WYKORZYSTANIE MODELI REFERENCYJNYCH PODCZAS WDRO ENIA STANDARDOWEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO MAGDALENA KOTARBA Uniwersytet Warszawski Streszczenie Zasadniczym celem niniejszego artykułu jest przedstawienie zalet i wad stosowania modeli referencyjnych podczas wdro enia standardowego systemu informatycznego w przedsi biorstwie. Modele referencyjne opracowane na podstawie tzw. najlepszych praktyk biznesowych s obecnie powszechnie stosowane jako narz dzie modelowania i usprawniania procesów w organizacji. W pierwszej cz ci artykułu przybli ono poj cie projektu wdro eniowego oraz zdefiniowano termin modele referencyjne. Druga cz przedstawia korzy ci i problemy zwi zane z wykorzystaniem modeli podczas dostosowywania standardowego oprogramowania wspomagaj cego zarz dzanie do potrzeb przedsi biorstwa. Słowa kluczowe: modele referencyjne, standaryzacja, systemy informatyczne 1. Wprowadzenie Utrzymanie przewagi konkurencyjnej w burzliwym i niepewnym otoczeniu wymaga od współczesnego przedsi biorstwa ci głego d enia do poprawy efektywno ci działania oraz lepszej obsługi klienta. Spełnienie tego wymagania staje si mo liwe mi dzy innymi poprzez doskonalenie procesów w przedsi biorstwie. Jak wskazuj F. Gaukel i G. Bardelli [6] konkurencyjno zale y bowiem w decyduj cej mierze od osi gni cia przewagi technologicznej i jako ciowej w przyszłych procesach, produktach i usługach, jak te od mo liwo ci zaoferowania najlepszych sposobów rozwi zywania problemów i bardzo krótkich terminów dostaw. Obecnie przede wszystkim dzi ki nowoczesnym rozwi zaniom informatycznym, do których nale standardowe systemy wspomagaj ce zarz dzanie, np. aplikacje klasy ERP, organizacja mo e dostosowa si do wymaga klientów oraz warunków narzucanych przez konkurencj. Dzisiaj praktycznie adne przedsi biorstwo nie stara si wytworzy własnego oprogramowania, gdy jak zauwa a J. Chabik [2] ksi gowo, gospodarka magazynowa, produkcja, handel czy kadry i płace s na tyle standardowe w ka dej organizacji, e nieopłacalne z punktu widzenia czasu potrzebnego do analizy oraz kosztów byłoby wymy lanie nowego sposobu obsługi tych samych czynno ci. Z tego wła nie powodu firmy maj c na uwadze aspekt kosztowy, czasowy oraz jako- ciowy najcz ciej decyduj si na inwestycj w standardowy system wspomagaj cy zarz dzanie, np. SAP czy IFS. Po dokonaniu wst pnej analizy nast puje wybór i zakup gotowego pakietu, który najlepiej spełnia okre lone przez przedsi biorstwo wymagania. Cały ci ar dostosowania systemu do organizacji przesuwa si na faz wdro enia, która jest jednym z najtrudniejszych etapów w trakcie ycia systemów informatycznych. W celu ułatwienia dopasowania standardowej aplikacji do potrzeb firmy, producenci systemów
96 Wykorzystanie modeli referencyjnych podczas wdro enia standardowego systemu informatycznego klasy ERP dostarczaj tak e odpowiedni pakiet narz dzi, słu cy do projektowania procesów z wykorzystaniem tzw. najlepszych praktyk biznesowych, które zostały opracowane na podstawie do wiadcze zgromadzonych w trakcie wcze niejszych wdro e w firmach nale cych do ró nych bran. Efektem stosowania takiego podej cia jest mianowicie przewidywalno skutku implementacji gotowego oprogramowania. Ponadto zaleca si, aby firma decyduj c si na wdro enie nowego systemu wspomagaj cego zarz dzanie potraktowała tego rodzaju projekt równie jako okazj do przebudowy i unowocze nienia procesów zwi kszaj cych warto produktów i usług dla klienta. Omawiane powy ej narz dzia informatyczne najpełniej odpowiadaj ce na potrzeb automatyzacji zarz dzania procesami biznesu nosz nazw modeli referencyjnych. Wykorzystane do modelowania procesów pozwalaj opisa wymagania przyszłych u ytkowników systemu informatycznego, zbudowa model przepływu informacji w całym przedsi biorstwie oraz odpowiednio zaprojektowa docelowe procesy biznesowe w organizacji. Według M. Lasek [13] modele referencyjne mo na traktowa, jako narz dzia gromadzenia i zarz dzania wiedz, która zebrana i przestawiona w czytelnej formie (tj. diagramów) zwi ksza szans na osi gni cie sukcesu w rekonstrukcji procesów gospodarczych. U ywa si ich dla wyznaczania docelowej pozycji, struktur strumieniowych organizacji oraz porównania stanu istniej cego z po danym, co umo liwia wprowadzenie niezb dnych poprawek do modelu. Z kolei I. Szydłowski [17] uwa a, i narz dzia słu ce do modelowania i optymalizacji procesów mo na ogólnie okre li, jako zorientowane procesowo systemy zarz dzania wiedz, których umiej tne wykorzystanie wspomaga budow systemu informatycznego oraz znacznie podnosi jego jako. Niemniej jednak patrz c w sposób obiektywny na stosowanie modeli referencyjnych podczas dopasowywania standardowego systemu informatycznego do organizacji trzeba obok niew tpliwych zalet dostrzec równie zwi zane z nimi potencjalne problemy. 2. Wdro enie standardowego systemu informatycznego w przedsi biorstwie Implementacja standardowego oprogramowania wspomagaj cego zarz dzanie ma na celu dostosowanie systemu do organizacji oraz jego integracj z procesami w niej zachodz cymi. Jak podkre la T. Parys [16] wdro enie w tym wypadku polega na zapewnieniu współpracy, koordynacji oraz integracji działa poszczególnych jednostek organizacyjnych, tak by wspieraj c si działały wspólnie na rzecz osi gni cia wyznaczonego celu. Przedsi wzi cia1 tego typu nale pod wzgl dem kosztów, stopnia zło ono ci oraz czasu do najwi kszych inwestycji informatycznych przeprowadzanych w firmach. M. Dyczkowski [4] w swojej pracy zwraca uwag, i projekt polegaj cy na wdro eniu standardowego rozwi zania wspomagaj cego zarz dzanie posiada nast puj ce cechy: strategiczny charakter i zwi zane z tym wysokie wymagania odno nie powodzenia i bezpiecze stwa prowadzonych inwestycji, np. silne wsparcie ze strony zarz du, zapewnienie odpowiednich zasobów: finansowych, ludzkich, czasowych, zbudowanie systemu kontroli bud etu oraz wykonania zaplanowanych zada, 1 W j zyku polskim powszechne stało si równie u ywanie okre lenia projekt, które pochodzi z j zyka angielskiego project i jest odpowiednikiem słowa przedsi wzi cie. W artykule te dwa poj cia s u ywane zamiennie jako synonimy.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 13, 2008 97 szeroki zakres wymaganych zmian organizacyjnych, strukturalnych, proceduralnych itd. w przedsi biorstwie, du a liczba pojawiaj cych si w trakcie wdro enia konfliktów, zaanga owanie wielu uczestników pracuj cych na projekcie, konieczno precyzyjnego zdefiniowania wymaga i celów przedsi wzi cia, które b d słu yły sformułowaniu kryteriów oceny wdro enia. Pod poj ciem projektu wdro eniowego jak wskazuje M. Pa kowska [15] nale y tutaj rozumie działalno charakteryzuj c si oznaczonym czasem rozpocz cia i zako czenia, zdefiniowanymi celami oraz wyznaczonymi zasobami przeznaczonymi na realizacj. W przypadku kiedy jeden z wymienionych parametrów nie zostanie dotrzymany, np. czas realizacji przedsi wzi cia si wydłu y, wówczas konieczna staje si modyfikacja zało e dotycz cych pozostałych kryteriów, np. przesuni cie daty uruchomienia wpłynie na wzrost kosztów. W takim wypadku mo e mie to równie wpływ na wynik ko cowy, czyli cel projektu. Według M. Flasi skiego [7] wdro enie standardowego systemu wspomagaj j cego zarz dzanie składa si z co najmniej nast puj cych etapów: przygotowania organizacyjnego wdro enia główny rezultat stanowi pełna definicja przedsi wzi cia, czyli wyznaczenie celów biznesowych oraz struktury organizacyjnej, projektowania - opracowania modelu i projektu rozwi zania informatycznego, wdro enia składaj cego si z wielu czynno ci, np. prac programistycznych i modyfikacji, konfiguracji oraz testowania systemu, szkolenia u ytkowników i administratorów, przygotowania odpowiedniej dokumentacji, startu produktywnego i rozpocz cia funkcjonowania systemu uruchomienia i przekazania do eksploatacji w rzeczywistych warunkach rodowiska przedsi biorstwa. Obecnie powszechne na etapie projektowania i wdro enia standardowej aplikacji stało si wykorzystywanie narz dzi informatycznych do modelowania i optymalizacji procesów biznesowych w przedsi biorstwie. Liderem na rynku tego rodzaju narz dzi jest ARIS Architektura Zintegrowanych Systemów Informacyjnych (ang. Architecture of Integrated Information Systems) firmy IDS Sheer AG, która została zało ona w 1984 roku przez niemieckiego profesora Augusta Wilhelma Scheera. Jak wspomina w swojej pracy R. Gabryelczyk [5] do sukcesu koncepcji i wspieraj cego j oprogramowania przyczyniły si głównie dwa czynniki: na pocz tku lat dziewi dziesi tych nast pił rozwój teorii maj cych na celu procesowe podej cie do organizacji, np. Business Process Reengineering, Business Process Improvement, Business Process Management, nawi zano współprac z firm SAP AG, dostawc zintegrowanego oprogramowania wspomagaj cego zarz dzanie, który system ARIS wybrał jako architektur ramow i narz dzie metodyczne dla modeli referencyjnych R/3 aplikacji SAP. Nale y w tym miejscu tak e zaznaczy, i dostawcy standardowych systemów wspomagaj cych zarz dzanie sugeruj na ogół przy okazji wdro enia przeprowadzenie odpowiednich zmian organizacyjnych, które b d zgodne z najlepszymi praktykami biznesowymi zawartymi w zakupionym pakiecie. Najlepsze praktyki opracowane na podstawie wiedzy wyniesionej z projektów wdro eniowych w firmach o podobnej specyfice zawarte s w specjalnie przygotowanej bazie modeli procesów. Tego rodzaju podej cie do implementacji czyni z wdro enia przedsi wzi cie bizneso-
98 Wykorzystanie modeli referencyjnych podczas wdro enia standardowego systemu informatycznego we, a nie ci le informatyczne, którego celem jest usprawnienie procesów poprzez eliminacj etapów niemaj cych wpływu na zwi kszenie warto ci oferowanego produktu lub usługi. 3. Definicja modelu referencyjnego W opracowaniach fachowych u ywa si poj cia modele referencyjne dla okre lenia zestawu standardowych procesów zawartych w narz dziu u ywanym do modelowania procesów. Jak wyja- nia M. Lasek [12] zastosowane tu słowo referencyjny pochodzi od łaci skiego słowa referre, które oznacza odnosi si, informowa, odwoływa si, rekomendowa. Modele referencyjne s powszechnie uznawanymi wzorcami, stanowi cymi rozwi zanie wyj ciowe podczas projektu wdro eniowego polegaj cego na przystosowaniu standardowej aplikacji, np. klasy ERP do wymaga przedsi biorstwa. Według T. Kasprzaka [9] narz dzia te przybieraj najcz ciej posta pakietów oprogramowania pozwalaj cego na automatyzacj zarz dzania procesami. Ponadto T. Kasprzak [10] zwraca tak e uwag, i buduje si je według kilku przekrojów: funkcji firm, danych oraz bran. System modeli referencyjnych mo e by traktowany według W. Chmielarza [3] jako element bazy wiedzy systemu eksperckiego, który słu y analizie, projektowaniu i implementacji zintegrowanego pakietu wspomagaj cego zarz dzanie w firmie. Z tej perspektywy modele referencyjne stanowi bibliotek gotowych rozwi za funkcjonalno-procesowych, natomiast sam proces modelowania jest całkowicie zintegrowany z aplikacjami wdra anego oprogramowania. Najcz ciej podczas implementacji standardowego systemu informatycznego modele referencyjne s dostosowywane do indywidualnych wymaga przedsi biorstwa. Jak wskazuje bowiem M. Pa kowska [15] mo liwo korzystania z gotowych i sprawdzonych w praktyce rozwi za przyspiesza prace projektowe oraz obni a koszty wdro enia zakupionego oprogramowania. Porównanie zestawiaj ce etapy projektowania procesów biznesowych proponowane w ramach podej cia konwencjonalnego oraz metody modeli referencyjnych zostało przedstawione w tabeli 1. Przykład opracowano na podstawie schematu zaprezentowanego przez M. Lasek [13], która odnosi si do porównania przygotowanego przez K. Lang, W. Taumann oraz F. Bodendorf2, przedstawiaj cego metod konwencjonaln, metod modeli referencyjnych procesów, metod szkieletow oraz RPB. W praktyce tylko dwie pierwsze metody s u ywane, dlatego niniejszy artykuł skupia si wył cznie na nich. 2 Przykład stanowi porównanie opracowane przez K. Lang, W. Taumann, F. Bodendorf, Business Process Reengineering with reusable Reference Process Building Blocks, [w:] B. Scholz-Reiter, E. Stickel, Business Process Modelling, Berlin/New York 1996.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 13, 2008 99 Tabela 1Metody projektowania procesów: podej cie konwencjonalne vs modele referencyjne procesów Metoda Projektowanie procesów Narz dzia Podej cie konwencjonalne Odwzorowanie istniej cego stanu Diagnozowanie usterek Projektowanie procesów Zasady projektowania. Instrukcje projektowe. Modele referencyjne procesów. Specyfikacja wymaga Wybór modeli Kastomizacja/ adaptacja modelu proce- Modele sów. Punktem wyj cia w przypadku metody konwencjonalnej jest odwzorowanie istniej cego stanu w organizacji, który nast pnie zostaje poddany szczegółowej analizie maj cej na celu znalezienie luk i usterek. Przygotowana diagnoza stanowi podstaw do rozpocz cia reorganizacji i projektowania procesów. Jednak jak zwracaj uwag K. Lang, J. Glunde, F. Bodendorf [11] kluczowym problemem wi cym si ze stosowaniem tego podej cia jest brak odniesienia do wiedzy zgromadzonej ju wcze niej podczas podobnych projektów. W tej sytuacji usprawnianie procesów robi si bez adnych wzorców. Wspomniany problem nie wyst puje w przypadku zastosowania metody modeli referencyjnych, gdy podej cie to zakłada wykorzystanie wiedzy zawartej w ramach najlepszych praktyk biznesowych. W pierwszym etapie dokonuje si specyfikacji wymaga przedsi biorstwa, a w kolejnym kroku nast puje wybór odpowiednich modeli z wzorcowej bazy, które zostaj nast pnie przystosowane do zdefiniowanych wcze niej potrzeb organizacji. Nale y tutaj zaznaczy, e wspomniane bazy obejmuj procesy zbudowane na podstawie wielu scenariuszy dla firm z ró nych sektorów gospodarczych. Przykładem mo e by system SAP, który jak zauwa a V. Kale [8] predefiniował ponad 800 procesów biznesowych. 3.1. Zalety i wady stosowania modeli referencyjnych Patrz c z perspektywy korzy ci stosowania metody modeli referencyjnych do modelowania procesów biznesowych podczas implementacji standardowego systemu informatycznego R. Gabryelczyk [5] zwraca uwag na nast puj ce zalety tego podej cia: mniejszy nakład pracy przy budowie indywidualnych modeli przedsi biorstw, gdy typowe dla bran y zwi zki gospodarcze s zdefiniowane w postaci modeli, cz sto wystarczy wi c podczas modelowania uwzgl dni jedynie specyficzne dla danej organizacji fragmenty procesów, na bazie modelu referencyjnego mo na zdecydowanie szybciej i łatwiej zdefiniowa podstawowe procesy charakterystyczne dla danej firmy, a czasem nawet wystarcza dopasowanie i uzupełnienie modelu referencyjnego, tak by powstał model koncepcji docelowej przebiegu wybranych procesów w organizacji,
100 Wykorzystanie modeli referencyjnych podczas wdro enia standardowego systemu informatycznego mniejsze ryzyko przy realizacji projektu implementacyjnego ze wzgl du na wykorzystanie rozwi za sprawdzonych w innych firmach tej samej bran y, gdy tzw. modele bran owe budowane s na bazie do wiadcze zdobytych w projektach realizowanych w innych firmach tego samego sektora gospodarczego, modele referencyjne tworzone s przez praktyków, których wiedza na temat funkcjonowania organizacji pogł bia si wraz z ka dym projektem, a wi c mo na wnioskowa, e stosuj c modele firmy korzystaj jednocze nie z wiedzy fachowej dost pnej do wiadczonej grupie konsultantów. W praktyce powody stosowania modeli referencyjnych przez organizacje pokazuj wyniki badania (tabela 2) przeprowadzonego w ramach projektu GoM (niem. Grundsätze ordnungsmässiger Modellierung podstawy prawidłowego modelowania), zrealizowanego w latach 1996 1999 w Instytucie Informatyki Gospodarczej Uniwersytetu w Münster. Celem tego badania opisanego przez R. Gabryelczyk [5] było sprawdzenie, które z przesłanek stosowania modeli referencyjnych maj najwi ksze znaczenie w praktyce funkcjonowania przedsi biorstw. Ankiety z pytaniami rozesłano do 390 firm korzystaj cych z modeli, a stopa zwrotu ankiet wyniosła 5,6%. Tabela 2 Cele stosowania modeli referencyjnych Cel Cel szczegółowy Liczba nazwa Redukcja kosztów skrócenie czasu wdro enia standardowego oprogramowania 11 szybsza implementacja koncepcji organizacyjnej 14 lepsze uczenie si nowych metod 7 inne czynniki 7 Poprawa wyników lepsze wykorzystanie koncepcji zarz dzania 2 szybsze dostrzeganie efektów zmian 6 inne czynniki 3 Ryzyko zmniejszenie ryzyka 8 Na podstawie zebranych podczas badania danych nale y stwierdzi, e podstawowym celem zastosowania modeli referencyjnych w przedsi biorstwach było d enie do redukcji kosztów. Przedstawione w tabeli wyniki wyra nie bowiem wskazuj, e najwi ksze znaczenie dla badanych firm miało wykorzystanie modeli jako metody skrócenia czasu wdro enia standardowego oprogramowania wspomagaj cego zarz dzanie oraz zastosowanie jako narz dzia umo liwiaj cego szybsz implementacj nowych koncepcji biznesowych. Dopiero potem jako wa ne podawane były powody dotycz ce redukcji ryzyka projektowego czy ogólnej poprawy wyników. Przedsi biorstwo decyduj c si na zastosowanie modeli referencyjnych do usprawnienia procesów podczas wdro enia standardowej aplikacji powinno mie na uwadze obok oczywistych zalet tak e ich potencjalne wady. Jak wskazuj J. Becker i R. Schütte [1] autorzy zajmuj cy si tematyk modelowania procesów cz sto zwracaj uwag, i korzystanie z gotowych wzorców podczas dopasowywania systemu informatycznego do organizacji wymusza standaryzacj procesów, co mo e wpływa na zanik przewagi konkurencyjnej oraz utrat kluczowych kompetencji przedsi biorstwa. Zakłada si tu bowiem, e procesy skonstruowane według najlepszych praktyk biznesowych s na pewno odpowiednie dla firmy, w której wdra ane jest nowe oprogramowanie wspomagaj ce zarz dzanie. W tej sytuacji mo e si zdarzy, i nikt nie zakwestionuje gotowego schematu
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 13, 2008 101 wymuszaj cego niekorzystne zmiany, z góry zakładaj c jego przewag nad dotychczasowym procesem biznesowym. Kolejna kwestia dotyczy zało enia, e modele referencyjne wbudowane w standardowy system s praktycznie idealne, bo stworzone zostały na podstawie do wiadcze zgromadzonych podczas wielu projektów w przedsi biorstwach nale cych do ró nych bran. Oczywi cie najcz ciej domniemywa si, e nowe zakupione narz dzie jest dobre i pozbawione jakichkolwiek bł dów, ale w tym wypadku trzeba mie na uwadze, i jako dostosowanych według najlepszych praktyk procesów zale y przede wszystkim od jako ci wzorcowych modeli. A jak si okazuje na podstawie przeprowadzonych analiz te nie s całkowicie wolne od bł dów. Ciekawe badanie zostało przeprowadzone przez J. Mendling, W. van der Aalst, B. van Dongen, E. Verbeek [14] na uniwersytecie we Wiedniu i Eindhoven, podczas którego przebadano przebieg ponad 600 procesów stanowi cych modele referencyjne systemu SAP i otrzymano zaskakuj cy wynik: 5,6% modeli zawiera bł dy. W trakcie analizy procesów poszukiwano bł dów odno nie dwóch sytuacji, tzw. deadlock (zakleszczenie) oraz livelock (p tla niesko czona). Zakleszczenie jest poj ciem opisuj cym sytuacj, w której co najmniej dwie ró ne akcje czekaj na siebie nawzajem, wi c adna nie mo e si zako czy, np. zlecenie klienta jest wstrzymane, gdy oczekuje na wykonanie innej czynno ci, ale ta nie zostanie nigdy zrealizowana. Natomiast w p tli niesko czonej zadanie nie zostaje wykonane, gdy brakuje warunku zako czenia p tli. Przykład biznesowy mo e stanowi przekazywanie bez ko ca zlecenia klienta pomi dzy dwoma działami. Autorzy badania wskazuj na dwie przyczyny bł dów: niedbało w przygotowaniu schematów przez projektanta oraz brak zrozumienia przepływu kolejnych działa w ramach procesu. Bez wzgl du jednak na powody bł dów, stosowanie niepoprawnych wzorców w trakcie modelowania docelowych procesów stanowi du e zagro enie dla funkcjonowania przedsi biorstwa. Mo e si bowiem zdarzy, i przemodelowane procesy b d zawierały zakleszczenia oraz p tle, czego skutkiem jest pozostawienie niewykonanych zada. W efekcie natomiast pojawia si ryzyko utraty klientów oraz konkurencyjno ci rynkowej z powodu pogorszenia poziomu oferowanych usług. Wspomniane wcze niej opisane przez R. Gabryelczyk [5] badania GoM (niem. Grundsätze ordnungsmässiger Modellierung) dotyczyły równie kwestii przetwarzania modeli referencyjnych w specyficzne dla organizacji modele informacyjne. Na tym obszarze zauwa ono, i najwi ksze problemy pojawiaj si przy implementacji modeli danych (czasochłonne i pracochłonne zadania) i braku zrozumienia technik modelowania danych przez wi kszo pracowników firm. Mniej problemów natomiast przysporzyło zrozumienie modeli procesów i ich implementacja. Nale y w tym miejscu wyja ni, i metody modelowania w koncepcji architektury zintegrowanych systemów informacyjnych (ARIS) przyporz dkowane zostały do punktów widzenia funkcji, organizacji, danych i procesów. Jak wyja nia R. Gabryelczyk [5] schemat modelowania według punktów widzenia obejmuje: modelowanie funkcji graficzne przedstawienie zada, czyli czynno ci realizowanych w przedsi biorstwie w celu osi gni cia zadanych celów, drzewo funkcji umo liwia modelowanie hierarchicznej struktury powi za wyst puj cych w okre lonej funkcji, modelowanie organizacji graficzna ilustracja (schemat) struktury organizacyjnej firmy według ró nych kryteriów, np. poziomu zarz dzania lub rodzaju specjalizacji (funkcjonalnego, technologicznego, według wyrobów lub regionalnego),
102 Wykorzystanie modeli referencyjnych podczas wdro enia standardowego systemu informatycznego modelowanie danych prezentuje zorientowany na dane obraz rzeczywisto ci przedsi biorstwa, przedstawia logiczn struktur danych, modelowanie procesów przedstawienie i opis wszystkich zada organizacji poł czonych przez wywołuj ce je lub przez niewywołane zdarzenia, stanowi opis specyficznej dla przedsi biorstwa rzeczywisto ci z funkcjonalnego i dynamicznego punktu widzenia. W opracowaniu dotycz cym wykorzystania ARIS w modelowaniu referencyjnym zwrócono uwag zgodnie z wynikiem badania GoM, i budowanie struktur danych przedsi biorstwa jest zadaniem pracochłonnym i czasochłonnym, poza tym wymaga te zaawansowanej wiedzy z zakresu analizy i projektowania systemów informacyjnych. W tej sytuacji modelowanie danych powinno zosta dokonane przez osoby posiadaj ce wiedz fachow, czyli przez projektantów lub analityków systemów informatycznych. Na podstawie przytoczonych powy ej rezultatów bada oraz opisu czterech przekrojów modelowania wyra nie wida, e narz dzia modyfikacji procesów s stosunkowo zło one i kompleksowe, przez co wymagaj wiedzy odno nie ich zastosowania. Brak tej wiedzy mo e bowiem spowodowa bł dne zało enia oraz definicje procesów biznesowych, tym samym prowadz c do niskiej jako ci wdro onego oprogramowania wspomagaj cego zarz dzanie, które nie b dzie spełniało potrzeb przedsi biorstwa. Poza wymienionymi powy ej wadami modeli referencyjnych J. Becker i R. Schütte [1] zwracaj uwag, i zastosowanie specjalistycznych narz dzi do modelowania procesów wi e si z dodatkowymi kosztami zwi zanymi z ich zakupem, przeszkoleniem pracowników z ich obsługi, zatrudnieniem konsultantów posiadaj cych wiedz odno nie modelowania procesów z ich wykorzystaniem, a nast pnie z samym dopasowaniem modeli referencyjnych do organizacji. W tych okoliczno ciach szczególnie w przypadku małych firm pojawia si pytanie odno nie opłacalno ci takiego przedsi wzi cia. 4. Podsumowanie Decyzja dotycz ca zastosowania modeli referencyjnych jako wzorca podczas modelowania oraz doskonalenia procesów w trakcie wdro enia standardowego systemu informatycznego powinna zosta podj ta po dokładnej analizie potencjalnych problemów oraz spodziewanych korzy ci. Do wymienionych wcze niej niew tpliwych zalet nale : usprawnienie procesów zgodnie z wiedz zawart w ramach najlepszych praktyk biznesowych, wykorzystanie modeli jako metody skrócenia czasu wdro enia zintegrowanego oprogramowania, redukcja kosztów powi zana z mniejszym nakładem pracy przy budowie indywidualnych modeli przedsi biorstw, ograniczenie ryzyka przy realizacji projektu implementacyjnego. Z kolei do wspomnianych wad zastosowania modeli referencyjnych trzeba zaliczy : wymuszon standaryzacj procesów, która mo e wpływa na zanik przewagi konkurencyjnej oraz utrat kluczowych kompetencji przedsi biorstwa, istnienie du ej zale no ci jako ci przemodelowanych procesów od jako ci wzorców oraz wiedzy projektantów i analityków biznesowych,
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 13, 2008 103 du pracochłonno i czasochłonno zastosowania, a tak e wysok zło ono i kompleksowo, stosunkowo wysokie koszty zakupu i u ytkowania. Porównuj c powy ej wymienione wady i zalety modeli referencyjnych, które mog zosta wykorzystane podczas dopasowania standardowych procesów zawartych w zakupionym systemie informatycznym do potrzeb organizacji nale y stwierdzi, i generalnie mo liwe do uzyskania korzy ci przewy szaj potencjalne problemy. Niemniej jednak decyzja odno nie zastosowania modeli referencyjnych powinna by uzale niona od okre lonych potrzeb konkretnego przedsi biorstwa. Na pewno przy podejmowaniu decyzji odgrywa rol wielko przedsi biorstwa, aspekt kosztowy oraz zakres koniecznych zmian w procesach. Bibliografia 1. Becker J., Schütte R.: Handelsinformationssysteme, Verlag Moderne Industrie, Landsberg/Lech 1996. 2. Chabik J.: Cele, efekty, komunikacja, Computerworld, Raport specjalny systemy MRPII/ERP, Listopad 2004, s. 12 15. 3. Chmielarz W.: Zagadnienia analizy i projektowania informatycznych systemów wspomagaj cych zarz dzanie, Wydawnictwa Naukowe Wydziału Zarz dzania, Warszawa 2000. 4. Dyczkowski M.: Rola u ytkownika kluczowego w projektach wdro eniowych systemów klasy ERP, [w:] Ole ski J., Olejniczak J., Nowak J. /red/, Informatyka, Strategie zarz dzania wiedz, Polskie Towarzystwo Informatyczne Oddział Górno l ski, Katowice 2005, s.185-196. 5. Gabryelczyk R.: ARIS w modelowaniu referencyjnym: koncepcje, metody i narz dzia modelowania, [w:] T. Kasprzak /red/, Modele referencyjne w zarz dzaniu procesami biznesu, Difin, Warszawa 2005, s. 110 111. 6. Gaukel F., Bardelli G.: Ukierunkowanie redniego przedsi biorstwa na procesy, [w:] Mueller R, Rupper P. /red/, Process Reengineering, Wydawnictwo Astrum, Wrocław 2000, s. 37-43. 7. Flasi ski M.:, Zarz dzanie projektami informatycznymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006. 8. Kale V.: SAP R/3 Przewodnik dla menad erów, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2000. 9. Kasprzak T.: Organizacja zorientowana na procesy biznesu modelowanie referencyjne, [w:] Kasprzak T. /red/, Modele referencyjne w zarz dzaniu procesami biznesu, Difin, Warszawa 2005, s. 21-105. 10. Kasprzak T.: Strategie firm a Business Process Reengineering, [w:] Kasprzak T. /red/, Modele informacyjne procesów gospodarczych, III oraz IV Mi dzynarodowa Konferencja Informatyki Gospodarczej, Institut fuer Wirtschaftsinformatik, Universitaet der Saarlandes, Saarbruecken, Katedra Cybernetyki i Bada Operacyjnych, Wydział Nauk Ekonomicznych Uniwersytet Warszawski, Warszawa 1998, s. 11-39. 11. Lang K., Glunde J., Bodendorf F.: A framework for reusable reference process building blocks, ACM SIGGROUP Bulletin, Volume 18, Issue 1 (April 1997), Special issue: enterprise modelling: case studies and business process re-engineering, s. 68-70. 12. Lasek M.: Integracja systemów informatycznych, Ekonomika i organizacja przedsi biorstwa, nr 9 (620), 09.2001, Publikacja elektroniczna, www.centrumwiedzy.edu.pl/cw/index. php?sm=72&ca=179&al=dd1, 29.10.2007.
104 Wykorzystanie modeli referencyjnych podczas wdro enia standardowego systemu informatycznego 13. Lasek M.: Integracja w przetwarzaniu informacji gospodarczych, [w:] Kasprzak T. /red/, Integracja i architektury systemów informacyjnych przedsi biorstw, Katedra Informatyki Gospodarczej i Analizy Ekonomicznych Uniwersytet Warszawski, Warszawa 2000, s. 73-89. 14. Mendling J., van der Aalst W., van Dongen B., Verbeek E., Errors in the SAP Reference Model, BPTrends, June 2006, Publikacja elektroniczna www.bptrends.com/publicationfiles/06-06-wp-errorsinsaprefmodel-mendling-etal.pdf, 11.11.2007. 15. Pa kowska M.: Zarz dzanie zasobami informatycznymi, Difin, Warszawa 2001. 16. Parys T.: Zintegrowany system wspomagania zarz dzania MRP II, [w:] T. Kasprzak /red/, Integracja i architektury systemów informacyjnych przedsi biorstw, Katedra Informatyki Gospodarczej i Analizy Ekonomicznych Uniwersytet Warszawski, Warszawa 2000, s. 143-195. 17. Szydłowski I.: Narz dzia i metody wspomagaj ce projektowanie systemu informatycznego, [w:] Kolbusz E., Olejniczak W., Szyjewski Z. /red/, In ynieria Systemów Informatycznych w E-Gospodarce, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2005, s. 250-273. USAGE OF REFERENCE MODEL DURING IMPLEMENTATION OF STANDARDISED COMPUTING MANAGEMENT SYSTEM Summary A main goal of this paper is a presentation of strength and weak sides of usage of reference models during implementation of Standardised Computing Management System in an enterprise. Reference models worked out on the base of so called the best business practices are currently widely used as tool for modeling and updating processes in organizations. keywords: reference models, standarisation, computing Management systems magdakotarba@yahoo.com Wydział Zarz dzania, Uniwersytet Warszawski Ul. Szturmowa 1/3, 02 678 Warszawa