Urząd Miasta Sulejówek ul. Dworcowa 55 05-071 Sulejówek 2/PA/2008 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2009 SULEJÓWEK 2008
1 Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego 1. Nazwa i adres jednostki w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny Urząd Miasta Sulejówek Ul. Dworcowa 55 05-071 Sulejówek 2. Podstawowe cele obszary działania jednostki w której audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Urząd Miasta Sulejówek, w myśl art. 4 ust. 1 pkt 2 oraz art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) jest jednostką sektora finansów publicznych zobowiązaną do prowadzenia audytu wewnętrznego. Do zakresu działania Urzędu naleŝy zapewnienie warunków naleŝytego wykonywania zadań spoczywających na mieście: 1) zadań własnych wynikających z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, ze zm.), ustaw szczególnych i uchwał Rady Miasta, 2) zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, 3) zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez miasto na mocy porozumień. Zadania własne dotyczą: 1) ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej, 2) miejskich dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego, 3) wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, 4) ochrony zdrowia, 2
5) pomocy społecznej, 6) miejskiego budownictwa mieszkaniowego, 7) edukacji publicznej, 8) kultury, w tym bibliotek miejskich, 9) kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, 10) targowiska, 11) zieleni miejskiej, 12) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpoŝarowej i przeciwpowodziowej, 13) utrzymania miejskich obiektów i urządzeń uŝyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych, 14) wspierania i upowszechniania idei samorządowej, 15) promocji miasta, 16) współpracy z organizacjami pozarządowymi, 17) współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw. 3. Struktura organizacyjna jednostki w, w której audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Strukturę organizacyjną Urzędu Miasta w Sulejówku tworzą referaty i samodzielne stanowiska: Referat Organizacyjny, Referat Finansowy, Referat Podatków i Opłat Lokalnych, Urząd Stanu Cywilnego, Biuro Rady, Biuro Burmistrza, Referat Oświaty, Kultury i Sportu, Referat Promocji i Pozyskiwania Funduszy, Referat Spraw Obywatelskich, Referat Geodezji i Gospodarki ruchomościami, Referat Zagospodarowania Przestrzennego, 3
4. 8. Wykaz jednostek organizacyjnych Miasta Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego Referat Środowiska i Rolnictwa, Referat Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Referat Inwestycji i Zamówień Publicznych, Audytor Wewnętrzny, Zespół Radców Prawnych, Stanowisko ds. Działalności Gospodarczej, Stanowisko ds. Informatyki, Stanowisko ds. Obrony Cywilnej. Urząd Miasta Sulejówek, Miejska Biblioteka Publiczna, StraŜ Miejska, SP ZOZ, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji, Zespół Szkół nr 1 w Sulejówku, Zespół Szkół nr 2 w Sulejówku, Szkoła Podstawowa nr 2 im. Stefana Czarneckiego, Szkoła Podstawowa nr 3im. Marszałka Józefa Piłsudskiego, Zespół Szkół Licealnych, Miejskie Przedszkole nr 1 Miejskie Przedszkole nr 2 Burmistrz Miasta Sulejówek zlecił Audytorowi wewnętrznemu przeprowadzenie kontroli przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w jednostkach podległych nadzorowanych na podstawie art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 3 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Kontrolę zaplanowano w okresie od października 2009 r. 4
do końca grudnia 2009r. Na realizację zadań audytowych w 2008 roku przewidziano 140 dni. 2 Analiza obszarów ryzyka 1. Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym Zidentyfikowanie potrzeb audytu wewnętrznego zostało poprzedzone analizą wewnętrznych dokumentów regulujących działanie jednostki. Identyfikacja i ocena obszarów ryzyka, związanego z zarządzaniem jednostką, została przeprowadzona z uwzględnieniem: celów i zadań jednostki, przepisów prawnych dotyczących działania jednostki, wyników wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej, wewnętrznych i zewnętrznych czynników ryzyka wpływających na realizację celów jednostki, uwag pracowników jednostki, liczby, rodzaju i wielkości dokonywanych operacji finansowych, liczby i kwalifikacji pracowników jednostki, działań jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną, sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z wykonania planu finansowego. Obszarem audytu wewnętrznego prowadzonego w Urzędzie Miasta w Sulejówku zostały objęte obszary działania, które w istotny sposób wpływają na funkcjonowanie jednostki oraz bezpośrednio lub pośrednio 5
2. Opis metody analizy ryzyka są związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Wyodrębniono następujące obszary audytu: 1. BudŜet Miasta 2. Wydatki 3. Środki zewnętrzne 4. Rachunkowość 5. Sprawozdawczość budŝetowa 6. Zamówienia publiczne 7. Podatki i opłaty 8. komunalna i środowisko 9. nieruchomościami 10. Zagospodarowanie przestrzenne 11. Inwestycje 12. Usługi administracyjne 13. Zarządzanie i nadzór 14. Oświata 15. System obiegu informacji 16. Pomoc społeczna 17. Systemy informatyczne 18. Sprawy kadrowe 19. Wynagrodzenie pracowników 20. Bezpieczeństwo publiczne 21. Promocja miasta 22. Pozostałe W Urzędzie Miasta Sulejówek przygotowanie planu audytu wewnętrznego na 2009 r. zostało poprzedzone analizą ryzyka. W celu identyfikacji obszarów ryzyka przeprowadzono kompleksowe badanie obszarów działalności Urzędu oraz związanych z tymi obszarami zdarzeń i działań, które mogą spowodować wystąpienie ryzyk. 6
W trakcie analizy wzięto pod uwagę w szczególności: cele i zadania jednostki; przepisy prawne dotyczące działania jednostki; jakość i bezpieczeństwo uŝywanych systemów informatycznych; sprawozdania finansowe; liczbę rodzaj i wielkość wykonywanych operacji finansowych; wielkość majątku, którym dysponuje jednostka; wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki; wraŝliwość analizowanych obszarów na powstawanie błędów i ich skutki; złoŝoność analizowanego środowiska; informacje uzyskane od pracowników i kierownictwa jednostki. Analizę ryzyka wykonano w oparciu o ocenę potrzeb audytu, czyli identyfikacji moŝliwych do realizacji zadań audytowych. Obszary ryzyka wyliczone zostały w kolumnie 4, - załącznik nr 1. Następnie zostały określone kategorie ryzyka, dla których przyporządkowano określone wagi - załącznik nr 2. KaŜde z potencjalnych zadań audytowych zostało ocenione w skali od 1 do 4 pod względem wystąpienia określonej kategorii ryzyka. Ocena została wykonana na podstawie profesjonalnego osądu audytora - załącznik nr 1, kolumny 5-9. Przydzielone poszczególnym obszarom ryzyka oceny zostały przeliczone na procenty z zastosowaniem algorytmu obliczeń: [(waga istotność x liczba punktów) + (waga wraŝliwość x liczba punktów) + (waga kontrola wewnętrzna x liczba punktów) + (waga złoŝoność x liczba punktów) + (waga czynniki operacyjne x liczba punktów)] / 4 (4 to wartość maksymalna jaką moŝna przyznać dla danego kryterium). 7
Wyniki z obliczeń zostały zamieszczone w kolumnie 11 - załącznik nr 1. Po zasięgnięciu opinii Kierownictwa Urzędu (załącznik nr 3) określono priorytety kierownictwa i przyznano im wagi (kolumna 10 - załącznik nr 1). Następnie wynik z kolumny 11 powiększono o wagę priorytetu kierownictwa i umieszczono w kolumnie 12 - załącznik nr 1. Uzyskane wyniki procentowe sprowadzono do wspólnego mianownika. W tym celu wartości z kolumny 12 -załącznik nr 1, zostały podzielone przez 140 (100 % - maksymalny wynik oceny ryzyka po uwzględnieniu kryteriów + 40 % - maksymalna wartość wagi priorytetów kierownictwa), jest to maksymalna wartość, jaką moŝe uzyskać kaŝdy obszar ryzyka w przeprowadzanej analizie ryzyka. Wyniki obliczeń (końcową ocenę ryzyka) przedstawiono w kolumnie 13 - załącznik nr 1. 3. Wyniki analizy obszarów ryzyka Po uwzględnieniu priorytetów kierownictwa i znormalizowaniu oceny ryzyka dla kaŝdego obszaru ryzyka został wyznaczony ostateczny priorytet audytu według trzystopniowej skali: wysoki ocena ryzyka o wartości z przedziału 100% - 85% średni ocena ryzyka o wartości z przedziału 84% - 70% niski ocena ryzyka poniŝej wartości 69% Zastosowana metoda analizy ryzyka wyodrębniła: 16 obszarów ryzyka o wysokim priorytecie audytu 55 obszarów ryzyka o średnim priorytecie audytu 24 obszarów ryzyka o niskim priorytecie audytu 8
Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem poziomu ryzyka w danym obszarze Lp. Nazwa obszaru ryzyka 1 Proces opracowania, uchwalania i wykonania budŝetu zgodność z zasadami budŝetowymi Typ obszaru działalności Podstawowa / Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art.5 ust. 3 ustawy o.f.p. Opis obszaru działalności wspomagającej Poziom ryzyka w obszarze Podstawowa - Średni 2 Dochody własne planowanie i realizacja Podstawowa - Średni 3 Subwencje, dotacje wykorzystanie, rozliczenie 4 Kontrola wstępna w procesie wykonania budŝetu 5 Finansowanie i rozliczenie jednostek organizacyjnych Miasta 6 Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych 7 Wydatki inwestycyjne 8 Obsługa długu publicznego 9 Realizacja projektów donych ze środków UE zgodnie z wnioskiem o donie i zawartą umową 10 Wnioski i dokumentacja w zakresie pozyskiwania środków z Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności 11 Wnioski i dokumentacja w zakresie pozyskiwania środków z pozostałych źródeł zewnętrznych 12 Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków zewnętrznych 13 Zgodność z ustawą o rachunkowości i stosowanie Zakładowej Polityki Rachunkowości w Urzędzie Podstawowa - Niski Niski Podstawowa - Niski Niski Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Średni Podstawowa Tak - Wysoki Podstawowa Tak - Wysoki Podstawowa Tak - Średnie Tak Zarządzanie Średni Niski 9
Miasta 14 Prawidłowość ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej wydatków i dochodów budŝetu Miasta 15 Prawidłowość ewidencji w zakresie podatku VAT 16 Sprawozdania finansowe jednostek organizacyjnych Miasta 17 kasowa w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Miasta 18 Inwentaryzacja w zakresie przestrzegania zasad i przepisów, prowadzenie inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Niski Niski Średni Średni Niski 19 Przestrzeganie instrukcji obiegu dokumentacji finansowo-księgowej w Urzędzie Miasta 20 Kompletność i rzetelność dokumentacji księgowej oraz jej kontrola formalnorachunkowa w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Miasta 21 Inwentaryzacja w jednostkach organizacyjnych Miasta 22 Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w Urzędzie Miasta 23 Roczne sprawozdanie z wykonania budŝetu Miasta 24 Sprawozdania budŝetowe prawidłowość i terminowość sporządzenia i przekazania w jednostkach organizacyjnych Miasta 25 Prace Komisji przetargowych - zgodnie z ustawą PZP i procedurami wewnętrznymi 26 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne Miasta 27 Realizacja zamówień poniŝej ustawowego progu 14 000 euro / Zarządzanie mieniem Średni Niski Średni Średni Podstawowa - Niski Podstawowa - Średni Zakupy Średni Zakupy Średni Zakupy Średni 10
28 Nadzorowanie prawidłowości wykonania zamówienia zgodnie z zawartą umową 29 Naliczanie podatków lokalnych decyzje o wysokości wymiaru podatku 30 Opłaty administracyjne przypis i aktualizacja 31 Opłaty targowe 32 Windykacja naleŝności budŝetowych 33 Zarządzanie zasobem mieszkaniowym 34 Administrowanie targowiskiem 35 Pobór i ewidencja czynszów 36 Utrzymanie dróg miejskich, oświetlenia ulicznego oraz oznakowania pionowego i poziomego ulic 37 Planowanie, przygotowanie, koordynacja i nadzór nad prowadzonymi remontami mieszkaniowego zasobu Miasta 38 Utrzymanie czystości i porządku na terenach publicznych 39 odpadami 40 Wydawanie decyzji w sprawach zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów oraz naliczenie opłat z tego tytułu 41 Wydawanie decyzji o uwarunkowaniach środowiskowych 42 DzierŜawa, najem i sprzedaŝ lokali uŝytkowych 43 DzierŜawa gruntu 44 SprzedaŜ nieruchomości 45 UŜytkowanie wieczyste 46 Nabywanie, wykup nieruchomości i odszkodowania za Zakupy Wysoki Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Niski Podstawowa - Niski Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Średni Podstawowa - Niski Podstawowa - Średni Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Niski Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni 11
nieruchomości przejmowane na cele publiczne 47 Ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu w sytuacji braku planu miejscowego 48 Przygotowanie, koordynacja i nadzór nad prowadzonymi inwestycjami 49 Odbiór i rozliczenie inwestycji 50 Prowadzenie Kart inwestycji 51 Opracowanie i realizacja wieloletniego planu inwestycyjnego Miasta priorytety inwestycyjne - aktualizacja 52 Usługi związane z ewidencją działalności gospodarczej 53 Wydawanie koncesji na alkohol Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Średni Podstawowa - Wysoki Podstawowa - Niski Podstawowa - Niski 54 Wydawanie dowodów osobistych Podstawowa - Niski 55 Usługi związane z ewidencją ludności Podstawowa - Niski 56 Akta stanu cywilnego Podstawowa - Średni 57 Terminowość wydawania decyzji administracyjnych Zarządzanie Średni skutki i przyczyny 58 Realizacja nadzoru nad jednostkami podległymi Podstawowa - Średni 59 Przestrzeganie wewnętrznych aktów regulujących pracę Zarządzanie Średni Urzędu 60 Realizacja kontroli funkcjonalnej Podstawowa - Średni 61 Zarządzanie pojazdami słuŝbowymi Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych Miasta 62 Zarządzanie szkołami 63 Zarządzanie przedszkolami Zarządzanie Niski Podstawowa - Średni Podstawowa - Średni 12
64 System oceny dyrektorów miejskich jednostek oświatowych Podstawowa - Niski 65 Transport dzieci do szkoły i ze szkoły Podstawowa - Średni 66 Decyzje o stypendiach i zasiłkach socjalnych dla Podstawowa - Średni uczniów 67 Realizacja instrukcji kancelaryjnej Zarządzanie Średni 68 Ochrona informacji niejawnych 69 System informacji wewnętrznej 70 Realizacja działań informacyjnych - BIP, prasa itp. 71 Realizacja zadań MOPS 72 Skuteczność i efektywność procedur bezpieczeństwa dla systemów informatycznych (Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego oraz Plan Awaryjny) 73 Zabezpieczenie dostępu do informacji przechowywanych i przetwarzanych w IT (zabezpieczenie fizyczne, logiczne, zewnętrzne) 74 Zapewnienie bezpieczeństwa, poufności i integralności informacji przechowywanych i przetwarzanych w IT 75 Procedury zakupów sprzętu i oprogramowania 76 Utrzymanie i serwis sprzętu i oprogramowania 77 Zgodność IT z przepisami prawa i umowami 78 System naboru pracowników Bezpieczeństwo Średni Zarządzanie Średni Zarządzanie Niski Podstawowa - Średni Systemy informatyczne Systemy informatyczne Systemy informatyczne Wysoki Wysoki Wysoki Zakupy Niski Systemy informatyczne Systemy informatyczne Średni Niski Zarządzanie Wysoki 79 Właściwe naliczanie i prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych i Zarządzanie Niski innych nieobecności w pracy 80 Prowadzenie akt osobowych Zarządzanie / Średnie 13
pracowników bezpieczeństwo 81 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Zarządzanie Średnie system szkoleniowy 82 Funkcjonowanie systemu motywacyjnego (polityka awansu, system wynagradzania Zarządzanie Średnie pracowników 83 Rozliczenie delegacji, podróŝy słuŝbowych Zarządzanie Średnie 84 Funkcjonowanie systemu oceny pracowników Zarządzanie Średnie 85 Badania profilaktyczne pracowników Bezpieczeństwo Średnie 86 Prawidłowość naliczenia wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń naleŝnych pracownikowi z tytułu umowy o pracę i umowy o dzieło/zlecenie Średnie 87 Realizacja ustawy o ubezpieczeniu społecznym w zakresie obowiązków pracodawcy 88 Rozliczenie i ewidencja podatku dochodowego od osób fizycznych 89 Zarządzanie kryzysowe Średnie Średnie Podstawowa - Średnie 90 Funkcjonowanie StraŜy Miejskiej Podstawowa - Średnie 91 Przedsięwzięcia mające na celu promocję Miasta Podstawowa - Średnie 92 Współpraca z organizacjami pozarządowymi- dotacje dla organizacji pozarządowych Średnie 93 Gospodarowanie środkami ZFŚS Średnie 94 Procedura rozpatrywania skarg Zarządzanie Średnie i wniosków 95 Archiwizacja dokumentów w UM Wspomagające Bezpieczeństwo Średnie 96 Organizacja wyborów i referendów Podstawowa - Średnie 14
3 Planowane tematy audytu wewnętrznego Planowane zadania zapewniające Lp. Temat audytu wewnętrznego Obszar Proponowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego liczba dni, inne 1 Uwagi 1 Windykacja naleŝności budŝetowych Podatki i opłaty Styczeń Luty Marzec 40 2 Realizacja projektów donych ze środków UE zgodnie z wnioskiem o donie i zawartą umową. Środki zewnętrzne Marzec Kwiecień Maj Czerwiec 60 3 Przygotowanie koordynacja i nadzór nad prowadzonymi inwestycjami Inwestycje Lipiec Sierpień Wrzesień 40 4 Kontrole 5% wydatków w jednostkach organizacyjnych i nadzorowanych - Wrzesień Październik Listopad Grudzień 50 1 Do przeprowadzenia zadań audytowych nie przewiduje się powołania rzeczoznawcy 15
Planowane czynności doradcze Lp. 1 Planowana liczba audytów wewnętrznych wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze 1 Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych w dniach 10 Uwagi Według ewentualnych potrzeb Planowane czynności sprawdzające Lp. 1 Temat zadania zapewniającego którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Uwagi Według ewentualnych potrzeb 4 Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Lp. 1 2 3 4 5 6 Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego 2010 2010 2010 2010 2011 2011 Obszar ryzyka Naliczanie podatków lokalnych decyzje o wysokości wymiaru podatku Nadzorowanie prawidłowości wykonania zamówienia zgodnie z zawartą umową Utrzymanie dróg miejskich, oświetlenia ulicznego oraz oznakowania pionowego i poziomego ulic Nabywanie, wykup nieruchomości i odszkodowania za nieruchomości przejmowane na cele publiczne Opracowanie i realizacja wieloletniego planu inwestycyjnego Miasta priorytety inwestycyjne aktualizacja Skuteczność i efektywność procedur bezpieczeństwa dla systemów informatycznych (Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego oraz Plan Awaryjny) 16
7 8 9 2011 2011 2012 System naboru pracowników Dochody własne planowanie i realizacja Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w Urzędzie Miasta 10 2012 Realizacja zamówień poniŝej ustawowego progu 14 000 euro 11 12 2012 2012 Sprawozdania budŝetowe prawidłowość i terminowość sporządzenia i przekazania w jednostkach organizacyjnych Miasta System informacji wewnętrznej 5 Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego Lp. Zadania komórki audytu wewnętrznego Zasoby ludzkie (liczba osobodni) 1 Przeprowadzenie zadań audytowych 95 Zasoby rzeczowe / finansowe Uwagi 2 Opracowanie technik przeprowadzenia zadania audytowego, plan zadania 45 3 Przeprowadzenie czynności sprawdzających 10 4 Współpraca z innymi słuŝbami kontrolnymi 3 5 Czynności organizacyjne w tym plan i sprawozdawczość 14 6 Szkolenia i rozwój zawodowy 7 Urlopy 8 Inne działania (kontrola 5% wydatków) w tym rezerwa 10 26 50 3 000 PLN 17
czasowa Podsumowanie 253 osobodni 1 etat Roczny plan audytu został zatwierdzony przez Burmistrza Miasta Sulejówek. Załączniki: 1. Matryca analizy ryzyka 2. Kategorie ryzyka 3. Priorytety kierownictwa 18