P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Towarzystwie Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Towarzystwie Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie Jednostka kontrolowana: Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie ul. Mieszka I-go Koszalin Kierownik jednostki: Adam Sadłyk- Prezes Kontrolujący: Sandra Klimas inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych osoba kierująca zespołem, Jarosław Czajka starszy inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Budżetu i Sprawozdawczości w Wydziale Spraw Społecznych, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 40/2014 z dnia 04 września 2014 r. (akta kontroli str.1) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniach września 2014 r. Przedmiot i okres kontroli: Sposób realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych Towarzystwu Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie w latach określonych w 1 umów z dnia 11 czerwca 2013 r. nr 166/S1/2013 i z dnia 21 maja 2014 r. nr 4/S1/2014, pn. Poprawa standardów w placówkach pobytu i noclegu osób bezdomnych, doposażenie, organizowanie prac adaptacyjnych i remontowych istniejącej bazy z udziałem osób bezdomnych, przebywających w placówkach. Zabezpieczenie noclegu, wyżywienia, środków higieny i odzieży, udzielanie doraźnej pomocy medycznej i sanitarnej, szczególnie w okresach jesienno zimowych oraz realizacja działań zmierzających do wychodzenia z bezdomności. Kontrolą objęto okres od 11 czerwca 2013 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez prezesa Stowarzyszenia, kierownika schroniska, skontrolowaną dokumentację oraz oględziny obiektu- miejsca realizacji zleconych zadań. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz.1536 z późn. zm.) Kontrolę przeprowadzono w obecności prezesa Stowarzyszenia Pana Adama Sadłyk, a także kierownika schroniska Pani Jolanty Łepek. 1

2 Ustalenia ogólne Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta we Wrocławiu jest katolicką organizacją pozarządową. Towarzystwo powstało w 1981 roku pod nazwą: Towarzystwo Pomocy im. Adama Chmielowskiego. W roku 1989 przyjęło nazwę: Towarzystwo Pomocy im. Brata Alberta, a w roku 1995: Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta. Organizacja działa na podstawie prawa o stowarzyszeniach i z tego tytułu posiada osobowość prawną. Podstawową komórka Towarzystwa jest Koło. Koło Koszalińskie zostało zarejestrowane 18 stycznia 2012 r. Koło posiada osobowość prawną, a prezesem Koła od 1 kwietnia 2008 r. jest Pan Adam Sadłyk. Statutowym celem organizacji jest niesienie pomocy osobom bezdomnym, ubogim, starszym, chorym, niepełnosprawnym i innym osobom potrzebującym pomocy. (akta kontroli - str. 6-13) Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta w Koszalinie realizuje swoje cele poprzez prowadzenie: schroniska dla bezdomnych kobiet, kobiet z dziećmi, schroniska dla bezdomnych mężczyzn, noclegowni dla bezdomnych kobiet, noclegowni dla bezdomnych mężczyzn, ogrzewalni, mieszkań tymczasowych, a także mieszkań treningowych. Ośrodki te działają według regulaminów ustalonych przez Zarząd Koła w oparciu o ramowe wytyczne Zarządu Głównego. (akta kontroli str ) Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Towarzystwu Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie - realizację zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów z dnia 11 czerwca 2013 r. nr 166/S1/2013 i z dnia 21 maja 2014 r. nr 4/S1/2014. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2013 r. i 2014 r. W 2013 r. Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie realizowało projekt pn. Poprawa standardów w placówkach pobytu i noclegu osób bezdomnych, doposażenie, organizowanie prac adaptacyjnych i remontowych istniejącej bazy z udziałem osób bezdomnych, przebywających w placówkach. Zabezpieczenie noclegu, wyżywienia, środków higieny i odzieży, udzielanie doraźnej pomocy medycznej i sanitarnej, szczególnie w okresach jesienno zimowych oraz realizacja działań zmierzających do wychodzenia z bezdomności. Składał się on z działań mających na celu zabezpieczenie schronienia, zapewnienie posiłku, możliwości skorzystania z kąpieli, zapewnienia czystej odzieży i środków higieny osobistej, zapewnienia pomocy psychologa, specjalisty ds. uzależnień, oraz pracownika socjalnego. Pomoc udzielana była osobom bezdomnym, uzależnionym, osobom starszym, a także osobom niezaradnym życiowo. Projekt był realizowany w siedzibie Towarzystwa Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie przy ul. Mieszka I-go 16 w Koszalinie. W trakcie trwania projektu w 2013 r. zawarto umowę o dzieło z koordynatorem projektu, a także 4 umowy z wolontariuszami wspierającymi realizację zadania. W toku sprawdzanych dokumentów, stwierdzono brak daty podpisania umów przez wolontariuszy. Godziny pracy 2

3 wolontariuszy ustalone były według sporządzonego wcześniej harmonogramu pracy i odnotowywane na liście obecności. (akta kontroli str ) W trakcie realizacji zadania publicznego w 2013 r. w schronisku przyjęto 205 osób, w noclegowni 105 osób, z ogrzewalni skorzystało 58 osób, z kąpieli skorzystało 166 osób i wydano 539 posiłków. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego pokryto koszty związane z doposażeniem pomieszczeń, zakupiono 7 dwupiętrowych łóżek, a także sfinansowano wynagrodzenie koordynatora projektu. Częściowo sfinansowano wydatki związane z działalnością Stowarzyszenia, m.in.: materiały do wykonania prac remontowych związanych z gruntownym remontem ogrzewalni, a także odświeżenia pokoi i korytarza na oddziale damskim schroniska. Środki własne i z innych źródeł publicznych przeznaczono na zakup żywności, urządzeń do jej gromadzenia, przetwarzania, przechowywania i wydawania. W 2014 r. Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie kontynuuje projekt pn. Poprawa standardów w placówkach pobytu i noclegu osób bezdomnych, doposażenie, organizowanie prac adaptacyjnych i remontowych istniejącej bazy z udziałem osób bezdomnych, przebywających w placówkach. Zabezpieczenie noclegu, wyżywienia, środków higieny i odzieży, udzielanie doraźnej pomocy medycznej i sanitarnej, szczególnie w okresach jesienno zimowych oraz realizacja działań zmierzających do wychodzenia z bezdomności. Projekt ponownie polega na realizowaniu działań zmierzających do wychodzenia z bezdomności, a także zabezpieczeniu schronienia i wyżywienia dla osób bezdomnych. Projekt realizowany jest w siedzibie Towarzystwa Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie. Celem projektu jest zabezpieczenie dla osób bezdomnych schronienia, wyżywienia, wsparcia terapeutycznego oraz aktywizacja zawodowa i społeczna osób bezdomnych. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego zaplanowano pokrycie wydatków związanych z działalnością placówki, a także pokrycie kosztów związanych z aktywizacją bezdomnych tj: zakup materiałów budowlanych do drobnych remontów. Środki własne i z innych źródeł publicznych, zaplanowano również na pokrycie wydatków związanych z działalnością placówki, a także pokrycie kosztów związanych z aktywizacją bezdomnych. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Siedziba Stowarzyszenia mieści się przy ul. Mieszka I-go 16, w budynkach o łącznej powierzchni użytkowej 856,84 m 2. Nieruchomości stanowią własność Gminy Miasta Koszalin Zarząd Budynków Mieszkalnych w Koszalinie. Na podstawie umowy z dnia 18 lutego 2013 r., a także umowy dnia 22 marca 2013 r. nieruchomości są przekazane w użytkowanie Stowarzyszeniu na działalność statutową do 31 grudnia 2015 r. (akta kontroli str ) Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie dysponuje 130 miejscami noclegowymi z podziałem na: 1) schronisko damskie - 18 miejsc, 2) schronisko męskie - 62 miejscami, 3) noclegownia damska - 10 miejsc, 4) noclegowania męska 20 miejsc, 5) ogrzewalnia, czynna od października do marca- 20 miejsc. W siedzibie budynku znajduje się 1 pokój dziesięcioosobowy, 5 pokoi ośmioosobowych, 3 pokoje czteroosobowe, a także noclegownia dysponująca 20 miejscami. Mieszkańcy do dyspozycji mają 2 toalety i 1 prysznic na oddziale damskim, oraz 3 toalety z 3 prysznicami, a także toaleta z prysznicem dla osób niepełnosprawnych na oddziale męskim. 3

4 Posiłki przygotowywane są przez osoby na stażu oraz osoby zatrudnione w pracach społeczno użytecznych, pod kierownictwem kierownika kuchni, zgodnie z co tygodniowym menu ustalonym przez intendenta zatrudnionego w Stowarzyszeniu. Koszt posiłku wynosi 7,80 zł, przy ustalonej diecie 8,50 zł, w przypadku dzieci koszt posiłku wynosi 50% stawki żywieniowej dla osoby dorosłej. Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie przyjmuje osoby bezdomne z Koszalina, jak i również z poza obszarów miasta. Osoby bezdomne przyjmowane są do schroniska na podstawie skierowania, bądź decyzji administracyjnej, wydawanej przez ośrodek pomocy społecznej zgodny z właściwym ostatnim miejscem zameldowania. Za pobyt w schronisku pobierana jest odpłatność w wysokości 17,45 zł za dzień pobytu (nocleg + 3 posiłki dziennie). W przypadku osób posiadających dochód (zasiłek stały, zasiłek okresowy), koszt pobytu wynosi 70% dochodu. W sytuacjach szczególnych, na wniosek zainteresowanego ustalany jest indywidualny koszt pobytu. W toku kontroli ustalono, że pobyt mieszkańca w schronisku odnotowywany jest w książce meldunkowej, z każdą osoba przyjmowaną do schroniska przeprowadzany jest wywiad, a także zakładana jest karta mieszkańca. (akta kontroli str. 50) Ponadto w celu umożliwienia podjęcia pracy, część mieszkańców schroniska zameldowana jest w schronisku na pobyt czasowy. Nadzór nad mieszkańcami sprawuje wychowawca schroniska. W Stowarzyszeniu zatrudnionych jest dwóch wychowawców, pracujących na zmianę od 8 do 20, bądź od 20 do 8. Wszystkich mieszkańców obowiązuje przestrzeganie regulaminu porządkowego. W każdy piątek ustalany jest harmonogram dyżurów osób odpowiedzialnych za czystość na stołówce, korytarzu, w toaletach. Wybierana jest także osoba wyznaczona do pomocy wychowawcy schroniska. Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie we współpracy z Fundacją Dbam o Zdrowie realizuje Program Razem możemy więcej. Dzięki wspólnie realizowanemu projektowi, najuboższy i najbardziej potrzebujący mieszkańcy Koszalina otrzymają stałe wsparcie w zakupie leków i środków medycznych. Osoba potrzebująca pokrywa 50% wartości recepty. Dofinansowanie przekazane zostało Stowarzyszeniu w formie kart podarunkowych uprawniających do bezgotówkowego odbioru leków oraz materiałów medycznych - Kart Razem Możemy Więcej. Kwota dofinansowania z Fundacji Dbam o Zdrowie: ,00 zł, w tym wkład własny Stowarzyszenia: ,00 zł. Stan mieszkańców na dzień kontroli: 1) schronisko damskie: 16 osób w tym: 7 dzieci, 2) schronisko męskie: 43 osoby, 3) noclegowania damska: 7 osób, 4) noclegownia męska: 15 osób, 5) mieszkanie tymczasowe: 1 osoba, 6) mieszkanie treningowe: 9 osób w tym: 2 dzieci. Z wykonania zadania sporządzono sprawozdanie końcowe, które zostało złożone w wymaganym terminie. Sprawozdanie zostało zaakceptowane pod względem merytorycznym i finansowym. Zakończenie zdania w 2014 r. zaplanowano na 31 grudnia. Po zakończeniu realizacji zadania Stowarzyszenie do dnia 30 stycznia 2015 r. powinno złożyć sprawozdanie końcowe. 4

5 CZĘŚĆ FINANSOWA 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych Całkowity koszt realizacji zadania ujęty w ofercie przedstawionej przez Towarzystwo Pomocy im. św. Brata Alberta Koło Koszalińskie będącej integralną częścią umowy wynosił ,27 zł., w tym: - dotacja w kwocie ,00 zł, co stanowi 66,36 % wartości całego zadania, - środki własne i z innych źródeł ,27 zł, co stanowi 33,64 % wartości całego zadania. Stowarzyszenie na podstawie umowy Nr 166/S1/2013 z 11 czerwca 2013 oraz aneksu Nr 1 z dnia 18 listopada 2013 r. otrzymało dotację w wysokości ,00 zł, którą przekazano na rachunek Stowarzyszenia 8 lipca 2014 r. Dotacja została wykorzystana zgodnie ze złożoną ofertą, w ramach której poniesiono następujące rodzaje kosztów: - media, energia elektryczna, woda, ścieki, co, cw, telefon Internet, czynsz, podatek od nieruchomości w kwocie 8.194,25 zł - zakup paliwa w kwocie 5.805,75 zł,, - materiały do remontów bieżących w kwocie 7.318,25 zł, - zakup 7 łóżek w kwocie 3.780,00 zł - wynagrodzenie koordynatora w kwocie 3.501,75 zł, - materiały biurowe w kwocie 1.400,00 zł. Dotacja została wykorzystana w całości i rozliczona w terminie. 4. Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania W celu dokonania oceny zasadności wydatkowania środków finansowych w ramach udzielonej dotacji kontrolujący zweryfikowali 100 % poniesionych wydatków. Zgodnie z zapisami umowy Stowarzyszenie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową, którą dołączono do akt kontroli. Powyższych ustaleń dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową (wydruki) stanowiącą akta kontroli. Do akt kontroli dołączono kserokopie dowodów rejestracyjnych dwóch pojazdów będącego własnością stowarzyszenia. Rachunki i faktury zostały opisane w sposób prawidłowy z wyjątkiem faktur za zakup paliwa. Przy fakturach za zakup paliwa nie zawsze wskazywano pojazd z jakiego korzystano (marka i nr rejestracyjny), nie wskazywano daty, miejsca, odległości i celu jazdy oraz rodzaju i wysokość zużycia paliwa. Sytuacja ta powoduje brak możliwości stwierdzenia faktycznej ilości zużycia paliwa na określony cel. (akta kontroli str ) Na tym kontrolę zakończono. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 2. 5

6 Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 29 września 2014 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Miejsce i data podpisania protokołu:... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Oświadczam, że w dniu... zostałem zapoznany z treścią niniejszego protokołu i otrzymałem jeden jego egzemplarz. 6