Polityka organizacji i rozliczania podróży służbowych

Transkrypt

1 Polityka organizacji i rozliczania podróży służbowych 1. Cel wprowadzenia Polityki Podróży Celem wprowadzenia w życie niniejszych zasad jest ustalenie spójnych regulacji mających zastosowanie podczas organizacji, realizacji i rozliczania podróży, jak też optymalizacja kosztów ponoszonych z tego tytułu przez Pracodawcę. 2. Zasady ogólne 2.1. Zasady obowiązują w Grupie Żywiec S.A. i spółkach kapitałowo powiązanych, zwanych dalej Pracodawcą Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez Pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w zleceniu wyjazdu służbowego Pracownikom w podróży służbowej przysługują świadczenia zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera Załącznik nr Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania obwiązujących w firmie zasad dotyczących organizowania i rozliczania podróży służbowych oraz dołożenia starań w celu optymalizacji kosztów wyjazdów służbowych. Polega to w szczególności na podjęciu działań związanych z organizacją podróży w każdym możliwym przypadku z jak największym wyprzedzeniem Pracownicy mają obowiązek uzyskać prawidłowo wystawione faktury i rachunki - Załącznik nr 2 i na ich podstawie dokonać rozliczenia podróży służbowej, chyba, że Pracodawca zapewni zbiorcze rozliczenie kosztów podróży poprzez Biuro podróży, zgodnie z punktami 4.5. i 4.6. niniejszej Procedury Kadra kierownicza, autoryzująca zlecenia wyjazdu służbowego, jest odpowiedzialna za kontrolę zgodności wnioskowanych kosztów podróży służbowej swoich pracowników z obowiązującymi w firmie Pracodawcy zasadami Wszelkie odstępstwa od zasad określonych w tej procedurze wymagają uzasadnienia i zgody przełożonego oraz zgody przełożonego wyższego szczebla. Strona 1 z 8

2 2.8. Na potrzeby niniejszej procedury pracowników dzieli się na 2 grupy: - Gr. I - pracownicy Pracodawcy zaszeregowani w kategorii Hay 40 i wyższych (Zespół Zarządzający Grupy Żywiec S.A.) - Gr. II - pozostali pracownicy Pracodawcy. 3. Zlecenie wyjazdu służbowego 3.1. Każda podróż służbowa musi być poprzedzona uzyskaniem akceptacji przełożonego w sposób określający miejsce, czas trwania oraz środek transportu Każda zmiana polecenia wyjazdu służbowego w zakresie miejsca, czasu trwania i środka transportu wymaga ponownej akceptacji przełożonego Pracodawca prowadzi rejestr podroży służbowych pracowników w każdej lokalizacji. Za jego prowadzenie i aktualizację odpowiada Dział Personalny lub/i Recepcja. 4. Biuro podróży 4.1. W celu optymalizacji kosztów i zapewnienia swoim pracownikom najlepszej jakości usług podróżnych Pracodawca może podpisywać centralnie stosowne umowy z biurami podróży lub bezpośrednimi dostawcami usług takimi jak: linie lotnicze, sieci hotelowe, firmy wynajmujące samochody, itp Wskazany organizator podróży realizuje usługę organizacji podroży służbowej. Za wybór biura podróży, ustalenie zasad współpracy z Biurem podróży oraz bieżącą administrację systemem odpowiada Dział Zakupów Wybrane biuro podróży jest organizatorem uprawnionym do obsługi indywidualnych podróży służbowych pracowników Pracodawcy. We wszystkich możliwych przypadkach wyznaczeni Pracownicy powinni organizować podróż służbową za pośrednictwem Biura podróży lub udostępnionego przez Biuro podróży narzędzia informatycznego Pracodawca wyznacza w każdej lokalizacji osobę/osoby odpowiedzialne za kontakty z Biurem Podróży, które dokonują organizacji podróży dla pracowników danej lokalizacji. Wyznaczone osoby będą przeszkolone w zakresie obsługi elektronicznego narzędzia do organizacji podróży służbowych oraz innej wiedzy niezbędnej do optymalizacji kosztów podróży służbowych Pracodawca, celem uproszczenia formalności związanych z rozliczaniem podróży służbowych, może zlecić Biuru podróży regulowanie płatności związanych z podróżami służbowymi pracowników na rzecz hoteli, linii lotniczych, etc. W takim przypadku akceptacje kosztów dotyczących podróży służbowych będą dokonywane zbiorczo przez Strona 2 z 8

3 upoważnioną przez Pracodawcę osobę we wszystkich sytuacjach, w których nie są przekroczone zasady opisane w niniejszej procedurze. Każdy MPK Manager będzie regularnie otrzymywał raporty z wydatków w zakresie podróży służbowych zaksięgowanych na jego MPK Nadzwyczajne przypadki przekroczenia limitów określonych w niniejszej procedurze, które nie zostaną zaakceptowane na etapie autoryzacji zlecenia podróży służbowej, wymagają akceptacji kosztów przez MPK Managera. Brak takiej akceptacji powoduje wystawienie pracownikowi faktury/ noty obciążeniowej w zakresie poniesionych przez niego nieuzasadnionych kosztów. 5. Środki transportu w podróży służbowej Podczas wykonywania obowiązków służbowych w podróży dostępne są następujące środki transportu z uwzględnieniem czasu przejazdu oraz kalkulacji kosztów Przejazdy samochodami służbowymi - celem realizacji zadań służbowych Pracodawca udostępnia swoim pracownikom samochody służbowe zgodnie z zasadami obowiązującymi u Pracodawcy (Procedura wykorzystania samochodów służbowych) Przejazdy samochodami prywatnymi w sporadycznych przypadkach Pracodawca wyraża zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych Pracownikowi przysługuje w takim przypadku zwrot kosztów wg obowiązujących stawek za km przebiegu (szczegóły Załącznik nr 1) Przejazdy kolejowe krajowe i zagraniczne wszyscy pracownicy są uprawnieni do podróżowania klasą pierwszą Przejazdy środkami komunikacji miejskiej i taxi - z usług taxi pracownicy mogą korzystać tylko w obrębie miejskim i podmiejskim i tylko w uzasadnionych przypadkach Wynajem samochodów - Wynajem samochodu jest możliwy tylko w sporadycznych, uzasadnionych przypadkach i każdorazowo za zgodą przełożonego, (jeśli wynajem samochodu jest bardziej efektywny niż przelot lub podróż pociągiem czy innym środkiem lokomocji) Przeloty - bilety lotnicze będą rezerwowane w terminie jak najdłuższym poprzedzającym wylot w celu uzyskania najtańszych opcji przelotu, wyłącznie poprzez Biuro Podróży lub udostępnione narzędzie informatyczne Przeloty krajowe - możliwe są tylko w sporadycznych i uzasadnionych przypadkach, (jeśli przelot jest bardziej efektywny niż podróż innym środkiem Strona 3 z 8

4 lokomocji Przeloty międzynarodowe europejskie wszyscy pracownicy są zobowiązani do korzystania z klasy ekonomicznej Przeloty międzynarodowe międzykontynentalne wszyscy pracownicy są zobowiązani do korzystania z klasy ekonomicznej, w uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość wyboru klasy biznes Inne środki lokomocji Pracodawca dopuszcza korzystanie w podróży służbowej z innych środków lokomocji (np. autobus dalekobieżny, transport promowy). 6. Noclegi w podróży służbowej 6.1. W podróży służbowej Pracownikowi przysługuje: zwrot kosztów noclegów w hotelach ze śniadaniem, potwierdzonych fakturą VAT, w wysokości za dobę ze śniadaniem zgodnie z Zestawieniem nr 1*. * Ryczałt za nocleg może być wykorzystany w przypadku Kierowców TTŻ - (Załącznik nr 1) Wyjątkowo w podróży zagranicznej Pracownik może korzystać z hotelu o wyższym standardzie niż określony w Zestawieniu nr 1 pod warunkiem, że miejsce noclegowe organizuje zagraniczny partner Pracodawcy (np. inna spółka w ramach Heinekena) korzystając ze swoich stawek korporacyjnych Podróżujący w pierwszej kolejności będą korzystali z Hoteli Preferowanych tj. hoteli, z którymi Pracodawca zawarł umowy na specjalne stawki korporacyjne. Z innego hotelu w danej miejscowości można skorzystać tylko wtedy, gdy nie jest dostępny ten z listy Hoteli Preferowanych i gdy cena noclegu jest niższa od stawki korporacyjnej Pracodawca rozlicza udokumentowane koszty parkingów, ale nie rozlicza kosztów minibaru, restauracji, pralni hotelowej i innych dodatkowych usług świadczonych przez hotel. W związku z tym wydatki te nie mogą być umieszczane na fakturach płatnych przez Pracodawcę. Wydatki te są pokrywane przez pracownika i muszą być uregulowane w dniu opuszczenia hotelu. Podstawą rozliczenia kosztów hotelowych jest prawidłowo wystawiony oryginał faktury - Załącznik nr 2, zawierający: nazwę i adres płatnika ( nie nazwisko pracownika) nazwę i adres wystawcy faktury, nr rejestracji VAT (czyli NIP), kwotę z VAT Zgodnie z punktami 4.5. i 4.6. niniejszej Procedury, na zlecenie Pracodawcy koszty Strona 4 z 8

5 noclegów mogą być zbiorczo rozliczane przez Biuro Podróży. Zestawienie nr 1. Standardy hoteli w podróży służbowej określone kwotowo za dobę w PLN (z VAT) lub klasą hotelu/ Grupa pracownicza/ Employee Group Warszawa/ Warsaw Inne miejsca w Polsce/ Other places in Poland Hotele zagraniczne/ Hotels abroad Gr. I lub 5 gwiazdkowe/ stars Gr. II gwiazdkowe/ stars * Stawki te określają kwoty, które należy wziąć pod uwagę tylko wtedy, gdy nie korzystamy z Listy Hoteli Preferowanej 7. Zasady rozliczania podróży służbowych 7.1. Zasady rozliczania diet, ryczałtów i drobnych wydatków gotówkowych W ciągu 14 dni od zakończenia podróży, pracownik jest zobowiązany dokonać rozliczenia podróży służbowej Pracownik jest zobowiązany rozliczyć każdą podróż służbową, nawet wówczas, gdy nie przysługują mu świadczenia pieniężne (diety, ryczałty) Rozliczenie delegacji wraz z fakturami/rachunkami dot. podróży służbowej pracownik przekazuje do Działu Zobowiązań CFK Żywiec Sp.z o.o., lub właściwego Działu Księgowości dla danej Spółki, który dokonuje zwrotu poniesionych kosztów bezpośrednio na konto bankowe pracownika lub w formie gotówkowej, jeśli Pracodawca w danej lokalizacji dopuszcza rozliczenia gotówkowe z pracownikami Zaliczki gotówkowe na delegacje krajowe i zagraniczne zostają, co do zasady zniesione. Istnieje możliwość otrzymania zaliczki przelewem bezpośrednio na konto pracownika Zaliczki gotówkowe, z których można korzystać tylko w sporadycznych i uzasadnionych przypadkach, są rozliczane przez pracownika w terminie Strona 5 z 8

6 rozliczenia podróży służbowej Zasady otrzymania oraz rozliczenia zaliczki służbowej zostały szczegółowo opisane w procedurze dotyczącej zaliczek) Podróże zagraniczne Wszyscy pracownicy podróżujący za granicę muszą posiadać służbową kartę kredytową (zaakceptowaną przez bezpośredniego przełożonego). Wniosek o wydanie karty i procedura znajdują się w intranecie W celu uzyskania gotówki w obcej walucie na pokrycie wydatków podczas zagranicznej podróży służbowej, pracownicy korzystają z opcji wypłaty gotówki z bankomatów ze służbowych kart kredytowych. Wypłacona gotówka jest zaliczką na wyjazd służbowy Kwota dziennej wypłaty z bankomatu nie powinna przekraczać przysługującej pracownikowi na dany dzień diety oraz innych drobnych wydatków ponoszonych danego dnia (np. taxi), przysługujących zgodnie z zasadami niniejszej procedury Rozliczenie delegacji wraz z fakturami/rachunkami oraz dowodem wypłaty gotówki z bankomatu, pracownik przekazuje do Działu Zobowiązań CFK Żywiec Sp.z o.o. lub właściwego Działu Księgowości dla danej Spółki Wszystkie świadczenia przysługujące pracownikowi w podróży zagranicznej zawarte są w Załączniku nr 1 do niniejszej procedury - Tabela nr Wydatki zapłacone służbową kartą kredytową (rozliczone osobno, zgodnie z procedurą korzystania z kart kredytowych) będą odliczone Po dokonaniu rozliczenia kosztów delegacji, pracownik otrzyma informację o saldzie rozliczenia. Jeśli pracownik powinien zwrócić kwotę nadwyżki może to uczynić w dwojaki sposób: przelewem w PLN na konto Pracodawcy (wykaz kont bankowych poszczególnych spółek zawiera Załącznik nr 3), albo w EUR bezpośrednio do Kasy/Punktu rozliczeń Przeliczenie z EUR na PLN będzie dokonane zgodnie ze średnim kursem wymiany walut w NBP obowiązującym w ostatnim dniu podróży służbowej. Jest to także kurs obowiązujący przy obliczaniu diety Przysługujący pracownikowi zwrot nadwyżki poniesionych kosztów podczas zagranicznej podróży służbowej - po przeliczeniu na PLN, będzie przekazany bezpośrednio na konto bankowe pracownika w terminie 7 dni lub wypłacony z kasy, jeśli Pracodawca w danej lokalizacji dopuszcza rozliczenia gotówkowe z pracownikami. Strona 6 z 8

7 8. Ubezpieczenia podróżne 8.1. Ubezpieczenie na terenie kraju wszyscy pracownicy są ubezpieczeni wg ogólnych zasad osobistego ubezpieczenia zdrowotnego i wypadkowego. 8.2 Ubezpieczenie zagraniczne dodatkowo Pracodawca udostępnia każdemu wyjeżdżającemu w podróż zagraniczną Pracownikowi polisę ubezpieczeniową wystawioną na Pracodawcę obejmującą świadczenia lecznicze, ubezpieczenie bagażu Pracownika oraz pomoc w nagłych wypadkach. 8.3 Przed wyjazdem w podróż zagraniczną pracownik zobowiązany jest pobrać kartę ubezpieczeniową, która musi być niezwłocznie zwrócona po powrocie. W przypadku konieczności skorzystania ze świadczeń objętych ubezpieczeniem, w pierwszej kolejności pracownik musi skontaktować się z czynnym całą dobę Centrum Obsługi, które udzieli wszelkich informacji i pomocy (numer telefonu alarmowego znajduje się na karcie ubezpieczeniowej). 8.4 W przypadku podróży kobiety w ciąży, wyjazd taki powinien być uprzednio skonsultowany z lekarzem, a informacja na temat ciąży musi być zgłoszona Pracodawcy w celu potwierdzenia zakresu ubezpieczenia. 9. Konsumpcja w podróży służbowej 9.1. Pracownik odbywający podróż służbową jest uprawniony do diety, która pokrywa zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. Szczegółowe zasady naliczania diety zawiera Załącznik Dieta jest jedynym świadczeniem związanym z wyżywieniem pracownika w czasie podróży, w związku, z czym Pracownikom nie wolno rozliczać rachunków za konsumpcję w delegacji. 10. Inne postanowienia Jeśli pracownicy Gr. I i II podróżują wspólnie, za zgodą przełożonego pracownika Gr. II, rezerwacja noclegu może być dokonana w klasie przysługującej pracownikowi wyższej grupy Jeśli więcej niż 2 pracowników Gr. II podróżuje wspólnie z pracownikiem Gr. I, Strona 7 z 8

8 rezerwacji dokonuje się w najtańszej dostępnej klasie dla wszystkich podróżujących wspólnie osób Wydatki reprezentacyjne mogą być ponoszone i rozliczane tylko w następujących przypadkach: - powstają w celach rozwijania i umacniania stosunków z dostawcami i klientami, które przynoszą korzyści biznesowe firmie, - wydatki są akceptowane przez przełożonego, - wydatki są ponoszone w rozsądnych granicach wyklucza się rozrzutność i wszelkie nadmierne wydatki (napiwki nie są rozliczane), - przy rozliczaniu wydatków Pracownik na fakturze opisuje cel spotkania, - jeśli w spotkaniu uczestniczy kilka osób z firmy Pracodawcy, koszt rozlicza osoba zajmująca najwyższe stanowisko Prywatne podróże mogą być łączone z podróżami biznesowymi, jeśli wszystkie dodatkowe koszty są ponoszone i uregulowane bezpośrednio przez Pracownika Z wykonania niniejszej procedury będą regularnie sporządzane raporty dla Członków Zespołu Zarządzającego Grupy Żywiec S.A. Strona 8 z 8