Opis zmian w wersji 469 ToyDMS Zmiany ogólne... 3 1. Przebudowano system DMS pod kątem wielooddziałowości i wielodealerowości. 3 Zmiany w module dokumentów sprzedaży... 7 1. Modyfikacje w zakresie zmian w VAT od 2013 r zmiany nazewnictwa dokumentów.... 7 2. Modyfikacje w zakresie zmian w VAT od 2013 r - uwagi stałe do faktur UE.... 8 3. Modyfikacje w zakresie zmian w VAT od 2013 r umieszczenie na fakturach zapisu Data wydania towarów/wykonania usług.... 10 Zmiany w module serwisowym...12 1. Dodano przycisk wyświetlających historię serwisowania wg ASBDP w zgłoszeniu/zleceniu.... 12 2. Utworzono wydruk protokołu przekazania/odbioru pojazdu dla serwisu blacharsko-lakierniczego.... 13 Zmiany w module harmonogramu prac serwisu...16 1. Dodano możliwość wysyłania SMSów do klientów bezpośrednio z harmonogramu prac serwisu.... 16 Zmiany w module polis ubezpieczeniowych...19 1. Dodano możliwość rejestracji płatności do polis ubezpieczeniowych.... 19 Utworzono moduł wypożyczalni samochodów...23 1. Utworzono nowy moduł wypożyczalni i samochodów zastępczych w serwisie... 23 2. Dodawanie samochodów dealera na stan wypożyczalni pojazdów.... 26 3. Harmonogram wypożyczalni - obsługa.... 29 4. Harmonogram wypożyczalni - rezerwacje.... 31 5. Rezerwacje.... 34 6. Umowa najmu.... 36 7. Dokumenty dodatkowe.... 44 8. Protokół odbioru.... 49 9. Tworzenie/modyfikacja wyceny umowy najmu.... 53 10. Tworzenie dokumentu sprzedaży do umowy najmu... 56 Zmiany w module wydruków/zestawień...60 1. Wydruki faktur sprzedaży samochodów nowych i używanych wykonano w technologii FastReport.... 60 2. Wydruki załączników do faktur sprzedaży wykonano w technologii FastReport. 62 3. Wydruk faktury PRO-FORMA na samochód nowy wykonano w technologii FastReport.... 64 4. Wydruk raportu PCC-500 wykonano w technologii FastReport.... 65 5. Wydruk analizy zaległości płatniczych wykonano w technologii FastReport.... 66 6. Wydruk raportu danych osobowych klienta wykonano w technologii FastReport. 67 7. Wydruk "Oświadczenie klienta" (stary szablon) wykonano w technologii FastReport.... 68-1 -
8. Wydruk "Oświadczenie klienta" (nowy szablon) wykonano w technologii FastReport.... 69 9. Wydruk "Oświadczenie kierowcy - jazda próbna" wykonano w technologii FastReport.... 70 10. Wydruk propozycji faktury serwisowej wykonano w technologii FastReport.... 71 11. Wydruk kosztorysu serwisowego wykonano w technologii FastReport.... 72 12. Wydruk przywieszek gwarancyjnych wykonano w technologii FastReport.... 73 13. Wydruk kart spisu inwentaryzacyjnego wykonano w technologii FastReport.... 74 14. Wydruk "RI-001 Różnice inwentaryzacyjne" wykonano w technologii FastReport. 75 15. Wydruk raportu kasowego wykonano w technologii FastReport.... 76 16. Wydruk dowodów wartościowych wykonano w technologii FastReport.... 77 17. Wydruk listy monetarnej wykonano w technologii FastReport.... 78-2 -
Zmiany ogólne 1. Przebudowano system DMS pod kątem wielooddziałowości i wielodealerowości. Wykonano rozległą przebudowę systemu DMS pod kątem Dealerów posiadających wiele oddziałów. Jednocześnie przebudowano i dostosowano system do możliwości działania kilku kodów Dealera w ramach jednej bazy danych. Możliwe jest działanie różnych Dealerów Toyota i Lexus na tym samym systemie DMS. Wprowadzone zmiany umożliwiają m.in. wgląd do wszystkich dokumentów, zamówień, umów, płatności, obrotów klienta w innych oddziałach niż Użytkownik jest zalogowany. Bez przelogowania możliwe jest przeglądanie dokumentów, zalogowanie się na właściwy oddział umożliwia edycję. UWAGA: Możliwość pracy kilku oddziałów Dealera na jednym systemie DMS wymaga odpowiedniej infrastruktury informatycznej m.in. łączy i wydajnego serwera. W tej sprawie należy się kontaktować z HelpDeskiem firmy JBR Rogowiec. UWAGA: Aktualnie funkcjonalność pracy wielo-oddziałowej/wielodealerowej może być wykorzystana przez Dealerów, którzy będą otwierać nowy oddział lub stację Dealerską. Jest to spowodowane brakiem narzędzia, tj. programu, łączącego dane z kilku systemów DMS w jedną bazę. Prace nad stworzeniem takiego programu są w toku. Powiadomimy Państwa o zakończeniu tych prac. - 3 -
Dodano w oknie głównym systemu możliwość szybkiej zmiany oddziału, na którym operator pracuje bez konieczności ponownego logowania się do systemu. Funkcjonalność ta dostępna jest w menu Plik - > Zmiana oddziału. Ekran 1 - Nowa funkcjonalność szybkiej zmiany oddziału bez konieczności ponownego logowania się Ekran 2 - Okno wyboru oddziału - 4 -
W wielu oknach filtrowania dokumentów oraz w oknach przeglądania dokumentów dodano możliwość wybrania, z których oddziałów operator chce widzieć dane. Domyślnie system zawsze zaznacza oddział, na którym operator jest zalogowany. Aby widzieć dane z innego oddziału należy go zaznaczyć w oknie filtra bądź okna przeglądania dokumentów. Poniżej przykład filtra zamówień na części. Aby zobaczyć dane z oddziału drugiego lub z obu oddziałów należy odpowiednio zaznaczyć wybrane odziały (1) a następnie zatwierdzić wybór (2). Ekran 3 - Filtr zamówień części z widocznym wyborem oddziałów - 5 -
Poniżej przykład okna przeglądania zgłoszeń i zleceń serwisowych. Analogicznie aby zobaczyć dane z innego oddziału należy odpowiednio go zaznaczyć i potwierdzić wybór. Ekran 4 - Okno przeglądania zgłoszeń i zleceń serwisowych z widocznym wyborem oddziałów Poniżej przykład okna przeglądania obrotów widok obrotów zależny jest od wybranych oddziałów. Ekran 5 - Okno przeglądania obrotów z widocznym wyborem oddziałów UWAGA: Informacja o zaległych płatnościach klienta wraz z kwotą będzie podawana niezależnie od zalogowanego oddziału, jako suma zaległości klienta na wszystkich oddziałach. - 6 -
Zmiany w module dokumentów sprzedaży 1. Modyfikacje w zakresie zmian w VAT od 2013 r zmiany nazewnictwa dokumentów. Z wydruków wszystkich dokumentów sprzedaży zostało usunięte słowo VAT. W przypadku faktury marża nowa nazwa tego dokumentu będzie brzmiała FAKTURA VAT Procedura marży - towary używane. Wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w systemie przed dniem aktualizacji będą nadal drukowane wg. starych zasad, natomiast nowo utworzone dokumenty sprzedaży wg. nowych zasad. Ekran 6 - Nagłówek wydruku faktury Ekran 7 - Nagłówek wydruku faktury marży - 7 -
2. Modyfikacje w zakresie zmian w VAT od 2013 r - uwagi stałe do faktur UE. Dodano uwagę stałą do słownika uwag stałych odwrotne obciążenie i powiązano ją z wszystkimi punktami sprzedaży, które posiadają zdefiniowany w swojej strukturze dokument o kodzie 061 Faktura UE. Wystawiając dokument sprzedaży Faktura UE system automatycznie doda do niego powyższą uwagę stałą. UWAGA: Powyższa uwaga będzie dodawana automatycznie tylko do nowo tworzonych w systemie dokumentów sprzedaży typu Faktura UE. UWAGA: W przypadku modyfikacji struktury punktów sprzedaży (dodanie nowego punktu sprzedaży z dokumentem typu Faktura UE ) uwagę stałą oraz powiązanie należy skonfigurować ręcznie. Ekran 8 - Okno tworzenia faktury UE z widoczną uwagą dodaną automatycznie przez system - 8 -
Ekran 9 - Wydruk faktury UE z widoczną uwagą stałą - 9 -
3. Modyfikacje w zakresie zmian w VAT od 2013 r umieszczenie na fakturach zapisu Data wydania towarów/wykonania usług. Umieszczono na fakturach oraz ich korektach zapis Data wydania towarów/wykonania usług zamiast dotychczasowego zapisu Data sprzedaży. Modyfikacji podlegają dokumenty: FV/FVk z modułów UiT, serwisu i magazynu części. FVM/FVMk z modułu samochodów używanych (VAT Marża). FVG/FVGk z modułu rozliczeń gwarancji. RWS/RWSk rozliczenia kosztowe w module serwisu. RPG/PGK podsumowanie protokołu gwarancyjnego. FV/FVk z modułu sprzedaży samochodów nowych. FV/FVk z modułu sprzedaży samochodów używanych. Ekran 10 - Zapis "Data sprzedaży" zmieniony na "Data wydania towarów/wykonania usług" na dokumencie sprzedaży - 10 -
Nowy zapis będzie można przełączyć na poprzedni zmieniając nowo dodany parametr w parametrach wydruku druku data wydania zamiast data sprzedaży. Parametr ten dla nowo tworzonych wydruków będzie włączony automatycznie. Dla wydruków zapamiętanych wcześniej w systemie parametr ten będzie wyłączony. Ekran 11 - Nowy parametr wyłączający drukowanie zapisu "data wydania towarów/wykonania usług. UWAGA: Nowy zapis będzie drukowany na podstawie ustawień nowego parametru. Parametr ten będzie domyślnie włączony dla wszystkich dokumentów sprzedaży, nowo utworzonych w systemie lub drukowanych po raz pierwszy. Jeśli dokument był już drukowany a jego parametry wydruku zostały zapisane w systemie to parametr ten będzie wyłączony i na wydruku pojawi się poprzedni zapis data sprzedaży. Modyfikując parametr na zapamiętanym wydruku możliwe jest oczywiście użycie na wydruku nowego zapisu Data wydania towarów/wykonania usług. - 11 -
Zmiany w module serwisowym 1. Dodano przycisk wyświetlających historię serwisowania wg ASBDP w zgłoszeniu/zleceniu. Dodano przycisk umożliwiający wyświetlenie historii serwisowania pojazdu w sieci TMPL na podstawie danych z ASBDP. Opcja ta będzie dostępna po rozwinięciu przycisku Historia napraw. Należy wybrać pozycję z rozwijanego menu Historia obsługi w sieci TMPL. Jeśli w danych ASBDP, w TMPL, brak informacji o obsłudze to oznacza, że dane nie zostały przesłane do TMPL i powinno to być zgłoszone do HD. Ekran 12 - Zlecenie serwisowe z widoczną nową funkcją "Historia obsługi w sieci TMPL" - 12 -
2. Utworzono wydruk protokołu przekazania/odbioru pojazdu dla serwisu blacharsko-lakierniczego. Utworzono zgodnie ze wzorem przesłanym z TMPL, wydruk protokołu przekazania/odbioru pojazdu dla serwisu blacharskolakierniczego. Wydruk dostępny jest tylko dla zleceń otwartych w serwisie blacharsko-lakierniczym. Ekran 13 - Okno zleceń z widocznym nowym wydrukiem protokołu przekazania/odbioru pojazdu Dane do wydruku pobierane są bezpośrednio ze zlecenia serwisowego, dla którego wydruk jest wykonywany. Wydruk wykonano w technologii FastReport. - 13 -
Wydruk ten dostępny jest również bezpośrednio z poziomu wybranego zlecenia serwisowego w trakcie jego edycji. Ekran 14 - Okno zlecenia z widocznym nowym wydrukiem protokołu przekazania/odbioru pojazdu - 14 -
Ekran 15 - Wydruk pierwszej strony protokołu przekazania/odbioru pojazdu - 15 -
Zmiany w module harmonogramu prac serwisu 1. Dodano możliwość wysyłania SMSów do klientów bezpośrednio z harmonogramu prac serwisu. W module harmonogramu prac serwisu dodano możliwość szybkiego wysyłania SMSów do umówionych w serwisie klientów. Wysyłka SMSów możliwa jest na 2 sposoby: Klikając prawym klawiszem myszki na umówionym kliencie otwiera okno wysyłki SMSa do wybranego klienta. Z menu Funkcje -> Wyślij SMS do wszystkich otwiera okno masowej wysyłki SMSów do wszystkich klientów umówionych danego dnia w serwisie. Poniżej okno harmonogramu prac serwisu gdzie kliknięto prawym klawiszem myszki na umówionym kliencie i wybrano opcję Wyślij SMS. Ekran 16 - Wysłanie SMSa do konkretnego klienta w harmonogramie prac serwisu UWAGA: Jeśli klient będzie posiadał w kartotece w kartotece kontakty przy numerze telefonu komórkowego zaznaczoną opcję Kontakt prywatny to system nie będzie podpowiadał wysyłki SMSa do klienta. - 16 -
Poniżej okno harmonogramu prac serwisu gdzie z menu funkcje wybrano Wyślij SMS do wszystkich. Ekran 17 - Nowa funkcja wysyłania SMSa do wszystkich klientów umówionych wybranego dnia w serwisie W przypadku gdy klient nie wyraził zgody na przetwarzanie danych osobowych, operator zostanie zapytany czy również chce wysłać do takich klientów wiadomość SMS. Ekran 18 - Pytanie czy wysłać SMSy do klientów, którzy nie wyrazili zgody na przetwarzanie danych osobowych - 17 -
Ekran 19 - Okno masowej wysyłki SMSów do klientów pobranych z harmonogramu prac serwisu - 18 -
Zmiany w module polis ubezpieczeniowych 1. Dodano możliwość rejestracji płatności do polis ubezpieczeniowych. Dodano możliwość rejestracji płatności do polis ubezpieczeniowych. Płatności definiuje się na poziomie polisy aby móc następnie utworzyć na tej podstawie właściwy dokument w kasie. Możliwe jest tworzenie kilku sposobów płatności dla każdej polisy dostępne są wszystkie aktywne w słowniku sposoby zapłat. Ekran 20 - Okno rejestracji polisy ubezpieczeniowej z możliwością zdefiniowania płatności - 19 -
Przy dodawaniu płatności typu Przelew system automatycznie podpowiada listę numerów kont bankowych zdefiniowanych w systemie. Możliwe jest również jak w przypadku innych dokumentów rozbicie płatności na kilka różnych sposobów (np. część gotówka i część karta itp ). Ekran 21 - Okno dodawania sposobu zapłaty za polisę Poniżej przykład polisy rozliczanej w kasie gdzie sposób zapłaty całej kwoty polisy został ustawiony na gotówkę. Ekran 22 - Rejestracja dowodu kasowego do utworzonej polisy ubezpieczeniowej - 20 -
Ekran 23 - Rejestracja dowodu kasowego do utworzonej polisy ubezpieczeniowej Ekran 24 - Zatwierdzanie dowodu kasowego - 21 -
Ekran 25 - Wydruk dowodu zapłaty za polisę - 22 -
Utworzono moduł wypożyczalni samochodów 1. Utworzono nowy moduł wypożyczalni i samochodów zastępczych w serwisie. Utworzono nowy moduł wypożyczalni samochodów wraz z harmonogramem rezerwacji i wynajmów oraz nowy moduł samochodów zastępczych w serwisie, który jest powiązany z modułem wypożyczalni. Dostęp do nowego modułu wymaga odpowiednich uprawnień dostępnych w Uprawnienia dla Oddziału. Uprawnienia do modułu rozbite są na kilka pozycji w zależności od tego co operator będzie wykonywał. Ekran 26 - Grupa uprawnień do obsługi nowego modułu wypożyczalni pojazdów Funkcjonalność poszczególnych modułów: Rezerwacje moduł rezerwowania pojazdów dla klientów w wybranych terminach. Protokoły moduł obsługi protokołów wydania i odbioru pojazdów. Dokumenty dodatkowe moduł obsługi dokumentów dodatkowych (upoważnienie do kierowania pojazdem, upoważnienie do wyjazdu za granicę). Harmonogram graficzny harmonogram rezerwacji pojazdów. Umowy najmu moduł obsługi umów najmu. - 23 -
Dla operatorów, którzy będą decydowali o samochodach przeznaczonych do wypożyczania należy jeszcze określić dodatkowe uprawnienia dla jednostek organizacyjnych (magazynów samochodów) z których będzie możliwe wybieranie samochodów do wypożyczenia. Lista możliwych typów jednostek organizacyjnych jest zawężona do 3 typów: 03 magazyn samochodów nowych po pierwszej rejestracji 21 magazyn samochodów demonstracyjnych 04 magazyn samochodów używanych U dealerów ze standardową strukturą organizacyjną będą to więc jednostki organizacyjne (magazyny samochodów) o identycznych nazwach jak ich typy: 009 - Magazyn samochodów dealerskich 011 - Magazyn samochodów nowych po pierw. rej. 010 - Magazyn samochodów używanych Możliwe jest oczywiście utworzenie w systemie nowego magazynu o nazwie Magazyn samochodowych wypożyczalnia gdzie będą przekazywane samochody z innych magazynów, które mają być wynajmowane. Uprawnienia do ustalenia statusu pojazdu do wypożyczalni dla wybranych jednostek organizacyjnych ustawia się w Uprawnienia do jednostki organizacyjnej (przykładowy ekran poniżej). Ekran 27 - Nadawanie uprawnień do określania stanu wypożyczalni z wybranego magazynu samochodów - 24 -
Dla operatorów, którzy będą tworzyli dokumenty sprzedaży należy dodać również uprawnienia do nowo założonego w systemie w tym celu punktu sprzedaży 508 Wypożyczalnia oraz dodać poszczególnych operatorów w słowniku powiązań sprzedawców z punktami sprzedaży. Słownik ten znajduje się w menu Słowniki -> Oddziały struktury -> Punkty sprzedaży Sprzedawcy. Nowy punkt sprzedaży należy również powiązać z kasami w systemie aby operatorzy pracujący w module kasy mogli tworzyć dokumenty KP oraz fiskalizować faktury sprzedaży. Punkty sprzedaży powiązuje się z kasami w słowniku Słowniki -> Oddziały struktury -> Punkty sprzedaży Kasy. Uprawnienia do fiskalizacji nadaje się w module uprawnień: Grupa uprawnień -> Uprawnienia dla punktów sprzedaży -> Wypożyczalnia. Dla nowego punktu sprzedaży konieczne jest również utworzenie tzw. pieczątki. Pieczątka to informacje adresowe dealera, które umieszczane są w nagłówku każdego dokumentu sprzedaży. Aby dodać nową pieczątkę dla punktu sprzedaży 508 Wypożyczalnia należy wejść do menu Słowniki -> Ogólne firmy -> Pieczątki i przyciskiem Dodaj utworzyć nową pieczątkę powiązaną z punktem sprzedaży 508. - 25 -
2. Dodawanie samochodów dealera na stan wypożyczalni pojazdów. Po nadaniu uprawnień dla operatorów kolejnym krokiem jest określenie samochodów jakie mają być dostępne do wypożyczenia. Mogą to robić osoby, które otrzymały uprawnienia jak na ekranie wyżej. Aby tego dokonać należy wybrać z menu Moduły -> Wypożyczalnia -> Stan wypożyczalni. Następnie należy wybrać jednostkę organizacyjną (magazyn) z której będą wybierane do wypożyczalni pojazdy. Ekran 28 - Wybór jednostki organizacyjnej, z której będą wybierane pojazdy do wypożyczalni W oknie przeglądania stanu wypożyczalni należy kliknąć Dodaj aby rozpocząć procedurę dodawania pojazd do wypożyczalni. Ekran 29 - Okno przeglądania stanu wypożyczalni - 26 -
W nowo otwartym oknie wybieramy pojazd klikając w ikonę pojazdu. Ekran 30 - Dodawanie pojazdu na stan wypożyczalni Ekran 31 - Okno wyboru pojazdów dostępnych na magazynie - 27 -
Po wybraniu pojazdu kolejnym krokiem jest ustalenie szczegółów najmu pojazdu w postaci stawek, kaucji oraz czy pojazd ma być dostępny do wynajęcia dla działu serwisu. Ekran 32 - Ustalenie szczegółów wynajmowanego pojazdu Wskaźnik aktywności pozwala wyłączyć czasowo lub całkowicie pojazd z możliwości wypożyczenia jeśli np. samochód jest w naprawie. Ekran 33 - Okno pojazdów ustawionych jako możliwe do wypożyczenia - 28 -
3. Harmonogram wypożyczalni - obsługa. Przeglądanie harmonogramu wypożyczalni możliwe jest po wejściu do menu Moduły -> Wypożyczalnia -> Harmonogram. Ekran 34 - Okno harmonogramu wypożyczalni W lewej części okna harmonogramu widoczne są: Kalendarz z możliwością zmiany daty. Legenda dotycząca kolorów rezerwacji. Filtr rezerwacji. Filtr umów. Harmonogram domyślnie zawsze wyświetla widok tygodniowy zaznaczając odpowiednio kolorami kolumny dla poszczególnych dni (w celu ułatwienia orientacji): Jasny szary data przeszła. Biały wolne terminy. Ciemny szary sobota i niedziela. WAŻNE: Widok harmonogramu jest odświeżany automatycznie co 30 sekund. - 29 -
W menu Widok możliwe jest ustawienie harmonogramu w widoku miesięcznym oraz przestawienie przedziału na godzinowy. Ekran 35 - Zmiana przedziału na godzinowy Ekran 36 - Harmonogram w przedziale godzinowym - 30 -
4. Harmonogram wypożyczalni - rezerwacje. W harmonogramie wypożyczalni możliwe jest utworzenie rezerwacji na wybrany samochód dla klienta zarówno na dni jak i na godziny. Aby dokonać rezerwacji wybranego pojazdu w wybranym dniu należy kliknąć wybraną kratkę w harmonogramie aby zaznaczyła się czerwoną ramką a następnie kliknąć prawym klawiszem myszki i wybrać z menu pozycję Dodaj lub nacisnąć na klawiaturze klawisz Ins. Ekran 37 - Dodawanie rezerwacji na pojazd Po otwarciu okna rezerwacji pojazdu (ekran poniżej) możliwe jest określenie Przedziału czasowego: dzienny, godzinowy oraz Rodzaju klienta: klient, pracownik. W przypadku rezerwacji na klienta należy oczywiście wybrać klienta do rezerwacji. - 31 -
Ekran 38 - Okno dodawania rezerwacji pojazdu Po określeniu wszystkich potrzebnych danych należy zapisać rezerwację w systemie. - 32 -
Po najechaniu kursorem myszki na rezerwację wyświetlany jest dymek zawierający dodatkowe szczegóły dotyczące rezerwacji. Także w dolnej części okna widoczne są dodatkowe dane dotyczące podświetlonej przez operatora rezerwacji. Ekran 39 - "Dymek" pokazujący szczegółowe informacje dotyczące rezerwacji Klikając prawym klawiszem myszki na rezerwacji dostępne jest menu pozwalające na modyfikację i usunięcie rezerwacji oraz utworzenie do rezerwacji umowy najmu dla klienta. Ekran 40 - Menu dostępne pod prawym klawiszem myszki dla wybranej rezerwacji - 33 -
5. Rezerwacje. Obsługa rezerwacji poza modułem Harmonogram rezerwacji możliwa jest również w module Rezerwacje. Moduł ten dostępny jest w menu Moduły -> Wypożyczalnia -> Rezerwacje. Przed wejściem do modułu automatycznie uruchamiany jest filtr rezerwacji pozwalający na dowolne filtrowanie wszystkich utworzonych w systemie rezerwacji. Ekran 41 - Filtr modułu rezerwacji - 34 -
W oknie Rezerwacji możliwe jest również dodawanie, modyfikacja, usuwanie rezerwacji oraz tworzenie umowy najmu do wybranej rezerwacji. Ekran 42 - Okno modułu rezerwacji - 35 -
6. Umowa najmu. Umowę najmu pojazdu dla klienta można utworzyć na 3 sposoby: W oknie Harmonogram wypożyczalni na podstawie utworzonej rezerwacji. Kliknąć na rezerwacji prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Utwórz umowę. Ekran 43 - Tworzenie umowy do rezerwacji - 36 -
W oknie Rezerwacje na podstawie utworzonej rezerwacji. Kliknąć na rezerwacji prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Utwórz umowę. Ekran 44 - Tworzenie umowy do rezerwacji - 37 -
W oknie Umowy najmu dodać nową umowę, którą można powiązać z rezerwacją lub utworzyć bez powiązania z rezerwacją (powiązanie z rezerwacją nie jest wymagane). Ekran 45 - Okno umów najmu - 38 -
Tworząc umowę najmu na podstawie rezerwacji system automatycznie uzupełnia w umowie dane dotyczące klienta, wynajmowanego pojazdu oraz stawek za wynajem dla wynajmowanego pojazdu. Możliwa jeszcze jest zmiana przedziału czasowego, daty przekazania oraz okresu trwania. Dodatkowo do umowy należy uzupełnić informacje takie jak: o Stan licznika (nie można wprowadzić mniej niż pojazd aktualnie posiada w swojej kartotece) o Limit km o Paliwo (słownie lub liczbowo np. pół, 0,5, ½ itp ) o Stawka po dacie zdania (netto) o Kara umowna Wartości stawek za wynajmem są pobierane na podstawie wartości wprowadzonych dla danego pojazdu przy przekazywaniu go do wypożyczalni. Stawki te można na każdej umowie odrębnie modyfikować i dowolnie ustalać. Wartości stawek na umowie pobierane są z kolei do wyceny, którą należy przeprowadzić już po zdaniu pojazdu przez klienta. Wycena jest podstawą do utworzenia faktury dla klienta. Ekran 46 - Okno tworzenia umowy najmu do rezerwacji - 39 -
Przygotowaną dla klienta umowę najmu należy Zatwierdzić. Po zatwierdzeniu umowy operator otrzymuje zapytanie Czy utworzyć protokół wydania pojazdu klientowi? Ekran 47 - Pytanie o utworzenie protokołu wydania pojazdu klientowi Po potwierdzeniu chęci utworzenia protokołu wydania automatycznie otwierane jest okno dodawania protokołu. Na protokole możliwe jest opisanie stanu wynajmowanego pojazdu oraz dodanie dodatkowych uwag, które zostaną wydrukowane na wydruku protokołu wydania. Ekran 48 Dodawanie protokołu wydania pojazdu klientowi - 40 -
Umowę najmu można przeglądać/filtrować w oknie Umowy najmu w module wypożyczalni. W oknie tym możliwe jest rozwiązanie umowy już zatwierdzonej oraz wydruk poszczególnych umów. Ekran 49 - Okno przeglądania umów najmu Z kolei protokoły wydania pojazdu klientowi można przeglądać w oknie Protokoły w module wypożyczalni. W oknie tym można przeglądać oraz drukować zatwierdzone już protokoły i modyfikować/usuwać te jeszcze nie zatwierdzone. Ekran 50 - Okno przeglądania protokołów - 41 -
Aby przejść z harmonogramu bezpośrednio do protokołów powiązanych z daną umową należy kliknąć w harmonogramie na wybranej umowie prawym klawiszem myszki i wybrać z menu pozycję Protokoły. Ekran 51 - Otwarcie okna "Protokoły" z poziomu harmonogramu wypożyczalni W nowo otwartym oknie można wydrukować dodany wcześniej protokół wydania pojazdu lub dodać nowy protokół odbioru pojazdu od klienta. Ekran 52 - Wydruk protokołu wydania pojazdu klientowi - 42 -
Ekran 53 - Wydruk protokołu wydania UWAGA: Dealerzy muszą przygotować swoje własne formularze umów najmu, które będą wypełniane ręcznie przez operatorów. Wydruk umowy najmu z systemu DMS nie jest możliwy. - 43 -
7. Dokumenty dodatkowe. Dokumenty dodatkowe: pozwolenie na wyjazd z kraju oraz pozwolenie na prowadzenie pojazdu można w systemie utworzyć na 2 sposoby W oknie Harmonogram wypożyczalni na podstawie utworzonej umowy. Kliknąć na umowie prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Dokumenty dodatkowe. Ekran 54 - Otwarcie okna "Dokumenty dodatkowe" z poziomu harmonogramu wypożyczalni - 44 -
W oknie Umowy najmu na podstawie istniejącej już umowy, kliknąć prawym klawiszem myszki na wybranej umowie i wybrać opcję Dokumenty dodatkowe. Ekran 55 - Otwarcie okna "Dokumenty dodatkowe" z poziomu umów najmu W nowo otwartym oknie należy wybrać jaki rodzaj dokumentu dodatkowego będzie dodawany do systemu (można dodać oba). Ekran 56 - Dodawanie dokumentów dodatkowych - 45 -
Ekran 57 - Dodawanie upoważnienia wyjazdu za granicę państwa Ekran 58 - Dodanie upoważnienia do kierowania pojazdem - 46 -
Ekran 59 - Okno dokumentów dodatkowych Ekran 57 - Wydruk upoważnienia do kierowania pojazdem - 47 -
Ekran 58 - Wydruk upoważnienia do wyjazdu za granicę państwa - 48 -
8. Protokół odbioru. Po zdaniu najmowanego pojazdu przez klienta można utworzyć protokół odbioru pojazdu. Protokół odbioru można utworzyć w systemie na 2 sposoby: W oknie Harmonogram wypożyczalni na podstawie utworzonej umowy najmu. Kliknąć na umowie prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Protokoły. Ekran 59 - Tworzenie protokołu odbioru pojazdu do umowy z poziomu okna "Harmonogram wypożyczalni" - 49 -
W oknie Umowy najmu na podstawie utworzonej umowy najmu. Kliknąć na umowie prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Protokoły. Ekran 60 - Tworzenie protokołu odbioru pojazdu do umowy z poziomu okna Umowy najmu W przypadku jeśli operator dodał wcześniej protokół wydania pojazdu klientowi, kliknięcie przycisku Dodaj spowoduje automatycznie otwarcie okna dodawania protokołu odbioru. Ekran 61 - Okno protokołów powiązanych z umową najmu - 50 -
W oknie tworzenia protokołu odbioru pojazdu od klienta należy uzupełnić informacje o stanie licznika w momencie odbioru oraz ilości paliwa w baku. Dodatkowo możliwe jest dodanie kolejnych pozycji, uwag i opinii. Ekran 62 - Tworzenie protokołu odbioru pojazdu od klienta Wprowadzony przez operatora stan licznika jest automatycznie sprawdzany przy zatwierdzaniu protokołu i w razie przekroczenia limitu wprowadzonego na umowie najmu system informuje operatora odpowiednim komunikatem. Ekran 63 - Komunikat o przekroczeniu limitu kilometrów z umowy najmu - 51 -
Utworzony protokół odbioru pojazdu od klienta można następnie wydrukować. Ekran 67 - Wydruk protokołu odbioru pojazdu - 52 -
9. Tworzenie/modyfikacja wyceny umowy najmu. Po zatwierdzeniu protokołu zdania pojazdu, operator może przejść do wyceny najmu pojazdu, w celu dalszego zafakturowania tegoż najmu na koszt klienta (jeśli operator wykonał wcześniej wycenę i nie będzie jej modyfikował to może od razu przejść do tworzenia dokumentu sprzedaży dla klienta). Wycenę wynajmu można wykonać na 2 sposoby: W oknie Harmonogram wypożyczalni na podstawie utworzonej umowy najmu. Kliknąć na umowie prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Pokaż. Ekran 64 - Przejście do wyceny umowy z poziomu okna "Harmonogram wypożyczalni" - 53 -
W oknie Umowy najmu na podstawie utworzonej umowy najmu. Odszukać właściwą umowę najmu i kliknąć przycisk Modyfikuj. Ekran 69 - Modyfikacja wyceny umowy z poziomu okna Umowy najmu - 54 -
Poniższa wycena została automatycznie utworzona na podstawie danych z umowy oraz protokołu zdania pojazdu. Widoczne są 2 dodatkowe pozycje: Przekroczony limit kilometrów o 80 km w stosunku do określonego limitu w umowie najmu należy tą pozycję wycenić ręcznie lub usunąć. Opóźnienie w zdaniu pojazdu protokół zdania pojazdu został utworzony dzień później niż protokół wydania, stąd system automatycznie utworzył pozycję na podstawie stawki określonej dla danego pojazdu. Możliwe jest jeszcze dodanie własnych pozycji lub usunięcie tych automatycznie utworzonych. Z prawej strony okna widoczne jest podsumowanie wartości netto i brutto jaką klient będzie musiał zapłacić na fakturze sprzedaży. Ekran 65 - Modyfikacja wyceny umowy najmu - 55 -
10. Tworzenie dokumentu sprzedaży do umowy najmu. Po zakończeniu wyceny umowy i zapisaniu wszystkich zmian operator może przejść do fakturowania umowy najmu dla klienta. Fakturowanie umowy najmu można wykonać na 2 sposoby: W oknie Harmonogram wypożyczalni na podstawie utworzonej umowy najmu. Kliknąć na umowie prawym klawiszem myszki i wybrać opcję Pokaż. Ekran 66 - Przejście do fakturowania umowy najmu z poziomu okna "Harmonogram wypożyczalni" - 56 -
W oknie Umowy najmu na podstawie utworzonej umowy najmu. Odszukać właściwą umowę najmu i kliknąć na niej prawym klawiszem pozycję Utwórz dokument sprzedaży. Ekran 67 - Przejście do fakturowania umowy najmu z poziomu okna umów najmu - 57 -
Poniżej dokument sprzedaży za usługę najmu pojazdu. W części okna Szczegóły widoczne są pozycje pobrane z wyceny najmu. Pozycje te pojawią się również na wydruku faktury dla klienta. Ekran 68 - Tworzenie faktury dla klienta na podstawie wyceny z umowy najmu - 58 -
Ekran 69 - Wydruk przykładowego dokumentu sprzedaży do umowy najmu - 59 -
Zmiany w module wydruków/zestawień 1. Wydruki faktur sprzedaży samochodów nowych i używanych wykonano w technologii FastReport. Wydruki dokumentów sprzedaży oraz ich korekt dla samochodów nowych, dealerskich oraz używanych wykonano w technologii FastReport. W związku z tym zmienił się nieco ich układ graficzny oraz orientacja wydruku z poziomej na pionową. Ekran 70 - Wydruk faktury sprzedaży samochodu nowego wykonany w technologii FastReport - 60 -
Ekran 71 - Wydruk faktury sprzedaży samochodu używanego wykonany w technologii FastReport - 61 -
2. Wydruki załączników do faktur sprzedaży wykonano w technologii FastReport. Wydruki załączników do faktur sprzedaży wykonano w technologii FastReport. Chodzi o załączniki: Załącznik do faktury serwisowej Załącznik do faktury VAT Marża Załącznik do korekty faktury VAT Marża Załącznik do faktur refundacji przez TMPL napraw flotowych. Ekran 77 - Załącznik do faktury serwisowej - 62 -
Ekran 78 - Załącznik do faktury VAT Marża Ekran 79 - Załącznik do faktury za refundację przez TMPL rabatów flotowych - 63 -
3. Wydruk faktury PRO-FORMA na samochód nowy wykonano w technologii FastReport. Wydruk faktury PRO-FORMA na samochód nowy został wykonany w technologii FastReport. Ekran 72 - Przykładowy wydruk faktury PRO-FORMA na samochód nowy - 64 -
4. Wydruk raportu PCC-500 wykonano w technologii FastReport. Wydruk raportu PCC-500 wykonano w technologii FastReport. Ekran 73 - Wydruk raportu PCC-500 wykonany w technologii FastReport - 65 -
5. Wydruk analizy zaległości płatniczych wykonano w technologii FastReport. Wydruk analizy zaległości płatniczych klienta wykonano w technologii FastReport. Ekran 74 - Wydruk analizy zaległości płatniczych wykonany w technologii FastReport - 66 -
6. Wydruk raportu danych osobowych klienta wykonano w technologii FastReport. Wydruk raportu danych osobowych klienta wykonano w technologii FastReport. Ekran 75 - Wydruk raportu danych osobowych klienta wykonany w technologii FastReport - 67 -
7. Wydruk "Oświadczenie klienta" (stary szablon) wykonano w technologii FastReport. Wydruk "Oświadczenie klienta" (starego szablonu) wykonano w technologii FastReport. Ekran 76 - Wydruk "Oświadczenie klienta" wykonano w technologii FastReport - 68 -
8. Wydruk "Oświadczenie klienta" (nowy szablon) wykonano w technologii FastReport. Wydruk "Oświadczenie klienta" (nowego szablonu) wykonano w technologii FastReport. Ekran 77 - Wydruk "Oświadczenie klienta" wykonano w technologii FastReport - 69 -
9. Wydruk "Oświadczenie kierowcy - jazda próbna" wykonano w technologii FastReport. Wydruk "Oświadczenie kierowcy - jazda próbna" wykonano w technologii FastReport zarówno w wersji z oświadczeniem o przetwarzaniu danych osobowych jak i w wersji bez tego oświadczenia. Ekran 78 - Wydruk "Oświadczenie kierowcy - jazda próbna" wykonano w technologii FastReport - 70 -
10. Wydruk propozycji faktury serwisowej wykonano w technologii FastReport. Wydruk propozycji faktury serwisowej dla klienta wykonano w technologii FastReport. Ekran 87 - Wydruk propozycji faktury serwisowej - 71 -
11. Wydruk kosztorysu serwisowego wykonano w technologii FastReport. Wydruk kosztorysu serwisowego wykonano w technologii FastReport. Ekran 88 - Wydruk kosztorysu serwisowego wykonano w technologii FastReport - 72 -
12. Wydruk przywieszek gwarancyjnych wykonano w technologii FastReport. Wydruk przywieszek gwarancyjnych wykonano w technologii FastReport. Ekran 89 - Wydruk przywieszki gwarancyjnej wykonany w technologii FastReport - 73 -
13. Wydruk kart spisu inwentaryzacyjnego wykonano w technologii FastReport. Wydruk kart spisu inwentaryzacyjnego wykonano w technologii FastReport. Ekran 79 - Wydruk karty spisu w technologii FastReport - 74 -
14. Wydruk "RI-001 Różnice inwentaryzacyjne" wykonano w technologii FastReport. Wydruk RI-001 Różnice inwentaryzacyjne wykonano w technologii FastReport. Wydruk będzie realizowany w orientacji poziomej jak dotychczas. Ekran 80 - Wydruk RI-001 wykonany w technologii FastReport - 75 -
15. Wydruk raportu kasowego wykonano w technologii FastReport. Wydruk raportu kasowego (graficznego) wykonano w technologii FastReport. Ekran 81 - Wydruk raportu kasowego wykonany w technologii FastReport - 76 -
16. Wydruk dowodów wartościowych wykonano w technologii FastReport. Wydruk dowodów wartościowych (graficzny) wykonano w technologii FastReport. Ekran 82 - Wydruk dowodów wartościowych wykonano w technologii FastReport - 77 -
17. Wydruk listy monetarnej wykonano w technologii FastReport. Wydruk listy monetarnej wykonano w technologii FastReport. Ekran 83 - Wydruk listy monetarnej wykonano w technologii FastReport - 78 -
Spis ekranów: Ekran 1 - Nowa funkcjonalność szybkiej zmiany oddziału bez konieczności ponownego logowania się... 4 Ekran 2 - Okno wyboru oddziału... 4 Ekran 3 - Filtr zamówień części z widocznym wyborem oddziałów... 5 Ekran 4 - Okno przeglądania zgłoszeń i zleceń serwisowych z widocznym wyborem oddziałów... 6 Ekran 5 - Okno przeglądania obrotów z widocznym wyborem oddziałów... 6 Ekran 6 - Nagłówek wydruku faktury... 7 Ekran 7 - Nagłówek wydruku faktury marży... 7 Ekran 8 - Okno tworzenia faktury UE z widoczną uwagą dodaną automatycznie przez system... 8 Ekran 9 - Wydruk faktury UE z widoczną uwagą stałą... 9 Ekran 10 - Zapis "Data sprzedaży" zmieniony na "Data wydania towarów/wykonania usług" na dokumencie sprzedaży... 10 Ekran 11 - Nowy parametr wyłączający drukowanie zapisu "data wydania towarów/wykonania usług.... 11 Ekran 12 - Zlecenie serwisowe z widoczną nową funkcją "Historia obsługi w sieci TMPL". 12 Ekran 13 - Okno zleceń z widocznym nowym wydrukiem protokołu przekazania/odbioru pojazdu... 13 Ekran 14 - Okno zlecenia z widocznym nowym wydrukiem protokołu przekazania/odbioru pojazdu... 14 Ekran 15 - Wydruk pierwszej strony protokołu przekazania/odbioru pojazdu... 15 Ekran 16 - Wysłanie SMSa do konkretnego klienta w harmonogramie prac serwisu... 16 Ekran 17 - Nowa funkcja wysyłania SMSa do wszystkich klientów umówionych wybranego dnia w serwisie... 17 Ekran 18 - Pytanie czy wysłać SMSy do klientów, którzy nie wyrazili zgody na przetwarzanie... 17 Ekran 19 - Okno masowej wysyłki SMSów do klientów pobranych z harmonogramu prac serwisu... 18 Ekran 20 - Okno rejestracji polisy ubezpieczeniowej z możliwością zdefiniowania płatności19 Ekran 21 - Okno dodawania sposobu zapłaty za polisę... 20 Ekran 22 - Rejestracja dowodu kasowego do utworzonej polisy ubezpieczeniowej... 20 Ekran 23 - Rejestracja dowodu kasowego do utworzonej polisy ubezpieczeniowej... 21 Ekran 24 - Zatwierdzanie dowodu kasowego... 21 Ekran 25 - Wydruk dowodu zapłaty za polisę... 22 Ekran 26 - Grupa uprawnień do obsługi nowego modułu wypożyczalni pojazdów... 23 Ekran 27 - Nadawanie uprawnień do określania stanu wypożyczalni z wybranego magazynu samochodów... 24 Ekran 28 - Wybór jednostki organizacyjnej, z której będą wybierane pojazdy do wypożyczalni... 26 Ekran 29 - Okno przeglądania stanu wypożyczalni... 26 Ekran 30 - Dodawanie pojazdu na stan wypożyczalni... 27 Ekran 31 - Okno wyboru pojazdów dostępnych na magazynie... 27 Ekran 32 - Ustalenie szczegółów wynajmowanego pojazdu... 28 Ekran 33 - Okno pojazdów ustawionych jako możliwe do wypożyczenia... 28 Ekran 34 - Okno harmonogramu wypożyczalni... 29 Ekran 35 - Zmiana przedziału na godzinowy... 30-79 -
Ekran 36 - Harmonogram w przedziale godzinowym... 30 Ekran 37 - Dodawanie rezerwacji na pojazd... 31 Ekran 38 - Okno dodawania rezerwacji pojazdu... 32 Ekran 39 - "Dymek" pokazujący szczegółowe informacje dotyczące rezerwacji... 33 Ekran 40 - Menu dostępne pod prawym klawiszem myszki dla wybranej rezerwacji... 33 Ekran 41 - Filtr modułu rezerwacji... 34 Ekran 42 - Okno modułu rezerwacji... 35 Ekran 43 - Tworzenie umowy do rezerwacji... 36 Ekran 44 - Tworzenie umowy do rezerwacji... 37 Ekran 45 - Okno umów najmu... 38 Ekran 46 - Okno tworzenia umowy najmu do rezerwacji... 39 Ekran 47 - Pytanie o utworzenie protokołu wydania pojazdu klientowi... 40 Ekran 48 Dodawanie protokołu wydania pojazdu klientowi... 40 Ekran 49 - Okno przeglądania umów najmu... 41 Ekran 50 - Okno przeglądania protokołów... 41 Ekran 51 - Otwarcie okna "Protokoły" z poziomu harmonogramu wypożyczalni... 42 Ekran 52 - Wydruk protokołu wydania pojazdu klientowi... 42 Ekran 53 - Wydruk protokołu wydania... 43 Ekran 54 - Otwarcie okna "Dokumenty dodatkowe"... 44 Ekran 55 - Otwarcie okna "Dokumenty dodatkowe" z poziomu umów najmu... 45 Ekran 56 - Dodawanie dokumentów dodatkowych... 45 Ekran 57 - Wydruk upoważnienia do kierowania pojazdem... 47 Ekran 58 - Wydruk upoważnienia do wyjazdu za granicę państwa... 48 Ekran 59 - Tworzenie protokołu odbioru pojazdu do umowy z poziomu okna... 49 Ekran 60 - Tworzenie protokołu odbioru pojazdu do umowy z poziomu okna Umowy najmu... 50 Ekran 61 - Okno protokołów powiązanych z umową najmu... 50 Ekran 62 - Tworzenie protokołu odbioru pojazdu od klienta... 51 Ekran 63 - Komunikat o przekroczeniu limitu kilometrów z umowy najmu... 51 Ekran 64 - Przejście do wyceny umowy z poziomu okna "Harmonogram wypożyczalni"... 53 Ekran 65 - Modyfikacja wyceny umowy najmu... 55 Ekran 66 - Przejście do fakturowania umowy najmu z... 56 Ekran 67 - Przejście do fakturowania umowy najmu z poziomu okna umów najmu... 57 Ekran 68 - Tworzenie faktury dla klienta na podstawie wyceny z umowy najmu... 58 Ekran 69 - Wydruk przykładowego dokumentu sprzedaży do umowy najmu... 59 Ekran 70 - Wydruk faktury sprzedaży samochodu nowego wykonany w technologii FastReport... 60 Ekran 71 - Wydruk faktury sprzedaży samochodu używanego wykonany w technologii FastReport... 61 Ekran 72 - Przykładowy wydruk faktury PRO-FORMA na samochód nowy... 64 Ekran 73 - Wydruk raportu PCC-500 wykonany w technologii FastReport... 65 Ekran 74 - Wydruk analizy zaległości płatniczych wykonany w technologii FastReport... 66 Ekran 75 - Wydruk raportu danych osobowych klienta wykonany w technologii FastReport 67 Ekran 76 - Wydruk "Oświadczenie klienta" wykonano w technologii FastReport... 68 Ekran 77 - Wydruk "Oświadczenie klienta" wykonano w technologii FastReport... 69 Ekran 78 - Wydruk "Oświadczenie kierowcy - jazda próbna" wykonano w technologii FastReport... 70 Ekran 79 - Wydruk karty spisu w technologii FastReport... 74 Ekran 80 - Wydruk RI-001 wykonany w technologii FastReport... 75 Ekran 81 - Wydruk raportu kasowego wykonany w technologii FastReport... 76-80 -
Ekran 82 - Wydruk dowodów wartościowych wykonano w technologii FastReport... 77 Ekran 83 - Wydruk listy monetarnej wykonano w technologii FastReport... 78-81 -