I Część pytań i odpowiedzi Pytanie 1 Zgodnie z SIWZ [Część I SIWZ]. Finansowanie przedmiotu zamówieniu.1. Zamówienie będzie finansowane ze środków własnych Zamawiającego. Zamawiający przewiduje możliwość finansowania zamówienia w formie leasingu. Prosimy o doprecyzowanie zdania Zamawiający przewiduje możliwość finansowania zamówienia w formie leasingu. Czy powyższy zapis oznacza, że: a) Wykonawca będzie leasingodawcą? b) Zamawiający będzie korzystał z usług innego podmiotu będącego leasingodawcą? Ad.1. Zamawiający będzie korzystał z usług innego podmiotu będącego leasingodawcą. Pytanie Zgodnie z SIWZ [Część I SIWZ] 6. Zamówienia uzupełniające 6.1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających Prosimy o wyjaśnienie: a) do jakiego procentu (%) wartości zamówienia podstawowego, Zamawiający zamierza udzielić zamówień uzupełniających b) jaki będzie zakres przedmiotowych zamówień? (np. czy zamówienia uzupełniające polegać będą na wdrożeniu dodatkowych funkcjonalności?) Ad.. Ad. a) nie więcej niż 50% zamówienia uzupełniającego Ad. b) zamówienia uzupełniające będą polegać na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień. Pytanie 3 Zgodnie z SIWZ [Część I SIWZ] 13. Opis sposobu przygotowania oferty 13.. Forma oferty 13.3.5. Próbka oferowanego systemu (oferowana wersji systemu, na nośniku w postaci notebooka, opakowanego w sposób zapewniający brak możliwości dostępu osób postronnych). Prosimy o wyjaśnienie: a) czy Zamawiający dopuści dostawę próbki oferowanego systemu na innym nośniku niż notebooku (np. w postaci komputera PC)? b) na jakich warunkach przedmiotowy nośnik (notebook) będzie podlegał zwrotowi?
Ad. 3a. Zamawiający dopuści dostawę próbki w postaci komputera PC. Wymagane jest by komputer ten posiadał wszystkie elementy niezbędne do obsługi próbki oraz porty I/O pozwalające na podłączenie projektora. Żadne inne urządzenia nie mogą być podpinane do nośnika próbki po jego dostarczeniu (dyski zewnętrzne, nośniki pamięci etc.). Zaleca się zaplombowanie obudowy komputera. Ad. 3b. Nośnik będzie podlegał zwrotowi w terminie zwrotu wadium, do odbioru przez Oferenta w siedzibie Zamawiającego. Pytanie 4 Zgodnie z SIWZ [Część II Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego] 6 Odbiór 18. Po zakończeniu każdego z etapów w siedzibie Zamawiającego Wykonawca będzie świadczył usługę Asysty Personalnej w łącznym wymiarze 54 dni roboczych dla całego Systemu w okresie związania Umową, w godzinach pracy Zamawiającego i w jego siedzibie. Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający miał na myśli 54 osobodni robocze? Ad. 4. Tak, chodzi o 54 osobodni W 6 ust. 18 wzoru umowy otrzymuje brzmienie: 18. Po zakończeniu każdego z etapów w siedzibie Zamawiającego Wykonawca będzie świadczył usługę Asysty Personalnej w łącznym wymiarze 54 osobodni roboczych dla całego Systemu w okresie związania Umową, w godzinach pracy Zamawiającego i w jego siedzibie. Pytanie 5 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 7. Migracja danych. Prosimy o wyjaśnienie: a) czy możliwie jest dostarczenie danych do migracji z aktualnie używanych systemów w uzgodnionym formacie? b) czy dokumentacja techniczna opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanych systemach jest dostępna? c) czy posiadają Państwo wsparcie producentów aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji? Ad. 5. a) Tak, zgodnie z zapisami SIWZ b) W trybie zgodnym z SIWZ (Ad. 5a) c) W trybie zgodnym z SIWZ (Ad. 5a) Pytanie 6
Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie wdrażany w kilku lokalizacjach (np. filiach)? - a jeśli tak, prosimy o podanie liczby lokalizacji objętych wdrożeniem i liczby Użytkowników w poszczególnych lokalizacjach. Ad. 6. System będzie wdrażany centralnie Pytanie 7 Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie wykorzystywany w wielu samodzielnych podmiotach prawnych (odrębny NIP, REGON, itp.) - a jeśli tak, prosimy o wyspecyfikowanie wszystkich podmiotów prawnych objętych wdrożeniem wraz ze wskazaniem liczby Użytkowników w poszczególnych podmiotach prawnych. Ad. 7. System będzie wykorzystywany jedynie przez Zamawiającego Pytanie 8 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 11. Harmonogram realizacji zamówienia 1. Opracowanie Analizy Przedwdrożeniowej i dokumentacji projektowa systemu - 8 tygodni Natomiast w Załączniku nr 1 do umowy - Harmonogram Rzeczowo-Cenowy w zestawieniu tabelarycznym występuje pozycja: 1. analiza przedwdrożeniowa - 1 miesiąc. Prosimy o wyjaśnienie tej rozbieżności. Ad. 8. Należy przyjąć za obowiązujący zapis z SIWZ (8 tygodni) Załącznik nr 1 do wzoru umowy (Harmonogram Rzeczowo-Cenowy) otrzymuje brzmienie: Lp. Etap realizacji Proponowany termin Procent w stosunku dostawy w miesiącach od do łącznej wartości dnia zawarcia umowy analiza 1 przedwdrożeniowa 5 miesiące sprzęt komputerowy 5 4 miesiące oprogramowanie 3 systemowe 5 4 miesiące oprogramowanie 4 bazodanowe 5 7 miesięcy 5 oprogramowanie ZSI 40 10 miesięcy 6 wdrożenie 10 1 miesięcy 7 serwis 30 48 miesięcy RAZEM 100 Uwaga do poz. 7 - serwis - płatność w równych ratach miesięcznych (36 rat). Termin płatności według umowy: 30 dni od dnia otrzymania faktury. Pytanie 9 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia]
11. Harmonogram realizacji zamówienia 3. Trzymiesięczna asysta w pierwszym okresie eksploatacji w łącznym wymierzę 7 dniówek Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ma na myśli 7 osobodni roboczych? Ad. 9. Tak, chodzi o 7 osobodni Pytanie 10 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 11. Harmonogram realizacji zamówienia 4. Trzymiesięczna asysta w pierwszym okresie eksploatacji w łącznym wymierzę 7 dniówek Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ma na myśli 7 osobodni roboczych? Ad. 10. Tak, chodzi o 7 osobodni Pytanie 11 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 4. Licencja Prosimy o wyspecyfikowanie liczby użytkowników nazwanych w podziale na moduły a) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze Finanse i rachunkowość b) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze Ewidencja środków trwałych c) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze Kadry d) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze Płace i umowy cywilnoprawne e) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze Budżetowanie f) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze Controlling Ad. 11. Ze względu na specyfikę pracy i elastyczność takiego rozwiązania, Zamawiający preferuje licencjonowanie ZSI w oparciu o dostępy jednoczesne, bez ograniczania liczby użytkowników w obrębie poszczególnych modułów. Pytanie 1 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 10. Wymagane funkcje szczegółowe ZSI Funkcjonalności szczegółowe oznaczone symbolem w opisie zakresów funkcjonalnych muszą być zaimplementowane w systemie nie później niż w dniu złożenia oferty przez Wykonawcę, funkcjonalności szczegółowe oznaczone symbolem 1 w opisie zakresów funkcjonalnych muszą być zaimplementowane w systemie nie później niż w dniu zakończenia wdrożenia przez Wykonawcę. Prosimy o zmianę priorytetu wymagania WOG6.1: Wymiana danych z systemem Płatnik, systemem homebanking, systemem HP AM i systemem RCP z priorytetu na 1. W naszej ocenie zapewnienie integracji z systemem HP AM w dniu złożenia oferty przez Wykonawcę jest nieuzasadnione. Ad. 1. Zamawiający dokonuje zmian w SIWZ następującej treści: WOG6.1a: Wymiana danych z systemem Płatnik, systemem homebanking; priorytet
WOG6.1b: Wymiana danych z systemem HP AM i systemem RCP; priorytet 1 Było WOG6.1 Wymiana danych z systemem Płatnik, systemem homebanking, systemem HP AM i systemem RCP Ma być WOG6.1a Wymiana danych z systemem Płatnik, systemem homebanking WOG6.1b systemem HP AM i systemem RCP 1 Pytanie 13 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 10. Wymagane funkcje szczegółowe ZSI WOG5.1: Sieć partnerska firm wdrażających oprogramowanie obejmująca przynajmniej 3 firmy wdrożeniowe działające na terytorium RP priorytet Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający oczekuje załączenia wykazu przedmiotowych firm do oferty? Ad. 13. Tak zamawiający oczekuje takiego wykazu. Pytanie 14 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 10. Wymagane funkcje szczegółowe ZSI WOG3.10: możliwość tworzenia wykresów liniowych, słupkowych, kołowych, 3-wym. innych priorytet Prosimy o szczegółowe wyspecyfikowanie typów wykresów i usunięcie określenia innych. Ad. 14. Zamawiający dokonuje zmian w SIWZ następującej treści: WOG3.10: Możliwość tworzenia wykresów liniowych, słupkowych, kołowych, 3-wym. i polowych priorytet Było WOG3.10 Ma być możliwość tworzenia wykresów liniowych, słupkowych, kołowych, 3- wym.innych
WOG3.10 Możliwość tworzenia wykresów liniowych, słupkowych, kołowych, 3- wym. i polowych Pytanie 15 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] WOG.35: System bazodanowy posiada wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i kostek OLAP oraz mechanizmy ETL priorytet Powyższy zapis preferuje systemy oferowane wyłącznie w oparciu o system zarządzania bazą danych Microsoft SQL Server. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zastąpienie powyższego zapisu treścią: System posiada wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i prowadzenia wielowymiarowej analizy danych (OLAP) oraz mechanizmy ETL? Przedmiotowa zmiana umożliwia zaoferowanie Zintegrowanego Systemu Informatycznego (Systemu) złożonego z systemu bazodanowego posiadającego wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i mechanizmy ETL, oraz z oprogramowania aplikacyjnego wyposażonego w funkcjonalności umożliwiające prowadzenie wielowymiarowej analizy danych (OLAP). Ad. 15. Wymaganie nie preferuje żadnego z dostępnych na rynku produktów. Zamawiający nie dokona zmiany zapisów SIWZ w tym zakresie. Pytanie 16 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] WOG.37: System posiada możliwość podłączenia wielu baz danych do jednej instancji serwera bazy danych priorytet 1 Powyższy zapis preferuje systemy oferowane wyłącznie w oparciu o system zarządzania bazą danych Microsoft SQL Server. Zwracamy uwagę, że definicje terminów baza danych i instancja różnią się u poszczególnych producentów systemów zarządzania bazą danych (np. Oracle i MS SQL). Prosimy o wyjaśnienie, czy przez bazę danych Zamawiający rozumie - zbiór danych zapisanych zgodnie z określonymi regułami stanowiący zbiór powiązanych ze sobą logicznie tabel bazodanowych, więzów bazodanowych, indeksów, składowanych procedur, sekwencji (iteratorów), widoków (kwerend). Jeżeli tak to czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione, jeśli do jednej instancji serwera bazy danych (rozumianej jako struktury pamięciowe i procesy systemu operacyjnego obsługujące bazę danych) można podłączyć wiele baz danych według cytowanej wyżej definicji - w takim przypadku tak rozumiana baza danych będzie miała jednego właściciela obiektów. Ad. 16. Wymaganie nie preferuje żadnego z dostępnych na rynku produktów. Zamawiający nie dokona zmiany zapisów SIWZ w tym zakresie. Pojęcie serwera bazy danych w kontekście powyższego wymagania należy rozumieć jako system zarządzania bazą danych. Baza danych jest zbiorem danych zapisany zgodnie z określonymi regułami stanowiącym logiczną całość. Pytanie 17
Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] KS.06: Możliwość dokonywania w dowolny sposób kontroli sald debetowych i kredytowych priorytet Prosimy o doprecyzowanie w/w wymagania i usunięcie określenia w dowolny sposób Ad. 17. Zamawiający nie dokona zmiany zapisów SIWZ w tym zakresie. Jednocześnie wyjaśnia, iż chodzi o możliwość sporządzania wykazu zapisów nierozliczonych w różnych układach. Pytanie 18 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] KS.043: Zamykanie kont: Prosimy o potwierdzenie, że powyższy punkt jako nagłówek dla elementów składowych nie powinien mieć nadanego numeru wymagania. Ad. 18. Punkt KS.043 Zamykanie kont został oznaczony prawidłowo. Jako nagłówek nie posiada natomiast określonego priorytetu. Zamawiający nie dokona zmiany zapisów SIWZ w tym zakresie. Pytanie 19 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] Obsługa Komercyjna Możliwość tworzenia rejestru umów komercyjnych, zawierających: - priorytet 1 Prosimy o potwierdzenie, że powyższy punkt jako nagłówek dla elementów składowych nie powinien mieć nadanego priorytetu. Ad. 19. Zamawiający potwierdza, iż punkt Możliwość tworzenia rejestru umów komercyjnych, zawierających, jako nagłówek nie powinien posiadać określonego priorytetu. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było Możliwość tworzenia rejestru umów komercyjnych, zawierających: 1 Ma Być Możliwość tworzenia rejestru umów komercyjnych, zawierających: Pytanie 0 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] Obsługa Komercyjna Możliwość tworzenia rejestru zleceń drobnych zawierających: - priorytet 1 Prosimy o potwierdzenie, że powyższy punkt jako nagłówek dla elementów składowych nie powinien mieć nadanego priorytetu.
Ad. 0. Zamawiający potwierdza, iż punkt Możliwość tworzenia rejestru zleceń drobnych zawierających, jako nagłówek nie powinien posiadać określonego priorytetu. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było Możliwość tworzenia rejestru zleceń drobnych zawierających: 1 Ma być Możliwość tworzenia rejestru zleceń drobnych zawierających: Pytanie 1 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] KAD.38: Wykaz umów/aneksów z pracownikami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych Prosimy o wyjaśnienie jaki priorytet jest przypisany do wymagania KAD.38. Ad. 1. Zamawiający wyjaśnia, iż wymaganie KAD.38 posiada priorytet 1. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było KAD.38 Wykaz umów/aneksów z pracownikami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych Ma być KAD.38 Wykaz umów/aneksów z pracownikami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych 1 Pytanie Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] KAD65: Edycja kalendarzy w układzie 1 miesięcznym i okresu rozliczeniowego z zaznaczonymi sobotami, niedzielami i świętami Prosimy o wyjaśnienie jaki priorytet jest przypisany do wymagania KAD65. Ad.. Zamawiający wyjaśnia, iż wymaganie KAD65 posiada priorytet. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było KAD65 Edycja kalendarzy w układzie 1 miesięcznym i okresu rozliczeniowego
z zaznaczonymi sobotami, niedzielami i świętami Ma być KAD65 Edycja kalendarzy w układzie 1 miesięcznym i okresu rozliczeniowego z zaznaczonymi sobotami, niedzielami i świętami Pytanie 3 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] KAD14.1: Możliwość wglądu do indywidualnej ewidencji czasu pracy pracownika, miesięcznej, rocznej Prosimy o wyjaśnienie jaki priorytet jest przypisany do wymagania KAD14.1. Ad. 3. Zamawiający wyjaśnia, iż wymaganie KAD14.1 posiada priorytet 1. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było KAD14.1 Możliwość wglądu do indywidualnej ewidencji czasu pracy pracownika, miesięcznej, rocznej Ma być KAD14.1 Możliwość wglądu do indywidualnej ewidencji czasu pracy pracownika, miesięcznej, rocznej 1 Pytanie 4 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] KAD14.4: Możliwość podglądu przełożonego pracownika do: Prosimy o potwierdzenie, że powyższy punkt jako nagłówek dla elementów składowych nie powinien mieć nadanego numeru wymagania. Ad. 4. Zamawiający nie dokona zmiany zapisów SIWZ w tym zakresie. Punkt KAD14.4 został oznaczony prawidłowo. Jako nagłówek nie posiada natomiast określonego priorytetu. Pytanie 5 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] Raporty i zestawienia płacowe Możliwość zrobienia raportów z potrąceń Zestawienia osób ubezpieczonych (różne polisy i składki) w foramacie imię nazwisko PESEL
Również ustawienie wg płci i wieku Prosimy o wyjaśnienie jaki numer wymagania i jaki priorytet jest przypisany do w/w wymagania? Ad. 5. Zamawiający oświadcza, iż wymagania: Możliwość zrobienia raportów z potrąceń Zestawienia osób ubezpieczonych (różne polisy i składki) w formacie imię nazwisko PESEL Również ustawienie wg płci i wieku z sekcji Raporty i zestawienia płacowe oznaczone są wspólnym numerem PLA3.18b oraz posiadają wspólny priorytet. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było Ma być Możliwość zrobienia raportów z potrąceń Zestawienia osób ubezpieczonych (różne polisy i składki) w foramacie imię nazwisko PESEL Również ustawienie wg płci i wieku PLA3.18b Możliwość zrobienia raportów z potrąceń Zestawienia osób ubezpieczonych (różne polisy i składki) w foramacie imię nazwisko PESEL Również ustawienie wg płci i wieku Pytanie 6 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] PLA4.1: Pilnowanie przekroczeń wieku pracowników przy naliczaniu składek na Fundusz Pracy i FGŚP. Pilnowanie wieku pracowników czy naliczaniu wynagrodzeń chorobowych i zasiłków chorobowych Prosimy o wyjaśnienie jaki priorytet jest przypisany do wymagania PLA4.1. Ad. 6. Zamawiający wyjaśnia, iż wymaganie PLA4.1 posiada priorytet. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było PLA4.1 Pilnowanie przekroczeń wieku pracowników przy naliczaniu składek na Fundusz Pracy i FGŚP. Pilnowanie wieku pracowników czy naliczaniu wynagrodzeń chorobowych i zasiłków chorobowych Ma być
PLA4.1 Pilnowanie przekroczeń wieku pracowników przy naliczaniu składek na Fundusz Pracy i FGŚP. Pilnowanie wieku pracowników czy naliczaniu wynagrodzeń chorobowych i zasiłków chorobowych Pytanie 7 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] PLA5.10: Możliwość wstawienia kwoty wyliczonej składników ręcznie, które normalnie naliczane są przez system Prosimy o wyjaśnienie jaki priorytet jest przypisany do wymagania PLA5.10. Ad. 7. Zamawiający wyjaśnia, iż wymaganie PLA5.10 posiada priorytet. Zamawiający dokona zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Było PLA5.10 Możliwość wstawienia kwoty wyliczonej składników ręcznie, które normalnie naliczane są przez system Ma być PLA5.10 Możliwość wstawienia kwoty wyliczonej składników ręcznie, które normalnie naliczane są przez system Pytanie 8 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] WOG1.5: Preferowane oprogramowanie biurowe: MS Office 003/007/010 Prosimy o wyjaśnienie jak należy rozumieć to wymaganie? Czy elementem zamówienia jest dostawa licencji oprogramowania biurowego? Ad. 8. Dostawa licencji na MS Office nie jest przedmiotem niniejszego postępowania. Wymaganie należy rozumieć łącznie z wymaganiami KAD1.70, WOG1.11 i WOG.1.1. Zamawiający używa obecnie pakietów biurowych MS Office w wersji 003, 007 oraz 010 i chce, aby współptaca z ww pakietami była możliwa przez dostarczany system. Pytanie 9 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia]
WOG1.7: Wsparcie dla przeglądarek internetowych: Internet Explorer od wersji 9; Firefox 11 Prosimy o wyjaśnienie jak należy rozumieć to wymaganie? Czy Zamawiający: a) oczekuje dostawy systemu w architekturze trójwarstwowej, z warstwą prezentacji opartą o przeglądarkę internetową? b) akceptuje system w architekturze dwuwarstwowej [klient-serwer], a wsparcie dla przedmiotowych przeglądarek internetowych odnosi się wyłącznie do elementów wymagających wsparcia przeglądarki [np. portal pracowniczy] Ad. 9. Zamawiający oczekuje, iż w każdym przypadku, gdy dostęp do systemu będzie realizowany przez przeglądarkę internetową, będą wspierane przeglądarki użytkowane przez Zamawiającego wskazane w wymaganiu. Pytanie 30 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] WOG.19: Możliwość podpisywania przy użyciu certyfikatu elektronicznego kwalifikowanego np. e- deklaracji PIT Prosimy o wyjaśnienie, czy należy dostarczyć w ramach zamówienia podpisy kwalifikowane? Ad. 30. Zamawiający nie oczekuje od wykonawców dostarczenia certyfikatów kwalifikowanych. Wymaganie dotyczy zapewnienia możliwości podpisywania wytwarzanych przez oferowany system dokumentów przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Pytanie 31 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] OAD5.11 : Minimalny zakres obsługiwanych dokumentów: Dokumenty składane w Dziale Finansowo- Księgowym (FK) w oryginale Faktury sprzedaży Faktury zakupu wniosek o zaliczkę na zakupy rozliczenie zaliczki polecenie wyjazdu służbowego- zaliczka na delegację Dokumenty składane w Dziale Finansowo- Księgowym (FK) w kopii umowa, protokół odbioru wniosek zakupowy Dokumenty tworzone w Dziale Finansowo- Księgowym
polecenie wyjazdu służbowego- rozliczenie kosztów delegacji Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej faktury, bilety, oświadczenia Pisma wewnętrzne dotyczące zapłaty zaliczki na poczet zakupu towaru lub wykonywanych usług Pisma wewnętrzne dotyczące zapłaty podatków PIT, CIT, VAT, podatku od nieruchomości, ZUS itp.. rachunki z tytułu bezosobowego funduszu wynagrodzeń (do zapłaty) noty księgowe otrzymywane arkusze spisu z natury zestawienie różnic inwentaryzacyjnych protokół komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic protokół kontroli kasy przyjęcie materiałów do magazynu "PZ" wydanie materiałów z magazynu "RW" likwidacja niskowartościowych składników rzeczowych w użytkowaniu "LT" wniosek o likwidację niskowartościowego składnika majątkowego protokół likwidacji niskowartościowego składnika majątkowego Przyjęcie środka trwałego do użytkowania(dowód OT)
Zwiększenie wartości środka trwałego "OTD" Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego "PT" Protokół przyjęcia/przekazania do Oddziałów PT Likwidacja środka trwałego "LT" Przesunięcie środka trwałego "MT" Wniosek o likwidację środka trwałego Protokół przyjęcia aparatury specjalnej wyciągi bankowe generowane z systemów bankowych raporty kasowe dowód KP -Kasa przyjmie dowód KW - kasa wypłaci polecenia przelewu noty księgowe zewnętrzne wystawiane przez FK faktury wewnętrzne polecenie księgowania generowane w systemie zestawienie obrotów i sald generowane przez system wezwania do zapłaty (monity) noty odsetkowe deklaracje CIT deklaracje VAT Bilans Rachunek zysków i strat
Rachunek przepływów pieniężnych Zmiany w kapitale Sprawozdania GUS inne sprawozdania resortowe Prosimy o uszczegółowienie zakresu w jakim mają być obsługiwane wyżej wymienione dokumenty w obsłudze poczty e-mail. Ad. 31. Zamawiający oczekuje odwzorowania obecnego obiegu papierowego w systemie ZSI. Szczegółowy zakres i sposób realizacji zostanie ustalony z Wykonawcą na etapie analizy przedwdrożeniowej. Pytanie 3 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] OAD1.7: śledzenie drogi obiegu dokumentu związanych z konkretną sprawą Wniosek rekrutacyjny Przyjęcie pracownika 1. Karta obiegowa. Oświadczenie - nr konta 3. Skierowanie na badania lekarskie 4. Wniosek o zatrudnienie (podanie) 5. Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu 6. Wniosek o praktykę absolwencką 7. Wniosek o odbycie stażu Przebieg zatrudnienia 1. Wniosek o urlop wypoczynkowy. Wniosek o urlop okolicznościowy 3. Wniosek o urlop szkoleniowy 4. Wniosek urlop macierzyński 5. Wniosek o dodatkowy urlop macierzyński 6. Wniosek o urlop wychowawczy 7. Wniosek/oświadczenie o wychowywanie dziecka do lat4 i do lat 14 8. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach 9. Wniosek o premię uznaniową 10. Informacja/wniosek o nagrodzie jubileuszowej 11. Informacja/wniosek o odprawę emerytalną 1. Zaświadczenie RP-7 13. Wniosek o zmianę warunków zatrudnienia ( zmiana wynagrodzenia, zmiana wymiaru etatu, zmiana przynależności czyli komórki organizacyjnej itp.) 14. Karta oceny dorobku naukowego 15. Karta oceny pracownika 16. Wniosek o rozliczenie nadgodzin 17. Wniosek szkoleniowy analiza potrzeb szkoleniowych 18. Podanie o dofinansowanie nauki pracowników
19. Wniosek o zorganizowanie wycieczki w IMGW-PIB 0. Listy obecności potwierdzone przez kierownika 1. Plan urlopów potwierdzony przez kierownika. Rejestracja delegacji Zwolnienie pracownika 1. Podanie o rozwiązanie umowy. Karta obiegowa Prosimy o wyjaśnienie czy w zakresie niniejszego wymagania leży funkcjonalność śledzenia dokumentów związanych ze sprawą czy zamawiający oczekuje ponadto przygotowania dedykowanych procesów biznesowych dla każdego z ww dokumentów. Ad. 3. Tak, w zakresie niniejszego wymagania leży funkcjonalność śledzenia dokumentów związanych ze sprawą. Wykonawca powinien przeprowadzić prace analityczne w ramach których nastąpi identyfikacja procesów biznesowych u Zamawiającego w zakresie obiegu wymienionych dokumentów, dokona ich przeglądu, optymalizacji i dostosowania do Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Ponadto Wykonawca zaimplementuje elektroniczną wersję tych procesów w ramach Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Pytanie 33 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] OAD1.4: Możliwość utworzenia co najmniej dwóch równorzędnych dzienników głównych Prosimy o odpowiedź na poniższe pytania: a) Prosimy o uszczegółowienie wymagania oraz wyjaśnienie potrzeby (celowości) utworzenia co najmniej dwóch równorzędnych dzienników głównych? b) czy dziennik główny oznacza dziennik korespondencji wpływającej? c) Jakie kryterium będzie obejmował użytkownik wybierając jeden bądź drugi dziennik główny do rejestracji korespondencji? d) Czy stosowanie kilku dzienników głównych jest związane z rejestracją korespondencji dla innej jednostki organizacyjnej? e) Czy stosowanie kilku dzienników głównych jest związane z rejestracją korespondencji odmiennego rodzaju np. odrębny dziennik główny dla korespondencji typu listy, przesyłki, odrębny dziennik dla np. faktur? Ad. 33. a) Funkcjonalność opisana w powyższym wymaganiu obsługiwać będzie dwie równorzędne komórki organizacyjne. b) Dziennik główny w tym kontekście oznacza główny dziennik korespondencji przychodzącej. c) Obowiązywało będzie kryterium lokalizacyjne. d) Nie, nie jest związane z rejestracją korespondencji dla innej jednostki. e) Nie, nie jest związane z odmiennym typem dokumentów. Pytanie 34
Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] Zarządzanie dokumentami: Możliwość implementacji rozpoznania OCR Prosimy o odpowiedź na poniższe pytania: a) Prosimy o wyjaśnienie czy zamawiający oczekuje przygotowania systemu do możliwości implementacji rozpoznania OCR, czy też system powinien posiadać mechanizmy rozpoznania OCR w ramach oferty. b) W przypadku gdy system ma posiadać mechanizm OCR prosimy o uszczegółowienie szacowanej liczby stron dokumentów skanowanych dziennie/ miesięcznie. Ad. 34 a) System powinien posiadać mechanizmy OCR w ramach oferty. Mechanizmy OCR powinny umożliwiać przenoszenie z systemu OCR tekstu bezpośrednio do systemu Obiegu dokumentów b) Szacowana liczba skanowanych stron wynosi 5 000 na miesiąc. Pytanie 35 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] Zarządzanie obiegiem dokumentów OAD3.1: zamodelowanie w systemie obiegu dokumentów związanych z obsługą procesów biznesowych Prosimy o odpowiedź na poniższe pytania: a) Czy Zamawiający uzna za spełnione wymaganie dla systemu, który posiada narzędzie tworzenia i modelowania obiegu dokumentów związanych z obsługą procesów biznesowych. b) Czy w ramach oferty Wykonawca ma uwzględnić nakład prac na zamodelowanie w systemie obiegu dokumentów procesów biznesowych (prosimy o wymienienie liczby procesów do implementacji oraz czego dotyczą)? c) Prosimy o wyjaśnienie czy prace związane z modelowaniem procesów biznesowych Zamawiający wykonywać będzie samodzielnie z wykorzystaniem dostarczonych przez Wykonawcę narzedzi? Ad. 35. a) W ramach wdrożenia systemu obiegu dokumentów Zamawiający oczekuje dostawy narzędzia do modelowania procesów biznesowych zgodnego ze standardem BPMN.0 oraz dostawy narzędzia umożlwiającego tworzenia formularzy na potrzeby procesów biznesowych. b) Zamawiający oczekuje zamodelowania procesów biznesowych dla procesów wymienionych w punkcie OAD 1.7 c) Zamawiający przewiduje w przyszłości wykorzystanie dostarczonego narzędzia do zmiany istniejących procesów bądź stworzenia nowych procesów.
Pytanie 36 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] Rozdział 4. Licencja, p.4 mówi: Dla zakresów funkcjonalnych oznaczonych w poniższej tabeli kodem bo udzielona licencja nie może wprowadzać ograniczeń co do liczby jednocześnie pracujących osób w tych zakresach, ani wprowadzać innych rodzajów ograniczeń np. ilości urządzeń zewnętrznych możliwych do połączenia z systemem. Dla pozostałych zakresów funkcjonalnych systemu, dla których zostały określone wartości liczbowe, dopuszcza się jedynie wprowadzenie ograniczenia co do liczby jednocześnie pracujących osób w systemie. Jednakże ograniczenie to musi umożliwić jednoczesną pracę wymienionej w tabeli liczbie osób. Liczba osób Zakres funkcjonalny jednocześnie pracujących* Elektroniczny obieg dokumentów bo *bo bez ograniczeń co do ilości jednocześnie pracujących osób w zakresie funkcjonalnym Prosimy o podanie szacunkowej liczby wszystkich użytkowników Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Brak tej informacji uniemożliwia wyskalowanie systemu oraz utrudnia przygotowanie wiążącej oferty. Ad. 36. Zamawiający wyjaśnia, iż do celów wyskalowania systemu należy przyjąć 000 użytkowników Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zaznacza jednocześnie, iż wciąż obowiązujące jest wymaganie dostarczenia licencji Elektronicznego Obiegu Dokumentów na nieograniczoną liczbę użytkowników. Pytanie 37 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 5. Dostawa oraz uruchomienie sprzętu informatycznego na potrzeby wdrożenia ZSI Wymagania dotyczące serwerów dla ZSI, pkt.6. Obudowy kompatybilne z posiadaną przez Zamawiającego obudową HP BladeSystem C3000 i HP BladeSystem C7000 Prosimy o wyjaśnienie: a) Czy Wykonawca ma dostarczyć obudowę C3000 lub C7000 do oferowanych serwerów czy też Zamawiający udostępni sloty w posiadanych obudowach HP? b) W przypadku, gdy Wykonawca ma dostarczyć obudowę to prosimy o podanie jej parametrów. c) W przypadku, gdy Zamawiający udostępni posiadane obudowy na serwery typu blade prosimy o podanie ilości wolnych slotów na te serwery. Zamawiający posiada obudowy dla serwerów typu HP Blade i może przeznaczyć pod system ZSI do 8 slotów half-hight (na serwery połówkowe). Zamawiający dopuszcza zastosowanie 4 serwerów typu full-hight lub serwerów typu full-hight/double-wide.
Pytanie 38 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 5. Dostawa oraz uruchomienie sprzętu informatycznego na potrzeby wdrożenia ZSI System kopi zapasowych: 1. Wykonawca skonfiguruje automatyczne wykonywanie kopi zapasowych danych ZSI, w taki sposób aby możliwe było ich zarchiwizowanie na nośnikach taśmowych w środowisku Zamawiającego Prosimy o wyjaśnienie: a) Czy Zamawiający posiada system wykonywania kopii zapasowych, który należy wykorzystać? Jeśli tak to prosimy o podanie producenta, nazwy i ilości posiadanych licencji. b) Jeśli Zamawiający nie posiada systemu backup to jakie elementy tego rozwiązania należy dostarczyć (licencje na oprogramowanie do wykonywania kopii zapasowych, serwer backup, napęd lub bibliotekę taśmową) oraz jakie są wymagania na ten system? Odpowiedź: Zamawiający posiada System Backupu w którego skład wchodzą: Biblitoeka taśmowa Quantum Scalar i500 wyposażona w 4 napędy taśmowe klasy LTO-4. Obecnie wykorzystane są wszystkie sloty na taśmy. Zasoby systemu wykorzystywane są aktualnie w 95%. Serwer Hp Blade 460c G1 z procesorem E5310 1.6 GHz, 1 GB RAM. Oprogramowanie do backup to Symantec Netbackup 7.1.4, zamawiający nie posiada wolnych licencji do wymienionego oprogramowania. Wykonawca powinien wyskalować miejsce w systemie backupowym tak aby zapewnić możliwość realizowania backupów przynajmniej przez okres gwarancji. Jeżeli Wykonawca stwierdzi, że wymienione powyżej zasoby będą niewystarczające dla systemu ZSI jest zobowiązany do rozbudowy systemu backupu obecnie używanego przez Zamawiającego. Pytanie 39 Zgodnie z SIWZ [Część III. Opis przedmiotu zamówienia] 5. Dostawa oraz uruchomienie sprzętu informatycznego na potrzeby wdrożenia ZSI Kluczowe parametry wydajnościowe (KPI) systemu ZSI " Wykonawca dołączy do oferty specyfikacje i/lub stosowne certyfikaty potwierdzające, iż proponowany przez niego sprzęt posiada opisane powyżej cechy. Przedmiotowe dokumenty powinny posiadać oznakowania pozwalające jednoznacznie ustalić producenta sprzętu oraz model, do którego się odnoszą." a) Które dokładnie cechy mają potwierdzić dołączone do oferty specyfikacje i/lub stosowne certyfikaty?
b) Jakie elementy ma zawierać przywołana powyżej specyfikacja potwierdzająca cechy systemu? Ad. 39. Wyrażenie opisane powyżej należy rozumieć dosłownie, czyli znajdujące się powyżej zapisu, którego dotyczy pytanie. Cechy zostały określone w pkt. 1-9 sekcji Kluczowe parametry wydajnościowe (KPI) systemu ZSI. Pytanie 40 Zgodnie z SIWZ [Część II Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego.] 9. Warunki gwarancji i wsparcie serwisowe Wykonawca wnioskuje o dodanie do Wzoru umowy paragrafu z definicjami pojęć użytych w ramach Umowy np.: System, oprogramowanie aplikacyjne, Godziny robocze, Dni robocze, Błąd krytyczny, Usterka itp. Ad. 40. Zamawiający nie widzi uzasadnienia do wprowadzenia takich zmian. Pytanie 41 Zgodnie z SIWZ [Część II Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego.] 9. Warunki gwarancji i wsparcie serwisowe 7 Gwarancja i wsparcie serwisowe Str. 38 pkt. 1) g. w przypadku gdy informacja o zakończeniu prac naprawczych zostanie przekazana pocztą elektroniczną, godzina otrzymania wiadomości przez Zamawiającego będzie traktowana jako termin zakończenia prac. Przesłana informacja o zakończeniu prac naprawczych musi zawierać informacje o przyczynie (przyczynach) wystąpienia usterki/awarii. Po otrzymaniu informacji od Wykonawcy Zamawiający potwierdzi niezwłocznie fakt usunięcia zgłoszonej awarii/usterki najpóźniej w następnym dniu roboczym. Brak przekazania potwierdzenia w wymaganym terminie będzie traktowy, jako potwierdzenie zakończenia prac naprawczych. Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że awaria/usterka w wyniku przeprowadzonych prac nie została usunięta, Wykonawca zobowiązany jest do skutecznego usunięcia awarii/usterki, zaś przesłane wcześniej zgłoszenie o zakończeniu prac nie będzie brane pod uwagę; Ze względu na to, że wykonawca nie ma wpływu na czas weryfikacji poprawki przez Zamawiającego wnosimy o dodanie zapisu: Czas naprawy błędu liczony jest, jako czas przebywania zgłoszenia po stronie Wykonawcy. Ad. 41. Zamawiający jasno określił, iż godzina otrzymania wiadomości od Wykonawcy będzie traktowana jako termin zakończenia prac. Termin ten nie zostanie uznany jedynie w przypadku stwierdzenia braku usunięcia awarii/usterki. Zamawiający nie dokona zmian zapisów SIWZ w tym zakresie. Pytanie 4 Zgodnie z SIWZ [Część II Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego.] 9. Warunki gwarancji i wsparcie serwisowe 7 Gwarancja i wsparcie serwisowe Str. 38 pkt 3. W ramach wzoru Umowy Zamawiający określa zakres usług jako: 3. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług serwisowych oprogramowania aplikacyjnego i jego baz danych w okresie 3 lat od dnia dokonania odbioru końcowego Systemu (ZSI)