RAPORTOWANIE I EWIDENCJA kwiecień 2011
RAPORT PARTNERA Raport Partnera zawiera w szczególności dane na temat postępu realizacji części projektu, za którą odpowiedzialny jest Partner, który go składa. Dokument jest podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera oraz głównego księgowego/ skarbnika/osobę odpowiedzialną za finanse partnera. Podpisany formularz jest składany przez Partnera w Urzędzie Wojewódzkim wraz z wersją elektroniczną. Cały Raport Partnera jest wypełniany w złotówkach, przeliczenia na euro dokonuje Partner wiodący składając wniosek o płatność.
Instrukcja wypełniania Raportu partnera http://www.ewt.wzp.pl/ewt/rozliczanie_projektow_programu_mvbb-pl/rozliczanie_projektow_programu_mv-bb-pl.htm http://www.interreg4a.info/index.php?id=34&l=1
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Umowa/zlecenie/zamówienie Potwierdzenie realizacji zamówienia/protokół odbioru Faktura/rachunek/inny dokument o równoważnej wartości dowodowej, posiadający wszystkie niezbędne elementy dowodu księgowego Potwierdzenie zapłaty (np. wyciąg z rachunku bankowego Partnera, potwierdzenie dokonania przelewu, KW)
Wymagany opis na oryginale dokumentu 1. Adnotacja (na pierwszej stronie o dofinansowanie projektu z dnia. dokumentu) Decyzja/ umowa 2. Numer i nazwa projektu. 3. Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (np. koszty osobowe, koszty rzeczowe, koszty usług zewnętrznych, koszty inwestycyjne). 4. Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej (data i podpis). 5. Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655, z późniejszymi zmianami); należy podać zapis na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy (nie wymagane w przypadku delegacji). 6. Adnotacja: Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (oraz ze środków budżetu państwa...%* - * jeśli dotyczy) w ramach Programu (pełna nazwa programu). 7. Nr księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany. 8. W przypadku braku protokołu odbioru adnotacja Towar/ usługę odebrano/ wykonano zgodnie z zamówieniem/ zleceniem numer, z dnia.
Wyciągi / potwierdzenia dokonania przelewu 1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta (wskazanego w umowie/ decyzji o przyznaniu dofinansowania dla projektu) przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków. 2. W przypadku zbiorczych wyciągów bankowych (zapłata za kilka faktur, bez wyodrębnienia w treści nr dokumentu i kwoty), należy opisać dokument poprzez wskazanie numeru faktury dotyczącej projektu wraz z jej kwotą. 3. Błąd w treści przelewu (błędny/ niepełny nr faktury, rachunku, błąd w nazwie kontrahenta) należy dołączyć do wyciągu/ przelewu wyjaśnienie ze wskazaniem prawidłowych danych.
Cel prowadzenia wyodrębnionej księgowości - zapewnienie utrzymania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji projektu odrębnego systemu księgowego lub kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem; - zagwarantowanie rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowalnych; - ułatwienie kontroli prawidłowości wykorzystania środków unijnych (dla Kontrolera I stopnia).
Podstawy prawne - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r.; - ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.; - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15.11.2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej; - ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. kultura, oświata itp.); - umowy o dofinansowanie/ decyzje o otrzymaniu wsparcia; - regulacje wewnętrzne jednostki (polityka rachunkowości).
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona odpowiednim aktem prawnym (np. uchwałą, zarządzeniem) funkcjonującym u beneficjenta. Jednym z integralnych elementów polityki rachunkowości jest Zakładowy Plan Kont, który obejmuje: wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne), opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej. Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla projektów unijnych odbywa się przede wszystkim w momencie definiowania wykazu kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont analitycznych).
Wyodrębniona ewidencja to: - wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych; - wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki; - metoda mieszana; - zastosowanie kodu księgowego (litery, cyfry, ikony itp.). Kod księgowy służy do wyodrębnienia operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy. Beneficjent może zastosować kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich zestawienie. Fakturę należy oznaczyć wówczas dodatkowo kodem oraz numerem z zestawienia.
Wyodrębniona ewidencja w trakcie i po zakończeniu realizacji projektu - W trakcie realizacji: może powstać potrzeba wyksięgowania (gdy wydatek zostanie uznany przez kontrolera za niekwalifikowalny) lub potrzeba doksięgowania (stwierdzenie braku wydatku w systemie); - Na zakończenie projektu: należy przeanalizować możliwość dokonania zmian: a) lata już zatwierdzone: zastosowanie kodu księgowego; b) rok bieżący lub niezatwierdzony (sprawozdanie finansowe): stosowne przeksięgowanie.
Konto bankowe projektu Kwota dofinasowania z EFRR przekazywana jest Partnerowi Wiodącemu w euro, dlatego PW w celu przyjmowania dofinansowania z EFRR i przekazywania odpowiednich części dofinansowania na rzecz Partnerów projektu, zobowiązany jest do posiadania konta w walucie EUR. Ryzyko kursu walutowego ponoszą polscy partnerzy.
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego - stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont; - brak aktualnego planu kont (polityki rachunkowości); - stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów; - pomyłki w księgowaniach; - brak wyodrębnienia środków trwałych w ewidencji środków trwałych; - brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku kosztów poniesionych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie/ decyzji o otrzymaniu wsparcia (w tym wydatków niekwalifikowalnych); - brak wyodrębnienia kosztów niekwalifikowalnych.
Dziękujemy za uwagę