ZARZĄDZENIE NR 34/2019 BURMISTRZA MIASTA I GMINY Pierzchnica. z dnia 24 stycznia 2019 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 34/2019 BURMISTRZA MIASTA I GMINY Pierzchnica z dnia 24 stycznia 2019 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Urzędu Miasta i Gminy Pierzchnica, a także zasad rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu Na podstawie art. 247 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2017r. poz z późn. zm.) Burmistrz Miasta i Gminy Pierzchnica zarządza co następuje: 1 Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Urzędu Miasta i Gminy Pierzchnica, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu Decyzję w sprawie wydania karty płatniczej, określenia okresu jej użytkowania oraz limitu wydatków dokonywanych przy użyciu karty płatniczej podejmuje kierownik jednostki. 2. Służbowa karta płatnicza może być przyznawana tylko osobie będącej pracownikiem jednostki, która nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, zwanej dalej użytkownikiem. 3. Kartą może się posługiwać wyłącznie osoba, której imię i nazwisko znajduje się na karcie. 4. Na rzecz jednego użytkownika może być wydana tylko jedna karta. 5. Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas określony, nie dłuższy niż oznaczony na karcie. 6. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty. 7. Użytkownikami kart mogą być: Burmistrz Miasta i Gminy Pierzchnica i wyznaczeni przez Burmistrza pracownicy, którym przyznanie służbowej karty płatniczej wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych.

2 3 1. Wszelkie formalności związane z wydawaniem, wznawianiem i likwidacją kart przygotowywane są przez Sekretarza Miasta i Gminy Pierzchnica. 2. Sekretarz Miasta i Gminy Pierzchnica prowadzi ewidencję służbowych kart płatniczych zawierającą imię i nazwisko użytkownika, ustalony limit. 3. Przekazania i zwrotu karty dokonuje się za pokwitowaniem do Sekretarza Miasta i Gminy Pierzchnica (załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia) Korzystanie z kart płatniczych ma na celu ograniczenie obrotu gotówkowego. 2. Służbową kartą płatniczą można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z wydatkami służbowymi. 3. Nie jest dopuszczalne dokonywanie wydatków stanowiących prywatne wydatki użytkownika karty za pomocą służbowej karty płatniczej. 5 Użytkownicy kart płatniczych zobowiązani są do podpisania umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia) oraz złożenia stosownego oświadczenia (załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia), o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia należności wynikających z kwot nierozliczonych oraz z tytułu nieprawidłowego wykorzystania środków z karty płatniczej w myśl art Kodeksu Pracy. Umowa i oświadczenie są przechowywane w aktach osobowych użytkownika karty Służbową kartą płatniczą mogą być regulowane wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych w sytuacji, kiedy nie można dokonać płatności w formie przelewu. 2. Służbowa karta płatnicza może być wykorzystywana tylko do regulowania wydatków w ramach planu finansowego jednostki. 3. Wypłata gotówki z bankomatu przy pomocy karty jest niedozwolona, chyba że wypłata taka jest konieczna na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych (w pierwszej kolejności w banku, w którym karta została wystawiona). Obowiązek uzasadnienia wypłaty gotówki z bankomatu spoczywa na użytkowniku karty. 4. Wydatki publiczne regulowane służbowymi kartami płatniczymi winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

3 5. Służbowa karta płatnicza może być wykorzystana do regulowania przede wszystkim wydatków na: 1) usługi hotelowe, w związku z podróżą służbową, 2) zakup biletów w przypadku wyjazdu służbowego, 3) usługi gastronomiczne, 4) użytkowanie samochodu służbowego (m.in. zakup paliwa, opłaty za autostrady, opłaty parkingowe, opłaty za naprawę samochodu w przypadku awarii), i inne. 5) zakup towarów lub usług w przypadku braku możliwości pobrania faktury z odroczonym terminem płatności Płatność realizowana kartą traktowana jest jako zaliczka. 2. Każdą operację finansową dokonywaną za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik dokumentuje fakturą VAT, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym. 3. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej, użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust Dokumenty opłacone kartą płatniczą powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Pierzchnica. 5. Dokumenty opłacone kartą płatniczą winny na odwrocie zawierać wyraźne wskazanie imienia i nazwiska użytkownika karty, dokładny opis wydatku oraz złożenie adnotacji opłacono służbową kartą płatniczą nr. 6. Dokumenty do rozliczenia transakcji użytkownik obowiązany jest przedłożyć niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania transakcji lub zakończenia podróży służbowej, do właściwej komórki wewnętrznej jednostki W przypadku, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dowodów księgowych określonych w 7, użytkownik karty zobowiązany jest do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi. 2. W przypadku nie dokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.

4 9 1. Użytkownicy posiadający służbowe karty płatnicze zobowiązani są do: 1) przechowywania kart płatniczych i ochrony jej oraz numeru PIN z maksymalną starannością, zwłaszcza przed utratą lub zniszczeniem, 2) nie przechowywania kart płatniczych razem z numerem PIN, 3) nie udostępniania kart płatniczych z numerem PIN osobom trzecim, 4) przestrzegania zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych określonym niniejszym zarządzeniem oraz w umowie zawartej z bankiem bądź regulaminem, 5) niezwłocznego zgłoszenia do banku utraty karty płatniczej, spowodowanie jej blokady oraz powiadomienie kierownika jednostki i sekretarza gminy o okolicznościach jej utraty. 2. W razie utraty przez użytkownika karty płatniczej i zaniechania jej blokady we właściwym terminie, wszelkie koszty związane z utratą środków i użyciem jej przez osoby do tego nieupoważnione, obciążać będą pracownika - posiadacza karty płatniczej. 10 Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta i Gminy oraz Sekretarzowi Miasta i Gminy. 11 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

5 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 34/2019 Burmistrza Miasta i Gminy Pierzchnica z dnia 24 stycznia 2019r. Umowa nr.. o korzystanie ze służbowej karty płatniczej zawarta w dniu... w Pierzchnicy pomiędzy: Urzędem Miasta i Gminy Pierzchnica, zwanym dalej Pracodawcą, reprezentowanym przez Burmistrza Miasta i Gminy Pierzchnica... a Panią/em... zamieszkałą/em... nr PESEL..., nr dowodu osobistego..., zwaną/ym dalej Użytkownikiem. 1. Użytkownik otrzymuje służbową kartę płatniczą, zwaną dalej kartą, o numerze... wystawioną przez...(nazwa banku) i zobowiązuje się korzystać z niej wyłącznie do celów służbowych, zgodnie z Instrukcją w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania, korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Urzędu Miasta i Gminy Pierzchnica. 2. Użytkownik otrzymuje kartę na okres od dnia...do dnia... i zobowiązuje się do bezzwłocznego zwrotu karty po upłynięciu tego okresu. 3. Ustala się limit środków pieniężnych, dostępnych na rachunku karty w kwocie: - limit dzienny wypłaty gotówki 5 000,00 zł; - limit dzienny operacji płatniczych 5 000,00 zł; - limit miesięczny operacji na kartę ,00 zł. 4. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z karty wyłącznie osobiście i oświadcza, że nie użyczy i nie przekaże karty innej osobie. 5. Użytkownik wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia należności z tytułu wykorzystania karty w sposób niezgodny z Instrukcją, o której mowa w Umowa ulega rozwiązaniu przez Pracodawcę ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach: 1) odwołania Użytkownika z zajmowanego stanowiska, w związku, z którym Użytkownikowi przyznano kartę; 2) rozwiązania stosunku pracy;

6 3) rażącego naruszenia postanowień niniejszej umowy lub Instrukcji. 2. Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. 3. Rozwiązanie umowy w trybie, o którym mowa w ust 1 lub 2 powoduje, że Użytkownik ma obowiązek natychmiastowego zwrotu karty oraz rozliczenia dokonanych przy jej użyciu wydatków w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia rozwiązania umowy. 7. Za korzystanie z karty niezgodnie z Instrukcją, o której mowa w 1 oraz regulaminem banku...(nazwa banku), użytkownik ponosi odpowiedzialność pracowniczą lub karną, na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 8. Jednocześnie z zawarciem niniejszej umowy Użytkownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z Instrukcją oraz ustalonym przez banku regulaminem korzystania z kart płatniczych ( dostępnym na stronach internetowych banku prowadzącego obsługę rachunków bankowych Gminy Pierzchnica), według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Instrukcji. 9. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego. 10. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, w postaci aneksu, pod rygorem nieważności. 11. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron umowy.... (Pracodawca)... (Użytkownik)

7 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 34/2019 Burmistrza Miasta i Gminy Pierzchnica z dnia 24 stycznia 2019r. Nazwisko i imię Stanowisko Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej W związku z powierzeniem mi karty płatniczej na realizację wydatków służbowych oświadczam, że zobowiązuję się do przestrzegania przepisów obowiązujących w tym zakresie i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. W szczególności zobowiązuje się do: 1) bezpiecznego przechowywania otrzymanej z banku karty płatniczej wraz z numerem PIN, a w razie jej utraty ponoszenia odpowiedzialności materialnej, 2) opłacenia kartą płatniczą wyłącznie wydatków służbowych, 3) nieudostępnienia kart płatniczych i numerów PIN osobom trzecim, 4) niezwłocznego dostarczenia kompletu zatwierdzonych dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie transakcji opłaconych kartą płatniczą osobie odpowiedzialnej za ich gromadzenie, 5) niezwłocznego zwrócenia Sekretarza Miasta i Gminy Pierzchnica karty płatniczej w przypadku rozwiązania umowy o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych. Ponadto oświadczam, że w myśl przepisu art Kodeksu Pracy wyrażam zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę kwot nierozliczonych.. (data i podpis składającego oświadczenie)

8 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 34/2019 Burmistrza Miasta i Gminy Pierzchnica z dnia 24 stycznia 2019r. Pierzchnica, dnia PROTOKÓŁ z przekazania / zwrotu * karty płatniczej Pracownik (użytkownik karty płatniczej) Imię i nazwisko. w dniu. otrzymuje/zwraca* kartę płatniczą o numerze Sekretarz Miasta i Gminy Pierzchnica: Imię i nazwisko. Użytkownik karty.. (podpis) Przyjmujący/Przekazujący... (czytelny podpis) * Niewłaściwe skreśli