Agenda ZMĘCZENIE NADZIEJA PIENIĄDZE
Edenred na świecie 50 lat historii sukcesów 17,1 miliarda Euro obrotu 40 milionów użytkowników 640.000 firm i instytucji publicznych 1,4 miliona akceptantów 41 krajów 6.000 pracowników 31.12.2013 Spółka Edenred jest notowana na giełdzie paryskiej NYSE od lipca 2010r. Edenred posiada rating Strong Investment Grade, przyznany przez agencję Standard & Poor s.
Certyfikaty 4
Edenred w Polsce Sprawdzony Partner w biznesie Zespół ekspertów do Twojej dyspozycji 16-letnie doświadczenie na polskim rynku Nowa jakość i szybkość obsługi Solution Manager polepszamy efektywność organizacji Kompleksowe doradztwo prawno-podatkowe Motywacja Pracowników Lojalność w biznesie Zarządzanie wydatkami Wspieramy politykę doceniania i zwiększamy siłę nabywczą osób korzystających z rozwiązań Edenred
W teorii Expense Management Zarządzanie wydatkami służbowymi to wyselekcjonowany zestaw działań odnoszących się do różnych zasobów w organizacji (ludzkich, finansowych, informacyjnych), podejmowanych z zamiarem osiągnięcia optymalizacji kosztów. W ramach tych działań można mówić m.in. o: analizie procesów zasadach, procedurach systemach informatycznych
Analiza procesów Pracownik wniosek o zaliczkę, wydruk, wniosek o delegację, wydruk, akceptacja przełożonego przekazanie do finansów/kadr pobranie zaliczki zakup waluty rezerwacja hotelu zakup biletu kolekcjonowanie faktur własne pieniądze opis wydatki (cel, projekt, MPK) akceptacji przełożonego przekazanie do finansów odbiór/zwrot Finanse archiwum wniosku wypłata zaliczki (kasa, przelew) preautoryzacja kartą kolekcjonowanie faktur weryfikacja, opisy rozliczenie zaliczki naliczenie diety zlecenie zwrot / potrącenie księgowania archiwum dokumentów
Koszty Wydatki na podróże służbowe mają w 2014 r. osiągnąć poziom 1,18 bln USD (The Global Business Tra vel Association). Średni udział wydatków na podróże służbowe w całości kosztów przedsiębiorstwa to 3%* Koszt procesowania jednej zaliczki gotówkowej to ok. 15 Euro** Koszt obsługi procesu rozliczania wydatków służbowych to ok. 23 Euro** Od 50 do 70% firm w Europie Zachodnie zrezygnowało z zaliczek *Źródło: Badanie Corporate Card Data Value Study, 2004, American Express, Accenture **Źródło: Badanie European Expense Management Study 2003, American Express, A.T. Kearney
Analiza procesów Systemy obiegu dokumentów Systemy delegacyjne Pracownik wniosek o zaliczkę, wydruk, wniosek o delegację, wydruk, akceptacja przełożonego przekazanie do finansów/ kadr Finanse archiwum wniosku Elektroniczne archiwa dokumentów Karty bankowe/paliwowe Kantory online Biura podróży/ Self booking tool Systemy obiegu dokumentów pobranie zaliczki zakup waluty rezerwacja hotelu zakup biletu lotniczego kolekcjonuje dokumentów prywatne środki rozliczenie wydatków akceptacji przełożonego przekazanie do finansów Systemy delegacyjne Systemy FK wypłata zaliczki (kasa, przelew) preautoryzacja kartą Kolekcjonowanie dokumentów weryfikacja i opisy rozliczenie zaliczki naliczenie diet zlecenie do kadr zwrotu/ potrącenia księgowania archiwum dokumentów Bankowość elektroniczna e-faktury Systemy obiegu dokumentów Elektroniczne archiwa dokumentów
Polityka 1. Zdefiniowanie, czym jest wydatek służbowy zw. z flotą samochodową (paliwo, opłaty serwisowe, wynajem) zw. z reprezentacją i delegacjami ( bilety, hotele, jedzenie, pralnie) inne (art. biurowe, akcesoria IT, szkolenia, książki, zdjęcia) 2. Zdefiniowanie osób/ grup osób uprawnionych do wydatków 3. Określenie zasad przyznawania/cofania uprawnień 4. Określenie obiegu akceptacji 5. Zasady realizacji/ korzystania z kart służbowych w szczególności: karta służbowa profile wydatków bankomaty
Polityka 6. Opis procesów związanych z realizacją wydatków: rezerwacja hoteli zakup biletów lotniczych/kolejowych zasady korzystania z taksówki zasady korzystania z auta służbowego/prywatnego zasady korzystania telefonu służbowego/prywatnego) 7. Zasady delegacji i diet 8. Zasady rozliczania: kiedy jak opisy dokumentacja 9. Zasady bezpieczeństwa 10. Załączniki
O Spendeo To innowacyjny system kompleksowej obsługi wydatków służbowych, wspierający proces rozliczeń miedzy pracodawcą a pracownikami.
Inteligentne zarządzanie wydatkami służbowymi PRZED PODRÓŻĄ Profilowanie kart, załadowanie kart Zgłaszanie i akceptacja delegacji Rezerwacje biletów/hoteli W CZASIE PODRÓŻY Płatności (karta, gotówka) Ubezpieczenie podróży Rabaty z sieci partnerskiej PO PODRÓŻY akceptacja i rozliczenia wydatków, delegacji diety, księgowania, raportowanie, integracja
Inteligentne zarządzanie wydatkami służbowymi
Dzięki SPENDEO - Klient zyskuje: Kompleksowe rozwiązanie zamiast rozproszonych różnych narzędzi. 1 karta jako alternatywa do kilku kart, wszystkie wydatki w jednym miejscu, umożliwia planowanie podróży, rozlicza wydatki oraz delegacje, zawiera archiwum dokumentów, narzędzie analityczne: raporty integracja z systemami księgowymi.
Dzięki SPENDEO - Klient zyskuje: Skuteczną kontrolę wdrożone procedury weryfikacji, elektroniczny obieg akceptacji, kontrola środków (profile, bieżący podgląd transakcji), alerty, system raportowania, analiza rodzajów wydatków, wydatków vs projekt, kontrola obiegu dokumentów finansowych, co zmniejszają ryzyko ewentualnych nadużyć, nieuzasadnionych wydatków i nierozliczonych zaliczek. ma
Dzięki SPENDEO - Klient zyskuje: Realne oszczędności wzrost efektywności pracy Finansów skrócony czas ewidencji dokumentów księgowych, redukcja kosztów związanych z obiegiem gotówkowym i rozliczeniami, zmniejszenie kosztów zewnętrznych dostawców, minimalizacja papierowej dokumentacji, tańsze usługi.
Kontakt Agnieszka Dolka-Bryndal Dyrektor linii biznesowej Expense Management 607 77 10 05 agnieszka.dolka@edenred.com