Logowanie do systemu EOD

Transkrypt

1 Logowanie do systemu EOD Logowanie za pomocą strony internetowej Uczelni Lub bezpośrednio do systemu EOD UWAGA:Proszę używać przeglądarkiinternet Explorer Algorytm loginu: upwr\[pierwsza litera imienia] + [nazwisko] Hasło generowane jest wg algorytmu: [pierwsza litera imienia] + [8 pierwszych znaków nr PESEL] + [!]

2 Przepisy prawne Zagraniczne wyjazdy służbowe i kierowane realizowane są w oparciu o następujące przepisy prawne: rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnieo tych osób (Dz. U. nr 190, poz. 1405), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w paostwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U r., poz. 167), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z 2002 r. z późn. zm.). zarządzenia nr 28/2014 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 24 lutego 2014 roku w sprawie wprowadzenia w życie Zasad realizacji, finansowania i rozliczania wyjazdów zagranicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu oraz w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu korzystania z karty PKO MasterCard Corporate Municipium w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu Rejestracja wniosku Rejestracji delegacji zagranicznej należy dokonad conajmniej 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem. Rejestrację wykonujemy poprzez kliknięcie wniosku Delegację, a następnie Delegacja Zagraniczna

3 i w niebieski kafel Delegacja Zagraniczna. Należy uzupełnid wszystkie pozycje oznaczone czerwoną gwiazdką (im więcej pozycji zostanie uzupełnionych przed wyjazdem, tym mniej zostanie do uzupełniania po powrocie, przy Rozliczeniu delegacji). Wybór pól z listy rozwijalnej lub wpisanie danych ręcznie (na przykładzie kraju docelowego) Opcja 1 Kraj można wpisad ręcznie i nacisnąd przycisk nr 1. Jeśli została wprowadzona poprawna nazwa system automatycznie sam zaczyta dane.

4 Opcja 2 Kraj można znaleźd z menu rozwijalnego. Należy nacisnąd przycisk nr 2 i następnie ikonę z lupką. Pojawi się wtedy lista wszystkich krajów docelowych.

5 Czas trwania delegacji zagranicznej Należy uzupełnid daty i godziny wyjazdu i przyjazdu. Przepisy dotyczące czasu trwania podróży zagranicznej określone są w Rozporządzeniu Ministra rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. str. nr (określenie czasu trwania podróży potrzebne aby zablokowad potrzebne środki finansowane z danego źródła finansowania, tj. projektu lub/ i aby określid wysokośd kwoty potrzebnej zaliczki). Opcje naliczania diet Jeśli delegowany nie wnioskuje o naliczanie diet, należy zaznaczyd pole nr 1 Jeśli delegowany chce wykorzystad diety z karty korporacyjnej uczelni należy zaznaczyd pole nr 2 Jeżeli dysponent środków nie wyrazi zgody na pokrycie 100% diet należy zaznaczyd pole Procent naliczonych diet, lub Ilośd diet podana ręcznie. Pola nr 3 i 4 Jeżeli pracownik nie chce otrzymad zaliczki przed wyjazdem należy zaznaczyd pole nr 5. W przypadku niektórych programów europejskich kiedy przysługuje ryczałt na wszystkie wydatki, należy zaznaczyd pole Ryczałt na wszystkie wydatki. Pole nr 6.

6 Wyżywienie Należy zaznaczyd liczbę zapewnionych posiłków (jeśli dotyczy), które zmniejszą koszty delegacji zagranicznej. Szczegóły transportu Należy wybrad środek transportu i jeżeli nie zna się dokładnego kosztu wpisad kwotę orientacyjną. W przypadku wyjazdu służbowego samochodem należy postępowad tak samo jak w delegacjach krajowych, jednak podanie o użycie prywatnego samochodu na wyjazd zagraniczny musi zostad skierowane do JM Rektora. Jeżeli uczelnia dokonuje zakupu biletu samolotowego dla pracownika należy wpisad orientacyjny koszt do pola nr 1. Jeżeli pracownik sam pokrywa koszt przelotu i będzie się starał o jego refundację, należy zaznaczyd pole nr 2 koszty lotów pokrywa delegowany. W takim przypadku delegowany będzie musiał przedstawid fakturę przy rozliczeniu delegacji zagranicznej.

7 Zgodnie z rozporządzaniem Ministra Pracy i Polityczki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W takim przypadku należy zaznaczyd pole Ryczałt na dojazdy. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. W przypadku korzystania z komunikacji miejskiej trzeba zaznaczyd liczbę dni w polu Ryczałt na komunikację miejscową.

8 Przedpłaty Jeżeli w koszt delegacji wliczone są przedpłaty należy nacisnąd przycisk DODAJ. Należy napisad czego dana przedpłata dotyczy (np. opłata konferencyjna) oraz wybrad formę płatności i kurs waluty. Jeżeli przedpłat jest kilka należy użyd przycisku DODAJ. Opcja 1 Przelew zagraniczny uczelnia uiszcza opłatę za pracownika przelewem zagranicznym Opcja 2 Przelew na konto wyjeżdżającego koszty opłaty delegowany dostaje w formie zaliczki. Pracownik będzie musiał przedłożyd fakturę przy rozliczeniu delegacji zagranicznej. Opcja 3 Karta korporacyjna delegowany płaci za opłatę konferencyjną imienną uczelnianą kartą kredytową. UWAGA: W przypadku pokrycia kosztów przedpłat przez delegowanego wpłata zaliczki na konto pracownika będzie dopiero możliwa na 2 tygodnie przed planowaną datą podróży.

9 Warunkiem uiszczenia opłaty zagranicznej przez uczelnię jest wypełnienie wniosku o wyjazd zagraniczny. Na jego podstawie wygeneruje się wniosek o przedpłatę, który będzie widoczny w systemie EOD na koncie pracownika, po kroku Akceptacja Prorektora/Rektora.

10 Kurs waluty Najłatwiejszym sposobem znalezienia kursu danej waluty jest wpisanie skrótu nazwy i przyciśnięcie lupki. Należy wybrad najaktualniejszy kurs.

11 Noclegi W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg wg tabeli stanowiącej załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia roku - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.. Jeżeli pracownik zna konkretną kwotę noclegu, lub orientacyjną należy zaznaczyć pole Noclegi rachunek.

12 Oświadczenia Każdy delegowany pracownik zobligowany jest do zaznaczenia pól oświadczeo o ubezpieczeniu oraz rozliczenia delegacji zagranicznej w terminie określonym w 26 Zasad realizacji, finansowania i rozliczania wyjazdów zagranicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu, pobranej w związku z wyjazdem za granicę.

13 Płatności Należy zwrócid uwagę, że bez wprowadzenia kursu waluty system nie będzie poprawnie obliczał kwot delegacji. Jeżeli wyjazd finansowany jest ze różnych źródeł, to należy użyd pola DODAJ i wstawid odpowiednią adnotację do pola komentarz. Po wykonaniu wszystkich czynności należy nacisnąd przycisk Rejestruj.

14 UWAGA: Na postawie wniosku o delegację zagraniczną wygenerują się dokumenty (jeśli dotyczy) o zaliczkę i przedpłaty, które będą widoczny w systemie EOD na koncie pracownika, po kroku Akceptacja Prorektora/Rektora.

15 Urlop szkoleniowy/bezpłatny Każdy delegowany pracownik musi wybrad rodzaj urlopu o jaki będzie wnioskował na czas wyjazdu. Nie dotyczy to doktorantów, którzy zaznaczają pole doktorant. Po naciśnięciu pola w dolnym lewym rogu strony Przelicz/Zapisz wersję roboczą na górze strony pojawi się pole podanie o urlop szkoleniowy, które należy nacisnąd.

16 Na dole ekranu pojawi się następujące pole Dokument należy wydrukowad, dad do podpisu bezpośredniemu przełożonemu i przesład do Działu Współpracy z Zagranicą do podpisu pani prorektor. Zakładane jest, że w późniejszym terminie wnioski o urlop będą automatycznie wczytywały się do elektronicznego systemu kadr.

17 Przykład wniosku o zaliczkę Na dole strony, po lewej stronie będzie widoczny dokument wniosku o delegację zagraniczną, który wygenerował zaliczkę.

18 Opcja odbioru gotówki w walucie w kasie uczelni UWAGA:Odbiór zaliczki w kasie uczelni, w walucie obcej możliwa jest dopiero po 7 dniach od złożenia wniosku o zaliczkę i akceptacji kolejnych kroków. Kwota do wypłaty w kasie uczelni. w walucie obcej musi być zaokrąglona do dziesiątek (10,20,30,...itd.).