P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Zachodniopomorskim Oddziale Okręgowym Polskiego Czerwonego Krzyża w Szczecinie Jednostka kontrolowana: Zachodniopomorski Oddział Okręgowy Polskiego Czerwonego Krzyża ul. Wojska Polskiego 63 70-476 Szczecin Kierownik jednostki: Joanna Łaskarzewska Dyrektor Zachodniopomorskiego Oddziału Okręgowego Polskiego Czerwonego Krzyża w Szczecinie Kontrolujący: Sandra Klimas inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych osoba kierująca zespołem, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Budżetu i Sprawozdawczości w Wydziale Spraw Społecznych, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 79/2015 z dnia 01 grudnia 2015 r. W dniu 11 grudnia 2015 r. kontrolujący złożyli oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie ich od udziału w kontroli. (akta kontroli str. 1-8) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniu 14 grudnia 2015 r. Przedmiot i okres kontroli: Sposób realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych Zachodniopomorskiemu Oddziałowi Okręgowemu Polskiego Czerwonego Krzyża w Szczecinie w latach 2014-2015, określonych w 1 umowy z dnia 21 maja 2014 r. nr 5/S1/2014 pn. Działania na rzecz bezdomnych prowadzenie punktu socjalnego oraz umowy z dnia 26 maja 2015 r. nr 249/S1/2015 pn. Działania na rzecz bezdomnych prowadzenie punktu socjalnego. Realizacja zadań polegała na wsparciu oraz umożliwieniu osobom bezdomnym oraz osobom, które znalazły się w trudnej sytuacji materialno bytowej systematyczne korzystanie z łaźni oraz z magazynu odzieżowego zlokalizowanych w budynku PCK. Kontrolą objęto okres od 21 maja 2014 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez Panią Czesławę Kapeja Główną Księgową Zachodniopomorskiego Oddziału Okręgowego Polskiego Czerwonego Krzyża w Szczecinie oraz Pana Dariusza Falczyńskiego Instruktora Wydziału Organizacyjnego ZOO PCK w Szczecinie. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 1118 z późn. zm.) Kontrolę przeprowadzono w obecności Pani Czesławy Kapeja oraz Pana Dariusza Falczyńskiego, pracowników wyznaczonych do składania wyjaśnień podczas kontroli. 1
Ustalenia ogólne Polski Czerwony Krzyż jest największą i najstarszą organizacją humanitarną w Polsce. Stowarzyszenie powołane zostało do działalności społecznej w 1919 r., jako Polskie Towarzystwo Czerwonego Krzyża. Od 1927 r. nosi nazwę Polski Czerwony Krzyż zgodnie z rozporządzeniem Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 1 września 1927 r. o Stowarzyszeniu Polski Czerwony Krzyż. W województwie zachodniopomorskim funkcjonuje jeden oddział okręgowy w Szczecinie oraz trzy oddziały rejonowe w Stargardzie, Kołobrzegu oraz Koszalinie. Ponadto, działania statutowe prowadzą delegatury w: Drawsku Pomorskim, Dębnie i Gryfinie. Siedziba Zachodniopomorskiego Oddziału Okręgowego Polskiego Czerwonego Krzyża mieści się w Szczecinie, przy ul. Wojska Polskiego 63 Celem PCK jest zapobieganie cierpieniom ludzkim i ich łagodzenie we wszelkich okolicznościach i w każdym czasie, przy zachowaniu bezstronności oraz bez jakiejkolwiek dyskryminacji, a zwłaszcza z powodu narodowości, przynależności do grupy etnicznej, pochodzenia społecznego, rasy, płci, religii, języka lub poglądów politycznych. Szczegółowe cele, zadania i organizację działania Stowarzyszenia określa Statut Polskiego Czerwonego Krzyża, który jest załącznikiem do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. w sprawie zatwierdzenia statutu Polskiego Czerwonego Krzyża. Ponadto Stowarzyszenie działa na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu oraz uchwał Międzynarodowych Konferencji Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. (akta kontroli str. 9-21) Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego. Wojewoda Zachodniopomorski zlecił ZOO PCK w Szczecinie realizację zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów z dnia 21 maja 2014 r. nr 5/S1/2014 i z dnia 25 maja 2015 r. nr 249/S1/2015. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2014 r. i 2015 r. W 2014 r. ZOO PCK w Szczecinie realizował projekt pn. Działania na rzecz osób bezdomnych prowadzenie punktu socjalnego. Projekt realizowany był na terenie miasta Szczecin. W ramach realizowanego zadania publicznego umożliwiono osobom bezdomnym kąpiel, a także możliwość korzystania z magazynu odzieżowego. Podczas trwania zadania zabezpieczono osoby bezdomne w niezbędne środki czystości tj. mydło, szampon, ręczniki, przybory do golenia. W ramach programu w 2014 r. z łaźni skorzystało ok.120 osób ok. 678 razy, zaś z magazynu odzieżowego ok. 160 osób. Wydano ponad 1753,14 kilogramów odzieży. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego całkowicie sfinansowano: prace naprawczo modernizacyjne punktu socjalnego i magazynu odzieżowego, zakupiono sprzęt do wyposażenia punktu socjalnego (wieszaki, alkomat, pojemnik na odzież, stojaki na ulotki oraz regały), dokonano druku ulotek ok. 1000 szt., zakupiono odzież ochroną dla 1 pracownika i wolontariuszy punktu socjalnego, zakupiono środki czystości i artykuły 2
higieniczne, zakupiono materiały administracyjno biurowe, a także pokryto opłaty za media (woda, ścieki, gaz, energia, wywóz nieczystości). Ponadto sfinansowano wynagrodzenia dla osoby prowadzącej punkt socjalny oraz koordynatora zadania. Jednocześnie z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego częściowo dofinansowano wynagrodzenia dla osoby prowadzącej obsługę finansowo księgową. Środki własne i z innych źródeł publicznych przeznaczono na koszty wynagrodzeń personelu pomocniczego do realizacji zadania, 2 osoby w ramach prac społeczno użytecznych. Zadanie było realizowane przez wyznaczonych pracowników, z którymi podpisano na czas trwania zadania umowy zlecenia oraz 5 wolontariuszy, którzy pomagali przy prowadzeniu punktu socjalnego. Z wolontariuszami biorącymi udział w zadaniu podpisano Deklarację Członkostwa Młodzieży Polskiego Czerwonego Krzyża. (akta kontroli str. 22-27) W 2015 r. ZOO PCK w Szczecinie realizuje ponownie projekt pn. Działania na rzecz osób bezdomnych prowadzenie punktu socjalnego. Projekt jest kontynuacją działań z 2014 roku. Jego podstawowym celem jest poprawa warunków higienicznych wśród osób bezdomnych. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego sfinansowano całkowicie koszty wynagrodzeń personelu zabezpieczającego właściwe wykonanie zadania (3 osoby), a także prace naprawczo modernizacyjne punktu socjalnego, zakup lodówki, pralki, pojemnika na odzież i stojaków na ulotki, wydruk materiałów informacyjnych ok. 2000 szt. oraz wynagrodzenie dla 1 osoby prowadzącej punkt socjalny. Ponadto częściowo dofinansowano koszty związane z zakupem środków czystości i artykułów higienicznych, a także koszty związane z działalnością jednostki (woda, ścieki, gaz, energia, wywóz nieczystości). Środki własne i z innych źródeł publicznych przeznaczono na koszty wynagrodzeń personelu pomocniczego do realizacji zadania, 3 osoby w ramach prac społecznoużytecznych. W ramach realizacji zadania publicznego podpisano z 3 wolontariuszami Deklarację Członkostwa Młodzieży Polskiego Czerwonego Krzyża. (akta kontroli str. 28-33) 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Siedziba ZOO PCK w Szczecinie mieści się przy ul. Wojska Polskiego 63. Z budynku o powierzchni 14.2733 m³, garażu o powierzchni 303 m³, a także działki o powierzchni 1007 m², Stowarzyszenie korzysta na mocy umowy wieczystego użytkowania zawartej w dniu 29 kwietnia 1965 r. (akta kontroli str. 34-38 ) Budynek nie jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych, występują bariery architektoniczne: wysokie schody przy wejściu do budynku oraz do piwnicy, gdzie znajduje się łaźnia. Wewnątrz budynku istnieje możliwość skorzystania z windy. W toku kontroli wizytowano pomieszczenia znajdujące się w podpiwniczeniu budynku, gdzie znajduje się magazyn z odzieżą, łaźnia dla mężczyzn (prysznic, umywalka i toaleta) oraz osobna łaźnia dla kobiet. Obsługę punktu socjalnego tj. łaźnię oraz magazyn odzieżowy prowadzi pracownik, z którym na czas realizacji zadania podpisano umowę zlecenia. Łaźnia czynna jest w każdy wtorek od godz. 9:00 do godz. 14:00. Zapisy beneficjentów chętnych do korzystania z kąpieli odbywają się w każdy wtorek od godz. 8:00 3
do godz. 9:00. W celu uniknięcia zbyt dużej liczby osób w poczekalni łaźni, każdej zapisanej osobie przydzielona jest konkretna godzina kąpieli. Ponadto na każdą zapisaną osobę przysługuje określony limit czasu korzystania z łaźni, tj. max. do 30 min. Podczas funkcjonowania łaźni skorzystać z kąpieli może max 20 osób. Osoby korzystające z łaźni są zobowiązane do przestrzegania Regulaminu korzystania z Łaźni Zachodniopomorskiego Oddziału Okręgowego Polskiego Czerwonego Krzyża. (akta kontroli str. 39-43) Magazyn odzieżowy dla osób bezdomnych czynny jest w każdy wtorek i piątek od godz. 9:00 do godz. 14:00. Ponadto w każdy piątek z magazynu odzieżowego skorzystać mogą osoby znajdujące się w trudnej sytuacji materialno bytowej. Korzystanie z magazynu odzieżowego również odbywa się według zapisów zgodnie z Regulaminem korzystania z magazynu odzieżowego Zachodniopomorskiego Oddziału Okręgowego Polskiego Czerwonego Krzyża. (akta kontroli str. 44-45) Wewnątrz budynku oraz w poczekalni łaźni na tablicy ogłoszeń umieszczono informację o realizacji zadania z budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego. Z wykonania zadania zleconego w 2014 r. sporządzono sprawozdanie końcowe, które zostało złożone w wymaganym terminie. Sprawozdanie zostało zaakceptowane pod względem merytorycznym i finansowym. Zakończenie zadania w 2015 r. zaplanowano na 31 grudnia. Po zakończeniu realizacji zadania Stowarzyszenie do dnia 30 stycznia 2016 r. jest zobowiązane złożyć sprawozdanie końcowe. CZĘŚĆ FINANSOWA 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych i prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. W 2014 r. Polski Czerwony Krzyż Zachodniopomorski Oddział Okręgowy na podstawie umowy Nr 5/S1/2014 z dnia 21 maja 2014 r. otrzymał dotację w wysokości 42.000,00 zł, która została przekazana i wpłynęła na rachunek Stowarzyszenia 10 czerwca 2014 r. (akta kontroli str.46) Całkowity koszt realizacji zadania ujęty w ofercie będącej integralną częścią umowy wynosił 48.320,00 zł, w tym: dotacja w kwocie 42.000,00 zł, która stanowiła 86,9 % wartości całego zadania, środki z innych źródeł w kwocie 5.120,00 zł, które stanowiły 10,6 % wartości całego zadania, środki własne 2.400,00 zł, które stanowiły 2,5 % wartości całego zadania. Dotacja została wykorzystana zgodnie ze złożoną ofertą, nie dokonywano przesunięcia między pozycjami kosztów w ramach dopuszczalnego limitu określonego umową. Dotację wykorzystano w pełnej kwocie, zgodnie ze złożoną ofertą. Największą pozycją poniesionych kosztów (15.000,00 zł) był remont łaźni dla osób bezdomnych oraz pomieszczeń piwnicznych wykorzystywanych na magazyn PCK w budynku przy ul. Wojska Polskiego 63. Realizując zadanie PCK poniosło następujące wydatki w ramach otrzymanej dotacji: - zakupiono alkomat, regały, wieszaki, pojemniki na odzież, na łączną kwotę 6.200,00 zł, - wykonano ulotki informacyjne na łączną kwotę 1.000,00 zł, 4
- zakupiono odzież ochronną (rękawiczki jednorazowe, czepki, maseczki) dla pracowników i wolontariuszy na łączną kwotę 1.000,00 zł, - zakupiono środki czystości, higieny i bieliznę na kwotę 4.000,00 zł, - opłacono część rachunków za gaz, energię elektryczną, energię gazową, wywóz śmieci na łączną kwotę 6.000,00 zł, - wypłacono wynagrodzenie pracownika obsługującego punkt socjalny na łączną kwotę 4.000,00 zł - wypłacono wynagrodzenia dwóm pracownikom zajmującym się obsługą finansowoksięgową oraz koordynacją zadania na łączną kwotę 2.400,00 zł, - zakupiono artykuły biurowe (papier, tonery do drukarki) na łączną kwotę 2.400,00 zł. W celu dokonania oceny zasadności wydatkowania środków finansowych w ramach udzielonej dotacji skontrolowano część wydatków na kwotę 26.825,92 zł. Zgodnie z zapisami umowy Stowarzyszenie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową, którą dołączono do akt kontroli. Powyższych ustaleń dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych ze złożonym rozliczeniem dotacji oraz ewidencją księgową (wydruki) stanowiącą akta kontroli. Faktury i rachunki zostały opisane w sposób prawidłowy, na rachunkach widniał opis wskazujący numer zawartej umowy. Do akt kontroli dołączono wydruk ewidencji księgowej oraz tabelę Nr 1 skontrolowanych dokumentów księgowych. (akta kontroli str. 47-67) W 2015 r. Polski Czerwony Krzyż Zachodniopomorski Oddział Okręgowy na podstawie umowy Nr 249/S1/2015 z dnia 26 maja 2014 r. otrzymał dotację w wysokości 35.000,00 zł, która została przekazana i wpłynęła na rachunek Stowarzyszenia 26 maja 2015 r. (akta kontroli str.68) Całkowity koszt realizacji zadania ujęty w ofercie będącej integralną częścią umowy wynosił 48.600,00 zł, w tym: dotacja w kwocie 35.000,00 zł, która stanowiła 72,02% wartości całego zadania, środki z innych źródeł w kwocie 13.600,00 zł, które stanowiły 27,98% wartości całego zadania. Kontrola wspartego zadania była przeprowadzona w trakcie jego realizacji. Przedłożono zestawienie faktur i rachunków na kwotę 32.773,23 zł. W ramach realizowanego zadania finansowano poniższe wydatki: - przeprowadzono prace remontowe punktu socjalnego na łączną kwotę 14.800,00 zł, - zakupiono pralkę, lodówkę, pojemniki plastikowe, lampy na łączną kwotę 4.243,11 zł, - wykonano ulotki informacyjne na łączną kwotę 800,00 zł, - zakupiono środki czystości, higieny na kwotę 2.324,41 zł, - opłacono część rachunków za gaz, energię elektryczną, energię gazową, wywóz śmieci na łączną kwotę 3.200,00 zł, - wypłacono wynagrodzenie pracownika obsługującego punkt socjalny na łączną kwotę 2.450,00 zł - wypłacono wynagrodzenie dwóm pracownikom zajmującym się obsługą finansowoksięgową oraz koordynacją zadania na łączną kwotę 3.500,00 zł, - zakupiono artykuły biurowe (papier, tonery do drukarki) na łączną kwotę 1.455,71 zł. W celu dokonania oceny zasadności wydatkowania środków finansowych w ramach udzielonej dotacji skontrolowano część wydatków na kwotę 23.924,96 zł. 5
Zgodnie z zapisami umowy Stowarzyszenie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową, którą dołączono do akt kontroli. Powyższych ustaleń dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową (wydruki) stanowiącą akta kontroli. Faktury i rachunki zostały opisane w sposób prawidłowy, na rachunkach widniał opis wskazujący numer zawartej umowy. Do akt kontroli dołączono wydruk ewidencji księgowej oraz tabelę Nr 2 skontrolowanych dokumentów księgowych (akta kontroli str. 69-93) Na tym kontrolę zakończono. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 14. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 18 grudnia 2015 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Miejsce i data podpisania protokołu:... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Oświadczam, że w dniu... zostałem zapoznany z treścią niniejszego protokołu i otrzymałem jeden jego egzemplarz. 6