Data utworzenia Numer aktu 30. Akt prawa miejscowego NIE

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE (nr poz. Rej. 30/14) WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO z dnia 19 lutego 2014 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych Data utworzenia Numer aktu 30 Akt prawa miejscowego NIE Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U j.t. z późn. zm.1) zarządza się, co następuje: 1.1. Zarządzenie określa zasady przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych dla Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie oraz jednostek podległych Wojewodzie Małopolskiemu. 2. Służbowa karta płatnicza oznacza kartę płatniczą w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U j.t. z późn. zm.2) 2. Zarządzenie określa w szczególności: 1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej; 2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalenie wysokości miesięcznych limitów wydatków; 3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej; 4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej; 5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych; 6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej. 3. Ilekroć w zarządzeniu mowa jest o: 1. Wojewodzie należy przez to rozumieć Wojewodę Małopolskiego; 2. Dyrektorze Generalnym Urzędu należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie 3. Kierowniku jednostki należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej podległej Wojewodzie Małopolskiemu, 4. Urzędzie należy przez to rozumieć Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, 5. jednostkach podległych należy przez to rozumieć jednostki zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich, Służbowa karta płatnicza przysługuje Wojewodzie Małopolskiemu oraz Wicewojewodzie Małopolskiemu. 2. Służbowa karta płatnicza może być przyznana osobom zajmującym stanowiska: 1) Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, 2) kierownikom jednostek zespolonych służb, inspekcji i straży, 3. Służbowa karta płatnicza może być przyznana innym osobom niż określone w ust. 2, jeżeli w związku z zajmowanym stanowiskiem lub wykonywanymi obowiązkami służbowymi dokonują one wydatków, o których mowa w 9 oraz jeżeli płatności nie mogą być dokonywane w innej formie bezgotówkowej. 1 Dz. U Dz. U Osoby, o których mowa w 4 ust. 2 w celu otrzymania służbowych kart płatniczych, składają wniosek o jej przyznanie do Wojewody Małopolskiego. 2. Osoby, o których mowa w 4 ust. 3 składają wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej do Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki.

2 3. Dyrektor Generalny Urzędu oraz kierownicy jednostek zespolonych służb, inspekcji i straży, po stwierdzeniu, że zachodzą przesłanki o których mowa w 4 ust. 3 Zarządzenia przedkładają stosowny wniosek Wojewodzie Małopolskiemu. 4. Wzór wniosku o przyznanie służbowej karty płatniczej stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia. 5. Służbowa karta płatnicza może być przyznana wyłącznie osobie będącej pracownikiem Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie lub jednostek zespolonych służb, inspekcji i straży. 6. Do korzystania ze służbowej karty płatniczej uprawniony jest wyłącznie Użytkownik, którego imię i nazwisko znajduje się na karcie Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie umowy zawartej między Dyrektorem Generalnym Urzędu lub kierownikiem jednostki a Użytkownikiem, zwanej dalej umową, która określa prawa i obowiązki Użytkownika. 2. Umowa zawiera, co najmniej: 1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana służbowa karta płatnicza; 2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków; 3) określenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań, udzielonego Użytkownikowi przez kierownika jednostki, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych; 4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej oraz pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie służbowej karty płatniczej, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu; 5) zobowiązanie Użytkownika do przestrzegania zapisów niniejszego Zarządzenia oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z kart płatniczych; 6) sposób postępowania z kartą w przypadku długotrwałej nieobecności jej Użytkownika w pracy, 7) oświadczenie pracownika o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego korzystania ze służbowej karty płatniczej 8) określenie trybów, w jakich umowa może być rozwiązana. 3. Podstawą wydania służbowej karty płatniczej osobie, która uzyskała zgodę na korzystanie z karty płatniczej, jest złożenie przez nią pisemnej deklaracji Użytkownika służbowej karty płatniczej, zawierającej w szczególności określenie miesięcznego limitu wydatków, jak również oświadczenia o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej, a także o zapoznaniu się z zapisami niniejszego zarządzenia oraz z ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych. 4. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty do Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki. 5. Odstępowanie karty płatniczej innej osobie jest niedozwolone i stanowi podstawę do zablokowania karty oraz natychmiastowego jej zwrotu Ustala się miesięczny limit wydatków opłacanych za pomocą służbowej karty płatniczej w wysokości: 1) dla Użytkowników, o których mowa w 4 ust. 1 do zł; 2) dla Użytkowników, o których mowa w 4 ust. 2 do zł; 3) dla Użytkowników, o których mowa w 4 ust. 3 do zł. 2. Na umotywowany wniosek Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki, Wojewoda może ustalić inny niż określony w ust. 1 miesięczny limit transakcji. 3. Limit wydatków obejmuje transakcje bezgotówkowe i gotówkowe dokonane służbową kartą płatniczą w kraju i za granicą, na wydatki o których mowa w 9, zgodnie z określonym w umowie zakresem upoważnienia do zaciągania zobowiązań. 4. Przy ustalaniu indywidualnego miesięcznego limitu transakcji bezgotówkowych dla Użytkownika należy kierować się w szczególności charakterem obowiązków służbowych, w tym częstotliwości wyjazdów służbowych, świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się jednostka, częstotliwością zakupów i rodzajem towarów i usług, które należy nabywać w celu prawidłowego funkcjonowania jednostki Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas oznaczony nie dłuższy niż 24 miesiące.

3 9. 1. Karty płatnicze mogą być wykorzystywane do dokonywania wyłącznie operacji finansowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, a w szczególności płatności: 1) za usługi hotelowe oraz zakup biletów w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi, 2) za zakup paliwa do samochodów służbowych oraz opłaty związane z ich użytkowaniem, za przejazdy autostradą, opłaty parkingowe, lotnicze, za naprawę w przypadku awarii; 4) za usługi transportowe, 5) za usługi gastronomiczne; 6) związane z obsługą delegacji zagranicznych w kraju i zagranicą; 7) związanych z wykonywaniem innych zadań służbowych, wyłącznie w przypadku braku możliwości dokonywania płatności w formie bezgotówkowej. 2 Dopuszcza się możliwość dokonywania służbową kartą płatniczą innych wydatków służbowych pod warunkiem uzyskania wcześniejszej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki. 3. Gdy przy dokonywaniu opłaty za nocleg w hotelu pozostają do uregulowania inne jeszcze należności stanowiące prywatne wydatki Użytkownika karty, np. za prywatne rozmowy telefoniczne, płatną telewizję, pranie odzieży, itp. powinny one być uregulowane przez Użytkownika z jego własnych środków. W tym celu należy zwrócić się o wystawienie oddzielnych faktur, a jeżeli nie jest to możliwe, to opłacenie faktury w dwóch częściach: wydatki służbowe służbową kartą płatniczą, wydatki prywatne prywatną kartą płatniczą lub gotówką Wypłata gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej jest niedopuszczalna, z zastrzeżeniem ust Możliwość wypłaty gotówki z użyciem służbowej karty płatniczej dopuszczalna jest: 1) w krajach lub miejscowościach, w których nie ma polskich placówek zagranicznych, 2) na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych, takich jak odwołanie wylotu w przewidzianym terminie, zmiana trasy lub przebiegu podróży przez przewoźnika. 3 Ciężar dowodu zaistnienia zdarzenia losowego i konieczność wypłaty gotówki z użyciem służbowej karty płatniczej spoczywa na Użytkowniku. 4. Jeżeli konieczność wypłaty gotówki nie zostanie potwierdzona przez Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki, Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu wypłaconej kwoty wraz z kosztami i prowizjami bankowymi w terminie 7 dni od dnia otrzymania odmowy uznania konieczności wypłaty gotówki. 3. Jeżeli konieczność wypłaty gotówki zostanie potwierdzona przez Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki, Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu niewykorzystanej kwoty wypłaconej gotówki w terminie 7 dni od dnia wypłaty lub zakończenia podróży służbowej Wydawanie służbowych kart płatniczych Użytkownikom oraz ewidencję finansowo-księgową rozliczeń z tytułu używania kart płatniczych zapewnia główny księgowy jednostki. 2. Ewidencję, o której mowa w ust. 1 prowadzi się w sposób zapewniający ustalenie w szczególności: 1) liczby wydanych kart płatniczych; 2) numerów kart; 3) osób uprawnionych do korzystania ze służbowych kart płatniczych, 4) rodzajów dokonanych zakupów i ich wartości, 5) przyznanych poszczególnym Użytkownikom kart płatniczych miesięcznych limitów wydatków, 6) okresu, na jaki karty płatnicze zostały wydane, 7) prawidłowości i terminowości rozliczeń wydatków dokonywanych przy użyciu kart płatniczych Każdą operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej Użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym. 2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej, Użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust Wydatki dokonane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej należy udokumentować wydrukiem potwierdzającym dokonanie tego wydatku, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu księgowego.

4 4. Użytkownik jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operacje finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. 5. Dowód księgowy wskazujący na dokonanie wydatku z użyciem służbowej karty płatniczej wraz z dołączonym potwierdzeniem dokonania transakcji powinien na odwrocie zawierać wyraźne wskazanie imienia i nazwiska posiadacza karty, a w przypadku wyjazdów służbowych ponadto opis wyjazdu, którego dotyczą wraz z poleceniem wyjazdu. 6. Dokumenty, o których mowa w ust. 1-3, opisane w sposób określony w ust. 4 i 5, z adnotacją opłacono kartą płatniczą nr Użytkownik jest obowiązany przedłożyć niezwłocznie w komórce organizacyjnej właściwej do merytorycznego zatwierdzenia wydatków nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej. Jeżeli wydatku dokonano w czasie podróży służbowej, termin ten jest liczony od dnia zakończenia podróży służbowej. 7. Dowody księgowe po zatwierdzeniu przez komórkę merytoryczną przekazywane są do głównego księgowego jednostki celem rozliczenia. 8. Główny księgowy jednostki rozlicza wydatki dokonywane z użyciem służbowych kart płatniczych na podstawie wyciągów bankowych lub miesięcznych, bankowych zestawień transakcji, zgodnie z procedurą kontroli finansowej. 9. Niezwłocznie po otrzymaniu przez głównego księgowego jednostki miesięcznego wyciągu bankowego lub zestawienia z wykazem operacji dokonanych z użyciem służbowych kart płatniczych, Użytkownika obciąża się równowartością wydatków wyrażoną w złotych przeliczoną według kursu zastosowanego przez bank oraz kosztami operacji bankowych i odsetkami ustawowymi, w stosunku do których nie złożył dowodów księgowych, o których mowa w ust Obciążeń o których mowa w ust. 9 dokonuje główny księgowy jednostki, przez wystawienie odpowiedniego dokumentu księgowego. 11. W razie braku merytorycznego uzasadnienia dokonania operacji finansowej z użyciem służbowej karty płatniczej, kierownik komórki organizacyjnej właściwej do zatwierdzania wydatków lub główny księgowy jednostki, niezwłocznie informuje o tym na piśmie Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki. 12. Dyrektor Generalny Urzędu lub kierownik jednostki podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od Użytkownika zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z kosztami i prowizjami bankowymi, poprzez potrącenie nierozliczonych kwot z wynagrodzenia, poczynając od najbliższego terminu jego płatności. 13 W razie wydania przez Dyrektora Generalnego Urzędu lub kierownika jednostki pisemnego polecenia uznania wydatku za związanego z wykonywaniem obowiązków służbowych, dowód dokonania wydatku przekazuje się do głównego księgowego jednostki. Operacja finansowa zostaje rozliczona na podstawie dokumentu własnego. 14. Przepis ust stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dowodów księgowych określonych w ust Użytkownik ponosi odpowiedzialność materialną za: 1) transakcje dokonywane przez osoby, którym udostępnił służbową kartę płatniczą 2) ujawnienie numeru PIN osobom trzecim; 3) zgubienie lub zniszczenie służbowej karty płatniczej; 4) wszystkie transakcje realizowane przy użyciu służbowej karty płatniczej 2. W razie utraty lub zniszczenia służbowej karty płatniczej Użytkownik jest zobligowany do niezwłocznego zgłoszenia tej okoliczności do banku, a także powiadomienia głównego księgowego jednostki o zaistniałym fakcie Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczącymi dokonywania wydatków publicznych oraz ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, a także zasadami ustalonymi niniejszym Zarządzeniem i umową, o której mowa w 6, powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty płatniczej oraz wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją. 2. W przypadku niedokonania zwrotu o którym mowa w ust. 1 lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, nierozliczone kwoty podlegają potrąceniu z wynagrodzenia za pracę, poczynając od najbliższego terminu jego płatności.

5 3. Potrącenia należności, o którym mowa w ust. 2 oraz w 12 ust. 12, dokonuje się na podstawie oświadczenia Użytkownika służbowej karty płatniczej o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia ustalonej należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej lub nierozliczenia w terminie wydatków. 3. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej w sposób niezgodny z zasadami ustalonymi niniejszym Zarządzeniem lub z umową, o której mowa w 6, powoduje odpowiedzialność służbową, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 15. Dyrektor Generalny Urzędu oraz kierownicy jednostek dostosują regulaminy i procedury wewnętrzne w zakresie sposobu dokonywania wydatków z użyciem służbowych kart płatniczych do postanowień niniejszego Zarządzenia w terminie 3 miesięcy od dnia jego wejścia w życie. 16. Traci moc Zarządzenie Wojewody Małopolskiego Nr 349/10 z dnia 27 sierpnia 2010 r. 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Załączniki załącznik Data: :43:34 Rozmiar: 48.81k Liczba odwiedzin: 57 Podmiot udostępniający informację: Osoba wprowadzająca informację: Osoba odpowiedzialna za informację: Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Marta Pakos-Obrzud Jerzy Miller Wojewoda Małopolski Czas wytworzenia: :43:39 Czas publikacji: :43:39 Data przeniesienia do archiwum: Brak