Warszawa, 17 sierpnia 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C.431.2.6.2016.AB Pani Wiesława Czerwińska Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raciążu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki i Krzysztof Tomczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach od 5 do 7 lipca 2016 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Raciążu. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto sprawy realizowane w okresie od dnia 1 września 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne.
W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu objętego kontrolą Ośrodek realizuje na podstawie 6 ust. 4 Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raciążu, wprowadzonego Uchwałą Nr XVI/108/2012 Rady Miejskiej w Raciążu z dnia 4 czerwca 2012 roku. Ośrodek zatrudnia główną księgową, a sprawy gospodarki majątkowej i finansowej jednostki kontrolowanej uregulowano w 9, 10, 11 i 12 Statutu. Działalność Ośrodka określa również Regulamin organizacyjny, wprowadzony Pani Zarządzeniem z dnia 27 czerwca 2016 roku na podstawie 8 Statutu. Prowadzenie spraw będących przedmiotem kontroli uregulowano w 12 ust. 1 8 Regulaminu, natomiast sprawy obsługi księgowej i zadania księgowej określono w 13. Na podstawie przedstawionej dokumentacji, obowiązującej w okresie wcześniejszym (poprzedni statut i regulamin organizacyjny), ustalono w sposób jednoznaczny, że stanowisko do spraw świadczeń rodzinnych (i funduszu alimentacyjnego) wyodrębniono w strukturze organizacyjnej Ośrodka z dniem 1 października 2008 roku. W jednostce kontrolowanej opracowano nową instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Dokumenty te przesłano do Archiwum Państwowego w Warszawie w dniu 22 marca 2011 roku. W odpowiedzi Archiwum odesłało Pani instrukcję kancelaryjną w celu dokonania stosownych poprawek. W dniu 17 czerwca 2016 roku po dokonaniu poprawek przesłała Pani ponownie dokumentację do Archiwum i oczekuje Pani na odpowiedź. W tej sytuacji, na okres przejściowy, sprawy świadczeń rodzinnych ewidencjonowane są w sposób określony w projekcie przesłanym do Archiwum. Akta poszczególnych świadczeniobiorców przechowywane są w oddzielnych teczkach wpiętych do segregatorów. Prowadzone są spisy spraw, metryki spraw oraz spis na opracowanym w Ośrodku druku - dokumentów w każdej sprawie. Na stanowisku merytorycznym prowadzona jest ewidencja wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz alfabetyczna ewidencja osób pobierających zasiłek pielęgnacyjny. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raciążu w zakresie sposobu organizacji zadania oraz w zakresie ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. Natomiast pozytywnie z uchybieniami ocenił działania, które dotyczyły ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego. 1. Organizacja realizacji zadania. Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Raciąż do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji, udzielonego Zarządzeniem Burmistrza Nr 2/2015 z dnia 2 stycznia 2015 roku. Pracownik na stanowisku merytorycznym posiada upoważnienie Burmistrza Miasta Raciąż do prowadzenia
postępowań administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych Zarządzenie Nr 4/2011 z dnia 4 stycznia 2011 roku. Pracownik merytoryczny, realizujący bezpośrednio kontrolowane zadania - Pani Elżbieta Betlewicz (referent do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego) jest zatrudniony od dnia 3 grudnia 2007 roku i legitymuje się wykształceniem licencjackim w zakresie socjologii. Posiada zakres czynności z dnia 22 lipca 2014 roku, w którym określono realizację kontrolowanych zadań. 2. Ustalanie uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W trakcie kontroli szczegółowej analizie poddano losowo wybrane akta 15 spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Wnioski o przyznanie świadczenia były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne elementy. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączali wszelkie wymagane prawem zaświadczenia, oświadczenia i inne dokumenty konieczne do ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, w tym te, o których mowa w 7 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy. Specjalny zasiłek opiekuńczy przysługiwał wnioskodawcom, jeżeli łączny dochód rodziny osoby sprawującej opiekę oraz rodziny wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę nie przekraczał miesięcznie kwoty 623 zł netto do dnia 31.10.2014 r., 664 zł netto od dnia 1.11.2014 r. do dnia 31.10.2015 r. oraz 764 zł netto od dnia 1.11.2015 r. Dochody rodzin wyliczano w Ośrodku prawidłowo, a świadczenia przyznawano tylko w sytuacjach gdy uzyskany dochód nie przekraczał kryteriów dochodowych wymienionych wyżej. W okresie od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2014 roku warunkiem otrzymania świadczenia, oprócz spełniania kryterium dochodowego, była faktyczna rezygnacja z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej. Natomiast od dnia 1 stycznia 2015 roku specjalny zasiłek opiekuńczy przysługuje osobie nie tylko wówczas gdy rezygnuje z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, ale także wtedy gdy jej nie podejmuje. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznawano na okres zasiłkowy (od dnia 1 listopada danego roku do dnia 31 października następnego roku) lub na okresy krótsze, jeżeli wniosek wpłynął w trakcie trwania okresu zasiłkowego. Świadczenia wypłacano po przeprowadzeniu rodzinnych wywiadów środowiskowych - zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj. w wysokości 520 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji oraz przelewami bankowymi na konta bankowe zainteresowanych. Jednakże w czterech sprawach, oznaczonych jako: MOPS.5212.4.2014, MOPS.5212.7.2015, MOPS.5212.9.2015 i MOPS.5212.11.2016, specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano niezgodnie z przepisami art. 24
ust. 2 ustawy. Prawo do tych świadczeń ustalono nie od pierwszego dnia miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami, tylko od dnia złożenia wniosku. Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, a wydane decyzje administracyjne wydawano w sposób zgodny z przepisami art. 107 Kpa. W przypadkach tego wymagających w odpowiednim terminie - przeprowadzano aktualizację rodzinnych wywiadów środowiskowych. W trzech sprawach jednostka kontrolowana wystąpiła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w przedmiocie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. W pozostałych sprawach powyższe ustalono na podstawie oświadczeń złożonych przez osoby zainteresowane. W rezultacie Ośrodek opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za osiem osób na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121). Jedna osoba posiada wymagany okres ubezpieczenia i w związku z tym składki nie opłacano. Pozostałym osobom ustało prawo do świadczenia. Ponadto Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za sześć osób pobierających specjalny zasiłek opiekuńczy, ponieważ osoby te nie podlegały obowiązkowi ubezpieczenia z innego tytułu. Pozostałe osoby posiadały inny tytuł ubezpieczenia. Dokonywano stosownych ustaleń w tym zakresie. 3. Ustalanie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. Analizie poddano losowo wybrane akta 22 spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Wnioski złożone w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączyli przede wszystkim orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności oraz inne dokumenty stanowiące podstawę do ustalenia uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego, w tym te, które wymagają przepisy 6 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy. Prawo do świadczenia ustalano na wniosek osób zainteresowanych w oparciu o wydane ostateczne orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności. Przy rozpatrywaniu wniosków brano pod uwagę uregulowania art. 16 ustawy. Zasiłki pielęgnacyjne przyznawano decyzjami administracyjnymi do końca miesiąca, w którym orzeczenia traciły swą ważność. W sytuacjach kiedy wniosek został złożony przed upływem trzech miesięcy od dnia wydania orzeczenia o niepełnosprawności prawo do zasiłku przyznawano począwszy od pierwszego dnia
miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności. Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, a świadczenia wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj. w wysokości 153 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, przelewami bankowym na konta zainteresowanych. Decyzje te wydano zgodnie z art. 107 Kpa. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponosi Pani Kierownik oraz pracownik merytoryczny realizujący kontrolowane zagadnienia. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia następujących działań: 1. W czterech sprawach: MOPS.5212.4.2014, MOPS.5212.7.2015, MOPS.5212.9.2015 oraz MOPS.5212.11.2016 zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, zmienić okres przyznania specjalnego zasiłku opiekuńczego. Następnie dokonać wyrównania świadczeń oraz składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Mariusz Jerzy Godlewski Burmistrz Miasta Raciąż 2. a/a