Raport ogólny z badania OCENA UŻYTECZNOŚCI INFORMACJI W SYSTEMACH ERP

Transkrypt

1 Raport ogólny z badania OCENA UŻYTECZNOŚCI INFORMACJI W SYSTEMACH ERP Realizacja: OTAWA GROUP na zlecenie Stowarzyszenia RYTM ŚLĄSKA Katowice, czerwiec 2013

2 Zleceniodawca badania Stowarzyszenie RYTM ŚLĄSKA, koordynator projektu pn. Utworzenie Śląskiego Klastra IT, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Cel ogólny projektu: Wzrost konkurencyjności gospodarki województwa śląskiego poprzez wykorzystanie potencjału wiedzy i innowacyjności w obszarze IT Cel pośredni projektu: Zwiększenie konkurencji firm branży informatycznej w ramach klastra IT wobec nieformalnych grup zadaniowych w celu realizacji większej ilości zleceń dystrybutorów na ograniczonym rynku zleceń 2

3 Wykonawca badania Badania rynku i opinii społecznej oraz ewaluacje w oparciu o sprawdzone standardy zachodnie z zakresu ilościowych i jakościowych technik badawczych Realizacja średnio 60 tysięcy wywiadów ilościowych rocznie na terenie Górnego Śląska na zlecenie firm, uczelni, instytucji państwowych i stowarzyszeń 3

4 Przedmiot badania Przeprowadzenie badań rynkowych w celu podniesienia użyteczności informacji w systemach ERP w związku z realizacją projektu pn. Utworzenie Śląskiego Klastra IT, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata

5 ERP - definicja ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to systemy, które reprezentują grupę zintegrowanych systemów informatycznych, tj. modułowo zorganizowanych systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Zbierają w jeden spójny system wszystkie tradycyjne funkcje zarządcze i mają na celu ścisłą integrację procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. ERP obsługuje siedem podstawowych obszarów działalności przedsiębiorstwa: Finanse Środki Trwałe Kontroling Dystrybucja Zaopatrzenie, magazyn Produkcja HR 5

6 Przykładowe interfejsy użytkownika systemu ERP 6

7 Cel ogólny badania Ocena użyteczności informacji w systemach ERP Cele szczegółowe badania Określenie głównych motywów, jakimi kierują się przedsiębiorstwa podejmując decyzję o zakupie systemu ERP Analiza przebiegu procesu wdrażania rozwiązania ERP w firmie, jego słabych i mocnych stron Analiza procesu użytkowania, jego słabych i mocnych stron Określenie planów związanych z użytkowaniem systemu ERP w najbliższej przyszłości 7

8 Koncepcja badania Badania realizowano w oparciu o postanowienia i kryteria Rady Unii Europejskiej w Rozporządzeniach nr 1260/1999 (art ) i nr 1083/2006 (art ), skupiając się na określeniu /ocenie użyteczności systemów ERP przez ich użytkowników. Użyteczność (utility) określa, w jakim stopniu inwestycja w system ERP odpowiadała potrzebom grupy docelowej i czy zmiany wywołane wskutek wdrożenia tej klasy rozwiązania informatycznego są korzystne z punktu widzenia użytkowników systemu. Badanie prowadzono zgodne ze Standardami Ewaluacji wypracowanymi przez Polskie Towarzystwo Ewaluacyjne, co gwarantuje najwyższą jakość wszystkich etapów procesu badawczego. 8

9 Kryteria ewaluacji Trafność stopień, w jakim cele ewaluowanego przedsięwzięcia odpowiadają zidentyfikowanym w jego obszarze problemom beneficjentów, których dotyczy i których wspiera Efektywność poziom ekonomiczności przedsięwzięcia stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych rezultatów Skuteczność stopień osiągnięcia zaplanowanych celów i rezultatów przedsięwzięcia Oddziaływanie stopień, w jakim korzyści odniesione przez grupy docelowe miały szerszy wpływ na większą liczbę podmiotów w danym sektorze, regionie lub kraju Trwałość trwałość zmian i prawdopodobieństwo utrzymania pozytywne efekty po zakończeniu przedsięwzięcia 9

10 Pytania badawcze Jak oceniana jest użyteczność informacji w systemach ERP? Czy decyzje dotyczące zakupu systemu ERP podejmowane są w oparciu o kryteria użyteczności, skuteczności i efektywności? Jak oceniana jest trafność systemów ERP przez użytkowników? Czy systemy ERP oceniane są przez użytkowników jako skuteczne? Czy systemy ERP oceniane są przez użytkowników jako użyteczne? Czy systemy ERP oceniane są przez użytkowników jako efektywne? Jak oceniane jest oddziaływanie systemów ERP? Czy jest szansa na osiągnięcie wysokiego poziomu trwałości przez systemy ERP? 10

11 Metoda i techniki badawcze Próba badawcza: Średnie i duże przedsiębiorstwa działające na terenie całej Polski, użytkujące system ERP przedsiębiorstw Respondenci: osoby zajmujące się bądź odpowiadające za zakup, wdrożenie lub funkcjonowanie systemu ERP, posiadające wiedzę na temat implementacji i eksploatacji systemu ERP, o odpowiednich kompetencjach do tego, by udzielić wyczerpujących odpowiedzi na zadane pytania Metoda: ilościowa Technika: wywiad CATI (ang. Computer Assisted Telephone Interviewing) Narzędzie: kwestionariusz Pilotaż: 10 wywiadów doprecyzowanie struktury narzędzi i uzyskanie spójnych i poprawnych narzędzi weryfikacja poprawności technicznej, językowej i merytorycznej przedsiębiorstwa i respondenci o profilu zgodnym z profilem grup docelowych badań właściwych 11

12 Struktura kwestionariusza Część formalna Wstęp na stronie tytułowej, z miejscem na wpisanie numeru respondenta oraz umieszczonym imieniem i nazwiskiem ankietera, nazwą instytucji zlecającej badanie, przedmiotem i celem badania Kwestionariusz rekrutacyjny Pytania zadawane w celu identyfikacji zgodności profilu przedsiębiorstwa i cech respondenta z próbą badawczą Kwestionariusz zasadniczy Pytania odpowiadające przedmiotowi badania Metryczka Pytania charakteryzujące respondentów 12

13 Profil respondentów 13

14 Podjęcie decyzji o zakupie systemu ERP Przedsiębiorstwa korzystają z różnych źródeł informacji o systemach ERP O wyborze systemu decyduje najczęściej dedykowany zespół Przedsiębiorstwa finansują inwestycję w ERP przede wszystkim z własnych funduszy 14

15 Kryteria wyboru Przy wyborze dostawcy przedsiębiorstwa kierują się różnymi kryteriami, najczęściej warunkami finansowymi, doświadczeniem dostawcy i warunkami współpracy Różne kryteria brane są pod uwagę przy wyborze systemu najczęściej jest to zakres funkcjonalny 15

16 Potrzeby analiza wdrożenie Przedsiębiorstwa trafnie określają swoje potrzeby w zakresie ERP Dostawcy systemów rozumieją potrzeby przedsiębiorstw i trafnie identyfikują je w trakcie analizy informatycznej Wdrożenia realizowane są zgodnie z założeniami analizy informatycznej 16

17 Cele wdrożenia systemu ERP Najczęstszymi celami, jakie stawiają sobie przedsiębiorstwa podczas wdrożenia systemu ERP jest automatyzacja procesów i standaryzacja przepływu i dostępu do informacji 87% przedsiębiorstw osiąga założone cele wdrożenia 17

18 Trudności we wdrożeniu systemu ERP Najtrudniejszym etapem podczas wdrożenia systemu jest określenie wymagań funkcjonalnych oraz dostosowanie i parametryzacja systemu 50% przedsiębiorstw musiało zmierzyć się z oporem wobec zmian przyszłych użytkowników 18

19 Przebieg wdrożenia systemu ERP 84% 78% 69% 65% 60% 56% wdrożeń zgodnych z warunkami umowy wdrożeń prowadzonych przez kompetentnych konsultantów wdrożeń bez problemów komunikacyjnych z dostawcą wdrożeń w ramach założonego budżetu wdrożeń w założonym terminie wdrożeń bez zakłóceń w funkcjonowaniu firmy 19

20 Komfort użytkowania systemu ERP Na komfort pracy z systemem wpływa przede wszystkim aktualność i spójność danych oraz niezawodność działania aplikacji 20

21 Użyteczność systemu ERP Informacje gromadzone w systemach ERP są użyteczne, czyli są dokładne, aktualne, kompletne, odpowiednie i uporządkowane 21

22 Wady systemów ERP Najczęściej wymienianymi cechami postrzeganymi, jako wady wykorzystywanych systemów są: mała elastyczność aplikacji oraz złożona architektura systemu 22

23 Beneficjenci wdrożenia systemu ERP Korzyści z wdrożenia systemu ERP widoczne są w przestrzeni całego przedsiębiorstwa od szeregowych pracowników, poprzez kierowników średniego szczebla po kadrę zarządzającą 23

24 Zwrot z inwestycji w ERP Zwrot z inwestycji w ERP jest najbardziej widoczny w obszarze organizacyjnym i czasowym 24

25 Relacje z otoczeniem rynkowym Wdrożenie system ERP ma pozytywny wpływ na relacje przedsiębiorstwa z otoczeniem, w którym działa szczególnie z klientami i dostawcami 25

26 Korzyści z wdrożenia ERP w relacjach z otoczeniem 96% 81% 77% 76% 60% 60% 41% usprawnienie raportowania wyników firmy przyspieszenie komunikacji z otoczeniem poprawa jakości obsługi poszerzenie wiedzy o kontrahentach skrócenie czasu ofertowania skrócenie czasu realizacji zamówień poprawa pozycji rynkowej 26

27 Plany na przyszłość System ERP jest rozwiązaniem długofalowym, które rozwija się wraz z prowadzoną działalnością, rekomendowanym innym firmom 27

28 Wnioski z badań

29 Hipoteza ogólna Użyteczność to zmienna zależna od wielu czynników i choć w systemach ERP jest wysoko oceniana to nadal istnieją obszary, których funkcjonowanie wymaga dopracowania. Warto je identyfikować i korygować, gdyż mogą okazać się kluczowe dla decyzji klienta o wyborze konkretnego systemu. Wnioski: wysoka ogólna ocena systemów (każdego z kryteriów) konieczność poszukiwania przewag konkurencyjnych w obszarze usług okołowdrożeniowych, na każdym etapie trwania projektu każdy z etapów styczności klienta z systemem należy adaptować do jego potrzeb dążenie do eliminowania czynników, które zdaniem respondentów obniżają jakość projektu 29

30 Hipoteza 1 - etap zakupu systemu Decyzja o wyborze systemu ERP jest decyzją świadomą i przemyślaną, podejmowaną przez specjalistów, którzy kierują się głównie względami użyteczności (zakres funkcjonalny), skuteczności (doświadczenie dostawcy) i efektywności (warunki finansowe) projektu IT. Wnioski: Wprowadzenie ERP to inwestycja wymagająca wysokich nakładów finansowych i organizacyjnych W procesie decyzyjnym bierze udział dedykowany zespół, który wykorzystuje różne źródła informacji o potencjalnych dostawcach i rozwiązaniach Głównym kryterium doboru systemu jest jego zakres funkcjonalny (30%) Główne kryteria doboru dostawcy to: warunki finansowe (27%), doświadczenie dostawcy (24%) oraz warunki współpracy (23%) 30

31 Hipoteza 2 etap wdrożenia systemu Kluczowym etapem jest właściwe określenie i zrozumienie potrzeb informatyzowanego przedsiębiorstwa, gdyż rzutuje to na efektywność procesu implementacji oraz przyszłe użytkowanie systemu. Im trafniej przeprowadzony został proces wdrożenia systemu ERP w firmie tym lepiej oceniana jest skuteczność, efektywność i trafność użytkowania systemu. Wnioski: Przedsiębiorstwa, w których wdrożenie zrealizowano zgodnie z analizą informatyczną, które jednocześnie było odpowiedzią na trafnie zdefiniowane problemy, lepiej oceniają użytkowany system Firmy, w których implementacja przebiegła bezproblemowo, wyżej oceniły skuteczność, efektywność i użyteczność wdrożonego systemu Im więcej zanotowano rozbieżności i trudności tym częściej pojawiały się głosy negatywne oraz brak jednoznacznej deklaracji co do oceny 31

32 Hipoteza 3 - etap użytkowania systemu Zakup systemu ERP to inwestycja wieloletnia, której efekty są odczuwalne na różnych płaszczyznach i nie zawsze bezpośrednio po wdrożeniu. Poziom oceny kryteriów skuteczności, efektywności i użyteczności rośnie wraz z okresem jego użytkowania w przedsiębiorstwie. Wnioski: Nie można jednoznacznie potwierdzić tej hipotezy, ale zauważono inną tendencję w jej obszarze: zadowolenie z użytkowania ERP zmienia się w czasie Stały cykl: od dużej dawki huraoptymizmu bezpośrednio wdrożeniu przez istotne obniżenie satysfakcji w kolejnym etapie po niewielki wzrost zadowolenia Jest to istotna wskazówka dla dostawców, co do relacji z klientem w określonych latach użytkowania systemu 32

33 Hipoteza 4 - etap planów na przyszłość Im lepiej użytkownicy oceniają proces wdrażania i użytkowania systemu ERP i im dłużej korzystają z wdrożenia, tym odważniej podejmują decyzje o dalszych inwestycjach i tym chętniej rekomendują taką inwestycję innym firmom. Wnioski: Analizy nie potwierdziły bezpośredniej zależności między czasem użytkowania systemu a poziomem zadowolenia. Odpowiedzi na pytania związane z przyszłością systemu pozwalają na wyciągniecie tego wniosku pośrednio Im dłużej przedsiębiorstwa użytkują system ERP tym chętniej rekomendują go innym oraz odważniej podejmują decyzje o kolejnych inwestycjach Im więcej czasu minęło od uruchomienia systemu tym więcej korzyści z niego płynących dostrzegają użytkownicy 33

34 Koniec