Dostęp do Systemu. O grupach OLV

ORDER LIFECYCLE VISIBILITY [WIDOCZNOŚĆ CYKLU ZAMÓWIENIA] Skrócona instrukcja dla Dostawców System ORDER LIFECYCLE VISIBILITY [WIDOCZNOŚĆ CYKLU ZAMÓWIENIA] zapewnia dostęp online do danych o zamówieniach kontrahenta. Informacje te można z łatwością wykorzystywać w przygotowaniu potwierdzeń, zobowiązań do dostawy, zawiadomień o wysyłce i faktur online. 1 Dostęp do Systemu. 2 2 Początki: Ustawianie Alarmów. 4 3 Początki: Ustawianie Kont Użytkowników. 8 4 Składanie Zleceń/Prognoz dot. Zleceń. 10 5 Przeglądanie i drukowanie Zleceń/ Prognozy dot. Zleceń. 11 6 Zatwierdzanie zleceń 16 7 Wprowadzanie/Aktualizacja zobowiązań wynikających z harmonogramu 8 Przygotowanie standardowego świadectwa załadowania 9 Przygotowanie świadectwa załadowania kontenera (międzynarodowego) 10 Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami 21 23 26 30 11 Tworzenie faktury ze zlecenia 43 12 Tworzenie faktury bez zlecenia 45 13 Tworzenie faktury DSD 47 14 Tworzenie noty kredytowej z faktury 49 15 Tworzenie noty kredytowej bez faktury 51 16 Przeglądanie informacji o nocie kredytowej 52 17 Przeglądanie informacji o poleceniu przelewu 54 18 Przeglądanie działań inwentarzowych 55 1 Dostęp Dostęp do Systemu Dostęp do systemu Order Lifecycle Visibility jest możliwy za pomocą przeglądarki internetowej należy wejść na portal GXS Trading Grid Online. System obsługuje narzędzie Internet Explorer 5.5 i wersje wyższe, Netscape Navigator 7.2 i wersje wyższe oraz Firefox 2 i wersje wyższe. 1. Otwórz przeglądarkę. Wpisz adres URL Trading Grid Online w pasku wyszukiwarki i naciśnij Enter. https://tradinggrid.gxs.com 2. Wprowadź ID Użytkownika Trading Grid oraz hasło, a następnie kliknij przycisk login. System wyświetla stronę Centrum Operacyjnego Trading Grid. 3. Wybierz zakładkę Supply Chain Visibility. System wyświetla Message Center. Dodatkowo w zakładce Account Manager można znaleźć niektóre funkcje administracyjne systemu OLVC. O grupach OLV System Order Lifecycle Visibility jest wydawany w różny sposób przez każdą grupę OLV. Każdy Kupujący określa, które rodzaje dokumentów i funkcje systemu będą używane przez ich dostawców. W niniejszym skróconym przewodniku, tylko niektóre zagadnienia będą dotyczyły Twojej grupy Kupujących. O Message Center [Centrum Komunikatów] Message Center OLV wyświetla ważne komunikaty i umożliwia szybki dostęp do nowych oraz innych potrzebnych dokumentów. Rodzaje dokumentów, które pojawiają się w Centrum Komunikatów OLV różnią się w zależności od grupy OLV. Elementy na dziś wymagają ce natychmia stowej uwagi Nowe dokumenty Ustawienia Message Center Dział Today s Items for Immediate Attention zapewnia linki do dokumentów, które wymagają natychmiastowego działania, takich jak zlecenie wymagające potwierdzenia albo zawiadomienie o wysyłce, które jest spóźnione. Dokumenty i działania różnią się od siebie w zależności od grupy. Dział New Documents zapewnia linki do dokumentów, które nie były wcześniej przeglądane. Rodzaje dokumentów różnią się w zależności od grupy. WAŻNE: Po pierwszym wejściu do systemu OLV, w Message Center nie będą widoczne wpisy. Osoba w firmie wyznaczona jako Administrator musi określić linki, które mają być widoczne w Message Center. Zwykle jest to osoba w firmie, która ukończyła proces rejestracji w OLV. Aby uzyskać więcej informacji, zob. Ustawianie Alarmów." 2010 GXS Client Training Services 1 2 3

2 Początki: Ustawianie Alarmów Osoba wyznaczona jako Administrator musi umożliwić dostęp do linków, które potrzebne są Twojej firmie w Centrum Komunikatów. Podczas konfiguracji linków w Centrum Komunikatów, Administrator OLV może również skonfigurować system tak, aby wysyłał powiadomienia w formie e-maila gdy pojawią się nowe dokumenty i/lub odpowiedzi będą spóźnione. Aby otrzymać powiadomienie w formie maila, Administrator OLV musi zdefiniować odbiorcę jako kontakt Trading Grid. Niniejszy proces przebiega w dwóch fazach: Ustawienie Kontaktu Ustawienie Alarmu. Ustawienie Kontaktów Aby ustawić kontakt: 1. Wybierz zakładkę Account Manager. System wyświetla stronę Profilu Firmy. 2. Wybierz Service Configuration. 3. Wybierz Service Contacts. System wyświetla stronę z Kontaktami. 4. Otwórz listę Actions i wybierz Add New Contact System wyświetla stronę Dodawania Nowych Kontaktów. 5. Wprowadź dane kontaktowe dla tego odbiorcy, a następnie wybierz Submit. System informuje, że kontakt został utworzony. Ustawianie Alarmów Aby ustawić linki Message Center i powiadomienia e-mailowe: 1. Wybierz zakładkę Account Manager. System wyświetla stronę profilu firmy. 2. Wybierz Service Configuration. 3. Wybierz Supplier Alert Management. System wyświetla stronę z ustawieniami dostawcy. 4. Powiadomienia e-mailowe Administratora OLV będą wychodziły z Twojego adresu e-mailowego. Jeśli wolisz korzystać z innego adresu jako nadawcy powiadomień, wprowadź alternatywny adres w polu tekstowym,,from Email Address. 5. Jeśli chcesz dodać nowych odbiorców e- maila do listy Notify Contact, postępuj zgodnie z poniższymi krokami: a. Otwórz pole Other Contacts. b. Kliknij przycisk Modify List. c. Otwórz pola dla wybranych Kontaktów, które mają być dodane do listy odbiorców, a następnie wybierz Submit. 6. Jeśli chcesz, aby system przechował e- maile i wysyłał Ci je wszystkie naraz, wprowadź ile razy w ciągu dnia mają być one przesyłane, wybierając w polu Frequency. 0 = Wyślij natychmiast 1 = Jedna partia na dzień 2 = Dwa razy na dzień etc. 7. W dziale New Document, aktywuj pola dotyczące rodzajów alarmów, które chcesz otrzymywać kiedy pojawią się nowe dokumenty. Wystarczy zaznaczyć pola dot. dokumentów używanych w Twojej firmie. 8. W dziale Invoice, aktywuj pola w kolumnie Delivery Method dla rodzajów alarmów, jakie chcesz otrzymywać dla odrzuconych faktur. 9. Jeśli Twoja grupa wymaga zawiadomień o wysyłce, system może wysłać alarm informujący o przedawnieniu zawiadomienia o wysyłce. a. W polu Threshold, zdefiniuj kiedy chcesz otrzymać alarm o spóźnieniu zawiadomienia o wysyłce (liczba godzin po wymaganym terminie / godzinie dostarczenia). b. Wprowadź maksymalną liczbę przypomnień e- mailowych, jaką chcesz otrzymywać.. c. Aktywuj pola w kolumnie Delivery Method, dla rodzajów alarmów dla przedawnionych zawiadomień o wysyłce. 10. Jeśli chcesz otrzymać powiadomienie przed upłynięciem terminu Zawiadomienia o wysyłce: a. W polu Threshold, zdefiniuj kiedy chcesz otrzymać powiadomienie (ile godzin przed upływem ważności zawiadomienia o wysyłce) b. Wprowadź maksymalną liczbę przypomnień e- mailowych, jaką chcesz otrzymywać.. c. Aktywuj pole e-mail w kolumnie Delivery Method. 11. Jeśli chcesz otrzymać linka w OLV Message Center, aby mieć łatwiejszy dostęp do zawiadomień o wysyłce, aktywuj pola Draft Ship Notice i Message Center. 12. W dziale Orders, jeśli chcesz otrzymać powiadomienie o przybyciu lub zatwierdzeniu zamówienia, aktywuj pola Delivery Method dla rodzaju powiadomień, które chcesz otrzymywać. 13. Jeśli Twoja grupa wymaga zatwierdzenia zamówienia, system może Cię poinformować o opóźnieniu potwierdzenia: a. W polu Threshold zdefiniuj kiedy chcesz otrzymywać powiadomienia o opóźnieniu w akceptacji, (ile godzin po przybyciu zamówienia) b. Wprowadź maksymalną liczbę alarmów jakie chcesz otrzymywać. c. Aktywuj pola w kolumnie Delivery Method dla wszystkich rodzajów alarmów, dla opóźnionych potwierdzeniach Zleceń. Cd na następnej stronie 4 5 6

Początki: Ustawianie alarmów (ciąg dalszy) 14. Jeśli Twoja grupa wymaga harmonogramu zobowiązań, system może powiadomić Cię o opóźnieniu zobowiązania w ramach harmonogramu: a. W polu Threshold, zdefiniuj kiedy chcesz otrzymywać powiadomienie o opóźnieniu zobowiązania (ile godzin po pojawieniu się zamówienia). b. Wprowadź maksymalną liczbę alarmów e- mailowych, jaką chcesz otrzymywać. c. Aktywuj pola kontrolne w kolumnie Delivery Method, aby wybrać rodzaj alarmu dla spóźnionych zobowiązań. 15. Jeśli w OLV Message Center ma pojawić się link ułatwiający dostęp do harmonogramów bez zobowiązań, aktywuj pole Schedules to Commit i pole Message Center. 16. Jeśli w OLV Message Center ma znajdować się link ułatwiający dostęp do harmonogramów z informacjami innymi niż oryginalny harmonogram, aktywuj pola Missed Commits i Message Center. 17. Jeśli mają przychodzić powiadomienia o kluczowych informacjach na fakturze, które nie są zgodne ze złożonym zleceniem: a. Aktywuj pola dla informacji, które mają być zweryfikowane. b. W polu Alert retained for day(s) zdefiniuj kiedy alarmy mają być usunięte z tablicy (ile godzin po zidentyfikowaniu niezgodności) c. Aktywuj pola w kolumnie Delivery Method dla rodzajów alarmów dla niezgodności. 3 18. Jeśli ma być wyświetlane powiadomienie, że kluczowe informacje na zawiadomieniu o wysyłce są niezgodne ze złożonym zleceniem: a. Aktywuj pola dla informacji, które mają być zweryfikowane. b. W polu Alert retained for day(s) zdefiniuj kiedy alarmy mają być usunięte z tablicy (ile godzin po zidentyfikowaniu niezgodności) c. Aktywuj pola w kolumnie Delivery Method dla rodzajów alarmów dla niezgodności. 19. Jeśli w kolumnie wyników wyszukiwania ma być wyświetlana nazwa firmy dostawcy, aktywuj kolumnę Allow Supplier Column aby wyświetlała się w polu Search Results page. 20. Po określeniu ustawień alarmów, otwórz listę Actions na górze strony i wybierz Preview Supplier Settings. System wyświetla stronę przeglądania 21. Aby zapisać ustawienia, otwórz listę Actions i wybierz Submit. System potwierdza że ustawienia zostały zaktualizowane. Początki: Ustawianie kont użytkowników Administrator OLV może ustawić konta użytkowników dla innych pracowników firmy, którzy potrzebują dostępu do danych w systemie. Administratorem jest zwykle pracownik firmy, który dokonał procesu rejestracji systemu Order Lifecycle Visibility. Aby ustawić konto dla nowego użytkownika OLV: 1. Wybierz zakładkę Account Manager. System wyświetla stronę profilu firmy. 2. Wybierz zakładkę User Management. System wyświetla aktualną listę użytkowników. 3. Otwórz listę Actions i wybierz Create New User. 4. Uzupełnij wszystkie wymagane pola w dziale Personal Information z lewej strony. Wymagane pola są zaznaczone gwiazdką (*). 5. Uzupełnij wszystkie wymagane pola w części Login Information z prawej strony WAŻNE: Upewnij się, że zanotujesz te informacje. Będziesz musiał podać je nowemu użytkownikowi. 6. Wybierz Next Step. System wyświetla stronę Step 2: Service Privileges. 7. Określ rodzaje usług i role jakie mają być przydzielone temu użytkownikowi, a następnie wybierz Next Step. System wyświetla stronę Review. 8. Przewiń stronę do końca, a następnie wybierz Submit. System informuje o dodaniu nowego konta użytkownika. Upewnij się, że użytkownik otrzyma informacje niezbędne przy logowaniu się do systemu. Adres URL Trading Grid: https://tradinggrid.gxs.com Login ID użytkownika (adres email) Tymczasowe hasło użytkownika. 7 8 9

Składanie Zleceń/ 4 Prognozy dot. Zleceń 5 Przeglądanie Nowych Zleceń /Prognoz dot. Zleceń Możesz składać nowe Zamówienia i Prognozy dot. Zleceń przez Message Center, lub skorzystać z funkcji Order Search. Message Center Najszybszym sposobem uzyskania dostępu do nowych Zleceń lub Prognoz jest skorzystanie z linka Message Center. 1. Wybierz zakładkę Supply Chain Visibility. 2. Wybierz link New or Changed Orders (lub) New or Changed Order Forecasts w Message Center. System wyświetla listę wszystkich nowych Zleceń (lub prognoz). Funkcja Order Search Opcja wyszukiwania pozwala na składanie Zleceń / prognoz ze względu na numer zamówienia, zakres czasowy, status, kontrahenta, numer części i daty w harmonogramie. 1. Wybierz zakładkę Supply Chain Visibility. 2. Wybierz Order Search. 3. Wprowadź kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz zlokalizować nowe zlecenie, wybierz New z listy Order Status. 4. Jeśli chcesz zmienić sposób wyświetlania przez system listy wyników wyszukiwania, możesz określić kolumnę z której będzie można korzystać w celu sortowania danych i wybrać liczbę wyników wyświetlanych na danej stronie. 5. Wybierz przycisk Search. System wyświetla listę wszystkich Zleceń spełniających kryteria wyszukiwania. Przeglądanie i Drukowanie Zleceń/Prognozy dot. Zleceń f Przeglądanie Zleceń / Prognoz dot. Zleceń 1. Na początku, zlokalizuj Zlecenie/ Prognozę którą chcesz przeglądać używając linka w Message Center, lub funkcji Order Search. 2. Wybierz link dla Zamówienia/Prognozy, które chcesz przeglądać. System wyświetla stronę z nagłówkiem. 3. Przewiń stronę aby przeglądać dalsze szczegóły nagłówka dla tego zamówienia. 4. Możesz przejść do dodatkowych informacji o zamówieniu używając linków podanych poniżej. Jeśli zobaczysz link Terms and Instructions wybierz ten Link, aby przeglądać dokumenty referencyjne dostarczone przez kontrahenta. Jeśli zobaczysz link More Info, wybierz ten Link, aby przeglądać wszelkie dodatkowe dane dostarczone przez kontrahenta. Jeśli Twój kontrahent nie korzysta z tych funkcji, linki Terms and Instructions i More Info nie będą dostępne. 5. Aby przeglądać szczegóły elementu / harmonogramu wybierz link Details w górnej części formularza. System wyświetla stronę Order Details. 6. Przewiń w dół do szczegółów danego wiersza Dział numer wiersza wyświetla informacje na temat i ilość zamówionych elementów. Kupujący może dostarczyć harmonogram dostaw. 7. Po skończeniu przeglądania zamówienia, możesz użyć zakładki Supply Chain Visibility, aby powrócić do OLV Message Center. 10 11 12

Przeglądanie i Drukowanie Zleceń/Prognozy dot. Zleceń (ciąg dalszy) Wydruk zawartości prognozy zleceń Aby wydrukować zawartość prognozy zleceń otwórz zlecenie w formacie.pdf i skorzystaj z opcji Drukuj w przeglądarce plików.pdf. 1. W systemie OLV Message Center wybierz link New or Changed Orders (lub link New or Changed Order Forecasts). System wyświetli listę prognoz zleceń. 2. Wybierz link do szukanego zlecenia /prognozy. System wyświetla zawartość strony Detail. System wyświetla zaznaczone zlecenia /prognozy. 1. Ze strony Order wybierz ikonkę.pdf. System otworzy zlecenie w przeglądarce plików.pdf. 2. Aby wydrukować plik skorzystaj z narzędzi drukowania w przeglądarce plików.pdf. Przeglądanie nowych zmian w prognozie zlecenia Kupujący może przesłać zaktualizowane informacje. gdy informacje o Prognozie zlecenia zostaną zaktualizowane w ich systemie Order Lifecycle Visibility oznacza kluczowe fragmenty informacji, które zostały zmienione w najnowszej wersji zlecenia. Poprzednie dane można przeglądać w porównaniu z nowymi danymi. Całkowita suma zlecenia Ilość pozycji asortymentu Planowana ilość Cena jednostkowa Poprzednie wersje prognozy zleceń są również dostępne w systemie. Ważne jest to, że czerwona flaga obok całkowitej sumy zlecenia wskazuje na zmianę tej wartości. 3. Aby zobaczyć poprzednie wartości w porównaniu z nowymi wartościami kliknij na symbol czerwonej flagi. System rozpoznaje zarówno poprzednią jak i bieżącą wartość. Po wyświetleniu szczegółów zamknij podrzędne okno. 4. Aby zobaczyć szczegóły zlecenia/prognozy, wybierz link Details na górze strony order/forecast. Uwaga: czerwona flaga wskazuje zmianę oryginalnych danych zlecenia. Przeglądanie zawartości poprzedniej wersji 1. Na stronie Order (lub Forecast) wybierz link History. System wyświetla listę poprzednich wersji zlecenia (lub prognozy). 2. Wybierz link do szukanej wersji zlecenia lub prognozy. System wyświetla zawartość zaznaczonego zlecenia (lub prognozy). 13 14 15

6 Zatwierdzanie zleceń Kupujący określa czy dane środowisko wymaga zatwierdzania zleceń. Jeśli potrzebne jest zatwierdzanie zleceń, kupujący określi czy zlecenie ma być zatwierdzone jako całość czy zatwierdzenia wymaga każda pozycja asortymentu. Order Lifecycle Visibility wyświetla odpowiedni rodzaj potwierdzenia dla opracowywanego zlecenia. Jeśli Kupujący wymaga zarówno zatwierdzenia pozycji asortymentu, jak i zobowiązań wynikających z harmonogramu, można wprowadzić zobowiązania, a pozycje asortymentu zostaną potwierdzone jednocześnie. Najszybszym sposobem lokalizacji zleceń do zatwierdzenia jest skorzystanie z linku Orders to Acknowledge w dziale Message Center na głównej stronie. Zatwierdzanie zleceń jako całości 1. Na stronie OLV Message Center wybierz link Orders to Acknowledge. System wyświetla listę zleceń do zatwierdzenia. 2. Wybierz zlecenia do zatwierdzenia z kolumny Select, następnie wybierz opcję Acknowledge z menu Actions. System wyświetla listę zleceń zaznaczonych do zatwierdzenia. 3. Aby przypisać numer potwierdzenia do tego dokumentu wprowadź go w oknie tekstowym Acknowledgement Number. 4. Z kolumny Acknowledgement wybierz status zatwierdzenia, który ma zostać przypisany do każdego zlecenia. (Accept lub Reject.) Aby sprawdzić zlecenie przed zatwierdzeniem wybierz link do zlecenia, które ma zostać sprawdzone. Jeśli zatwierdzenie zlecenia nie zostało przygotowane, można wybrać opcję No Action. Kupujący określi czy ta opcja jest włączona. 5. Aby przesłać informację o potwierdzeniu wybierz Preview Acknowledgement z menu Actions. 6. Z tego menu wybierz opcję Submit. System potwierdza, że zlecenie zostało zatwierdzone. Zatwierdzanie zlecenia wg. pozycji asortymentu 1. Na stronie OLV Message Center wybierz link Orders to Acknowledge. System wyświeta listę zleceń do zatwierdzenia. 2. Wybierz zlecenia do zatwierdzenia z kolumny Select, a następnie wybierz opcję Acknowledge z menu Actions. System wyświetla informację o wybranej pozycji asortymentu zlecenia. 3. Aby przypisać numer potwierdzenia do tego dokumentu wprowadź go w oknie tekstowym Acknowledgement Number. 4. Zastosuj ustawienia zatwierdzenia, które mają zostać przesłane. Aby zaakceptować wszystkie pozycje asortymentu w zleceniu wybierz opcję Accept All Items. Aby odrzucić wszystkie pozycje asortymentu w zleceniu wybierz opcję Reject All Items. Aby odrzucić którąkolwiek z pozycji asortymentu lub zmienić informacje podane dla którejkolwiek z nich wybierz pozycje pojedynczo. Aby zaakceptować pozycję asortymentu bez zmian wybierz przycisk opcji Accept. Aby zaakceptować pozycję asortymentu ze zmianami wybierz przycisk opcji Accept. Wprowadź zmiany w odpowiednich polach w sekcji Acknowledgement Details. Aby odrzucić pozycję asortymentu wybierz przycisk opcji Reject. Jeśli zatwierdzenie pozycji asortymentu nie zostało jeszcze przygotowane, można wybrać przycisk opcji No Reject. Kupujący określi czy ta opcja jest włączona. 5. Czy bezpośrednio pod każdą pozycją asortymentu widać Harmonogram (lub Harmonogramy)? Nie Powtórz krok 6. Tak Przejdź do następnej strony:,,wprowadzanie zobowiązań wynikających z harmonogramu przy Zatwierdzaniu Zleceń." 6. Potwierdzić pozostałe pozycje. Pomocne może okazać się skorzystanie z przycisku Collapse (po lewej stronie etykiety dla numeru asortymentu). 16 17 18

Zatwierdzanie zleceń (ciąg dalszy) Wprowadzanie zobowiązań wynikających z harmonogramu podczas zatwierdzania zleceń Jeśli widać szczegóły harmonogramu na stronie Order Acknowledgement, wraz z zatwierdzeniem pozycji asortymentu można wprowadzić zobowiązania. UWAGA: Jeśli wybierze się przycisk Accept All Items lub przycisk opcji Accept dla danej pozycji asortymentu, system uznaje, że zatwierdziło się wymagane daty harmonogramu oraz ilości i automatycznie wprowadza je w pole Commitments. 1. W razie potrzeby zmiany daty harmonogramu, wprowadź nową datę zobowiązania w polu Commit Date. Wprowadzanie dodatkowych informacji podczas zatwierdzania zleceń Niektóre środowiska wymagają dodatkowych informacji takich jak przewidywane ilości załadunku, masa oraz inne szczegóły. Jeśli środowisko kupującego wymaga tych informacji, należy skorzystać z ikony strony po prawej stronie okna tekstowego Quantity, aby otworzyć okno wprowadzania dodatkowych szczegółów środowiska. 1. Jeśli są do udostępnienia dodatkowe informacje wybierz ikonę dokumentu po prawej stronie okna Quantity. System wyświetla okno dodatkowych informacji o zobowiązaniu. Pola tekstowe będą się różnić dla różnych środowisk kupującego. 7 Wprowadzanie/Aktualizacja zobowiązań wynikających z harmonogramu Niektóre środowiska kupujących wymagają zobowiązań wynikających z harmonogramu dostawy. W przypadku niektórych środowisk można to robić jednocześnie z zatwierdzaniem zleceń. (Temat 6 zawiera szczegółowe informacje). W niektórych przypadkach może zachodzić potrzeba oddzielnego wprowadzenia informacji z harmonogramu, lub aktualizowania ich w późniejszym czasie. Można korzystać z poniższej procedury wysyłania lub aktualizacji informacji o zobowiązaniu wynikającym z harmonogramu. 1. Na stronie OLV Message Center wybierz link Schedules to Commit. System wyświetla zlecenia, które wymagają zobowiązań wynikających z harmonogramu. 2. Jeśli jest potrzeba zmiany zaplanowanej ilości, nową ilość zobowiązania wprowadź w polu Quantity. 3. Jeśli zachodzi potrzeba podziału dostawy wymaganej ilości na różne daty skorzystaj z linku Split Commitments. Po wprowadzeniu dat i ilości wybierz opcję Copy Split Commitments z menu Actions. 4. Potwierdź pozostałe pozycje asortymentu i harmonogramy. Pomocne może okazać się skorzystanie z przycisku Collapse po lewej stronie etykiety dla numeru asortymentu. 2. Wprowadź dodatkowe informacje, które można podać. 3. Po skompletowaniu informacji wybierz opcję Save z menu Actions. System powraca do głównego formularza zatwierdzania zlecenia. Podgląd i wysyłanie potwierdzenia 1. Gdy informacja o potwierdzeniu jest pełna, wybierz opcję Preview Order Acknowledgement z menu Actions. 2. Po sprawdzeniu czy zawartość strony jest prawidłowa wybierz opcję Submit z menu Actions. System potwierdza, że potwierdzenie zostało wysłane. 2. Wybierz zlecenie do opracowania i następnie wybierz opcję Commit Delivery z menu Actions. System wyświetla zaznaczone zlecenia. 3. Zlokalizuj harmonogram dla pierwszej pozycji asortymentu. Sprawdź czy status harmonogramu o FIRM. 4. Wprowadź planowane daty i ilości do pierwszego harmonogramu. Jeśli planuje się podjęcie zobowiązania dotyczącego daty i ilości wskazanej przez kupującego, za pomocą ikony ołówka można uzupełnić pola automatycznie. Jeśli planuje się podział dostawy na kilka dat, za pomocą linku Split Commitments można wprowadzić takie daty. Aby zapisać informację o podziale zobowiązań i powrócić do strony Order Commitment wybierz opcję Copy Split Commitments z menu Actions. ciąg dalszy na następnej stronie 19 20 21

Wprowadzanie/Aktualizacja zobowiązań wynikających z harmonogramu (ciąg dalszy) 8 Przygotowanie standardowego świadectwa załadowania 3. Wybierz zlecenia, które będą uwzględnione w świadectwie załadowania z kolumny Select. 5. Jeśli są do udostępnienia dodatkowe informacje o zobowiązaniu wybierz ikonę dokumentu po prawej stronie okna Quantity. System wyświetla okno dodatkowych informacji o zobowiązaniu. Pola tekstowe będą się różnić dla różnych środowisk kupującego. 6. Wprowadź dodatkowe informacje, które można podać. 7. Po skompletowaniu informacji wybierz opcję Save z menu Actions. System powraca do głównego formularza zatwierdzania zobowiązania. 8. Po uzupełnieniu dat i ilości harmonogramu, wybierz opcję Preview z menu Actions. System wyświetla informacje o harmonogramie do ostatecznego sprawdzenia. 9. Po sprawdzeniu informacji o harmonogramie, wybierz opcję Submit z menu Actions. System potwierdza, że zobowiązania wynikające z harmonogramu zostały wysłane. Niniejsza procedura opisuje jak przygotować standardowe świadectwo załadowania. Jest to najczęściej spotykany rodzaj świadectwa załadowania, wykorzystywany przy przesyłkach krajowych. W razie potrzeby przygotowania świadectwa załadowania przesyłki międzynarodowej obejmującej kontenery przewozowe, należy zapoznać się z działem Przygotowywanie świadectwa załadowania kontenera (międzynarodowe)." Aby wydrukować etykiety przewozowe dla artykułów w przesyłce, trzeba wykonać inną procedurę. Więcej informacji w dziale,,przygotowywanie świadectwa załadowania wraz z etykietami." Aby przygotować świadectwo załadowania, należy rozpocząć od zlokalizowania zlecenia (lub zleceń) zawierających pozycje asortymentu przesyłanych wyrobów. 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Order Search. System wyświetla stronę wyszukiwania zlecenia. Jeśli przesyłka obejmuje asortyment z wielu zleceń, należy spróbować z użyciem kryteriów umożliwiających zlokalizowanie wszystkich związanych zleceń. Jeśli nie jest to możliwe, można rozpocząć świadectwo załadowania zlokalizowanymi zleceniami, i następnie dodać więcej zleceń w razie potrzeby. 2. Wprowadź kryteria wyszukiwania, które mają być pomocne w zlokalizowaniu zleceń, a następnie kliknij Search. Po kliknięciu system wyświetla zlecenia spełniające kryteria wyszukiwania. 4. Wybierz Create Ship Notice z menu Actions. System wyświetla stronę świadectwa załadowania. 5. Uzupełnij numer świadectwa załadowania oraz wszelkie pola wymagane przez kupującego. Jeśli po prawej stronie pola tekstowego Ship Notice Number jest ikonka ołówka, można z niej skorzystać, aby utworzyć numer świadectwa załadowania. Aby zobaczyć dodatkowe pola i pozycje asortymentu, przewiń na dół. 6. Przewiń na dół do części Schedules. Wprowadź ilość każdej przesyłanej pozycji asortymentu. Jeśli jest to ostatnia przesyłka tego asortymentu dla danego zamówienia kliknij na pole zaznaczania Last Shipment. Jeśli rozpoczęto od wielu zleceń, może okazać się konieczne skorzystanie z linku Next > aby przejść do następnej strony lub wprowadzić dalsze ilości. ciąg dalszy na następnej stronie 22 23 24

Przygotowanie standardowego świadectwa załadowania (ciąg dalszy) 7. Czy trzeba dołączyć kolejne zlecenie do tego świadectwa załadowania? Jeśli TAK, kontynuuj krok 8. Jeśli NIE, przejdź do kroku 9. 8. Wybierz opcję Add More Orders z menu Actions. Wprowadź kryteria wyszukiwania do zlokalizowania wybranych zleceń, i kliknij Search. Wybierz zlecenia do dodania, następnie kliknij Add to Ship Notice z menu Actions. Wprowadź ilości dostawy dla dodanych zleceń. 9. Po wprowadzeniu ilości dla wszystkich produktów ujętych w przesyłce, jeśli można wysłać świadectwo załadowania wybierz Preview Ship Notice z menu Actions. System wyświetla treść przygotowanego świadectwa załadowania. 10. Po potwierdzeniu treści świadectwa załadowania wybierz Submit z menu Actions. System potwierdza, że świadectwo załadowania zostało utworzone. 9 Przygotowanie świadectwa załadowania kontenera (międzynarodowego) Niniejsza procedura opisuje jak przygotować świadectwo załadowania dla przesyłki międzynarodowej obejmującej kontenery przewozowe. Jeśli trzeba przygotować świadectwo załadowania dla przesyłki standardowej zapoznaj się z działem,,przygotowanie standardowego świadectwa załadowania. Jeśli trzeba przygotować świadectwo załadowania wraz z etykietami przewozowymi zapoznaj się z działem,,przygotowywanie świadectwa załadowania wraz z etykietami." Inny formularz świadectwa załadowania jest przeznaczony dla przesyłek kontenerowych (międzynarodowych). System określi jaki rodzaj świadectwa załadowania będzie odpowiedni i wyświetli właściwy. Istnieją dwa sposoby sporządzenia świadectwa załadowania przesyłki kontenerowej (międzynarodowej). Zlokalizowania zlecenia (lub zleceń) obejmujących pozycje asortymentu przesyłanych produktów, a następnie wskazanie potrzeby sporządzenia świadectwa załadowania. Wskazanie potrzeby sporządzenia świadectwa załadowania, a następnie wybranie zleceń, które mają zostać uwzględnione. Niniejsza procedura opisuje jak zlokalizować zlecenia, a następnie wskazać potrzebę sporządzenia świadectwa załadowania. Przygotowanie świadectwa załadowania kontenera: 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Order Search z menu Actions. System wyświetla stronę wyszukiwania zlecenia. 2. Wprowadź kryteria wyszukiwania, które mają być pomocne w zlokalizowaniu zleceń, następnie kliknij Search. Po kliknięciu system wyświetla zlecenia spełniające kryteria wyszukiwania. 3. Wybierz zlecenia, które będą uwzględnione w świadectwie załadowania z kolumny Select, następnie wybierz Create Ship Notice z menu Actions. System wyświetla formularz świadectwa załadowania kontenera. 4. Uzupełnij numer świadectwa załadowania. Jeśli po prawej stronie pola tekstowego Ship Notice Number jest ikonka ołówka, można z niej skorzystać, aby automatycznie wygenerować numer identyfikacyjny świadectwa załadowania. 5. Uzupełnij wymagane pola: Shipment Date, Shipment Time oraz Time Zone. 6. Uzupełnij wszelkie pola zlecenia wymagane przez kupującego w świadectwie załadowania. 7. Przewiń na dół do części Shipment Lines. Każda zakładka w tej części reprezentuje kontener. ciąg dalszy na następnej stronie Jeśli przesyłka obejmuje asortyment z wielu zleceń spróbuj z użyciem kryteriów umożliwiających zlokalizowanie wszystkich zleceń umieszczonych w pierwszym kontenerze. Jeśli nie jest to możliwe rozpocznij świadectwo załadowania zlokalizowanymi zleceniami, a następnie w razie potrzeby dodaj więcej zleceń. 25 26 27

Przygotowanie świadectwa załadowania kontenera (międzynarodowego) (ciąg dalszy) 8. Wprowadź odpowiednie dane w polach Equipment Initials i Container ID. System użyje kombinacji tych dwóch wartości, aby przypisać nazwę zakładki kontenera. 9. Wybierzrodzaj opakowania z pola Total Shipped Quantity UOM, a następnie określ ilość opakowań w polu Total Shipped QTY. 10. Uzupełnij pozostałe informacje o kontenerze. Aby zobaczyć dodatkowe pola formularza, trzeba przewinąć w prawo. 11. Przewiń na dół do informacji o harmonogramie. Wprowadź ilość przesyłanych wyrobów. Jeśli ilość ta jest ostatnią przesyłką tego asortymentu dla danego zamówienia kliknij na pole zaznaczania Last Shipment Kupujący może wymagać wyboru kodu statusu przesyłki z listy wyboru. 12. Przewijaj harmonogramy w dół i uzupełniaj ilości uwzględnione w danej przesyłce. 13. Jeśli uwzględnia się w danym kontenerze asortyment z różnych zleceń przewijaj dalej na dół, aby wprowadzić ilości odpowiednie dla pozostałych Zleceń. Jeśli do danego kontenera trzeba dodać asortyment ze zlecenia, które nie jest obecnie pokazywane, wybierz opcję Add More Orders z menu Actions. 14. Jeśli jest konieczność uwzględnienia kolejnego kontenera w tym świadectwie załadowania, można skopiować istniejący kontener lub dodać nowy. Jeśli nowy kontener zawiera więcej pozycji z tego samego zlecenia, z którego korzystał istniejący kontener, wybierz opcję Copy Container z menu Actions. System poprosi o zaznaczenie zleceń, które mają zostać uwzględnione (jeśli takie są) i zapyta o to czy informacje o kontenerze mają być skopiowane. Jeśli nowy kontener zawiera pozycje z zamówienia, które nie jest obecnie wyświetlane, wybierz opcję Add More Orders z menu Actions. Po uzupełnieniu danych w polach Equipment Initials i Container ID, wybierz opcję Add More Orders z menu Actions, aby zlokalizować zlecenia, które mają być uwzględnione w kontenerze. Powtórz kroki 8 14, aby uzupełnić informacje w dokumentacji nowego kontenera. 15. Po uzupełnieniu informacji w świadectwie załadowania dla wszystkich kontenerów, wybierz opcję Preview Ship Notice z menu Actions. System wyświetla aktualną treść świadectwa załadowania do sprawdzenia. 16. Jeśli świadectwo załadowania jest gotowe do wysłania wybierz opcję Submit z menu Actions. System potwierdza udane wysłanie zlecenia. 10 Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami W zależności od środowiska Kupującego, w którym się uczestniczy, można wygenerować etykiety przewozowe na opakowania w przesyłce. Raporty przewozowe takie jak specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku czy list przewozowy mogą również być dostępne. Aby skorzystać z tej opcji, wybierz funkcję określającą zamiar utworzenia świadectwa załadowania wraz z etykietami. Można skorzystać z funkcji Order Search w celu zlokalizowania i wyboru zleceń, i następnie kliknąć Create Ship Notice with Labels z menu Actions. Jeśli zlecenie jest otwarte, można wybrać Create Ship Notice with Labels z menu Actions. Można też użyć przycisku Ship Notice Search i następnie wybrać Create Ship Notice with Labels z menu Actions. Następnie należy wybrać firmę kupującego oraz opcję Ship Notice with Labels, potem Create Ship Notice with Labels z menu Actions. Niniejsza procedura opisuje jak zlokalizować zlecenia, a następnie wskazać potrzebę sporządzenia świadectwa załadowania z etykietami. Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami: 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Order Search. System wyświetla stronę wyszukiwania zlecenia. Jeśli przesyłka obejmuje asortyment z wielu zleceń, należy spróbować z użyciem kryteriów umożliwiających zlokalizowanie wszystkich zleceń w przesyłce. Jeśli nie jest to możliwe, można rozpocząć świadectwo załadowania zlokalizowanymi zleceniami, i następnie dodać więcej zleceń w razie potrzeby. ciąg dalszy na następnej stronie 28 29 30

Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami (ciąg dalszy) 2. Wprowadź kryteria wyszukiwania, które mają być pomocne w zlokalizowaniu zleceń, następnie kliknij Search. System wyświetla zlecenia spełniające kryteria wyszukiwania. 3. Wybierz zlecenia, które będą uwzględnione w świadectwie załadowania z kolumny Select, następnie wybierz Create Ship Notice with Labels z menu Actions. System wyświetla formularz świadectwa załadowania. Jeśli ilość ta jest ostatnią przesyłką tego asortymentu dla danego zamówienia kliknij na pole zaznaczania Last Shipment Kupujący może wymagać wyboru kodu statusu przesyłki z listy wyboru. 9. Gdy Pick List zostanie uzupełniona, można pakować przesyłkę. Z menu Actions na górze strony wybierz opcję Pack Shipment. System otwiera środowisko pakowania. TWORZENIE OPAKOWANIA W panelu Packing otwórz listę wyboru Add i wybierz rodzaj opakowania, które zostanie wykorzystane. Wprowadź ilość jaka ma zostać utworzona, następnie naciśnij przycisk Dodaj (+). Example: Rodzaje opakowań dostępnych w liście wyboru przy dodawaniu różnią się w różnych środowiskach. Najlepiej zacząć od utworzenia najmniejszych opakowań i następnie przechodzić do większych. Jeśli chce się skorzystać z narzędzia Replicate, należy wprowadzić 1 jako ilość. System doda nowo utworzone opakowanie do listy wyboru Package(s) po prawej stronie. 4. Uzupełnij numer świadectwa załadowania. Jeśli po prawej stronie pola tekstowego Ship Notice Number jest ikonka ołówka, można z niej skorzystać, aby automatycznie wygenerować numer identyfikacyjny świadectwa załadowania. 5. Uzupełnij wymagane pola: Shipment Date, Shipment Time, oraz Time Zone. 6. Uzupełnij pozostałe pola zlecenia wymagane przez kupującego w świadectwie załadowania. 7. Przewiń na dół do części Schedules. Sprawdź czy wszystkie zlecenia zawarte w przesyłce są uwzględnione w formularzu świadectwa załadowania. Jeśli brakuje zlecenia otwórz listę Actions i wybierz opcję Add More Orders. Zlokalizuj i wybierz dodatkowe zlecenia. 8. Gdy wszystkie zlecenia zostaną uwzględnione w świadectwie załadowania utwórz listę sortowania Pick List dla przesyłki poprzez wprowadzenie całkowitej ilości każdego uwzględnionego w przesyłce asortymentu w polach tekstowych oznaczonych Pick Qty. Panel Order wyświetla zlecenia i asortyment uwzględniony w Pick List. Panel Packing pomaga w określeniu jednostek opakowaniowych przesyłki i ich zawartości. Sposób korzystania z narządzi w środowisku pakowania może zależeć od jednostek opakowaniowych (kartony, palety, kontenery, itd.) wykorzystywanych w przesyłce, oraz od tego jak w nich są pakowane produkty. Należy rozpocząć od punktów TWORZENIE OPAKOWANIA, WYBÓR OPAKOWANIA oraz PAKOWANIE PRODUKTÓW. WYBÓR OPAKOWANIA Po UTWORZENIU OPAKOWANIA otwórz listę wyboru Package(s) i wybierz opakowania, z którymi chcesz dalej pracować. Przykład: System wyświetla wybrane opakowania na górze panelu Packing. 31 32 33

Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami (ciąg dalszy) PAKOWANIE PRODUKTÓW 1. Rozpocznij od WYBORU OPAKOWANIA z listy wyboru Package(s). Większość użytkowników wybiera karton. Jednak jeśli produkty są pakowane bezpośrednio na palety lub do innego opakowania wybierz rodzaj opakowania jakie jest potrzebne. 2. W panelu Order wybierz pozycje, które mają zostać zapakowane do opakowań, a następnie naciśnij przycisk Move Right. 4. Czy przesyłka obejmuje inne opakowania tego samego typu z zawartością identyczną jak właśnie zapakowana? Tak Nie Skorzystaj z narzędzia Replicate. Przejdź do kroku 5. Kontynuuj TWORZENIE OPAKOWAŃ, WYBÓR OPAKOWAŃ i PAKOWANIE PRODUKTÓW, aby spełnić wymogi dostawy. 5. W panelu Packing naciśnij przycisk Replicate. PAKOWANIE KARTONÓW NA PALETY 1. Jeśli trzeba utworzyć paletę otwórz listę wyboru Add i wybierz Pallet. Wprowadź ilość jaka ma zostać utworzona, następnie naciśnij przycisk Dodaj (+). 2. Otwórz listę wyboru Package(s) i wybierz paletę do zapakowania. System pokaże paletę na górze panelu Packing. 3. Naciśnij przycisk Associate Package. System pokaże okno Associate Package z opakowaniami niższej kategorii. System dodaje pozycje do opakowań wyświetlanych na górze panelu Packing. Kolumna Packed pokazuje, że zero produktów zostało zapakowanych. System dodaje nowo powielone opakowania do listy wyboru Package(s). System tworzy opakowania do momentu gdy nie pozostaną żadne pozycje powtarzające tą samą zawartość kartonu. 3. W kolumnie Packed wprowadź ilość pakowaną do opakowań. Jeśli zostaną jakieś niezapakowane produkty, można utworzyć nowe opakowanie i zapakować je. 4. Wybierz kartony do powiązania z wybraną paletą i naciśnij przycisk Associate. 5. Naciśnij Close. W dolnej połowie panelu Packing system wyświetla kartony zapakowane na paletę. 34 35 36

Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami (ciąg dalszy) PAKOWANIE PALET DO KONTENERA 1. Jeśli trzeba utworzyć kontener otwórz listę wyboru Add i wybierz Container. Wprowadź ilość jaka ma zostać utworzona, następnie naciśnij przycisk Dodaj (+). 2. Otwórz listę wyboru Package(s) i wybierz kontener do zapakowania. System pokaże kontener na górze panelu Packing. 3. Naciśnij przycisk Associate Package. System pokaże okno Associate Package z opakowaniami niższej kategorii. PRZYPISYWANIE I PRZEGLĄDANIE NUMERÓW SERYJNYCH Po utworzeniu opakowań, w dowolnej chwili można przypisać numery seryjne. W tym celu można skorzystać z przycisku Update Packing Info. System również przypisze numery seryjne przy opuszczeniu środowiska pakowania po naciśnięciu przycisków Send, lub Save lub Exit. 1. Aby przypisać numery seryjne naciśnij przycisk Update Packing Info. 2. Gdy system potwierdzi aktualizację informacji o opakowaniu naciśnij OK. 3. Aby przeglądać numery seryjne nadane przez system opakowaniom naciśnij przycisk Preview Packing. Za pomocą plusa ( + ) można rozwinąć poziom opakowania. Za pomocą minusa ( - ) można zwinąć poziom opakowania. ROZPAKOWYWANIE OPAKOWANIA 1. Otwórz listę wyboru Package(s) i wybierz opakowanie do rozpakowania. 2. Naciśnij przycisk Unpack. USUWANIE OPAKOWANIA 1. Otwórz listę wyboru Package(s) i wybierz opakowanie do usunięcia. 2. Naciśnij przycisk Delete. 4. Tutaj wybierz palety do powiązania z wybranym kontenerem i naciśnij przycisk Associate. 5. Naciśnij Close. W dolnej połowie panelu Packing system wyświetla palety zapakowane do kontenera. 37 38 39

Przygotowanie świadectwa załadowania z etykietami (ciąg dalszy) DRUKOWANIE ETYKIET I RAPORTÓW W środowisku pakowania można drukować etykiety oraz/lub raporty, można też drukować je po powrocie do formularza Świadectwa załadowania (przed podglądem tego dokumentu). 1. Jeśli nadal istnieją opakowania nieposiadające numerów seryjnych kliknij na przycisk Update Packing Info. Gdy system potwierdzi aktualizację informacji o opakowaniu naciśnij OK. 2. Naciśnij przycisk Print Labels/Reports. System wyświetla okno etykiet/ raportów. Programy dostępne w tym oknie różnią się w zależności od środowiska. 3. Kliknij na link programu, z którego się chce skorzystać. System otworzy treść w przeglądarce plików.pdf. Aby wydrukować etykiety lub raport skorzystaj z funkcji wydruku w przeglądarce dokumentów.pdf. 4. Po zakończeniu drukowania i powrocie do okna etykiet/raportów naciśnij Close. ZAPISYWANIE INFORMACJI O OPAKOWANIU I UZUPEŁNIANIE ŚWIADECTWA ZAŁADOWANIA Po zapakowaniu wszystkich produktów do opakowań, jeśli struktura opakowania jest zgodna z wymogami przesyłki, można zapisać informację o opakowaniu i powrócić do formularza Świadectwa załadowania. 1. Naciśnij przycisk Update Packing Info jeden ostatni raz. Potwierdź, że struktura opakowania jest poprawna. 2. Czy można wysłać uzupełnione informacje o opakowaniu i świadectwo załadowania do partnera handlowego? Tak Nie Upewnij się czy wydrukowano etykiety opakowaniowe i raporty z pakowania potrzebne do kontynuacji. Po naciśnięciu przycisku Send nie będzie można wydrukować etykiet ani raportów. Naciśnij przycisk Send. System powraca do formularza Świadectwa załadowania w trybie podglądu. Jeśli struktura opakowania obejmuje kontener przejdź do kroku 8. Jeśli nie, przejdź do kroku 12. Jeśli można opuścić środowisko opakowania i powrócić do formularza Świadectwa załadowania naciśnij przycisk Save & Exit. Przejdź do kroku 3. 3. System powróci do formularza Świadectwa załadowania. Aby zapisać bieżące informacje w świadectwie załadowania jako szkic i powrócić do edytowania później naciśnij przycisk Save As Draft. Zanotuj numer świadectwa załadowania, aby można było go później zlokalizować za pomocą wyszukiwarki. 4. Można kontynuować wprowadzanie wszelkich dodatkowych informacji przewozowych w formularzu świadectwa załadowania. 5. Przewiń w dół do części Packing Info, aby zobaczyć określoną wcześniej strukturę opakowania. Jeśli w strukturze czegoś brakuje, wybierz Pack Shipment z menu Actions, aby powrócić do środowiska opakowania i wprowadzić zmiany. 6. Aby wydrukować etykiety lub/oraz raporty z formularza świadectwa załadowania naciśnij przycisk Print Labels/Reports w części Packing Info. UWAGA: Pamiętaj o drukowaniu etykiet przewozowych i raportów przed uruchomieniem podglądu świadectwa załadowania. Przycisk Print Labels/Reports jest niedostępny na finalnych ekranach świadectwa załadowania. 7. Jeśli można wysłać Świadectwo załadowania, wybierz Preview Ship Notice z menu Actions. 8. Czy wyświetlił się komunikat doradzający edycję informacji o kontenerze? 9. Naciśnij OK. Tak Przejdź do kroku 9. Nie Przejdź do kroku 12. 10. Wybierz opcję Edit Container Properties z menu Actions. System wyświetla okno informacyjne kontenera. 11. Uzupełnij informacje o każdym kontenerze w przesyłce, następnie naciśnij OK, aby powrócić do podglądu świadectwa załadowania. 12. Jeśli można wysłać świadectwo załadowania, naciśnij Submit. System potwierdzi, że świadectwo załadowania zostało wysłane. 40 41 42

Tworzenie faktury ze zlecenia 11 12 Tworzenie faktury bez zlecenia Zwykle sporządza się faktury wykorzystując pozycje asortymentu ze zleceń online partnera biznesowego. Działanie to jest opisane poniżej. Niektórzy dostawcy sporządzają w Order Lifecycle Visibility faktury bez zleceń online od ich partnerów biznesowych. Na przykład, dostawca może ustalić z partnerem zarządzanie inwentarzem produktów na półkach i fakturowanie gdy produkty są magazynowane. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dziale,,tworzenie faktury bez zlecenia. W niektórych przypadkach środowisko może korzystać z określonego rodzaju faktur dla bezpośrednich dostaw sklepowych, tzw. faktur DSD. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dziale,,tworzenie faktury DSD. 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Order Search. Za pomocą funkcji wyszukiwania zlecenia zlokalizuj zlecenie do zafakturowania. 2. Zaznacz wybrane zlecenie i kliknij Create Invoice. System wyświetla stronę tworzenia faktury. 3. Wprowadź numer faktury. W razie potrzeby można zmienić datę faktury. Jeśli wymagany jest adres dla pola Remit To, wybierz odpowiednią lokalizację z listy wyboru. 4. Uzupełnij wszystkie inne wymagane pola określone przez kupującego. 5. Przewiń na dół do pozycji asortymentu. Wprowadź ilość pozycji asortymentu, jaka ma być uwzględniona w fakturze w polu tekstowym Invoiced Qty. Jeśli pracuje się z otwartym zleceniem, w którym cena nie jest określona, trzeba będzie również określić cenę jednostkową. Aby dodać specjalną opłatę lub rabat dla asortymentu, wybierz ikonę dokumentu Special Charges. Wpisz szczegóły opłaty/rabatu i naciśnij Submit. Aby dodać uwagi kliknij na ikonkę dokumentu Remarks. Wpisz treść uwag i kliknij Submit. Jeśli jest więcej niż 10 pozycji asortymentu kliknij link Next>, aby przejść do kolejnych pozycji. 6. Sprawdź sumy faktury w części Pricing. Jeśli doliczane są opłaty frachtowe lub podatki wprowadź odpowiednie wartości. Jeśli do faktury doliczane są specjalne opłaty kliknij na ikonkę Special Charges. Wpisz szczegóły opłaty/rabatu i naciśnij Submit. 7. Uzupełnij część Shipping Details, jeśli trzeba wprowadzić szczegółowe dane dotyczące przewozu. 8. Wpisz warunki fakturowania firmy w części Terms of Sale. Niektóre środowiska mogą blokować edytowanie tych pól. 9. Gdy wpisane są szczegóły faktury wybierz Preview Invoice z menu Actions. System wyświetla stronę podglądu faktury. 10. Po potwierdzeniu treści faktury kliknij Submit z menu Actions. System potwierdzia, że faktura została pomyślnie utworzona. Opisana poniżej czynność jest w głównej mierze przeznaczona dla dostawców, którzy nie otrzymują zleceń ze względu na zmienne ustalenia w prowadzeniu interesów ze swoimi partnerami handlowymi. Jeśli partner biznesowy wysyła zlecenia, należy przejść do rozdziału,,tworzenie faktury ze zlecenia. 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Invoice. System wyświetla stronę wyszukiwania faktury. 2. Wybierz Create Invoice without Order z menu Actions. System wyświetla stronę tworzenia faktury. 3. Upewnij się czy z listy wyboru Select a Buying Company wybrano odpowiedniego partnera biznesowego. 4. Kliknij Define Line Items and Invoice Details na panelu czynności. System wyświetla stronę szczegółów faktury. 5. Wprowadź numer i datę faktury. Jeśli transakcja jest przeprowadzana w innej walucie zmień walutę na odpowiednią. 6. Uzupełnij wszystkie inne wymagane pola określone przez kupującego. 7. Przewiń na dół do pozycji asortymentu. Wprowadź informacje dla każdej pozycji faktury. ciąg dalszy na następnej stronie 43 44 45

Tworzenie faktury bez zlecenia (ciąg dalszy) 13 Tworzenie faktury DSD 7. Przewiń na dół do pozycji asortymentu. Wprowadź informacje dla każdej pozycji faktury. Aby wskazać, że dana pozycja podlega opodatkowaniu zmień ustawienie w menu rozwijanym Taxable. Aby dodać specjalną opłatę lub rabat dla asortymentu wybierz ikonę dokumentu Special Charges. Wpisać szczegóły opłaty/rabatu i nacisnąć Submit. Aby dodać uwagi kliknij na ikonkę dokumentu Remarks. Wpisz treść uwag i kliknij Submit. Aby dodać więcej pozycji asortymentu wpisz liczbę pozycji asortymentu, która ma zostać dodana w polu Add More Lines, a następnie kliknij Add. 8. Przewiń w dół i uzupełnij odpowiednie adresy faktury. 9. Sprawdź sumy faktury w części Pricing. Jeśli doliczane są opłaty frachtowe lub podatki wprowadź odpowiednie wartości. 10. Uzupełnij część Shipping Details. 11. Wpisz warunki fakturowania firmy w części Terms of Sale. Określ długość terminu płatności faktury w polu Net Days. Jeśli firma oferuje zniżki przy terminowej płatności, wprowadź warunki zniżek w polach Discount % i Discount Days. 12. Gdy wpisane są szczegóły faktury wybierz Preview Invoice z menu Actions. System wyświetla stronę podglądu. 13. Po potwierdzeniu treści faktury kliknuj Submit z menu Actions. System potwierdza, że faktura została pomyślnie utworzona. Procedura opisana poniżej jest w głównej mierze przeznaczona dla dostawców, którzy wystawiają faktury na bezpośrednie dostawy sklepowe (DSD Direct Store Delivery). 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Invoice z panelu czynności. System wyświetla stronę wyszukiwania faktury. 2. Wybierz Create DSD Invoice z menu Actions. System wyświetla stronę tworzenia faktury DSD. 3. Upewnij się czy z listy wyboru Select a Buying Company wybrano odpowiedniego partnera biznesowego. 4. Wybierz Define DSD Invoice Details z menu Actions. System wyświetla stronę szczegółów faktury. 5. Uzupełnij wymagane pola identyfikacyjne na górze formularza faktury DSD. 6. Przewiń w dół do części Invoice Identification. Wpisz numer i datę faktury. Jeśli transakcja jest przeprowadzana w innej walucie zmień walutę na odpowiednią. Wprowadźnumer faktury. W razie potrzeby wpisz numer(y) biletu faktury. W razie potrzeby wybierz lokalizację przekazu w polu Remit To. Wpisz kod waluty, jeśli trzeba. Aby wskazać, że dana pozycja podlega opodatkowaniu zmień ustawienie w menu rozwijanym Taxable. Aby dodać specjalną opłatę lub rabat dla asortymentu wybierz ikonę dokumentu Special Charges. Wpisz szczegóły opłaty/rabatu i naciśnij Submit. Aby dodać uwagi kliknij na ikonkę dokumentu Remarks. Wpisz treść uwag i kliknij Submit. Aby wprowadzić kredyt asortymentu wpisz liczbę kredytowanych pozycji w polu tekstowym Credit Qty i wprowadź wartość pozycji w polu tekstowym Unit Price. Aby dodać więcej pozycji asortymentu wpisz liczbę pozycji asortymentu, która ma zostać dodana w polu Add More Lines, a następnie kliknij Add. 8. Przewiń w dół i uzupełnij odpowiednie adresy faktury. Adres firmy kupującej. Adres rachunku dla firmy kupującej. Adres firmy dostawcy. 9. Sprawdź sumy faktury w części Pricing. Jeśli doliczane są opłaty frachtowe lub podatki wprowadź odpowiednie wartości. Jeśli do faktury doliczane są specjalne opłaty kliknij na ikonkę Special Charges. Wpisz szczegóły opłaty/rabatu i naciśnij Submit. 10. W razie potrzeby uzupełnij część Shipping Details. ciąg dalszy na następnej stronie 46 47 48

Tworzenie faktury DSD (ciąg dalszy) 3. Wybierz faktury do kredytowania, następnie wybierz Create Credit Note z menu Actions. System wyświetla szczegóły noty kredytowej. 15 Tworzenie noty kredytowej bez faktury 11. Wpisz warunki fakturowania firmy w części Terms of Sale. Określ długość terminu płatności faktury w polu Net Days. Jeśli firma oferuje zniżki przy terminowej płatności wprowadź warunki zniżek w polach Discount % i Discount Days. 12. Gdy wpisane są szczegóły faktury wybierz Preview DSD Invoice z menu Actions. System wyświetla stronę podglądu faktury. 13. Po potwierdzeniu treści faktury kliknij Submit z listy Actions. System potwierdza, że faktura została pomyślnie utworzona. 14 Tworzenie noty kredytowej z faktury Jeśli partner biznesowy umożliwia wystawianie not kredytowych, można utworzyć taki dokument wykorzystując informacje o asortymencie z istniejącej faktury. 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Invoice. System wyświetla stronę wyszukiwania faktury. 2. Wprowadź kryteria wyszukiwania, które mają zostać wykorzystane do zlokalizowania faktury, następnie kliknij Search. System wyświetla listę dokumentów, które spełniają podane kryteria. 4. Uzupełnij część Credit Identification. W polu Credit Note Number wpisz numer noty kredytowej identyfikujący dokument. W razie potrzeby wybierz lokalizację przekazu w polu Remit To. 5. Przewiń na dół do części Line Number. Zlokalizuj pozycje asortymentu, które mają być kredytowane. 6. Wprowadź sumy kredytowane w polach tekstowych Credit Quantity i Credit Amount 7. Jeśli jest to stosowne, określ specjalne opłaty lub dopisz uwagi klikając na odpowiednie ikony dokumentu. 8. Przewiń na dół do sumy. Jeśli jest to stosowne, wpisz sumy opłat frachtowych lub podatku do kredytowania. 9. Przewiń w dół do części podsumowującej Credit Note Summary. Jeśli trzeba wprowadzić specjalne opłaty lub rabaty kliknij na ikonę dokumentu. 10. Gdy wpisane są dane dotyczące noty kredytowej wybierz Preview Credit z menu Actions. System wyświetla treść noty kredytowej. 11. Po potwierdzeniu treści noty kredytowej kliknij Submit z menu Actions. System potwierdza, że nota kredytowa została pomyślnie utworzona. Jeśli partner biznesowy umożliwia wystawianie not kredytowych bez faktury, można utworzyć taki dokument wykorzystując informacje o asortymencie z istniejącej faktury. 1. Na stronie OLV Message Center wybierz Credit Note. System wyświetla stronę wyszukiwania kredytu. 2. WybierzCreate Credit Note Without Invoice z menu Actions. 3. Wybierz partnera w łańcuchu dostaw z listy wyboru Select a Buying Company. Następnie wybierz Define Line Items and Credit Details z menu Actions. System wyświetla stronę tworzenia noty kredytowej bez faktury. 4. Uzupełnij część Credit Identification. W polu Credit Note Number wpisz numer noty kredytowej identyfikujący dokument. W razie potrzeby wybierz odpowiednią walutę. 5. Wprowadź wartości pozycji, które mają być kredytowane w części Line Items. 6. Jeśli pozycja podlega opodatkowaniu zaktualizuj wartość w menu rozwijanym Taxable. 7. Jeśli jest to stosowne określ specjalne opłaty lub dopisz uwagi klikając na odpowiednie ikony dokumentu. 8. Wprowadź wartości w częściach Address. ciąg dalszy na następnej stronie 49 50 51