INSTRUKCJA INWENTARYZACJI Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich towarów, oraz wyjaśnieniu róŝnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji rozchodów i przychodów towarów prowadzonej w programie. RóŜnice te mogą wynikać z róŝnych powodów, m.in.: upływu daty waŝności towaru (np. środki chemiczne, elementy gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp), kradzieŝe, naduŝycia, itp. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie, czynności związane z inwentaryzacją obejmują m.in: 1. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych zawierających listę towarów znajdujących się w magazynie, moŝna przygotować jeden arkusz obejmujący wszystkie towary znajdujące się w magazynie, a takŝe arkusze które mogą zawierać towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Strefa 2 Regał 5; Regał7 Półka3,itp). 2. Weryfikację zapisów o stanie towaru w programie ze stanem rzeczywistym poprzez spisanie ilości towarów, które znajdują się aktualnie w magazynie i wprowadzenie tych danych do arkusza (lub arkuszy) inwentaryzacyjnego w programie. 3. Wystawienie dokumentów RI+ oraz RI obejmujących ewidencje róŝnic stanów magazynowych dot. braków jak i nadmiarów towaru w magazynie. 4. Wydrukowanie końcowego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujące inwentaryzację. Uwaga! Moduł magazyn zawiera funkcje umoŝliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji bez konieczności przerywania sprzedaŝy wszystkich towarów moŝliwe jest zablokowanie aktualnie spisywanej grupy, dzięki czemu jest moŝliwa w tym czasie sprzedaŝ pozostałego asortymentu.
1. Tworzenie arkusza inwentaryzacyjnego. W celu utworzenia arkusza inwentaryzacyjnego naleŝy wybrać moduł magazynu, dla którego arkusz będzie tworzony, a następnie z menu Dokumenty\ Magazynowe\ Dokumenty Inwentaryzacyjne pozycję AI-Arkusze Inwentaryzacyjne. W głównym obszarze okna naleŝy wybrać z menu podręcznego (spod prawego klawisza myszy) opcję Dodaj w celu utworzenia nowego arkusza. Okno arkusza inwentaryzacyjnego zostało przedstawione poniŝej. W polu Numer naleŝy wprowadzić numer arkusza inwentaryzacyjnego. Program nie narzuca Ŝadnych ograniczeń, co do formy numeru, moŝe się składać z cyfr oraz opisu ułatwiającego późniejsze odszukanie arkuszy zawierających konkretny towar np. 1/filtry paliwa. NaleŜy przy tym pamiętać, Ŝe numer moŝe składać się maksymalnie z 30 znaków. W górnej części arkusza mamy do dyspozycji pole Uwagi, w które moŝna wpisywać uwagi lub spostrzeŝenia powstałe podczas spisu. W dolnej części arkusza została umieszczona funkcja, Blokuj spisywane towary, dzięki której moŝemy z poziomu arkusza inwentaryzacyjnego blokować spisywane towary, tzn. wyłączyć je ze sprzedaŝy na czas spisu aŝ do wystawienia dokumentów RI (róŝnic inwentaryzacyjnych). 1.1. Wprowadzenie towarów do arkusza inwentaryzacyjnego. Do wypełnienia arkusza spisywanymi towarami słuŝy przycisk Automatyczne tworzenie. W oknie, które pojawia się po wyborze tego przycisku, moŝemy ustalić, jakie towary mają znaleźć się na arkuszu inwentaryzacyjnym. Jeśli nie wybierzemy konkretnej lokalizacji lub grupy/podgrupy, arkusz zostanie utworzony dla całego asortymentu znajdującego się na magazynie. Wybór towarów w arkuszu moŝna równieŝ zawęzić do określonych grup/podgrup towarowych, np. automatycznie wprowadzić wszystkie towary znajdujące się w grupie Filtry i podgrupie Filtry paliwa. Inną metodą wprowadzania towarów do arkusza inwentaryzacyjnego jest wybór wg lokalizacji wprowadzonych w kartach towaru. Dzięki temu moŝna utworzyć np. arkusz inwentaryzacyjny wszystkich towarów znajdujących się w lokalizacjach od Regału1 do Regału 3. Opcja Wypełnij kolumnę stan ze spisu przyspiesza inwentaryzację dlatego, Ŝe w tym przypadku nie ma konieczności wprowadzania ilości do pozycji, dla których stan magazynowy w programie jest zgodny z rzeczywistą ilością towaru, (w/w opcja nie moŝe być wykorzystana w przypadku gdy uŝywamy do inwentaryzacji czytników kodów kreskowych. Uwaga: Funkcja Pomiń towary z zerowym stanem pozwala pominąć w inwentaryzacji te towary, których stan jest zerowy. NaleŜy jednak zwrócić uwagę, Ŝe włączenie tej funkcji moŝe doprowadzić do sytuacji, w której na arkuszu inwentaryzacyjnym będzie brakowało towaru, który jest dostępny na półce w magazynie, ale z róŝnych powodów stan w programie jest zerowy. Po wyborze opcji automatycznego tworzenia pozycji wypełniamy arkusz przyciskiem Utwórz.
1.2 Ręczne wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury. Po utworzeniu arkusza naleŝy go wydrukować i przystąpić do spisu z natury. W mniejszych firmach moŝna dodatkowo ułatwić inwentaryzację, poprzez wydrukowanie na Arkuszu Inwentaryzacyjnym ilości początkowej towaru i wtedy nie ma konieczności wpisywania ilości dla pozycji, w których stan ze spisu z natury zgadza się z ilością początkową towaru na magazynie. Ze względu na brak moŝliwości dokładnej kontroli stanów magazynowych nie zaleca się jednak drukowania stanu początkowego, aby pracownicy nie sugerowali się tym, jaka powinna być ilość towaru, tylko wprowadzali ilość rzeczywistą ze spisu z natury. Uwaga: Ze względu na brak moŝliwości dokładnej kontroli stanów magazynowych nie zaleca się drukowania stanu początkowego. Po wypełnieniu wydrukowanego arkusza inwentaryzacyjnego rzeczywistymi stanami towarów na magazynie, naleŝy przejść do programu i uzupełnić ilości dla towarów w arkuszu inwentaryzacyjnym przez wypełnienie kolumny Ilość.
Aby wpisać właściwą ilość danego towaru z wypełnionego wydruku arkusza inwentaryzacyjnego, naleŝy dwukrotnie na nią kliknąć, wyświetli się okno pośrednie z moŝliwością wprowadzenia rzeczywistego stanu mag. dla danej pozycji. Po potwierdzeniu wpisanej ilości przyciskiem ENTER program automatycznie przejdzie do następnej pozycji arkusza inwentaryzacyjnego. Ponowne wciśnięcie przycisku ENTER wyświetli okno pośrednie dla kolejnej pozycji. W ten sposób moŝemy szybko edytować po kolei wszystkie pozycje arkusza inwentaryzacyjnego. 1.3 Automatyczne wprowadzanie stanów magazynowych przy uŝyciu czytnika kodów kreskowych. W przypadku, gdy kartoteki towarów posiadają wprowadzone kody EAN (kody kreskowe), moŝliwe jest bardzo szybkie uzupełnienie rzeczywistych stanów magazynowych przy uŝyciu czytnika kodów kreskowych. Zeskanowanie kodu kreskowego automatycznie edytuje pozycję z towarem na dokumencie AI ustalając ilość spisywanego towaru na 1. Kolejne skanowanie tego samego kodu kreskowego powiększa ilość tego towaru na dok. AI. Po ze skanowaniu kodu odpowiednią ilość razy (odpowiadającą ilości towaru na magazynie), skanujemy następny towar wtedy program automatycznie przechodzi do odpowiedniej pozycji towarowej z arkusza. Uwaga: Obsługa czytnika kodów kreskowych dostępna jest od wersji 7.1.10. 2. Ustalenie stanów magazynowych poprzez wystawienie dokumentów RI+/-. Po wprowadzeniu wszystkich spisywanych pozycji moŝna przejść do kolejnego etapu inwentaryzacji Ustalenia stanów magazynowych poprzez wystawienie dokumentów RI+/-. Po zakończeniu wprowadzania ilości do arkusza inwentaryzacyjnego naleŝy zapisać dokument z zaznaczoną opcją Utwórz dokumenty RI. Po zapisie dokumentu zostaną skorygowane stany magazynowe i automatycznie wygenerowane dokumenty RI+ oraz RI- (dla tych pozycji, dla których stan towaru w programie jest niezgodny z rzeczywistym stanem towaru w magazynie). Program nie koryguje stanów magazynowych jeśli na arkuszu nie została wprowadzona ilość w trakcie wypełniania arkusza inwentaryzacyjnego.
NaleŜy zwrócić uwagę na to, iŝ dokumenty RI+ zostają utworzone, lecz niewystawione (brak nadanego numeru). Wystawienie tych dokumentów wymaga wejścia przez uŝytkownika w edycję dokumentu RI+ i zapisanie go z zaznaczoną opcją Wystaw. Dokumenty RI+ zostaną wygenerowane w przypadku, gdy ilość towaru wprowadzona podczas inwentaryzacji przekracza stan towaru na magazynie (w programie), natomiast dokumenty RI- generowane są w sytuacji, gdy ilość towaru wprowadzona podczas inwentaryzacji jest mniejsza niŝ stan towaru na magazynie (w programie), dokumenty są wystawiane automatycznie. Po wystawieniu dokumentów RI+/RI-, stan magazynu jest korygowany. Dodatkowo moŝna wydrukować arkusz róŝnic inwentaryzacyjnych, który będzie zawierał te towary, których stan ze spisu róŝni się od stanu w bazie programu. JeŜeli mieliśmy zaznaczoną opcję Blokuj spisywane towary zaznaczenie opcji Utwórz dokumenty RI automatycznie przeniesie flagę zaznaczenia do opcji Odblokuj spisywane towary, co spowoduje uaktywnienie towarów występujących na arkuszu spisu z natury. 3. Utworzenie arkusza spisu z natury Po utworzeniu, zapisaniu i wystawieniu dokumentów RI+/RI- stan magazynu zostanie ustalony. Aby zakończyć proces inwentaryzacji musimy utworzyć Arkusz spisu z natury niezbędny do rozliczenia dochodu. W tym celu z poziomu modułu magazyn przechodzimy do menu Dokumenty\Arkusz spisu z natury i tworzymy nowy dokument podając datę.
Wygląd wydruku końcowego arkusza spisu z natury:
4. Wykorzystanie metek do przeprowadzenia inwentaryzacji (dostępne od wersji 7.1.10) W programie Integra 7 (od ver.7.1.10), została wprowadzona moŝliwość drukowania metek dla kartotek towarowych. W celu wykorzystania metek jako pomoc przy inwentaryzacji, proponujemy wydruk metek dla poszczególnych towarów w ilościach takich jak wskazuje stan danej pozycji na magazynie. W tym celu naleŝy wybrać odpowiedni magazyn i wyświetlić listę towarów. Następnie trzeba zaznaczyć kartoteki, dla których będą drukowane metki. MoŜna to wykonać np. przy uŝyciu kombinacji klawiszy Shift+Page Down lub Shift + lewy przycisk myszy. Wywołanie funkcji wydruku etykiet dostępne jest z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy). Po wybraniu funkcji Drukuj etykiety adresowe pojawi się okno pośrednie, w którym domyślnie są juŝ ustawione ilości drukowanych etykiet zgodne ze stanem magazynowym w programie (kolumny Ilość i Druk). W celu rozpoczęcia wydruku etykiet naleŝy wybrać przycisk Drukuj. Wydrukowane w ten sposób etykiety naleŝy umieścić na kaŝdym spisywanym towarze w magazynie. Jeśli po wykonaniu tej operacji pozostaną jeszcze wolne etykiety, będzie to wskazywało na braki w magazynie, albo zabraknie wydrukowanych etykiet, będzie to oznaczało, Ŝe stan rzeczywisty na magazynie jest większy niŝ stan tych towarów w komputerze. W przypadku stwierdzenia braków/nadwyŝki na magazynie wystarczy w programie wystawić odpowiednie dokumenty RI+/RI-, które w ten sposób ustalą rzeczywisty stan magazynowy. Po wykonaniu tych czynności naleŝy wydrukować końcowy Arkusz spisu z natury na dany dzień.