez wypełnienie części IV ww. formularza, 3. otrzymał pozytywną rekomendację Zespołu oceniającego ds. audytu zgodnie z dyspozycją 4 ust. 7, 4. należy do sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu Załącznika nr 1 do rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego
niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych; Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. U. L 214 z 09.08.2008, s. 3), 5. ma siedzibę lub przedstawicielstwo na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, 6. nie ciąży na nim obowiązek zwrotu pomocy w rozumieniu art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (t.j. Dz. U. 2007 Nr 59, poz. 404 ze zm.), 7. nie znajduje się w okresie restrukturyzacji przeprowadzanej z wykorzystaniem pomocy publicznej, 8. może skorzystać z pomocy de minimis i oświadcza, że wartość pomocy de minimis udzielonej w związku z udziałem w Projekcie łącznie z wartością pomocy udzielonej w bieżącym roku podatkowym oraz w dwóch poprzedzających go latach podatkowych nie przekracza równowartości 200 tys. Euro. 6 Postanowienia końcowe 1. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest w Biurze Projektu i Biurze Fundacji oraz na Stronie internetowej Projektu. 2. Fundacja zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu, o czym poinformuje na Stronie internetowej Projektu.
Załącznik do REGULAMINU ŚWIADCZENIA USŁUG AUDYTU W ZAKRESIE GOTOŚCI FIRM DO WDROŻENIA ZMIAN Wykaz dokumentacji 1 obowiązującej w ofercie usług w zakresie audytu realizowanych w ramach Projektu: Wsparcie współpracy firm i B+R w specjalizacjach innowacyjnych województwa warmińsko-mazurskiego Dotyczące Przedsiębiorcy: 1. Formularz oceny firmy 2. Umowa na wykonanie usługi w zakresie audytu, której załącznikami są: 2.1 Załącznik do Umowy na wykonanie usługi w zakresie audytu dot. pomocy publicznej 2.2 Oświadczenie Przedsiębiorcy o wykonaniu usługi w zakresie audytu 2.3 Formularz oceny usługi w zakresie audytu 3. Zaświadczenie o pomocy de minimis 4. Formularz z pytaniami audytowymi (wysyłany do Przedsiębiorcy przed wizytą audytową) Dotyczące pracy Brokera/Menadżera: 1. Formularz audytowy (wypełniany podczas wizyty audytowej u Przedsiębiorcy) 2. Formularz notatek prowadzącego audyt (formularz dla Brokera/Menadżera) 3. Raport z audytu Dotyczące Eksperta: 1. Umowa o świadczenie usługi w zakresie audytu, której załącznikami są: 1.1 Rachunek do umowy 2 1.2 Oświadczenie dla celów podatkowych i ubezpieczenia ZUS 3 1.3 Karta Eksperta 1.4 Sprawozdanie końcowe Eksperta z udzielonego wsparcia na etapie realizacji usługi w zakresie audytu Dotyczące Zespołu oceniającego ds. audytów: 1. Wzór protokołu z obrad Zespołu 2. Wzór listy rankingowej 3. Wzór algorytmu oceny gotowości Przedsiębiorcy do zmiany 1 Dokumentacja dostępna jest w Biurze Projektu i Biurze Fundacji, oraz na Stronie internetowej Projektu. 2 W przypadku Ekspertów nieprowadzących działalności gospodarczej. 3 j.w.