17 maja 2012 r. Zapytanie ofertowe 1/5/2012 Action Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. ( Organizator Przetargu ) zaprasza do udziału w przetargu na wybór wykonawcy, który świadczyć będzie usługę księgowe w ramach projektu ICT kierunkiem rozwoju łódzkich przedsiębiorstw współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Przetarg ma charakter niepubliczny. Postępowanie prowadzone będzie na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz., 93 z późn. zm.) oraz niniejszego zapytania ofertowego, w związku z realizacją przez Organizatora Przetargu projektu ICT kierunkiem rozwoju łódzkich przedsiębiorstw (dalej także jako Projekt ), numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.08.01.01-10-385/11-00 1. Przedmiot postępowania przetargowego Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych obejmujących pełną ewidencję finansowo księgową projektu ICT kierunkiem rozwoju łódzkich przedsiębiorstw. Usługa księgowa będzie świadczona od 01.06.2012 do 31.12.2013 (okres realizacji projektu) jak również do momentu rozliczenia końcowego projektu. Koszty związane z przygotowaniem oferty, ponosi oferent. W zakres usługi księgowej wchodzić będą następujące elementy: ewidencjonowaniu dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu przygotowanie opisów dokumentów projektu przygotowanie pomocniczych zestawień finansowych przygotowanie treści umów z podwykonawcami przygotowanie treści umów z pracownikami przygotowanie treści umów ze zleceniobiorcami sporządzanie protokołów odbioru usług w oparciu o ewidencję czasu pracy weryfikowanie rachunków od umów zleceń utrzymywanie kontaktów z kontrahentami i podwykonawcami w celu wyjaśniania powstałych wątpliwości prowadzenie korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym w zakresie związanym z projektem uzyskiwanie od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego wszelkich niezbędnych zaświadczeń związanych z realizowanym projektem,
przygotowywanie zmian do wniosku o dofinansowanie od strony finansowej, na podstawie otrzymanych danych współdziałanie w zakresie monitorowania rozliczeń prowadzonych projektów prowadzenie rozliczeń w zakresie podatku dochodowego i innych wymaganych umową o realizację projektu udzielanie Zleceniodawcy informacji dotyczących spraw związanych z prowadzonym projektem tj. terminy, sposób sporządzania oraz rodzaj przedkładanych dokumentów dodatkowych obsługa płac polegająca na sporządzaniu list płac, kart wynagrodzeń (przychodów) pracowników oraz ewidencji zatrudnienia w ramach projektu. sporządzanie deklaracji podatkowych za płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych (deklaracja na pobrane zaliczki PIT-4, informacja o pobranych zaliczkach PIT-11) w ramach projektu. sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS za ubezpieczonych wykonujących prace w projekcie udzielanie Zleceniodawcy informacji dotyczących spraw związanych z prowadzoną dokumentacją kadrowo płacową. reprezentacja przed organami kontrolnymi (ZUS, US,PIP) w sprawach dotyczących projektu Współpraca z biurem księgowym obsługującym Zamawiającego 2. Informacje o Zamawiającym Zamawiającym jest Action Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa 3. Części zamówienia. Oferty wariantowe. Organizator Przetargu nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Przetargu nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełniają łącznie następujące warunki: a) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a w szczególności: - posiadają odpowiednią wiedzę w aspekcie finansowego rozliczania projektów szkoleniowych POKL współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego co należy rozumieć jako prowadzenie usługi księgowej w okresie ostatnich 3 lat min. 2 projektów współfinasowanych z EFS o wartości powyżej min. 500 tys. złotych każdy z nich, - dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Tryb wyboru i harmonogram postępowania przetargowego :
a) Postępowanie prowadzone jest w trybie oceny i porównania ofert. b) Harmonogram postępowania: - 17.05.2012 zaproszenie do składania ofert - 31.05.2012 termin końcowy złożenia ofert - do 4.06.2012 decyzja o wyborze oferty 6. Wymagane dokumenty a) Oświadczanie: Niniejszym oświadczam, iż.. (nazwa wykonawcy usługi) nie jest powiązana z ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o. o osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumiemy wzajemne powiązania między ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o. o lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o. o. lub osobami wykonującymi w imieniu ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o. o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli b) Oferta Załącznik nr 1 c) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie 5 niniejszego zapytania ofertowego; d) Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych. e) Wykaz doświadczeń (wykaz projektów gdzie świadczona była usługa księgowa) potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt. 4a niniejszego Zapytania ofertowego. 7. Warunki unieważnienia postępowania: ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania przetargowego w każdym czasie bez podania przyczyny. W wypadku unieważnienia postępowania przetargowego Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora Przetargu. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im wobec Organizatora Przetargu roszczeń. 8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Oferentami
Wykonawcy mają możliwość zadawania pytań do 29.05.2012 włącznie, elektronicznie na adres: Lidia.krasowicz@action.com.pl. Udzielona odpowiedź będzie wysyłana do wszystkich wykonawców do których zostały skierowane zapytania. 9. Sposób i termin złożenia oferty: 1. Złożenie oferty następuje poprzez złożenie Formularza ofertowego, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego wraz z załącznikami. Każdy Oferent uprawniony jest do złożenia jednej oferty. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Formularz ofertowy musi zostać całkowicie wypełniony. 3. Oferent może przed upływem terminu końcowego do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W wypadku dokonania przez Oferenta zmiany oferty rozpoznaniu podlega oferta w ostatnim zgłoszonym przez Oferenta brzmieniu. Oferent, który wycofał ofertę nie może brać udziału w Przetargu. 4. Ofertę złożoną po terminie Organizator Przetargu zwróci bez otwierania. 5. Oferent wypełni pozycje cenowe zawarte w Formularzu ofertowym, podając oferowaną kwotę netto oraz kwotę brutto za miesiąc wykonywanej usługi. 6. Wszelkie cła, podatki i inne należności zostaną uwzględnione przez Oferenta w kwocie oferty. 7. Kwoty, o których mowa w ust. 5 6 powyżej Oferent poda w polskich złotych (PLN). Płatności odbędą się w polskich złotych (PLN) na zasadach szczegółowo określonych w Umowie zawartej ze zwycięzcą Przetargu. 8. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, a każda strona ponumerowana u dołu strony i zaparafowana lub podpisana przez osobę (osoby) umocowaną(e) do złożenia podpisu w imieniu Oferenta. 9. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Organizator Przetargu nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10. Ofertę należy złożyć do dnia 31.05.2012 do godziny 16.00 w formie pisemnej osobiście, pocztą tradycyjną lub kurierską (decyduje data doręczenia oferty) na adres: ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa z dopiskiem na kopercie: oferta na usługę księgową projektu ICT kierunkiem rozwoju łódzkich przedsiębiorstw. 10. Wymagania dodatkowe dotyczące oferty: Zamawiający dodatkowo oczekuje pisemnego zapewnienia dotyczącego: a) Zachowania należytej staranności i terminowości przy realizacji przedmiotu zamówienia b) Gotowości do negocjacji warunków współpracy na każdym etapie postępowania c) Gwarancji ważności oferty przez 20 miesięcy od daty jej złożenia 11. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej 1. Ocena ofert ma charakter niejawny. Organizator Przetargu dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, c) Oferent nie zgodził się na poprawienie przez Organizatora Przetargu oczywistej omyłki pisarskiej w treści oferty, d) Oferent nie wyraził zgody na okres związania ofertą określony w pkt. 10 niniejszego zapytania ofertowego, e) Formularz ofertowy został przez Oferenta uzupełniony w sposób niekompletny, f) Oferent nie spełnia któregokolwiek z warunków określonych w pkt 4 niniejszego Zapytania ofertowego, g) Oferent nie przedłożył w załączeniu do Formularza ofertowego któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w pkt 6 niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Organizatorowi Przetargu. 4. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. 5. Oferent może nie później niż w terminie końcowym składania ofert, zastrzec niejawność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 6. Organizator Przetargu może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Organizatorem Przetargu a Oferentem negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie zmiany w jej treści. 7. Organizator Przetargu jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 2 dni od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu. 12. Kryteria oceny ofert 1. Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane zostaną zastosowane następujące kryteria: a. Cena 100%. 13. Wynik 1. Organizator Przetargu wybierze najkorzystniejszą ofertę w terminie do 4 czerwca 2012 r. 2. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta zawierająca spełniająca wszystkie kryteria z najniższą ceną. 3. Jeżeli Organizator Postępowania nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Organizator Przetargu może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Organizatora Postępowania ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny (dalej Oferty dodatkowe ). 4. Oferenci, składając Oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
5. Do oceny ofert dodatkowych stosuje się odpowiednio warunki określone w treści niniejszego Zapytania ofertowego. 6. Organizator Postępowania jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 14. Zawiadomienie o wybraniu zwycięskiej oferty Organizator Przetargu zawiadomi pisemnie wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty. 15. Podpisanie Umowy Podpisanie Umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze Umowę w wyznaczonym przez Organizatora Przetargu miejscu i terminie. 16. Inne postanowienia 1. Organizator Przetargu może zmienić warunki niniejszego postępowania. O zmianach poinformuje wszystkich oferentów zaproszonych bezpośrednio do składania ofert oraz zamieści informację na swojej stronie internetowej. 2. Organizator Przetargu dopuszcza udzielenie zamówień uzupełniających na zasadach przewidzianych w Wytycznych dotyczących realizacji przedmiotowego projektu ICT kierunkiem rozwoju łódzkich przedsiębiorstw. 3. Złożenie przez Oferenta oferty zgodnie z postanowieniami niniejszego Zapytania ofertowego jest równoznaczne ze złożeniem przez Oferenta oświadczenia o zapoznaniu się z warunkami Zapytania ofertowego i przetargu prowadzonego na jego podstawie. 17. Poufność: Niniejsze Zapytanie ofertowe jest własnością ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. Oferenci mogą wykorzystywać zawarte w Zapytaniu ofertowym informacje wyłącznie w celu przygotowania oferty. Informacje zawarte w Zapytaniu nie mogą być wykorzystywane przez osoby trzecie bez pisemnej zgody ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. Wszystkie oferty cenowe przedstawione przez oferentów, które należy traktować jako poufne, muszą być oznaczone terminem poufne przed dostarczeniem ich do ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. W przypadku braku takiej klauzuli ACTION Centrum Edukacyjne Sp. z o.o. jest zwolniona z poufności.
Złączniki: 1) Formularz oferty Załącznik nr 1. do Zapytania Ofertowego 1/5/2012 w ramach przetargu organizowanego przez Action Centrum Edukacyjne Sp. z o.o.. Nazwa firmy FORMULARZ OFERTY Adres firmy (miejscowość, data) Telefon.. Fax. e-mail Przedkładam ofertę na usługi księgowe w ramach projektu ICT kierunkiem rozwoju łódzkich przedsiębiorstw współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Poddziałanie 8.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki): Cena jednostkowa netto miesięcznie za wykonanie usługi: Podatek VAT:.
Cena jednostkowa brutto miesięcznie za wykonanie usługi: (słownie.) Osobą do kontaktu jest (imię i nazwisko, telefon kontaktowy, adres e-mail):. Poświadczam że zapoznałem się z treścią zapytania i jestem świadomy warunków realizacji zamówienia. (pieczątka firmowa)... Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania) Oświadczam, że wszystkie dane i informacje zawarte w Formularzu ofertowym są prawdziwe i zgodne ze stanem prawnym i faktycznym. (pieczątka firmowa)... Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania) Do oferty załączam: - Oświadczenie zgodne z pkt. 6 a; - Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie 10 niniejszego zapytania ofertowego; - Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych; - Wykaz doświadczeń (wykaz projektów gdzie świadczona była usługa księgowa) potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt. 4a niniejszego Zapytania ofertowego; - Inne (pieczątka firmowa)... Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania)