Skrócona Instrukcja UŜytkownika Programu 1.3 (c) Clix Software sp. z o.o. All Rights Reserved 1
1. FORMULARZ GŁÓWNY / WYSZUKIWANIE INFORMACJI...3 1.1 PRACA Z SYSTEMEM...5 2. DODAWANIE NOWYCH KONTRAHENTÓW / EDYCJA...6 3. WYSZUKIWANIE DANYCH...8 3.1 METODY WYSZUKIWANIA I SORTOWANIA INFORMACJI W WIDOKACH...8 3.1.1 Korzystanie z Pola Wyszukiwania Formularza Głównego 8 3.1.2 Korzystanie z formularza Znajdowanie 8 3.1.3 Filtrowanie wg wyboru 9 3.1.4 Filtrowanie z wyłączeniem wyboru 9 3.1.5 Sortowanie 9 4. DODAWANIE NOWYCH OSÓB...10 4.1 DODAWANIE OSÓB ZA POMOCĄ FORMULARZA GŁÓWNEGO...10 4.2 DODAWANIE OSÓB ZA POMOCĄ FORMULARZA KONTRAHENT...10 4.3 FORMULARZ OSOBA / PRACOWNIK...10 5. DODAWANIE AKTYWNOŚCI...12 5.1 DODAWANIE AKTYWNOŚCI ZA POMOCĄ FORMULARZA GŁÓWNEGO...12 5.2 DODAWANIE AKTYWNOŚCI ZA POMOCĄ FORMULARZA KONTRAHENT...12 5.2.1 Formularz Aktywności (historia kontaktów z kontrahentami) 12 6. DODAWANIE ZADAŃ...17 6.1 DODAWANIE ZADAŃ ZA POMOCĄ FORMULARZA GŁÓWNEGO...17 6.2 DODAWANIE ZADAŃ ZA POMOCĄ FORMULARZA KONTRAHENT...17 6.3 DODAWANIE ZADAŃ ZA POMOCĄ FORMULARZA AKTYWNOŚĆ...17 6.4 FORMULARZ ZADANIE...17 7. PRZEGLĄDANIE ZADAŃ DO WYKONANIA...19 8. REALIZACJA ZADAŃ...20 9. PASEK MENU...22 2
1. Formularz Główny / wyszukiwanie informacji Po zalogowaniu się do systemu, na ekranie pojawi się główny formularz : Przyciski zmiany widokw Pole wyszukiwania Opcja wyświetlania Pole bieŝącego kontrahenta Przyciski edycji Przyciski edycji nowej osoby, nowego zadania, nowej aktywności oraz nowego projektu Pole nazwy Przyciski dodatkowych poleceń Ponad Formularzem Głównym znajduje się pasek Menu. Poszczególne opcje na pasku menu umoŝliwiają wygodniejszą pracę z programem oraz dostosowanie zawartości wyświetlanych danych do indywidualnych potrzeb. Szczegółowe omówienie poszczególnych opcji nastąpi w dalszej części niniejszego rozdziału. Formularz Główny jest podstawowym formularzem programu umoŝliwiającym szybkie wyszukiwanie niezbędnych danych oraz przejście do ich edycji lub szczegółów. Formularz ten składa się z przeglądarki/widoku (tabeli z wyświetlonymi danymi) oraz z kilku przycisków i opcji: Przyciski zmiany widoków: znajdują się z lewej strony formularza. Ich kliknięcie powoduje zmianę zawartości wyświetlanych informacji (tzw. Widoków). Kliknięcie klawisza: 3
Kontrahenci powoduje wyświetlenie wszystkich kontrahentów, jakich kiedykolwiek wprowadzono do systemu (jest to widok domyślny) Osoby powoduje wyświetlenie wszystkich osób, jakich kiedykolwiek wprowadzono do systemu Zadania powoduje wyświetlenie przydzielonych poszczególnym pracownikom zadań (wykonane i do wykonania), czyli to co powinni wykonać wobec kontrahentów Historia powoduje wyświetlenie wszystkich zapisów historii kontaktów (aktywności) z kontrahentami Projekty powoduje wyświetlenie wszystkich zdefiniowanych w systemie projektów (sprzedaŝowe, marketingowe, serwisowe, wewnętrzne itp.) Listy powoduje wyświetlenie nazw wszystkich zdefiniowanych list kontrahentów (które moŝna wykorzystać w korespondencji seryjnej, e-mailingach, drukowaniu etykietek na listy itp.) Raporty powoduje wyświetlenie formularza wyboru dostępnych w systemie raportów Pole wyszukiwania: umoŝliwia szybkie znalezienie poszukiwanego kontrahenta, osoby, projektu, aktywności, zadania bądź listy po jego (jej) nazwie bądź nazwisku. Aby skorzystać z tej opcji naleŝy wprowadzić do okna część nazwy lub nazwiska poszukiwanej osoby i nacisnąć klawisz Enter. Np: Corrado <Enter> System wyświetli na ekranie wyłącznie te zapisy, które w nazwie bądź nazwisku zawierają wprowadzony ciąg znaków. System wyszukuje zapisy w bieŝącym zestawie informacji (np. wśród kontrahentów, osób, projektów). Wprowadzając ciąg zakończony gwiazdką np. A* system wyświetli wyłącznie zapisy zaczynające się na podaną frazę (np. kontrahentów, których nazwa zaczyna się na literę A). Zaczynając frazę znakiem gwiazdki (np. *P ) system wyświetli wyłącznie zapisy kończące się daną frazą. W zaleŝności od bieŝącego widoku system wyszukuje dane wg róŝnych pól. I tak dla widoku: Kontrahenci wg nazwy kontrahenta Osoby wg nazwiska osoby Zadania wg pola Do zrobienia Historia wg pola Opis aktywności Projekty wg nazwy projektu Listy wg nazwy listy Przyciski Edycji: umoŝliwiają dodanie nowego kontrahenta, edycję danych z nim związanych lub skasowanie wszystkich zapisów związanych z danym kontrahentem. Przyciski te występują wyłącznie w widokach Kontrahent i Listy. Aby dodać nową osobę, aktywność, zadanie lub projekt, naleŝy najpierw wyszukać kontrahenta, z którym powiązana będzie dana osoba, aktywność zadanie lub projekt, a następnie za pomocą formularza Kontrahent (patrz opis poniŝej) dokonać odpowiedniego wpisu. Przyciski edycji nowej osoby, nowego zadania, nowej aktywności oraz nowego projektu: Ich kliknięcie umoŝliwia dodanie nowej osoby, nowego zadania, nowej aktywności lub nowego projektu dla tzw. bieŝącego kontrahenta (wskazanego w oknie bieŝącego kontrahenta) bez konieczności otwierania formularza Kontrahent. 4
Uwaga! JeŜeli nie wskazano Ŝadnego kontrahenta (np. baza jest pusta i w polu BieŜącego Kontrahenta nie znajduje się Ŝaden zapis) przyciski edycji nie będą dostępne (będą niewidoczne) za wyjątkiem przycisku Dodaj Kontrahenta. Opcja wyświetlania: umoŝliwia ustawienie zakresu wyświetlanych danych. Zaznaczając opcję Wszystkie dane (ustawienie domyślne) system będzie wyświetlać w poszczególnych widokach wszystkie dane wprowadzone przez jakiegokolwiek uŝytkownika. Zaznaczanie opcji Tylko moje ograniczy zakres wyświetlanych danych wyłącznie do zapisów dokonanych przez uŝytkownika, który zalogował się do systemu. (KaŜda informacja wprowadzona do systemu kontrahent, aktywność, zadanie itd. posiada swojego opiekuna osobę, która wprowadziła dany zapis; dzięki czemu system moŝe w łatwy sposób ograniczyć wyświetlanie informacji wyłącznie do zapisów, które interesują danego uŝytkownika). Zaznaczanie opcji Grupa spowoduje wyświetlanie wszystkich danych wprowadzonych przez uŝytkowników przyporządkowanych do jednej grupy uŝytkowników. Pole nazwy (nazwy kontrahenta, nazwiska osoby, nazwy projektu, opisu aktywności lub treści zadania do zrobienia): zaznaczone na czerwono, dwukrotne kliknięcie na pole nazwy otwiera formularz zawierający szczegółowe informacje nt. wskazanego kontrahenta, osoby, zadania, aktywności itd. (oczywiście w zaleŝności od bieŝącego widoku). Przyciski dodatkowych poleceń: Ich kliknięcie powoduje przejście do formularzy: Moje zadania cykliczne, Moje zadania na dziś, otwarcie pliku pomocy lub zakończenie pracy z programem, uruchomienie opcji importu wiadomości e-mail z programu MS Outlook i utworzenie na ich podstawie zapisów w historii kontaktów poszczególnych kontrahentów. Przycisk Narzędzia umoŝliwia konfigurację systemu a Wyjście zakończenie pracy z programem. Pole bieŝącego kontrahenta: Wyświetla kontrahenta, który został ostatnio wskazany w widoku Kontrahent, bądź został wskazany jego pracownik (w widoku Osoby), jego zadanie (w widoku Zadania), jego aktywność (w widoku Historia) bądź jego projekt (w widoku Projekty) poprzez kliknięcie myszką na danego kontrahenta, pracownika, aktywność, zadanie bądź projekt. 1.1 Praca z systemem Aby dokonać jakiejkolwiek operacji w systemie związanej z obsługą klientów, takiej jak np.: dodanie kolejnego pracownika kontrahenta, wprowadzenie zadania dla danej firmy, wprowadzenie nowej aktywności bądź uruchomienie nowego projektu naleŝy w pierwszej kolejności wybrać kontrahenta, którego będzie dotyczyło działanie. Wyboru kontrahenta moŝna dokonać za pomocą formularza głównego w widoku Kontrahenci. W polu Szukaj naleŝy wpisać część nazwy (lub całą nazwę) i nacisnąć ENTER. System wyświetli wszystkie firmy, które w nazwie zawierają podany fragment. Aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat firmy, naleŝy wskazać myszką nazwę kontrahenta i dwukrotnie nacisnąć lewy klawisz myszy (lub kliknąć na klawisz Edytuj kontrahenta znajdujący się w lewym dolnym rogu formularza głównego). Na ekranie zostanie wyświetlony formularz Kontrahent 5
2. Dodawanie nowych kontrahentów / Edycja W celu utworzenie nowego kontrahenta naleŝy z Formularza Głównego znajdującego się w widoku Kontrahenci naleŝy wybrać polecenie Dodaj kontrahenta : Na ekranie pojawi się pusty formularz nowego kontrahenta, który moŝna uzupełnić o niezbędne dane. Po wprowadzeniu danych naleŝy zapisać je uŝywając polecenia Zamknij formularz Kontrahent. Formularz Kontrahent podzielny jest na dwie części przedzielone paskiem narzędzi. W górnej części ekranu znajdują się ogólne informacje na temat kontrahenta. Są to: nazwa, kraj pochodzenia, adres, kod pocztowy, miasto, region, branŝa, typ, status, numer identyfikacyjny nadawany przez system, opiekun kontrahenta, czyli osoba odpowiedzialna za kontrahenta, podstawowy numer telefonu, faxu, ogólny email itp. Polecenie wywołania słownika Edycja podstawowych danych kontrahenta Przyciski poleceń wyświetlających powiązane informacje w podformularzu Okno podformularza Przyciski poleceń umożliwiających edycję danych w podformularzu Pola kraj, region, status, branŝa, typ są tzw. listami rozwijanymi (listami wyboru), których treść (słownik) moŝna definiować samodzielne (są tzw. pola definiowalne). JeŜeli słowniki z wartościami pól definiowalnych nie zostały zdefiniowane podczas konfiguracji systemu za pomocą Kreatora WdroŜenia, moŝna tego dokonać w dowolnym momencie za pomocą polecania Narzędzia z formularza głównego (patrz rozdział Konfiguracja oprogramowania za pomocą Narzędzi ). 6
PoniŜej podstawowych informacji na temat kontrahenta znajduje się pasek narzędzi z kilkunastoma poleceniami. Kliknięcie na dane polecenie wyświetla w oknie podformularza wszystkie powiązane z danym kontrahentem obiekty (np. pracowników kontrahenta, historię kontaktów kontrahenta, dokumenty związane z kontrahentem itp.). Obiekty te moŝna dodawać, edytować bądź usuwać. SłuŜą do tego przyciski poleceń znajdujące się w dolnej części podformularza. PoniŜej podano skrócone opisy znaczenia poszczególnych poleceń: Pracownicy wyświetla listę pracowników danego kontrahenta Historia wyświetla historię kontaktów z danym kontrahentem Zadania wyświetla zadania zrealizowane oraz planowane wobec danego kontrahenta Projekty wyświetla projekty związane z danym kontrahentem Opis wyświetla okno opisu tekstowego kontrahenta Dodatkowe umoŝliwia skorzystanie z edycji tzw. pól definiowalnych przez uŝytkownika Adresy wyświetla adresy lokalizacji kontrahenta Grupy wyświetla grupy, do których przyporządkowano danego kontrahenta Zadania Cykliczne wyświetla zadania cykliczne, do których przyporządkowano kontrahenta Relacje - wyświetla relacje pomiędzy danym kontrahentem a innymi kontrahentami wprowadzonymi do bazy danych Załączniki wyświetla listę dokumentów skojarzonych z danym kontrahentem. Duplikaty umoŝliwia odnalezienie w bazie danych firm o podobnej nazwie lub znajdujących się pod podobnym adresem (o tym samym kodzie pocztowym) 7
3. Wyszukiwanie danych 3.1 Metody wyszukiwania i sortowania informacji w widokach 3.1.1 Korzystanie z Pola Wyszukiwania Formularza Głównego Pole wyszukiwania Formularza Głownego umoŝliwia szybkie znalezienie poszukiwanego kontrahenta, osoby, projektu, aktywności, zadania bądź listy po jego (jej) nazwie bądź nazwisku. Aby skorzystać z tej opcji naleŝy wprowadzić do okna część nazwy lub nazwiska poszukiwanej osoby i nacisnąć klawisz Enter. Kliknij na odpowiedni Przycisk Zamiany Widoków (kontrahenci, osoby, aktywności itd.), następnie w polu wyszukiwania wpisz szukaną nazwę i naciśnij Enter Np: Corrado <Enter> System wyświetli na ekranie wyłącznie te zapisy, które w nazwie bądź nazwisku zawierają wprowadzony ciąg znaków. System wyszukuje zapisy w bieŝącym zestawie informacji (np. wśród kontrahentów, osób, projektów). Wprowadzając ciąg zakończony gwiazdką np. A* system wyświetli wyłącznie zapisy zaczynające się na podaną frazę (np. kontrahentów, których nazwa zaczyna się na literę A). Zaczynając frazę znakiem gwiazdki (np. *P ) system wyświetli wyłącznie zapisy kończące się daną frazą. W zaleŝności od bieŝącego widoku system wyszukuje dane wg róŝnych pól. I tak dla widoku: Kontrahenci wg nazwy kontrahenta Osoby wg nazwiska osoby Zadania wg pola Do zrobienia Historia wg pola Opis aktywności Projekty wg nazwy projektu Listy wg nazwy listy 3.1.2 Korzystanie z formularza Znajdowanie Na pasku menu kliknij przycisk Znajdź (ikona lornetki) lub naciśnij kombinację klawiszy Ctrl + F. 8
W polu Znajdź wpisz wartość, którą chcesz znaleźć. Ustaw odpowiednio wszystkie pozostałe opcje wymagane w formularzu Znajdowanie JeŜeli chcesz, aby po znalezieniu zapisu z poszukiwanym ciągiem znaków system znalazł następny zapis kliknij przycisk Znajdź następny. 3.1.3 Filtrowanie wg wyboru W polu formularza znajdź jedno wystąpienie wartości, którą mają zawierać zapisy, aby zostały uwzględnione w wynikach filtru (np. w widoku Kontrahent kliknij na pole Warszawa w kolumnie Miasto) Kliknij przycisk Filtruj według wyboru na pasku menu. 3.1.4 Filtrowanie z wyłączeniem wyboru Filtrowanie z wyłączeniem wyboru ma podobne zastosowanie do filtrowania wg wyboru, tyle Ŝe wyświetla zapisy, które nie zawierają wskazanego ciągu znaków. Aby zastosować ten rodzaj filtru: W polu formularza znajdź jedno wystąpienie wartości, którą mają zawierać zapisy, aby nie zostały uwzględnione w wynikach filtru (np. w widoku Kontrahent kliknij na pole Warszawa w kolumnie Miasto) Kliknij przycisk Filtruj z wyłączeniem wyboru na pasku menu. 3.1.5 Sortowanie Ustawienie porządku sortowania Kliknij pole, którego chcesz uŝyć do sortowania zapisów. Kliknij przycisk Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco. Zapisy w widoku zostaną posortowane w kolejności rosnącej bądź malejącej wg pola, które wskazałeś Usuwanie porządku sortowania w widoku W menu Rekordy kliknij polecenie Usuń filtr/sortowanie. 9
4. Dodawanie nowych osób 4.1 Dodawanie osób za pomocą Formularza Głównego W Formularzu Głównym wyszukaj kontrahenta do którego chcesz dodać nową osobę (tak aby w polu BieŜącego Kontrahenta pojawiła się właściwa nazwa kontrahenta Kliknij na przycisk polecenia Nowa Osoba: 4.2 Dodawanie osób za pomocą formularza Kontrahent JeŜeli znajdujesz się w formularzu Kontrahent przejdź do podformularza Pracownicy i kliknij na przycisk polecenia Dodaj lub na ikonkę poniŝej (nie musisz wchodzić do podformularza Pracownicy): 4.3 Formularz Osoba / Pracownik Formularz Osoba / Pracownik słuŝy do gromadzenia szczegółowych informacji nt. pracowników danego kontrahenta. Formularz ten moŝna wywołać na dwa sposoby: z formularza głównego, widok Osoby poprzez wskazanie osoby i dwukrotne kliknięcie na jej imię lub nazwisko poprzez formularz Kontrahent i jego podformularz Pracownicy - poprzez wskazanie osoby i dwukrotne kliknięcie na jej imię lub nazwisko, ewentualnie poprzez kliknięcie na przycisk polecenia PokaŜ / Edytuj. W celu dodania kolejnego pracownika, naleŝy wskazać na polecenie Dodaj w podformularzu Pracownicy wybranego wcześniej kontrahenta. 10
Formularz Osoba / Pracownik składa się z trzech części: danych szczegółowych nt. pracownika - dane te obejmują: imię i nazwisko pracownika, stanowisko, jego tytuł (inŝ. Dr) dział oraz rodzaj pracownika. Rodzaj pracownika jest listą definiowaną w która moŝna wprowadzić rodzaje pracowników. Dla przykładu mogą być to pracownicy odpowiedzialni za płatności, sprzedaŝ, zakupy, inwestycje. Pole Opis umoŝliwia bardziej swobodne wprowadzenie informacji nt. pracownika. MoŜna tu umieszczać np. informacje dotyczące odpowiedzialności pracownika, jakie decyzje moŝe podejmować pracownik, do jakiej kwoty i w jakim obszarze jest on kompetentny, jaka jest jego rola w organizacji. PoniŜej sekcji danych ogólnych znajduje się sekcja danych tele-adresowych, do których naleŝą: telefony pracownika, faxy pracownika, tel. komórkowy oraz trzy pola przeznaczone na adresy email. Znajduje się tam równieŝ pole umoŝliwiające zaznaczenie, iŝ dana osoba wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych (wymagania Ustawy o Ochronie Danych Osobowych). Ostatnia sekcja obejmuje pasek poleceń szczegółowo omówiony poniŝej. 11
5. Dodawanie aktywności 5.1 Dodawanie aktywności za pomocą Formularza Głównego W Formularzu Głównym wyszukaj kontrahenta do którego chcesz dodać nową aktywność (tak aby w polu BieŜącego Kontrahenta pojawiła się właściwa nazwa kontrahenta) Kliknij na przycisk polecenia Nowa Aktywność: 5.2 Dodawanie aktywności za pomocą formularza Kontrahent JeŜeli znajdujesz się w formularzu Kontrahent przejdź do podformularza Historia i kliknij na przycisk polecenia Dodaj lub na ikonkę poniŝej (nie musisz wchodzić do podformularza Historia): 5.2.1 Formularz Aktywności (historia kontaktów z kontrahentami) Historia kontaktów słuŝy do ewidencjonowania wszystkich kontaktów, które miały miejsce pomiędzy naszą firmą a kontrahentem. Z kaŝdą aktywnością powiązane są równieŝ informacje nt.: kontrahenta, którego dotyczyła aktywność, nazwiska osoby (uŝytkownika), która wprowadziła zapis do systemu, daty oraz godziny aktywności, formy kontaktu (email, telefon, spotkanie itp.) kosztu aktywności (np. kosztów delegacji; później za pomocą raportów moŝna analizować koszty kontaktów z klientami) czasu trwania aktywności (np. czasu trwania spotkania; później za pomocą raportów moŝna analizować wielkość czasu poświęconego na kontakty z kontrahentem) opisu aktywności (ustaleń z kontrahentem) uczestników aktywności (lista osób, którzy brali udział w aktywności moŝe obejmować równieŝ inne osoby niŝ pracowników kontrahenta) załączników (dokumentów w formie elektronicznej) komentarza (dłuŝszy opis charakteryzujący aktywność) wymiany (lista materiałów, informacji, prezentów wymienionych z kontrahentem) 12
Po wybraniu polecenia Historia w formularzu Kontrahent na ekranie pojawi się lista wprowadzonych do systemu aktywności. Lista ta składa się z następujących pozycji: rodzaj aktywności (projekt, reklamacja, kampania, inne), data powstania aktywności, krótki opis aktywności, nazwa i faza projektu, której dotyczy aktywność oraz nazwisko osoby, która wprowadziła daną aktywność do systemu. W celu dodania do systemu nowej aktywności naleŝy w podformularzu Historia formularza Kontrahent wybrać polecenie Dodaj. Na ekranie pojawi się pusty formularz Aktywność. Formularz składa się z dwóch części górnej zawierającej podstawowe informacje nt. aktywności (np. typ aktywności, formę kontaktu, opis aktywności itp.) oraz dolnej podformularza, w którym moŝna wprowadzić informacje uzupełniające (uczestników aktywności, załączniki, dodatkowy komentarz itd.). System automatycznie wypełnia pola Wprowadził (przyporządkowując w to miejsce nazwisko zalogowanego uŝytkownika oraz datę i godzinę aktywności. Datę lub godzinę aktywności moŝna zmodyfikować poprzez kliknięcie na pole daty lub godziny i wybór innej wartości. Do uzupełnienia pozostają pola Kontakt (forma aktywności jak spotkanie, telefon, email, itp. a więc sposób, w jaki doszło do danej aktywności), czas oraz koszt aktywności. Po wyborze rodzaju aktywności moŝemy wprowadzić jej opis. np. spotkanie dotyczące warunków kontraktu, telefon w sprawie oferty, spotkanie mające na celu analizę potrzeb klienta. 13
Istnieje moŝliwość zdefiniowania najczęściej powtarzających się aktywności. Definicje te znajdują się w słowniku Aktywność Rodzaje aktywności. MoŜna je zastosować poprzez rozwijaną listę Aktywność : Po wybraniu właściwej pozycji zostanie ona przeniesiona do pola Opis. Lista Aktywności moŝe być edytowana na bieŝąco, równieŝ w trakcie wprowadzania nowej aktywności. W celu dodania nowej pozycji do słownika aktywności naleŝy kliknąć na ikonę trzech kropek, znajdującą się obok listy Aktywność. Na ekranie pojawi się formularz Definicje Najczęściej Występujących Aktywności (Działań) w Stosunku do Kontrahentów, w którym moŝna wprowadzać, modyfikować lub kasować najczęściej wykorzystywane opisy aktywności. RównieŜ do pola Opis mogą zostać przeniesione nazwiska osób, które znajdują się na liście uczestników danej aktywności. SłuŜy do tego lista Osoba. Wybierając osobę zostaje ona automatycznie umieszczona równieŝ na liście uczestników aktywności. Bardziej szczegółowy opis moŝna wprowadzić w podformularzu Komentarz. 5.2.1.1 Załączniki aktywności UŜytkownik ma moŝliwość załączenia dowolnych dokumentów w formie elektronicznej do danej aktywności. W tym celu naleŝy wybrać pozycję Załączniki formularza Aktywność. Na ekranie pojawi się podformularz Załączniki, do którego moŝna wprowadzić datę wprowadzenia załącznika, twórcę załącznika, typ, wersję, tytuł (typ, wersja i tytuł stanowią tzw. słownik dynamiczny oznacza to, Ŝe wprowadzona wartość zostaje automatycznie dodana do słownika jeŝeli w przyszłości będzie konieczność wprowadzenia takiej samej wartości np. do pola typ, wersja lub tytuł system automatycznie podpowie wartości z listy na podstawie pierwszych liter nazwy) oraz krótki opis załącznika. W polu załącznik moŝemy dodać elektroniczny 14
dokument, który jest załącznikiem. Pliki moŝna dołączyć w formie kompletnego dokumentu elektronicznego, bądź w formie linku, gdzie znajduje się kompletny dokument. W tym celu klikamy myszką na jedno z poleceń Podłącz dokument lub Osadź dokument : Podłącz dokument umoŝliwia wprowadzenie do bazy danych linku do wskazanego dokumentu. Sam dokument nie jest przechowywany w bazie danych (jedynie skrót do niego). Zaletą takiego rozwiązania jest to, Ŝe wielkość bazy danych nie rośnie zbyt szybko, wadą natomiast jest wymóg posiadania przez wszytskich uŝytkowników prawa dostępu do miejsca przechowywania dokumentu. Jest to podejście rekomendowane. Osadź dokument - umoŝliwia wprowadzenie do bazy danych dokumentu. Dokument jest przechowywany w bazie danych (cały plik). Zaletą takiego rozwiązania jest to, Ŝe uŝytkownicy nie muszą posiadać prawa dostępu do miejsca przechowywania dokumentu, wadą natomiast to, iŝ wielkość bazy danych gwałtownie rośnie. Jest to podejście nierekomendowane (chyba, Ŝe w bazie przechowuje się niewiele załączników i system nie pracuje w sieci). Po kliknięciu na polecenie Podłącz dokument na ekranie pojawi się okno dialogowe Przeglądaj : Za jego pomocą naleŝy wskazać dokument, do którego ma być poprowadzony link z bazą danych. 15
Na ekranie w polu Załącznik pojawi się skrót do wprowadzonego dokumentu. W przypadku wyboru polecenie Osadź dokument na ekranie pojawi się formularz Wstaw obiekt. W celu wskazania załącznika, który ma zostać dołączony do danej aktywności naleŝy wybrać opcję: Utwórz nowy, a następnie wybrać rodzaj programu za pomocą, jakiego chcemy utworzyć nowy załącznik, bądź Utwórz z pliku, co spowoduje pojawienie się na ekranie klawisza Przeglądaj dzięki, któremu moŝna wskazać lokalizację pliku na dysku. Po utworzeniu dokumentu lub wskazaniu jego lokalizacji na dysku klikamy klawisz polecenia OK. Na ekranie w polu Załącznik pojawi się informacja Dokument osadzony. Do danej aktywności moŝna dołączyć dowolną liczbę załączników. W celu otwarcia wprowadzonego dokumentu, naleŝy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na skrót dokumentu lub napis Dokument osadzony znajdujący się w polu Załącznik. System wywoła odpowiedni program (np. Word, Excel, itp.) oraz otworzy wskazany dokument. Załączniki moŝna takŝe wyświetlać przez podformularz Załączniki w formularzu Kontrahent. 16
6. Dodawanie zadań 6.1 Dodawanie zadań za pomocą Formularza Głównego W Formularzu Głównym wyszukaj kontrahenta do którego chcesz dodać nowe zadanie (tak aby w polu BieŜącego Kontrahenta pojawiła się właściwa nazwa kontrahenta Kliknij na przycisk polecenia Nowe Zadanie: 6.2 Dodawanie zadań za pomocą formularza Kontrahent JeŜeli znajdujesz się w formularzu Kontrahent przejdź do podformularza Zadania i kliknij na przycisk polecenia Dodaj lub na ikonkę poniŝej (nie musisz wchodzić do podformularza Zadania): 6.3 Dodawanie zadań za pomocą formularza Aktywność JeŜeli znajdujesz się w formularzu Aktywność kliknij na przycisk polecenia Nowe Zadanie. 6.4 Formularz Zadanie Zadania, to określone czynności, które powinny zostać wykonane wobec danego kontrahenta. Zadania posiadają swojego twórcę, właściciela zadania (osoba, która jest odpowiedzialna za realizację zadania), datę utworzenia oraz datę waŝności, priorytet oraz treść zadania. KaŜde zadanie posiada 2 statusy - rozpoczęte i zakończone. Po wyborze opcji: Dodaj zadanie, na ekranie pojawia się formularz Nowe zadanie. Formularz ten składa się z pól: nazwa firmy (wypełniane automatycznie bieŝący kontrahent), twórca zadania, właściciel zadania (osoba, której zostanie przyporządkowane zadanie), data rozpoczęcia zadania, czas rozpoczęcia, priorytet, do zrobienia (czyli co naleŝy wykonać), komentarz do zadania, data waŝności zadania (do kiedy ma zostać wykonane) oraz czas wykonania zadania. Istnieją równieŝ dwa rozwijane menu, w których moŝna wybrać najczęściej pojawiające się standardowe zadania oraz osobę, którą chcemy przyporządkować do zadania. KaŜde zadanie moŝna równieŝ dodać do programu Microsoft Outlook. 17
18
7. Przeglądanie zadań do wykonania Zadania moŝna przeglądać w widoku Zadania formularza głównego programu. W widoku tym uwidocznione są wszystkie zadania, które były kiedykolwiek wprowadzone do systemu. Na ekranie pojawi się lista wszystkich zadań zarówno zrealizowanych jak i będących do realizacji wraz z informacją na temat, właściciela zadania oraz datą utworzenia, zakończenia i priorytetem zadania oraz opisu zadania do wykonania. Bardzo przydatnym poleceniem w systemie jest klawisz Zadania na dziś, który umoŝliwia wyświetlenie wszystkich niezzrealizowanych zadan zalogowanego uŝytkownika, których termin mija (lub minął) w dniu dzisiejszym Dodatkowo moŝna ograniczyć listę zadań poprzez wskazanie jednej z opcji znajdujących się u dołu formularza Zadania: System moŝe wyświetlić: Wszystkie zadania zarówno wykonane jak i niezakończone bez względu na datę ich realizacji Na dziś wszystkie zadania oznaczone datą zakończenia na dzień wskazywany przez zegar komputera lub niezakończone zadania oznaczone datą wcześniejszą niŝ data bieŝąca BieŜące i przyszłe wyświetla wszystkie niezakończone zadania bez względu na datę ich realizacji Przedawnione wyświetla zadania, które nie zostały jeszcze zakończone mimo, iŝ upłynęła data ich realizacji Tydzień wyświetla wszystkie zadania, których data zakończenia upływa w ciągu 7 dni od dnia wskazywanego przez zegar komputera lub niezakończone zadania oznaczone datą wcześniejszą niŝ data bieŝąca Dwa tygodnie - wyświetla wszystkie zadania, których data zakończenia upływa w ciągu 14 dni od dnia wskazywanego przez zegar komputera lub niezakończone zadania oznaczone datą wcześniejszą niŝ data bieŝąca Data wykonania zadania ( Na kiedy ) jest wyświetlana w zaleŝności od bieŝącego statusu w róŝnych kolorach: w kolorze czerwonym zadania, których termin realizacji minął w kolorze zielonym zadania, których termin realizacji przypada w przyszłości w kolorze czarnym zadania, których termin realizacji przypada w dniu bieŝącym (dzisiejszym). 19
8. Realizacja zadań JeŜeli dane zadanie zostanie zaznaczone jako zakończone (zrealizowane) automatycznie utworzy na jego podstawie aktywność o treści Zrealizowano:xxxx ; gdzie xxxx stanowi nazwę zadania. W celu zaznaczenia zadania jako zrealizowane, naleŝy wybrać zadanie (np. z formularza głównego), a następnie kliknąć na klawisz polecenia Zakończone : Klikając na opcję Zakończone na ekranie pojawi się okno nowej aktywności: 20
Informacje moŝna oczywiście uzupełnić o inne dane lub anulować wprowadzenie całej aktywności. 21
9. Pasek menu W górnej części programu znajduje się pasek menu z kilkoma podstawowymi funkcjami programu. Pasek ten moŝna dowolnie przemieszczać po ekranie, zmieniać jego rozmiary oraz kształt. np.: lub np.: Pasek Menu zawiera następujące polecenia (w kolejności jak na pasku menu): Restart uruchamia ponownie program Sortuj rosnąco sortuje zapisy w kolejności rosnącej wg wskazanego pola Sortuj malejąco sortuje zapisy w kolejności malejącej wg wskazanego pola Filtruj wg wyboru uruchamia filtr wg wyboru (patrz rozdział 3.1.3) Filtruj z wyłączeniem wyboru uruchamia filtr wyłączeniem wyboru (patrz rozdział 5.1.3) Zastosuj Filtr/Sortowanie uruchamia zdefiniowany zaawansowany filtr/sortowanie (patrz rozdział 5.1.3) Usuń Filtr/Sortowanie kasuje ustawienia filtru i powraca do poprzedniego widoku Znajdź otwiera formularz Znajdowanie (patrz rozdział 3.1.2) Cofnij wpisywanie cofa ostatnią operację edytowania zapisu Wytnij wycina zaznaczony fragment tekstu Kopiuj kopiuje zaznaczony fragment tekstu Wklej - wkleja skopiowany fragment tekstu Pierwszy rekord cofa się do pierwszego rekordu widoku Poprzedni rekord cofa się o jeden rekord w tył Następny rekord przesuwa się do przodu o jeden rekord Ostatni rekord przesuwa się do ostatniego rekordu widoku Usuń usuwa zaznaczony rekord Łącza Office umoŝliwia eksport widocznych danych do programu Excel. 22
Dodatkowe funkcje paska manu: Wybierz kolumny umoŝliwia wybór ddanych jakie pojawiają się na ekranie Font umoŝliwia ustawienie czcionki i jej parametrów wyświetlanych dannych na ekranie Kolor Linii umozliwia wybów koloru linii siatki Zablokuj Kolumny umoŝliwia zablokowanie przesuwania wybranych kolumn na ekranie (jak w Excelu) Odblokuj wszystkie kolumny odblokowuje wszytskie zabokowane kolumny Lini siatki umoŝliwia wybór stylu siatki Efekt specjalny umoŝliwia wybór sposobu wyświetlania danych Wyskość wierszy umoŝliwia wybór wysokości wierszy wyświetlanych danych Szerokość kolumny umoŝliwia wybór szerokości wskazanej kolumny Opcje te są dostępne po kliknięciu na obszar ekranu z danymi, 23