Kancelaria MADAR INSRUKCJA OBSŁUGI

Kancelaria MADAR INSRUKCJA OBSŁUGI Zabrze, grudzień 2003

Spis treści 1.Wymagania sprzętowe...5 1.1.Instalacja... 5 1.2.Ogólne informacje o obsłudze... 6 1.3.Katalogi...7 Wyszukanie elementu...8 Przeglądanie zawartości, wyszukiwanie... 9 Kasowanie elementu z listy...9 Sortowanie...9 1.3.1.KONTRAHENCI...9 FUNKCJE... 11 1.3.2.PRACOWNICY...12 DANE PERSONALNE...12 DANE PŁACOWE... 13 1.3.3.TOWARY...14 Okienko podstawowe - nazwa...14 Okienko wycena... 15 Poziomy cen... 16 Cennik dewizowy...16 FUNKCJE... 17 2.Ewidencja poczty...19 2.0.1.Dopisanie nowego pisma do ewidencji...20 2.1.Bezpośrednie redagowanie pisma...22 2.2.Tworzenie nowego pisma na bazie starego... 22 2.3.Tworzenie szablonów w Word for Windows... 22 2.3.1.Wybieranie szablonów...23 2.3.2.Skojarzenie z treścią dokumentu... 23 2.3.3.Edycja pisma... 24 3.Analiza...24 3.1.Selekcje...24 Selekcja według kontrahenta...24 Selekcja według sprawy... 25 Selekcja według teczki... 25 3.1.1.Wydruki zestawień...25 3.1.2.Nowe pismo... 27 3.1.3.Wywołanie starego pisma edycja pisma... 27 3.1.4.Menu... 27 3.1.5.Kopiowanie... 28

MOŻLIWOŚCI Program Kancelaria może pracować jako osobna aplikacja, niezależnie od pozostałych wykorzystywanych systemów. Atutem jest możliwość analizy prowadzonej korespondencji w instytucji, łatwy dostęp do treści pism oraz automatyzacja w procesie tworzenia korespondencji. Rejestracja w dzienniku korespondencji (wraz z pełnymi treściami), automatyzacja tworzenia pism wykorzystanie szablonów MS-Word i OpenOffice. Pismo są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawienia kosztów. Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania. Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących. Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie. Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma. Automatyzacja tworzenia korespondencji. Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *sxw) mogą być podstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala na szybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych. Dołączania pełnych treści pism - w postaci pliku z programów tekstowych bądź graficznych na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty. Baza korespondentów. Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów. Dodatkowe możliwości. W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji. Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie opłat, wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości programu. Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.

WYMAGANIA TECHNICZNE 1. Wymagania sprzętowe Do zainstalowania programu wymagany jest WINDOWS 95 lub wersje wyższe. Sam program zajmuje około 10 MB, na bazę danych należy przeznaczyć 10 MB. Przy tworzeniu bazy dokumentów (dla małej firmy) należy się liczyć z zajęciem 100 MB dysku na bazę. Komputer powinien być wyposażony w drukarkę, skaner (o ile ma się zamiar wprowadzać treści dokumentów obcych), kartę faks/modem (przy korzystaniu z Internetu). System operacyjny Sieć Baza danych Wymagania pamięci Skalowalność Ochrona danych Obsługiwane formaty Współpracujące urządzenia Współpracujące aplikacje Microsoft Windows 95/98/2K/Me/XP/NT Windows NT,2k,XP, Novell Netware 3.12 /4/5/6, Linux+Samba Program nie wymaga instalacji dodatkowych baz danych. Dane i program instalowane na serwerze. Wymagane około 100 MB wolnej pamięci na dysku na program. Podstawowa baza danych (bez załączonych dokumentów) 10 MB / rok. Przy używaniu opcji dołączania załączników konieczne jest zarezerwowanie dodatkowo pamięci na bazę załączników. System przystosowany jest do pracy na wielu stanowiskach, również w wielu sekretariatach równocześnie. Dostęp do programu i poszczególnych funkcji chroniony systemem haseł (na poziomie użytkownika). Ochrona na poziomie rekordu (pisma, dokumentu, korespondentów) dzięki systemowi przepustek, definiujących uprawnienia poszczególnych użytkowników do czytania, modyfikacji czy wydruku. Dokumenty tekstowe: *.txt, *.rtf, *.doc, *.sxw. Obsługiwane dołączane pliki graficzne: *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png. Dołączanie skanowanych dokumentów. Eksport zestawień do formatów: *.pdf, *.gif, *.xls Z programem mogą współpracować: skaner, drukarka Edytory tekstów: MS Word wywoływanie z poziomu programu Kancelaria wypełnianie pól zawartych w szablonach OpenOffice wywoływanie z poziomu programu Kancelaria wypełnianie pól zawartych w szablonach Edytor wewnętrzny MADAR obsługuje formaty *.txt, *.rtf, *.txm możliwość zaprojektowania szablonów, wypełnianych automatycznie na podstawie danych wprowadzonych do ewidencji pisma Acrobat Reader (*.pdf) Programy graficzne wbudowana przeglądarka dla formatów: *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png

1.1. Instalacja Program instaluje się z CD-ROM. 1. Włożyć CD-ROM do napędu. 2. Wybrać plik kan_ins.exe. Na ekranie pojawi się okienko do instalacji. W pola: Do należy wpisać miejsce, gdzie program ma zostać zainstalowany (dysk i folder). Domyślnie program instaluje się w c:\madar. Pliki zaznaczone pliki podlegają instalacji: CZYTAJS.TXT - kategorie, opisy KNACEL.EXE - program KANCEL.HLP - pomocnik Instalacja rozpoczyna się po wybraniu przycisku <Instalacja>. 1.2. Uruchamianie Instalator programu umieszcza na pulpicie ikonę umożliwiające łatwe i szybkie uruchomienie programu. Po uruchomieniu ikony program wyświetla okienko sprawdzające hasło użytkownika. Po poprawnym podaniu nazwy użytkownika oraz hasła, uruchamiane jest okno główne programu. W przypadku pierwszego uruchomienia lub przy pracy bez kontroli użytkowników w polu użytkownik wyświetlane jest **** (odpowiada to wejściowemu hasłu demo) należy po prostu nacisnąć przycisk <zatwierdź>. Nazwę użytkownika i hasło wprowadza się opcji użytkownicy. Nazwę użytkownika (górne pole) ustawia administrator przy zakładaniu użytkownika. Hasło (dolne pole) nadawane jest w tej samej opcji (przez samego użytkownika) za pomocą przycisku <hasło>. 1.3. Ogólne informacje o obsłudze Program obsługuje się za pomocą myszy lub klawiszy. - wybranie opcji wskazanie kursorem myszy na dany przycisk, ikonę lub opcję i kliknięcie dwa razy lewym klawiszem myszy - przesuwanie się po menu kliknięcie myszy lub przy użyciu klawiszy strzałek Po uruchomieniu programu za pomocą ikony na ekranie monitora pojawia się okienko, w którym w prawym górnym rogu znajduje się menu główne.

Po wybraniu jednej z pozycji menu u góry okienka (za pomocą myszy) pojawia się menu pomocnicze dotyczące tej właśnie opcji, pod którym znajduje się zestaw ikon najczęściej wykorzystywanych funkcji. Poniżej w tabeli opisane są poszczególne opcje menu głównego wraz z menu pomocniczymi. Opcja główna Menu pomocnicze Opis Rejestr dokumentów Dziennik Ewidencja we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Sekretariat Rejestr kancelaryjny Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego Dziennik korespondencji dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia. Administracja systemem Konfiguracja Firma Operacje Użytkownicy Ustawienia programu dotyczące m.in. danych firmy, rodzaju drukarki, standardu polskich liter itp. Zmiana firmy możliwość pracy na innych danych. Pozwala na pracę z wieloma firmami (fizycznie katalogami zawierającymi osobne dane dla różnych firm) Okresowe porządkowanie wszystkich danych Pozwala na założenie użytkowników programu, wraz z prawami dostępu do opcji oraz hasłami wejściowymi. Zawsze w górnej części okienka znajdują się ikony najczęściej używanych funkcji. Ikony są zaprojektowane razem ze skróconymi nazwami funkcji. Pełniejszy opis pojawi się, gdy przytrzyma się nieruchomo mysz dłużej na ikonie. W dolnej części okienka znajdują się zawsze widoczne (bez względu na opcję) ikony wejścia do katalogów. W przypadku pracy z programem System Zarządzania MADAR są to te same bazy, co w module magazynowym czy księgowym. Operator Korespondent Tematy Pracownicy katalog operatorów użytkowników programu katalog firm / instytucji / kontrahentów katalog nazw / klasyfikacji / działów katalog pracowników

Szczegółowo poszczególne katalogi opisane są w końcowym rozdziale. 1.4. Obsługa baz W programie wszystkie bazy danych są zapisywane w postaci list. Szczególnymi bazami są katalogi (np. Kontrahentów, operatorów ale również baza korespondencji). Sposób obsługi katalogów jest taki sam, ponadto w każdym miejscu, w którym zostały wywołane katalogi, możliwe są wszystkie operacje opisane poniżej. Pozwala to na modyfikację katalogów podczas innych operacji, bez potrzeby kończenia dotychczasowej pracy. Podstawowe operacje (dopisanie, modyfikacja, szukanie) wykonuje się za pomocą przycisków u dołu okienka: lub za pomocą klawiszy na klawiaturze. Dokładny sposób opisano w tabeli: Obsługa myszą Obsługa klawiszami Znaczenie < dopisz> <F2> Dopisanie elementu do katalogu. <podgląd> <F3> Podgląd informacji o elemencie z katalogu. < edycja> <F4> Modyfikacja informacji o elemencie z katalogu. < szukaj> <F7> Wyszukiwanie elementu katalogu zawierającego podany tekst <F6> Sortowanie elementów w katalogu (według alfabetu) <Home> Przejście na początek katalogu. <End> Przejście na koniec katalogu. Zakończenie pracy w okienku Po wywołaniu okienka z danymi (przy dopisaniu nowego elementu lub modyfikacji) - pojawia się okienko robocze, zawierające pola do wypełnienia, charakterystyczne dla każdego rodzaju katalogu. Pola należy wypełnić - jedno z nich ukazuje się jako hasło na liście. Po wprowadzeniu danych należy zapisać je wybierając myszą przycisk <zatwierdź> lub naciskając klawisz <F9>. Katalogi są wykorzystywane przy wypełnianiu pól wtedy zamiast ręcznego wpisywania danych stosowany jest wybór z listy. Polega on na podświetleniu odpowiedniej pozycji i wybraniu przycisku <zatwierdź>. Pozycja zostaje automatycznie wpisana w pole, z którego lista była wywołana. Wyszukanie elementu Wyszukanie elementu jest możliwe poprzez: wybór według pierwszych liter hasła Wpisane dane po posortowaniu są ułożone alfabetycznie, a wyszukiwanie odpowiedniego elementu ułatwia możliwość wyboru według wpisanych pierwszych liter elementu - podświetlony zostaje pierwszy element zaczynający się na wpisane litery. Można również wpisać początkowe litery następnych wyrazów nazwy - po spacji. Na przykład poszukujemy firmy TURBOPOWER SOFTWARE. Na ekranie jest wyświetlona lista kontrahentów. Naciskamy wpisując litery T U R, następnie naciskamy klawisz <Spacja> i wpisujemy S O F. Jeżeli nie została wpisana wcześniej firma np. TURAPOL SOFT powinna zostać

podświetlona poszukiwana firma TURBOPOWER SOFTWARE. Wpisywane litery pojawiają się u dołu listy. szukanie według wpisanego wyrazu kluczowego Po wybraniu przycisku <szukaj> lub naciśnięciu klawisza <F7> można podać wyraz do wyszukania na liście. Jeżeli istnieje taki element zawierający ten wyraz pojawi się on na podglądzie (tzn. pojawi się cały opis), po czym pojawi się pytanie: <znaleziono> po wybraniu tej odpowiedzi dana pozycja zostanie podświetlona <szukać dalej> program będzie wyszukiwał dalej Jeżeli element ten nie zostanie znaleziony pojawi się odpowiedni komunikat. Wykorzystując podany wyżej przykład w celu znalezienia firmy TURBOPOWER SOFTWARE po naciśnięciu przycisku <szukaj> lub <F7> należy wpisać np. TURBOPOW. Przeglądanie zawartości, wyszukiwanie Możliwe jest przeglądanie listy wraz ze wszystkimi danymi. Po wybraniu przycisku <podgląd> lub naciśnięciu klawisza <F3> obok listy pojawia się okienko z danymi elementu wyróżnionego na liście. Klawisze strzałki lub mysz powodują poruszanie się po liście, przy automatycznej aktualizacji okienka. Opcja ta nie umożliwia zmiany danych dotyczących elementu w tym celu należy nacisnąć dodatkowo przycisk <edycja> lub klawisz <F4> Sortowanie Sortowanie danych na liście ułatwia przeglądanie listy i wyszukiwanie elementu. Kolejność wpisywania jest dowolna, należy jednak pamiętać, że kolejność na liście decyduje również o kolejności na wykazach. Można wykonywać sortowanie na liście (klawisz <F6>), zaleca się jednak wykonywanie ogólnego sortowania poprzez wywołanie opcji sortowanie w części administracja. Przed sortowaniem program upewnia się, czy posortować dane. Po potwierdzeniu program powiadamia, że posortowano listę i porządkuje wszystkie elementy, usuwając puste linie powstałe po skasowaniu pozycji.

KORESPONDENCJA W opcji sekretariat zawarte są te funkcje, które ułatwiają prace biurowe w zakresie prowadzenia i rejestracji dokumentów i korespondencji. Wyszukiwanie, dekretacja, podpisywanie, zestawienia, dołączanie treści pism (bądź w postaci napisanego wcześniej pisma, bądź graficznie skanowany dokument) to najważniejsze możliwości programu. 2. REJESTRACJA I ANALIZA KORESPONDENCJI Opcja sekretariat pozwala na rejestrację korespondencji we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawienia kosztów. Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania. W programie udostępnione są cztery podstawowe rejestry: Dziennik korespondencji Rejestr kancelaryjnych Dziennika Rejestr dokumentów Ich przeznaczenie i wykorzystuje zależne jest indywidualnie od każdej firmy czy instytucji, która wykorzystuje program Kancelaria. Zasady rejestracji i analizy pism w każdej z opcji są podobne. Wszelkie operacje są wywoływane po wybraniu i kliknięciu na przycisku - u dołu okienka lub pozycję z menu pomocniczego - u góry okienka. Szczegółowy sposób dopisywania pism do ewidencji, poprawy i analizy opisują następne rozdziały. Funkcjami bardzo wygodnymi w programie jest możliwość Dekretacji - przekazywania pism do wiadomości bądź wykonania, - prowadzenie większej ilości sekretariatów. Dołączania do każdej pozycji w ewidencji zawartości pism: - jako pliki powstałe wcześniej napisane np. w Word for Windows przycisk <dołącz> - w wyniku skanowania przycisk <skanuj> Napisanie nowego pisma wywołując edytor bezpośrednio z poczty - w edytorze MADAR przycisk <Edytor> - w edytorze Word for Windows (o ile jest zainstalowany w komputerze) przycisk <Word> Dostęp do treści pisma dołączonego do ewidencji - dołączone pismo można wyświetlić na ekranie - przycisk <podejrzyj> - jeżeli jest to pismo dołączone przez skanowanie to można go obejrzeć na ekranie lub wydrukować, - jeżeli jest to pismo z edytora to można go nie tylko obejrzeć na ekranie i wydrukować, ale dokonać również zmian (bez możliwości odtworzenia pisma

w pierwotnej wersji). Tworzenie nowego pisma na bazie starego przy wykorzystaniu przycisku <dodaj podobny> można stworzyć nowy dokument wykorzystując treść wcześniej napisanego dokumentu (jednocześnie nie niszcząc poprzedniej wersji). 2.1. Ewidencja Po wybraniu właściwej ewidencji dopisanie nowego pisma jest możliwe po wybraniu przycisku <dopisz> u dołu ekranu lub naciśnięciu klawisza F2. Po wybraniu tej opcji otwiera się okno, które będzie zawierać informacje o nowym piśmie. Po wpisaniu danych do pól należy nacisnąć przycisk <zatwierdź>, po czym dane zostaną dopisane do ewidencji. Poszczególne pola oznaczają: pozycja teczka Określa kolejny numer pisma, pole to jest wypełniane automatycznie przez program kolejnym numerem. Jest to symbol teczki (do czterech znaków), w której znajduje się dane pismo. Pole to można wypełnić zarówno literami jak i cyframi lub innymi znakami. Symbol ten powinien odpowiadać symbolom teczek fizycznie prowadzonych z wydrukami. Daje to również możliwość wykonywania zestawień według teczki. data Pole to zawiera datę otrzymania lub wysłania pisma. Datę tą można zmienić ręcznie lub przy pomocy kalendarzyka który ukaże się po kliknięciu na przycisk [v].

korespondent temat sygnatura, treść i uwagi Nazwa kontrahenta (wybierana z katalogu), którego dotyczy pismo. Listę kontrahentów wywołuje się przyciskiem [V]. Jeżeli lista jest obszerna to odszukanie właściwego kontrahenta umożliwia przycisk <szukaj> (w oknie lista kontrahentów). Po wyszukaniu go i zaznaczeniu (podświetleniu) do poczty wprowadza się przyciskiem <zatwierdź>. Dopisanie nowego kontrahenta do listy umożliwi nam przycisk <dopisz> (w oknie lista kontrahentów) po zatwierdzeniu przyciskiem <zatwierdź> zostanie dopisany on w oknie: lista kontrahentów. Pozwala na wybranie odpowiedniego tematu z listy. Temat taki może dotyczyć celu, tematu lub problemu, do którego prowadzona jest wieloskładnikowa i rozległa w czasie korespondencja lub dokumentacja. Pole to zawiera informacje o piśmie lub jego treści. Linie z tego pola są automatycznie przepisywane do pisma według szablonu o ile został zaprojektowany. Ponadto pole to może służyć do zapisywania wszelkiego rodzaju uwag dotyczących załatwienia spraw związanych z daną pocztą (stopień zaawansowania, sposób wysyłki np. ekspres, nr listu poleconego, e-mail itp.) Dodatkowe informacje rodzaj Rodzaj przesyłki, np. list polecony, paczka. godzina Godzina przyjęcia / wysłania. il.zał. Miejsce do wpisania ilości załączników do korespondencji. opłaty Poniesione opłaty na znaczki, przesyłki itp. 3. Dekretacja Dekretacja korespondencji możliwa jest tylko w przypadku korzystania z funkcji użytkowników i operatorów. Bazuje bowiem na danych tam wprowadzonych oraz informacjach o aktualnym użytkowniku (opcja: administracja użytkownik). Więcej informacji na temat baz operatorów i użytkowników znajduje się w następnym rozdziale. Informacje dotyczące odebrania, załatwienia czy zakończenia ustawiane za pomocą przełączników sprawiają, że można ustalić status danej pozycji. Aby status nie sprawiał zbytnich trudności, należy zrozumieć ogólną zasadę: korespondencja ma zawsze status zamknięte, chyba że jest nie odebrana bądź nie zakończona. 3.1. Zasady dostępu do korespondencji W tym podrozdziale zajmiemy się mechanizmami w programie dotyczącymi współpracy

wielu użytkowników, z pominięciem przepustek. 1. Korespondencję może zarejestrować każdy, kto ma uprawnienia do odpowiedniej opcji. Administracja - użytkownik Dostęp do opcji w programie Dziennik korespondencji Rejestr kancelaryjny Dziennik Rejestr dokumentów 2. Korespondencję może przeglądać i modyfikować każdy, kto wprowadził korespondencję bądź jest do niego skierowana (zadekretowana) o ile ma włączone uprawnienia Możliwość edycji i wprowadzenia zmian do WCZEŚNIEJ ZAPISANYCH pism. Możliwość edycji i wprowadzenia zmian do ZAPISANYCH pism w okresie OSTATNICH 3 DNI 3. W innych przypadkach konieczne jest włączenie opcji: 4. Możliwość dekretacji regulują przełączniki: obcych czyli wprowadzonych przez innego operatora przyjętych otrzymanych w wyniku dekretacji. 3.2. Dekretacja - przekierowanie Każde pismo można skierować do odpowiedniego operatora, który może być zarówno konkretną osobą, jak i operatorem grupowym, do którego należą konkretne osoby. Za dekretację i przekazywanie odpowiedzialne są pola, pokazane na rysunku. Dopóki dany operator nie potwierdzi odbioru korespondencja ma status nie odebrane komu dano Można skierować pismo do konkretnego pracownika wybierając odpowiedniego operatora pojedynczego bądź grupowego. Jeżeli wybierze się operatora (np. pracownik Jan Kowalski) uaktywnia się wtedy kontrolę odbioru poczty. Możliwe jest wybranie trzech operatorów. 3.2.1. Odebranie korespondencji Odebranie korespondencji polega na oznaczeniu pola termin odebrania, przy odpowiednim operatorze.

termin odebrania Jeżeli jest wybrany operator można ustalić datę załatwienia brak odbioru do tej daty będzie sygnalizowany operatorowi prowadzącemu. Można wykonać to na dwa sposoby: ręcznie edytując i wpisując datę, korzystając z opcji podpisywanie odbioru, wybieranej z menu lokalnego. W tym drugim przypadku termin odebrania zostaje wypełniony automatycznie przez program. Po wybraniu opcji program pyta się o hasło użytkownika (operator musi być taki sam, jak wybrany w polu komu dano lub należeć do grupy jeśli jest to operator grupowy) i pojawia się komunikat: 3.2.2. Załatwienie Wprowadzenie daty załatwienia spowoduje uaktywnienie opcji kontroli realizacji. Dopóki nie wprowadzi się zakończenia korespondencja ma status nie zakończone data załatwienia Termin załatwienia sprawy np. skierowania odpowiedzi do wysyłki. Brak załatwienia będzie sygnalizowany ikoną oraz odpowiednim kolorem. zakończone - załatwianie korespondencji zakończone. Znacznik, czy dana sprawa została załatwiona (pojawia się nie załatwione na zestawieniu tylko w przypadku poczty terminowej) 3.3. Przepustki Przepustki służą do określania praw dostępu do poszczególnych rekordów (elementów w bazie). Umożliwiają blokowanie dostępu do kontaktów, spraw oraz poczty. Zasada działania jest następująca: 1. Domyślnie program przyjmuje brak kontroli dostępu (przepustka pusta)

2. Na życzenie użytkownika można ustawić przepustkę. W odpowiednim okienku w polu przepustka pojawia się lista przepustek wcześniej określona dla użytkowników. 3. W zależności od zdefiniowanych uprawnień użytkownika, który wszedł do programu dany element będzie / lub nie widoczny i dostępny do modyfikacji, czytania itp. W programie kancelaria poszczególne kolumny odpowiadają dostępowi do pism / dokumentów co obrazuje tabela poniżej. poczta I czytanie pisanie Podgląd, bez możliwości modyfikacji Edycja i podgląd, z możliwością zapisu zmian. Dotyczy dziennika korespondencji poczta II czytanie pisanie Podgląd, bez możliwości modyfikacji Edycja i podgląd, z możliwością zapisu zmian. Dotyczy pozostałych opcji sekretariatu Przepustkę wybiera się na poziomie każdego pisma / korespondencji. Można wybrać do trzech przepustek, zwiększając tym sposobem ilość możliwych zabezpieczeń. Nazwy przepustek, które pojawiają się na liście w poczcie projektowane są w użytkownikach. 3.4. Bezpośrednie redagowanie pisma Nowe pismo czy ofertę, które trzeba napisać i wysłać rejestruje się najpierw w poczcie, po czym wywołuje edytor (z poziomu poczty) i zapisuje pismo. Po wywołaniu właściwej ewidencji i wybraniu przycisku <dopisz> otwiera się okno do zapisania informacji o piśmie. Należy wprowadzić podstawowe dane: kontrahenta, datę, opis. Aby wywołać edytor i wpisać treść pisma należy: - wybrać się ikonę - <Word> wywołuje się edytor MS Word (pliki typu *.doc) - <Edytor> wywołuje się edytor MADAR (pliki typu *.rtf) - po napisaniu treści i wydrukowaniu następuje powrót do ewidencji poczty i zapis pełnej treści pisma (jako dołączony plik). Pismo zostanie automatycznie dołączone do ewidencji po zapisaniu go w edytorze.

Jeżeli wykorzystywany jest do pisania korespondencji edytor MS Word można korzystać z zaprojektowanego szablonu. We wzorze tym umieszczony jest zazwyczaj: - na stałe umieszczony nagłówek firmowy - automatycznie wypełniające się pola (na podstawie danych wpisanych do ewidencji): odbiorca pisma, data i treści (czego dotyczy). Można zaprojektować kilka szablonów, np. szablon do faksów, oferty czy zwykłego pisma. Szablon przypisany jest do sprawy stąd zmiana szablonu wykonywana jest po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy spraw Szczegółowy opis tworzenia szablonów oraz ich wyboru opisuje dalsza część instrukcji. Tworzenie nowego pisma na bazie starego Jeżeli pismo bądź oferta jest bardzo podobna do wcześniejszej można na jej podstawie stworzyć nowe pismo / ofertę, bez zmiany treści starej. Aby wykonać to w programie należy: - po wywołaniu właściwej ewidencji i po podświetleniu pisma w oknie ewidencji należy wybrać przycisk <d. podobny>. Otworzy się edytor wraz z pismem - poprawić tekst, a po zakończeniu zapisać nastąpi powrót do programu Kancelaria - pismo w ewidencji należy zatwierdzić przyciskiem <zatwierdź> - zostanie on dołączony do ewidencji jako drugie pismo Tworzenie szablonów w Word for Windows Szablony projektuje się zgodnie z zasadami przyjętymi w Word for Windows. Poniżej pokrótce sposób ich tworzenia dla edytora z Office 98: 1. Wybrać Plik Nowy, u dołu okienka zaznaczyć szablon 2. Wpisać nagłówek firmowy oraz inne stałe elementy szablonu 3. Zaprojektować pola szablonu (do kogo, datę, dotyczy): - ustawić się w miejscu, gdzie mają zostać wprowadzone dane - wybrać opcję Widok paski narzędzi i zaznaczyć Formularze - z paska narzędzi Formularze wybrać ikonę Pole tekstowe formularza na ekranie w piśmie pojawi się szara kratka - następnie zaznaczyć je (ustawić się na nim kursorem myszy) i kliknąć prawym klawiszem myszy. Z menu wybrać Właściwości. W polu Zakładka (prawy dolny róg) wpisać nazwę odpowiedającą polom w programie Kancelaria MADAR: Nazwa1 1 linia opisu kontrahenta z pola nazwa Nazwa2 2 linia opisu kontrahenta z pola nazwa Nazwa3 3 linia opisu kontrahenta z pola nazwa Adres Kontrahent - pole miasto Tresc 1 linia opisu z pola opis w poczcie Data pole data w poczcie Czynności powtórzyć dla wszystkich zakładanych pól. 4. Zapisać szablon pod dowolną nazwą np. pismo.dot, w tym samym katalogu, co dane. Domyślnie dla programu szablon znajduje się w pliku tes.dot. Wybieranie szablonów Szablony są wybierane według nazwy wpisanej w tematach. Po wybraniu ikony <word> wywoływany jest edytor MS Word oraz pismo według szablonu: - standardowo zapisanego w pliku tes.dot - jeżeli w poczcie jest wybrany temat (w polu temat) i ma ono wpisane w polu szablon nazwę szablonu wywołuje się pismo według tego szablonu. Dla pism, które nie mają specjalnego zadania, a konieczne jest skorzystanie z innego

szablonu, można założyć sprawę tylko w tym celu. Na przykład dla pisanych ofert zaprojektowano inny szablon w pliku oferta.dot można założyć sprawę o nazwie SZABLON-OFERTA i w polu szablon wpisać oferta.dot. Sprawę tę należy wybrać dla danego pisma w polu temat - wtedy pisma tworzone bezpośrednio z poczty i wywoływane za pomocą ikony <word> będą tworzone na podstawie szablonu oferta.dot. - jeżeli brak szablonu tes.dot i nie wybrany jest temat z wpisaną prawidłową nazwą szablonu (istniejącego) to pojawia się pusta kartka 3.4.1. Skojarzenie z treścią dokumentu W okienku znajdują się również ikony, pozwalające na skojarzenie dokumentu z wpisaną pocztą, to znaczy możliwy będzie podgląd (i modyfikacja - w przypadku pism) wysyłanego bądź otrzymanego dokumentu bezpośrednio z pozycji w poczcie: - przy pomocy przycisku <dołącz> istnieje możliwość dołączenia gotowego już pliku (*.txt, *.doc, *.rtf, *.bmp) do poczty - przycisk <skanuj> umożliwia nam skanowanie dokumentu i dołączenie go do poczty - przycisk <word> wywołanie edytora Word for Windows i po zredagowaniu nowego pisma - dołączenie do poczty - przycisk <edytor> wywołanie edytora MADAR i po zredagowaniu nowego pisma - dołączenie do poczty Możliwe jest dołączanie do każdej pozycji w ewidencji dokumentów zapisanych w komputerze w formie *.doc (word), *.txt (pliki tekstowe), *.rtf (edytor MADAR), *.awd (bitmapy). Po wybraniu właściwej ewidencji i zaznaczeniu pisma, do którego dołączany jest plik należy nacisnąć przycisk <dołącz plik>. Następnie z pojawiającej się listy plików wybrać właściwy i nacisnąć przycisk <otwórz>. UWAGA! Bez względu na to, czy do poczty są dołączane pliki w opisany powyżej sposób, czy są bezpośrednio redagowane z programu MADAR są one kopiowane do podkatalogu: POCZWCH POCZWY FAKSY Dziennik korespondencji Rejestr kancelaryjny Dziennik DOKUM Rejestr dokumentów pod nazwą nr.roz (nr-numer w ewidencji; roz rozszerzenie (*.doc, *.rtf itp.) np. dla pierwszego 1.roz ). Odczytanie zawartości pliku jest możliwe po wybraniu i zaznaczeniu (podświetleniu) pozycji w ewidencji, do której zastał dołączony i naciśnięciu przycisku <podejrzyj>. W przypadku pism (nie skanowanych, lecz pisanych w komputerze) możliwa jest modyfikacja treści pisma. 3.4.2. Edycja pisma Pismo napisane w komputerze i dołączone do poczty (bądź za pomocą przycisku <dołącz>, bądź pisane poprzez bezpośrednie wywołanie edytora) można podejrzeć, wydrukować ponownie czy wprowadzić poprawki. Nazwane to jest edycją pisma. Edycję w już zatwierdzonym piśmie (typu *.doc, *.rtf,) możemy wykonać następująco:

- po wywołaniu właściwej ewidencji i po podświetleniu pisma w oknie ewidencji należy wybrać przycisk <podejrzyj> otworzy się nam edytor wraz z pismem, - należy poprawić tekst, a po zakończeniu zapisać - następnie zatwierdzić w ewidencji poczty po wybraniu przycisku <zatwierdź> zmienione pismo zostanie dołączone do ewidencji, a jego pierwotna wersja zostanie utracona. 4. ANALIZY Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można przeprowadzić dwojako: - w postaci selekcji na liście na ekranie komputera - w postaci zestawienia, które można wydrukować Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych danych opisujących pismo i wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma. 4.1. Selekcje Selekcje pozwalają na uzyskanie na ekranie listy pism spełniających wybrane kryterium. Selekcje można łączyć ze sobą. Selekcja według kontrahenta Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego kontrahenta. Wykaz taki pojawi się w oknie po wykonaniu następujących czynności: - należy wybrać jedną z opcji (poczta wychodząca; poczta wchodząca; dokumenty; faksy ) - należy wywołać listę kontrahentów przyciskiem [V] (pierwszym od góry) - z listy tej wybrać kontrahenta poprzez kliknięcie na nazwie i zatwierdzeniu przyciskiem <zatwierdź> lub klawiszem <Enter> Nazwa kontrahenta przepisuje się w miejsce kresek obok przycisku [V], a poniżej pojawia się zestawienie wszystkich dokumentów dotyczących tylko tego kontrahenta. Selekcja według sprawy Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranej sprawy. Wykaz taki uzyskuje się postępując tak samo, jak przy selekcji według kontrahenta tylko wywołując listę spraw przyciskiem [V] (drugim od góry). Selekcja według teczki Pozwala na zestawienie wszystkich dokumentów według symbolu teczki. 1. Dla wszystkich kontrahentów - w polu teczka wpisuje się symbol (numer, nazwę), którą oznaczone zostało pewna grupa dokumentów - zatwierdza przyciskiem <zatwierdź> W oknie pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu dla wszystkich kontrahentów. Należy przypomnieć, że program rozróżnia duże i małe litery stąd teczka dok to nie ta sama teczka co DOK. 2. Dla wybranego kontrahenta / sprawy - należy wybrać kontrahenta / sprawę z listy - przycisk [V] - w polu teczka wpisać symbol (numer, nazwę), którą oznaczona została pewna grupa

dokumentów - zatwierdzić przyciskiem <zatwierdź> Pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu tylko dla tego kontrahenta / sprawy. 4.1.1. Wydruki zestawień Możliwe jest w programie uzyskanie zestawień wybranych pozycji w postaci wydruku (na ekranie bądź na drukarce), według ustalonych kryteriów. Oprócz omawianych w poprzednim rozdziale selekcji według kontrahenta, zadania czy teczki możliwe jest uzyskanie zestawień pism z danego okresu, nie odebranych lub bez odpowiedzi. Po wywołaniu opcji agregacja z menu na górze okienka pojawia się okienko dialogowe, w którym poszczególne pola oznaczają: od dnia, do dnia kontrahent, zadanie wg dat nie odebrał bez odpowiedzi okno do wpisania dat. Aby na zestawieniu pojawiły się pozycje tylko z podanego zakresu należy dodatkowo zaznaczyć pole według dat. w polach wpisuje się odpowiednie dane, tak jak w przypadku selekcji. Jeżeli w polu obok kontrahenta pozostawimy kreski to zestawienie będzie dotyczyło wszystkich kontrahentów - zestawienie będzie dotyczyło tylko tych pozycji, które są z wpisanego wcześniej zakresu (w polach od dnia, do dnia) - zestawienie będzie dotyczyło poczty, która nie została odebrana - zestawienie będzie dotyczyło poczty, do której nie wysłano odpowiedzi Po naciśnięciu przycisku <start> na monitorze pojawi się zestawienie, które można wydrukować po naciśnięciu przycisku <drukuj> oraz ustawieniu parametrów drukarki. 4.2. Druk list do podpisu W programie można drukować zestawienie korespondencji w postaci list.