Łódź, 26 września 2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Fundacja Studiów Europejskich Instytut Europejski w Łodzi, zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia ofert na obsługę projektu Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej Poddziałanie 7.2.2. Wsparcie ekonomii społecznej. Postępowanie na usługi księgowe prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Kod CPV zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: 79200000-6 Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe I Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług księgowych dla 10 Podmiotów Ekonomii Społecznej z województwa łódzkiego wyłonionych w konkursie Zorientowani na rozwój. Zakres usług obejmuje: 1. Obsługę w zakresie ewidencji księgowej: Ewidencja środków trwałych i księgowania odpisów amortyzacyjnych (itd.); Ewidencja obrotu gotówkowego (kasa bank); Ewidencja rozrachunków: z dostawcami i odbiorcami, z tytułu wynagrodzeń, budżetowych, innych; Ewidencja magazynowej; Zakładowy Plan Kont; Ewidencja wyrobów gotowych oraz rozliczanie kosztów ich wytworzenia; Ewidencja przychodów z tytułu sprzedaży; Ewidencja funduszy i rozliczenie wyniku finansowego; Ewidencja przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych; Rozliczeń podatkowych Prowadzenie uzgodnień i wyjaśnień z urzędami i innymi kontrahentami i organami kontrolnymi Kalkulacja kosztów i analizy finansowe w zakresie niezbędnym do zarządzania podmiotem 2. Prowadzenie sprawozdawczości dla GUS i innych podmiotów; Przygotowywanie sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat i in.). 3. Prowadzenie dokumentacji kadrowej i rozliczeń z ZUS 4. Ewidencja i rozliczanie kosztów dotacji (w tym przygotowywanie wniosków o płatność);
Po wyborze Wykonawców Zamawiający przeliczy dostępne środki budżetowe na ilość godzin, którą w ciągu miesiąca będzie mógł wykorzystać każdy z Podmiotów Ekonomii Społecznej. Szacuje się, że będzie to ok. 6 godzin miesięcznie. Faktyczne zapotrzebowanie będzie określane na bieżąco. II Dane Zamawiającego Dokładny adres do korespondencji: Fundacja Studiów Europejskich Instytut Europejski Ul. Piotrkowska 262/264 90-361 Łódź Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcymi są : Dominika Rostocka specjalistka ds. rozliczeń i pomocy publicznej, tel. 42 291 03 37 Julia Perlińska-Mieszek specjalistka ds. promocji i animacji oraz ds. szkoleniowo-doradczych, telefon: 42 29 10 316 Aleksandra Reszka koordynatorka projektu tel.: 42 29 10 337 Mail: ries@ie.lodz.pl III Miejsce i termin składania ofert Termin składania ofert upływa 11 października 2012 r. o godz. 12.00. Decydujące znaczenie dla zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. IV Opis kryteriów i sposobu oceny ofert Do oferty należy załączyć: - dokument potwierdzający status prawny podmiotu (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) - CV (w przypadku przedsiębiorstw należy dołączyć CV osoby zaangażowanej w realizację usługi) wraz z następującą klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych: Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.97, Dz. Ust. nr 133, poz. 883, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb projektu pt. "Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja" realizowanego w ramach poddziałania 7.2.2 Administratorem danych osobowych w rozumieniu ww. ustawy będzie Fundacja Studiów Europejskich Instytut Europejski z siedzibą w Łodzi. ofertę zgodną z załącznikiem nr 1 oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych zgodnie z załącznikiem nr 2 Wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia zgodnie z zał. nr 3
Wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających usług Wykonawcy zgodnie z zał. nr 4 referencje od co najmniej 3 Podmiotów Ekonomii Społecznej Nie dołączenie do oferty któregokolwiek z ww. dokumentów będzie podstawą do odrzucenia oferty. Wymogi dotyczące kwalifikacji usługodawcy: - uprawnienia do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 76a ust. 4 Ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 nr 152 poz. 1223), czyli: - certyfikat księgowy lub - wpis do rejestru biegłych rewidentów lub - wpis na listę doradców podatkowych Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Usługi powinny być wykonywane osobiście w przypadku powstania przeszkód w osobistym wykonywaniu zlecenia Wykonawca za uprzednią zgodą Zamawiającego może powierzyć zastępstwo osobie o kwalifikacjach nie niższych niż posiadane przez Wykonawcę i w ramach wynagrodzenia określonego umową cywilnoprawną. Kryterium oceny ofert: Spośród złożonych ofert Zamawiający wybiera Wykonawców usług dla 10 Podmiotów Ekonomii Społecznej, będących laureatami w konkursie Zorientowani na rozwój. Za najkorzystniejszą dla danego Podmiotu uznana zostanie oferta, która uzyska łącznie największą ilość punktów. Całkowita liczba punktów przyznanych w złożonej ofercie stanowi sumę poszczególnych składników przedstawionych poniżej. Wagi poszczególnych kryteriów ustalone są następująco: 1. Cena (brutto za godzinę) maksymalnie 50 pkt: Kryterium punktowe w przypadku ceny wyliczane będzie wg wzoru (cena minimalna/cena badana) x 50 pkt. z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. 2. Doświadczenie w realizacji zleceń dla projektów unijnych 20 pkt: 0-2 projekty - 0 punktów 3-5 projektów - 5 punktów 6-10 projektów - 10 punktów 11 i więcej projektów - 20 punktów
3. Doświadczenie w realizacji zleceń dla podmiotów ekonomii społecznej 1 30 pkt: 0-1 podmiot ekonomii społecznej - 0 punktów 2-5 podmiotów ekonomii społecznej - 10 punktów 6-10 podmiotów ekonomii społecznej - 20 punktów 11 i więcej podmiotów ekonomii społecznej - 30 punktów Końcową ocenę stanowi suma punktów przyznanych według wymienionych wyżej kryteriów. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji przedstawionych w ofercie informacji. V Termin i miejsce wykonania zamówienia Zamówienie będzie wykonywane w terminie od października 2012 do maja 2014 r. na terenie województwa łódzkiego w zależności od zapotrzebowania zgłaszanego przez Beneficjentów. Zamawiający nie pokrywa kosztu dojazdu do danej miejscowości na terenie województwa łódzkiego. VI Wykluczenie z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez: Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, bocznej drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII Instrukcja dla Wykonawcy Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Oferta powinna być sporządzona wg wzoru oferty stanowiącego załącznik nr 1. 2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, na maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym 1 Pod pojęciem PES rozumie się: spółdzielnie socjalne, spółdzielnie pracy, spółdzielnie inwalidów i niewidomych, organizacje pozarządowe podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym: a) osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, b) stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.
3. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być trwale spięta. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. 5. Oferta może być przesłana pocztą elektroniczną na adres ries@ie.lodz.pl lub faksem na numer 42 637 05 86 lub dostarczona osobiście do Biura Projektu w kopercie z zaznaczeniem nazwy i adresu Zamawiającego (ul. Piotrkowska 262/264, 90-361 Łódź, pokój nr 307) z dopiskiem Społecznie znaczy ekonomicznie kontynuacja usługi księgowe 6. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma powiadomienie (pisemnie, mailem lub faksem) o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. VIII Termin związania ofertą Okres związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. IX Miejsce i termin otwarcia ofert. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 12 października 2012 r. o godz. 12.00 budynek główny, pokój 307. X Tryb ogłoszenia wyników i zawarcia umowy 1. Na podstawie złożonych ofert zostanie sporządzona lista rankingowa. 2. Wykonawca, który otrzyma najwyższą liczbę punktów otrzyma zlecenie na obsługę 4 podmiotów, Wykonawca drugi w kolejności na liście rankingowej otrzyma zlecenie na obsługę 3 podmiotów, trzeci w kolejności na liście rankingowej Wykonawca otrzyma zlecenie na obsługę 3 podmiotów. 3. Umowa o współpracy na świadczenie usług księgowych zostanie zawarta z trzema Wykonawcami, którzy w wyżej wymienionym rankingu uzyskali najwyższą ilość punktów. 4. W przypadku rezygnacji z zawarcia umowy o współpracy, wykonanie usługi zostanie zaproponowane kolejnemu Wykonawcy z listy rankingowej. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia naboru ofert w przypadku, gdy spośród złożonych ofert nie uda się wybrać co najmniej trzech ofert spełniających możliwości budżetowe projektu. 6. O wyniku wyboru Zamawiający powiadomi mailem lub faksem wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 7. Przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający mailem lub faksem powiadomi o terminie podpisania umowy o współpracy Wykonawców, którzy otrzymają zlecenie. Załączniki: Załącznik nr 1 wzór oferty Załącznik nr 2 oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych Załącznik nr 3 wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia Załącznik nr 4 wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających usług Wykonawcy
Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego Wzór Oferty Imię i nazwisko Wykonawcy:... Adres Wykonawcy:... Adres do korespondencji:... Nr telefonu:... Adres e-mail:... skierowana do: Fundacja Studiów Europejskich - Instytut Europejski Ul. Piotrkowska 262/264 90-361 Łódź Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia... września 2012 r. przedstawiam ofertę na realizację usług księgowych: 1. Cena: 1. Cena ofertowa brutto 2 : - za 1 godzinę zegarową usługi.. złotych (słownie: brutto). 2. Doświadczenie w realizacji zleceń dla projektów unijnych Należy wstawić znak X we właściwej rubryce 0-2 projekty 3-5 projektów 6-10 projektów 11 i więcej projektów Wykaz projektów unijnych, w ramach których realizowałem zlecenia przedstawiam w załączniku nr 3. 2 Cena brutto podana przez Wykonawcy obejmuje całkowity koszt ponoszony przez Zamawiającego: 1. W przypadku osób fizycznych cena netto powiększona o podatek dochodowy pracownika oraz składki ZUS pracownika i ewentualnie pracodawcy 2. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą o podatek VAT
3. Doświadczenie w realizacji zleceń dla podmiotów ekonomii społecznej Należy wstawić znak X we właściwej rubryce 0-1 podmiotów 2-5 podmiotów 6-10 podmiotów 11 i więcej podmiotów Wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających z moich usług/usług mojej firmy przedstawiam w załączniku nr 4.... (data i podpis Wykonawcy) Potwierdzam prawdziwość informacji zawartych w niniejszej ofercie i zobowiązuję się do przedstawienia dokumentów je potwierdzających na żądanie Zamawiającego.... (data i podpis Wykonawcy) Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, w szczególności poprzez: Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, bocznej drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... (data i podpis Wykonawcy)
Załącznik nr 3 Wykaz projektów unijnych, w ramach których Wykonawca realizował zlecenia Lp. Nazwa projektu Rodzaj wykonywanych usług Okres realizacji zlecenia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Załącznik nr 4 Wykaz Podmiotów Ekonomii Społecznej korzystających usług Wykonawcy Lp. Nazwa projektu Rodzaj wykonywanych usług Okres realizacji zlecenia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.