Zarządzenie Nr 465/ZK/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 kwietnia 2018 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 465/ZK/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 kwietnia 2018 roku w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz z późn. zmianami) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) zarządzam, co następuje: I. Postanowienia ogólne Podróżą służbową jest wykonanie przez pracownika Urzędu Miejskiego w Słupsku zadania służbowego zleconego przez pracodawcę poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscem pracy w terminie i miejscu określonym na druku Polecenie wyjazdu służbowego. Wzór druku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Pracownik nie może odmówić pracodawcy wykonania polecenia wyjazdu służbowego, chyba że polecenie narusza przepisy prawa. 3. Podstawą formalną do odbycia podróży służbowej krajowej lub zagranicznej jest Polecenie wyjazdu służbowego wystawione i zarejestrowane w ewidencji delegacji służbowych prowadzonych przez Wydział Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku. 4. Podróży służbowej nie stanowią dojazdy pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca świadczenia pracy określonego w umowie o pracę lub innym tytule prawnym świadczenia pracy i na pracowniku ciąży obowiązek ponoszenia kosztów z tym związanych. 5. Ilekroć jest mowa w niniejszym zarządzeniu o rozporządzeniu, rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej Polecenie wyjazdu służbowego służy do: 1) pobrania i rozliczenia zaliczki; 2) stwierdzenia wykonania polecenia służbowego; 3) rozliczenia kosztów podróży; 4) zaliczenia kosztów podróży do odpowiednich pozycji kosztów. 2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na rozpoczęcie podróży służbowej z miejscowości stałego lub czasowego zamieszkania pracownika. 3. Nie uznaje się za podróż służbową delegowanie pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego zamieszkania. 4. W sytuacji, gdy dojazd do miejscowości docelowej wymaga przejazdu przez Słupsk miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest siedziba pracodawcy.

2 3. 1. Na wniosek pracownika może być wypłacona zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów wyjazdu. W celu otrzymania zaliczki delegowany pracownik składa wniosek na druku Polecenia wyjazdu służbowego, który zatwierdzony jest do wypłaty przez pracodawcę. 2. Delegowany pracownik potwierdza podpisem odbiór zaliczki, zobowiązuje się do jej rozliczenia w terminie 14 dni po zakończeniu podróży służbowej i upoważnia pracodawcę do potrącenia z najbliższej wypłaty wynagrodzenia kwoty zaliczki nie rozliczonej w terminie. 3. Odbycie wyjazdu służbowego pracownika potwierdza jego bezpośredni przełożony lub osoba przez niego upoważniona, a w przypadku Prezydenta wyznaczony pracownik w trybie art. 8 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych. II. Środek transportu i koszty przejazdu w podróży służbowej Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem. 2. Podstawowymi środkami transportu do odbycia podróży służbowych są środki komunikacji publicznej kolejowej i drogowej w klasie drugiej lub jej odpowiadającej. W przypadku podróży służbowych poza granice kraju dopuszcza się możliwość podróżowania środkami komunikacji publicznej, tj. samolotem, promem i statkiem. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym lub innym środkiem transportu. Wzór druku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 4. Za szczególne przypadki uzasadniające użycie w podróży służbowej samochodu prywatnego lub innego środka transportu należy uznać między innymi polecenie wyjazdu służbowego: 1) do miejsca docelowego, do którego nie ma możliwości dojazdu publicznymi środkami transportu; 2) którego celem jest krótkotrwałe spotkanie o dokładnie określonej godzinie (np.: uzgodnienia, uroczyste spotkania, itp.); 3) które jest ograniczone czasem i skutkuje koniecznością szybkiego powrotu do siedziby pracodawcy; 4) które jest połączone z dostarczeniem dużej objętościowo lub wagowo przesyłki bądź wiąże się z wykonaniem dodatkowych czynności nie będących głównym celem wyjazdu (np.: dostarczenie dokumentacji do innej instytucji). 5. Podróż służbowa samochodem prywatnym powinna odbyć się najkrótszą trasą, której bez uzasadnionych powodów nie należy wydłużać. 6. W przypadku, gdy podróż służbową odbywa kilka osób jednym samochodem prywatnym, koszty przejazdu rozlicza tylko jedna osoba tj. dysponent pojazdu. Pozostałe osoby podróżujące tym samym samochodem, w poleceniu wyjazdu służbowego mogą rozliczać wyłącznie koszty niezwiązane z przejazdem. 7. Osobom niebędącym dysponentem pojazdu, o którym mowa w ust. 6, w poleceniu wyjazdu służbowego w miejscu przeznaczonym na określenie rodzaju środka transportu należy umieścić adnotację: Samochód prywatny z polecenia wyjazdu służbowego nr.

3 8. We wniosku o wyrażenie zgody na wyjazd służbowy, pracownik korzystający z samochodu prywatnego jest zobowiązany dokładnie określić rodzaj pojazdu, markę, pojemność silnika i numer rejestracyjny oraz przedstawić opis trasy z określeniem liczby przewidywanych kilometrów do przejechania. 9. Określenie w poleceniu wyjazdu służbowego liczby przewidywanych kilometrów do przejechania ma charakter oświadczenia, co może podlegać weryfikacji. 10. Faktyczną liczbę przejechanych kilometrów pracownik podaje na druku Ewidencja przebiegu pojazdu. Wzór druku stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia Rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku polecenia wyjazdu służbowego w rubrykach rachunku kosztów podróży. 2. Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju pracownikowi przysługują: 1) dieta; 2) zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji publicznej, noclegów i innych wydatków określonych przez pracodawcę do uzasadnionych potrzeb. 3. Zwrot kosztów przejazdu w czasie podróży służbowej obejmuje cenę biletu środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu służbowego łącznie z ceną biletu upoważniającego do miejsca rezerwowanego, dodatkowymi opłatami z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. 4. Pracownikowi udającemu się w podróż samochodem prywatnym przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr ustaloną w oparciu o zarządzenie Prezydenta Miasta Słupska w sprawie ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdów w podróży służbowej i służbowych przejazdach lokalnych pojazdem prywatnym. 5. Podstawą ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu jest wypełnienie druku ewidencji przebiegu pojazdu zawierającego faktyczną liczbę przejechanych kilometrów, którą pracownik dołącza do polecenia wyjazdu służbowego. 6. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem prywatnym przysługuje zwrot poniesionych innych niezbędnych wydatków związanych bezpośrednio z podróżą (przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe itp.) określonych w poleceniu wyjazdu służbowego lub uznanych przez pracodawcę. 7. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu wyjazdu służbowego lub zmiany środka transportu na inny niż określony w planie podróży pracownik składa uzasadnienie konieczności zmiany środka transportu wraz z rozliczeniem kosztów podróży, które wymaga akceptacji pracodawcy. III. Diety i ryczałty 6. Cel, przeznaczenie, zasady oraz wysokość diet i ryczałtów określa rozporządzenie. IV. Dokumentowanie i rozliczania kosztów podróży służbowej

4 7. 1. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty, w szczególności rachunki i faktury lub bilety, paragony itp. potwierdzające poszczególne wydatki, poza wydatkami dotyczącymi diet oraz wydatków objętych ryczałtami. 2. W wyniku zdarzeń losowych np. zgubienia biletów poświadczających odbycie podróży, dopuszcza się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z określeniem kwoty poniesionych kosztów. Fakt braku biletów delegowany pracownik winien potwierdzić w stosownym oświadczeniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia ze wskazaniem poniesionych kosztów przejazdu według obowiązujących cenników. W przypadku, gdy do rozliczenia kosztów podróży służbowej delegowany pracownik nie załączy biletów dokumentujących koszty dojazdu, za podstawę do zwrotu kosztów przyjmuje się koszt dojazdu środkami komunikacji publicznej według aktualnie obowiązującego cennika. 3. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży służbowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży Pracownik w poleceniu wyjazdu służbowego wypełnia następujące rubryki rozliczenia kosztów podróży: 1) miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek lokomocji; 2) koszty przejazdu; 3) noclegi wg rachunków; 4) inne wydatki wg załączników; 5) załączam (ilość) dowodów. 2. Pracownik uzupełnia pieczątkę postawioną w miejscu Stwierdzenie pobytu służbowego, w której określa czy: 1) miał zapewnione bezpłatne wyżywienie (z określeniem ilości posiłków, gdy nie było zapewnione całodobowe wyżywienie); 2) korzystał z przejazdów komunikacja miejską; 3) korzystał ze zniżki przejazdu PKP/PKS (określenie procentowe zniżki). 3. Złożenie rozliczenia i prawdziwość danych dotyczących kosztów podróży służbowej pracownik potwierdza datą i własnoręcznym podpisem w rubryce Niniejszym rachunek przedkładam. 4. Należność z tytułu wyjazdu służbowego jest przekazywana na imienny rachunek bankowy pracownika lub wypłacana gotówką w kasie Urzędu (w przypadku nieposiadania rachunku bankowego). V. Postanowienia końcowe 9. W przypadku podróży służbowej poza granice kraju: 1) w drodze lądowej do chwili przekroczenia granicy polskiej i od chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej; 2) w drodze lotniczej do chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju i od chwili lądowania na pierwszym lotnisku w kraju; 3) w drodze morskiej do chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego polskiego portu i od chwili wejścia statku (promu) do pierwszego portu w kraju mają zastosowanie zasady dotyczące sposobu rozliczania służbowych podróży krajowych.

5 10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo aktualne przepisy rozporządzeń regulujących zasady odbywania podróży służbowych na obszarze kraju i zagranicznych przez pracowników zatrudnionych w samorządowej jednostce sfery budżetowej. 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 12. Traci moc Zarządzenie Nr 424/ZK/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 3 kwietnia Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Krystyna Danilecka Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA