Załącznik nr 3 do SIWZ WSTĘPNY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) I. Cele projektu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług szkoleniowych w formie szkoleń zamkniętych w zakresie: 1. Event jako skuteczne narzędzie PR kreujące wizerunek. 2. W jaki sposób promować honorowe krwiodawstwo na wydarzeniach eventowych? 3. Zaprezentowanie metod i narzędzi w pomiarze efektów PR. 4. Pierwsze wrażenie wygrana lub porażka w oczach odbiorców. 5. Komunikacja niewerbalna - skuteczny przekaz lub nieporozumienia. 6. Skuteczna komunikacja. 7. Podstawowe narzędzia i kanały komunikacji. 8. Wybór odpowiednich kanałów komunikacji. 9. Wykorzystanie niestandardowych działań komunikacyjnych. 10. Asertywność w komunikacji. 11. Media tradycyjne, social media, budowanie relacji z mediami. 12. Formy/sposoby najskuteczniejszego dotarcia do pożądanych grup docelowych. 13. Wykorzystanie wizerunku ekspertów medycznych oraz celebrytów w działaniach kampanii społecznych. Uczestnikami szkolenia będą pracownicy centrów krwiodawstwa i krwiolecznictwa oraz Narodowego Centrum Krwi bezpośrednio zaangażowani w działania promujące honorowe krwiodawstwo oraz koordynujący propagowanie krwiodawstwa na terenie działalności przez daną jednostkę. II. Zakres zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia kompleksowej obsługi hotelarsko gastronomicznej, w obiekcie minimum trzygwiazdkowym, w zakresie: zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia 3 sal konferencyjnych lub szkoleniowych, klimatyzowanych wraz z niezbędnym sprzętem na potrzeby przeprowadzenia dwudniowego szkolenia w trzech grupach szkoleniowych, w jednym terminie. a) Wykonawca w ofercie musi podać nazwę hotelu w którym organizowane będzie dwudniowe szkolenie. 1
2. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić podczas szkolenia stały serwis kawowy obejmujący: świeżo parzoną gorącą kawę, gorąca wodę w nierdzewnych termosach z pompką lub termosach cateringowych, herbatę ekspresową, mleko do kawy, cukier, cytrynę, soki - 2 rodzaje, wodę niegazowaną i gazowaną w butelkach z tworzywa sztucznego o pojemności 500 ml, zestaw wyrobów cukierniczych składający się z minimum 2 rodzajów ciastek - wszystko powyższe uzupełniane w razie potrzeby; oraz wyżywienie w formie lunchu w każdym dniu szkolenia, a także kolacji w pierwszym dniu szkolenia zgodnie z poniższą specyfikacją: a) lunch x 2 w formie szwedzkiego stołu, na który składa się: 2 dania ciepłe (w tym jedno jarskie) - dania mięsne minimum 170 g/os, danie jarskie minimum 300 g/os, zupa - minimum 300 g/os, 2 rodzaje surówek, pieczywo, deser (minimum 200 g /os); b) kolację w formie szwedzkiego stołu, na który składa się: danie ciepłe (w tym jedno jarskie) - dania mięsne minimum 170 g/os, danie jarskie minimum 300 g/os, 2 rodzaje sałatek, 2 rodzaje zimnych przystawek, pieczywo, deser (minimum 200 g / os) 3. Zamawiający wymaga, aby dania ciepłe w każdym dniu szkolenia były różne. 4. Powyższe nie dotyczy napojów podawanych w ramach całodziennej przerwy kawowej. 5. W szkoleniach będzie uczestniczyło maksymalnie 48 osób - w rozbiciu na 3 oddzielne szkolenia. Jedna grupa szkoleniowa będzie liczyła maksymalnie 16 pracowników. 6. Zamawiający na co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem szkolenia przekazywać będzie Wykonawcy listy uczestników poszczególnych grup szkoleniowych. Wykonawca dołączy do oferty listę trenerów wraz z zapewnieniem, iż zostaną oni zapoznani ze specyfiką pracy w centrum krwiodawstwa związanej z propagowaniem honorowego krwiodawstwa. Zamawiający zapewni Wykonawcy możliwość konsultacji trenerów z właściwymi osobami w centrum krwiodawstwa. 7. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty szczegółowy harmonogram szkolenia wraz ze wskazaniem ich terminu, miejsca realizacji. 8. Szkolenie będzie trwało 2 dni szkoleniowe, przy czym 1 dzień szkoleniowy = 8 godzin wraz z przerwami. Łącznie 16 godzin, w tym nie więcej niż 10 godzin teoretycznych i nie mniej niż 6 godzin warsztatów. 9. Przyjmuje się, że czas jednej godziny lekcyjnej odpowiada 45 minutom. 10. Szkolenie, o którym mowa powyżej musi się odbywać w granicach administracyjnych miasta stołecznego Warszawy. 11. Szkolenie może odbywać się tylko w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku za wyjątkiem: 11.1. Okresu w dniach: 09.11.2015r 13.11.2015r 11.2. Okresu w dniach: 23.11.2015r 27.11.2015r 2
12. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia (dla każdej grupy szkoleniowej w tym samym miejscu) w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym (w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 13. Zamawiający wymaga, aby pokoje, restauracja i sale szkoleniowe znajdowały się w jednym budynku. 14. Zamawiający wymaga, aby uczestnicy szkolenia byli zakwaterowani w pokojach 2- osobowych z łazienką, telewizorem, standardem odpowiadające obiektowi. Pokoje jednoosobowe za oddzielną dopłatą uczestnika. III. Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia: 1. Obowiązki Wykonawcy: 1) Wykonawca opracuje i przygotuje autorskie materiały szkoleniowe, które następnie dostarczy do miejsca szkoleń i przekaże wszystkim uczestnikom. Ponadto przygotuje listę obecności uczestników szkolenia, ankietę oceny szkolenia; certyfikat potwierdzający udział w szkoleniu, wystawiane i wydawane uczestnikom szkoleń szkoleniu. 2) Wykonawca zapewni Zamawiającemu po jednym egzemplarzu elektronicznych oraz drukowanych materiałów szkoleniowych, prezentacji i certyfikatu do celów dokumentacji projektu. 3) Wykonawca zapewni uczestnikom Szkolenia po jednym egzemplarzu elektronicznych oraz drukowanych materiałów szkoleniowych, notes, długopis oraz okolicznościowy, drobny gadżet. 4) Wykonawca sporządzi dokumentację z przebiegu szkolenia, na którą składają się następujące materiały: a) dziennik zajęć edukacyjnych zawierający wymiar godzin i tematy poszczególnych zajęć edukacyjnych wraz z podpisem trenera, potwierdzającym odbycie szkolenia w określonym wymiarze i o określonej tematyce, b) potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu w formie listy obecności wraz z podpisami złożonymi przez wymienione na liście osoby; c) świadectwa/certyfikaty dla uczestników potwierdzające udział w szkoleniu wraz z zakresem szkolenia; d) rejestr wydanych świadectw/certyfikatów lub innych dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia, e) anonimowe ankiety oceny szkolenia wypełnione przez uczestników szkolenia. 3
5) W terminie co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem szkolenia Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego drogą elektroniczną wszystkie materiały dotyczące szkolenia w tym w szczególności: szczegółowy program szkolenia, prezentację multimedialną, wzór certyfikatu oraz wzór ankiety na adres e-mail: nck@nck.gov.pl. 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag, dotyczących jakości, zawartości i formy programu szkolenia, prezentacji multimedialnej i certyfikatu, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić. 7) Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od otrzymania materiałów akceptuje treści materiałów szkoleniowych i odeśle Wykonawcy akceptację na adres e-mail: (wskazany przez Wykonawcę). 8) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia adresu strony internetowej www.twojakrew.pl we wszystkich materiałach szkoleniowych, prezentacji i certyfikatach oraz logo kampanii Twoja krew Moje życie, logo NCK, a także nazwę programu polityki zdrowotnej pn.: Zapewnienie samowystarczalności Rzeczypospolitej Polskiej w krew i jej składniki na lata 2015-2020. 9) Wyżej wymienione loga stanowiące wzór do naniesienia na materiały szkoleniowe zostaną przekazany Wykonawcy w dniu zawarcia umowy. 10) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć drukowane materiały szkoleniowe najpóźniej w dniu szkolenia. Certyfikaty będą wystawione przez Wykonawcę zgodnie z listami obecności oraz zgłoszeniami na szkolenie i wydane uczestnikom w ostatnim dniu szkolenia. 11) Wykonawca oznaczy miejsce szkolenia w obiekcie oraz poszczególne sale wykładowe, w których będą odbywały się szkolenia grup, celem ułatwienia dotarcia uczestnikom do sal szkoleniowych. 2. Cele szkolenia: Celem szkoleń jest podniesienie wiedzy i kompetencji pracowników ds. promocji, bezpośrednio odpowiedzialnych za propagowanie idei honorowego krwiodawstwa, pracujących w placówkach służby krwi, jak i na wyjazdowych ekipach, w tym przede wszystkim: 1) Zapoznanie uczestników ze stosowanymi zasadami i sposobami skutecznej komunikacji. 2) Przedstawienie sposobów skutecznej komunikacji z mediami (prasa, radio, telewizja, internet). 3) Zapoznanie uczestników z najskuteczniejszą formą dotarcia do danej grupy docelowej (prasa, radio, telewizja, internet). 4) Przedstawienie różnic w sposobie komunikacji z poszczególnymi mediami. 5) Sytuacje kryzysowe jak reagować, jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami. 6) Reagowanie na negatywne publikacje jak ważny jest czas reakcji. 4
7) Przedstawienie uczestnikom efektywnej formy dotarcia do kandydatów na Dawców oraz Dawców krwi w sieci. 8) Zapoznanie uczestników szkolenia z budowaniem strategii komunikacji marketingowej. 9) Przedstawienie technik tworzenia treści do internetu, na potralach społecznościowych w szczególności na facebooku. 10) Komunikowanie w social media. 11) ABC prawa prasowego - zaprezentowanie najważniejszych informacji dla PR owca. 5