Jowita Piotrowicz Marcin Buczek APL Wdrożenie w Archiwum Państwowym w Lublinie Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej nastąpiło we wrześniu 2008 roku. Przejście na nowy system poprzedziły czteromiesięczne testy systemu początkowo w Oddziale Zamiejscowym w Kraśniku, a następnie w centrali i pozostałych oddziałach w Chełmie i Radzyniu Podlaskim. Miało to na celu wychwycenia ukrytych błędów w aplikacji oraz testowania narzędzia migrującego dane z baz SEZAM i IZA. Pełne wdrożenie nastąpiło z dniem 1 stycznia 2009 roku na mocy Decyzji Nr 37 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2008 r. Opinie, które przedstawię dotyczą dwóch obszarów korzystania z systemu w wersji produkcyjnej tzn. systemu jako źródła informacji oraz narzędzia do prowadzenia ewidencji. Zaletą ZoSIA jest możliwość wyszukiwanie informacji dwoma sposobami, a mianowicie w sposób tradycyjny poprzez wybór zespołu w Twoim archiwum, a następnie wskazanie interesującej jednostki, zatem wg zasady od ogółu do szczegółu oraz za pomocą słowa kluczowego. W pierwszym przypadku użytkownik ma możliwość przeszukiwania informacji po numerze zespołu i nazwie oraz po sygnaturze i tytule jednostki. Tam wpisując sygnaturę bądź fragment tytułu pojawi się szukana, razem z informacją o serii czy podserii, tytule oraz datach skrajnych. Te podstawowe dane oszczędzają czas poszukiwań, gdyż nie wymagają wchodzenia w jednostkę. Przy wykorzystaniu tej drugiej jest możliwość wyszukiwania słów zarówno w nazwach zespołów jak i już na poziomie jednostek. Dzięki wyszukiwarce rozmytej wzrasta prawdopodobieństwo znalezienia interesujących nas danych. Wyniki wyszukiwań wobec tego pozwalają na znalezienie jednostki pomimo podania dość ogólnego słowa klucza. Umożliwia także wybranie rodzaju poszukiwanej dokumentacji i kategorii akt. Oszczędza to czas i daje wymierny efekt w akcji poszukiwawczej, gdyż nie zalewa nieinteresującą nas dokumentacją. Wersja testowa ZoSIA daje możliwość dość konkretnego poszukiwania przy wyborze dat skrajnych. Mankamentem tej rozbudowanej wyszukiwarki jest brak opcji wyszukiwania w tytułach tłumaczonych na poziomie jednostek. Przy tytule oryginalnym zapisanym w transliteracji zmuszeni jesteśmy korzystać z niej też i przy wyszukiwaniu. 1
Wyszukiwarki w ZoSIA są podstawowym narzędziem, który wykorzystują użytkownicy nie będący edytorami. Takie poszukiwania dwutorowe w pełni spełniają oczekiwania archiwistów. Przy zachowaniu kompletności informacji o zespole opracowanym warte uwagi jest dodanie wstępu. Stanowiłoby to całokształt wiedzy o zespole zawartym w systemie. To jak i inne wymienione w dalszej części spostrzeżenia dotyczą zarówno wersji produkcyjnej jak i testowej. ZoSIA jako narzędzie służące do opracowania sprawdza się w lubelskim Archiwum od kilku lat. Przy jej pomocy opracowano co najmniej kilkadziesiąt zespołów. Były to zespoły niewielkie. Nie wiemy jak będzie przebiegała ta praca przy zespołach liczących więcej jednostek. Cennym spostrzeżeniem jest ewentualna potrzeba dodania Sygnatury tymczasowej. Przy opracowaniu może być dużym ułatwieniem do systematyzacji zespołu. System pozwala na poprawę efektywności inwentaryzacji dzięki opcji Skopiuj poprzednią (jednostkę). Opcja ta jest szczególnie wygodna przy pracy z dużymi zespołami składającymi się z jednostek o podobnych strukturach tytułów, np. zespołach sądów. System poprzez zdefiniowanie pól wymagalnych wspiera archiwistę przed przypadkowym opuszczeniem podstawowych pól składających się na opis jednostki. Rola Redaktora pozwala m.in. na nanoszenie zmian przy seriach- ich nazwach i liczbie czy też kolejności. Zasadnym byłoby, by takie modyfikacje mógł nanosić Edytor. Usprawniłoby to pracę i zaoszczędziło czasu obu stronom. Poniższe uwagi dotyczą w głównej mierze rozwiązań technicznych wpływających na wydłużenie procesu opisu obiektu. Kwestia obiektu, a dokładnie jego dodawania dotyczy dokumentacji aktowej. System wymaga od nas najpierw zapisania jednostki, a dopiero potem umożliwia dodanie obiektu. Zakładka obiekt pojawia się dopiero po zapisaniu jednostki. Jest to dość kłopotliwe, wymusza dłuższy czas przy wprowadzaniu jednostki. Jednakże przy dokumentacji fotograficznej co należy zaznaczyć istnieje możliwość jednoczesnego zapisania jednostki i wyedytowania jej. Wtedy nie trzeba już wchodzić drugi raz w jednostkę, ponieważ odbywa się to automatycznie. Uzasadnieniem tego rozwiązania była przyjęta konstrukcja bazy. Jest to dość istotna dysfunkcja, więc może należałoby się zastanowić głębiej nad tym i znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące osoby wprowadzające dane, by nie spowalniało to pracy. W procesie inwentaryzacji dokumentacji fotograficznej pojawia się kwestia kolejności zapisywania nośnika. Dopiero zapisanie obiektu pozwala na dodanie nośnika. Być 2
może wytłumaczeniem tu także jest konstrukcja bazy, ale uważam, że celowe byłoby przedyskutowanie możliwości zoptymalizowania kliknięć i czasu, a tym samym ułatwienia i przyspieszenia pracy. Zasadniczo ZoSIA uwzględnia obowiązujące wskazówki metodyczne. Są oczywiście przypadki wymagające przeprowadzenia korekty. Takie przykładowe wskazówki dotyczą opracowania i ewidencjonowania dokumentacji kartograficznej z 2002 r. Nakazują w przypadku skali oryginalnej podanej w jednostkach innych niż metryczne rozwiązać ją i podać wynik w postaci ilorazu i zamknąć w nawiasie kwadratowym. Stosując je ZoSIA nie zapisuje jednostki. Ten defekt pojawił się także w testowej wersji. Problem został zauważony i czekamy na jego rozwiązanie. Opcja wykorzystania poprzednio wpisanych danych do indeksów, której używano w IZIE zoptymalizowałaby czas pracy, ustrzegłaby przed błędami w pisowni. Wyświetlanie się już wpisanych wcześniej haseł indeksowych zapobiegłoby dublowaniu się tych informacji. W wersji testowej system wykrywa błąd, gdy hasła indeksowe powtarzają się, ale nie wyświetla już zapisanych. W aktualnej wersji jest etykieta Pobierz wolną sygnaturę. Przy zespole, który ma luki sygnaturowe tzn, są zapisane sygn.1-10 oraz 21-24 system pobierze automatycznie sygn.25. By zapobiec temu w sytuacji, gdy dodajemy następną tzn. sygn.11 zaproponowano dodanie nowej opcji Pobierz pierwszą wolną sygnaturę. Dzięki temu archiwista sam będzie decydował o wyborze wariantu, a system jednocześnie ustrzeże go przed pomyłką i niezamierzoną luką sygnaturową. Kwestią otwartą pozostaje ograniczony dostęp do raportów z zasobu centrali przez oddziały zamiejscowe. Ta niedogodność jest szczególnie uciążliwa przy udzielaniu informacji o zasobie oraz przy przygotowaniach do Komisji Metodycznej. Archiwista z oddziału zamiejscowego nie może skorzystać z raportów z Centrali. W drugą stronę odbywa się to bez przeszkód. Sytuację tą można oczywiście rozwiązać poprzez założenie kont użytkownikom z oddziałów zamiejscowych w Centrali Archiwum. Warto nadmienić, że przy wcześniejszej wersji taka sytuacja nie miała miejsca. Zostając jeszcze przy raportach należy zauważyć, że bardzo przydatną funkcją jest opcja wyboru rodzaju dokumentacji i zakresu sygnatur przy korzystaniu z inwentarza książkowego. Dzięki temu widzimy tylko interesującą nas dokumentację oszczędzając jednocześnie czas. System ZoSIA wniósł ze sobą wiele zmian w dotychczasowym sposobie organizacji prowadzenia ewidencji syntetycznej jak i opracowywaniu zasobu archiwalnego. 3
Wprowadzono nową osobę która została odpowiedzialna za administrowanie całością systemu na poziomie danego archiwum jak i należących do niego oddziałów zamiejscowych. Proces administrowania systemem nie jest skomplikowany i ogranicza się jedynie do dodawania nowych użytkowników, nadawaniu i edycji poszczególnych ról w systemie oraz aktualizacji informacji o samym archiwum, nie wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu informatyki. Prowadzenie ewidencji syntetycznej w systemie ZoSIA nie różni się zasadniczo od tej prowadzonej w bazie SEZAM. Przez pierwsze dwa lata zważywszy na liczne poprawki dodawane do aplikacji pragnąc zapewnić maksimum bezpieczeństwa i funkcjonalności dla zgromadzonych tam danych, podjęto decyzję o prowadzoniu równolegle ewidencji w dwóch systemach ZoSIA i SEZAM. Tak wypracowany model wymagał dodatkowego nakładu pracy związanego z wprowadzaniem identycznych danych do obydwu baz danych. Wdrożenie w archiwum wersji ZoSIA 1.0, która posiadała w pełni rozbudowany panel ewidencji pozwolił na zaprzestanie z dniem 31 stycznia 2010 roku prac w bazie SEZAM. Funkcje związane z ewidencją syntetyczną w ZoSIA są rozbite pomiędzy dwie role systemowe Kanapy i Edytora. Pierwsza pozwala na wprowadzanie nabytków, ubytków i przesunięć miedzyzespołowych. Układ i nazwy pól jak i mechanizmy automatycznej aktualizacji danych są wręcz identyczne z modułem Kanapy zaimplementowanym do bazy SEZAM. Aktualizacja o nowe nabytki, ubytki i przesunięcia miedzyzespołowe nie nastręcza jakichkolwiek kłopotów, a wręcz możemy zauważyć większą efektywność w zakresie czasu potrzebnego do wprowadzania danych. Drugim elementem bardzo ważnym dla ewidencji jest edycja danych o zespole. Wszystkie potrzebne narzędzia do edycji są zgromadzone w zakładce Edytor - Lista zespołów. Podobnie jak w przypadku modułu Kanapy twórcy zaimplementowali wszystkie funkcjonalności znajdujące się w bazie SEZAM dodając kilka nowych dzięki którym możemy podnieść efektywność i jakość wprowadzanych danych. Do najciekawszych rozwiązań możemy zaliczyć historię zmian dzięki której, jesteśmy w stanie wskazać dokładnie kiedy i przez kogo została dokonana zmiana w opisie zespołu. Istotną, a zarazem przydatną funkcjonalnością jest sprawdzanie błędów podczas wklejania dużych partii tekstu do takich pól jak: Dzieje aktotwórcy, Zawartość zespołu, Bibliografia, Informacje dodatkowe. Kolejną pomocną funkcjonalnością jest automatyczne pobieranie przez system numerów nabytków, ubytków, przesunięć międzyzespołowych i wstawianie ich do odpowiednich pól w kartach zespołów. 4
W perspektywie pracy od kilku lat z systemem ZoSIA można stwierdzić, że opisywane moduły w pełni spełniają swoje funkcje. Pewne zastrzeżenia można mieć jedynie do workflow w którym opisy są przesyłane pomiędzy różnymi rolami systemowymi edytor, redaktor, kierownik. Tego typu podejście może skutkować licznymi opóźnieniami związanymi z akceptacją i przesyłaniem ich do kolejnych użytkowników systemu. Podsumowując system ZoSIA pozwala na efektywną pracę, nie wymaga nadmiernych nakładów czasowych przy wprowadzaniu danych. Działa sprawnie, a menu jest intuicyjne i nie nastręcza problemów. Biorąc pod uwagę ciągłą ewolucję systemu mankamenty o których była mowa we wcześniejszej części mamy nadzieję, że znikną i pozwolą jeszcze bardziej optymalnie wykorzystywać możliwości ZoSIA. 5