Szczecin, dnia 14 kwietnia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W SZCZECINIE 71-420 Szczecin, ul. Jacka OdrowąŜa 1 tel. 091 4231776 fax 091 4224581 LSZ-41081-3-08 P/07/104 tekst jednolity Pani Anna Bala Kierownik Gospodarstwa Pomocniczego Zachodniopomorskiej Wojewódzkiej Komendy Ochotniczych Hufców Pracy w Szczecinie. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie skontrolowała Gospodarstwo Pomocnicze Zachodniopomorskiej Wojewódzkiej Komendy Ochotniczych Hufców Pracy w Szczecinie w zakresie wykonania planu finansowego Gospodarstwa w 2007 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 28 marca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Pani Kierownik niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Gospodarstwa w zakresie prowadzonej rachunkowości i wykonania planu finansowego w 2007 r. Gospodarstwo zostało utworzone na podstawie zarządzenia Nr 20 Komendanta Głównego Ochotniczych Hufców Pracy z dnia 3 czerwca 1991 r. Do jego zadań naleŝało organizowanie i prowadzenie kształcenia kursowego w zakresie określonym zarządzeniem Dyrektora Generalnego Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia 30.11.1990 r., a takŝe organizowanie i prowadzenie działalności turystycznej i usługowo-handlowej. Poza zadaniami określonymi w ww. dokumentach Gospodarstwo wykonywało m.in. obsługę księgową Środowiskowego Hufca Pracy w Dębnie i Hufca Pracy w Wałczu (jednostek organizacyjnych podległych ZWK OHP w Szczecinie). 1 ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701).
NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia system rachunkowości i kontroli wewnętrznej Gospodarstwa. Ocenę tę potwierdzają następujące ustalenia kontroli: brak w obowiązującej w Gospodarstwie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości dotyczącej prowadzenia ksiąg rachunkowych, co było niezgodne z wymogami art. 10 ustawy o rachunkowości 2 ; nieprowadzenie ksiąg rachunkowych na bieŝąco, zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości, pozwalających na przygotowanie sprawozdawczości miesięcznej (składki ZUS, zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych); niesporządzanie, zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zestawień obrotów i sald księgi głównej w układzie miesięcznym; brak konta 995 ZaangaŜowanie środków zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych w zakładowym planie kont, co było niezgodne z załącznikiem nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28.07.2006 r. 3 ; nieustalenie procedur kontroli finansowej, co stanowiło naruszenie art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych; nieopracowanie instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych, instrukcji kasowej, a takŝe nieuaktualnienie instrukcji inwentaryzacyjnej. Na podstawie wyników z badania 257 dowodów księgowych na łączną kwotę 371,6 tys. zł stwierdzono m.in., Ŝe: w 4 przypadkach dowody księgowe na łączną kwotę 15.679 zł ujęto do niewłaściwych okresów sprawozdawczych, co było niezgodne z zasadami określonymi w art. 20 ustawy o rachunkowości; w przypadku 69 dowodów księgowych na łączną kwotę 178.029 zł niezgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości dokonywano poprawek dokumentów księgowych (korektorowanie, przeprawianie cyfr, zaklejanie, brak podpisu osoby wprowadzającej poprawkę wraz z datą); w przypadku 255 dowodów księgowych na łączną kwotę 369.761 zł stosowano niejednolite zasady przy opisie i kontroli formalnej dowodów księgowych, dotyczące wskazywania miesiąca księgowania lub zatwierdzania ujęcia dowodów w księgach (zatwierdzanie dekretacji); 2 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). 3 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020). 2
W projekcie planu finansowego na 2007 r. (realizowanym w 2007 r. z powodu nieopracowania planu finansowego) zaplanowano przychody i koszty w tej samej wysokości, tj. w kwocie 1.891,4 tys. zł. Gospodarstwo zrealizowało przychody w łącznej wysokości 1.527,7 tys. zł (81% planu). Koszty w tym okresie wyniosły 1.514,1 tys. zł (80% planu). Działalność gospodarczą zamknięto zyskiem netto w wysokości 11.167 zł, którego 50 % odprowadzono na rachunek bankowy Zachodniopomorskiej Wojewódzkiej Komendy OHP w Szczecinie w dniu 13.03.2008 r. tj. 2 dni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Gospodarstwa za 2007 r. przez Komendę Główną OHP w Warszawie. Gospodarstwo w 2007 r. nie odprowadziło na rachunek budŝetu państwa dochodów uzyskanych z tytułu wynajmu mieszkania w Zakładzie w Barlinku oraz pomieszczeń w siedzibie Zakładu w Łobzie na działalność pracowni techniki dentystycznej i zakładu fryzjerskiego. Ustalono, Ŝe łączne przychody z ww. tytułu wyniosły 8.180,70 zł i po odliczeniu kosztów własnych wynajmu Gospodarstwo uzyskało łączny dochód w wysokości 440 zł, którego nie ujawniło w księgach na koncie 075 (dochody z dzierŝawy i wynajmu) oraz nie odprowadziło na rachunek budŝetu państwa. Naruszono tym samym 58 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. 4 Negatywnie ocenić naleŝy tryb planowania przychodów i kosztów przez Gospodarstwo. Opracowywanie planu finansowego Gospodarstwa na 2007 r. zakończono 27.11.2006 r. na etapie przedłoŝenia jego projektu jednostce nadrzędnej, który następnie przyjęto jako plan do realizacji. Natomiast po otrzymaniu w dniu 6 marca 2007 r. informacji na podstawie art. 128 ust. 3 ustawy o finansach publicznych 5, Kierownik Gospodarstwa nie opracował planu i nie przekazał go do zatwierdzenia Komendantowi Wojewódzkiemu OHP w Szczecinie. Stanowiło to niedopełnienie wymogów wynikających z 55 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. W planie finansowym przychodów na 2007 r. (po zmianach) nie ujęto w 084 (wpływy ze sprzedaŝy wyrobów i składników majątkowych) kwoty 6.725 zł ze sprzedaŝy wyrobów Gospodarstwa (kwiaty i warzywa) i kwoty 764 zł ze sprzedaŝy składników majątkowych Gospodarstwa (złom stalowy). Kontrola wykazała, Ŝe rozliczenia świadczonych przez Gospodarstwo usług na rzecz jednostki macierzystej odbywało się na podstawie decyzji Komendanta Głównego OHP przesłanej do stosowania pismem z 25.01.2005 r., określającej stawki jednostkowe tych rozliczeń. Rzeczywiste koszty własne tych usług wyniosły 1.113.718 zł, podczas gdy refundacja stano- 4 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.). 5 ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). 3
wiła tylko 932.399 zł. SprzedaŜ świadczonych usług poniŝej kosztów własnych była niezgodna z art. 26 ust. 6 ustawy o finansach publicznych, wg którego sprzedaŝy usług na rzecz macierzystej jednostki budŝetowej gospodarstwo pomocnicze dokonuje według kosztów własnych. NaleŜy podkreślić, Ŝe tak przyjęty sposób rozliczania spowodował obniŝenie przychodów gospodarstwa o 181.319 zł, a w konsekwencji zmniejszenie zysku Gospodarstwa. Na koniec 2007 r. naleŝności wymagalne wyniosły 14.141 zł, które stanowiły zaległości w opłacie 13 faktur za wynajem pomieszczeń i za media oraz za noclegi i wyŝywienie. W wyniku prowadzonej windykacji w 2007 r., do czasu zakończenia kontroli wyegzekwowano kwotę 3.180 zł. W 2007 r. przeciętne zatrudnienie wynosiło 29,07 osoby i w porównaniu do roku poprzedniego było niŝsze o 15 osób, głównie z powodu reorganizacji Gospodarstwa polegającej na przekazaniu Zakładu w Łobzie wraz z pracownikami do Gospodarstwa ZWK OHP w Koszalinie. Przyznane środki finansowe na wynagrodzenia pracowników w kwocie 886.906 zł wykorzystano w wysokości 634.433 zł, tj. w 72 %. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie przypadające na 1 pełnozatrudnionego wzrosło z 1.560 zł w 2006 r. do 1.864 zł w 2007 r. z powodu wypłaty premii 35 pracownikom Gospodarstwa w grudniu 2007 r. w ogólnej kwocie brutto 62.200 zł. Analiza 5 dokumentów źródłowych dotyczących największych wydatków bieŝących na kwotę 54.920 zł (8,24 % ogółu wydatków), które przeznaczono na zakup uŝywanego samochodu marki FSC Lublin do Zakładu w Łobzie oraz zakup gazu ziemnego do ogrzewania pomieszczeń w Zakładach w Barlinku i Łobzie w marcu, kwietniu i grudniu 2007 r. wykazała, Ŝe były one zrealizowane w sposób gospodarny i celowy oraz nie podlegały zamówieniom publicznym. Gospodarstwo zobowiązane było do stosowania w 2007 r. ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku dostaw mięsa i wędlin, nabiału, pieczywa i wyrobów zboŝowych, warzyw i owoców oraz pozostałych art. spoŝywczych (dot. mieszanego asortymentu zakupów). W poszczególnych asortymentach roczne wydatki w 2006 r. przekroczyły w Gospodarstwie kwotę 6.000 euro 6. Łączne wydatki w ww. asortymentach w 2007 r. zamknęły się w kwocie 169.774,86 zł. Stanowiło to 11,2% łącznej kwoty wydatków poniesionych w roku objętym kontrolą. W 2007 r. zakupy ww. artykułów prowadzone były odrębnie przez kaŝdy z 3 zakładów Gospodarstwa w Łobzie, Barlinku i Stargardzie Szczecińskim. Tym samym, w ocenie NIK, stosowano dzielenie zamówień czym naruszono art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 6 26.322 zł wg średniego kursu określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22.05.2006 r. (Dz.U. Nr 87, poz. 610), obowiązującego w okresie 25.05.2006 r. - 31.12.2007 r. 4
Kontrola wykazała, Ŝe Gospodarstwo nieterminowo odprowadzało w 2007 r. składki na ubezpieczenia społeczne (z lutego, marca i października) w łącznej kwocie 44.905,13 zł, składki na PFRON (za styczeń) w kwocie 433 zł i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (za styczeń) w kwocie 198 zł. Z tego tytułu Gospodarstwo zapłaciło odsetki w łącznej kwocie 28,40 zł. Ponadto Gospodarstwo nieterminowo regulowało zobowiązania wobec kontrahentów obcych w 2007 r. (opłaty za gaz, energię cieplną i elektryczną, usługi telekomunikacyjne, korekta deklaracji VAT za II-V/2007), co naraziło je na zapłatę dodatkowych odsetek w łącznej kwocie 678,17 zł. Terminowo sporządzane były sprawozdania budŝetowe: Rb 31, Rb N, Rb - Z oraz Rb 70, a dane w nich zawarte były zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. W 2007 r. dokonano sprzedaŝy składników majątkowych i wyrobów Gospodarstwa, z której uzyskano przychód w wysokości 7.489 zł. Wymienionej kwoty nie wykazano w sprawozdaniu rocznym Rb- 31 w przychodach w 084 (wpływy ze sprzedaŝy wyrobów i składników majątkowych). Przedstawiając powyŝsze uwagi i oceny NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o: 1. Opracowanie dokumentów określających zasady rachunkowości i kontroli finansowej, a takŝe instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych i instrukcji kasowej oraz zaktualizowanie instrukcji inwentaryzacyjnej. 2. Dokonanie zmiany w Zakładowym Planie Kont, polegającej na wprowadzeniu konta 995 zaangaŝowanie środków zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych. 3. Wyeliminowanie występujących nieprawidłowości w ewidencji księgowej w zakresie poprawności dowodów i zapisów księgowych. 4. Dokonywanie przez Gospodarstwo sprzedaŝy usług na rzecz macierzystej jednostki budŝetowej według kosztów własnych. 5. Przestrzeganie obowiązującego sposobu i trybu opracowywania planu finansowego. 6. Podjęcie działań w celu zniesienia obowiązku obsługi przez Gospodarstwo Środowiskowego Hufca Pracy w Dębnie i Hufca Pracy w Wałczu. 7. Zaewidencjonowanie w księgach rachunkowych i odprowadzenie do budŝetu dochodów w wysokości 440 zł. 8. Przy realizacji zakupów produktów Ŝywnościowych (mięsa, wędlin, nabiału) stosowanie Prawa zamówień publicznych. 9. Terminowe realizowanie zobowiązań wobec ZUS, PFRON, budŝetu, a takŝe kontrahentów obcych. 10. Korekta sprawozdań rocznych w odniesieniu do uzyskanych dochodów oraz źródeł uzyskania przychodów. 5
NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie na podstawie art. 62 ust.1 ustawy o NIK oczekuje przedstawienia przez Panią Kierownik, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani Kierownik prawo zgłoszenia do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, wynosi 14 dni od daty otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 6