Rynek 6, 43-400 Cieszyn, tel.: +48 33 488 0 477, fax: +48 33 488 0 480 Cieszyn, dnia 18 maja 2012r. Dokumentacja do projektu nr: POIG 08.02.00-24-122/11 Nazwa projektu: Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami i przepływem informacji między Kancelarią a jej partnerami biznesowymi Zaproszenie do składania ofert W związku z realizacją budowy systemu B2B w ramach projektu Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami i przepływem informacji między Kancelarią a jej partnerami biznesowymi, współfinansowanego ze środków europejskich działania 8.2 PO Innowacyjna Gospodarka, zapraszam do składania ofert na wykonanie części informatycznej prac, zgodnie z poniżej przedstawionym zakresem oraz harmonogramem prac. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie cena. Oferent zobowiązany jest do wskazania okresu w jakim oferta będzie go wiązała. Oprócz ceny proszę również o podanie informacji na temat technologii w jakiej wykonywany będzie system oraz informacji o zrealizowanych dotychczas projektach. Ofertę zawierającą żądane informacje proszę złożyć do dnia 31 maja 2012r. w formie elektronicznej na adres kancelaria@traktat.pl W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem o terminie podpisania umowy.
ZAPYTANIE OFERTOWE ZAŁĄCZNIK NR 2 DO UMOWY CZAS TRWANIA PROJEKTU Etapy obejmujące prowadzenie prac informatycznych będą trwały od 1 czerwca 2012r. do 31 marca 2013r. ZAKRES PRAC Celem projektu będzie stworzenie rozwiązania pozwalającego zintegrować pracę kancelarii z pracą pięciu partnerów, w tym trzech partnerów zagranicznych. Głównym celem, jaki chcemy osiągnąć poprzez wprowadzenie systemu B2B, jest elektroniczna dwustronna wymiana dokumentów pomiędzy naszą kancelarią a pięcioma wybranymi partnerami. Taka wymiana zapewni szybki dostęp do poszukiwanej informacji lub dokumentu. Przyczyni się także do lepszej koordynacji działań między uczestnikami projektu. System będzie wdrażany poprzez wytworzenie wartości niematerialnych i prawnych w postaci nowego, dedykowanego oprogramowania, mającego na celu automatyzację wymiany informacji (i procesów) pomiędzy kancelarią, a partnerami zaproszonymi do udziału w projekcie. W ramach projektu automatyzacją objęte zostaną następujące procesy biznesowe w firmie: prowadzenie dokumentacji spraw, rozliczanie kosztów prowadzonych spraw i ich monitoring, umawianie spotkań z klientami oraz dwa procesy związane z zarządzaniem, tj. prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz koordynowanie pracy zespołu. Projekt polegać będzie na opracowaniu i wdrożeniu rozwiązań informatycznych mających za zadanie zintegrowanie istniejących systemów informatycznych kancelarii oraz wybranych partnerów biznesowych z Polski (2) i zagranicy (3): Wśród polskich przedsiębiorstw: Zakład Budynków Miejskich w Cieszynie Spółka z o.o. Smakosz Sp. z o.o. w Ustroniu. Wśród podmiotów zagranicznych: Account Professional a.s. (spółka z siedzibą w Republice Czeskiej) Advokátní kancelář Mgr. Romana Mrózková (firma z siedzibą w Republice Czeskiej) Advokátní kancelář Hajduk a partneři s.r.o. (spółka z siedzibą w Republice Czeskiej). Zakres projektu będzie dotyczył automatyzacji wybranych procesów biznesowych. W tym zakresie zadaniem rozwiązań informatycznych stworzonych w ramach projektu będzie automatyzacja następujących procesów biznesowych: 1 - prowadzenie dokumentacji sprawy 2 - spotkania z klientami
3 - rozliczenie sprawy 4 - ewidencja czasu pracy 5 - koordynacja pracy. Do głównych działań niezbędnych do wdrożenia planowanego systemu B2B należeć będą: przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej systemu oraz opracowanie szczegółowej specyfikacji technicznej systemu. W ramach tego zadania zostanie wykonana analiza procesowa, opracowane zostaną use case (przypadki użycia), oraz zostanie opracowany szczegółowy model nowego systemu informatycznego (wyniki zostaną zaprezentowane w formacie uml). Na tej podstawie zostanie opracowana szczegółowa specyfikacja systemu (narzędzi informatycznych) przewidzianych do wdrożenia w ramach projektu. Specyfikacja zostanie przekazana Kancelarii przez Wykonawcę wraz z licencją właścicielską na zakończenie realizacji projektu. produkcja oprogramowania złożona z szeregu działań cząstkowych w tym: prac programistycznych, w ramach tych działań zostanie ostatecznie wybrana technologia, język i narzędzia programistyczne. W wybranej technologii zostaną opracowane i zaimplementowane założone w specyfikacji technicznej funkcjonalności systemu. W ramach tych działań zostaną również stworzone funkcje, metody i biblioteki systemu. W efekcie działań programistycznych, działań związanych z kompilacją i uruchomieniem aplikacji w środowisku deweloperskim otrzymamy gotowy do pierwszego etapu testów system informatyczny. testowania oprogramowania, w ramach tych działań zostaną przeprowadzone testy przygotowanego oprogramowania uruchomionego w środowisku developerskim. przeprowadzenia prac programistycznych związanych z koniecznością uwzględnienia w tworzonym oprogramowaniu zgłoszonych w trakcie testów uwag, zaobserwowanych błędów. Po wprowadzeniu poprawek i rozwiązania istniejących problemów uruchamiane będą dodatkowe testy oprogramowania aż do momentu gdy aplikacja przejdzie bezbłędnie testy. konfiguracji środowiska teleinformatycznego, w tym zakresie zostaną przeprowadzone działania związane z konfiguracją zabezpieczeń (konfiguracja firewalli, szyfrowanie niezbędnych kanałów komunikacji, konfiguracja oprogramowania antywirusowego), konfiguracją automatycznych backupów danych, optymalizacją i tuningiem parametrów konfiguracyjnych w celu uzyskania jak najlepszej wydajności i niezawodności platformy. implementacji trzech zestawów do bezpiecznych podpisów elektronicznych, w tym zakresie zostaną zaimplementowane w ramach systemu 3 kompletne zestawy do bezpiecznego podpisu elektronicznego, z których każdy składał się będzie między innymi z: certyfikatu kwalifikowanego, karty procesorowej, czytnika kart procesorowych z oprogramowaniem, licencji na
aplikację dedykowaną. instalacji stworzonego oprogramowania, W ramach tych działań zostanie dokonana pełna instalacja aplikacji, zainstalowane i skonfigurowane zostaną bazy danych i inne niezbędne komponenty (sterowniki, programy typu plug-in). Dokonana zostanie również konfiguracja parametrów komunikacji. przeprowadzenia testów akceptacyjnych na środowisku produkcyjnym, w celu wykrycia ewentualnych nieprawidłowości w działaniu oprogramowania w środowisku produkcyjnym zostaną powtórzone testy funkcjonalne oraz testy wydajnościowe pod kątem szybkości działania systemu. Zostanie również przeprowadzone testowe wypełnienie bazy danymi. przeprowadzenia prac korekcyjnych i optymalizacyjnych. W ramach tych działań zostaną usunięte ewentualne nieprawidłowości wykryte podczas testów akceptacyjnych. Zostaną również wykonane ostatnie prace korekcyjne i optymalizacyjne. produkcyjnego uruchomienie systemu. Po pracach korekcyjnych i optymalizacyjnych zostanie przeprowadzone produkcyjne uruchomienie w ramach którego zostanie wyczyszczona baza danych, zostaną wdrożone ustawienia produkcyjne parametrów i kont użytkowników systemu. Działania związane z przygotowaniem oprogramowania w ramach projektu zwieńczy zakup praw licencyjnych do stworzonego oprogramowania - licencja właścicielska. Tym samym zostaną zabezpieczone prawa Kancelarii do stworzonego oprogramowania - kod źródłowy będzie wyłącznie w posiadaniu Kancelarii. Szkolenia specjalistyczne szkolenie dla trzech pracowników Kancelarii z zakresu obsługi systemu. Celem tego szkolenia będzie zapoznanie trzech pracowników z oprogramowaniem stworzonym i wdrożonym w ramach projektu, jego funkcjonalnościami i interfejsem. Szkolenie odbędzie się w siedzibie Kancelarii. Będzie przeprowadzone w oparciu o prezentacje i podręcznik użytkownika opracowany w ramach projektu. Szkolenie będzie prowadzone przez informatyka/architekta systemu IT, potrwa około 6 godzin. szkolenie stanowiskowe. Celem tego szkolenia będzie przekazanie praktycznych umiejętności związanych z bieżąca administracją wdrożonego systemu. Szkolenie będzie przeznaczone dla osoby pełniącej rolę administratora systemu. Będzie prowadzone w oparciu o praktyczne ćwiczenia i zadania związane z normalnym funkcjonowaniem systemu. Szkolenie będzie prowadzone przez informatyka/architekta systemu IT, potrwa około 6 godzin. W ramach tych etapów przygotowywane będą kolejne moduły oprogramowania, tj.: 1. Elektroniczny Rejestr Spraw (ERP), którego podstawowym zadaniem jest zarządzanie prowadzonymi Sprawami oraz Dokumentami.
2. System Rozliczeń Finansowych (SRF), którego zadaniem jest rozliczenie spraw zarówno ze strony Partnera jak i Kancelarii. 3. System Komunikacji z Partnerami (SKP), którego zadaniem jest umożliwienie szybkiej komunikacji Partner-Kancelaria, Kancelaria-Partner. 4. Kalendarz Grupowy (KG), umożliwia zarządzenie czasem Kancelarii. 5. System Umawiania Wizyt (SUW), system umożliwia umawianie wizyt w Kancelarii lub u Partnera. 6. System Udostępniania Wzorów Pism (SUWP), umożliwia prowadzenie rejestru wzorów pism oraz na podstawie odpowiednich uprawnień udostępnianie ich Partnerom. 7. System Ewidencji Czasu Pracy (SECP), umożliwia ewidencję czasu pracy pracowników Kancelarii na poszczególnych Klientów. Moduł Elektronicznego Rejestru Spraw (ERS). W ramach tego modułu prowadzona będzie ewidencja oraz zarządzanie dokumentacją dotyczącą danej prowadzonej przez Kancelarię sprawy. Moduł będzie umożliwiał między innymi: skanowanie i automatyczne zamieszczanie w systemie poczty (dokumentów) przychodzących i wychodzących za pomocą zintegrowanej z systemem kserokopiarki, wyposażonej w wysokowydajny skaner z podajnikiem podpinanie zeskanowanych dokumentów pod określoną sprawę wyszukiwanie danej sprawy lub danego dokumentu filtrowanie danych na podstawie zadanych kryteriów powiadamianie SMS lub email o wprowadzonych nowych dokumentach, zdarzeniach podpinanie kalendarzy dla danej sprawy generowanie raportów udostępnianie dostępu do wybranych spraw/dokumentów określonym partnerom. Dzięki temu narzędziu zostanie w szczególności zredukowany czas związany z prowadzeniem dokumentacji spraw przez każdego partnera dokumenty będą skanowane i wprowadzane przez każdego z partnerów tylko jeden raz. System Rozliczeń Finansowych (SRF) odpowiadał będzie za rejestrację wszelkich operacji finansowych w ramach sprawy oraz ich rozliczenie. Moduł/system ściśle współpracować będzie z Elektronicznym Rejestrem Spraw (ERP). Moduł umożliwiać będzie: ewidencjonowanie wszelkich rozliczeń finansowych związanych z daną sprawą; informowanie partnerów firmy o rozliczeniach finansowych, szczególnie tych wymagających bezpośredniej interwencji partnera; generowanie raportów o ostatnio dokonanych przelewach; generowania faktur dla partnerów w formie elektronicznej; sprawdzenie aktualnego stanu płatności faktury;
przeglądania historii faktur. Moduł będzie zintegrowany z zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi Kancelarii i Partnerów. System Komunikacji z Partnerami (SKP) Moduł będzie umożliwiał interaktywną komunikację z klientem (chat), ustawianie statusów, generowanie alertów i powiadomień, szybkie przesyłanie wiadomości i dokumentów wraz z systemem potwierdzeń. Kalendarz Grupowy (KG) pozwalać będzie na wprowadzanie oraz śledzenie terminów istotnych z punktu widzenia Partnerów i Kancelarii. Zdarzenia w nim rejestrowane będą dotyczyły Spraw prowadzonych w Kancelarii. Moduł będzie umożliwiał: wyznaczanie nieobecności przez pracowników wyznaczanie terminów spraw wyszukiwanie i filtrowanie terminów według zadanych kryteriów powiązanie z ERS powiadamianie pracowników o ważnych terminach zarządzanie uprawnieniami dostępu do informacji zawartych w kalendarzach. System Umawiania Wizyt (SUW) dotyczy spotkań w ramach Kancelarii, jak i u Partnerów. Umawiane wizyty będą związane z konkretnymi sprawami prowadzonymi w ramach Kancelarii. W ramach funkcjonalności modułu znajdą się między innymi: współpraca z kalendarzem grupowym możliwość umawiania wizyt przez partnerów możliwość umawiania wizyt u partnera wraz z możliwością przypisania osób uczestniczących w danym spotkaniu. System Udostępniania Wzorów Pism (SUWP) służył będzie do udostępniania szablonów pism. Umożliwiał będzie zarządzanie wzorami pism w tym dodawanie ich, ewidencjonowanie, przypisywanie uprawnień określonym użytkownikom sytemu. System Ewidencji Czasu Pracy (SECP) odpowiada za rejestrowanie czasu pracy pracowników Kancelarii poświęconych danej sprawie prowadzonej na rzecz danego Partnera. System umożliwi generowanie raportów oraz przesyłanie danych do modułu rozliczeń finansowych celem wystawienia faktury elektronicznej. Ponadto stworzony system zapewni: wsparcie dla obsługi podpisu elektronicznego szyfrowanie transmisji danych definiowanie użytkowników definiowanie uprawnień
implementację mechanizmów związanych z ochroną danych osobowych.
Harmonogram prac wykonawcy związanych z realizacją zadania 8.2 "Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami i przepływem informacji między Kancelarią a jej partnerami biznesowymi". l p termin zadanie % ceny 1 1.04.2012 31.05.2012 Tworzenie analizy przedwdrożeniowej systemu (analiza procesowa, opracowanie use case przypadki użycia w formacie uml, szczegółowy model nowego systemu informatycznego.) 3% 2 1.05.2012 31.05.2012 Opracowanie dokumentu Specyfikacja techniczna systemu (narzędzi informatycznych przewidzianych do wdrożenia w ramach projektu). 2% 3 1.06.2012 30.10.2012 Prowadzenie prac programistycznych. Ostateczny wybór technologi, języku i narzędzi informatycznych. Opracowanie i zaimplementowanie założonych w specyfikacji technicznej funkcjonalności systemu. Stworzenie funkcji, metod i bibliotek systemu. Kompilacja i uruchomienie aplikacji w środowisku deweloperskim. 1 VI 31 VI 17% 1 VII 31 IX 50% 4 1.11.2012 31.12.2012 implementacja w ramach tworzonego systemu B2B trzech podpisów elektronicznych dla pracowników kancelarii. Każdy zestaw składał się będzie z certyfikatu kwalifikowanego, karty procesowej, czytnika kart procesowych z oprogramowaniem oraz licencji na aplikacj dedykowaną. Testowanie oprogramowania. Testy przygotowanego oprogramowania w środowisku developerskim. Identyfikacja problemów, których nie udało się przewidzieć w etapie "Prowadzenie prac programistycznych" 1 X 31 X 9% razem 76% 2% 5 1.01.2013 31.01.2013 Prace programistyczne uwzględnienie zgłoszonych uwag podczas testowania w poprzednim etapie. Eleminacja wszystkich problemów i uwag w funkcjonowaniu opracowanego oprogramowania. 8% 6 1.01.2013 31.01.2013 Konfiguracja środowiska teleinformatycznego. Konfiguracja zabezpieczeń. Konfiguracja automatycznych backupów danych. Optymalizacja parametrów konfiguracyjnych w celu uzyskania jak nalepszej wydajności i niezawodności platformy teleinformatycznej. 1,5% 7 1.01.2013 31.01.2013 8 1.01.2013 31.01.2013 Instalacja stworzonego oprogramowania. Pełna instalacja aplikacji. Instalacja i konfiguracja baz danych i innych niezbędnych komponentów. Szkolenie dla 3 pracowników kancelarii z obsługi systemu. Czas trwania ok. 6h. Szkolenie w siedzibie kancelarii, w oparciu o prezentacje i podręcznik użytkownika opracowany w ramach projektu. 1,5% 0,25%
9 1.02.2013 1 1.02.2013 0 1 1.03.2013 1 Testy akceptacyjne na środowisku produkcyjnym. Testy funkcjonalne i wydajnościowe pod kątem szybkości działania systemu. Testowe wypełnienie bazy danymi. Ostatnie testy celem uniknięcia błedów i nieprawidłowości. Prace korekcyjne i optymalizacyjne. Usunięcie nieprawidłowości wykrytych podczas testów akceptacyjnych. Ostatnie prace korekcyjne i optymalizacyjne. Produkcyjne uruchomienie. Wyczyszczenie bazy danych. Wdrożenie ustawień produkcyjnych parametrów i kont użytkowników systemu. Wdrożenie rozwiązań w siedzibach partnerów projektu. 1,5% 3% 0,5% 1 1.03.2013 2 1 1.03.2013 3 Zakup licencji do stworzonego oprogramowania 0,5% Szkolenie stanowiskowe dla jednego pracownika kancelarii administratora wdrożonego systemu. Praktyczne ćwiczenia i zadania związane z funkcjonowaniem systemu. Czas trwania ok. 6 godzin. W siedzibie kancelarii. 0,25% 1 4 Zakończenie realizowania projektu. razem - oferowana cena: 100%