POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej PS-II P R O T O K Ó Ł. z kontroli problemowej przeprowadzonej

Transkrypt

1 POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej PS-II P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej w Parafialnym Zespole Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim dotycząca wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2015

2 2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2014 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Parafialnym Zespole Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim obejmująca wykorzystanie w 2014 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Zespołu Caritas Starogard Gdański, ul. Lubichowska 56, gdzie znajduje się również Stołówka i Łaźnia dla osób bezdomnych i potrzebujących. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Parafialny Zespół Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim na podstawie umowy zawartej w 2014 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadania, - warunków realizacji zadania, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu.

3 3 Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) Umowa dotacyjna Nr 51/PS z dnia 16 czerwca 2014 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego a Parafialnym Zespołem Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim reprezentowanym przez Ks. Grzegorza Weisa Przewodniczącego Parafialnego Zespołu Caritas. Kontrolę przeprowadziły w dniu 24 lipca 2015 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 196/2015 (PS-I ) z dnia 14 lipca 2015r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 197/2015 (PS-I ) z dnia 14 lipca 2015r. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: - Ks. Grzegorz Weis Przewodniczący Parafialnego Zespołu Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim, - Halina Borkowska koordynator placówki wspierającej (stołówka, łaźnia), kucharka.

4 4 II. Ustalenia kontrolne: W 2014 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Parafialnemu Zespołowi Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie zł na realizację programu: Nadzieja zawieść nie może pomoc osobom bezdomnym i wykluczonym na bazie prowadzonej Stołówki i Łaźni zgodnie z umową Nr 51/PS z dnia 16 czerwca 2014 r. Istotą tego zadania było zabezpieczenie bezpośredniego, interwencyjnego wsparcia osobom bezdomnym i zagrożonym wykluczeniem społecznym, w tym ofiarom przemocy. Realizacja tego celu polegała na umożliwieniu ww. osobom skorzystania ze schronienia w ogrzewanych pomieszczeniach, skorzystania z prysznica i łazienki (wraz ze zmianą bielizny i odzieży), spożycia ciepłego posiłku i napoju (lub otrzymania suchego prowiantu), poradnictwa i wsparcia terapeutycznego. Działania te były i są szczególnie ważne w okresie jesiennozimowych chłodów przeciwdziałają zamarznięciom i innym negatywnym skutkom niskich temperatur. Zadania powyższe realizowane były na bazie pomieszczeń udostępnionych przez Parafię p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim. Mieszczą one się w budynku, w którym realizowane są różne funkcje Parafii (znajduje się tu m.in. plebania, przedszkole), ale prowadzi do nich osobne wejście. Są to pomieszczenia świeżo odremontowane, czyste i estetyczne. W ich skład wchodzą: przestronna stołówka (pełniąca również funkcję świetlicy) wyposażona w stoły i krzesła, dwie łazienki, w tym jedna z natryskiem, kuchnia z profesjonalnym wyposażeniem i naczyniami, pomieszczenia magazynowe. Parafialny Zespół Caritas do swej dyspozycji ma też 9 osobowy samochód marki Renault. Prawidłowe funkcjonowanie placówki zapewniają następujący pracownicy: dwie kucharki (które nie tylko przygotowują posiłki, ale również wydają suchy prowiant, bieliznę i odzież, a także nadzorują część sanitarną), kierowca- zaopatrzeniowiec oraz terapeuta (wsparcie i pomoc w walce z uzależnieniami, zmianie postaw życiowych podopiecznych). Należy tu podkreślić fakt, że wszyscy ww. pracownicy wykonywali (i wykonują nadal) swe obowiązki nieodpłatnie w ramach wolontariatu (ich wyceniona praca społeczna stanowiła znaczący wkład w kosztorysie całego projektu). Z osobami tymi podpisane zostały porozumienia wolontariacie. W roku obecnym zespół ten jest jeszcze wspierany przez prawnika,

5 5 świadczącego swe usługi również w ramach wolontariatu. Prowadzone przez niego profesjonalne doradztwo prawne pomaga podopiecznym Caritas w rozwiązaniu ich zawiłych spraw i problemów. W ubiegłoroczne działania stołówki i łaźni włączali się też pracownicy socjalni MOPS Starogard Gdański (poradnictwo socjalne). Przedsięwzięcie to było również wspierane przez lokalną społeczność - nieodpłatne przekazywanie żywności i odzieży. Zadanie, które zostało wsparte w 2014 r. dotacją Wojewody Pomorskiego, przyczyniło się do wzrostu funkcjonalności i polepszenia standardu stołówki poprzez wyremontowanie i usprawnienie jej wentylacji. Dzięki temu bez żadnych przeszkód można było przygotować ciepłe posiłki (obiady, ciepłe napoje) dla łącznie 150 osób, głównie bezdomnych, opuszczających zakłady karne, zagrożonych wykluczeniem społecznym. Przekazana dotacja w istotny sposób wpłynęła również na zapewnienie ciągłości pracy placówki poprzez dofinansowanie niezbędnych kosztów jej funkcjonowania (opał, zakup artykułów żywnościowych, środków higieny). Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2014 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy. Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem ,65 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk (5 000 zł co stanowi 33%), środki finansowe własne (1 186,65 zł co stanowi 8%) oraz wyceniona praca wolontariuszy (9 000 zł co stanowi 59%). Stwierdzono, iż Stowarzyszenie nie przekroczyło określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty gromadzone są w sposób uporządkowany i zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość Organizacji prowadzona jest elektronicznie przez Biuro Rachunkowe Pracownia Rachunkowa Krystian Elas w Starogardzie Gdańskim (korzystające z licencjonowanego programu INSERT GT Rewizor ) w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji. Oświadczenie biura rachunkowego w tej sprawie i dołączony plan kont stanowią materiał dowodowy kontroli (Zał. Nr 1).

6 6 Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2014 r. przez Parafialny Zespół Caritas przy Parafii p.w. Miłosierdzia Bożego w Starogardzie Gdańskim projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - umożliwiono osobom bezdomnym i zagrożonym wykluczeniem społecznym spożycie ciepłego pełnowartościowego posiłku, skorzystania z prysznica i zabiegów higienicznych oraz poradnictwa i pomocy terapeutycznej na bazie prowadzonej przez Podmiot placówki wspierającej, - podwyższono funkcjonalność i standard Stołówki poprzez remont i usprawnienie wentylacji co wpłynęło również na zwiększenie efektywności tej placówki, 2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej, nie budzi zastrzeżeń. Wynik kontroli uznaje się zatem za pozytywny. * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Przewodniczącemu Parafialnego Zespołu Caritas) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 30 lipca 2015 r. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Parafialny Zespół Caritas Starszy Inspektor Wojewódzki przy parafii p.w. Miłosierdzia Bożego /-/ Małgorzata Szady w Starogardzie Gdańskim ul. Lubichowska 56 Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ Ks. Grzegorz Weis /-/ Ewa Szczypior