Załącznik nr 5 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA "Usługa najmu sal szkoleniowych wraz z obsługą administracyjną i techniczną oraz usługą restauracyjną szkoleń na terenie 4 miast województwa śląskiego w ramach projektu pn. 'Elektroniczne Doskonalenie i Edukacja Informatyczna Nauczycieli eden' współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego". 1. Ogólne zasady realizacji usługi. 1.1. Usługa najmu obejmuje wynajęcie sal szkoleniowych wyposażonych w sprzęt komputerowy wraz z obsługą administracyjną i techniczną oraz usługą restauracyjną szkoleń. 1.2. Usługa najmu realizowana będzie na terenie miast: Bielsko-Biała, Częstochowa, Katowice, Rybnik. 1.3. Zamówienie obejmuje 4 części tj. Część I: Usługa najmu sali szkoleniowej wraz z obsługą administracyjną i techniczną oraz usługą restauracyjną szkoleń w Bielsku-Białej. Zamawiający przewiduje realizację 6 edycji szkoleń dla grup max. 10 osobowych (jedna edycja szkolenia rozumiana weekendowym (soboty, niedziele) Część II: Usługa najmu sali szkoleniowej wraz z obsługą administracyjną i techniczną oraz usługą restauracyjną s szkoleń w Częstochowie. Zamawiający przewiduje realizację 6 edycji szkoleń dla grup max. 10 osobowych (jedna edycja szkolenia rozumiana weekendowym (soboty, niedziele). Część III: Usługa najmu sali szkoleniowej wraz z obsługą administracyjną i techniczną oraz usługą restauracyjną szkoleń w Katowicach. Zamawiający przewiduje realizację 6 edycji szkoleń dla grup max. 10 osobowych (jedna edycja szkolenia rozumiana weekendowym (soboty, niedziele). Część IV: Usługa najmu sali szkoleniowej wraz z obsługą administracyjną i techniczną oraz usługą restauracyjną szkoleń w Rybniku. Zamawiający przewiduje realizację 37
6 edycji szkoleń dla grup max. 10 osobowych (jedna edycja szkolenia rozumiana weekendowym (soboty, niedziele). 1.4. Zajęcia szkoleniowe rozpoczynać będą się o godzinie 8.00, a kończyć będą się o godzinie 16.00. 1.5. W jednym szkoleniu przewiduje się udział maksymalnie 10 uczestników i jednego trenera. 1.6. Projekt obejmuje trzy tury szkoleń: I tura w miesiącach październik grudzień 2011 r., II tura w miesiącach styczeń- kwiecień 2012 r., III tura w miesiącach październik grudzień 2012 r. 1.7. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty częściowej na wykonanie usługi podstawowego przedmiotu zamówienia dla danej lokalizacji. 1.8. Świadczenie usług przedmiotu zamówienia będzie odbywało się sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy stosownie do zapotrzebowania zgłoszonego przez Zamawiającego od dnia podpisania umowy do 16 grudnia 2012 r. 1.9. Zapotrzebowanie na rezerwację sal szkoleniowych oraz usługę restauracyjną dokonywane będzie przez Zamawiającego, każdorazowo w formie telefonicznej, elektronicznej (e-mail) lub faksowej, najpóźniej na 14 dni przed szkoleniem, z zastrzeżeniem możliwości skrócenia tego okresu za obustronna zgodą. Jednocześnie Zamawiający przekaże Wykonawcy orientacyjny harmonogram szkoleń dla danej lokalizacji. 1.10. Wykonawca wystawi fakturę Zamawiającemu każdorazowo po zrealizowanej edycji szkolenia na podstawie podpisanego częściowego protokołu zdawczo- odbiorczego. 1.11. Protokół zdawczo- odbiorczy będzie zawierał informacje o rodzaju i ilość wykonanych usług według stanu rzeczywistego. 1.12. Ceny jednostkowe zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie przetargowej nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Usługa najmu sal szkoleniowych wyposażonych w sprzęt komputerowy. a) Wykonawca zapewni jedną salę szkoleniową o powierzchni min. 30 m 2 w celu przeprowadzenia szkoleń w ramach projektu Elektroniczne Doskonalenie i Edukacja Informatyczna Nauczycieli eden. Wykonawca zobowiązuje się także do dysponowania drugą salę szkoleniową, w której będzie możliwe przeprowadzenie szkolenia w razie zwiększenia liczby uczestników; 38
b) każda z sal szkoleniowych będzie wyposażona w min. 12 stanowisk komputerowych dla uczestników szkolenia (w tym dwa zapasowe) i jedno stanowisko komputerowe dla trenera, oprogramowanie, dostęp do Internetu poprzez stałe łącze, projektor multimedialny, ekran, tablicę sucho ścieralną magnetyczną, flamastry. Ekran powinien być usytuowany w miejscu zapewniającym widoczność do prezentowanych treści ze wszystkich stanowisk komputerowych; c) sprzęt komputerowy, o którym mowa w pkt. 2.2 będzie spełniać następujące minimalne wymagania: Komputer i procesor procesor zgodny z wymogami Systemu Operacyjnego, Pamięć min. 1 GB pamięci RAM, Dysk twardy min. 10 GB wolnego miejsca na dysku, Wyświetlanie Monitor o rozdzielczości min. 1024 x 768, System operacyjny Windows 7 lub Windows Vista z dodatkiem Service Pack (SP) 2, Dodatkowe oprogramowanie Program Mozilla Firefox 3.6 lub nowsza, dostęp do Internetu min. 1Mb/s, Pakiet MS Office 2007 PL zainstalowany lokalnie, dostęp do MS Office 365 PL, łatwy dostęp do portu USB 2.0, komputery połączone w sieci lokalnej, Java 6, opcjonalnie usługa Active Directory, program Antywirusowy, instalacja komponentów CC SEKAP (instrukcja instalacji dostarczona przez Zamawiającego). Urządzenia peryferyjne- mysz, klawiatura, dostęp do drukarki. d) sale szkoleniowe położone będą w miejscach dostępnych dla wszystkich uczestników, umożliwiających dojazd komunikacją miejską oraz posiadających dostęp do miejsc parkingowych; e) sale szkoleniowe będą znajdować się w tym samym budynku, z możliwością dostępu do bezpłatnego zaplecza sanitarnego i sali cateringowej; f) okna w sali szkoleniowej wyposażone będą w rolety bez względu na porę roku i nasłonecznienie Sali; g) Wykonawca zobowiązuje się w ramach otrzymywanego wynagrodzenia udostępnić Zamawiającemu, w każdym dniu szkolenia, salę na co najmniej 15 39
minut przed rozpoczęciem zajęć szkoleniowych i do 45 minut po ich zakończeniu; h) Wykonawca zobowiązany jest do oznaczeń budynku i pomieszczeń, w których będą odbywać się zajęcia zgodnie z wytycznymi dotyczącymi zasad oznaczania pomieszczeń i budynków dla projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, niezbędne oznaczenia dostarczy Zamawiający; i) Zamawiający zobowiązuje się do utrzymywania czystości w udostępnionych pomieszczeniach (sale szkoleniowe, sala cateringowa, zaplecze sanitarne). 2.2. Obsługa administracyjna i techniczna szkoleń. a) Wykonawca zapewni: co najmniej 1 osobę z wykształceniem min. średnim o kierunku informatyka lub pokrewne. Osoba ta będzie odpowiedzialna za instalację oprogramowań komputerowych oraz nadzór nad prawidłowością działania oprogramowania oraz sprzętu w czasie trwania zajęć. co najmniej 1 osobę z wykształceniem min. średnim. Osoba ta będzie odpowiedzialna za obsługę administracyjną uczestników, gromadzenie dokumentacji szkoleniowej, udzielanie informacji organizacyjnych, wykonanie dokumentacji fotograficznej szkoleń (min. 3 zdjęcia jednej edycji szkolenia), odsyłanie do siedziby Zamawiającego wypełnionej dokumentacji po zakończonym szkoleniu w terminie wcześniej ustalonym. Osoba zostanie przeszkolona i poinstruowana w zakresie zasad realizacji swoich obowiązków przez Zamawiającego w jego siedzibie. 2.3. Usługa restauracyjna. a) podczas szkoleń Wykonawca zapewni usługę restauracyjną dla uczestników w formie dwóch standardowych serwisów kawowych oraz jednodaniowego zestawu obiadowego każdego dnia szkolenia. Jedna edycja szkolenia będzie liczyć max. 10 osób; b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób uczestniczących w danym terminie szkolenia (a tym samym korzystających z wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 20%. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość 40
stanowiącą różnicę między maksymalną liczbą usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów usługi restauracyjnej odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania usługi; c) ceny jednostkowe zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie przetargowej nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy; d) zakres usługi: Poczęstunek kawowy- dwa serwisy kawowe w ciągu dnia, godziny do ustalenia z Zamawiającym (proponowana I przerwa godz. 10.30; II przerwa godz. 14:30): Poczęstunek podany będzie w formie szwedzkiego stołu. Kawa i herbata z dodatkami (cukier, śmietanka do kawy, cytryna) podawana w naczyniach ceramicznych. Nie dopuszcza się używania naczyń jednorazowego użytku (plastikowych, papierowych itp.). Stoły na catering będą udekorowane obrusami materiałowymi (nie dopuszcza się obrusów papierowych i plastikowych). Zestawienie minimalnego poczęstunku kawowego w czasie jednego serwisu kawowego w przeliczeniu na 1 osobę : gorąca (minimum 80ºC) wysokogatunkowa kawa w termosach 300ml z dodatkami (tj. cukier, śmietanka do kawy); gorąca (minimum 80ºC) wysokogatunkowa herbata czarna w termosach 300ml z dodatkami (tj. cukier, cytryna); 500ml wody mineralnej gazowanej lub niegazowanej w butelkach (zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym); 30g ciastek kruchych ogółem (minimum 3 rodzaje); 300ml soku owocowego 100%. Preferowane smaki: pomarańcza, jabłko, czarna porzeczka. Poczęstunek obiadowy: obiad będzie podany w formie gotowych porcji przygotowanych dla każdego uczestnika, w przerwie obiadowej w godzinach od 12:30 do 13:00; 41
stoły będą przyozdobione zgodne z wcześniejszymi ustaleniami z Zamawiającym; obiad podany będzie przy stołach na talerzach obiadowych ceramicznych, sztućce metalowe, sok lub kompot do obiadu podany w szklankach. Nie dopuszcza się używania naczyń jednorazowego użytku (plastikowych, papierowych itp.); Obiad dla każdego uczestnika powinien być jednodaniowy, podany na ciepło (minimum 60ºC), składający się z mięsa (150g), dodatku skrobiowego (200g), surówki (150g) oraz soku owocowego 100% lub kompotu (250 ml). obiad bezmięsny powinien być jednodaniowy, podany na ciepło (minimum 60ºC) np. pierogi, naleśniki, z zachowaniem minimalnej wagi porcji na 1 osobę 500g. oraz soku owocowego 100% lub kompotu (250 ml); Wykonawca zapewni przyprawy (pieprz, sól); e) przygotowania karty proponowanych zestawów obiadowych zwierających co najmniej 7 dań mięsnych oraz co najmniej 5 dań jarskich, spośród których Zamawiający będzie dokonywał zamówienia. Przygotowane menu wymaga akceptacji Zamawiającego; f) świadczenia usług restauracyjnych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie; g) wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyką podania; h) produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały aktualną datę przydatności do spożycia. i) przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010 r. nr 136 poz. 914 z późn. zm.) oraz norm obowiązujących w powyższym zakresie; j) przygotowania stołów nakrytych obrusami materiałowymi w sposób 42
uzgodniony z Zamawiającym. Obrusy powinny być codziennie czyste; k) świadczenia usług restauracyjnych na zastawie ceramicznej, z użyciem sztućców metalowych, serwetek papierowych i materiałowych. Zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie; l) wykonawca zapewni przez cały czas świadczenia usługi cateringowej obsługę, w celu zbierania brudnych naczyń, utrzymywanie czystości na stołach itp. Stroje obsługi powinny być schludne i codziennie czyste; m) zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu przerw; 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli świadczonych usług przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. 4. W razie stwierdzenia nienależytego wykonywania umowy Zamawiający niezwłocznie poinformuje o tym Wykonawcę, który podejmie kroki zmierzające do zapewnienia prawidłowości wykonania umowy. 5. Wszystkie warunki i wymagania zawarte w opisie przedmiotu zamówienia odnoszą się do każdej z wymienionych lokalizacji. 6. W przypadkach losowych uniemożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia Wykonawca ma obowiązek zapewnić ciągłość realizacji zadań, o co najmniej równoważnej jakości, na własny koszt, po uprzednim zawiadomieniu i uzyskania zgody od Zamawiającego. 43