REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH NA UNIWERSYTECIE EKONOMICZNYM W POZNANIU

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 65/2017 Rektora UEP z dnia 31 sierpnia 2017 roku REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH NA UNIWERSYTECIE EKONOMICZNYM W POZNANIU I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin określa zasady, sposób i tryb udostępniania pracownikom i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu. 2. Służbowa karta płatnicza na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu przeznaczona jest wyłącznie do realizacji płatności na wydatki służbowe związane z działalnością Uczelni. 3. Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu pozostaje posiadaczem służbowej katy płatniczej, natomiast osoba imiennie na niej wskazana jest wyłącznie jej czasowym użytkownikiem (dzierżycielem). 4. Służbowa karta płatnicza może być udostępniona wyłącznie osobie, która jest pracownikiem Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i co do zasady nie udostępnia się kart pracownikom pozostającym w okresie wypowiedzenia stosunku pracy (stosunku służbowego). 5. Do transakcji wykonywanych z użyciem służbowych kart płatniczych stosuje się przepisy o zamówieniach publicznych oraz przepisy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wydatki dokonywane służbową kartą płatniczą powinny być realizowane w sposób celowy i oszczędny. 6. Odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania i użytkowania służbowych kart płatniczych oraz poufnych kodów z nią związanych, ciąży na użytkowniku karty. Niedopuszczalne jest udostępnianie służbowej karty płatniczej i jej kodów, w tym PIN, osobom trzecim. 7. Rodzaje służbowych kart płatniczych używanych na UEP: 1) karty debetowe wydawane do rachunku bankowego typu pay now. Obciążają one konto Uczelni na kwotę transakcji w momencie jej wykonywania. Kwota transakcji nie może przekroczyć przyznanego limitu dziennego lub miesięcznego karty; 2) karty przedpłacone funkcjonujące na zasadzie pay before, pełnią rolę elektronicznej portmonetki. Dokonanie transakcji tą kartą wymaga wcześniejszego zasilenia karty kwotą, Strona 1 z 8

2 do wysokości której następnie autoryzowane są transakcje. Karty takie są personalizowane z możliwością doładowania. Do kart prowadzone są subkonta, na których widoczne są przeprowadzone transakcje. II. Karty płatnicze debetowe 2 1. Służbowa karta płatnicza debetowa jest kartą imienną (tzn. opisaną imieniem i nazwiskiem użytkownika oraz oznaczoną symbolami UEP) z miesięcznym i dziennym limitem płatności. 2. Wnioskować o kartę płatniczą debetową mogą osoby sprawujące na Uczelni funkcje: rektora, prorektora, dziekana, kanclerza, kwestora oraz inne osoby za zgodą rektora UEP lub upoważnionego prorektora właściwego ds. finansów. 3. Służbowa karta płatnicza debetowa nie może być wykorzystywana do wypłaty gotówki. 4. Służbowa karta płatnicza debetowa jest wydawana na czas określony, na indywidualny wniosek użytkownika. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 5. Decyzję o wydaniu służbowej karty płatniczej debetowej, określeniu okresu jej użytkowania i limitu płatności podejmuje rektor lub upoważniony prorektor właściwy ds. finansów, przy kontrasygnacie finansowej kwestora. Odbiór karty następuje w Dziale Finansowo-Księgowym. 6. Transakcje wykonane z użyciem służbowej karty debetowej zmniejszają miesięczną kwotę limitu karty. 7. Użytkownik po upływie okresu użytkowania karty jest zobowiązany do jej zwrócenia do Działu Finansowo-Księgowego. III. Karty płatnicze przedpłacone 3 1. Służbowa karta płatnicza przedpłacona jest kartą imienną (tzn. opisaną imieniem i nazwiskiem użytkownika oraz oznaczoną symbolami UEP) z miesięcznym i dziennym limitem płatności. 2. Wnioskować o kartę płatniczą przedpłaconą może każda osoba określona w 1 ust. 4, która w ramach swoich obowiązków dokonuje zakupów dla Uczelni w ramach zaliczki stałej (i zdecydowała się na korzystanie ze służbowej karty zamiast gotówki) lub dokonuje w ramach obowiązków służbowych zakupów i płatności przez Internet w ramach zaliczki, gdzie jedyną akceptowaną formą zapłaty jest obciążenie karty płatniczej. 3. Wnioskować o kartę płatniczą przedpłaconą może również osoba, która ma potrzebę zrealizowania płatności, których nie można uregulować w formie przelewu (np. płatności Strona 2 z 8

3 związane z wyjazdami na konferencje, z podróżami służbowymi, delegacjami, zakupem książek w zagranicznych wydawnictwach itp.). We wszystkich innych przypadkach przelew jest preferowaną formą płatności. 4. Służbowa karta płatnicza przedpłacona nie może być wykorzystywana do wypłaty gotówki. 5. Służbowa karta płatnicza przedpłacona jest wydawana na czas określony, na wniosek użytkownika. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 6. Decyzję o wydaniu służbowej karty płatniczej przedpłaconej i zasileniu jej do kwoty 5.000,00 zł podejmuje kanclerz. W przypadku zasilenia wyższą kwotą decyzję podejmuje rektor lub upoważniony prorektor właściwy ds. finansów. Za każdym razem przy kontrasygnacie finansowej kwestora. Odbiór karty następuje w Dziale Finansowo-Księgowym. 7. Transakcje wykonane z użyciem służbowej karty płatniczej przedpłaconej są traktowane jako zaliczka powierzona pracownikowi do rozliczenia. 8. Upoważniony do otrzymania zaliczki stałej pracownik otrzymuje zasiloną kartę środkami w odpowiedniej wysokości. Rozliczenia wydatkowanych środków dokonuje na podstawie przedstawionych dowodów księgowych (faktur, rachunków lub innych równoważnych). Po rozliczeniu konto na karcie zostaje zasilone do wysokości przyznanej zaliczki stałej. 9. Upoważniony do otrzymania zaliczki pracownik otrzymuje kartę (po akceptacji wniosku z załącznika nr 1), która jest następnie zasilana do wysokości kwoty zaakceptowanej na wniosku (wzór wniosku o zasilenie karty stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu). Karta może zostać również zasilona automatycznie przez pracowników Działu Finansowo-Księgowego, po wybraniu takiej opcji w systemie Delegacje (ścieżka wyboru: w pozycji pn. zaliczka należy wybrać tak, a następnie: zasilenie służbowej karty przedpłaconej ). Rozliczenie wydatkowanych środków dokonuje się na podstawie przedstawionych dowodów księgowych (faktur, rachunków lub innych równoważnych), następnie karta jest zwracana do Działu Finansowo-Księgowego, chyba że nie upłynął jeszcze okres jej użytkowania, a pracownik zwróci się z kolejnym wnioskiem o zasilenie karty. IV. Inne możliwości dokonywania płatności bezgotówkowych 4 1. W razie konieczności wniesienia opłaty (np. za konferencję lub pobyt w hotelu), która musi być dokonana kartą płatniczą, pracownik może wystąpić na piśmie do rektora, prorektora lub kanclerza o zgodę na udzielenie zaliczki w formie bezgotówkowej i dokonać płatności własną Strona 3 z 8

4 kartą płatniczą, lub w przypadku niecierpiącym zwłoki - dokonać zapłaty własną kartą, a następnie wystąpić o zwrot środków pod warunkiem przedłożenia dokumentów, w tym: zaakceptowanego zapotrzebowania, prawidłowo wystawionych faktur, rachunków oraz wyciągu bankowego z własnego rachunku potwierdzającego dokonanie zapłaty. 2. W wyjątkowych przypadkach, bez wnioskowania o zaliczkę, pracownik może również zwrócić się do kwestora z prośbą o dokonanie płatności służbową kartą płatniczą UEP, która jest w dyspozycji pracownika Działu Finansowo-Księgowego, przedstawiając odpowiednie dokumenty i dane do dokonania zapłaty. Po dokonaniu operacji komplet dokumentów przekazywany jest do Działu Finansowo-Księgowego. 3. Po zakończeniu operacji przy użyciu własnej karty płatniczej pracownik zobowiązany jest dostarczyć prawidłowo wystawione na Uczelnię dowody księgowe (faktury, rachunki lub inne równoważne) będące rozliczeniem udzielonej zaliczki wzór wniosku o zaliczkę stanowi załącznik do właściwego zarządzenia rektora dotyczącego udzielania i rozliczania zaliczek na UEP. V. Wydawanie służbowych kart płatniczych 5 1. Wniosek do banku o wydanie karty płatniczej przygotowuje upoważniony pracownik Działu Finansowo-Księgowego. Dyspozycja wydania karty powinna być podpisana zgodnie z kartą wzoru podpisów. 2. Każda osoba po otrzymaniu służbowej karty płatniczej jest zobowiązana wypełnić i podpisać w Dziale Finansowo-Księgowym oświadczenie użytkownika o zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem oraz o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wypłacanych przez UEP kwot wydatkowanych niezgodnie z Regulaminem albo nierozliczonych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 3. Po odbiorze służbowej karty płatniczej w Dziale Finansowo-Księgowym należy ją niezwłocznie podpisać na wypadek kradzieży bądź jej zgubienia. Numer służbowej karty płatniczej należy zgłosić do Działu Finansowo-Księgowego. 4. Wszelkie dokumenty oraz formalności związane ze wznowieniem i likwidacją służbowych kart płatniczych są prowadzone przez Dział Finansowo-Księgowy. 5. Użytkownik służbowej karty płatniczej jest upoważniony do dysponowania środkami pieniężnymi tylko w ramach przyznanych limitów. Strona 4 z 8

5 6. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie, a także rozwiązanie, ustanie, zawieszenie stosunku pracy (stosunku służbowego) użytkownika lub przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego jej zwrotu i rozliczenia dokonanych transakcji. 7. Użytkownik zwraca służbową kartę płatniczą niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 3 dni od dnia wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 6, kierownikowi Działu Finansowo- -Księgowego, który jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania banku o konieczności jej zablokowania. 8. Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu karty także na każde wezwanie UEP i do niezwłocznego rozliczenia dokonanych przy jej pomocy transakcji. 9. W razie uchylania się przez użytkownika od zwrotu służbowej karty płatniczej kierownik Działu Finansowo-Księgowego jest zobowiązany do zastrzeżenia (zablokowania) jej w banku, który wydał kartę. VI. Użytkowanie służbowych kart płatniczych 6 1. Użytkownikowi zabrania się dokonywania innych płatności niż pokrycie wydatków służbowych związanych z działalnością UEP, w tym w szczególności dokonywania płatności prywatnych. 2. Karta oraz środki pieniężne, którymi za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik może dysponować, stanowią mienie powierzone pracownikowi w rozumieniu art. 124 Kodeksu pracy Użytkownik jest zobowiązany do przestrzegania zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych określonych niniejszym Regulaminem, a w szczególności do: 1) przechowywania karty i ochrony kodu identyfikacyjnego PIN, z zachowaniem należytej staranności, 2) nieprzechowywania karty płatniczej razem z kodami, 3) niezwłocznego zgłoszenia utraty karty płatniczej (w szczególności w przypadku kradzieży karty, zagubienia, zniszczenia lub ujawnienia kodu osobie nieuprawnionej) do banku oraz kierownikowi Działu Finansowo-Księgowego, w celu dokonania jej blokady, 4) nieudostępniania karty płatniczej, kodów oraz numeru służbowej karty płatniczej osobom nieuprawnionym, 5) zgłoszenia kradzieży karty albo jej utraty w wyniku innego czynu zabronionego na policję. Strona 5 z 8

6 2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wynikające z niedochowania obowiązków, o których mowa w ust. 1. VI. Dokumentowanie wydatków i rozliczanie transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych 8 Dowody księgowe (faktury, rachunki lub inne równoważne) potwierdzające wydatki zrealizowane przy użyciu karty powinny być wystawione na Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, al. Niepodległości 10, Poznań, NIP Płatności dokonane kartą płatniczą debetową są rozliczane w okresach miesięcznych, jednak nie wcześniej niż po otrzymaniu z banku, który wydał kartę, zestawienia transakcji, którymi karta ta została obciążona w danym cyklu rozliczeniowym. 2. Karty płatnicze przedpłacone rozliczane są zgodnie z właściwym zarządzeniem rektora dotyczącym udzielania i rozliczania zaliczek na UEP. 3. Każda operacja finansowa dokonana przy użyciu służbowej karty płatniczej musi być udokumentowana przez użytkownika poprzez: a) prawidłowo opisane zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu procedurami dowody księgowe (fakturę, rachunek lub inny równoważny), w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz związku dokonanego wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem, b) załączenie wydruku potwierdzenia dokonania płatności przy użyciu karty płatniczej. 4. Użytkownik służbowej karty płatniczej jest zobowiązany dostarczyć opisane dokumenty księgowe niezwłocznie po realizacji transakcji, ale nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów (faktur, rachunków lub innych równoważnych dowodów księgowych) potwierdzających dokonanie płatności do Działu Finansowo-Księgowego. 5. Kwoty wynikające z przedstawionych dowodów księgowych (faktur, rachunków lub innych równoważnych) powinny być zgodne z kwotą na wydruku potwierdzenia dokonania płatności przy użyciu służbowej karty płatniczej. Strona 6 z 8

7 10 1. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z obowiązującymi zasadami powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty (wraz z prowizjami, odsetkami i innymi opłatami naliczonymi przez bank od tej transakcji). Niezależnie od tego, wykorzystanie służbowych kart płatniczych z zasady może spowodować odpowiedzialność służbową, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w przepisach prawa oraz pełną odpowiedzialność materialną. 2. Jeżeli dokonanie wydatku nie zostało udokumentowane zgodnie z niniejszym Regulaminem, użytkownik służbowej karty płatniczej jest zobowiązany do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z kosztami i prowizjami bankowymi. Zwrotu należy dokonać na konto bankowe UEP nie później niż w ciągu 30 dni od dnia powstania obowiązku rozliczenia. 3. Niedokonanie zwrotu wydatkowanej kwoty lub dokonanie go w kwocie mniejszej upoważnia UEP do potrącenia należności z wynagrodzenia za pracę oraz innych należnych świadczeń, na podstawie noty księgowej wystawionej przez Dział Finansowo-Księgowy. 4. W przypadku naruszenia przez pracownika zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej kierownik Działu Finansowo-Księgowego niezwłocznie informuje o tym kwestora, który podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania równowartości kwoty wydatku wraz ze wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. 5. Brak terminowego rozliczenia limitu służbowej karty płatniczej prawidłowymi dokumentami księgowymi upoważnia kwestora do jej zablokowania i odebrania użytkownikowi. VII. Ewidencja służbowych kart płatniczych Ewidencja służbowych kart płatniczych obejmuje szczegółową ewidencję wszystkich wydanych służbowych kart płatniczych oraz zapewnia w szczególności ustalenie: 1) liczby wydanych kart płatniczych, 2) osób uprawnionych do korzystania z kart, 3) przyznanych miesięcznych i dziennych limitów wydatków, 4) okresów, na jakie zostały przyznane karty. Strona 7 z 8

8 2. Ewidencja prowadzona jest na bieżąco przez Dział Finansowo-Księgowy, który w szczególności: przekazuje służbowe karty płatnicze użytkownikom, zwraca karty płatnicze do banku, monitoruje terminy upływu ważności kart oraz nabycie i utratę uprawnień. 3. Wzór ewidencji służbowych kart płatniczych stanowi w przypadku: 1) kart debetowych załącznik nr 3, 2) kart przedpłaconych załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 12 Rektor może zastosować w szczególnie uzasadnionych przypadkach indywidualne odstępstwa od powyższych zasad. Strona 8 z 8