PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2012

Transkrypt

1 Urząd Miasta Katowice Katowice ul. Młyńska 4 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym L.p. Nazwa jednostki 1 1. URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice w tym: Jednostki organizacyjne miasta Katowice działające w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice 1

2 . Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze W działalności Urzędu Miasta Katowice zostało wyodrębnionych 0 obszarów ryzyka: 1. Inwestycje. Zamówienia publiczne 3. Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym środków UE 4. Rachunkowość 5. Podatki i opłaty 6. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 7. Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 8. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 9. Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 10. Gospodarka mieszkaniowa 11. Budownictwo i gospodarka przestrzenna 1. Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 13. Polityka społeczna 14. Oświata i edukacja 15. Kultura i sport 16. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego 17. Polityka informacyjna i promocja miasta 18. Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 19. System informatyczny 0. Strategia i rozwój miasta.

3 W działalności jednostek organizacyjnych miasta Katowice działających w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice zostały wyodrębnione następujące obszary ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie. Gospodarka pieniężna 3. Gospodarka mieniem 4. Dochody (przychody) 5. Wydatki (koszty) 6. Rachunkowość... Opis metody analizy ryzyka. Do opracowania najbardziej newralgicznych obszarów pod względem ryzyka w działalności Urzędu Miasta Katowice użyto mieszanych metod ryzyka tj. metody analitycznej, metody matematycznej oraz metody top-down. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o: a) metoda analityczna: uzyskane z komórek organizacyjnych wykazy zidentyfikowanych ryzyk na 010r. i 011r. (ujęte w Rejestrach ryzyk), dotyczące zadań realizowanych przez komórki (oraz określone przez kierowników wielkości ryzyk dla danego zadania), wskazane przez kierowników komórek organizacyjnych zagrożenia dla realizacji zadań, Regulamin Organizacyjny tut. Urzędu, w tym zakres zadań komórek organizacyjnych. b) metoda matematyczna: wyniki kontroli (audytu) przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli UMK, 3

4 priorytet Kierownika jednostki, materialność zadania (wielkości finansowe), podatność na zmiany itp. czynnik upływu czasu od ostatniej kontroli (audytu). c) metoda top-down: zewnętrzne źródła informacji (prasa, telewizja), wyniki rozmów przeprowadzonych z kierownikami komórek organizacyjnych UMK, jak również kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych miasta Katowice. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu w/w analizę obszarów ryzyka. Dane te posłużyły do wskazania priorytetów dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w Planie audytu wewnętrznego na 01r., jak i szacunków na lata następne. W powyższych obszarach ryzyka określono główne zadania komórek organizacyjnych i wielkość ryzyk, które znajdują się w Załączniku nr 1. Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Prezydentem Miasta Katowice wyłonił obszary ryzyka, które zostały poddane dalszej analizie. Zastosowana analiza matematyczna ryzyka ujęta w Załączniku Nr posłużyła do opracowania w drodze eliminacji kolejnej analizy ryzyka, do której weszły główne zadania komórek organizacyjnych UMK. Ponadto, analizie poddano wszystkie jednostki organizacyjne miasta Katowice wg stanu na dzień r. W zastosowanej analizie matematycznej główny nacisk położono na materialność, wrażliwość, kontrole wew. i audyt wew., stabilność jednostki, jej złożoność oraz upływ czasu od ostatniej kontroli oraz audytu wew. Wynik analizy przedstawia Załącznik nr 3. 4

5 3. Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1 Planowane zadania zapewniające Lp. Temat zadania zapewniającego Wielkość ryzyka wynikająca z analizy Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi '1. Ocena jakości obsługi petentów w Urzędzie Miasta Katowice 85,94% Działalność podstawowa 0.I 9.II.01 (70 osobodni) Audyt obejmuje komórki organizacyjne UMK. Zawieranie umów przez miejskie przedszkola na zajęcia dodatkowe 80% Działalność wspomagająca 01.III 30.IV.01 (70 osobodni) Audyt obejmuje wybrane Miejskie Przedszkola '3. '4. Gospodarka odpadami komunalnymi Interpelacje terminowość udzielonych odpowiedzi 81,5% 89,06% Działalność podstawowa Działalność wspomagająca 0.V 9.VI. 01 (70 osobodni) 0.VII 31.VIII.01 (70 osobodni) Audyt obejmuje Wydział Kształtowania Środowiska + współpracujące komórki UMK i jednostki Audyt obejmuje Biuro Rady Miasta + wybrane komórki organizacyjne UMK '5. Organizowanie lekarskich badań profilaktycznych i kierowanie na nie pracowników (badania wstępne, kontrolne, okresowe) 81,5% Działalność wspomagająca 03.IX 31.X. 01 (70 osobodni) Audyt obejmuje Wieloosobowe Samodzielne Stanowisko ds. BHP 5

6 '6. Udzielanie komórkom organizacyjnym UMK opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa 8,81% Działalność wspomagająca 0.XI 31.XII.01 (66 osobodni) Audyt obejmuje Wydział Prawny + wybrane komórki organizacyjne UMK 3. Planowane czynności doradcze Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) Uwagi 1. etaty 4 dni (8 osobodni) Czas podany jako planowany może ulec zmianie. 4. Planowane czynności sprawdzające L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Uwagi 1. Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za rok 010 Inwestycje I -IV kwartał 01r. ( osobodni). Wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw Oświata i edukacja I -IV kwartał 01r. (3 dni robocze) (6 osobodni) 6

7 I -IV kwartał 01r. 3. Utrzymanie pomników i miejsc pamięci narodowej Ochrona środowiska i gospodarka komunalna ( osobodni) 4 Pozyskanie inwestorów na zagospodarowanie terenów położonych w strefie Rondo-Rynek Inwestycje I - IV kwartał 01r. ( osobodni) 5 Udzielanie porad i wsparcia w sporach między konsumentami, a przedsiębiorcami Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców I - IV kwartał 01r. ( osobodni) I - IV kwartał 01r. 6. Kontrola zużycia wody w budynkach Urzędu Miasta Organizacja UMK ( osobodni) 7. Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego I - IV kwartał 01r. ( osobodni) 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach L.p. Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 013 7

8 . Podatki i opłaty Zamówienia publiczne Gospodarka mieniem oraz majątkiem Gospodarka mieszkaniowa Ochrona środowiska i gospodarka komunalna Gospodarka mieszkaniowa Kultura i sport Oświata i edukacja System informatyczny Nadzór i kontrola nad budżetem miasta Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 01 rok może ulec zmianie. 8

9 7. Cykl audytu. Cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w planie na kolejny rok. Zgodnie z Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Katowice na rok 01 zidentyfikowanych (głównych) obszarów ryzyka jest 0, zaplanowanych do realizacji w 01r. jest 6 zadań. Iloczyn wynosi zatem 3,33. Przy założeniu, że prowadzone będą zadania zapewniające w ilości 6 rocznie, potrzeba 3 lat na przeprowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich zidentyfikowanych obszarach ryzyka w Urzędzie Miasta Katowice. 8. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego W Planie na 01r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie Wydziału Audytu i Kontroli. Obliczenia ilości dni roboczych Audytora Wewnętrznego ( osoby) przedstawia poniższa tabela: Ogółem dni roboczych w 01 r. w tym: 5 w tym: 5 x = 504 osobodni przewidziane działanie, choroby, szkolenia (statystycznie) 5 x = 10 osobodni Urlopy 6 x = 5 osobodni 9

10 Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów doradczych 4 x = 8 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów sprawdzających 9 x = 18 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów zapewniających i czynności z tym związanych 08 x = 416 osobodni Wyniki wskazują, iż Wydział Audytu i Kontroli (liczący audytorów wewnętrznych) może zrealizować określone zadania zapewniające w ciągu 08 dni przez osoby, co daje 416 osobodni, tj godzin r. (data) NACZELNIK Wydziału Audytu i Kontroli AUDYTOR WEWNĘTRZNY (-) mgr Elżbieta Solska-Kuchciak. (pieczątka i podpis Naczelnika Wydziału Audytu i Kontroli Audytor Wewnętrzny) PREZYDENT MIASTA KATOWICE r. (-) Piotr Uszok. (data) (pieczątka i podpis Prezydenta Miasta Katowice ) 10