PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2014

Transkrypt

1 Urząd Miasta Katowice Katowice ul. Młyńska 4 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym L.p. Nazwa jednostki 1 1. URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice w tym: Jednostki organizacyjne miasta Katowice działające w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice 1

2 . Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze W działalności Urzędu Miasta Katowice zostało wyodrębnionych 0 obszarów ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego 3. Inwestycje 4. Zamówienia publiczne 5. Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym środków UE 6. Rachunkowość 7. Podatki i opłaty 8. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 9. Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 10. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 11. Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 1. Gospodarka mieszkaniowa 13. Budownictwo i gospodarka przestrzenna 14. Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 15. Polityka społeczna 16. Oświata i edukacja 17. Kultura i sport 18. Polityka informacyjna i promocja miasta 19. Strategia i rozwój miasta 0. System informatyczny.

3 W działalności jednostek organizacyjnych miasta Katowice działających w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice zostały wyodrębnione następujące obszary ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie. Gospodarka pieniężna 3. Gospodarka mieniem 4. Dochody (przychody) 5. Wydatki (koszty) 6. Rachunkowość... Opis metody analizy ryzyka. Do opracowania najbardziej newralgicznych obszarów pod względem ryzyka w działalności Urzędu Miasta Katowice użyto mieszanych metod ryzyka tj. metody analitycznej, metody matematycznej oraz metody top-down. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o: a) metoda analityczna: uzyskane z komórek organizacyjnych wykazy zidentyfikowanych ryzyk na 010r r. (ujęte w Rejestrach ryzyk), dotyczące zadań realizowanych przez komórki (oraz określone przez kierowników wielkości ryzyk dla danego zadania), wskazane przez kierowników komórek organizacyjnych zagrożenia dla realizacji zadań, Regulamin Organizacyjny tut. Urzędu, w tym zakres zadań komórek organizacyjnych. b) metoda matematyczna: wyniki kontroli (audytu) przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli UMK, priorytet Kierownika jednostki, materialność zadania (wielkości finansowe), podatność na zmiany itp. czynnik upływu czasu od ostatniej kontroli (audytu). 3

4 c) metoda top-down: zewnętrzne źródła informacji (prasa, telewizja), wyniki rozmów przeprowadzonych z kierownikami komórek organizacyjnych UMK, jak również kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych miasta Katowice. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu w/w analizę obszarów ryzyka. Dane te posłużyły do wskazania priorytetów dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w Planie audytu wewnętrznego na 014r., jak i szacunków na lata następne. W powyższych obszarach ryzyka określono główne zadania komórek organizacyjnych i wielkość ryzyk, które znajdują się w Załączniku nr 1. Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Prezydentem Miasta Katowice wyłonił obszary ryzyka, które zostały poddane dalszej analizie. Zastosowana analiza matematyczna ryzyka ujęta w Załączniku Nr posłużyła do opracowania w drodze eliminacji kolejnej analizy ryzyka, do której weszły główne zadania komórek organizacyjnych UMK. Ponadto, analizie poddano wszystkie jednostki organizacyjne miasta Katowice wg stanu na dzień r. W zastosowanej analizie matematycznej główny nacisk położono na materialność, wrażliwość, kontrole wew. i audyt wew., stabilność jednostki, jej złożoność oraz upływ czasu od ostatniej kontroli oraz audytu wew. Wynik analizy przedstawia Załącznik nr 3. 4

5 3. Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1 Planowane zadania zapewniające Lp. '1.. Temat zadania zapewniającego Wielkość ryzyka wynikająca z analizy Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Gospodarka odpadami komunalnymi (w tym obsługa i windykacja opłat komunalnych) Prowadzenie spraw sądowych, których stroną jest Prezydent Miasta działający w imieniu Skarbu Państwa 90,63% Działalność podstawowa 85,16% Działalność wspomagająca 0.I 8.II.014 (70 osobodni) 01.III 31.V.014 (10 osobodni) Nie Nie Uwagi Kontynuacja zadania z 013r. Audyt obejmuje Wydział Kształtowania Środowiska oraz Wydział Księgowo- Rachunkowy Biuro Skarbu Państwa, Wydział Prawny '3. Koordynowanie spraw w zakresie rozpatrywania petycji, skarg i wniosków mieszkańców 80,47% Działalność wspomagająca 0.VI 31.VIII. 014 (98 osobodni) Nie Audyt obejmuje komórki organizacyjne UMK '4. Zajęcia dodatkowe w przedszkolach opłacane z dotacji 8,81% Działalność podstawowa 01.IX 31.XII.014 (11 osobodni) Nie Miejskie Przedszkola + Wydział Edukacji 5

6 3. Planowane czynności doradcze Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) Uwagi 1. etaty 9 dni (18 osobodni) Czas podany jako planowany może ulec zmianie. 4. Planowane czynności sprawdzające L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Uwagi '1. Zamówienia publiczne w projektach realizowanych przez placówki oświatowe Miasta Katowice w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oświata i edukacja I -IV kwartał 014r. (3 dni robocze) (6 osobodni). '3. Infrastruktura kanalizacyjna realizacja inwestycji w zakresie przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej Wykorzystanie biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych Ochrona środowiska i gospodarka komunalna Organizacja i zarządzanie UMK I -IV kwartał 014r. ( dni robocze) (4 osobodni) I -IV kwartał 014r. (1 dzień roboczy) ( osobodni) 6

7 I - IV kwartał 014r. '4. Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach Kultura i sport (1 dzień roboczy) ( osobodni) '5. Gospodarka odpadami komunalnymi Ochrona środowiska i gospodarka komunalna I - IV kwartał 014r. (4 dni robocze) (8 osobodni) I - IV kwartał 014r. '6. Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych Oświata i edukacja (1 dzień roboczy) ( osobodni) 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach L.p. Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 015. Gospodarka mieniem oraz majątkiem Inwestycje System informatyczny Budownictwo i gospodarka przestrzenna 016 7

8 6. Gospodarka mieszkaniowa Zamówienia publiczne Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego Kultura i sport Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 014 rok może ulec zmianie. 7. Cykl audytu. Cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w planie na kolejny rok. Zgodnie z Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Katowice na rok 014 zidentyfikowanych (głównych) obszarów ryzyka jest 0, zaplanowane do realizacji w 014r. są 4 zadania. Iloczyn wynosi zatem 5. Przy założeniu, że prowadzone będą zadania zapewniające w ilości 4 rocznie, potrzeba 5 lat na przeprowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich zidentyfikowanych obszarach ryzyka w Urzędzie Miasta Katowice. 8

9 8. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego W Planie na 014r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie Wydziału Audytu i Kontroli. Obliczenia ilości dni roboczych Audytora Wewnętrznego ( osoby) przedstawia poniższa tabela: Ogółem dni roboczych w 014 r. w tym: 5 w tym: 5 x = 504 osobodni Nieprzewidziane działanie, choroby, szkolenia (statystycznie) 5 x = 10 osobodni Urlopy 6 x = 5 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów doradczych 9 x = 18 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów sprawdzających 1 x = 4 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów zapewniających i czynności z tym związanych 00 x = 400 osobodni 9

10 Wyniki wskazują, iż Wydział Audytu i Kontroli (liczący audytorów wewnętrznych) może zrealizować określone zadania zapewniające w ciągu 00 dni przez osoby, co daje 400 osobodni, tj godzin. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Audytor Wewnętrzny (-) Elżbieta Solska-Kuchciak r. (data). (pieczątka i podpis Naczelnika Wydziału Audytu i Kontroli Audytora Wewnętrznego) Prezydent Miasta Katowice (-) Piotr Uszok r.. (data) (pieczątka i podpis Prezydenta Miasta Katowice ) 10