NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Delegatura w Zielonej Górze u l. P o d g ó r n a 9 A 65-213 Z i e l o n a G ó r a tel. (068) 329-76-00, fax (068)329-76-39 Zielona Góra, 2008-08- LZG-41100/2008, S/07/006 Pan Eugeniusz Burda Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Spółka z o.o. w Lubsku WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Zielonej Górze przeprowadziła w Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Spółka z o.o. w Lubsku, zwanej dalej Spółką lub PGKiM, kontrolę w zakresie gospodarki finansowej Spółki w latach 2005-2007, ze szczególnym uwzględnieniem rozliczeń ze wspólnotami mieszkaniowymi. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 27 czerwca 2008 r., na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuję Panu Prezesowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. zakresie. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Spółki w kontrolowanym 1. W latach 2005-2006 w Spółce nastąpiło ponad 10-krotne pogorszenie wyniku finansowego. Zasadniczy wpływ na powstanie straty miało świadczenie usług w zakresie zarządzania i administrowania gminnym zasobem lokalowym i mieszkaniowym. Uzyskiwane przez Spółkę dochody z czynszów nie pokrywały kosztów tej działalności, a strata wynosiła za 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231 poz. 1701.
2 2005 r. 727,2 tys. zł, a za 2006 r. 856,1 tys. zł. W 2007 r., w związku z realizacją umowy o zarządzanie komunalnym zasobem nieruchomości i odprowadzaniem na dochody budŝetu Gminy wpływów z czynszów, nastąpił jednoczesny spadek przychodów ze sprzedaŝy i kosztów działalności operacyjnej o ok. 24%. Wynik finansowy Spółki za ten rok zamknął się zyskiem w wysokości 300,3 tys. zł, na co wpływ miał wzrost pozostałych przychodów operacyjnych (o 54,6% w stosunku do 2006 r.), związany ze sprzedaŝą trzech nieruchomości zabudowanych stanowiących majątek Spółki. 2. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Spółki w zakresie zarządzania powierzonym mieniem komunalnym oraz nieruchomościami wspólnymi. Zaniedbania Zarządu oraz nierzetelne wykonywanie przez licencjonowanego zarządcę powierzonych mu obowiązków, doprowadziło do wieloletniego, ciągłego naruszania podstawowych przepisów prawa dotyczących zarządzania nieruchomościami w zakresie wyjątkowo rozległym i dotkliwym dla zarządzanych nieruchomości. W dniach 28 marca 2003 r. oraz 5 stycznia 2007 r. Zarząd Spółki podpisał z Burmistrzem Lubska niezgodne z przepisami prawa umowy 2 o zarządzanie i administrowanie nieruchomościami. Niezgodne z prawem zapisy ww. umów dotyczyły: niewskazania osoby zarządcy nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie, numeru jego licencji zawodowej oraz oświadczenia o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami, co stanowiło naruszenie art. 185 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami 3 ; powierzenia Spółce, wbrew zakazowi określonemu w art. 25 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wykonywania czynności sądowych dotyczących przekazanego w zarządzanie zasobu komunalnego, w konsekwencji czego w latach 2003-2006 Spółka wystąpiła w charakterze powoda na drogę postępowania sądowego w 234 sprawach na łączną kwotę dochodzonych roszczeń (naleŝność główna) w wysokości 1.568,2 tys. zł; przekazania Spółce, wbrew zakazowi określonemu w art. 25 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zadań w zakresie zawieranie umów najmu dotyczących zasobu komunalnego przekazanego w zarządzanie, w konsekwencji czego stroną zawieranych umów była Spółka; 2 Umowa Nr WIP.24/4/2003, aneksowana 30 maja 2006 r., obowiązywała w okresie od 1 czerwca 2003 r. do 31 grudnia 2006 r. oraz umowa Nr IP.341/13/2006 - obowiązywała od 5 stycznia 2007 r. do 31 grudnia 2007 r. 3 Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.
3 ustalenia Spółce w latach 2003-2006 wynagrodzenia za zarządzanie budynkami i terenami wspólnot mieszkaniowych, w których gmina Lubsko była współwłaścicielem, co stanowiło naruszenie art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali 4, zgodnie z którym do wyłącznej właściwości właścicieli lokali (wspólnoty mieszkaniowej) naleŝy ustalenie wynagrodzenia zarządcy nieruchomości wspólnej. Stawka za zarządzanie nieruchomościami wspólnymi wynosiła ponad 13-krotność stawki ustalonej dla rodzajowo zbliŝonej działalności dotyczącej zarządzania mieniem komunalnym 5. Tak zróŝnicowana wysokość stawki w sposób nieuzasadniony uprzywilejowała gminę Lubsko (właściciela Spółki) w stosunku do zarządzanych wspólnot mieszkaniowych; przyznania Spółce odrębnego wynagrodzenie za zarządzanie i administrowanie nieruchomościami komunalnymi, co stanowiło naruszenie art. 185 ust. 1 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym czynności w zakresie bieŝącego administrowania nieruchomością wchodzą w skład czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością. W latach 2005-2007 z tytułu wynagrodzenia za administrowanie nieruchomościami komunalnymi Spółka uzyskała 240,7 tys. zł; przekazania Spółce w latach 2003-2006 całości wpływów uzyskiwanych z czynszów najmu lokali komunalnych, gdy zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 6 oraz art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego 7, stanowiły one dochody gminy Lubsko i powinny być przez Spółkę odprowadzane na rachunek gminy. W latach 2004-2006 nie przekazane gminie Lubsko wpływy z czynszów najmu lokali komunalnych wyniosły łącznie 7.344,5 tys. zł. W ocenie NIK, Spółka nierzetelnie realizowała postanowienia ww. umów w zakresie: terminowego odprowadzenia na rachunek gminy Lubsko pobranych przez Spółkę dochodów czynszowych za rok 2007; opóźnienia we wpłatach wynosiły od 1 do 94 dni. Z tytułu nieterminowego przekazywania dochodów Spółka zapłaciła odsetki w łącznej kwocie 9,3 tys. zł; 4 Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm. 5 Stawka za 1 m 2 za zarządzanie budynkami i terenami wspólnot mieszkaniowych, w których gmina była współwłaścicielem, wynosiła 0,40 zł, natomiast za zarządzanie budynkami i terenami przynaleŝnymi stanowiącymi własność gminy 0,03 zł. 6 Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 7 Dz. U. Nr 203, poz. 1966 ze zm.
4 przekazywania do Urzędu Miejskiego w Lubsku danych w zakresie wpływów czynszowych. W sprawozdaniach z realizacji umowy za rok 2005 i 2006 wpływy z tego tytułu zawyŝono odpowiednio o 15,1 tys. zł oraz 48,4 tys. zł w stosunku do danych wynikających z ewidencji księgowej; powierzchni zarządzanych nieruchomości 8 ; przy określeniu wynagrodzenia za maj 2005 r. zawyŝono na fakturze powierzchnię nieruchomości o 4.000 m 2, w konsekwencji wynagrodzenie zostało zawyŝone o 1.760 zł. 3. Według stanu na 31 grudnia 2007 r. Spółka zarządzała 434 budynkami i 1.132 nieruchomościami lokalowymi stanowiącymi własność gminy Lubsko 9 oraz 293 nieruchomościami wspólnymi, w tym wspólnotami mieszkaniowymi bez udziału lokali stanowiących własność gminy 10. W ocenie NIK, zarządzanie nieruchomościami wspólnymi wspólnot mieszkaniowych przez podmioty komunalne jest niedopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawa. Zakaz prowadzenia takiej działalności przez gminne spółki prawa handlowego określony jest w przepisach art. 9 i 10 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej 11, z których wynika, Ŝe spółki z udziałem gmin nie mogą (poza szczególnymi przypadkami) być tworzone poza sferą uŝyteczności publicznej 12. Zarządzanie nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych, niezaleŝnie od tego czy gmina jest członkiem wspólnoty, nie moŝe być uznane za realizację zadań o charakterze uŝyteczności publicznej, gdyŝ nie dotyczy zaspokajania potrzeb zbiorowych mieszkańców i nie jest usługą powszechnie dostępną (zaspokaja jedynie potrzeby członków wspólnoty i tylko dla nich jest dostępna). Ponadto Spółka nie była przygotowana organizacyjnie i merytorycznie do prowadzanie działalności w zakresie zarządzania nieruchomościami, wskutek czego doszło do raŝących i długotrwałych zaniedbań w tym obszarze. Zadania w zakresie zarządzania nieruchomościami zostały przypisane Zakładowi Gospodarki Mieszkaniowej, funkcjonującemu w strukturze Spółki, którego Kierownik, był jedynym licencjonowanym zarządcą zatrudnionym w Spółce. Do dnia 31.12.2007 r. Ŝaden z pracowników ZGM (za wyjątkiem Kierownika) nie posiadał 8 Szczegółowym badaniem objęto faktury za maj i listopad 2005, 2006 i 2007 roku. 9 Z dniem 1 stycznia 2008 r. gmina Lubsko powołała nową jednostkę organizacyjną - Zakład Gospodarki Mieniem Komunalnym; działanie to doprowadziło do rozdzielenia funkcji zarządcy wspólnot mieszkaniowych (wykonuje je nadal PGKiM) od funkcji administratora i zarządcy gminnym zasobem mieszkaniowym. 10 Spółka zarządzała 20 wspólnotami mieszkaniowymi bez udziału lokali stanowiących własność gminy. 11 Dz. U. z 1997 r. Nr 9, poz. 43 ze zm. 12 Zadania własne gminy określone zostały w art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Działalność prowadzona przez podmioty komunalne w zakresie zarządzania nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych nie mieści się w katalogu zadań własnych gminy, określonym tym przepisem, gdyŝ ma komercyjny charakter i jako taka wykracza poza zakres zadań o charakterze uŝyteczności publicznej.
5 zakresu czynności. Ponadto tylko 2 spośród 10 pracowników ZGM 13 (w tym Kierownik), przeszło szkolenia w zakresie prowadzenia gospodarki komunalnej lub zarządzania nieruchomościami. Zarząd Spółki nie zapewnił równieŝ właściwych narzędzi informatycznych, ułatwiających obsługę zadań dotyczących zarządzania nieruchomościami. Analiza zestawień wygenerowanych z wykorzystywanego w Spółce oprogramowania 14 zawarte w tym programie były niezgodne z aktualnym stanem faktycznym 15. wykazała, Ŝe dane Wskutek m.in. powyŝszych zaniedbań Zarządu oraz nierzetelnego wykonywania przez licencjonowanego zarządcę powierzonych mu obowiązków, stwierdzono szereg nieprawidłowości, a mianowicie 16 : do dnia 30 czerwca 2005 r. Spółka nie posiadała obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, co stanowiło naruszenie art. 186 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, do końca 2006 r. nie było umów w formie pisemnej ze wspólnotami mieszkaniowymi o zarządzanie nieruchomością wspólną, co stanowiło naruszenie art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, natomiast spośród 7 umów objętych badaniem, zawartych ze wspólnotami w 2007 r., Ŝadna nie zawierała elementów wymaganych postanowieniami art. 185 ust. 2 tej ustawy, wspólnoty mieszkaniowe nie posiadały umów na pozbywanie się odpadów komunalnych oraz nieczystości ciekłych w sposób zgodny z przepisami ustawy i przepisami odrębnymi, co stanowiło naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o czystości i porządku w gminach 17, wspólnoty mieszkaniowe nie posiadały umów na dostawę energii cieplnej zawartej z przedsiębiorstwem energetycznym, co stanowiło naruszenie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne 18, wspólnoty mieszkaniowe nie posiadały umów o zaopatrzenie w wodę lub odprowadzanie ścieków zawartych z przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym, 13 Według stanu na dzień 31 grudnia 2007 r. zatrudnienie wynosiło 23,5 etatu, z tego 10 etatów merytorycznych oraz 13,5 etatów w Zakładzie Remontowym. 14 Od 1999 r. Spółka korzystała z systemów informatycznych (programów) na licencji Towarzystwa Handlowego Broker S.A. z siedzibą we Wrocławiu. 15 Przykładowo: w zestawieniu płatników czynszowych figurowały osoby, które wykupiły swoje mieszkania, w zestawieniu budynków komunalnych figurowały budynki, które zostały całkowicie wykupione przez mieszkańców, a w zestawieniu budynków wspólnot mieszkaniowych, w których współwłaścicielem była gmina, w powierzchni eksploatacyjnej budynku nie wykazywano stanu faktycznego a jedynie powierzchnię eksploatacyjną naleŝącą do gminy. 16 Szczegółowa analizą objęto 20 zarządzanych przez Spółkę nieruchomości, z tego 10 stanowiących wyłączną własność gminy Lubsko oraz 10 nieruchomości wspólnych. 17 Dz. U. z 2005 r. Nr 236, poz. 2008 ze zm. 18 Dz. U z 2006 r. Nr 89, poz. 625 ze zm.
6 co stanowiło naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków 19, w latach 2005-2006 rachunek bankowy posiadała tylko jedna wspólnota mieszkaniowa, co stanowiło 0,3% ogólnej liczby zarządzanych wspólnot, natomiast do końca 2007 r. umowę rachunku bankowego posiadało osiemnaście wspólnot mieszkaniowych (5,7%). Brak rachunków bankowych stanowił naruszenie art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o własności lokali. Właściciele podejmowali uchwały w sprawie załoŝenia rachunku bankowego, które nie były jednak wykonywane, Zarządca (Spółka) nie składał właścicielom lokali rocznych sprawozdań ze swej działalności, co stanowiło naruszenie art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o własności lokali, Zarządca (Spółka) nie sporządził protokołów przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej, co naruszało art. 29 ust 1b ustawy o własności lokali, Zarządca (Spółka) nie podejmował czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynków i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją tej dokumentacji, co stanowiło naruszenie art. 29 ust 1c ustawy o własności lokali (osiem spośród dziesięciu badanych wspólnot mieszkaniowych nie posiadało dokumentacji technicznej, natomiast w przypadku dwóch budynków dokumentacja pochodziła z 1972 i 1975 roku), w latach 2005-2006 ustalano w drodze uchwał wysokość kosztów zarządzania, nie wskazywano natomiast wysokości wynagrodzenia zarządcy, co stanowiło naruszenie art. 22 ust. 3 pkt 1 ustawy o własności lokali, Spółka wykonała w budynkach dwóch wspólnot mieszkaniowych wiatrołapy bez uzyskania decyzji o warunkach zabudowy oraz pozwoleń na budowę, przy czym jeden został juŝ rozebrany, a co do drugiego Spółka podjęła działania w celu jego legalizacji. Koszt budowy tych wiatrołapów wynosił 22,8 tys. zł. Krytycznie naleŝy ocenić zaniedbania Zarządcy (Spółki) w zakresie realizacji okresowych kontroli - przeglądów technicznych obiektów i instalacji, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 20. Ustalono bowiem, Ŝe w okresie objętym kontrolą Zarządca nie wykonywał przeglądów, bądź wykonywał je w ograniczonym zakresie. Ponadto niektóre protokoły dotyczące okresowych przeglądów zostały podpisane przez zatrudnionego w Spółce czeladnika kominiarskiego, co stanowiło naruszenie art. 62 ust. 6 pkt 1 ustawy Prawo budowlane, zgodnie z którym kontrole powinny być przeprowadzane przez 19 Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm. 20 Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.
7 osoby posiadające kwalifikacje mistrza w rzemiośle kominiarskim. W związku z zaniechaniem przez Zarządcę wykonywania rocznych przeglądów stanu technicznego przewodów spalinowych kontrolerzy NIK poinformowali Prezesa Zarządu Spółki o stwierdzeniu bezpośredniego niebezpieczeństwa dla Ŝycia lub zdrowia ludzkiego albo niepowetowanej szkody w mieniu 21, a następnie - wobec uzasadnionego podejrzenia, Ŝe podjęte przez Pana Prezesa działania są niewystarczające - powiadomili o zaniedbaniach właściwy organ Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w śarach. 4. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia sposób rozliczeń Spółki z zarządzanymi przez nią wspólnotami mieszkaniowymi. Wskutek m.in. braku ewidencji pozabilansowej dla kaŝdej nieruchomości oraz niezałoŝenia rachunków bankowych dla poszczególnych wspólnot, informacje przedkładane przez Zarządcę (Spółkę) właścicielom nieruchomości mogły budzić wątpliwości co do ich rzetelności. W ocenie NIK wykonywanie przez Spółkę kilku niezaleŝnych od siebie funkcji wobec zarządzanych nieruchomości wywoływało konflikt interesów oraz powodowało niejasność przepływów finansowych. Spółka występowała bowiem równocześnie m.in. w rolach: zarządcy nieruchomości, przedstawiciela jednego ze współwłaścicieli gminy Lubsko, dostawcy energii cieplnej 22, dostawcy wody i odbiorcy ścieków 23, odbiorcy odpadów komunalnych, wykonawcy usług remontowo-budowlanych. Negatywnymi konsekwencjami takiego stanu rzeczy było m.in.: brak jasno określonej odpowiedzialności Zarządcy (Spółki) wobec właścicieli zarządzanych nieruchomości wspólnych. Spółka występowała bowiem w podwójnej roli: jako Zarządca nieruchomości wspólnej odpowiedzialny przed właścicielami lokali i jednocześnie przedstawiciel jednego ze współwłaścicieli (gminy Lubsko). PoniewaŜ praca Zarządcy podlegała ocenie dokonywanej przez właścicieli lokali na corocznych zebraniach, Zarządca oceniał samego siebie; kompensowanie zobowiązań wspólnot mieszkaniowych z tytułu dostarczanych mediów, zarządzania i eksploatacji, energii elektrycznej i remontów ze zobowiązaniami Spółki z tytułu mediów i funduszu remontowego, w części dotyczącej lokali 21 W dokumentacji Spółki znajdowały się dokumenty świadczące o tragicznych zdarzeniach powstałych na skutek nieprawidłowego funkcjonowania instalacji kominowo-wentylacyjnych w zarządzanych przez PGKiM nieruchomościach zgon w wyniku zaczadzenia, poŝar lokalu mieszkalnego. 22 Przedsiębiorstwo energetyczne w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2006, Nr 89 poz. 625 z późn. zm.). 23 Przedsiębiorstwo wodno-kanalizacyjne w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz.U. z 2006 Nr 123, poz. 858 ze zm.).
8 komunalnych, przy czym w 2005 roku zobowiązania Spółki wykazywano w jednej pozycji jako koszty Gminy we Wspólnotach, co nie pozwalało na określenie, jaka kwota zobowiązań Spółki dotyczyła mediów, a jaka funduszu remontowego; dokonywanie kompensaty nadpłaty i niedopłaty w przypadku indywidualnych właścicieli, którzy posiadali nadpłatę z tytułu rozliczenia mediów i niedopłatę na funduszu remontowym. JednakŜe na kontach (media i fundusz remontowy) nie dokonywano księgowań związanych z ww. kompensatą, a właściciela nie wzywano do uregulowania niedopłaty, poniewaŝ ogólne saldo rozliczeń z tytułu mediów i funduszu remontowego było dodatnie. Takie postępowanie Zarządcy naruszało postanowienia uchwał właścicieli nieruchomości, zgodnie z którymi środki na wyodrębnionym funduszu remontowym przeznaczone są wyłącznie na remonty nieruchomości wspólnej i nie podlegają zwrotowi; nieuprawnione dofinansowanie ze środków Spółki kosztów remontów przeprowadzanych w budynkach wspólnot mieszkaniowych, w których koszty te przekraczały naleŝne zaliczki na fundusz remontowy 24. Przykładem działania Spółki na rzecz gminy Lubsko, kosztem zarządzanych wspólnot mieszkaniowych, było odstąpienie od naliczania i egzekwowania zaliczek na fundusz remontowy za lokale komunalne w roku 2005 w łącznej kwocie 179,5 tys. zł, co stanowiło naruszenie postanowień uchwał wspólnot mieszkaniowych określających wysokość zaliczek na fundusz remontowy, a takŝe art. 13 ust. 1, w zw. z art. 14 pkt 1 ustawy o własności lokali. W konsekwencji, koszty remontów w budynkach wspólnot mieszkaniowych przypadające na lokale komunalne przekraczały naleŝne zaliczki na fundusz remontowy za te lokale 25. Dodatkowo uszczuplało i tak niewielkie środki przeznaczone na utrzymanie budynków. 5. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia organizację oraz funkcjonowanie systemu rachunkowości i kontroli finansowej Spółki. Zarząd Spółki nie ustalił, bądź nie aktualizował w odpowiednim czasie, istotnych dla prawidłowego funkcjonowania Spółki uregulowań wewnętrznych dotyczących gospodarki 24 W przypadku 2 wspólnot mieszkaniowych objętych szczegółowym badaniem w 2005 roku koszty przeprowadzonych remontów przekroczyły naleŝne zaliczki na fundusz remontowy łącznie o kwotę 10 863,93 zł. W 2006 r. taka sytuacja wystąpiła w 37 wspólnotach mieszkaniowych (o 66.597,05 zł), a w 2007 r. - w 54 wspólnotach mieszkaniowych (o 92.493,32 zł). 25 W 2005 roku w dziewięciu spośród dziesięciu wspólnot mieszkaniowych objętych szczegółowym badaniem koszty remontów przypadające na lokale komunalne wyniosły 34.970,14 zł, podczas gdy przypis zaliczek na fundusz remontowy za te lokale wynosił 0 zł.
9 finansowo-księgowej, tj.: zasad gospodarki kasowej 26, instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych 27, instrukcji inwentaryzacyjnej 28, regulaminu sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych 29. Brak regulacji wewnętrznych, komórki kontroli wewnętrznej oraz nierzetelne sprawowanie kontroli, mogło przyczynić się do powstania finansowych naduŝyć. Ustalono bowiem, Ŝe w latach 2001-2007 trzy pracownice Spółki zagarnęły mienie o wartości nie mniejszej niŝ 378,7 tys. zł. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Spółki, wykonywanie kontroli wewnętrznej naleŝało do zastępcy dyrektora ds. technicznych, głównego księgowego oraz kierowników zakładów i działów, jednak kontrola ograniczała się do bieŝącego sprawdzania i zatwierdzania dokumentów do ujęcia w księgach rachunkowych, w tym raportów kasowych. Brak kontroli następczej umoŝliwił kasjerce oraz księgowym przepisywanie raportów kasowych i podrabianie podpisów Głównej Księgowej oraz Prezesa Zarządu. ZastrzeŜenia NIK budzi dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości. Wbrew przepisom art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 30, w Spółce nie określono w formie pisemnej sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, opisu systemów informatycznych stosowanych do ich prowadzenia, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia ich eksploatacji. W okresie objętym kontrolą, polityka rachunkowości Spółki nie określała, jakie są stosowane rozwiązania programowe i organizacyjne zapewniające ochronę programów komputerowych oraz danych systemu rachunkowości, a jedynie ograniczono się do zacytowania przepisów ustawy o rachunkowości. Nie opisano zasad nadawania uprawnień oraz zasad nadawania haseł dostępu do poszczególnych systemów oraz stosowanych programów antywirusowych. Obowiązek w tym zakresie wynikał z art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości. NaleŜy podkreślić, Ŝe dopiero w toku kontroli wprowadzono regulamin sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych oraz nowe zasady rachunkowości 31, w których określono m.in. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykaz stosowanych systemów informatycznych, zasady uzgadniania i zamykania ksiąg rachunkowych oraz 26 Zarządzenie nr 9 z 16.08.2007 r. 27 Zarządzenie nr 14 z 24.10.2007 r. 28 Zarządzenie nr 4 z 28.09.2006 r., a do dnia 01.10.2006 r. obowiązywała instrukcja z 14.10.1996 r., która nie była nowelizowana. 29 Zarządzenie nr 2 z dnia 07.03.2008 r. 30 Dz. U. z 2002 Nr 76, poz. 694 ze zm. 31 Uchwała nr 3 z dnia 29.04.2008 r.
10 rozwiązania w zakresie ochrony danych systemów informatycznych. Ponadto, w celu poprawy funkcjonowania systemu rachunkowości, od stycznia 2008 r. rejestracja gotówki w kasie odbywa się przy uŝyciu modułu do obsługi kasy programu FK-GMG-2005, dowody KP, KW i raport kasowy sporządzane są elektronicznie, a następnie drukowane. Spółka nie realizowała obowiązku określonego w art. 29 ust. 1 oraz w art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o własności lokali oraz uchwał wspólnot mieszkaniowych 32 w zakresie wyodrębnienia rachunku bankowego dla zarządzanych wspólnot oraz wyodrębnienia ewidencji pozaksięgowej dla kaŝdej wspólnoty z uwzględnieniem poszczególnych tytułów rozliczeń. Ewidencja wpłat na fundusz remontowy, opłat za media (wodę, nieczystości, centralne ogrzewanie) oraz z tytułu usług świadczonych przez Spółkę dokonywanych przez członków wspólnot mieszkaniowych, które w latach 2005-2007 nie posiadały konta bankowego, odbywała się w księgach rachunkowych Spółki (w systemie informatycznym FK-GMG-2005), co jednocześnie naruszało zasady określone w art. 17 ust. 1 pkt 2, w związku z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości w zakresie wyodrębnienia ksiąg pomocniczych dla kaŝdej wspólnoty mieszkaniowej, z uwzględnieniem rozliczeń z poszczególnych tytułów. Skutkiem braku ewidencji pozaksięgowej wspólnot było prezentowanie w księgach Spółki oraz jej sprawozdaniach finansowych danych dotyczących zobowiązań i naleŝności wspólnot mieszkaniowych. Przyjęty przez Spółkę sposób prowadzenia ewidencji i rozliczania wspólnot oraz brak wydzielonej ewidencji wpłat za świadczenia oraz fundusz remontowy, spowodował powiększenie straty Spółki za 2006 r. o kwotę 153,7 tys. zł. W księgach rachunkowych Spółki (pozostałe koszty operacyjne) ujęto takŝe fundusz remontowy zwrócony w 2006 r. trzem wspólnotom mieszkaniowym, które odeszły do innego zarządcy. Na dzień rozliczenia Spółka nie posiadała wyliczonych środków, co było konsekwencją przyjętego w latach wcześniejszych sposobu ewidencji wpłat oraz ponoszenia kosztów wszystkie środki znajdowały się na jednym koncie Spółki i były wykorzystywane na bieŝącą działalność PGKiM. 6. NIK negatywnie ocenia rzetelność danych wykazanych w rocznych sprawozdaniach finansowych Spółki za lata 2005-2006. Przy sporządzaniu bilansów za ww. okres naruszono zasady określone w art. 46 ust. 1 i 2a ustawy o rachunkowości, poprzez wykazanie stanów naleŝności i zobowiązań niezgodnych z ewidencją księgową Spółki (salda kont zespołu 2 rozrachunki i roszczenia), skutkiem czego: suma aktywów i pasywów (suma bilansowa) za 2005 r. została zaniŝona o kwotę 1.289,1 tys. zł, poprzez zaniŝenie sumy naleŝności i zobowiązań krótkoterminowych o 32 4 jednolitego wzoru uchwał wspólnot mieszkaniowych w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji księgowej oraz wydzielenia środków na oddzielnym rachunku.
11 kwotę 1.409,2 tys. zł, zawyŝenie pozostałych naleŝności i zobowiązań o 77,1 tys. zł oraz zawyŝenie naleŝności i zobowiązań z tytułu podatku VAT o 43,0 tys. zł; suma bilansowa za 2006 r. została zaniŝona o kwotę 698,2 tys. zł, poprzez zaniŝenie naleŝności krótkoterminowych o kwotę 577,1 tys. zł, zawyŝenie pozostałych naleŝności o 129,0 tys. zł. Po stronie pasywów zaniŝono zobowiązania krótkoterminowe o kwotę 1.196,0 tys. zł, pozostałe zobowiązania zawyŝono o 490,0 tys. zł. NaleŜności i zobowiązania z tytułu podatku VAT wykazane w bilansie zawyŝono o 7,9 tys. zł. Wyniki kontroli wskazują na brak rzetelności w przeprowadzeniu rocznej inwentaryzacji za 2005 r. i 2006 r. W ww. okresie nie zrealizowano obowiązku, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych róŝnic. Oględziny dokumentacji znajdującej się w Spółce wykazały, Ŝe w latach 2005-2006 nie wzywano kontrahentów Spółki do potwierdzenia sald. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji, stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, naleŝało odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły równieŝ nieustalenia w rachunku zysków i strat, sporządzonym w wariancie porównawczym za 2005 i 2006 rok, zmiany stanu produktów, co wynikało z obowiązku określonego w art. 47 ust. 4 ustawy o rachunkowości 33. W 2005 r. zmiana stanu produktów wynosiła 8,9 tys. zł (zwiększenie stanu produktów), a w 2006 r. 3,4 tys. zł (równieŝ zwiększenie). Tym samym wyniki cząstkowe rachunku zysków i strat (ze sprzedaŝy, z działalności operacyjnej, wynik brutto) oraz strata netto zostały zawyŝone odpowiednio za 2005 r. o 8,9 tys. zł, za 2006 r. o 3,4 tys. zł. Strata netto za 2005 r. powinna wynieść 43,3 tys. zł, a za 2006 r. 628,1 tys. zł. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za sporządzenie ww. sprawozdań ponoszą Prezes Zarządu oraz była główna księgowa, która przesłuchana w sprawie nieprawidłowości stwierdziła, Ŝe według jej stanu wiedzy sprawozdania były sporządzone prawidłowo i nie potrafiła wyjaśnić w jaki sposób powstały róŝnice, ani dlaczego nie ustalono stanu produktów za lata 2005-2006. Efektem wykazania w sprawozdaniach rocznych za 2005 i 2006 rok nierzetelnych danych jest zafałszowany obraz o stanie naleŝności i zobowiązań Spółki, a tym samym - wartości wskaźników rotacji. Cykl inkasa naleŝności okres kredytowania kontrahentów w oparciu o dane wynikające z ksiąg rachunkowych w 2005 r. wynosił 114 dni i był dłuŝszy 33 Załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości wzór rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym.
12 o 41 dni od cyklu obliczonego w oparciu o dane wynikające z bilansu za 2005 r. Z kolei cykl inkasa naleŝności w 2006 r. wynosił 101 dni i był dłuŝszy o 20 dni w porównaniu do inkasa wynikającego z bilansu. Wskaźnik spłaty zobowiązań w 2005 r. wynosił 78 dni i był dłuŝszy o 54 od wskaźnika wynikającego z bilansu. W 2006 r. cykl spłaty zobowiązań wynosił 63 dni, tj. o 47 dni więcej niŝ cykl wynikający z bilansu za 2006 r. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Zapewnienie rzetelności rocznych sprawozdań finansowych Spółki. 2. BieŜące dokonywanie aktualizacji przyjętej w Spółce dokumentacji rachunkowości oraz zapewnienie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. 3. Podjęcie działań mających na celu zaprzestanie prowadzenia przez Spółkę niezgodnej z prawem działalności, polegającej na zarządzaniu nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych, a do czasu zaprzestania tej działalności, prowadzenie jej w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Zielonej Górze, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Prezesa, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Prezesowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Zielonej Górze umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK w sprawie rozpatrzenia zastrzeŝeń. Otrzymują: 1.adresat 2.a.a.